Fundamentos de la Optimización de las Operaciones Empresariales PDF

Fundamentos de la Optimización de las Operaciones Empresariales BIENVENIDOS Ideas fuerza UNIDAD 1 Introducción Gestión de inventarios Gestión de conteo y trazabilidad de inventarios Optimización de espacios y diseño de Layout Ejercicios Conclusión UNIDAD 2 Introducción Como aplicar los KPI...

Fundamentos de la Optimización de las Operaciones Empresariales BIENVENIDOS Ideas fuerza UNIDAD 1 Introducción Gestión de inventarios Gestión de conteo y trazabilidad de inventarios Optimización de espacios y diseño de Layout Ejercicios Conclusión UNIDAD 2 Introducción Como aplicar los KPI en la optimización Aplicación de mejoras Ejercicios Conclusión C IER R E DEL C UR S O Evaluación Lesson 1 of 13 Ideas fuerza 1 Codificado: La codificación de caracteres, consiste en transformar un carácter del alfabeto o de otro lenguaje natural (como puede ser un silabario) en un símbolo perteneciente a otro sistema de representación. A través de reglas de codificación, por ejemplo, el código morse permite convertir señales telegráficas intermitentes en letras y números. 2 Zonas atex: Se trata de zonas de trabajo que se caracterizan por contener partículas inflamables en el aire. Estas partículas microscópicas hacen del ambiente un peligro por su capacidad de combustión, lo que resulta extremadamente peligroso para los trabajadores. 3 Autoportante: Un almacén autoportante es un sistema de almacenaje de gran altura en el cual las estanterías soportan, además de la carga de la mercancía, la de las cubiertas y los laterales del almacén, formando un conjunto compacto. 4 CMI: El Cuadro de Mando Integral es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados entre sí, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización con la estrategia de la empresa. 5 GEMBA: Es un término japonés que significa "en el sitio de acción" significa ir al lugar donde suceden las cosas, observar el proceso, entender la manera en cómo se está desarrollando el trabajo, hacer preguntas y aprender para mejorar de forma continua los procesos. 6 WMS: Warehouse management system, o sistema de administración de almacenes es un software de administración que permite monitorear las operaciones realizadas dentro del almacén y con ello dar información e indicaciones a través de distintos dispositivos móviles. CO N T IN U AR → Lesson 2 of 13 Introducción Bienvenidos al siguiente aprendizaje... – Dentro de la estructura que compone el sistema logístico, considerando el flujo de materiales que abarca desde el abastecimiento hasta la distribución física, el almacenamiento es de las actividades más importantes dentro de la operación. Para asegurar un desarrollo óptimo de las empresas es de suma importancia calcular adecuada y detenidamente el lugar, la capacidad e infraestructura de la organización, que tiene por objetivo contar con una operación que conserve, maneje y movilice los materiales de manera dinámica y eficiente, satisfaciendo las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos que se encuentran dentro de la cadena, asegurando siempre la reducción de tiempos y costos. El layout o distribución física es una pieza fundamental en la planificación de la supply chain, su correcto diseño permitirá, un flujo ordenado y eficiente de productos, equipos y personas, entre otras ventajas que facilitan el manejo y distribución de las cargas. Te invitamos a trabajar en la lectura del material de estudio. CO N T IN U AR → Lesson 3 of 13 Gestión de inventarios La gestión de inventarios implica tanto el stock como el control eficiente de éste mismo, teniendo plena claridad de sus cantidades, ubicaciones y estados de conservación. En primer lugar, el inventario es la comprobación de los productos existentes dentro del almacén, considerando su cantidad y valor en determinado momento. Con el inventario se consigue: Conocer la situación exacta de los productos (en cantidad y estado de conservación). Controlar, comparar y definir la situación física y contable en los registros. El inventario se compone del stock físico y el stock contable o contabilizado, que puede encontrarse en un registro manual o a través de un software de administración de stock. El inventario contable precisa ser periódicamente confirmado a través del inventario físico, ya que el saldo contable puede no coincidir con el saldo físico, ya sea por error en la escritura o en el cálculo. El inventario físico consiste en determinar las cantidades en stock, a través de la medición y conteo en determinado momento del año. El momento en que se realizará el conteo es