Gestione del Magazzino PDF

GESTIONE DEL MAGAZZINO La gestione del magazzino è una leva strategica molto importante: in un mercato sempre più competitivo, dove la tecnologia è diventata fondamentale e la gamma degli articoli è sempre più ampia, l’ottimizzazione del magazzino è un elemento decisivo per rendere un’impresa conco...

GESTIONE DEL MAGAZZINO La gestione del magazzino è una leva strategica molto importante: in un mercato sempre più competitivo, dove la tecnologia è diventata fondamentale e la gamma degli articoli è sempre più ampia, l’ottimizzazione del magazzino è un elemento decisivo per rendere un’impresa concorrenziale. Il magazzino costituisce un hub vitale al centro della catena di approvvigionamento e, per questo motivo, è indispensabile organizzare correttamente tutti gli aspetti che ne fanno parte. A tal fine, è necessario dotarsi di un software di magazzino in grado di rendere efficiente e automatica la gestione di tutte le operazioni di magazzino, eventualmente integrabile con il software di contabilità per una gestione più completa e puntuale di tutte le attività aziendali. Cos’è il magazzino? Il magazzino è la struttura aziendale adibita allo stoccaggio e alla movimentazione di merci e materiali: è un luogo fisico nel quale si conservano i prodotti in modo organizzato, per facilitarne la localizzazione in base alla posizione e alla quantità giacente di ciascun articolo. Fisicamente, si tratta di un immobile di dimensioni adeguate al numero di prodotti gestiti e allo spazio necessario per il loro immagazzinamento, smistamento e spedizione. Magazzino interno e magazzini in c/to terzi A seconda di dove viene gestito lo spazio fisico allocato a magazzino, in particolare se interno oppure esterno all’azienda, avremo: TIPOLOGIA MAGAZZINO DESCRIZIONE Un magazzino in conto proprio è il magazzino che l’azienda gestisce direttamente e Magazzino in conto proprio internamente. Un magazzino 3PL (third party logistics) o logistico di terze parti, è il servizio magazzino fornito da aziende terze, che immagazzinano i prodotti e gestiscono tutte le Magazzino 3PL operazioni logistiche per conto dell’azienda. Magazzini e Depositi Nel linguaggio comune, spesso si utilizzano i termini magazzino e deposito come sinonimi: questo perché, nella pratica, le aziende potrebbero avere più magazzini o più depositi dove allocare le merci. In questi casi, possiamo dire che il magazzino si distribuisce su più depositi, dove il concetto di deposito può essere fisico o virtuale: ad esempio, un’azienda che ha un ecommerce decide di allocare parte dello stock alla vendita online e parte invece alla vendita in negozio, quindi alloca virtualmente la giacenza disponibile per la vendita online in un deposito separato, anche se fisicamente la merce si trova nello stesso luogo. Un altro esempio di concetto di deposito sono i fornitori di conto lavorazione, ai quali l’azienda spedisce la merce che deve essere trasformata: in questo caso, il fornitore funziona da deposito temporaneo per il solo tempo della lavorazione. Cosa significa gestire il magazzino La gestione del magazzino comprende i principi e i processi coinvolti nell’esecuzione delle operazioni quotidiane di un magazzino: ciò include il ricevimento merci, l’organizzazione dello spazio di magazzino, la pianificazione del lavoro, la gestione delle scorte e dell’inventario, l’evasione degli ordini. Una gestione efficace del magazzino implica l’ottimizzazione e l’integrazione di tutti questi processi al fine di aumentare la produttività aziendale e mantenere bassi i costi. Quando si parla di gestione del magazzino, a volte usati come sinonimi, parliamo di: “Gestione del magazzino” è un termine ampio che include diversi aspetti. La gestione del magazzino è costituita da un insieme di processi integrati tra loro, che vanno dal Gestione del ricevimento dei materiali alle spedizioni dei prodotti finiti, dove ciascun processo deve magazzino essere ottimizzato per gestire in modo veloce ed efficace tutto il flusso delle merci. La gestione dell’inventario è un processo di verifica fisica di tutti i materiali effettivamente presenti a magazzino: materie prime, semilavorati, materiali in fase di incorporazione nei prodotti e prodotti finiti. Obiettivo di questa attività è rilevare la giacenza fisica e confrontarla