Mangia's - Manuale Delle Procedure Software 2024 PDF

Mangia\'s - Manuale Delle Procedure Software 2024 ================================================= Secondo i Brand Standards Prefazione {#prefazione.ListParagraph} ---------- **Sommario** [[Mangia\'s - Manuale Delle Procedure Software 2024] 1](#_Toc169698090) [[Prefazione] 3](#prefazione) [[Scopo del documento] 9](#scopo-del-documento) [[Destinatari del documento] 9](#destinatari-del-documento) [[Lista degli acronimi] 9](#lista-degli-acronimi) [[1.] [Introduzione ai software] 10](#introduzione-ai-software) [[1.1.] [Oracle Opera Cloud (PMS)] 10](#oracle-opera-cloud-pms) [[1.2.] [Oracle MICROS Simphony (POS)] 10](#oracle-micros-simphony-pos) [[1.3.] [Passport Scan] 10](#passport-scan) [[1.4.] [Ermes Hotels] 11](#ermes-hotels) [[1.5.] [Planet Payments] 11](#planet-payments) [[1.6.] [SysPay] 11](#syspay) [[1.7.] [SAP] 11](#sap) [[2.] [Accesso ai sistemi] 12](#accesso-ai-sistemi) [[2.1.] [Oracle Opera / Log in / Sign In] 12](#oracle-opera-log-in-sign-in) [[2.1.1.] [Procedura -- Log in] 12](#procedura-log-in) [[2.1.2.] [Procedura -- Creazione PIN] 15](#procedura-creazione-pin) [[2.1.3.] [Reset Password / Password Dimenticata] 16](#reset-password-password-dimenticata) [[2.1.4.] [Cambio Password] 18](#cambio-password) [[2.2.] [Oracle Opera Log out / Sign out] 19](#oracle-opera-log-out-sign-out) [[2.2.1.] [Procedura] 19](#procedura) [[3.] [Client Profile - Gestione Profili cliente] 20](#client-profile---gestione-profili-cliente) [[3.1.] [Tipi di profilo] 21](#tipi-di-profilo) [[3.2.] [Cercare un profilo esistente] 21](#cercare-un-profilo-esistente) [[3.3.] [Creare un profilo] 22](#creare-un-profilo) [[3.4.] [Merge Profiles] 27](#merge-profiles) [[Creazione AR Account -- Account Receivable] 30](#creazione-ar-account-account-receivable) [[3.5.] [Gestione AR Account] 33](#gestione-ar-account) [[4.] [Reservation -- Gestione delle prenotazioni] 33](#reservation-gestione-delle-prenotazioni) [[4.1.] [Ricerca prenotazione in Ermes] 33](#ricerca-prenotazione-in-ermes) [[4.2.] [Creazione prenotazione in Ermes] 36](#creazione-prenotazione-in-ermes) [[4.3.] [Modifica prenotazione in Ermes] 40](#modifica-prenotazione-in-ermes) [[4.4.] [Creazione Prenotazione Opera] 43](#creazione-prenotazione-opera) [[4.5.] [Ricerca prenotazione Opera] 44](#ricerca-prenotazione-opera) [[4.6.] [Modificare Prenotazione Opera] 45](#modificare-prenotazione-opera) [[4.6.1.] [Procedura] 45](#procedura-1) [[4.7.] [Modificare Prenotazione Opera -- Cambio nome] 46](#modificare-prenotazione-opera-cambio-nome) [[4.8.] [Modificare Prenotazione Opera -- Modifica del rate code] 48](#modificare-prenotazione-opera-modifica-del-rate-code) [[4.9.] [Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Package] 49](#modificare-prenotazione-opera-inserimento-package) [[4.10.] [Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Routing] 50](#modificare-prenotazione-opera-inserimento-routing) [[4.11.] [Modificare Prenotazione Opera -- Dividere le camere in una prenotazione] 52](#modificare-prenotazione-opera-dividere-le-camere-in-una-prenotazione) [[4.12.] [Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Trace] 53](#modificare-prenotazione-opera-inserimento-trace) [[4.13.] [Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Note] 54](#modificare-prenotazione-opera-inserimento-note) [[4.14.] [Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Alert] 56](#modificare-prenotazione-opera-inserimento-alert) [[4.15.] [Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Free Upgrade] 58](#modificare-prenotazione-opera-inserimento-free-upgrade) [[4.16.] [Modificare Prenotazione Opera -- Creazione Share] 59](#modificare-prenotazione-opera-creazione-share) [[4.17.] [Linked Reservation] 60](#linked-reservation) [[4.18.] [Calcolo importo totale del soggiorno] 62](#calcolo-importo-totale-del-soggiorno) [[4.19.] [Balancing Ermes -- Opera] 63](#balancing-ermes-opera) [[4.20.] [Arrival Check] 64](#arrival-check) [[5.] [Reservation -- Hotel Operations] 66](#reservation-hotel-operations) [[5.1.] [Prearrival -- Assegnazione numero camera] 66](#prearrival-assegnazione-numero-camera) [[5.2.] [Pre-arrival -- Inserire una richiesta di deposito] 70](#pre-arrival-inserire-una-richiesta-di-deposito) [[5.3.] [Prearrival -- Postare il pagamento del deposito] 72](#prearrival-postare-il-pagamento-del-deposito) [[5.4.] [Prearrival -- Fatturare un deposito] 73](#prearrival-fatturare-un-deposito) [[5.5.] [Check-in] 76](#check-in) [[5.6.] [Check-in -- PassportScan] 80](#check-in-passportscan) [[5.6.1.] [Procedura per registrazione documento ospiti individuali] 80](#procedura-per-registrazione-documento-ospiti-individuali) [[5.6.2.] [Booking Group] 85](#booking-group) [[5.7.] [Check-in -- Web Check-in] 89](#check-in-web-check-in) [[5.8.] [Check-in -- Recupero documento] 89](#check-in-recupero-documento) [[5.9.] [Check-in -- Firma consenso privacy] 89](#check-in-firma-consenso-privacy) [[5.10.] [Check-in -- Carta di credito a garanzia] 89](#check-in-carta-di-credito-a-garanzia) [[5.11.] [In House -- Cambio camera] 100](#in-house-cambio-camera) [[5.12.] [Esenzione tassa di soggiorno] 104](#esenzione-tassa-di-soggiorno) [[5.13.] [Billing - Post-It] 108](#billing---post-it) [[5.14.] [Billing - Gestione Cauzione (teli mare, attrezzature sportive...)] 109](#billing---gestione-cauzione-teli-mare-attrezzature-sportive) [[5.15.] [Billing - Chiusura anticipata del conto (Advance folio)] 110](#billing---chiusura-anticipata-del-conto-advance-folio) [[5.16.] [Billing - Upselling room type] 112](#billing---upselling-room-type) [[5.17.] [Billing -- Inserire un addebito manuale] 113](#billing-inserire-un-addebito-manuale) [[5.18.] [Billing -- Annullare o modificare un addebito non fatturato] 115](#billing-annullare-o-modificare-un-addebito-non-fatturato) [[5.19.] [Edit Posting -- Annullare o modificare un addebito non fatturato inserito nella giornata corrente] 116](#edit-posting-annullare-o-modificare-un-addebito-non-fatturato-inserito-nella-giornata-corrente) [[5.20.] [Post Adjustment - Annullare o modificare un addebito non fatturato inserito nelle giornate precedenti a quella corrente] 118](#post-adjustment---annullare-o-modificare-un-addebito-non-fatturato-inserito-nelle-giornate-precedenti-a-quella-corrente) [[5.21.] [Quick Split - Modificare un addebito non fatturato per sconto o errore parziale] 120](#quick-split---modificare-un-addebito-non-fatturato-per-sconto-o-errore-parziale) [[5.22.] [Annullare o modificare un addebito fatturato] 124](#annullare-o-modificare-un-addebito-fatturato) [[5.22.1.] [Void Folio -- Annullare un addebito fatturato/scontrinato nella giornata corrente] 124](#void-folio-annullare-un-addebito-fatturatoscontrinato-nella-giornata-corrente) [[5.22.2.] [Credit Bill -- Annullare un addebito fatturato/scontrinato nelle giornate precedenti a quella corrente] 124](#credit-bill-annullare-un-addebito-fatturatoscontrinato-nelle-giornate-precedenti-a-quella-corrente) [[5.23.] [Billing -- Postare un pagamento manuale] 124](#billing-postare-un-pagamento-manuale) [[5.24.] [Billing -- Annullare un pagamento] 127](#billing-annullare-un-pagamento) [[5.25.] [Billing -- Modificare un pagamento] 130](#billing-modificare-un-pagamento) [[5.26.] [Billing -- Abilitare addebito in camera] 131](#billing-abilitare-addebito-in-camera) [[5.27.] [Billing -- Emissione scontrino] 132](#billing-emissione-scontrino) [[5.28.] [Billing -- Annullamento scontrino: emissione Nota di Storno] 134](#billing-annullamento-scontrino-emissione-nota-di-storno) [[5.29.] [Billing -- Emissione Fattura] 135](#billing-emissione-fattura) [[5.30.] [Billing -- Annullamento Fattura: emissione Nota di Credito] 137](#billing-annullamento-fattura-emissione-nota-di-credito) [[5.31.] [Billing -- Emissione fattura o ricevuta da un PM] 140](#billing-emissione-fattura-o-ricevuta-da-un-pm) [[5.32.] [Billing -- Fattura con Split Payment] 143](#billing-fattura-con-split-payment) [[5.33.] [Billing -- Fattura con prenotazione In House] 145](#billing-fattura-con-prenotazione-in-house) [[5.34.] [Billing -- Void Folio] 145](#billing-void-folio) [[5.35.] [Billing -- Nota di Credito Parziale] 147](#billing-nota-di-credito-parziale) [[5.36.] [Check-out] 147](#check-out) [[5.37.] [Procedura consegne cassa ricevimento] 149](#procedura-consegne-cassa-ricevimento) [[5.38.] [Night Audit] 151](#night-audit) [[5.39.] [No Show] 153](#no-show) [[5.40.] [Cancellation Penalty] 156](#cancellation-penalty) [[6.] [Housekeeping] 160](#housekeeping) [[6.1.] [Housekeeping -- Cambio status camera] 160](#housekeeping-cambio-status-camera) [[6.1.] [Housekeeping -- Housekeeping Forecast] 161](#housekeeping-housekeeping-forecast) [[6.2.] [Housekeeping -- Reports] 162](#housekeeping-reports) [[6.3.] [Housekeeping -- Task Sheet] 164](#housekeeping-task-sheet) [[6.4.] [Housekeeping -- Turndown (solo 5 stelle)] 164](#housekeeping-turndown-solo-5-stelle) [[7.] [Block -- Gestione dei Gruppi] 164](#block-gestione-dei-gruppi) [[7.1.] [Creare un Block] 164](#creare-un-block) [[7.2.] [Block -- Room Grid] 168](#block-room-grid) [[7.3.] [Creare un Evento] 173](#creare-un-evento) [[7.4.] [Inserimento della rooming list] 174](#inserimento-della-rooming-list) [[7.5.] [Ricerca Block] 176](#ricerca-block) [[7.6.] [Modifica Block] 177](#modifica-block) [[7.7.] [Modifica Block -- Inserimento gratuità] 180](#modifica-block-inserimento-gratuit%C3%A0) [[7.8.] [Modifica Block -- Inserimento tariffa child] 180](#modifica-block-inserimento-tariffa-child) [[7.9.] [Verifica Block] 181](#verifica-block) [[7.10.] [Emissione Fattura di acconto (deposit)] 183](#emissione-fattura-di-acconto-deposit) [[7.11.] [Emissione fattura da PM con balance] 187](#emissione-fattura-da-pm-con-balance) [[7.12.] [Emissione Nota di credito totale su Fattura di acconto (pre-arrival)] 188](#emissione-nota-di-credito-totale-su-fattura-di-acconto-pre-arrival) [[7.13.] [Emissione Nota di credito totale su Fattura di acconto (checked-out)] 189](#emissione-nota-di-credito-totale-su-fattura-di-acconto-checked-out) [[7.14.] [Inserimento Fixed Charge] 191](#inserimento-fixed-charge) [[7.15.] [Routing instructions per gruppi] 192](#routing-instructions-per-gruppi) [[7.16.] [Inserimento gruppo all'interno del block VP] 195](#inserimento-gruppo-allinterno-del-block-vp) [[8.] [PM -- Posting Master] 199](#pm-posting-master) [[8.1.] [Gestione PM] 199](#gestione-pm) [[8.2.] [Creazione PM] 202](#creazione-pm) [[8.3.] [Gestione House Account] 204](#gestione-house-account) [[8.3.1.] [Conto GM] 204](#conto-gm) [[8.3.2.] [Capi Servizio] 205](#capi-servizio) [[8.3.3.] [Responsabile dell\'Animazione (interna)] 205](#responsabile-dellanimazione-interna) [[8.3.4.] [Personale di Intrattenimento] 206](#personale-di-intrattenimento) [[8.3.5.] [Personale Corporate in servizio] 206](#personale-corporate-in-servizio) [[8.3.6.] [Personale in Vacanza (HERO)] 206](#personale-in-vacanza-hero) [[8.3.7.] [Eventi] 207](#eventi) [[8.3.8.] [Personale di Aziende Esterne] 207](#personale-di-aziende-esterne) [[8.4.] [Conto Cestino] 208](#conto-cestino) [[8.5.] [Conto Lost Posting] 209](#conto-lost-posting) [[8.6.] [Conto Passanti] 210](#conto-passanti) [[9.] [Gestione Cassa] 211](#gestione-cassa) [[9.1.] [Verifica