Introducere în Scrierea Propunerilor de Proiect (PDF)

**INTRODUCERE ÎN SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECT** Toate propunerile de proiect încep într-un fel, de la un concept sau de la o idee, dar unica raţiune pentru existenţa unui proiect este **să satisfacă o NEVOIE sau să rezolve o PROBLEMĂ**. O dată cu conştientizarea nevoii/ problemei încep căutăril...

**INTRODUCERE ÎN SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECT** Toate propunerile de proiect încep într-un fel, de la un concept sau de la o idee, dar unica raţiune pentru existenţa unui proiect este **să satisfacă o NEVOIE sau să rezolve o PROBLEMĂ**. O dată cu conştientizarea nevoii/ problemei încep căutările pentru o idee de proiect şi o sursă de finanţare. Pe de altă parte, propunerea de proiect poate porni şi de la o idee: o persoană decide că are o idee fantastică de care este nevoie pe acest pământ. Acea persoană nu are în minte un anume client şi poate avea nevoie de o multitudine de date de marketing pentru a putea să o "vândă", fiind nevoie să se organizeze un proiect pentru a-şi atinge obiectivele. Ultima precizare referitoare la cu modul de definire a proiectului are în vedere legătura care trebuie să existe între strategia de dezvoltare a organizaţiei şi obiectivele diverselor proiecte pe care le derulează. Aşadar, proiectele nu trebuie derulate „de dragul proiectelor\", pentru că „aşa este moda\", pentru a câştiga nişte bani, pentru că există fonduri europene (avem în vedere cazul concret al României, care beneficiază în perioada actuală de fonduri considerabile de la Uniunea Europeană). Proiectul se armonizează cu strategia de dezvoltare a organizaţiei, ceea ce înseamnă că stabilirea ideii şi a obiectivului de proiect trebuie să preceadă căutarea/ identificarea sursei de finanţare. De multe ori, lucrurile stau cu totul invers, angajaţii unei organizaţii „aud\" de exis­tenţa unei surse de finanţare, de lansarea unui nou program şi de abia atunci se gândesc la un proiect care să se potrivească, măcar în linii mari, obiectivelor respectivei surse de finanţare. în acest caz, obiectivele proiectului nu sunt concepute în funcţie de nece­sităţile de dezvoltare ale organizaţiei, ci organizaţia respectivă se „chinuie\" să îşi ajuste­ze obiectivele pentru ca acestea să coincidă cu cele ale agenţiei finanţatoare (vezi detalii în secţiunea referitoare la elaborarea propunerii şi stabilirea obiectivelor). Ordinea generatoare de performanţă este: obiective strategice - sursă de finanţare ale cărei obiec­tive coincid cu cele ale organizaţiei. în felul acesta, unitatea de măsură a performanţei este capacitatea organizaţiei de a stabili o legătură durabilă între proiectele pe care le derulează şi obiectivele sale operaţionale şi strategice **Faza de identificare a unei idei de proiect** presupune o muncă de documentare pentru a ne asigura de viabilitatea sau fezabilitatea acesteia, urmărind: 1. natura problemei/problemelor în cauză 2. identificarea „părților interesate" (stakeholders) 3. identificarea rolului pe care fiecare dintre parti îl poate juca în derularea proiectului 4. identificarea rezultatelor care sunt așteptate de la proiect De exemplu **Analiza decalajelor (Gap analyse)** **Diagrama „os de peşte" -- Ishikawa** **Analiza discrepanţelor/ decalajelor (Gap analyse)** - - - **Analiza capacităţii organizaţionale a solicitantului** - - - - **IDEEA DE PROIECT PENTRU A DEVENI PROPUNERE DE PROIECT TREBUIE SA FIE DOCUMENTATA**  **Proiectul trebuie să demonstreze ca prin propunerile sale** - - - Soluţionează, la nivel satisfăcător, problemele identificate, specifice organizaţiei solicitante **Propunerea de PROIECT** este **un** *instrument de colectare de fonduri publice si* este o solicitare de sprijin (bani) pe care o adresaţi în scris unei surse de finantare nationale sau europene cu scopul de a folosi capacitatea proprie ( intelectuala, experienta intr-un domeniu) şi cea a organizaţiei pe care o reprezentaţi pentru a aborda o problemă care există în cadrul comunităţii din care faceţi parte. O propunere de finanţare bine redactată va argumenta : 1. de ce aveţi nevoie de sustinere financiara 2. de câţi bani aveţi nevoie 3. cum şi când îi veţi folosi 4. ce schimbări ( economice, sociale, culturale, educationale)va aduce 5. cum veţi evalua schimbarea 6. De ce este necesară schimbarea? 