elegido por cada empresa, sin embargo, se considera muy apropiado realizar un conteo a zonas específicas a fin de cada mes, o bien, inventario general cada 3, 6 meses o cada fin de año. El inventario físico es el elemento de control de utilidad básica para la gestión de producción y financiera, su utilidad es la de informar con la mayor exactitud posible, la cantidad de material que realmente existe en stock, esto con el fin de: Servir de base para la evaluación de los valores relacionados al stock, los que serán llevados al balance y a la revisión de utilidades y perdidas. El inventario indica las disponibilidades para la producción y sirve de base para la determinación de cantidades a producir, teniendo en cuenta las ventas planificadas. Por su parte, el inventario contable es aquel efectuado por medio de conteos en la ficha de stock o software, sumándose los ingresos y restándose las salidas de stock. El inventario contable puede ser periódico o permanente. Inventario contable periódico: Consiste en registrar solamente las entradas, es decir, periódicamente se determina el saldo a través de un inventario físico del stock y por cálculo de las diferencias, se conocen las salidas de stock. Inventario contable permanente: Consiste en registrar todas las entradas y salidas del stock, y luego calcular el saldo disponible luego de cada entrada o salida. 1.1 Toma de inventario. Regularmente, la información resultante del conteo físico es comparada con los saldos que maneja el área contable, a esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirá el ajuste contable. Regularmente se producen ajustes por regularización de existencias, que consiste en tener en cuenta las existencias que quedan en el almacén a fecha de 31 de diciembre (ultimo cierre contable) y calcular la diferencia con respecto a las existencias iniciales a fecha 1 de enero del mismo año, cuando aumentan las existencias se registran como un ingreso y cuando disminuyen, como un gasto. Un inventario físico realizado con una buena metodología tendrá siempre como valor agregado un stock ordenado y almacenado en el lugar definido para ello. Esto ayuda a: Mantener almacenes con stock controlado, ordenado y codificado, respecto a un código de ubicación dentro del almacén. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la empresa a la fecha del inventario. Tener la base de su ajuste contable con el debido sustento para las autoridades tributarias. 1.2 Valoración del stock. Para dar un valor económico al stock, es necesario multiplicar las unidades actuales en existencia por su valor monetario por unidad. Hay que tener en cuenta, que la valoración implica que las unidades actualmente existentes son el resultado de entradas y salidas de cantidades más pequeñas que se movieron en distintos momentos. Dar valor a los materiales, es de mucha relevancia, puesto que si el costeo es correcto también lo serán los estados de resultados. Generalmente las empresas adquieren un determinado artículo antes de haberse agotado el inventario del mismo, sin embargo, pocas veces se adquieren productos al mismo precio anterior, bajo las mismas condiciones o en las mismas cantidades, por ende, es conveniente para las empresas determinar una política uniforme y constante de abastecimiento, es decir, la empresa debe tomar en consideración los antecedentes de ventas en años anteriores y con ello planificar una demanda constante que permita negociar precios y cantidades por un tiempo determinado, ejemplo, seis meses o un año. CO N T IN U AR → 1.3 Medición y conteo físico. La medición se utiliza principalmente cuando se trata de materiales a granel o de gran tamaño y consiste esencialmente en comparar el ítem a medir con una unidad de medida conocida, ejemplo, el metro, así se mide la cantidad de un ítem de stock en forma lineal. También dicha cantidad puede ser obtenida por pesaje: por ejemplo, pesar un rollo de alambre, y conociendo el peso de un metro de dicho alambre, puede calcular de manera más rápida el metraje del rollo. Esto significa sustituir una forma de medición por otra. La determinación del número de unidades de cierto ítem de stock es hecha a través de un conteo, si el número de unidades fuese demasiado grande o el producto muy pequeño, se sugiere el pesaje y luego dividir el peso total por el peso de un objeto, obteniéndose así, indirectamente, el número de unidades. El pesaje es una forma de medición. En general, es más rápido medir que contar, ya que el conteo solo es eficaz cuando es rápido. Los métodos de medición son aproximados mientras que los de conteo pueden ser exactos si no existe error humano. La eficiencia del conteo puede aumentarse por medio de dispositivos mecánicos, electrónicos o electromecánicos, como pistolas de radiofrecuencia que permiten capturar un código de barras identificando el producto para posteriormente anotar el número de unidades en la posición en que se encuentra. El inventario físico será tanto más rápido cuanto más lo fueren los métodos de conteo y medición elegidos. 