con quella teorica (registrata nel sistema gestionale) per individuare differenze, prodotti deteriorati, rotti o mancanti: la frequenza con cui effettuare questo controllo dipende da molti fattori. Ad esempio, le imprese che si occupano di merci facilmente Gestione deperibili oppure di beni di grande valore dovrebbero intraprendere l’inventario su una base dell’inventario più frequente. La gestione delle scorte si riferisce allo “stock” di articoli, presenti a magazzino, pronti per la vendita o la distribuzione. Si concentra specificamente sulla detenzione di scorte adeguate, ovvero il più piccole possibile (per risparmiare spazio e costi) pur essendo in grado di soddisfare tempestivamente la domanda dei clienti. Spesso, nel linguaggio comune, si considerano sinonimi i termini ‘giacenza‘ e ‘stock‘, anche se con il primo termine ci si riferisce alla giacenza complessiva di tutte le merci (incluso materie prime, Gestione delle semilavorati, etc…) mentre con stock si fa tipicamente riferimento alle giacenze dei scorte soli prodotti finiti per la vendita. La logistica si occupa di organizzare l’intera catena di approvvigionamento, produzione e distribuzione con l’obiettivo di ottimizzare la movimentazione delle merci nel migliore dei modi, in termini di efficienza e al minor costo. Si può dire che fa in modo tale che i beni (o servizi) giusti si trovino nel posto giusto, nel momento giusto, nel giusto assortimento, nella giusta quantità, nella giusta condizione di presentazione e al minor costo. Considerando che il miglioramento nella gestione dei flussi oggi non può prescindere dall’esternalizzazione di Logistica di alcune attività, la logistica ha il ruolo di governare tutte le fasi del processo produttivo magazzino interne ed esterne all’azienda, secondo una visione sistemica. Il personale addetto e la sicurezza in magazzino Una corretta gestione del magazzino prevede il coinvolgimento di varie figure, con competenze più o meno tecniche, che svolgono diverse mansioni a seconda della dimensione dell’azienda. Tra le figure più importanti ci sono:  magazzinieri e mulettisti  responsabile del magazzino  traportatori (laddove l’azienda si occupa direttamente del trasporto e della consegna delle merci)  supply chain manager L‘area adibita a magazzino deve essere sicura sia per il personale addetto che per le merci. Nel caso in cui si verifichino incidenti o infortuni l’azienda subisce danni particolarmente rilevanti. Per poter avere quindi un magazzino sicuro occorre porre l’attenzione sui seguenti aspetti.  Formazione del personale: fondamentale è formare e informare il proprio personale sull’uso delle attrezzature e sulla sicurezza in generale del lavoro; gli addetti al magazzino devono conoscere molto bene i rischi presenti nel loro ambiente di lavoro che l’azienda deve obbligatoriamente valutare e prevenire. I lavoratori devono sapere tutto sull’utilizzo dei DPI (Dispositivo di Protezione Individuale), come utilizzare in modo sicuro i vari strumenti di lavoro, devono essere in grado di attuare procedure di emergenza e procedure di sicurezza durante gli interventi di manutenzione, comprese la pulizia di ambiente, delle attrezzature e dei macchinari, inoltre devono sempre indossare un abbigliamento di lavoro adeguato.  Prevenzione: assolutamente importante diventa per la prevenzione l’identificazione e la valutazione dei rischi, seguita dalla pianificazione delle misura di sicurezza e il monitoraggio costante dell’adozione delle misure di sicurezza pianificate.  Manutenzione: la manutenzione delle attrezzature, degli impianti e degli spazi va effettuata periodicamente, in base alle esigenze di ciascun elemento coinvolto; meglio sarebbe programmare anche delle ispezioni tecniche per la rilevazione di anomalie e malfunzionamenti, per i quali intervenire tempestivamente anche con la sostituzione dell’attrezzatura.  