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Introduction à la gestion administrative du personnel La gestion administrative du personnel englobe l'ensemble des tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. Elle est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et le bien-être de ses employés. by Mal...

Introduction à la gestion administrative du personnel La gestion administrative du personnel englobe l'ensemble des tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. Elle est essentielle pour garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et le bien-être de ses employés. by Malika Benm'barek La gestion administrative du personnel désigne l'ensemble des activités et processus liés à la gestion des aspects administratifs des employés au sein d'une organisation. Cela inclut la gestion des dossiers du personnel, la rédaction des contrats de travail, le suivi des absences, des congés et des horaires, la gestion de la paie, ainsi que l'application des obligations légales et réglementaires en matière de droit du travail. Recrutement et embauche Le recrutement et l'embauche sont des étapes cruciales dans le cycle de vie d'un employé. Ils consistent à identifier les meilleurs candidats, à les évaluer et à les intégrer à l'entreprise. 1 Définition des besoins Comprendre les besoins de l'entreprise et définir le profil du candidat idéal. 2 Diffusion de l'offre Choisir les canaux de diffusion adaptés pour attirer des candidats qualifiés. 3 Sélection et entretien Évaluer les candidatures, mener des entretiens et sélectionner le candidat le plus pertinent. 4 Intégration et formation Accueillir le nouvel employé, l'intégrer à l'équipe et lui fournir la formation nécessaire. Gestion des dossiers du personnel La gestion des dossiers du personnel est un élément essentiel de la gestion administrative. Elle consiste à collecter, organiser et mettre à jour les informations relatives aux employés. 1 Informations 2 Informations personnelles professionnelles Nom, adresse, date de Poste, date d'embauche, naissance, coordonnées, salaire, etc. etc. 3 Documents administratifs 4 Informations relatives à la formation Contrats de travail, bulletins de paie, certificats Diplômes, attestations de médicaux, etc. formation, etc. Gestion des Documents Une fois l'embauche acceptée, la gestion des documents administratifs du salarié est cruciale. Il s'agit d'une étape essentielle pour une intégration réussie. Les documents à collecter varient en fonction du type de contrat et de la situation du candidat. Il faut s'assurer que tous les papiers nécessaires sont en ordre avant la date d'embauche. Les documents à collecter auprès du salarié sont une pièce d'identité, une autorisation de séjour et de travail si le salarié n'est pas ressortissant de l'Espace Économique Européen, une autorisation parentale si le salarié est mineur, une photocopie de la carte vitale, un curriculum-vitae, des certificats de travail, les originaux des diplômes, un extrait n°3 du casier judiciaire, un permis de conduire et un RIB. Il est important de vérifier la validité des vaccins du salarié, le cumul d'activités, et l'absence de clause de non-concurrence. Cas pratique: Vous êtes nouvellement embauché en tant de Responsable des Ressources Humaines dans la société LEBOLDOR, entreprise de + de 150 salariés, spécialisée dans la vente de chocolats. Tous les mois, environ 5 nouveaux collaborateurs, des agents de fabrication sont recrutés, pour préparer la saison des fêtes, vous avez recours à des CDD ou des contrats intérimaires. En poste depuis quelques semaines, vous constatez qu’il n’existe aucun process prévu pour gérer « une embauche d’un collaborateur et le suivi des échéances » dans le cadre d’un CDI. Vous devez donc créer ce processus, en veillant à le préciser selon la méthode Quoi, Qui, Quand, Pourquoi? Précisez les modalités pour un salarié bénéficiant de la RQTH.  