1.4 Tarjetas de Control de Inventario. Para aquellas compañías que aún no cuentan con algún sistema tecnológico que permita el rápido conteo y verificación de stock, se cuenta con tarjetas donde se registran los movimientos de los materiales y se obtiene inmediatamente los saldos existentes en stock. Para esto el encargado del stock debe mantener sus archivos ordenados y actualizados con toda la documentación que origine movimiento de materiales. Todo artículo una vez que ingresa a los almacenes debe ser ubicado en las estanterías, algunas empresas utilizan tarjetas de identificación pegadas en el pallet para localizar e identificar ciertas mercaderías y en ellas describen artículo, fecha de ingreso, cantidad y cualquier dato que sea relevante para la compañía. El siguiente modelo de una tarjeta de control valorizado de mercaderías, también conocido como “Kardex” es utilizado para el control manual de las mercancías. Imagen 1 Fuente: Rueda: Carlos Antonio (2011). GESTION DE STOCKS Y ALMACENES CO N T IN U AR → Lesson 4 of 13 Gestión de conteo y trazabilidad de inventarios 2.1 Tipos de inventario. En función de los diferentes parámetros utilizados hoy en día en logística, se puede encontrar diferentes tipos de inventarios, algunos de estos son, según el periodo fiscal o momento del año en el que se realice, según la periodicidad con la que se realice, según la forma de los productos a inventariar, según la función que cumpla el inventario (donde el más utilizado pasa a ser el inventario cíclico) o según el punto de vista logístico. El inventario se utiliza en las empresas como un sistema de control y registro de ganancias ya que brinda información resumida y concreta sobre las acciones de compra y venta de bienes o servicios. La relación directa entre el inventario y la contabilidad es el núcleo central del comercio, es por eso por lo que las empresas deben llevar un eficiente control de sus operaciones. A través del inventario se puede conocer el estado actual de la empresa, para a partir de allí tomar decisiones que permitan administrarla y gestionarla de manera rentable. Conocer la demanda de un producto es importante para realizar compras de materia prima o insumos al por mayor y abaratar costos, lo que permite mantener una producción constante sin faltantes de insumos. Imagen 2 Fuente: Caurin, J. (2017, marzo 28). Clasificación de inventarios. Emprende Pyme. https://www.emprendepyme.net/tipos-de-inventarios.html 2. 2 Trazabilidad de inventarios. La trazabilidad de productos está conformada por un conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar cada producto desde su origen hasta su destino final, por lo cual, en el caso del inventario que se encuentra dentro de un almacén, el objetivo de la trazabilidad será identificar cada producto desde su ingreso, hasta la salida del respectivo almacén. La rapidez y eficacia son fundamentales al momento de rastrear algún problema y tomar el control de la situación. La solución a determinados inconvenientes dependerá en gran parte de los procesos de trazabilidad y el soporte implementado, ya que esto será clave para encontrar respuestas a las preguntas que se planteen. Lo ideal es contar con un sistema automatizado que maneje el inventario de principio a fin, que abarque todo el proceso desde su recepción, control de calidad, ubicación y expedición, que además contenga toda la información relacionada con el producto, desglosando sus componentes y detalles. La trazabilidad hará que sea más fácil y rápido profundizar de dónde provienen los elementos individuales, dónde terminaron y quién otorgó la aprobación o la aceptación en cada fase del proceso. Para comenzar a digitalizar una operación logística es recomendable adquirir algún ERP o WMS con el fin de acceder a los datos desde cualquier lugar a través de diferentes dispositivos evitando ir a buscar archivadores con registros en papel, o revisar grandes hojas de cálculo para encontrar algún dato. CO N T IN U AR → Lesson 5 of 13 Optimización de espacios y diseño de Layout La palabra layout hace referencia a la manera en que están distribuidos los elementos y las formas dentro de un diseño. Es un vocablo en inglés que se traduce