Ispezioni tecniche annuali: secondo la norma UNI EN 15635 l’azienda deve effettuare ogni anno delle ispezioni tecniche sulle scaffalature metalliche volte a verificare la loro piena efficienza e stato di utilizzo. A questo proposito la norma stabilisce che c’è una responsabilità in capo al produttore delle scaffalature (ad esempio informare circa la necessità di dotarsi di protezioni aggiuntive per la scaffalatura, definire i carichi che il pavimento del magazzino deve sopportare a causa delle attrezzature di stoccaggio, fornire cartelli di portata su cui sono riportate le caratteristiche dell’impianto, eccetera) e una responsabilità in capo all’utilizzatore delle stesse (ad esempio dare al personale addetto la formazione adeguata, controllare che le manovre vengano eseguite nel rispetto delle istruzioni di sicurezza date, dotare il magazzino di segnaletica corretta e altre misure sicure, eccetera). Le giacenze di magazzino Le giacenze di magazzino includono tutti i materiali, dalle materie prime ai prodotti finiti, presenti in magazzino pronti per essere utilizzati nel ciclo di produzione o distribuiti per la vendita. Dato che la giacenza rappresenta un costo per l’azienda, in termini di gestione e spazio fisico, è fondamentale controllare e ottimizzare le giacenze sia per ridurre i costi sia per migliorare il processo di vendita, evitando rotture di stock o tempi di attesa per le consegne. Flussi che aggiornano le giacenze Le giacenze di magazzino variano e si aggiornano in seguito alle movimentazioni che ogni giorno vengono registrate nel sistema gestionale: queste includono documenti di vendita, approvvigionamenti e produzione. A seconda della natura del movimento inserito nel sistema gestionale, lo stesso impatta su giacenze, esistenze e/o disponibilità di ogni articolo. MOVIMENTO IMPLICAZIONE PER LA GIACENZA ARTICOLI NATURA SEGNO La vendita di un articolo determina lo scarico della quantità Vendita venduta dal magazzino Scarico – L’acquisto di un articolo determina il carico della quantità Acquisto acquistata nel magazzino Carico + L’inserimento nel sistema gestionale di ordini da parte dei clienti, implica che le quantità di articolo Ordini Clienti risulteranno occupate per ordine cliente Q.tà ordinata – L’inserimento nel sistema gestionale di ordini a fornitori, implica che le quantità di articolo risulteranno ordinate e Ordini Fornitori quindi prossimamente disponibili Q.tà ordinata + L’inserimento nel sistema gestionale di ordini di produzione interni implica che le quantità di articoli utilizzate e relative a materie prime e/o semilavorati risulteranno occupate per produzione Q.tà impegnate – Ordini Produzione L’inserimento nel sistema gestionale di ordini di produzione (Lotto interni implica che le quantità relative ai prodotti finiti in Q.tà in Produzione) produzione risulteranno prossimamente disponibili produzione + Il trasferimento nel sistema gestionale di articoli tra deposito Trasferimenti o presso depositi c/o terzi non comporta alcuna variazione tra depositi o della giacenza delle merci a livello di magazzino, ma solo la c/o terzi variazione della giacenza nei singoli depositi. Giacenza, esistenza e disponibilità Dato che nel sistema gestionale collegato al magazzino confluiscono dati da fonti differenti, quali gli ordini clienti, gli ordini fornitori, le vendite, gli acquisti e la produzione, sulla scheda di ogni articolo e nelle diverse stampe di magazzino sarà possibile controllare i dati relativi alle giacenze in modo dettagliato, ovvero valutandone anche l’esistenza e la disponibilità effettiva. DATO GIACENZA DESCRIZIONE E CALCOLO È la quantità di prodotto presente in magazzino ad una certa Giacenza iniziale data (ad esempio, a inizio esercizio) È la quantità esistente fisicamente ad una certa data, calcolata aggiungendo alla giacenza iniziale gli acquisti ricevuti e sottraendo le merci vendite: Giacenza iniziale a inizio esercizio + Progressivo carichi – Esistenza o giacenza finale Progressivi scarichi Partendo dall’Esistenza, è la quantità di articolo effettivamente disponibile a magazzino, considerando anche le quantità ordinate dai fornitori (ma non ancora ricevute a magazzino) oppure in fase di produzione, al netto degli impegni presi in ordini clienti e nei lotti di produzione: Esistenza – Quantità Impegnata da Clienti + Quantità Ordinata a fornitori Disponibilità – Quantità Impegnata per produrre + Quantità in Produzione Rotazione del magazzino Una fase importante nell’organizzazione del magazzino è lo stoccaggio delle merci, che consente di decidere le aree fisiche più adatte per stoccare i materiali e i prodotti finiti, per poter ottimizzare le varie operazioni. Esistono diversi indici per la valutazione migliore dei flussi di magazzino. Tra