Guía de Apoyo: Organización y Procedimientos PDF

GUÍA DE APOYO Organización y Procedimientos Castellanos Villalobos Rebeca  Contenido Unidad I: Generalidades de Organización........................................................................................... 2 Histori...

GUÍA DE APOYO Organización y Procedimientos Castellanos Villalobos Rebeca  Contenido Unidad I: Generalidades de Organización........................................................................................... 2 Historia de la Administración.......................................................................................................... 2 Concepto de Administración........................................................................................................... 5 Organización.................................................................................................................................... 5 Definición........................................................................................................................................ 5 Importancia..................................................................................................................................... 5 Generalidades de la Organización................................................................................................... 6 Estructura Organizacional............................................................................................................... 6 Unidad II: Técnicas de Organización................................................................................................... 8 Principios de la Organización.......................................................................................................... 8 Tipología de Organización............................................................................................................... 9 Organigramas................................................................................................................................ 11 Funciones...................................................................................................................................... 11 Ventajas......................................................................................................................................... 12 Desventajas................................................................................................................................... 12 Tipos de Organigramas.................................................................................................................. 12 Análisis de Puestos........................................................................................................................ 13 Descripción de Puestos................................................................................................................. 14 Unidad III: Manuales Administrativos............................................................................................... 17 Utilidad de los Manuales............................................................................................................... 17 Proceso de Elaboración de Manuales........................................................................................... 18 Manuales de organización............................................................................................................ 18 Identificación de Manuales........................................................................................................... 20 Manual de Procedimiento............................................................................................................. 22 Diagrama de Flujo......................................................................................................................... 23 Mapeo de Proceso........................................................................................................................ 24 Manual de Políticas y Reglamento Interno................................................................................... 25 Fuentes de Consulta.......................................................................................................................... 28 1  Unidad I: Generalidades de Organización Historia de la Administración La administración, se puede comprender cómo ha ido desarrollándose a la par con la evolución del hombre; ya que desde sus inicios éste tuvo la necesidad de pensar, organizar, decidir y ejecutar sus planes para satisfacer sus necesidades. Conforme fue avanzando la humanidad, la población empezó a formar y establecer grupos pequeños que se convirtieron más tarde en grandes masas; por lo que fue de importancia el buscar formas y estrategias sobre cómo lograr organizaciones que realizaran sus actividades de manera más eficaz y eficiente; esto condujo y aportó al desarrollo de la administración. Imagen 1: Historia de la Administración Clásico: Busca encontrar caminos adecuados para administrar las corporaciones y actividades de una forma más efectiva. Cuenta con la teoría Científica (1903) Realizan