Chiusura Outlet (Bar, Ristorante, etc...)] 211](#verifica-chiusura-outlet-bar-ristorante-etc) [[9.1.1.] [Operazioni presso l'Outlet (Bar, Ristorante, etc...)] 211](#operazioni-presso-loutlet-bar-ristorante-etc) [[9.1.2.] [Operazioni presso il Front Office] 212](#operazioni-presso-il-front-office) [[10.] [Appendice 1 -- Collegamenti ai sistemi] 213](#appendice-1-collegamenti-ai-sistemi) [[11.] [Appendice 2 -- Approfondimenti] 213](#appendice-2-approfondimenti) [[11.1.] [Block] 213](#block) [[11.2.] [Carta di credito a garanzia] 214](#carta-di-credito-a-garanzia) [[11.3.] [Deposito] 214](#deposito) [[11.4.] [Package] 214](#package) [[11.5.] [Profile] 215](#profile) [[11.6.] [Rate Code] 215](#rate-code) [[11.7.] [Reservation] 215](#reservation) [[11.8.] [Routing instructions] 216](#routing-instructions) [[11.9.] [Trace / Note / Alert] 217](#trace-note-alert) [[11.10.] [Posting Master (PM)] 218](#posting-master-pm) [[11.11.] [Fixed Charges] 218](#fixed-charges) **\ ** **Storia del documento** --------------------------------------------------------------------------------- **Versione** **Data** **Autore** **Descrizione** -------------- ---------- ------------------------- ----------------------------- 0.1 05/01/24 D. Davì Prima creazione 0.2 15/03/24 L. Martorana S. Capanna Redazione 1.0 26/03/24 D. Davì Prima Pubblicazione 1.1 04/04/24 D. Davì Nuove procedure\ 8.3 Gestione House Account 1.1.1 15/04/24 L.Martorana Numerazione paragrafi cap 5 1.2 19/04/24 D.Davi Procedura Chiusura Outlet --------------------------------------------------------------------------------- Scopo del documento {#scopo-del-documento.ListParagraph} ------------------- L'obiettivo del documento è consentire a te, caro Associate, di utilizzare i software dedicati al mondo dell'hospitality nell'applicazione delle procedure dettate dai brand-standard Mangia's. Destinatari del documento {#destinatari-del-documento.ListParagraph} ------------------------- Sales, CRO, Operativo, AFC, GM, Hotel Team Lista degli acronimi {#lista-degli-acronimi.ListParagraph} -------------------- **Acronimo** **Significato** -------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- PMS Property Management System CRS Central Reservation System POS Point Of Sale (può riferirsi sia ad una cassa Simphony che ad un terminale di pagamento con carta di credito) ERP Enterprise Resource Planning Introduzione ai software ------------------------ In questa sezione introduttiva, forniamo un elenco dettagliato e una breve descrizione dei software essenziali che saranno impiegati per svolgere le tue attività lavorative quotidiane. ### Oracle Opera Cloud (PMS) Oracle Opera Cloud, da qui in avanti semplicemente "Opera", è il PMS, ovvero una soluzione di gestione alberghiera completa che ha l\'obiettivo di migliorare l\'efficienza operativa e l\'esperienza complessiva dei clienti presso le strutture alberghiere. Oracle Opera è sviluppato da Oracle Corporation, un leader mondiale nel settore del software aziendale. Questa soluzione software offre una vasta gamma di funzionalità, comprese la gestione delle prenotazioni, il check-in, il check-out e la gestione delle camere e dei dati anagrafici dei clienti. Si tratta di uno strumento fondamentale per le strutture alberghiere, in quanto consente una gestione centralizzata e automatizzata delle operazioni. ### Oracle MICROS Simphony (POS) Oracle MICROS Simphony POS è un sistema di gestione dei punti vendita (principalmente bar e ristoranti) progettato appositamente per soddisfare le esigenze delle strutture alberghiere e dei ristoranti. È sviluppato da Oracle Corporation, un leader globale nel settore del software aziendale. Questa soluzione è progettata per migliorare l\'efficienza e l\'esperienza del cliente nei ristoranti, nei bar e nelle strutture alberghiere. Tra le sue funzionalità principali vi sono l\'elaborazione degli ordini, la gestione delle transazioni di pagamento e la sincronizzazione con altri sistemi di gestione aziendale. Interagisce con il PMS, Oracle Opera, per ottenere informazioni sul cliente e consentire l'addebito delle consumazioni in camera. ### Passport Scan Passport Scan è una soluzione software fornita da PassportScan.net, progettata per acquisire e archiviare in modo sicuro i dati dei documenti dei clienti, in fase di check-in. Questo software, integrato con il PMS Oracle Opera, semplifica il processo di registrazione e verifica dell\'identità, riducendo il rischio di errori umani e migliorando la conformità alle normative. Passport Scan mette anche a disposizione la funzionalità di web-checkin, che, al momento in cui scrivo, è in fase di sperimentazione. ### Ermes Hotels Ermes Hotels, da qui in avanti "Ermes", è il CRS, booking engine e channel manager attraverso il quale transitano tutte le prenotazioni ricevute tramite internet: sito web, OTA o agenzia viaggio collegata tramite piattaforma Trade. Ogni prenotazione che passa da Ermes ha un identificativo univoco che ne consente la ricerca rapida. Invia al PMS, in tempo reale, le prenotazioni al PMS Oracle Opera Cloud, le relative modifiche e cancellazioni. ### Planet Payments Planet Payment è il payment gateway utilizzato da quest'anno negli hotel per gestire le transazioni con carta di credito. In ogni front office, così come in ogni punto vendita (bar e ristoranti) è presente almeno un dispositivo POS Planet Payment. Integrato con il PMS Oracle Opera, Planet Payment ci consente di effettuare le pre-autorizzazioni sulla carta del cliente al check-in e completare il pagamento al check-out o in qualsiasi altro momento, senza registrare sul PMS i dati della carta di credito. I dati della carta di credito sono, infatti, registrati sul portale Planet Payment e non sono accessibili ai nostri operatori in alcun modo. Planet Payment svolge per Aeroviaggi anche la funzione di acquirer. ### SysPay SysPay è lo strumento che viene utilizzato per processare i pagamenti delle prenotazioni che transitano da ErmesHotels. Il codice prenotazione di Ermes Hotels è presente nella relativa transazione in SysPay, semplificando la riconciliazione del pagamento con la rispettiva prenotazione. SysPay consente anche la generazione di Pay-Link, utili qualora fosse necessario far pagare un cliente in sua assenza. ### SAP SAP S4/Hana è una soluzione ERP modulare di classe mondiale fornita da SAP SE, leader riconosciuto nel settore del software aziendale. Questo sistema innovativo integra e ottimizza una vasta gamma di funzioni aziendali, tra cui contabilità, gestione delle risorse umane, produzione, vendite e molto altro. Ciò consente un\'efficace gestione end-to-end delle operazioni aziendali e promuove la presa di decisioni informate attraverso dati in tempo reale. SAP è utilizzato per la gestione delle seguenti attività aziendali: contabilità generale, contabilità analitica, controllo di gestione, finanza aziendale, fatturazione elettronica, gestione fiscale, gestione acquisti, gestione magazzino, gestione progetti a commessa. Accesso ai sistemi ------------------ Ogni utente autorizzato a utilizzare ciascuno dei sistemi sopra menzionati dispone di credenziali personali, ed è personalmente responsabile della custodia sicura delle stesse. ![](media/image2.gif)L\'accesso ai sistemi mediante l\'utilizzo delle credenziali di un altro utente configura diversi illeciti penali, perseguibili in base alla normativa vigente. Nel caso in cui sospetti che le tue credenziali siano state compromesse, ti invitiamo a contattare immediatamente il tuo responsabile. Insieme a lui, potrai scrivere una mail indirizzata a [[it\@mangia.com]](mailto:[email protected]). Sarai assistito nel processo di reset della password. Se ritieni di dover accedere a uno dei sistemi citati, ti preghiamo di presentare una richiesta al tuo responsabile. Sarà quest\'ultimo ad autorizzare l\'accesso e ad avviare la procedura per la creazione delle tue credenziali personali. ### Oracle Opera / Log in / Sign In Oracle Opera Cloud PMS, da qui in poi semplicemente "Opera", è un sistema distribuito tramite web-application, pertanto l'accesso avverrà tramite browser. Sul PC dal quale ti collegherai sarà presente un browser quale Google Chrome, Immagine che contiene Policromia, cerchio Descrizione generata automaticamente Mozilla Firefox ![Immagine che contiene Policromia, astronomia Descrizione generata automaticamente](media/image4.png) o Microsoft Edge Immagine che contiene Policromia Descrizione generata automaticamente. È possibile usare uno qualunque di questi browser per la navigazione. Qualora doveste avere problemi con uno di questo browser, usatene un altro ed aprite un ticket all'assistenza IT. Il problema vi sarà risolto nel minor tempo possibile e, nel frattempo, avrete la possibilità di lavorare. ![](media/image2.gif)Se non l'avete ancora fatto, impostate le domande di sicurezza: ti consentiranno di resettare la password in autonomia, in qualsiasi momento, senza il supporto IT. #### Procedura -- Log in 1. Con uno dei tre browser sopra citati, visita il link [OPERA](https://mtce2.oraclehospitality.eu-frankfurt-1.ocs.oraclecloud.com/OPERA9/opera/operacloud/faces/opera-cloud-index/OperaCloud). 2. Il sistema mostrerà la seguente pagina Immagine che contiene testo, vestiti, Viso umano, uomo Descrizione generata automaticamente 3. Insersci le tue credenziali personali e clicca sul pulsante ![](media/image7.png) 4. Il sistema mostra la schermata Home di Opera (il contenuto potrebbe variare in base alle configurazioni personali) Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, Software multimediale Descrizione generata automaticamente ![](media/image9.png)Se è il primo accesso prosegui con i seguenti step\ altrimenti la procedura è terminata. 5. Clicca sul Burger Menu in alto a sinistra 6. Clicca sul link "Identity Management" ![](media/image11.png) 7. Digita la vecchia password 8. Digita la nuova password 2 volte 9. Imposta le 3 domande di sicurezza Queste domande verranno utilizzate in caso di reset o recupero della vostra password. Quindi, fate in modo di completare questa procedura correttamente e di ricordare le informazioni inserite. 10. #### Procedura -- Creazione PIN La creazione di un pin è necessaria per tutti gli utenti che hanno una cassa associata. Gli utenti che hanno una cassa associata sono tutti gli utenti che hanno accesso al billing. ![](media/image2.gif)Se non viene settato il PIN, non è possibile accedere alla schermata billing e visualizzare il conto del cliente in Opera. 1. Clicca sul Menu in alto a sinistra 2. Clicca su Settings Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente 3. Digitare il PIN **Il PIN deve contenere minimo 7 e massimo 12 cifre.** 4. Confermare il PIN appena creato 5. Clicca sul pulsante "Save" ![Immagine che contiene testo, elettronica, schermata, software Descrizione generata automaticamente](media/image15.png) #### Reset Password / Password Dimenticata Se hai dimenticato la password di accesso ad Opera, puoi usare la procedura descritta di seguito per reimpostare una nuova password in autonomia. La presente procedura può essere utilizzata solo se avete impostato le domande di sicurezza. Se non avete settato le domande di sicurezza dovete aprire un ticket sul portale di assistenza IT. 1. Clicca sul link **Can't sign in?