al español como disposición, plan o diseño. En definitiva, en logística es la representación de un plano sobre el cual se va a dibujar la distribución de un espacio determinado, ósea, de un almacén. Su importancia radica en asegurar un flujo ordenado y eficiente de productos en los procesos de recepción, verificación, almacenamiento, selección, empaque y despacho. Realizar una buena distribución del almacén también evitará zonas y puntos de congestión y facilitará las tareas de mantenimiento. El diseño del layout del almacén no es estático, este responde a la variedad, características y caducidad de los productos, así como a su nivel de rotación de inventarios. Un buen diseño del layout minimiza desperdicios de movimientos, manipulación, mermas, robos y también, diferencias en las cantidades dentro del inventario. Un diseño mal planificado no utilizará todo el espacio disponible, e incluso puede consumir más espacio del que debería. Idealmente, un diseño efectivo hace uso inteligente y estrechamente calculado del espacio necesario actual. También debe planificar el uso futuro del espacio de almacenamiento disponible, tanto horizontal como verticalmente. Una buena distribución del layout en un almacén se ocupa de factores, como: Disminuir al mínimo la manipulación de materiales. Crear un flujo continuo y ágil de materiales Optimizar los movimientos de personas y mercancías. Obtener el máximo índice de rotación de la mercancía. Aprovechar de forma eficiente el espacio disponible. Facilitar el acceso a la unidad logística almacenada. Poseer flexibilidad para la ubicación de productos. Dar fácil control y acceso a las cantidades almacenadas. Ahorro de costes, minimizando el desgaste de energía. Garantizar la seguridad de los trabajadores. Conseguir una gestión eficaz de la fábrica o almacén. Proyectar una instalación que tenga en cuenta las necesidades presentes y futuras. Un diseño efectivo del layout conseguirá optimizar las funciones de almacenamiento y lograr la máxima eficiencia y el uso del espacio, así habrá una garantía mayor de los servicios logísticos que la empresa ofrece al cliente. El layout del almacén, debe tener en cuenta factores para una conservación y manejo de la carga, por lo tanto, debe considerar: Entradas y salidas. Flujo interno. Tipo de almacenamiento. Tipo y ubicación de estanterías. Equipo de transporte interno. Rotación de productos. Niveles de inventarios a manejar. Embalajes, apilamiento, unitarización. Preparación de pedidos (picking y packing). Para los análisis de layout de almacenamiento hay diversas técnicas que enfocan la distribución física del almacén con el uso que se le dará. Los elementos de construcción en la distribución física permiten optimizar el espacio, por lo que se pretende incluir factores como: Naturaleza del material. Volumen y peso. Cantidad de almacenes o depósitos. Capacidad del o los almacenes. 3.1 Plano de Layout. A continuación, se presenta un plano estándar de layout. Este tiene una separación por clase de artículo, dejando a los productos de baja rotación hacia el final de la bodega, lejos de la entrada y salida. Esta categorización se realiza con el ABC de Pareto. Imagen 3 Fuente: de la Parra Vallejo, B. K. (s/f). ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS. 3.2 Factores al diseñar una bodega. Al momento de diseñar el layout de un almacén se debe tener en cuenta los componentes externos de la cadena de distribución: Imagen 4 Fuente: de la Parra Vallejo, B. K. (s/f). ALMACENAMIENTO E INVENTARIOS. Así como los componentes internos del almacén se deben tener en cuenta los siguientes elementos: Planeación del flujo al interior: Restricciones del edificio Técnicas de distribución Métodos de trabajo Ubicación de cada producto CO N T IN U AR → 3.3 Factores a tener en cuenta en el diseño de layout. 1. Mercancía: – Es importante conocer las características del inventario a almacenar, desde el tipo de unidad de carga, hasta las dimensiones y pesos de los productos. También hay que tener en cuenta si la mercancía requiere una temperatura específica, ya sea temperatura ambiente, refrigerada o congelada. Datos como el número de referencias, también nos ayudarán a la hora de realizar el diseño en planta. Respecto al almacenaje de los productos algunas consideraciones, son: Los productos deben embalarse correctamente para garantizar su protección ante el polvo, la humedad o los daños que puedan sufrir al manipularse los pallets. Las mercancías que por su naturaleza tengan una condición especial, como líquidos, materiales inflamables, productos frágiles, u otros, se almacenaran en zonas