财务档案管理制度 PDF

## 财务档案管理细则 ### 第一章 目的 - 为了加强公司的财务管理水平，规范财务管理工作，提高财务部工作效率，配合公司整体经营运作，根据集团《财务档案管理细则》，结合本公司的实际情况，特制定本制度。 ### 第二章 财务档案定义 - 公司的财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，...

## 财务档案管理细则 ### 第一章 目的 - 为了加强公司的财务管理水平，规范财务管理工作，提高财务部工作效率，配合公司整体经营运作，根据集团《财务档案管理细则》，结合本公司的实际情况，特制定本制度。 ### 第二章 财务档案定义 - 公司的财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，也是开展经济活动，进行经济分析研究的重要依据和参考资料。本公司的财务档案类目包括：工商档案类、银行档案类、税局档案类、文书档案类、投资档案类、会计审计档案类。 ### 第三章 财务档案分类 #### 3.1 工商档案类 (资金模块) - 3.1.1 基础资料: 营业执照、企业章程、年检登记证等证照; - 3.1.2 设立资料: 注册资料、发起人/原始股东出资比例、住所证明、法人资格证明、法定代表人任职文件、名称预先核准通知书、董事情况、合资合同、开户银行账号等; - 3.1.3 变更资料: 法定代表人/股东人员/董事人员/公司名称的变更、注册地址的变更、注册资金的变更、设立子公司或分支机构、章程的变更、经营范围的变更等。 - 3.1.4 年检资料: 资产负债表、利润表、现金流量表 - 3.1.5 注销资料: 法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件、清算组组织及清算报告、核准吊销(注销日期)等。 #### 3.2 银行档案类 (资金模块) - 3.2.1 基本资料: 印鉴卡、贷款卡、开户协议、开户许可证、三方协议、开结算帐户、开电子银行功能、开通电子回单箱、开通账户信使用等协议、预留印鉴、委托划款协议等; - 3.2.2 融资资料: 贷款合同、担保合同等; - 3.2.3 理财资料: 签订理财协议、确认产品说明书等; - 3.2.4 其他资料: 除以上类别的银行资料。 #### 3.3 税局档案类 (税务模块) - 3.3.1 基础备案: 税务登记证、个人所得税基础信息表、扣缴义务人登记表/个人所得税扣款税款登记表、纳税人存款账户报告表、财务会计制度及核算软件备案报告书、委托划转税款协议书、服务贸易等项目对外支付税务备案表、税务事项通知书、境内机构和个人发包工程作业或劳务项目报告表、境外注册中资控股企业居民身份认定、社会保险费缴费登记表、社会保险费参保员工信息变更表等; - 3.3.2 证明资料: 中华人民共和国税收完税证明、社会保险费缴费证明、丢失增值税专用发票已报税证明单、车辆购置税完税证明、资源税管理证明、清税证明、非居民企业汇总申报企业所得税证明、税收居民证明、出口货物退运已补税(未退税)证明等; - 3.3.3 发票资料: 准予税务行政许可决定书、增值税税控系统专用设备注销发行登记表、未按期申报抵扣增值税扣税凭证允许继续抵扣通知单等; - 3.3.4 其他资料: 专项稽查、优惠减免、税务违法案件终结表等。 #### 3.4 文书档案类 (综合模块) - 3.4.1 行政资料: 规章制度、红头文件、会议纪要、工作移交单、批准、快报、回执资料等; - 3.4.2 签报、审批: - 3.4.3 检查资料: 内部检查、外部检查(统计局检查、经济普查检查)等; - 3.4.4 其他资料: 除投资类、银行类以外的合同、销售合同、工程合同等合同或其他文件。 #### 3.5 投资档案类 (审计模块) - 3.5.1 投资合同: 股权转让协议、股权增资协议等; - 3.5.2 决议、报告: 股东会议决议、董事会决议、董事会报告等; - 3.5.3 其他资料: 证券卡、确认函、承诺函、信息披露文件等 - 3.5.4 投后资料: #### 3.6 会计审计档案类 (会计模块) - 3.6.1 凭证: - 3.6.2 账册: - 3.6.3 报告类: 审计报告、税审报告、财损报告、评估报告、内部管理报表等; - 3.6.4 发票收据: 抵扣联; - 3.6.5 专项审计: - 3.6.6 其他资料: 纳税申报表、银行对账单、银行存款调节表、统计资料、申报高企资料、政府优惠资料、折旧、盘点、函证等。 ### 第四章 财务资料归档 - 4.1 档案归档时间: 每年1月、4月、7月、10月中旬 - 4.2 档案归档范围: 1月份归档上年度10-12月资料。4月份归档本年度1-3月资料。7月份归档本年度4-6月资料。