los primeros estudios de tiempos y movimientos; igualmente se diseñan cargos y tareas de acuerdo con el trabajador, se estandarizan métodos y maquinas, entre otros muchos más aportes. Y la teórica clásica ésta se enfoca en la estructuración, implicando el proceso administrativo con las acciones de Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Imagen 2: Principios Administración Fayol 2  Humanístico: Se basa principalmente en la “Teoría de las relaciones humanas”, surgiendo en 1932, teniendo como principal exponente a Elton Mayo; enfatizándose principalmente en las personas. Se determinan niveles de producción a través normas sociales, se puntualiza la influencia del grupo de trabajo sobre el desempeño, las buenas relaciones interpersonales contribuyen a mejorar la eficiencia. Imagen 3: Pirámide de Maslow Cuantitativo: Involucra la aplicación de estadísticas, modelos de optimización, modelos de información, simulaciones por computadora y otras técnicas cuantitativas para administrar las actividades. La programación lineal, por ejemplo, es una técnica empleada por los gerentes para mejorar sus decisiones de asignación de recursos. La programación del trabajo puede ser más eficiente gracias al análisis de rutas críticas. El modelo cuantitativo de orden económico ayuda a los gerentes a determinar los niveles de inventa rio óptimos. Todos los anteriores son ejemplos de técnicas cuantitativas aplicadas a la mejora del proceso de toma de decisiones gerencial. Otra área en donde estas técnicas se emplean con frecuencia es la administración de la calidad total Contemporáneo: Se tiene el comportamiento organizacional Surgió en 1957, teniendo como principales precursores a Herbert Simón, Chester Bernard, Douglas McGregor, Rendís Likert y Chris Argyris. Esta teoría busca modificar el estilo de administración del trato con el trabajador, así como propiciar la participación de todos en la toma de decisiones; igualmente busco mejorar los horarios de trabajo, descansos, condiciones seguras de trabajo, relación amigable entre la gerencia y el personal, todas las anteriores como las principales. Y la teoría situacional Fue desarrollada en 1972 por distinguidos como: William R. Dill, William Starbuck, James D. Thompson, Paul R. Lawrence, Jay W. Lorsch, Tom Burns. Todos ellos enfocándose al ambiente donde se desarrolla la administración y la tecnología implicada en esta; además, cuestiona los principios universales de la administración y la forma en que el administrador debe desarrollar sus habilidades frente a determinadas situaciones 3 LA ADMINISTRACIÓN EN LA ÉPOCA MODERNA, PRINCIPIOS PARA EL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Maquiavelo, menciona los siguientes puntos a tratar: Plantea que una organización será estable cuando los miembros manifiesten sus problemas y resuelvan sus conflictos. Una persona podrá emprender una organización, pero esta perdurará cuando este al mando de muchas personas y estas deseen conservarla. Los lideres deben tener autoridad para poder guiar a sus subordinados. Cuando un gerente quiera cambiar una organización ya establecida debe conservar parte de su estructura y costumbres antiguas La Revolución Industrial, mostro que esta administración estaba caracterizada por su carente base científica, con la explotación del trabajador y las malas condiciones de trabajo (horarios excesivos, insalubridad, peligros, etc.). Posteriormente esto condujo a la aparición de una corriente de pensamiento social a favor de los trabajadores que propició la investigación, la madurez en las disciplinas administrativas y la formación de la administración científica. LA ADMINISTRACIÓN EN LA ÉPOCA MODERNA CONSOLIDACIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Adam Smith, quien inicia la economía clásica o bien conocido como capitalismo, anunció el principio de la división del trabajo como fundamental para la especialización y aumento de la producción. Robert Owen, pionero sobre el manejo del recurso humano, dando ideas para un manejo amable con los trabajadores y mejores condiciones de trabajo. Siguiendo con estos personajes Charles Babbage conocido como el “Padre de la computación moderna”, diseño planes de incentivos y el reparto de utilidades y puso su atención en la especialización laboral con estudios de tiempos y movimientos. Henry R. Towne, que difundió a la administración como una disciplina independiente y como ciencia, desarrollando los principios de la administración Imagen 4: Importancia de la Administración 4 Concepto de Administración HENRY FAYOL: Dice que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar” FERNANDEZ ESCALANTE: “Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes” REYES PONCE: Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social” BLACK Y PORTERO: “El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional”. Organización Las organizaciones son 1) entidades sociales que 2) están dirigidas a las metas, 3) están diseñadas como sistemas de actividades estructuradas y coordinadas en forma deliberada y 4) están vinculadas al entorno. El elemento clave de una organización no es una construcción