diferenciadas del resto de mercancías, como son las zonas ATEX. 2. Características del almacén: – Las dimensiones del almacén determinarán la capacidad de almacenaje, la distribución de las mercancías en el interior y el diseño del sistema de estanterías. En algunas ocasiones el diseño del almacén parte de una infraestructura existente, sin embargo, también se dan casos en que la estructura del almacén aún no se construye, en este último, tenemos mayor libertad al configurar el layout., incluso, es posible construir un almacén autoportante, en que las estanterías forman parte de la estructura principal del edificio. Al diseñar el almacén, se procura sacar el máximo provecho tanto a la superficie horizontal disponible, como al espacio en altura. 3. Flujos y rotación de mercancía en el almacén: – Conocer los movimientos de entrada y salida de mercancías del almacén, condicionará el diseño del layout. ya que los desplazamientos de las mercancías en el almacén implican costes y tiempo, por tanto, siempre se busca minimizarlos al máximo. Es importante conocer la rotación de los productos. Aquellos productos con mayor rotación se colocarán en zonas de fácil acceso para su localización y manipulación. 4. Softwares de almacenaje alineados a las necesidades: – Antes de elegir un software de almacenaje, es importante identificar las particularidades del producto a almacenar, las cuales son: Rotación del producto Volumen del stock actual Unidad de embalaje: bolsa, caja, a granel, entre otros. Número de referencias que se trabajan Caducidad de los productos Requieren de una temperatura especifica Equipos de manutención con los que se trabaja. 5. Equipos de manutención: – Analizar el tipo de equipo de manutención acorde al sistema de almacenaje y las unidades necesarias para llevar a cabo una operación eficiente, teniendo en cuenta el número de operadores dentro del almacén en caso de manipulación manual. 6. Recursos humanos: – Es muy importante conocer el número de operadores que trabaja en un almacén, sus turnos y organización del trabajo, esto ayuda a diseñar un almacén optimizado. 3.4 Diseño de Layout con principios Lean Manufacturing. – 1 Trazabilidad de procesos Este se realizar siguiendo la ruta de un determinado material, desde que éste entra en planta hasta que sale, ya transformado. Tal seguimiento permitirá conocer la duración del proceso, el número de veces que realiza el trayecto o bien, los residuos que genera. El diseño del layout debe crear el camino más corto y eficiente para realizar todo el proceso. 2 Brechas de improductividad – Si se analiza un layout en una planta que está en funcionamiento, es primordial realizar un levantamiento previo del estado actual de la planta para determinar los puntos ineficientes y corregirlos en el diseño. Eso incluye conocer si el equipo que realiza el trabajo es adecuado y dispone de una óptima planificación y capacitación, así como si la maquinaria empleada es suficiente o debe modificarse, ya sea ampliarse o reducirse. Es importante reutilizar áreas que se emplean parcialmente para integrarlas en el proceso y reducir superficies. 3 Distribución y disposición del espacio y equipos – Se requiere de un plano de la estructura constructiva de la planta, con el respectivo dimensionado de la fábrica o almacén, así como la ubicación del equipamiento. Sobre este plano se asigna la superficie necesaria a cada elemento del sistema productivo, respetando al máximo el flujo del producto y proponiendo disposiciones que reduzcan despilfarros y promuevan la flexibilidad. 4 Ordenamiento interno – La disposición del layout se hace de modo tal que el proceso de trabajo tenga los recursos necesarios, el material cerca y la zona de montaje final próxima. Preferentemente el espacio será lo más simétrico posible y con amplios espacios de circulación. En general se suele emplear la forma en “U” para el proceso productivo, donde la pieza de trabajo entra por un extremo y sale por otro. Y el flujo general de trabajo deberá está enfocado hacia la zona de salida del producto acabado. Esto redunda en el aprovechamiento del espacio, una buena gestión de inventario y un proceso de picking ágil. 5 Reducir los desplazamientos en la zona de trabajo – Acortar el flujo del proceso implica reducir al mínimo los desplazamientos en la zona de trabajo. Esta es una manera efectiva de disminuir el tiempo de elaboración de una unidad de producto. Los puestos de trabajo deben estar cerca entre sí, lo máximo posible. Las máquinas y carros montados sobre ruedas para permitir movimientos flexibles de los operarios, y que los equipos de limpieza y mantenimiento tengan fácil acceso a la zona. Con esto no solo se gana en eficiencia, sino también en seguridad. 