questi, il più importante è il tasso di rotazione del magazzino che misura quante volte un prodotto si rinnova completamente in magazzino in base al tempo considerato (mese, trimestre, anno o altro). Conoscere bene quali sono gli articoli che hanno un tasso di rotazione molto alto (e quindi vengono movimentati spesso) e quali sono i prodotti con tasso di rotazione basso (movimentati meno frequentemente) fornisce informazioni preziose per migliorare l’organizzazione del magazzino. Vendite e documenti di magazzinoIn magazzino confluiscono diversi documenti di vendita da cui partono i flussi logistici: questi sono tipicamente gli ordini di vendita (flusso attivo) e ordini di acquisto (flusso passivo), cui competono specifiche attività di gestione e controllo del magazzino. Ordini di vendita e ordini di acquistoGli ordini di vendita e gli ordini di acquisto sono gestiti rispettivamente dal reparto commerciale e dal reparto acquisti: queste funzioni aziendali possono essere più o meno distribuite, a seconda delle dimensioni dell’azienda. Ad esempio, un’azienda di piccole dimensioni potrebbe avere uno o più funzionari commerciali che acquisiscono gli ordini clienti, e il magazziniere stesso che si occupa degli approvvigionamenti. L’ordine di vendita (o ordine cliente) è un ordine che deve essere evaso, e per farlo i prodotti finiti devono essere prelevati dal magazzino, confezionati e imballati per essere spediti al cliente. Le operazioni di controllo dell’imballaggio sono fondamentali al fine di evitare danni e assicurare l’integrità della merce. In abbinamento alla spedizione, viene emesso un documento apposito, quale un DDT o una Fattura Accompagnatoria. Viceversa, gli ordini di acquisto (o ordini fornitori o ordini passivi) implicano invece il ricevimento di merce a magazzino, solitamente accompagnata da un documento del fornitore (tipicamente un DDT passivo) che deve essere registrato, dando origine ad un carico di magazzino. La fase di ricevimento merce implica un’attività di controllo dell’integrità della merce ricevuta (integrità del pacco, eventuali danni alla merce, etc…) e anche della correttezza degli articoli ordini, spuntando e confrontando l’ordine passivo con la merce effettiva in entrata. Documento di trasporto o DDT Il documento di magazzino più importante è sicuramente il documento di trasporto o DDT. Chiamato nella prassi comune anche bolla di accompagnamento, è un documento che accompagna la merce in entrata o in uscita dal magazzino, e di conseguenza permette di gestire correttamente il carico e scarico degli articoli giacenti. Il DDT – Documento di trasporto può accompagnare fisicamente la merce oppure può essere spedito al destinatario anche sotto forma di documento informatico, in base alle diverse esigenze aziendali. Sul DDT possono essere indicati anche numero e perso dei colli e data e ora di consegna: il suo utilizzo risulta così fondamentale a tutela e garanzia dell’avvenuta consegna delle merci. Quando per la vendita di prodotti viene emesso il DDT, verrà poi emessa una fattura differita entro il 15° giorno del mese successivo all’emissione del DDT. Fattura accompagnatoria In alternativa all’emissione di DDT e successiva fattura differita, è possibile emettere una fattura accompagnatoria che è un unico documento che sostituisce il DDT e funge da documento di trasporto e da fattura immediata. La fattura accompagnatoria è un documento contabile che viene emesso dal venditore per la cessione dei beni e che accompagna la spedizione della merce stessa al destinatario. Come funziona un software di gestione del magazzinoLa gestione del magazzino non può prescindere dall’utilizzo di un apposito software in grado di facilitare la gestione giornaliera delle varie operazioni, riducendo tempi, costi e margini di errore. In automatico il software permette di registrare tutti i movimenti dei materiali e dei beni prodotti, in modo tale da tenere sempre aggiornata la situazione degli articoli in generale e il loro ciclo di vita. Il software gestionale magazzino deve essere adattato alle esigenze e alla struttura dell’azienda, e spesso integra le funzionalità di magazzino con quelle contabili e di produzione. Nel mercato esistono varie tipologie di software in grado di coprire determinate funzioni e con una diversa capacità di integrarsi