ni un conjunto de polí ticas y procedimientos; las organizaciones están constituidas por las personas y las relaciones entre ellas. Una organización existe cuando las personas interactúan entre sí para realizar funciones esenciales que ayudan a alcanzar las metas. Agustín Reyes Ponce menciona que la organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Munch Galindo es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Definición ◦ Acción o efecto de organizar u organizarse, esto es, disposición, arreglo, orden; como parte del proceso administrativo es la etapa en la que se define la estructura organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos humanos, la cultura y el cambio organizacional; como unidad productiva, una organización es una entidad social orientada hacia la consecución de metas con base en un sistema coordinado y estructurado vinculado con el entorno. Importancia Reunir recursos para alcanzar resultados. Generar bienes y servicios de calidad. Utilizar eficazmente la tecnología de la información y de manufactura. Desarrollar capacidad para aprender de la experiencia. 5  Constituir un lugar que desarrolle el sentido de pertenencia y respeto. Crear valor para sus grupos de interés. Generalidades de la Organización Los administradores estructuran y coordinan en forma deliberada los recursos organizacionales de modo que sea posible cumplir con el propósito de la organización. Para las organizaciones, estriba en que éstas requieren de sus aptitudes y habilidades administrativas, sobre todo en tiempos inciertos, complejos y caóticos. En virtud de que las se tiene que lidiar con los desafíos actuales, llámense las condiciones económicas mundiales, los cambios tecnológicos, la siempre creciente globalización, etc. Estructura Organizacional Es la distribución de las personas en diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones. En este término, hay otros conceptos implícitos: los de división del trabajo, rangos o jerarquías, autoridad, reglas y normas, que especifican cómo deben comportarse los individuos en cada posición. EL ADMINISTRADOR VE Y ANALIZA DIMENSION ESTRUCTURAL Formalización. Documentación escrita de objetivos, metas, políticas, procedimientos, programas, estrategias y toda clase de recursos orientados hacia la gestión de sus acciones. Especialización. Forma y grado en que se subdivide el trabajo. En la medida que sea alta, el personal se concentrará en tareas específicas; cuando es baja, los integrantes de la organización desempeñarán más tareas. Jerarquía de autoridad. Corresponde al nivel en que se delega la autoridad y responsabilidad, condición que se refleja en el tramo de control (número de personas que reportan a un superior). Centralización. Se refiere a la concentración de autoridad en una unidad. Cuando la autoridad se mantiene en unidades determinadas, se centraliza; cuando se delega en varias unidades, de descentraliza. Profesionalismo. Nivel de educación y preparación formal que tiene el personal de una organización, el cual depende de los años de educación y experiencia adquirida. Indicadores de recursos humanos. Indicadores que relacionan el desarrollo de las personas con las tareas que realizan Tamaño. Magnitud de una organización con base en el número de personas, recursos financieros, instalaciones, ámbito de actuación y volumen de productos o servicios que genera. Tecnología organizacional. Herramientas de tecnología de la información y técnicas de análisis y evaluación que la organización emplea para transformar los insumos en resultados. Este factor se relaciona estrechamente con el nivel de desempeño que puede alcanzar de acuerdo con la capacidad de respuesta que desarrolle Entorno. Elementos que están fuera como son el gobierno, la industria, los bancos, las empresas competidoras e incluso aquellas con las que no compite, proveedores, clientes y comunidad en general. 6  Estrategia. Ruta para manejar los recursos y las acciones necesarias para hacer frente al entorno y mantener una posición competitiva sostenible. Cultura organizacional. Conjunto de creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres y formas de hacer las cosas que comparten los miembros de la empresa. No tiene que ver con el logro personal, sino con ayudar a los demás a llevar a cabo su trabajo. Esto podría implicar coordinar el trabajo de un departamento o supervisar a una sola persona. También podría involucrar la coordinación de las actividades laborales de un equipo conformado por personal de distintos departamentos o hasta por individuos ajenos a la organización (digamos, empleados temporales o gente que trabaja para los proveedores de la empresa). El punto central de entender las dimensiones estructurales y contextuales es diseñar la organización de manera que logre un desempeño y una efectividad altos. Los administradores ajustan las dimensiones estructurales y contextuales para transformar de manera más eficiente y eficaz los insumos en productos y ofrecer valor. Imagen 5: Eficiencia y Eficacia Administración Imagen 6: Organización en una empresa Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber porque y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés persiguen cada una 7 de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos más importantes de cada una de las estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las necesidades de las empresas en la actualidad. Unidad II: Técnicas de Organización Imagen 7: Proceso Administrativo Principios de la Organización Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Esto se ayuda con los siguientes puntos: Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Especialización: “El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad”. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de Mando: Este principio establece que, al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia. 8  Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Amplitud o Tramo de Control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas las funciones eficientemente. De la coordinación: Las unidades de la organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionará como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ningún antagonismo. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. Tipología de Organización Informal: Consisten en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización. Este tipo de organizaciones emergen espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan inician un negocio y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Formal: Comprende de una estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos organizacionales, rutinas y procedimientos, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con el fin de que sus objetivos sean cumplidos y su equilibrio interno sea mantenido. Lineal: La organización lineal es la estructura más simple y antigua, se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval. El nombre de organización lineal implica que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Con esta estructura hay una división rígida y piramidal. En ellas hay una línea de mando establecida en la que cada jefe tiene uno o varios subordinados que responden únicamente ante él. En este tipo de estructuras, todas las decisiones tienen que pasar por la persona que está a cargo de toda la organización. 9  Imagen 8: Datos Organización Lineal Funcional: Es uno de los tipos de estructuras organizacionales más frecuentes y divide una organización según los puestos de trabajo más habituales. Por tanto, todas las funciones, y por tanto las áreas, están estrictamente definidas. Esto hace que no haya mucha comunicación entre los distintos departamentos. Imagen 8: Datos Organización Funcional Línea-Staff: Es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, busca incrementar las ventajas y reducir las desventajas de esos dos tipos de organización, formando la denominada organización jerárquica-consultiva. En la organización Línea-Staff existen características del tipo lineal y del tipo funcional, fusionadas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la organización Línea-Staff coexisten órganos de línea, es decir de ejecución y de asesoría que son los órganos de apoyo y consultoría, manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea están caracterizados por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras que los 10  órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados. Funciones del Staff: Servicios, Consultoría, Monitoreo, Planeación y control. Comités: Se denominan de varias formas: comités, juntas, grupos de trabajo, consejos, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, algunas otras funciones técnicas, otros estudian problemas y otros solamente dan recomendaciones, pero es un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se le encomiendan. La autoridad que se proporciona en los comités es muy variada, por ese motivo existe demasiada confusión sobre su naturaleza. Divisional: Conformada por unidades o divisiones independientes y cada división tiene autonomía limitada y encabezada por un líder divisional. Matricial: Este tipo de estructura combina tanto la estructura divisional como la funcional. Con esta combinación las empresas intentan conseguir la mayor integración de recursos especializados. Organigramas Posee diversas funciones y finalidades: 1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: a. Los cargos existentes en la compañía. b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c. Como la autoridad se le asigna a los mismos. Funciones Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura, así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. 11 Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. Ventajas 1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas. 2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción. 3. Muestra quién depende de quién. 4. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles. 5. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía. 6. Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen. 7. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización Desventajas No se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información. Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. Tipos de Organigramas Revisar las páginas especializadas (Vistas para la clase) https://www.bizneo.com/blog/organigrama-de-una-empresa/ https://blog.krowdy.com/tipos-de-organigramas-para-empresas-con-ejemplos https://www.endalia.com/news/organigrama-empresa/ 12 Análisis de Puestos El departamento de personal, dentro de cualquier organismo social juega un papel muy importante, puesto que las funciones que realiza como tal, van encaminadas a la contratación, capacitación y desarrollo del personal con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos por los directivos de dicha organización. Y con base en las funciones asignadas al departamento de recursos humanos (RH), y del tamaño de la organización, es que va a depender el reconocimiento o importancia del área de RH en la estructura orgánica de la empresa u organización. Por lo tanto, entre más grande sea la organización, más áreas conformarán el departamento de personal. El análisis de puestos se inició con el estudio de ‘’tiempos y movimientos’’ (atribuido a F.Taylor, entre 1885 y 1915, por ser el primero en realizar una observación más sistemática de cada una de las tareas que el individuo ejecuta al desempeñar su trabajo) hasta llegar a las teorías de las ‘’relaciones humanas y motivacionales’’, que son las que sentaron las bases para el ‘desarrollo organizacional’ Bemis, Belenky y Soder, 1983 Gael, 1983 Es un procedimiento sistemático para Proceso por el que un puesto es reunir, documentar y analizar descompuestos en sus partes información sobre tres aspectos básicos componentes y éstas son a su vez objeto de un puesto de trabajo: contenido del de estudio para descifrar la naturaleza del puesto, requerimientos del puesto y trabajo contexto del puesto Cuadro 1: Concepto de Análisis de Puestos Se plantean cuestiones como: ¿Qué hace el trabajador/a?, ¿Cómo lo hace?, ¿Por qué lo hace?, 13  ¿Qué consecuencias tiene lo que hace? Se pueden utilizar diferentes herramientas como la observación, el cuestionario (abierto o cerrado), entrevistas (individuales o de grupo), paneles de expertos, etc. Imagen 9: Métodos para el Análisis de Puestos Descripción de Puestos Es el proceso de plasmación del análisis del puesto en un documento estructurado y homogéneo para todos los puestos de la organización, que contenga la información requerida. 1. Datos Generales del puesto 2. Objetivo general y especifico del puesto 3. Requisitos del puesto (habilidades, experiencia profesional, formación académica, idiomas) 14 Imagen 10: Elementos Descripción de Puestos 15  Imagen 11: Ejemplo de Formato Descripción de Puestos Se agregan los links de los videos vistos en clases: https://www.youtube.com/watch?v=gNZiOXLoMLA https://www.youtube.com/watch?v=yfT69DzOBBI https://www.youtube.com/watch?v=okd1HpuU0cI 16  Unidad III: Manuales Administrativos Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, organización, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para mejorar el desempeño de la empresa. También se puede decir que son Herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Según Chiavenato (1996), existen seis tipos de manuales administrativos en las organizaciones: 1. Organización: Se vincula más específicamente con los aspectos generales: misión, visión y objetivos, estructura de la organización, áreas que la integran y su vinculación jerárquica. Representa una perspectiva general de la organización. 2. Políticas: Hace referencia a una mirada estratégica del negocio o sector en el que se desempeña la organización. Estipula las principales orientaciones de la organización para guiar la toma de decisiones de sus directivos. 3. Procedimientos: Es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades 4. Especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones. 5. Empleado (Inducción): Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. 6. Propósito Múltiple: Contiene información de más de una organización o de un sector o región de la empresa. Utilidad de los Manuales Representan una declaración formal: los manuales administrativos son el reconocimiento formal de la división del trabajo, las jerarquías, el organigrama de una organización, y sus canales formales de comunicación., o Indican las prácticas autorizadas: los manuales administrativos sirven para indicar la conducta tradicional de la organización ante determinados sucesos (como compendio de sucesos sistematizados ante situaciones específicas). Son un ejemplo de decisiones preprogramadas. Exteriorizan la coordinación interna: estipulan las formas en las que las diversas partes de la organización colaboran entre sí por diseño, como lo hacen los componentes de una pieza de relojería. 