Tâches Qui ? Délai Précisions éventuelles Demander impérativement au futur collaborateur les documents suivants :  une pièce d’identité ;  une autorisation de séjour et une autorisation de travail si le salarié n'est Demander ces documents (liste non exhaustive) 1 pas ressortissant de l’Espace Économique Européen ; * Avant suffisamment à l’avance pour pouvoir procéder aux diverses Employeur l’embauche  l’autorisation parentale si le salarié est mineur, afin qu’il travaille et vérifications dans les délais impartis. perçoive une rémunération, ainsi que l’autorisation de l’inspection du travail s’il a entre 14 et 16 ans ;  une photocopie de la carte vitale (ou attestation carte vitale). Minimum Si le salarié n'est pas ressortissant de l’Espace Économique Européen, procéder à 2 l’authentification de l’autorisation de séjour et de l’autorisation de travail auprès * 2 jours Employeur ouvrables avant de la Préfecture. l’embauche Pour compléter son dossier individuel, il est souhaitable de demander au salarié :  son curriculum-vitae ;  ses certificats de travail ;  l’original de ses diplômes (notamment le Certificat de Qualification Si ces documents ne sont pas remis au moment de 3 Professionnelle) ; Employeur * Avant l’embauche, il faut impérativement vérifier qu’ils seront  l’extrait n°3 du casier judiciaire pour certaines professions (ex : directeurs l’embauche remis par le salarié avant la fin de la période d’essai. ou sous-directeurs, comptable…) ;  le permis de conduire pour les salariés utilisant un véhicule de service ou de fonction ;  un RIB pour le virement de son salaire. Vérifier certaines informations : Concernant le cumul d’activités : vérifier que ce cumul  la validité des vaccins du salarié si le poste le nécessite ; d’emplois est possible au regard des durées maximales de 4 le cumul d’activités si le salarié travaille pour plusieurs employeurs ; * Avant travail légales et conventionnelles, ainsi qu’au regard du  Employeur l’embauche  que le nouveau salarié n’est pas lié par une clause de non-concurrence ou statut du salarié chez son autre employeur (interdiction une clause d’exclusivité. d’embaucher un fonctionnaire, un agent de la SNCF, etc...). 5 Déclarer le salarié à l’URSSAF en ligne par le biais de la Déclaration Préalable à * Avant la prise l’Embauche. Employeur de poste. 5 Déclarer le salarié à l’URSSAF en ligne par le biais de la Déclaration Préalable à Employeur * Avant la prise l’Embauche. de poste. 6 Inscrire le salarié sur le Registre Unique du Personnel. Employeur * Le jour de Ne pas oublier d’inscrire les stagiaires également et les l’embauche salariés intérimaires mis à disposition. Affilier le salarié à : Au plus tard, 7  l’institution de retraite complémentaire dont relève l’entreprise ; Employeur * le jour de  la couverture complémentaire collective obligatoire « frais de santé » l’embauche (mutuelle). Cette visite, qui remplace la visite médicale d'embauche, doit Maximum dans être réalisée obligatoirement avant l’embauche du salarié si 8 Planifier la visite d’information et de prévention. Employeur * les 3 mois celui-ci est mineur ou travaille la nuit. suivants la prise Si le salarié est soumis à un suivi individuel renforcé, cet de poste examen est réalisé obligatoirement par le médecin du travail avant la prise effective de poste. Remettre au salarié les documents suivants :  copie de la DPAE ou de l'accusé de réception ; Au plus tard, Concernant la transmission du CDD, l’employeur a un délai 9  contrat de travail (et lui faire signer) et fiche de poste ; Employeur * le jour de maximum de 2 jours ouvrables suivant l’embauche pour  livret d’épargne salariale ; l’embauche effectuer cette formalité.  notice d’information sur les garanties du régime de prévoyance. Cette obligation doit notamment être pratique et appropriée au poste que le salarié va tenir. Il ne suffit pas de remettre aux salariés les consignes de sécurité, de leur faire visionner un film, ou de leur remettre le règlement intérieur de l’entreprise. Le contenu de la formation à la sécurité des Le jour de nouveaux embauchés inclura 3 grands domaines : 10 Procéder à l’information et formation à la sécurité du salarié. Service Sécurité l’embauche  l’exécution du travail (modes opératoires, fonctionnement des dispositifs de sécurité, gestes à privilégier ou à bannir, etc.) ;  les conditions de circulation dans l’entreprise ;  la conduite à tenir en cas d’accident. 11 Informer le salarié de la convention collective applicable dans l’entreprise, et où * Le jour de il peut la consulter. Employeur l’embauche Il faut dès l’embauche saisir sur le SIRH l’ensemble des données des salariés afin de mieux anticiper : Suivre les échéances.  la gestion des échéances de cartes de séjour et permis Certains documents ont des dates d’expiration : carte nationale d’identité (ou de travail ; 12 titre de séjour), passeport, permis de conduire. * Au fil de l’eau la gestion des visites médicales avec rappel sur les Employeur  Penser également aux échéances des contrats des collaborateurs, aux fins de renouvellements ; validité des habilitations et certifications obligatoires.  