3.5 Tipos de distribución en planta. El diseño en planta de un determinado almacén considera todos los movimientos y operaciones que se realizan con la mercancía en su interior, por lo que es muy relevante dar un flujo acorde a las necesidades. Se contemplan 3 tipos de flujos operativos: 1 Flujo en línea recta – Las zonas de carga y descarga se sitúan alejadas entre sí, una en cada extremo del almacén. Las mercancías siguen su ruta sin volver a pasar por la parte central del almacén. Este flujo es menos flexible al no tener acceso inmediato a los puntos de entrada y salida de mercancías. Realizar un diseño correcto de layout permite optimizar el espacio, reducir costes de almacenaje, aumentar la seguridad y mejorar el servicio a los clientes. Imagen 5 Fuente: Layout de almacén: cómo realizar un correcto diseño en planta y sus beneficios. (2021). Polypal. 2 Flujo en forma de U – Tanto la recepción como la expedición de mercancías se realiza en el mismo muelle. La mercancía entra por un lado del almacén, se posiciona, pasa a preparación de pedidos y sale por el muelle de expedición. La distribución en forma de U flexibiliza la carga y descarga de vehículos, así como también, facilita futuras modificaciones del almacén. Imagen 6 Fuente: Layout de almacén: cómo realizar un correcto diseño en planta y sus beneficios. (2021). Polypal. 3 Flujo en forma de T – En esta variante la entrada y salida de mercancías se realiza en muelles independientes, situados en un mismo frente, pero en extremos opuestos. En este caso, como los muelles están separados se pueden utilizar de forma independiente. Imagen 7 Fuente: Layout de almacén: cómo realizar un correcto diseño en planta y sus beneficios. (2021). Polypal. CO N T IN U AR → Lesson 6 of 13 Ejercicios Estimado(a) estudiante: Una vez realizada la lectura comprensiva del materias de estudio, lo(a) invitamos a realizar una serie de ejercicios de aplicación de conocimientos. Question 01/05 ¿Qué es gestión de inventario? Es controlar el inventario de manera automatizada Es el control eficiente, para saber sus cantidades, ubicaciones y estado de conservación Es el control físico de las unidades disponibles en bodega Conocer la distribución de los productos dentro del almacén Question 02/05 ¿Para qué sirven las tarjetas de control de inventario? Para medir el material a granel Llevar el registro de los movimientos de materiales, que ingresan y salen de bodega Para medir el material de gran tamaño Un registro detallado de los productos que son despachados a los clientes Question 03/05 ¿Cuáles son los tipos de inventarios? I. Según el período fiscal o momento del año en el que se realice. II. Según la periodicidad con la que se realice. III. Según la forma de los productos a inventariar. IV. Según la función que cumpla el inventario o según el punto de vista logístico. I y III III y IV I, II y IV Todas Question 04/05 ¿Qué factores se deben considerar al diseñar una bodega? I. Proveedores. II. Distribución de los productos. III. Fabricantes. IV. Consumidores. I y III II y IV I, III y IV I y IV Question 05/05 ¿Para qué sirven las brechas de improductividad? Para saber lugares de la bodega en la que no están siendo aprovechados los espacios Para realizar un levantamiento previo del estado actual de la planta para determinar los puntos ineficientes y corregirlos en el diseño Para disponer de una óptima planificación y capacitación Para rediseñar la bodega y optimizar los espacios Lesson 7 of 13 Conclusión Para concluir... – Tanto la gestión de los espacios físicos, como la gestión de los productos que son manipulados al interior de un almacén deben ser monitoreados y evaluados constantemente con el objetivo de asegurar un trabajo eficaz. El layout nos permite planificar de antemano un flujo coherente con las condiciones, además de ayudar a los operadores de maquinarias en el desplazamiento dentro de las instalaciones. Los inventarios son sumamente relevantes cuando se analizan los estados de resultados, sin embargo, son aún más relevantes en la gestión de ubicaciones y cantidades, ya que estos son datos que se manejan a diario dentro del labores del almacén, por ello, es recomendable contar con softwares que ayuden a obtener rápidamente la información. Hasta el próximo aprendizaje. CO N T IN U AR → Lesson 8 of 13 Introducción Dm 7 Bienvenidos al siguiente aprendizaje... – A lo largo del tiempo, las compañías en sus distintos tamaños han adoptado prácticas que favorecen el flujo logístico dentro y fuera