10月份归档本年度7-9月资料, - 4.3 档案归档程序 - 4.3.1 档案保管: 公司日常收到的所有资料未进行归档之前由会计人员进行保管。各保管人员对未归档的资料应妥善保管，保证会计资料的完整。 - 4.3.2 档案整理: 公司每半年形成的财务档案,应按照归档要求,整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 - 4.3.3 档案入库: 华新园财务资料由集团财务中心统一保管。档案保管人员在接收档案后,需5日内将其归入档案室,且必须保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。 - 4.3.4 对于使用会计电算化软件核算形成的电子数据,应当由财务软件管理人员在同一档案归档时间当年的电子数据刻录成光盘,交由财务档案保管人员保管。 ### 第五章 财务档案的查借阅 - 5.1 查借阅归还: 财务人员因工作需要查借阅会计档案时,必须按规定时间及时归还原处。会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复制时,必须办理借用手续,填写借用登记表,对借用的会计档案名称、卷号、借用日期做登记,并限期归还。 - 5.2 外单位人员因公需要查阅财务档案时,应持有单位介绍信,经财务总监或财务部长同意后,方能由财务档案保管人员和相关会计人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 - 5.3 公司保存的会计档案不得借离公司。如有特殊需要,经公司负责人批准,可予以查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 ### 第六章 财务档案保管期限 - 6.1 财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、30年4类。各类财务档案的具体保管期限详见附表。 - 6.2 财务档案的保管期限,从档案盒上的日期为第一天算起。 ### 第七章 财务档案的销毁 - 7.1 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁: - 7.1.1 由公司财务部提出销毁意见,编制财务档案销毁清册,列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 - 7.1.2 公司负责人在财务档案销毁清册上签署意见。 - 7.1.3 监销人在销毁财务档案前,应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案;销毁后,应当在财务档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告公司负责人。 - 7.2 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 ### 第八章 附则 - 8.1 本制度的解释、修订由公司财务部负责。 - 8.2 本制度自2022年11月1日起开始施行。 ### 附表 1: 会计档案保管期限表 | 序号 | 档案名称 | 保管期限 | 备注 | |:-------|:------------------------------------------|:-------------|:-------------------------------------------------------------------------| | 1 | 会计凭证类 | 30 年 | | | 2 | 原始凭证 | 30 年 | | | 3 | 记账凭证 | 30 年 | | | 4 | 汇总凭证 | 30 年 | | | 5 | 会计账簿类 | 30 年 | | | 6 | 总账 | 30 年 | 包括日记总账 | | 7 | 明细账 | 30 年 | | | 8 | 日记账 | 30 年 | 现金和银行存款日记账保管 25 年 | | 9 | 固定资产卡片 | 30 年 | 固定资产投资清理后保管 5 年 | | 10 | 辅助账簿 | 30 年 | | | 11 | 财务报告类 | 10 年 | 包括各级主管部门汇总财务报告 | | 12 | 月、季度财务报告 | 10 年 | 包括文字分析。 | | 13 | 年度财务报告(决算) | 永久 | 包括文字 | | 14 | 其他类 | | | | 15 | 会计移交清册 | 30 年 | | | 16 | 会计档案保管清册 | 永久 | | | 17 | 会计档案销毁清册 | 永久 | | | 18 | 银行余额调节表 | 10 年 | | | 19 | 银行对账单 | 10 年 | | | 20 | 发票、收据 | 10 年 | | | 21 | 纳税申报表 | 10 年 | |