la gestion des fins de périodes d’essai et renouvellement ;  la gestion des fins de contrats (CDD). OBLIGATION D'INFORMATION DES SALARIÉS SUR LES ÉLÉMENTS DE LA RELATION DE TRAVAIL : LES MODÈLES SONT PUBLIÉS La loi du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne dite « DDADUE » a notamment renforcé les obligations d'information de l'employeur vis-à-vis de ses salariés sur les éléments essentiels de la relation de travail. Une procédure spécifique a parallèlement été créée au bénéfice des salariés en cas de défaillance de l'employeur sur ce point. Cette loi a mis le droit interne en conformité avec la Directive (UE) 2019/1152 du 29 juin 2019, qui liste les informations à fournir, ainsi que leurs délais et supports de transmission. Si un grand nombre d'informations étaient déjà couramment transmises via divers supports (contrat de travail, DPAE, bulletin de salaire, CPF...), il a néanmoins fallu les compléter pour s'accorder avec la directive, qui en a étoffé la liste, et adapter les délais de transmission pour certaines d'entre elles. Un décret du 30 octobre 2023 a donc fixé la liste des informations à transmettre ainsi que les délais et modalités de cette transmission. Rappelons que cette nouvelle obligation d'information s'applique pour les embauches effectuées depuis le 1er novembre 2023. N.B : les salariés en poste à cette date et qui n'auraient pas reçu certaines informations peuvent les demander à tout moment à leur employeur, qui a alors 7 jours calendaires pour les leur communiquer. UNE OBLIGATION DE COMMUNICATION RENFORCÉE DEPUIS LE 1ER NOVEMBRE 2023  Informations à délivrer Délai de transmission Identité des parties - Nom et Prénom du salarié ; - Nom ou raison sociale de l'employeur ; - Numéro SIRET ou numéro de cotisant de l'employeur. Lieu de travail - Adresse du lieu de travail ; - Autres adresses du lieu de travail éventuelles ; - Adresse de l'employeur. Fonctions occupées 7 jours - Intitulé du poste, des fonctions, de la catégorie socioprofessionnelle ou de la catégorie d'emploi. Embauche - Date d'embauche. Relation à durée déterminée - Date de la fin du contrat à durée déterminée ou du contrat de mission ; - Ou durée du contrat à durée déterminée ou du contrat de mission. Période d'essai - Durée de la période d'essai ; - Délai de prévenance en cas de rupture du contrat à l'initiative du salarié : conformément à l'article L. 1221-26 du code du 7 jours travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif ; - Délai de prévenance en cas de rupture du contrat à l'initiative de l'employeur : conformément à l'article L. 1221-25 du code du Formation professionnelle - Actions mises en œuvre ou prévues par l'employeur au titre de son obligation en matière de formation, conformément à l'article L. 6321-1 du code du travail. Congés payés N.B : l'arrêté du 3 juin ne cite pas, dans les références aux articles du code du travail applicables aux congés payés, les nouvelles dispositions concernant l'acquisition et la prise des congés au titre de la maladie à l’aune des jurisprudences du 13 septembre 2023 et de l’article 37 de la loi du 22 avril 2024. - La durée du congé payé : conformément aux articles L. 3141-3 et L. 3141-6 à L. 3141-11 et L. 3141-21 à L. 3141-23 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif ; - Les modalités de calcul de la durée du congé payé, conformément aux articles L. 3141-4 et L. 3141-5 du code du travail et à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif. Rupture du contrat - En cas de licenciement pour motif personnel et de licenciement dans le cadre d'un accord de performance collective, la 30 jours procédure à observer par l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1232-2, L. 1232-3, L. 1232-4, R. 1232-1, R. 1232-2, R. 1232-3 du code du travail, aux articles L.  Rémunération - Eléments constitutifs de la rémunération à indiquer séparément : salaire de base ou minimum : fixé conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; avantages en nature (s'il en existe) : fixés conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; prime ou accessoire du salaire (s'il en existe) : fixé conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; - Majoration des heures supplémentaires ou complémentaires : conformément aux articles L. 3121-28, L. 3121-33 et L. 3121-36 du code du travail ainsi qu'aux articles L. 3123-8, L. 3123-21, L. 3123-22 et L. 3123-29 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; - Périodicité du versement de la rémunération : conformément aux articles L. 3242-1 du code du travail 7 jours (salariés mensualisés) ou L. 3242-3 du code du travail (salariés non mensualisés) ou