de los almacenes. Una herramienta ya implementada por grandes y medianas industrias es la de visualizar constantemente sus indicadores de desempeño o KPI en inglés, los cuales permiten ver con claridad los puntos en que se está siendo eficiente para replicar las prácticas en otras áreas o secciones del almacén y aquellos puntos en que se está requiriendo atención y una mejora. Con la información obtenida a través de los KPI es factible analizar posibles situaciones y aplicar cambios que ayuden a la operación. La revisión de los KPI permite a las compañías generar mejoras sustanciales a la operación, permitiéndoles adaptarse rápidamente a sus clientes y encontrar nuevas formas de llegar a los nuevos compradores, con ello, se puede distinguir con facilidad, la constante mejoría y trabajo bien pensado y llevado a cabo. Éxito en tu estudio. CO N T IN U AR → Lesson 9 of 13 Como aplicar los KPI en la optimización Dm 7 Los KPI, Key Performance Indicator o Indicadores Clave de Rendimiento han pasado a ser mecanismos imprescindibles para la actividad dentro de las empresas, ya que una gran parte de las compañías fundan sus objetivos, planes estratégicos y planes de acción en los KPI. No comprender el plan tras los indicadores, no emplear los KPI correctos, o no saber cómo usarlos, puede resultar equivocado para algunos negocios. Esta es una forma de medir si una acción o un conjunto de iniciativas están efectivamente atendiendo a los objetivos propuestos por la organización. La relevancia de los KPI dentro de las empresas comenzó a partir del descubrimiento del Cuadro de Mando Integral (CMI) desarrollado por Kaplan y Norton en la década de los 90, éste impulsó un cambio de paradigma en la evaluación del rendimiento empresarial, ya que antes de su descubrimiento, las empresas evaluaban el rendimiento desde una perspectiva exclusivamente financiera. Hoy en día existen múltiples tipos de KPI para distintos ámbitos relacionados a las empresas, sin embargo, la diversidad de indicadores no siempre es productiva, de hecho, usar demasiados KPIs puede conllevar resultados desfavorables. Los KPI deben estar integrados dentro del plan estratégico y plan de acción de una compañía, además de estar estrechamente relacionados con los objetivos empresariales. Los KPI Logísticos son aquellos que se enfocan en la cuantificación del desempeño de la gestión logística en cada una de sus etapas. 1.1 Productividad dentro de la empresa Los KPI son utilizados para evaluar resultados, al medir los objetivos establecidos. La selección de los indicadores idóneos dependerá de la industria en la que se desarrolle la empresa y las áreas o departamentos que se desean medir. Cada área utiliza diferentes KPI para medir su rendimiento en función de los objetivos y metas comerciales propuestas. Es importante realizar un seguimiento de los indicadores elegidos, ya sea con una herramienta de informes en tiempo real, un software automatizado o bajo un control manual. El software permite a las empresas ingresar sus datos en un sistema especialmente diseñado o conectar servicios externos para recopilar datos de forma expedita y precisa. 1.2 Características de los KPI Lo que caracteriza a los KPI son: Optimización de la gestión y desempeño de la organización. Relación estrecha con la estrategia de la empresa y modelo de negocio, lo que permite al equipo de trabajo desarrollar métodos y acciones eficientes. Correcta relación y coherencia con las habilidades personales del equipo humano. Medición de las funciones a través de notificaciones claras, que evita malentendidos al momento de medir el desempeño de cada eslabón de la cadena. Para obtener un resultado efectivo, el indicador debe: Ser viable y aplicable en el modelo de negocio. Estar definido de forma precisa y ser cuantificable. Ser comunicado a la organización o departamento estudiado. Tener estrecha relación con el cumplimiento de los objetivos. Estar alineado con los objetivos generales y específicos del departamento. 1.3 Diferencia entre KPI y métrica Las métricas son aquellos datos expresados numéricamente que sirven para analizar el rendimiento de una determinada campaña u objetivo propuesto. Si por algún motivo esa métrica se vuelve relevante para la estrategia de negocio, ésta pasa a ser un indicador clave, es decir, los KPIs son indicadores totalmente relevantes para el negocio y su toma de decisiones. Esta es la premisa básica para elegir cualquier KPI, este necesita ser valioso para el negocio y debe ayudar a cualquier persona en la toma de decisiones estratégicas. Un buen KPI te mostrará cómo tu objetivo está trayendo más negocios u oportunidades de negocio para la empresa. 