** ![Immagine che contiene testo, uomo, vestiti, Viso umano Descrizione generata automaticamente](media/image16.png) 2. Inserisci il nome utente 3. Clicca sul pulsante "Successivo" Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente 4. Rispondi alle 3 domande di verifica fornendo le risposte impostate durante la registrazione 5. Clicca sul pulsante "Successivo" ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image18.png) 6. Inserire la nuova password 2 volte 7. Clicca sul pulsante "Salva" Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente 8. Clicca sul pulsante "Torna a login" per accedere ![Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, bianco Descrizione generata automaticamente](media/image20.png) #### Cambio Password 1. Clicca sul Menu in alto a sinistra 2. Clicca su Identity Management Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 3. Clicca su Dati personali ![Immagine che contiene testo, schermata, Pagina Web, software Descrizione generata automaticamente](media/image21.png) 4. Digita la vecchia password 5. Digita la nuova password 2 volte 6. *Opzionale: è possibile rinnovare le domande e le risposte di verifica* 7. Clicca su Applica Immagine che contiene testo, Carattere, schermata Descrizione generata automaticamente ### Oracle Opera Log out / Sign out La procedura di logout va eseguita ogni qualvolta ti allontani dalla postazione sulla quale stai lavorando, consentendo l'accesso al sistema da parte di altro utente. Questo per evitare che qualcun altro esegua delle operazioni nel sistema a tuo nome. ![](media/image2.gif)Questo è un passaggio cruciale per garantire il corretto trattamento dei dati in rispetto alle normative vigenti ed evitare che un altro utente possa commettere delle operazioni a sistema a vostro nome, delle quali sarete voi responsabili. #### Procedura 1. Dopo aver fatto l'accesso al sistema, cliccare sul nome dell'hotel, in alto a destra 2. Cliccare sul pulsante Sign Out Immagine che contiene schermata, software, Icona del computer, Pagina Web Descrizione generata automaticamente Client Profile - Gestione Profili cliente ----------------------------------------- Opera utilizza i profili per memorizzare una varietà di informazioni sui clienti, sulle aziende, sui rappresentanti, sulle fonti commerciali, sui contatti e sui gruppi con cui un hotel ha a che fare. I profili dei clienti "Guest Profile" sono il tipo di profilo più comune che utilizzerai. Questi profili ti consentono di tracciare la produzione per i clienti che visitano il tuo hotel e scambiare informazioni sui clienti tra i vari reparti. OPERA visualizzerà le informazioni del cliente sulle finestre del profilo, della prenotazione e della fatturazione. Le azioni disponibili sul profilo cliente varieranno a seconda della sezione di OPERA Cloud che stai utilizzando correntemente. I profili sono utili per diversi motivi, tra cui: - Tracciare le informazioni dei clienti - Personalizzare il servizio - Migliorare l\'efficienza ### Tipi di profilo Esistono diversi tipi di profili che puoi creare in OPERA: - Guest - Travel Agent - Company - Source - Group ![](media/image24.png)I profili di tipo Block non devono mai essere utilizzati per emissione fattura. ### Cercare un profilo esistente Per accedere alla sezione profili, segui questi passaggi: 1. Vai al menu Client Relations 2. Seleziona Profiles 3. Clicca su Manage Profile Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, Marchio Descrizione generata automaticamente 4. La sezione Manage Profile viene utilizzata per cercare i profili già esistenti. Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Search ![Immagine che contiene testo, schermata, linea, software Descrizione generata automaticamente](media/image26.png) ### Creare un profilo 1. Clicca su Client Relations 2. Clicca su Profiles 3. Clicca su Manage Profile 4. Assicurati che il profilo non sia già esistente, digitando il nome preceduto e seguito dal simbolo % e cliccando su Search Prima di creare un profilo fai diverse prove per verificare che il cliente non sia già censito. Prova mettendo il carattere '%' (es. TUI%FRANCE) al posto degli spazi, prima e dopo una parola (es. %TUI%). ![](media/image24.png)Evitare duplicati in anagrafica facilita il processo di controllo dei conti clienti e ci consente di sapere se il cliente ha già soggiornato in uno degli hotel Mangia's. 5. Clicca su Create Guest Profile per creare un profilo cliente o 6. Clicca su I Want To... 7. Scegli il Profilo da creare ![Immagine che contiene testo, elettronica, schermata, multimediale Descrizione generata automaticamente](media/image28.png) 8. Nella sezione Primary Details, inserisci le informazioni necessarie a seconda del profilo creato. Basarsi sullo schema sotto riportato. Immagine che contiene testo, linea, software, schermata Descrizione generata automaticamente 9. Nella sezione Phone, E-mail, Fax, inserisci le informazioni necessarie: 1. Clicca su Add Rows 2. Inserisci un flag su Primary se vuoi impostare il contatto come primario 3. Nel campo Type, inserisci il tipo di contatto 4. Nel campo Communication Value, inserisci il contatto 5. Utilizza il campo Sequence, per stabilire l'ordine dei contatti inseriti ![Immagine che contiene testo, schermata, linea Descrizione generata automaticamente](media/image30.png) Per rimuovere un contatto: 1. Clicca sui 3 pallini a destra di ogni contatto 2. Clicca su Delete Nella sezione Address, inserisci le informazioni necessarie: - Address (Address 1, City, State, Postal Code) per tutte le tipologie di profili Per aggiungere un ulteriore indirizzo, inserisci un flag su Primary Address se vuoi impostare l'indirizzo come primario 1. Clicca su New 2. Segui la procedura descritta sopra per l'inserimento di un indirizzo Immagine che contiene testo, schermata, linea, diagramma Descrizione generata automaticamente 10. Clicca su Save per salvare le informazioni inserite e chiudere il profilo O 11. Clicca su Save Profile and Add More Details, per continuare ad aggiungere informazioni al profilo creato ![](media/image24.png)Per la corretta emissione delle **fatture** e delle **note di credito**, è **fondamentale** controllare che il profilo contenga tutte le informazioni obbligatorie secondo la tabella sotto riportata: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- **Regole per la corretta emissione delle fatture e note di credito\ la X indica campo obbligatorio** --------------------------------------------------------------------- ---------------------------- ----------------------------- ------------------------ ------------------ ------------------- ------------------ **Travel Agent or Company** **Guest** **Azienda\ **Pubblica Amministr.\ **Azienda\ **Cittadino\ **Cittadino\ Italiana** Italiana** Estera** Italiano** Estero** **Profile Details** **Last Name + First Name** X X **Company Name** X X X **Partita IVA** or Codice Fiscale or Codice Fiscale solo se nota,\ or Codice Fiscale solo se nota,\ altrimenti vuoto altrimenti vuoto **Codice Fiscale** or Partita IVA or Partita IVA lasciare vuoto or Partita IVA lasciare vuoto **Address 1** X X X X X **City** X X X X X **State** X X X **Postal Code** X X X X X **Codice SDI** raccomandato raccomandato lasciare vuoto **VAT Offset** Selezionato **In prenotazione:\ **CIG** X Reservation\ Additional Information** **CUP** X ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nella nuova schermata, è possibile visualizzare, modificare e aggiungere maggior informazioni utilizzando i link in basso. I link evidenziati in grassetto indicano la presenza di informazioni inserite durante la creazione del profilo, mentre il numero tra parentesi indica il numero delle informazioni inserite. Immagine che contiene testo, Carattere, linea, schermata Descrizione generata automaticamente I link maggiormente usati sono: **Communication**: per visualizzare e/o inserire nuovi contatti **Profile Details**: per inserire SDI, Partita IVA e Codice Fiscale (campi obbligatori per azienda e travel agency) 1. Clicca su Edit 2. Inserisci le informazioni necessarie 3. Clicca su Save ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image33.png) **Account Receivables**: per aprire un conto di credito, ovvero dei conti speciali che consentono la fatturazione diretta delle spese accumulate secondo un programma concordato. La creazione di un Account Receivable verrà trattata di seguito. **Future & Past Stay**: per visualizzare le prenotazioni passate e future associate al profilo. Per maggiori opzioni, clicca su I Want to... 1. Merge Profiles, per unire 2 o più profili uguali 2. Reservation, per creare una prenotazione per il profilo selezionato Immagine che contiene testo, Carattere, linea, numero Descrizione generata automaticamente ### Merge Profiles Questa procedura va eseguita per unire profili duplicati della stessa tipologia. Questo garantisce l'accuratezza delle statistiche e riduce la confusione che si potrebbe creare al front office in presenza di più profili legati allo stesso cliente o alla stessa agenzia. Per visualizzare la presenza di due o più profili uguali, è possibile estrarre il report Duplicate Profile, seguendo i seguenti passaggi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image35.png) 8. 9. 10. Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente ![](media/image37.png) Per unire i diversi profili in un unico profilo: 1. Cerca e seleziona il profilo da unire 2. Clicca su I Want To... Immagine che contiene schermata, testo, linea Descrizione generata automaticamente 3. Clicca su Merge Profiles ![Immagine che contiene testo, Carattere, linea, numero Descrizione generata automaticamente](media/image39.png) 4. Clicca su Add Profiles e seleziona il profilo duplicato Immagine che contiene software, testo, schermata Descrizione generata automaticamente 5. Scegli tra le seguenti opzioni: 1. Make Main, per rendere il profilo selezionato il profilo principale 2. Remove Profile, per eliminare il profilo selezionato 3. Add Profiles, per aggiungere un ulteriore profilo 6. Clicca su Merge, per unire i profili e chiudere il profilo o 7. Clicca su Merge and Go to Profile, per unire i profili e continuare a gestire il nuovo profilo. ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, software Descrizione generata automaticamente](media/image41.png) ### Creazione AR Account -- Account Receivable {#creazione-ar-account-account-receivable.ListParagraph} Creare un Account Receivable significa aprire un conto a credito per un cliente. Un Account Receivable può essere creato solo previa autorizzazione ufficiale scritta. L'Accounts Receivable è una funzionalità di OPERA Cloud che consente di creare account e gestire la fatturazione diretta per le aziende, gli agenti di viaggio, i gruppi, le fonti e i profili degli ospiti in modo che le spese possano essere accumulate e fatturate per i pagamenti su un programma concordato. Per accedere alla sezione Account Receivables, segui questi passaggi: 1. Vai al menu Financials 2. Seleziona Account Receivables 3. Clicca su Manage Account Receivables ![Immagine che contiene testo, software, Carattere, schermata Descrizione generata automaticamente](media/image42.png) 4. La sezione Account Receivables viene utilizzata per cercare i profili già esistenti. Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Search Immagine che contiene schermata, testo, software, linea Descrizione generata automaticamente Per creare un Accounts Receivables: 1. Clicca su Financials 2. Clicca Account Receivables 3. Clicca su Manage Account Receivables 4. Clicca su I Want To... 5. Clicca su Account per aprire la sezione Profili ![Immagine che contiene schermata, testo, software, linea Descrizione generata automaticamente](media/image44.png) Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente Da qui, è possibile cercare un profilo esistente o crearne uno nuovo. Per la creazione di un nuovo profilo, rivedi il paragrafo 3.3 Per cercare un profilo esistente: 1. Ricerca il profilo desiderato e clicca su Search 2. Selezionata il profilo e clicca su Select ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image46.png) Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente 3. Inserisci le informazioni necessarie: ### Gestione AR Account Reservation -- Gestione delle prenotazioni ------------------------------------------ In questo capitolo sono raccolte tutte le procedure necessarie alla corretta gestione delle prenotazioni al fine di: - tracciare correttamente tutte le richieste del cliente; - trasferire le richieste del cliente alla struttura ricettiva - agevolare il processo di pagamento e di riconciliazione; - completare il processo di fiscalizzazione nei tempi previsti da normativa. Per processo di riconciliazione la verifica del pagamento per ogni prenotazione effettuata o servizio erogato. ### Ricerca prenotazione in Ermes Per cercare una prenotazione già esistente, segui i seguenti passaggi: 1. Accedi ad Ermeshotels ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image49.png) 2. Seleziona la struttura 3. Clicca su Prenotazioni e poi su Lista prenotazioni Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, Marchio Descrizione generata automaticamente 4. Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Ricerca ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image51.png) 5. A destra comparirà la lista delle prenotazioni. Le prenotazioni posso essere: - Confermate: contrassegnate da un pallino verde - In attesa di conferma: contrassegnate da un pallino arancione - Cancellate: contrassegnate da un pallino rosso - Ermes confirmation number ed External confirmation number - Nome del cliente - Canale attraverso cui è arrivata la prenotazione e struttura - Data di arrivo e di partenza - Clicca il simbolo per visualizzare il voucher - Clicca il simbolo ![](media/image53.png)per visualizzare l'xml e i log della prenotazione - Clicca il simbolo per accedere alle opzioni di modifica, cancellazione e stampa della prenotazione ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image55.png) ### Creazione prenotazione in Ermes Per creare una nuova prenotazione, segui i seguenti passaggi: 6. Accedi ad Ermeshotels Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente 7. Seleziona la struttura 8. Clicca su Prenotazioni e poi su CRO 9. Inserisci le informazioni necessarie per cercare disponibilità e clicca su Ricerca 10. Clicca sulla freccia per visualizzare le tariffe disponibili per camera ![Immagine che contiene testo, software, schermata, numero Descrizione generata automaticamente](media/image58.png) 11. Clicca su Aggiungi per inserire la tariffa nell'offerta Cliccando sul simbolo Immagine che contiene testo, Carattere, logo, simbolo Descrizione generata automaticamenteè possibile visualizzare ulteriori informazioni e la Cancellation Policy della tariffa selezionata. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image60.png) 12. Clicca su Continua Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 13. In questa schermata puoi: - Inserire i dati del cliente - Gestire il tempo massimo per la conferma della prenotazione - Aggiungere servizi extra 14. Clicca su Conferma ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image62.png) 15. Clicca Ok per confermare o Annulla per annullazione l'operazione Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente 16. Il sistema genererà in automatico un confermation number e l'offertà verrà inviata all'indirizzo e-mail indicato al momento della prenotazione ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image64.png) 17. La prenotazione è contrassegnata da un pallino arancione, a indicare che è ancora in attesa di conferma. Il cliente dovrà cliccare sul link che troverà nell'offerta ricevuta via e-mail per confermare la prenotazione, altrimenti quest'ultima verrà automaticamente cancellata allo scadere del tempo impostato al momento dell'offerta. ![Immagine che contiene testo, schermata, documento, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image66.png) ### Modifica prenotazione in Ermes Per modificare una prenotazione già esistente, segui i seguenti passaggi: 1. Accedi ad Ermeshotels Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente 2. Seleziona la struttura 3. Clicca su Prenotazioni e poi su Lista prenotazioni ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, Marchio Descrizione generata automaticamente](media/image50.png) 4. Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Ricerca Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente 5. Clicca sui 3 pallini a destra e poi su Modifica ![](media/image67.png) Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente 6. Nella sezione Dati Generali, è possibile: - Modificare i dati del cliente - Modificare i dati di Pre-pagamento ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image69.png) 7. Nella sezione Room Manager, è possibile modificare i dati della prenotazione 8. Clicca sulla rotellina Immagine che contiene testo, schermata, Pagina Web, Carattere Descrizione generata automaticamente 9. In questa sezione è possibile utilizzare i tab per effettuare le modifiche necessarie 10. Dopo aver effettuato le modifiche, clicca su Allinea Informazioni ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image71.png) 11. Torna alla sezione Dati Generali 12. Clicca su Salva ### Creazione Prenotazione Opera Per creare una prenotazione: 1. Accedi al menu **OPERA Cloud** e seleziona **Bookings**, poi **Reservations**, e infine **Look to Book** 2. Seleziona l'hotel ed inserisci i dettagli della prenotazione, come la data di arrivo, la durata del soggiorno, il numero di camere, il numero di adulti e bambini, ecc. e clicca su Search 3. Inserisci il nome del cliente. Se si tratta di un nuovo cliente, clicca su New Profile e segui la procedura descritta nel paragrafo 3.3, il tipo di camera desiderato e, eventualmente, il codice tariffa e cliccare su Search. Se si tratta di un profilo esistente, segui la procedura descritta al paragrafo 3.3. 4. Inserisci Method Cash nel tab Window 1 e clicca su Book Now 5. Se richiesto dall'agenzia, aggiungi il reference number da loro fornito. Clicca su Edit ed inseriscilo nel campo TA Record Locator (informazione importante in quanto comparirà in fattura) Immagine che contiene schermata, testo, linea, numero Descrizione generata automaticamente 6. Se necessario, inserisci le Routing Instructions (vedi paragrafo 4.10) ed emetti una fattura di deposito o acconto (vedi paragrafo 5.22) se necessario. ### Ricerca prenotazione Opera È possibile cercare una prenotazione nei seguenti modi: 1. **Con il nome del cliente.** Dal menù **Bookings\>Reservations\>Manage Reservations**. Inserisci in cognome del cliente nel campo Name e il nome nel campo First Name e clicca su Search. ![Immagine che contiene testo, schermata, linea, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image76.png) 2. **Con il codice di prenotazione.** Dal menù **Bookings\>Reservations\>Manage Reservations.** Inserisci il codice di prenotazione nel campo Confirmation Number e clicca su Search. Immagine che contiene testo, Carattere, bianco, design Descrizione generata automaticamente 3. **Per arrival o stay date.** Dal menù **Bookings\>Reservations\>Manage Reservations.** Inserisci la data di arrivo nel campo Arrival From (puoi anche restringere la ricerca inserendo le date nei campi Arrival From e Arrival to) o puoi utilizzare il campo Stay Date per visualizzare tutti clienti per pernottano in una data specifica ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image78.png) ### Modificare Prenotazione Opera Nel mondo ideale, le prenotazioni inserite non vengono mai modificate. Nel mondo in cui viviamo, invece, le prenotazioni vengono modificate anche più volte al giorno. I clienti ci chiedono, ad esempio, il cambio di un nominativo, il cambio della data di arrivo, ci comunicano l'orario di arrivo in un secondo momento, richiedono l'aggiunta di una culla in camera o un pet service. In tutti questi casi, ed in tutti gli altri non specificati, ricorrerete alla funzione 'Edit', presente sulla prenotazione, che vi consentirà di apportare le modifiche necessarie. #### Procedura 1. Cerca la prenotazione da modificare (vedi paragrafo 4.5) e clicca su Edit Immagine che contiene testo, schermata Descrizione generata automaticamente 2. Apporta la modifica nel campo desiderato: 3. Una volta terminata la modifica, clicca sul pulsante Save ### Modificare Prenotazione Opera -- Cambio nome A volte è necessario cambiare il cliente associato ad una prenotazione. È il caso, ad esempio, in cui dal sistema di prenotazione più camere sono entrate con lo stesso nome o semplicemente, il cliente cede la prenotazione ad una altro cliente. Per cambiare il cliente associato ad una prenotazione potreste essere nel caso in cui il profilo del nuovo cliente esiste già o è da creare. Di seguito sono descritti i due casi. 1. [Sostituire il cliente con uno non presente nel database]: ![](media/image83.png) 2. [Sostituire il cliente con uno già esistente nel database]: ![Immagine che contiene testo, linea, Carattere, schermata Descrizione generata automaticamente](media/image85.png) Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente ### Modificare Prenotazione Opera -- Modifica del rate code Il rate code è la tariffa applicata alla prenotazione. Al suo interno contiene informazioni sul prezzo, sui package inclusi, sul cliente e routing-instruction. La modifica del rate code deve essere fatta solo se autorizzati dal proprio responsabile. Per modificare il rate code, segui i passaggi descritti di seguito. 1. Cerca la prenotazione dal menù Bookings \> Reservations \> Manage Reservations. 2. Clicca su Edit 3. Inserisci il rate code, o cercalo cliccando sulla lente, nel campo Rate Code. Clicca Select per selezionarlo. ![Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image87.png) 4. Clicca su Save. Se necessario, è possibile anche modificare la tariffa seguendo questi passaggi: 1. Ripeti i passaggi 1 e 2 sopra indicati 2. Inserisci la nuova tariffa nel campo rate ed assicurarsi che la casella Fixed Rate sia flaggata Immagine che contiene testo, Carattere, numero, linea Descrizione generata automaticamente 3. Clicca su Save ### Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Package Le seguenti istruzioni consentono l'inserimento di extra in tariffa, per far sì che vengano calcolate insieme al costo della camera. Sono servizi quali colazione, pranzo, cena, pet service etc. Per inserire un package (vedi appendice sulla definizione di Package), segui i passaggi di seguito descritti. 