17 Facilitan la capacitación: se utilizan como fuente para la capacitación de nuevos recursos humanos. Sistematizan el conocimiento organizacional: los manuales permiten documentar y registrar los procesos referidos a la gestión documental, productiva, financiera, contable de la organización. En definitiva, facilitan el ordenamiento del conocimiento y la experiencia de la organización, para su propio beneficio. Estandarizan las formas del trabajo: la estandarización busca la eficiencia en la realización de tareas, al procurar hacerlas de manera que se involucren los menores costos en el menor tiempo posible, asegurando resultados normalizados. Y favorecen la transparencia: contribuyen a la transparencia intraorganizacional al dejar en evidencia todos los aspectos de funcionamiento institucional, favorecen la revisión continua y la cultura de la calidad organizacional (Tokiko, 2011). Proceso de Elaboración de Manuales Rodríguez Valencia, resume este proceso en ocho puntos que son indispensables para su elaboración y mantenimiento: Imagen 12: Proceso Creación de Manuales Manuales de organización Es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, y está integrado por la portada, índice, presentación, antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura orgánica, descripciones de puestos, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinación, directorio y firmas. Además, define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución. Manual General de Organización. - Refleja la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad, a partir de la descripción del primer nivel. Manual Específico de Organización. - Comprende las funciones y responsabilidades de un área en especial, de acuerdo a la división administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad 18 La información que deberá contener el Manual de Organización dependerá de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos: ♦ Portada ♦ Índice: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento ♦ Presentación: El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización. La introducción es una breve explicación del contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. ♦ Antecedentes: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados. ♦ Marco Jurídico: Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial) ♦ Atribuciones: Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas ♦ Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder a la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico de adscripción ♦ Descripción de Puestos : Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye la información siguiente: Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etcétera),Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría, Funciones generales y específicas, Responsabilidades o deberes, Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así como las que deba establecer externamente, Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad. Este apartado normalmente forma parte de un manual de organización de una unidad administrativa en particular 19  ♦ Directorio: Documento en donde constan los nombres, puestos, números telefónicos y correo electrónico de las personas comprendidas en el manual. Por necesidades del servicio pueden adicionarse los horarios de atención y la dirección de las instalaciones, especialmente cuando la organización cuenta con varias oficinas o representaciones. Es conveniente que la secuencia de presentación respete el orden de la estructura orgánica. Su integración en el manual es opcional. ♦ Firmas de Autorización Link para Revisión: https://repositorio- uapa.cuaieed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/2705/mod_resource/content/1/UAPA- Manual-Organizacion-Administrativa/index.html Identificación de Manuales ✓ Logotipo de la organización. ✓ Nombre de la organización. ✓ Denominación y extensión del manual (general o específico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de ésta. ✓ Lugar y fecha de elaboración. ✓ Número de páginas. ✓ Sustitución de páginas (actualización de información). ✓ Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. ✓ Clave de la forma; en primer término, se deben escribir las siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guión o una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.09 (corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información; formulario número 2, y año 2009). 20 Imagen 13: Formato Base de Manuales 21 Manual de Procedimiento El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo con el objetivo de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de Organización, por lo que sólo se definirá la descripción de procedimientos y los diagramas de flujo. Las organizaciones tienen su propia forma de realizar los manuales de procedimientos, porque algunos integran otros elementos; sin embargo, lo que es generalizado, básicamente, debe tener todos los procedimientos que se realizan en la organización y los documentos que se generan en ellos, es decir, los formatos. Si la organización quiere incluir otra información, están en libertad de hacerlo; lo que no puede hacer es excluir los procedimientos y los formatos. La información que deberá contener el Manual de Procedimientos dependerá de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos: Portada Índice Contenido Objetivo Áreas de Aplicación: Esfera de acción que cubre el procedimiento Responsables: Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento Políticas o normas de operación: Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el procedimiento. Concepto y/o Glosario de Termino: Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo significado o referencia, por su grado de especialización, debe anotarse para hacer más accesible la consulta del manual. Procedimiento: Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste, cómo, dónde y con qué se llevan a cabo Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de su ejecución. En los procedimientos que integran el Manual deberá existir congruencia entre la parte narrativa y los diagramas de flujo, es decir, que una actividad se vea reflejada en ambos apartados. 