L. 3123-38 du code du travail (salariés en contrat de travail intermittent) et à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] : - Modalités de paiement de la rémunération : conformément à l'article L. 3241-1 du code du travail. Durée de travail - La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, Les différentes formes de contrat de travail CDI CDD Intérim Le contrat à temps partagé exemple GEBOSSE Mulhouse https://www.hbrfrance.fr//chroniques-experts/2018/12/23750-nouvelles-formes-de-travail-u n-defi-pour-le-management/ https://youtu.be/6oMq6A8Oqo8 Suivi des présences et des absences Le suivi des présences et des absences est important pour la gestion des temps de travail et le paiement des heures travaillées. Heures travaillées Heures Absences supplémentaires Congés payés Maladies Congés sans solde Pour rappel, l’article 37 de la loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 dite loi DDADUE 2 consacre une obligation d'information de l'employeur à destination des salariés sur l’acquisition de congés payés pendant un arrêt de travail d’origine professionnelle ou non professionnelle. A l’issue d’une période d’arrêt de travail du salarié pour cause de maladie ou d’accident d'origine professionnelle ou non, l’employeur doit, à compter du 24 avril 2024, porter à la connaissance du salarié, dans le mois qui suit la reprise du travail, les informations suivantes, et ce, en application de l’article L. 3141-19-3, nouvellement créé du code du travail : - Le nombre de jours de congé dont il dispose ; - La date jusqu'à laquelle ces jours de congé peuvent être pris. Cette information s'effectue par tout moyen conférant date certaine à leur réception, notamment par le biais du bulletin de salaire. Sauf exceptions, c'est à compter de cette information que commencera le délai de report pour le salarié qui n'aurait pas pu prendre tous ses congés avant la fin de la période légale ou conventionnelle de prise des congés du fait de son absence pour maladie ou accident d'origine professionnelle ou non. Le texte ne prévoit pas de durée d’absence minimale déclenchant l’obligation pour l’employeur de délivrer cette information. L'employeur est tenu d'informer le salarié Gestion de la paie et des avantages sociaux La gestion de la paie et des avantages sociaux est une tâche complexe qui nécessite une grande précision et une expertise en matière de législation du travail. Calcul de la paie Gestion des avantages sociaux Paiements Calcul du salaire net, des retenues Assurance maladie, assurance vie, Virements bancaires, chèques, etc. fiscales et sociales, des primes et assurance invalidité, mutuelle, des indemnités. etc. Cas pratique Monsieur B est employé en tant que chef d’équipe, il travaille à 35 heures par semaine, son salaire est fixé selon le minimum conventionnel soit un taux horaire brut de 15,75€. Au 01/10/2024, il a été promu au poste d’encadrant avec une augmentation de 20%. Calculez le nouveau taux horaire brut de Monsieur B Calculez le nouveau salaire chargé de Monsieur B Formation et développement des employés La formation et le développement des employés sont essentiels pour maintenir la performance de l'entreprise et améliorer les compétences des salariés. Évaluation des besoins Identifier les besoins de formation des employés. Planification Déterminer les objectifs, les contenus et les méthodes de formation. Mise en œuvre Organiser et dispenser les formations. Évaluation Évaluer l'efficacité de la formation. Évaluation des performances et promotions L'évaluation des performances permet d'évaluer le travail des employés et de les encourager à s'améliorer. Elle est aussi un élément important pour la prise de décision en matière de gestion des talents, des carrières. Objectifs individuels Évaluation régulière Définition des objectifs et des attentes pour chaque employé. Suivi des performances et des progrès réalisés. Entretiens d'évaluation Remise de récompenses Discussion des performances et des points d'amélioration. Reconnaissance des performances exceptionnelles. Gestion des départs et des licenciements La gestion des départs et des licenciements est une tâche délicate qui doit être menée avec professionnalisme et respect. Entretien de départ Formalités Indemnités de départ Gestion du matériel administratives Discussion des raisons du Calcul et paiement des Récupération du matériel départ et des modalités de Préparation des documents indemnités dues à professionnel et restitution la rupture. de rupture, attestation de l'employé. des biens personnels. travail, etc.