con gli altri sistemi aziendali. Si va dal software più semplice a software molto più complessi per aziende che gestiscono magazzini di grandi dimensioni e con più depositi, e per questo le software house che forniscono questi programmi sono in grado di customizzare l’offerta in base alle esigenze particolari del cliente. La soluzione ottimale è scegliere per un programma di magazzino integrato al software gestionale di contabilità, in modo tale che ogni movimento generato dal magazzino, che determina una variazione contabile, vada ad aggiornare contemporaneamente la contabilità. Con un software di magazzino integrato, tutti i dati di magazzino che riguardano le giacenze dei materiali e prodotti vengono aggiornati in automatico a seguito della registrazione delle varie operazioni effettuati in altre funzioni, ad esempio la produzione o gli ordini eccetera, come mostra lo schema di seguito. Tramite il software di magazzino l’utente può avere accesso, oltre che ai dati di giacenza, a quelli di disponibilità ossia alla quantità aggiornata dell’articolo tenendo conto degli ordini clienti inevasi (ma già confermati) e agli ordini fornitori; quando poi si tratta di un’azienda di produzione, che elabora anche il MRP (Materiala Resource Planning), nella disponibilità viene considerato anche il valore dell’impegnato e del quantitativo in produzione. Ma quali sono le funzioni principali che gestisce un software di magazzino per una PMI? Operazioni di magazzino di base: carichi, scarichi e trasferimenti manuali Le operazioni di magazzino effettuate in modo ordinario consistono in carichi, scarichi e trasferimenti. Questi movimenti vanno registrati nel software selezionando la causale adeguata (acquisto, vendita, carico o scarico da inventario, reso a fornitore, reso a cliente, trasferimento a deposito, eccetera) oppure vengono generati direttamente dall’emissione dei documenti (ad esempio, i DDT). Emettendo i DDT di vendita e registrando le merci in entrata, in automatico si aggiorneranno tutti i movimenti di magazzino. I movimenti di acquisto e vendita saranno valorizzati, rispettivamente con il costo di acquisto e il prezzo di vendita, al fine di aggiornare correttamente le rispettive valorizzazioni. Oltre a movimenti per acquisto e vendita, può essere necessario gestire movimenti di trasferimento delle merci da un deposito all’altro: ad esempio, quando viene inviata della merce in conto vendita presso clienti, oppure in lavorazione presso fornitori, oppure ancora se si gestiscono depositi diversi e si desidera aggiornare correttamente tutte le giacenze. Questi movimenti potrebbero non avere un valore, in quanto sono appunto dei trasferimenti. Oltre alla movimentazioni di base, i dati di magazzino si aggiornano in automatico anche sulla base del MRP (Materials Reource Planning) e degli ordini di produzione, nel caso in cui il sistema di magazzino sia integrato con un software di gestione della produzione. Barcode e Matricole Per ottimizzazione dei flussi e organizzare meglio le merci, è possibile identificare gli articoli anche tramite codici a barre o barcode (stampati su apposite etichette) leggibili direttamente tramite lettori di codici a barre. Questi codici possono essere letti anche tramite terminalini in radiofrequenza e sistemi di acquisizione che permettono di velocizzare tantissimo le diverse operazioni logistiche. Ogni articolo può essere collegato anche ad un codice matricola ovvero a un numero univoco seriale, associato ad ogni pezzo presente a magazzino, tramite il quale si identifica il singolo pezzo e si può risalire a tutte le informazioni relative ad esso, come ad esempio dove si trova, da chi è stato acquistato e a chi è stato venduto. La gestione delle matricole dà poi un ulteriore valore aggiunto: consente di conoscere sempre in quale prodotto finito è stato usato un determinato articolo, in modo da poterne poi utilizzare le relative informazioni (statistiche delle rotture o tracciamento dei clienti per rintracciare eventualmente pezzi difettosi, eccetera). Operazioni di controllo e manutenzione del magazzino Tramite queste operazioni il software di magazzino permette di fare il controllo e la manutenzione del magazzino come per esempio:  annullare velocemente una serie di registrazioni eseguite dal caricamento movimenti di magazzino;  