22 Diagrama de Flujo Una simbología ampliamente difundida es la simbología gráfica ANSI (American National Standard Institute). Con esta metodología se pueden diagramar los procedimientos (diagramas de flujo). La metodología gráfica resulta sumamente sencilla de comprender, y así procesos complejos pueden ser expresados de manera simple. Imagen 14: Simbología Diagrama de Flujo Es necesario establecer claramente las actividades que integran el curso normal del procedimiento, sin incluir situaciones esporádicas. Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades; así como su secuencia a través de flechas. Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán con un verbo en tiempo presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.) 23 Mapeo de Proceso Es una representación gráfica de un proceso o sistema, que muestra las actividades y las relaciones entre ellas. Estos diagramas son útiles para visualizar y comprender la secuencia de eventos y las interacciones entre diferentes departamentos o persona dentro un proceso. Por lo general, los diagramas de procesos utilizan símbolos estándar para representar tareas, decisiones, flujos de información y otros componentes relevantes. Aunque ambos tipos de diagramas son herramientas visuales para representar flujos de trabajo y secuencias de eventos, existen algunas diferencias clave entre ellos: El Mapeo se centra en la representación de un proceso o sistema en su conjunto, mientras que el diagrama de flujo se centra en la representación de la lógica o secuencia de acciones dentro de ese proceso. Los diagramas de mapeo utilizan símbolos estándar para representar tareas, decisiones y flujos de información, mientras que los diagramas de flujo utilizan símbolos específicos para representar diferentes tipos de instrucciones. Imagen 15: Diferencia entre Mapeo y Diagrama 24 Manual de Políticas y Reglamento Interno El primero documenta las políticas, o lo que se hace, en un área o proceso. También puede incluir cómo se dirige, administra u opera el área o proceso, y cómo se controla la calidad del producto o servicio y el segundo define las normas y criterios para el desarrollo de actividades y la convivencia pacífica. Explica cómo funcionan ciertos procesos y las acciones que se esperan de parte los trabajadores para lograr una sana convivencia, sin poner en riesgo su vida ni la de sus compañeros. El reglamento interno debe incluir tanto las normas delimitadas para los colaboradores, como para los empleadores. Un manual de políticas documenta las políticas (declaración de principios), o lo que se hace, en un área o proceso, mientras que un reglamento interno define las normas y criterios para el desarrollo de actividades y la convivencia pacífica. Criterio Manual de Políticas Reglamento Interno Regular el comportamiento y las normas que Objetivo Establecer directrices generales sobre deben cumplir los empleados dentro de la principal cómo debe operar la empresa o área. empresa. Enfoque Estratégico y administrativo. Operativo y disciplinario. Abarca decisiones clave y guías para la Específico al comportamiento y obligaciones Alcance toma de decisiones. de los empleados. Nivel de General, cubre principios amplios y Detallado, con reglas claras y sanciones para detalle directrices. incumplimientos. Todos los empleados, pero principalmente a mandos medios y Dirigido a altos. Todos los empleados sin excepción. Flexible y sujeto a revisiones periódicas Más rígido, con actualizaciones menos Flexibilidad según cambios en la estrategia. frecuentes. No establece sanciones directas, sino Define sanciones concretas por Sanciones que orienta sobre cómo actuar. incumplimientos. Ejemplos de Políticas de calidad, responsabilidad Normas sobre puntualidad, códigos de contenido social, políticas financieras. vestimenta, uso de instalaciones. Periodicidad Puede revisarse con frecuencia según Revisión menos frecuente; cambios deben ser de revisión necesidades del entorno empresarial. comunicados formalmente. Responsable Recursos Humanos o el área legal de la de creación Alta dirección o comités estratégicos. empresa. Cuadro 2: Diferencias entre Políticas y Reglamento 25 El manual de Politicias su propósito real en una organización es simplificar la burocracia administrativa y ayudar a la organización a obtener utilidades. Una política tiene razón de ser, cuando contribuye directamente a que las actividades y procesos de la organización logren sus propósitos. (Chiavenato, 2001).Características de las