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Cerca la prenotazione a cui vuoi aggiungere il pacchetto e selezionala. 4. Clicca sul link Packages nella sezione Reservation Presentation. ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image89.png) 5. Deseleziona Show Seleceted Only per vedere la lista completa o digita il codice del package nel campo Package Search. 6. Seleziona il pacchetto che desideri aggiungere alla prenotazione cliccando su Add (sposta la barra del menù a destra) e inserisci i dettagli richiesti come la quantità e le date di inizio e fine del pacchetto. Per confermare, clicca sul flag verde. ![](media/image91.png) ### Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Routing Le routing instruction sono l'insieme delle regole che instradano i costi generati dalle camere dalla prima finestra del billing della prenotazione principale alla finestra indicata nel routing. L'argomento è trattato con maggiore dettaglio nell'appendice "Routing instructions". Per inserire il routing in Opera Cloud, ovvero le istruzioni di pagamento (vedi appendice per la definzione di Routing), segui i passaggi di seguito illustrati. 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Cerca la prenotazione a cui vuoi aggiungere il routing e selezionala. 4. Clicca sul link Routing Instructions nella sezione Reservation Presentation e clicca su New. ![](media/image93.png) 5. Inserisci i dettagli richiesti come: 6. Infine, clicca su Save and App Payment e seleziona il metodo di pagamento dal menù a tendina. Poi clicca su Save. ![](media/image95.png) ### Modificare Prenotazione Opera -- Dividere le camere in una prenotazione Quando in una prenotazione sono presenti più camere, per poter fare il check-in, è necessario dividere la prenotazione (split). Per dividere una prenotazione in Opera Cloud, segui questi passaggi: 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Cerca la prenotazione che desideri dividere e selezionala. 4. Clicca su I Want To... e seleziona Split Reservations. 5. Poi seleziona Split All, seleziona o deseleziona la copia del metodo di pagamento e clicca su Split Reservation. ![](media/image97.png) ### Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Trace Le trace sono messaggi destinati a generare dei task che dovranno essere eseguiti da uno o più reparti dell'hotel (pagamenti, amenities in camera, etc.). Per un approfondimento sull'argomento Trace, si rimanda all'appendice "Trace / Note / Alert". Per aggiungere una Trace, segui i passaggi di seguito descritti. 1. **Bookings \> Reservations \> Manage Reservation**. 2. Inserisci i criteri di ricerca e selezionare la prenotazione desiderata. 3. Fai clic su **I Want To... \> Traces** o sul collegamento Traces nella presentazione della prenotazione. 4. Seleziona il dipartimento responsabile e la data e l'ora entro cui l'azione deve essere completata. Inserisci il testo della trace nella box e clicca Save. ![](media/image99.png) 5. Seleziona l'icona **New** per aggiungere una nuova trace. Immagine che contiene schermata, testo, software Descrizione generata automaticamente ### Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Note Le note sono informazioni generiche inserite nella prenotazione. Possono contenere informazioni aggiuntive non codificate relative al soggiorno del cliente. Per un approfondimento sull'argomento Note, si rimanda all'appendice "Trace / Note / Alert". Per aggiungere una Nota segui questi passaggi: 1. 6. Inserisci i criteri di ricerca e seleziona la prenotazione desiderata. 7. Fai clic su **I Want To... \> Notes** o fare clic sul collegamento Notes nella presentazione della prenotazione. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image101.png) 8. Seleziona il tipo di nota (il campo Title si popolerà di conseguenza) e aggiungi in testo nella Comment box. Poi clicca su Save. Immagine che contiene schermata, testo, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 9. Per aggiungere una nuova nota, clicca su New. ![Immagine che contiene testo, numero, software, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image103.png) ### Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Alert Gli Alert sono il metodo più incisivo per inviare informazioni al front office. Si manifestano tramite un popup visualizzato, in base alla configurazione dell'Alert, ad ogni apertura della prenotazione, al checkin, al checkout o mentre il cliente è in house. Per un approfondimento sull'argomento Trace, si rimanda all'appendice "Trace / Note / Alert". Per aggiungere un Alert segui i passaggi descritti di seguito. 1. **Bookings \> Reservations \> Manage Reservation.** 10. Inserisci i criteri di ricerca e seleziona la prenotazione desiderata. 11. Fai clic su **I Want To... \> Alerts** o fai clic sul collegamento Alerts nella presentazione della prenotazione. 12. Seleziona il codice dell'alert dal menù a tendina, l'area (ovvero quando deve essere visibile l'alert: reservation, check-in, check-out, in house) e scrivi il testo nella Description box. Poi clicca Save. ![Immagine che contiene schermata, software, Icona del computer, Software multimediale Descrizione generata automaticamente](media/image105.png) 13. Selezionare l'icona **New** per aggiungere un nuovo Alert. Immagine che contiene testo, schermata, linea Descrizione generata automaticamente ### Modificare Prenotazione Opera -- inserimento Free Upgrade Un free upgrade è l'assegnazione di una camera di tipologia superiore rispetto a quella prenotata dal cliente senza alcun costo aggiuntivo da parte dell'hotel. ![](media/image24.png)Un free upgrade comporta una potenziale perdita di revenue, va utilizzato unicamente quando la camera prenotata non è disponibile o seguito autorizzazione del GM. Segui questi passaggi: 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Cerca la prenotazione desiderata 4. Clicca su Edit Immagine che contiene schermata, testo Descrizione generata automaticamente 5. Modifica solo il room type assegnando una camera di tipologia superiore lasciando invariato il room type to charge e clicca su Save. ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, diagramma Descrizione generata automaticamente](media/image108.png) ### Modificare Prenotazione Opera -- Creazione Share Lo **Share** è una funzionalità che consente a due o più prenotazioni di occupare la stessa stanza. Quando una prenotazione viene condivisa, può avere codici tariffa e pacchetti diversi. Inoltre, ogni prenotazione condivisa ha dettagli di fatturazione e di conto separati. Per creare una prenotazione condivisa, puoi seguire questi passaggi: 1. Accedi a Opera Cloud e seleziona Bookings dal menu. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Inserisci i criteri di ricerca e fai clic su Search. 4. Seleziona la prenotazione nella lista dei risultati di ricerca e fai clic su I Want To.... 5. Seleziona Shares o fai clic sul link Shares nella presentazione della prenotazione. Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente 6. Fai clic su Create New Share (o su Combine Existing Reservations per agganciare una prenotazione già esistente) e completa i seguenti campi: ![](media/image110.png) - Name: Clicca per cercare un profilo o crearne uno nuovo. Clicca su Create Guest Profile per creare un nuovo profilo. - Adulti: Inserisci il numero di adulti. - Bambini: Inserisci il numero di bambini. - Arrivo: Inserisci o seleziona la data di arrivo. - Partenza: Inserisci o seleziona la data di partenza. - Tipo di prenotazione: Seleziona un tipo di prenotazione dalla lista (opzionale). - Window 1: Selezionare come metodo Cash Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 7. Fai clic su Save per salvare le modifiche ### Linked Reservation Le linked reservation in Opera Cloud sono un modo per identificare le prenotazioni associate che soggiornano nella tua struttura. Ad esempio, le linked reservation potrebbero essere utilizzate se un ospite effettua prenotazioni per una celebrazione in famiglia o un gruppo di amici in viaggio insieme. Inizialmente, può essere creata una singola prenotazione multi-camera, che successivamente viene divisa in prenotazioni individuali, quindi collegate a diversi profili di ospiti. Le prenotazioni risultanti sono identiche alla prenotazione originale e collegate tra loro. Per collegare le prenotazioni in Opera Cloud, segui questi passaggi: 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Trova la prenotazione che desideri collegare e selezionala. 4. Clicca su I Want To... e seleziona Link to a Reservation. ![](media/image112.png) 5. Inserisci i criteri di ricerca per la prenotazione che desideri collegare e fai clic su Search. 6. Seleziona la prenotazione che desideri collegare e fai clic su Select. ![](media/image114.png) È possibile anche fare l'inverso, ovvero scollegare 2 prenotazioni: 1. Clicca su Linked Reservations 2. Clicca sui 3 pallini 3. Clicca su Unlink Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente ### Calcolo importo totale del soggiorno ![](media/image9.png)Valido solo per gli hotel che risiedono in comuni ove è prevista la tassa di soggiorno. Per visualizzare l'importo totale della prenotazione, segui questi passaggi: 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Cerca la prenotazione desiderata 4. Clicca su Stay Details Immagine che contiene testo, schermata, numero, software Descrizione generata automaticamente 5. Clicca sulla rate ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image117.png) 6. Nella colonna Amount è visibile il totale per notte. Nella parte inferiore, sono visibili il totale del soggiorno, l'importo totale delle fixed charges e l'eventuale deposito pagato. ### Balancing Ermes -- Opera Il Balancing Ermes -- Opera garantisce che le prenotazioni del giorno precedente siano passate correttamente da Ermes ad Opera. Il lunedì, bisognerà controllare anche le prenotazioni entrate dal venerdì alla domenica. 1. Entra su Ermes, clicca su Reports e poi su Reservation Report ![](media/image119.png) 2. Seleziona la data desiderata. Clicca su Run Report e poi su Export to XLS per esportare il file in formato Excel. Si può estrarre il report per tutti gli hotel o si possono selezionare gli hotel desiderati cliccando nel campo Hotel. Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, linea Descrizione generata automaticamente 3. Copia il reservation code nel file estratto ed incollarlo su Opera nel campo Confirmation Number. Verifica che le seguenti informazioni siano passate correttamente: ![](media/image121.png) 4. Verifica che non ci siano prenotazioni duplicate 5. Correggi le rates a zero (a meno che non si tratti di gratuità) 6. Correggi le prenotazioni con room type e/o rate code ND 7. Controlla che tutti i routing (vedi paragrafo 4.10) siano presenti e corretti, dove necessario, filtrando il file sempre in base alla source e all'agenzia di viaggio o company. Per farlo, filtra inserendo la data di creazione delle prenotazioni da controllare nel campo Created On Ed estrai il report come spiegato nel paragrafo 4.20. \*Per le prenotazioni con source AS400, fare sempre il routing alla company Aeroviaggi. \*\*Per le prenotazioni provenienti da agenzie o channels, fai riferimento al file che trovi su Teams Mangias Channel Integration Status e clicca sul tab MOP. I routing dei PM agganciati ai blocks non fanno parte di questo check. ### Arrival Check Controllare giornalmente che le prenotazioni in arrivo il giorno seguente siano presenti in Opera controllando i vari extranet. Il venerdì, bisognerà controllare anche gli arrivi dal sabato al lunedì. 