7. Când va avea loc schimbarea? 8. Cum se va realiza schimbarea? 9. Cât costă şi cum este finanţată schimbarea? 10. Cine îşi asumă responsabilitatea pentru schimbare? 11. Cui aparţin rezultatele în urma schimbării? 12. cum puteţi inspira încredere că veţi folosi finanţarea 13. ce avantaje oferiţi în urma finanţării primite - Propunere = un set de documente care se regasesc in pachetul de informatii dispus in site ul sursei de finanţare, care expune activitati ce urmează a fi întreprinse şi resursele necesare pentru a le realiza; instrument de colectare de fonduri nerambursabile pentru a avea rezultate publice - Board = consiliu de conducere, un grup de persoane cu o bună reputaţie în cadrul comunităţii care este format pentru a ajuta la dezvoltarea organizaţiei - diurna= sume pentru acoperirea unor mici cheltuieli de către participanţii la proiect - Input = date de intrare ale unui proiect - Output = rezultatele unui proiect 1. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 4. 5. *I. Performanţă şi calitate* Produsul finit al proiectului trebuie să fie adecvat scopului vizat. Toate specificaţiile trebuie realizate într-un mod satisfăcător. *II. Buget* Proiectul trebuie finalizat fără a depăşi nivelul autorizat de cheltuieli. În cazul proiectelor comerciale şi industriale, este evident că incapacitatea de a finaliza munca în limitele costurilor prevăzute în buget reduce profitul şi orice venit de pe urma capitalului investit, ceea ce duce la pierderi financiare. Există însă multe proiecte fără orientare directă spre profit. Exemple pot fi proiectele de management intern, de cercetare ştiintifică pură, unele activităţi caritabile şi proiectele realizate în întregime de autorităţile locale din fondurile publice. Şi în cazul acestor proiecte, chiar în absenţa motivaţiei profitului, este esenţial să se acorde atenţia cuvenită bugetelor de costuri şi managementului financiar. Sursele financiare nu sunt întotdeauna inepuizabile şi un proiect poate fi abandonat cu totul, dacă fondurile se termină înainte de finalizare, situaţie în care banii şi eforturile deja investite se pierd. *III. Timp de finalizare* Evoluţia reală a unui proiect trebuie să fie mai rapidă decât evoluţia planificată. Toate etapele proiectului trebuie să nu depăşească datele planificate, astfel încât finalizarea proiectului să se producă la data planificată sau mai devreme de aceasta. Un risc obişnuit în cazul proiectului este incapacitatea de a porni munca la timp. Întârzierile mari sunt produse de amânări, de dificultăţi juridice sau de planificare, de lipsa de informaţii, de fonduri sau alte resurse. Toţi aceşti factori îl pot pune pe managerul de proiect într-o situaţie dificilă sau imposibilă. Dacă proiectul este împiedicat să înceapă la timp este puţin probabil să se termine la timp. Câteodată este nevoie să se considere că unul dintre cele trei obiective primare (performanţă, cost şi timp) are o importanţă specială, ceea ce afectează priorităţile în alocarea resurselor, dacă acestea sunt limitate. Totodată, poate fi influenţat modul în care se alege structura de organizare a proiectului. Analizate din punct de vedere al obiectivelor, proiectele pot avea ca scop prioritar realizarea unor investiţii sau asistenţă tehnică pentru punerea în funcţiune a unor instalaţii, asigurarea unei consultanţe în diferite domenii (legislaţie, management, implementare, acreditare, etc.), precum şi de pregătire şi informare a publicului sau a mediilor importante despre priorităţile domeniului şi diferite forme de atingere a obiectivelor. Obiectivul este starea dorită, la care se va ajunge în momentul în care proiectul va fi încheiat. Din puncte de vedere a exprimării, există o serie de reguli care ajută la o bună definire a obiectivelor. Pentru ca obiectivele să fie corect enunţate ele trebuie: - să beneficieze de o exprimare concisă, prin propoziţii afirmative simple; - să se evite cuvintele cu înţeles neclar sau ambiguu; - să se reducă pe cât posibil numărul adjectivelor. Nu exista un număr minim sau maxime de obiective a unui proiect ce trebuie enunţate într-o cerere de finanţare. De regulă un proiect are între 3 şi 5 obiective. 6. 7. - descrieţi activităţile conform succesiunii logice a acestora în timp; - planifică activităţile în timp în funcţie de resursele implicate; - realizează o descriere cât mai exactă a acţiunilor ce vor fi desfăşurate; - descrie metodologia ce va fi abordată în realizarea activităţilor; - desemnează cine va fi responsabilă de realizarea activităţii; - specifică resursele ce vor fi implicate în realizarea proiectului. +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | | Luna | Luna | Luna | Luna | Luna | Luna | Luna | Luna | | | | | | | | | | | | | I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | +=======+=======+=======+=======+=======+=======+=======+=======+=======+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 1 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 2 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 3 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 4 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 5 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 6 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 7 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 8 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ | Activ | | | | | | | | | | itate | | | | | | | | | | a | | | | | | | | | | 9 | | | | | | | | | +-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+-------+ 1. **Bugetul proiectului.** **DOCUMENTE CARE POT FACE PARTE DIN PROPUNEREA DE PROIECT( sau termenul de CERERE DE FINANTARE)** Ghidul solicitantului/pachetul de informatii conţine lista anexelor ce sunt cerute de finanţator astfel că pentru a realiza un proiect eligibil acesta trebuie însoţită de toate anexele în forma şi conţinând toate date solicitate de finanţator. **ACESTE DOCUMENTE DEVIN anexe care vor face parte integrantă din CONTRACTUL DE FINANTARE ( cand propunerea de proiect devine PROIECT FINANTAT:** **ANEXA III.1 Informaţii financiare generale despre propunerea de proiect** **ANEXA III.2 Profilul organizatiilor participante la proiect \** **ANEXA III.3 Planul de realizare al proiectului** **ANEXA III.4 Lista personalului care participă la execuţia proiectului** **ANEXA III.5 Curriculum Vitae (pentru fiecare specialist\< cu studii superioare\> participant la proiect)** **ANEXA III.6 Lista dotarilor necesare pentru realizarea proiectului** **ANEXA III.7 Acord ferm de colaborare** **ANEXA III.8 Specificaţia financiară** **ANEXA III.9 Devizul cadru** **ANEXA III.10 Eşalonarea plăţilor** **ANEXA III.11 Declaraţii pe propria răspundere privind aplicarea regimului de protectie a informatiilor clasificate (daca este cazul)** **ANEXA III.12 Declaratie pe propria raspundere privind cumulul** **ANEXA III.13 Declaraţie privind neimplicarea ajutorului de stat pentru organizatiile de cercetare (research organasation)** **ANEXA III.14 Declaratie pe propria raspundere ca nu se afla in situatiile privind „firmele in dificultate\"** **ANEXA III.15 Declaratie de conformitate** **ANEXA III.16 Declaratie de nefinantare** **Se pot vizualiza in pachetul de informatii!**