políticas de una empresa son: Orientadas a lograr los objetivos del negocio Debe proporcionar un esquema amplio y dejar el alcance a los colaboradores para la interpretación, de modo que su iniciativa no se vea obstaculizada Las políticas no deben ser mutuamente contradictorias y no debe haber incoherencias entre dos políticas que puedan generar confusión y demora en la acción Requieren de otros elementos para hacer precisa su implementación, como los procesos y procedimientos Deben ser lógicas, flexibles y deben proporcionar una guía para pensar en la planificación y la acción futuras. Además, deben proporcionar límites dentro de los cuales se deben tomar decisiones Las políticas deben reflejar el entorno del negocio interno y externo Las políticas deben ser por escrito y el lenguaje de las políticas debe ser inteligible para las personas que deben implementarlas, así como aquellos que se verán afectados por ellas. Imagen 16: Puntos a Considerar para crear Políticas de una empresa 26 Con lo que respecta al Reglamento interno es toda relación, la laboral también requiere del establecimiento de reglas y especificaciones que regulen las actividades y el comportamiento de quienes la conforman. La Ley Federal del Trabajo contempla un instrumento para ello: el Reglamento Interior de Trabajo (RIT), también conocido como Reglamento Interno de Trabajo. El Reglamento Interior de Trabajo es un conjunto de reglas que se deben cumplir en un centro de trabajo, el cual debe incluir tanto las normas delimitadas para los colaboradores, como para los empleadores y es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones, en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento. Artículo 422 de la LFT Cada reglamento interior es redactado en función de las actividades que se desarrollen, el giro de la empresa o el ámbito en el que esta se desempeñe, de acuerdo con el art. 423 de la LFT, el Reglamento Interno de Trabajo, debe incluir un mínimo de especificaciones que enlistamos a continuación. Horas de entrada y salida, horario de comida y periodos de reposo durante la jornada. Lugar y momento en que deben comenzar y terminar las jornadas de trabajo. Días y horas fijados para hacer la limpieza de establecimientos, maquinaria, útiles, etc. Días y lugares de pago. Normas para el uso de los asientos o sillas. Normas para prevenir los riesgos de trabajo e instrucciones para prestar los primeros auxilios. Labores insalubres y peligrosas que no deben desempeñar los menores y medidas de protección para trabajadoras embarazadas. Tiempo y forma en que los trabajadores deben someterse a los exámenes médicos, previos o periódicos, y a las medidas profilácticas que dicten las autoridades. Permisos y licencias. Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación. Considerando que la suspensión, no podrá exceder de ocho días y que el trabajador tendrá derecho a ser escuchado, antes de que se aplique la sanción. Adicionalmente deberá incluir las normas necesarias y convenientes de acuerdo con la naturaleza de cada empresa o establecimiento, para conseguir la mayor seguridad y regularidad en el desarrollo del trabajo. Por ejemplo, puede comprender cláusulas de confidencialidad, especificaciones técnicas, políticas de trabajo flexible, cultura empresarial, código de vestimenta, relación con la competencia, entre otros. Entre los puntos de importancia de tener un Reglamento Interno en la empresa son: Da mayor claridad al personal acerca de su proceder dentro de la organización. Regula las relaciones internas en las empresas. 27  Permite un mayor control sobre la organización. Previene riesgos y procura un ambiente seguro. Evita posibles conflictos legales y laborales. El reglamento interno de trabajo debe establecer las sanciones que se podrán aplicar y el procedimiento para hacerlo. En México, el Reglamento Interior de Trabajo (RIT) establece las normas y sanciones que se pueden aplicar a los trabajadores por faltas o incumplimientos. Algunas de las sanciones que se pueden aplicar son: Amonestación verbal, Amonestación por escrito y nota desfavorable en el expediente, Suspensión, Cese (dejar de desempeñar el puesto). Las sanciones se pueden aplicar en función de la gravedad de la infracción, la reincidencia del trabajador, los daños causados, la capacidad económica del trabajador y si la acción fue intencional o no. Link de Creación de Reglamento Interno (Sindicato): https://centrolaboral.gob.mx/Reglamento%20Interior%20de%20Trabajo/Instructivo_RIT_VF.pdf Fuentes de Consulta DALF Richard L. (2015). Teoría y Diseño Organizacional. Undécima Edición. CENGAGE Learning Editores. México. FRANKLIN Fincowsky Enrique Benjamín. (2014). Organización de empresas. Cuarta Edición. Ed. Mcgraw Hill. México. OSTROFF, F. (1999). La organización horizontal. La forma qué transformará radicalmente el desempeño de las organizaciones del siglo XXI. México: Oxford. LÓPEZ Orozco Gilberto (2011). Modelo de organización híbrida: estructura flexible para MPYMES. Impreso en U.S.A. por la EDITORIAL ACADÉMICA ESPAÑOLA. NONAKA I. y Takeuchi H. (1999). Organización creadora del conocimiento. México: Oxford. 28