1. Seleziona Bookings dal menu principale di Opera Cloud. 2. Seleziona Reservations e poi Manage Reservation. 3. Inserisci l'hotel e la data da controllare nei campi Arrival From e Arrival To. Poi clicca su Search. ![](media/image123.png) 4. Clicca sulla rotellina in alto a sinistra (accanto a View Options) e poi clicca su Export per poter estrarre la lista degli arrivi in formato Excel Immagine che contiene testo, linea, schermata, numero Descrizione generata automaticamente 5. Nomina il file e clicca su Export ![Immagine che contiene testo, software, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image125.png) 6. Apri il file e filtra le prenotazioni in base alle OTAs nelle colonne Sources o Travel Agents ![](media/image127.png) 7. Entra nell'extranet di Booking.com (se non si è in possesso delle credenziali, farne richiesta al marketing) e controllare che le prenotazioni presenti nel file combacino con quelle dell'extranet. Qualora ci dovessero essere mancate cancellazioni, cancellare la prenotazione manualmente. 8. Ripeti le stesse operazioni per le altre OTAs Reservation -- Hotel Operations ------------------------------- ### Prearrival -- Assegnazione numero camera Per le **camere fisiche**, l'assegnazione del numero di camera sul Opera serve a comunicare al resto del team che quella specifica camera è occupata in modo tale da non assegnarla ad un altro ospite. Per le **camere virtuali** (usate per i PM), l'assegnazione del numero di camera consente principalmente la definizione del routing. L'assegnazione del numero di camera è **obbligatoria per poter fare il check-in** ad una prenotazione e, conseguentemente, abilitare il billing sulla stessa (post charge e post payment). Per assegnare le camere disponibili alle prenotazioni in arrivo cercando di soddisfare le richieste del cliente, segui i seguenti passaggi: 1. Vai al menu Front Desk 2. Seleziona Front Desk Workspace 3. Clicca su Room Assignment ![Immagine che contiene testo, software, schermata, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image128.png) 4. Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Search Immagine che contiene schermata, software, testo, linea Descrizione generata automaticamente 5. Seleziona la prenotazione a cui intendi assegnare una camera. Puoi anche selezionare più di una prenotazione alla volta. 6. Clicca su Auto Assign per assegnare una camera in base ai dettagli della prenotazione su o Manual Assign per personalizzare la ricerca e assegnare la camera manualmente ![Immagine che contiene testo, schermata, numero, linea Descrizione generata automaticamente](media/image130.png) Se clicchi su **[Auto-Assign]**, la sezione Room Assignment mostrerà tutti gli stati delle camere e altre opzioni di ricerca: - Include Departure Rooms, per includere le camere in partenza anche se ancora occupate - Use Associated Preferences, per tenere in considerazione le preferenze del cliente inserite nella prenotazione e/o nel profilo del cliente 7. Clicca su Assign per confermare Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, schermata Descrizione generata automaticamente 8. Una notifica mostrerà l'avvenuta assegnazione 9. Clicca su Close per chiudere la finestra e tornare alla schermata principale ![Immagine che contiene testo Descrizione generata automaticamente](media/image132.png) Se clicchi su **[Manual Assign]**, la sezione Room Assignment mostra tutti i dettagli della prenotazione e altre opzioni di ricerca. 1. Clicca su Search Immagine che contiene testo, schermata, software, schermo Descrizione generata automaticamente Il sistema mostrerà una lista di tutte le camere disponibili. 2. Evidenzia la camera da assegnare 3. Clicca su Select Room ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image134.png) 4. Una notifica mostrerà l'avvenuta assegnazione 5. Clicca Ok per chiudere la finestra e tornare alla schermata principale Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente Per rivedere tutte le camere assegnate: 1. Clicca su Modify Search Criteria ![Immagine che contiene tavolo Descrizione generata automaticamente](media/image136.png) 2. Seleziona Assigned, nel campo Rooms 3. Clicca su Search Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente Per deselezionare una camera assegnata: 1. Clicca sul numero di camera ![Immagine che contiene schermata, testo, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image138.png) 2. Clicca su Select Another Room, per cercare un'altra camera, o, clicca su Remove Room, per rimovere la camera precedentemente assegnata Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente ### Pre-arrival -- Inserire una richiesta di deposito Per inserire una richiesta di deposito, segui i seguenti passaggi: 1. Apri la prenotazione e clicca su Deposit/Cancellation ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image140.png) 2. Cliccare su New, nella sezione Deposit Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 3. Clicca sulla lente accanto al campo Deposit Rule per selezionare una delle regole predefinite, clicca su Select e poi Save. 4. Clicca su Save ### Prearrival -- Postare il pagamento del deposito ![](media/image24.png)Il pagamento del deposito può essere postato soloprima del check-in. Se la prenotazione è in-house (checked in), il pagamento del deposito dovrà essere postato nel billing, come un normale pagamento. Per postare il pagamento del deposito di una camera non checked-in, segui i seguenti passaggi: 1. Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 2. 3. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, schermo Descrizione generata automaticamente](media/image144.png) ### Prearrival -- Fatturare un deposito La fattura d'acconto deve essere emessa quando il cliente richiede fattura per procedere al pagamento anticipato del soggiorno (deposito). La fattura d'acconto viene utilizzata per fiscalizzare sia il deposito parziale che il deposito definitivo. **Prerequisito.** Assicurarsi che il profilo del cliente associato alla prenotazione (Linked Profile) abbia il campo partita IVA valorizzato. \[vedi Capitolo 3 Cliente Profile -- Gestione Profili Cliente\]. Per emettere una fattura di deposito, segui i seguenti passaggi: i. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image146.png) 5. Seleziona il profilo dell'agenzia o della compagnia a cui andrà intestata la fattura 6. Seleziona Window 1 7. Clicca su Add Charge Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente 8. Cliccare sulla lente accanto al campo Code 9. Seleziona il transaction code desiderato - **90410** per deposito da fatturare con IVA al 10% - **90420** per deposito da fatturare con IVA al 22% - **90430** per deposito da fattura senza IVA ![](media/image9.png)Per il dettaglio di quali servizi vanno al 10% e quali al 22%, rivolgersi ad AFC. 10. Nel campo Price digita manualmente il prezzo desiderato in merito alla voce che si sta inserendo. 11. Seleziona la quantità desiderata nel campo Quantity e nel campo Reference scrivere un breve commento sull'importo che si sta richiedendo. 12. Clicca su Add Charge Immagine che contiene testo, Carattere, linea, numero Descrizione generata automaticamente 13. Cliccare su Add Payment 14. Inserisci il metodo di pagamento, importo e un commento 15. Clicca su Add Payment ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image150.png) 16. Cliccare su Settle and Print Deposit Folio 17. Scegli tra le seguenti opzioni: - **Preview to print**: per visualizzare la fattura in anteprima prima di stamparla o inviarla - **Download**: per scaricare la fattura nella cartella desiderata 18. Cliccare su Process per completare l'operazione Immagine che contiene testo Descrizione generata automaticamente ### Check-in Per effettuare il check in di una camera, segui i seguenti passaggi: 1. Vai al menu Front Desk 2. Seleziona Arrivals ![Immagine che contiene testo, software, Carattere, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image152.png) 3. La sezione Arrivals consente di cercare gli ospiti in arrivo e di effettuare il check-in di un ospite. Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Search Immagine che contiene schermata, testo, linea Descrizione generata automaticamente 4. Individua e seleziona la prenotazione a cui effettuare il check-in 5. Clicca sul tasto Check In ![Immagine che contiene testo, linea, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image154.png) 6. Completa i passi per il check-in 7. Nella sezione Room Selection, il campo della camera viene popolato automaticamente con una camera disponibile corrispondente ai dettagli inseriti in prenotazione. 8. Clicca Select Another Room per eseguire una nuova ricerca delle camere disponibili o clicca su Accept Room Selection per accettare l'assegnazione della camera presente nel campo Suggested Room Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 9. Esegui la fase di verifica del pagamento. 10. Clicca su Complete Check In ![Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image156.png) 11. Clicca su Go to Reservations per rivedere o modificare la prenotazione Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 12. Clicca su Go to Billing per accedere al conto dell'ospite in cui è possbile visualizzare tutte le transazioni eseguire durante il soggiorno ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image158.png) 13. Clicca su Back to Arrivals per tornare alla sezione Arrivals e proseguire con il prossimo check-in ### Check-in -- PassportScan Il check-in è l'inglese di "accettazione" ed indica il **momento in cui l'ospite arriva nella struttura** che ha scelto, consegna i **documenti d'identità** per la registrazione e riceve le chiavi della propria camera. Il sistema per la registrazione dei documenti attualmente in uso è PassPortScan. PassportScan Cloud è una soluzione conforme al GDPR che garantisce la sicurezza e la corretta gestione dei dati sensibili. Grazie a questa tecnologia di scansione avanzata, puoi raccogliere in modo semplice e sicuro le informazioni di identificazione degli ospiti e le firme sui consensi sulla privacy. Prevede utilizzo della APP per poter gestire inserimento dei dati e di un "ambiente" di lavoro su browser per svolgere altre funzioni legate al controllo, gestione profili, invio dati portale alloggiati web e istat. #### Procedura per registrazione documento ospiti individuali La gestione avviene tramite tablet/smartphone. Accedere con le proprie credenziali App PassportScan. Nella sezione "Search Booking" inserire il cognome del cliente o il numero di camera assegnato per trovare la prenotazione. Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente Una volta recuperata la prenotazione, procedere con inserimento dei dati selezionando la stessa. Avremo una schermata di questo tipo ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image160.png) Procedere con SCAN e posizionare il documento in modo da permettere al tablet di effettuare la scansione. Il sistema rileva i dati del documento e completa i campi obbligatori per la registrazione. Immagine che contiene testo, Viso umano, schermata, persona Descrizione generata automaticamente Selezionando la funzione Proceed il sistema permette di aggiungere altri ospiti alla prenotazione oppure,se ospite singolo, possiamo selezionare direttamente la voce Signature per informare il cliente in merito alla policy del trattamento dei dati personali. ![](media/image162.png)Ultimo passaggio della procedura prevede la firma su tablet/smartphone da parte del cliente. Una volta effettuata la firma, va selezionato Submit e la procedura è completata. ![](media/image164.png) Avremo due risultati: il primo su ambiente browser passportScan e di conseguenza update su PMs OperaCloud, profilo cliente alla voce Identification e correspodance. Opera Cloud PMS Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente ![Immagine che contiene testo, software, schermata, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image166.png) Su Ambiente Browser PassportScan avremo: Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente E nelle sezione Signed form ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image168.png) Cliccando nel record del cliente è possibile verificare autorizzazione al trattamento dei dati da parte del cliente e la firma del cliente stesso. Immagine che contiene testo, schermata, Pagina Web, software Descrizione generata automaticamente #### Booking Group **La data di importazione del file deve coincidere con la data di arrivo del gruppo. Per preparare i gruppi in anticipo, consigliamo di lavorare direttamente sul modello disponibile nella workspace e di importare il file il giorno dell\'arrivo o durante il check-in del capogruppo.** 1 - Per iniziare con il processo, partiamo con l\'importazione della prenotazione, oppure con la scansione del documento dell\'ospite che sarà il leader della prenotazione. 2 - Poiché il pulsante **\"Booking groups\"** non esiste più nel menu a sinistra, ci sono due modi per importare il file: Attraverso il pulsante **\"Import Customers\"** situato nel menu a discesa di ciascuna delle prenotazioni. ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image170.png) Oppure dall\'interno della prenotazione stessa: Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente Cliccare **\"Import Customers\"**: Avremo schermata di questo tipo. ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image172.png) Nella stessa pagina è disponibile un modello Excel di microsoft da scaricare, e completare nelle sezioni in verde come di seguito Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente UPDATE: per l\'importazione sarà sufficiente copiare i profili escludendo l\'intestazione. Esempio sopra riporta che vanno selezionati i nomi ![Immagine che contiene testo, Carattere, numero, linea Descrizione generata automaticamente](media/image174.png) Una volta che il gruppo è associato all\'interno della prenotazione potrà essere incluso nel file da exportare alla polizia, sempre che: \- Ci sia un leader della riserva \- Il leader deve essere in Check-in **N.B:** È possibile creare un gruppo in anticipo in prenotazione anche senza leader però deve essere fatto sempre nello stesso giorno. Il gruppo non entrerà nel file della polizia. **In dettaglio** Con l\'obiettivo di garantire e migliorare il servizio di importazione dei gruppi (rooming list), abbiamo apportato modifiche al modo in cui PassportScan li gestiva. La sezione \"Booking Groups\" è stata rimossa, e ora PassportScan Cloud gestisce direttamente i gruppi collegati a una prenotazione. Per iniziare l\'importazione, il primo passo sarà quello di scansionare il leader del gruppo. Tuttavia, questo non impedisce la preparazione anticipata del file Excel con i dati del gruppo. Mettiamo a disposizione un file Excel con automatismi applicati che compilerà automaticamente i codici delle città. Quindi i campi da compilare sono quelli in verde e il sistema completerà quelli in rosso. Per questo motivo, abbiamo modificato il file, incorporando i campi opzionali rimanenti che possono essere preparati in anticipo. Ora, quando si importa un file incompleto, PassportScan procederà ugualmente all\'importazione dei dati. A differenza di come è successo finora, ognuno di questi profili sarà creato nella prenotazione come profilo collegato e nel database di PassportScan. Questo permetterà la creazione di arrivi con questi stessi dati in futuro. Inoltre, offrirà all\'operatore la possibilità di correggere errori o campi vuoti dal profilo, o di eseguire il controllo della polizia per i paesi che già godono di questa funzione. La presente completa il BS Alert inviato in merito alla compilazione dei dati degli ospiti in fase di check-in/soggiorno. ### Check-in -- Web Check-in Presto rilasciato ### Check-in -- Recupero documento Presto rilasciato ### Check-in -- Firma consenso privacy Presto rilasciato ### Check-in -- Carta di credito a garanzia Procedura da integrare La carta di credito a garanzia (o pre-autorizzazione) ci consente di essere certi che il cliente sarà in grado di pagare il soggiorno e gli eventuali extra al check-out. Inoltre, la procedura ci consente di velocizzare le operazioni di check-out: il cliente non dovrà presentare la carta di credito al check-out, ma il pagamento potrà essere effettuato manualmente dall'operatore del front office al checkout. Per effettuare una pre-autorizzazione sulla carta di credito, segui i seguenti passaggi: 1. Al check-in il Front Office verifica che la prenotazione sia stata prepagata (Cash/CC/Bonifico/Voucher) e di conseguenza procede con una pre-autorizzazione tramite POS da registrare in Opera. **Importi da pre-autorizzare:** **Camera prepagata** importo del 15% del totale soggiorno a copertura degli extra. **Camera non prepagata** Importo totale soggiorno + maggiorato del 15% a copertura degli extra. **Durante la procedura precisate:** *La pre-autorizzazione sulla carta di credito è un **procedimento standard**. Nessuna somma verrà addebitata al momento. Questa operazione serve solo a bloccare l'importo sulla carta, coprendo il soggiorno e gli eventuali extra. Il pagamento avverrà comodamente al momento del check-out.* ![](media/image24.png)Per ogni prenotazione dovrà essere sempre presente una carta di credito a garanzia. Non sono consentite eccezioni di alcun tipo.\ Nel caso in cui un conto restasse aperto a causa della mancanza della carta di credito a garanzia saranno addebitati al front office. 2. L'importo della pre-autorizzazione va riportato in Opera nella sezione Notes per permettere al Front Office di verificare attraverso il credit check l'allineamento tra accrediti e importi Pre-autorizzati. (Opera Server / OnQ) Su OperaCloud tramite PlanetPayment la pre-autorizzazione sarà registrata nel PMS in automatico 3. La ricevuta della pre-autorizzazione dovrà essere conservata in apposito folder o rack dedicato al cliente insieme alla registration card fino al momento del check-out del cliente (Opera Server / OnQ ). Possiamo consegnare la ricevuta al cliente 4. Al check-out chiudere pre-autorizzazione per l'importo che troviamo nel guest folio balance (Opera). 5. La parte eccedente della pre-autorizzazione rientra nella disponibilità del cliente in 30 business day circa. Su OperaCloud, possiamo procedere come segue: - Post Payment per azzerare il bill - Una volta a zero, andare su Payment istruction e mettere cash - Questo passaggio permette di rilasciare la parte di preautorizzazione non utilizzata in un arco temporale minore. **Planet Payment Solution** Il sistema permette,tramite collegamento tra OperaCLoud e il terminale POS, di poter gestire pre-autorizzazioni e pagamenti tramite input da OperaCloud. **CHECK-IN** Carta di Credito a garanzia della prenotazione **ASSICURARSI DELLA PRE-AUTORIZATHION RULES** Pre-auto rules - [[https://docs.oracle.com/cd/E98457\_01/opera\_5\_6\_core\_help/authorization\_rules.htm]](https://docs.oracle.com/cd/E98457_01/opera_5_6_core_help/authorization_rules.htm) Il Sistema prevede una pre-autorizzazione di default ( RULES ) Settaggio attuale RULES 4 (permette di prendere il numero notti + Percentuale) Il sistema considera se abbiamo un deposito e quindi prende pre-autorizzazione senza prezzo camera ma soltanto 15% del totale room charge. Importante la gestione delle VCC delle prenotazioni Dinamiche. Se il deposito non è stato preso la pre-autorizzazione sarà per importo totale. In alcuni casi la VCC si attiva per la data del check-out pertanto è obbligo cambiare il pre-auto rules da 4 a 5 (amount). In questo caso possiamo settare come amount € 50 al giorno per un massimo di € 150 al check-in. Il sistema di credit check permetterà di colmare il balance qualora superi la pre-autorizzazione. - **Camera pagata** ( TO,VCC,VOUCHER ETC ETC) -- solo 15% del totale room charge - **Camera non pagata** (verificare sempre da dove proviene la prenotazione prima di procedere con pre-autorizzazione) -- il sistema pre-autorizza Totale Prezzo camera + 15 del totale prezzo camera Arrivo del giorno -\> Manage Reservation -\> Conf. Number -\> Payment instruction ![](media/image180.png) - Selezionare Get Token - Selezionare Terminale -- Consigliato impostare terminale per la postazione e non cambiare ![](media/image182.png)OperaCloud tramite interfaccia manda segnale al terminale per avvicinare o inserire la CC ![](media/image186.png) - Se il balance è superiore il sistema tende a chiudere il totale balance con la stessa cc, integrando la pre-autorizzazione precedente e il balance aggiuntivo -- **Non è necessario cambiare importo, lasciare il totale del billing, il sistema prende il pagamento totale e azzera il billing, basta fare check-out per emettere il conto e dare RF o Fattura al cliente** - Se il cliente preferisce usare la cc del check-in soltanto per chiudere la pre-autorizzazione e pagare il resto con altro metodo, **inserire importo della pre-autorizzazione e quindi va cambiato il campo AMOUNT con il totale pre-autorizzato** - Il sistema farà un post payment del totale pre-autorizzato e lascia nel billing il restante che dovrà essere pagato con altro metodo di pagamento - - Altra Cc / Bancomat / Maestro -\> Selezionare **PAY ONLY -- DIRECT SETTLEMENT** ![](media/image188.png) Cliccare Apply Payment ![](media/image190.png) In automatico il sistema riconosce il balance che deve essere pagato per azzerare il conto ![](media/image192.png)Avremo nel Billing i due pagamenti per il totale del balance A questo punto procedere con check-out, una volta essersi assicurati che il balance in tutte le finestre è zero ### In House -- Cambio camera ![](media/image9.png)Registrare ogni variazione di camera sul Opera per ogni prenotazione serve a comunicare al resto del team che la nuova camera è occupata (in modo tale da non assegnarla ad un altro ospite) e, eventualmente, a segnalare come sporca la vecchia camera. Per effettuare un cambio camera, segui i seguenti passaggi: 1. Vai al menu Front Desk 2. Seleziona In House Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente 3. La sezione In House consente di cercare gli ospiti in casa Utilizza i campi della schermata sottostante e clicca su Search ![Immagine che contiene schermata, linea, testo, software Descrizione generata automaticamente](media/image195.png) 4. Individua e seleziona la prenotazione a cui effettuare il cambio camera 5. Clicca il tasto I Want To... Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente 6. Clicca Move Room ![Immagine che contiene testo, software, schermata, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image197.png) 7. Utilizza i campi e i filtri della schermata sottostante e clicca su Search 8. Clicca Select Room in corrispondenza della nuova camera da assegnare Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, Software multimediale Descrizione generata automaticamente 9. Clicca sulla lente del campo Room Move Reason per inserire una motivazione per cui stai effettuando il cambio camera ![Immagine che contiene testo, screenshot, interni Descrizione generata automaticamente](media/image199.png) 10. Seleziona la motivazione desiderata e clicca su Select La motivazione inserita viene automaticamente popolata nel campo Descrizione. Questo campo può anche essere modificato per aggiungere maggior informazioni. Immagine che contiene schermata, software, testo, Icona del computer Descrizione generata automaticamente 11. Clicca su Assign Room ### Esenzione tassa di soggiorno Per inserire un'esenzione per i clienti in arrivo, segui i seguenti passaggi: 1. Individua e Seleziona la prenotazione 2. Assicurati che tutti i componenti siano inseriti nella sezione Accompanying Profile 3. Clicca il tasto I Want To... ![Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente](media/image196.png) 4. Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente 5. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image202.png) 6. 7. 8. Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image204.png) Per inserire un'esenzione per i clienti in casa o in partenza, quando gli addebiti City Tax sono già presenti sul conto, segui i seguenti passaggi: 1. Individua e Selezionare la prenotazione 2. Assicurati che tutti i componenti siano inseriti nella sezione Accompanying Profile 3. Clicca il tasto I Want To... 4. Clicca su Billing Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente 5. Clicca su I Want To... ![Immagine che contiene schermata, testo, linea Descrizione generata automaticamente](media/image206.png) 6. Clicca su Adjust Custom Charges Immagine che contiene testo, Carattere, numero, software Descrizione generata automaticamente 7. Clicca su Edit ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image202.png) 8. 9. 10. Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente ![Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image204.png) 11. 12. Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente ### Billing - Post-It ![](media/image24.png)La funzione Post-it può essere utilizzata solo per room charge (addebito in camera). La funzione Post-it non deve essere utilizzata per il pagamento diretto e/o per i clienti passanti. Per addebitare un articolo, segui i seguenti passaggi: 1. Vai al menu Financials 2. Seleziona Cashiering 3. Clicca su Post It Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente 4. Inserisci un flag su Fast Post 5. Seleziona l'articolo da addebitare dalla lista a sinistra 6. Inserisci il numero di camera 7. Clicca su Post ![Immagine che contiene schermata, testo, software, Pagina Web Descrizione generata automaticamente](media/image210.png) Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Descrizione generata automaticamente 8. L'articolo risulterà addebitato nel conto in camera del cliente selezionato ![Immagine che contiene testo, linea, Carattere, numero Descrizione generata automaticamente](media/image212.png) ### Billing - Gestione Cauzione (teli mare, attrezzature sportive...) La cauzione è un importo che non dovrà figurare sullo scontrino, a meno che il cliente non renderà l'oggetto per il quale è stata chiesta la cauzione. Infatti, se l'oggetto coperto da cauzione viene reso, la cauzione sarà restituita al cliente e l'operazione di completerà a valore zero. Per addebitare una cauzione: 1. fare un post charge su una finestra separata (es. Window 3) usando il transaction code 90400 (es. 15.00 €). 2. Far pagare il cliente e postare il pagamento nella finestra usata al punto 1 (es Window 3) Per stornare la cauzione: 3. postare un charge sulla stessa finestra (es. Window 3) usando il transaction code 90400, dello stesso importo indicato al punto 1, ma con segno negativo (es. - 15.00 €). 4. Restituire la cauzione al cliente e postare il pagamento nella finestra usata al punto 1 (es Window 3) dello stesso importo indicato al punto 3 (es. - 15.00 €). ### Billing - Chiusura anticipata del conto (Advance folio) La presente procedura va applicata nei casi in cui il cliente chiede di pagare il conto dell'intero soggiorno prima di aver fatto il check-out. La procedura da seguire è la seguente: 1. Individua e seleziona la prenotazione 2. Clicca il tasto I Want To... Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente 3. Clicca su Billing ![Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, numero Descrizione generata automaticamente](media/image213.png) 4. Clicca I Want To... 5. Clicca su Advance Folio Immagine che contiene schermata, testo, linea, numero Descrizione generata automaticamente ![Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, numero Descrizione generata automaticamente](media/image215.png) 6. Selezionata gli addebiti previsti 7. Clicca su Apply Advance Charges Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, software Descrizione generata automaticamente 8. Conferma o modifica il metodo di pagamento 9. Clicca su Settle and Send Folio ![Immagine che contiene testo, schermata, schermo, software Descrizione generata automaticamente](media/image217.png) 10. Quando si sceglie una carta di credito come metodo di pagamento, viene visualizzata la finestra di elaborazione pagamento Immagine che contiene testo, Carattere, software, linea Descrizione generata automaticamente 11. Il conto verrà aggiornato riflettendo tutti gli addebiti previsti per l'intero soggiorno ### Billing - Upselling room type Per effettuare un upselling di camera, ovvero assegnare una camera di categoria superiore rispetto a quella prenotata, segui i seguenti passaggi: 1. 2. ![Immagine che contiene testo, schermata, linea, Carattere Descrizione generata automaticamente](media/image219.png) Immagine che contiene testo, linea, schermata Descrizione generata automaticamente 3. - frequenza con cui il supplemento verrà addebitato nel conto - date di validità - importo - transaction code legato al servizio venduto (nel caso dell'upsell, utilizzare 10040) - commento relativo al servizio venduto 4. ![Immagine che contiene testo, schermata, software, Icona del computer Descrizione generata automaticamente](media/image221.png) Per modificare o eliminare il Fixed charge appena creato: 1. Clicca sull'ellipsis (3 pallini verdi) 2. Clicca su Edit o Delete in base alle necessità Immagine che contiene testo, software, schermata, Software multimediale Descrizione generata automaticamente ### Billing -- Inserire un addebito manuale Per inserire un addebito manuale nel conto del cliente, segui i seguenti passaggi: 1. Individua e seleziona la prenotazione 2. Clicca il tasto I Want To... ![Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente](media/image196.png) 3. Clicca su Billing Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, numero Descrizione generata automaticamente 4. Seleziona il folio in cui si intende inserire l'addebito 5. Clicca su Post Charge ![Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente](media/image223.png) 6. Nel campo code, inserisci il Transaction code relativo all'addebito da inserire 7. Nel campo price, inserisci il prezzo 8. Nel campo Supplement, aggiungi un commento 9. Clicca su Apply Charge Immagine che contiene testo, schermata, numero, Carattere Descrizione generata automaticamente 10. Nel Billing comparirà l'addebito inserito manualmente ![Immagine che contiene testo, software, linea, schermata Descrizione generata automaticamente](media/image225.png) ### Billing -- Annullare o modificare un addebito non fatturato Questo il processo decisionale per stabilire come procedere con l'annullamento o modifica di un addebito sul conto del cliente. Immagine che contiene testo, diagramma, schizzo, Piano Descrizione generata automaticamente ### Edit Posting -- Annullare o modificare un addebito non fatturato inserito nella giornata corrente Per annullare o modificare un addebito non fatturato inserito nella giornata corrente, segui i seguenti passaggi: 1. 2. ![Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente](media/image196.png) 3. Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, numero Descrizione generata automaticamente 4. 5. ![Immagine che contiene schermata, testo, software, linea Descrizione generata automaticamente](media/image227.png) 6. 7. 8. Immagine che contiene testo, schermata, software, numero Descrizione generata automaticamente ### Post Adjustment - Annullare o modificare un addebito non fatturato inserito nelle giornate precedenti a quella corrente Per annullare o modificare un addebito non fatturato inserito nelle giornate precedenti a quella corrente, segui i seguenti passaggi 1. Individua e seleziona la prenotazione 2. Clicca il tasto I Want To... ![Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente](media/image196.png) 3. Clicca su Billing Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, numero Descrizione generata automaticamente 4. Seleziona e inserisci un flag sull'addebito da modificare 5. Clicca su Post Adjustment ![Immagine che contiene testo, schermata, linea, software Descrizione generata automaticamente](media/image229.png) 6. Nel campo Reason, inserisci una motivazione 7. Clicca su Process Adjustment Immagine che contiene testo, software, numero, linea Descrizione generata automaticamente 8. Il sistema mostrerà l'importo originale, lo storno e il balance indicherà l'importo da saldare. ![Immagine che contiene testo, schermata, linea, numero Descrizione generata automaticamente](media/image231.png) Immagine che contiene testo, software, schermata, linea Descrizione generata automaticamente ### Quick Split - Modificare un addebito non fatturato per sconto o errore parziale Per annullare un addebito non fatturato per sconto o errore parziale, segui i seguenti passaggi: 1. Individua e seleziona la prenotazione 2. Clicca il tasto I Want To... ![Immagine che contiene schermata, linea, testo, numero Descrizione generata automaticamente](media/image196.png) 3. Clicca su Billing Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, numero Descrizione generata automaticamente 4.

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