ricalcolare il costo medio ponderato maggiorato ossia il costo medio ricavato tenendo conto anche di tutte le spese (trasporto, dazi, noleggio ed accessorie) connesse con i diversi movimenti inclusi nel calcolo;  ripristinare i saldi di magazzino per azzerare e ricalcolare le giacenze partendo dai saldi dei periodi precedenti e considerando le movimentazioni di magazzino del periodo corrente. Operazioni di magazzino annuali Ci sono diverse operazioni che vanno eseguite ad inizio e fine anno per aggiornare correttamente la situazione di magazzino: tramite il software, queste operazioni vengono gestite annualmente in automatico. Ad esempio, a inizio anno si può effettuare la ripresa della giacenza dell’anno precedente per riprendere i saldi di magazzino dell’anno precedente. Tramite questa attività è possibile aggiornare la giacenza inziale, il costo medio e il costo ultimo riprendendoli dell’esercizio precedente. Questa operazione può essere effettuata più volte prima di chiudere l’esercizio precedente, al fine di tenere allineata la giacenza finale dell’esercizio precedente alla giacenza iniziale dell’esercizio in corso: infatti, anche dopo aver aperto un nuovo esercizio è possibile effettuare delle scritture di rettifica nel vecchio esercizio, scritture che possono variare la giacenza fisica degli articoli. Concluse le operazioni di rettifica di fine anno, poi, si può decidere di chiudere l’esercizio di magazzino precedente per bloccarne le relative movimentazioni negli esercizi già chiusi, così come si fa per i movimenti contabili. Ci possono poi essere delle operazioni da fare ad inizio attività, quando bisogna caricare la situazione di partenza delle giacenze di magazzino: questa operazione permette di valorizzare con i criteri LIFO/FIFO gli anni non gestiti con il software. Dopo, invece, permette di interrogare la situazione dei saldi di magazzino annuali. Stampe di Magazzino e stampe annuali Tramite varie tipologie di stampe il gestionale magazzino permette di effettuare controlli di vario tipo. Le stampe di magazzino prodotte dal software gestionale di magazzino sono veramente tante e di diversa tipologia: ne riportiamo sotto solo qualche esempio. Stampa analisi sottoscorta: è una stampa con la quale l’azienda può verificare la situazione degli articoli in base all’esistenza e, se gestita la scorta minima, verifica la relativa quantità impostata nell’anagrafica articoli, permettendo di stampare la situazione completa o i soli articoli sottoscorta. Stampa riepilogo giacenze per articolo: permette di visualizzare la giacenza per articolo e per deposito. Per ogni articolo la stampa mostra una situazione dettagliata per singolo deposito gestito, con il totale della giacenza. Stampa acquisti: è un prospetto che consente di verificare la situazione degli articoli acquistati, fornendo una situazione riepilogativa per ogni articolo, con l’esposizione delle quantità e dei valori suddivisi per progressivo e periodo selezionato. Lo stesso tipo di stampa si può avere per acquisti per fornitore. Stampa vendite: con questa stampa si può consultare la situazione degli articoli venduti, fornendo una situazione riepilogativa articolo per articolo, con i dati suddivisi per progressivo e per periodo. La stessa tipologia di stampa si può avere per cliente e per agente. Altra stampa molto utile è poi la stampa registro movimenti che è la stampa fiscale dei movimenti di magazzino e la stampa riepilogo movimenti di magazzino che è una stampa che riepiloga la giacenza iniziale, il totale dei carichi e degli scarichi, la giacenza finale del periodo selezionato. Per quanto riguarda le stampe annuali, il software gestionale di magazzino deve permettere di poter stampare prima di tutto l’inventario fiscale. Un esempio è il seguente: Molto importante è poi avere un software gestionale che permetta di stampare la valorizzazione del magazzino potendo scegliere tra il criterio LIFO e il criterio FIFO. Le due metodologie presuppongono una valorizzazione diversa in quanto: il LIFO (Last In First Out – l’ultimo ad entrare, primo ad uscire) valorizza gli scarichi con il valore del carico più recente. Il criterio LIFO si oppone al criterio il FIFO (First In First Out – primo ad entrare, primo ad uscire) valorizza il magazzino in base al valore di carico meno recente.