1.4 Creación de KPI Antes de definir los indicadores de desempeño, el gerente de área o encargado debe realizar un proceso de observación, estableciendo un método y una serie de pasos para identificar los KPI correctos. Se recomienda comenzar por: Identificar el departamento, área o sección a medir. Definir el objetivo de la medición. Definir el proceso logístico, plan de acción o método utilizado en la medición. Recopilar información y resultados. Actualizar o ajustar el indicador cada cierto tiempo. Ejemplos de Indicadores de Desempeño Generales dentro de las compañías: Total, de ausencias registradas por un trabajador mensualmente. Cantidad de productos entregados a tiempo semanalmente. Número de artículos producidos en una fábrica durante un mes. Ventas realizadas en un trimestre. Fallas o artículos defectuosos registrados en una semana. Caso ejemplo: La empresa X estableció como objetivo alcanzar $500.000 en ventas durante el último trimestre, sin embargo, vendió un total de $400.000. Objetivo: Realizar $500.000 en ventas durante 90 días. Tras un cálculo sencillo a través de regla de tres, podemos identificar que los $400.000 registrados como ventas durante el trimestre, representan un 80% del cumplimiento del objetivo. Para obtener la mayor utilidad del KPI, este debe ser medido, informado y actualizado constantemente, buscando la alineación de los indicadores con los objetivos propuestos, por ello es relevante revisar a diario, semanalmente o una vez al mes los indicadores, ya sea, a través de un software o manualmente, ésta será la mejor forma de detectar fallas y accionar a tiempo para perfeccionar el desarrollo de la organización. 1.5 Indicadores clave según la fase logística Abastecimiento o compras Los KPI centrados en el aprovisionamiento buscan controlar los procedimientos de compra de un nuevo stock y la toma de decisiones en las negociaciones que se llevan a cabo con los proveedores. Ejemplos: Nivel de cumplimiento de los proveedores: Indica la efectividad de los proveedores y el nivel de retrasos en la entrega de los productos solicitados. Lead time de orden de compra: Permite calcular el tiempo que pasa entre el momento en el que se solicita el pedido al proveedor y el momento en el que este se recibe en el almacén. Transporte Los KPI de transporte facilitan el análisis del impacto logístico que tiene el movimiento de mercancías en cada tramo de la cadena de suministro. Aquí cobra especial importancia el control de la entrega final o última milla debido a su complejidad y, por tanto, mayor coste. Ejemplos: Coste del transporte sobre las ventas: Este KPI muestra la proporción entre el coste que involucra el transporte respecto a las ventas conseguidas. Entregas a tiempo: Indica la agilidad del transporte en la última milla en forma de porcentaje. Almacenamiento Sirven para controlar los procesos que tienen lugar en la instalación. Ejemplos: Coste unitario de almacenamiento: Relaciona el coste de almacenamiento con el número de referencias que hay en el almacén en un periodo concreto. Tasa de entrega completa y a tiempo: Mide el número de órdenes de pedido ya preparadas para ser recogidas. Muestra la productividad y el nivel de servicio al cliente. CO N T IN U AR → Lesson 10 of 13 Aplicación de mejoras Dm 7 Luego de comprender como los indicadores claves favorecen el análisis de la operación y el rendimiento general de una compañía, es posible realizar análisis considerando los resultados obtenidos. La mejora continua resulta ser una herramienta fundamental para llevar a la acción aquellas ideas surgidas de los datos recopilados anteriormente. Esta técnica, de origen japonés, es cada vez más popular entre las empresas, ya que permite una mayor eficiencia gracias a pequeños cambios que se realizan de forma continua, los cuales buscan la eliminación de prácticas improductivas y la estandarización de procesos. La mejora continua tiene por objetivo aumentar la calidad y el rendimiento de un producto o proceso a través del estudio constante de los elementos que interactúan, sin embargo, existen distintas estrategias logísticas que favorecen la aplicación de mejoras en el proceso logístico. Antes de aplicar sistemas de mejora continua ya existentes, es importante hacer un levantamiento de la situación del almacén o bodega, con el objetivo de identificar los puntos favorables y los que requieren mejora. Es fundamental considerar los siguientes puntos dentro del levantamiento: 1. Elegir una estrategia logística adecuada al tamaño del almacén – Los almacenes varían su estrategia de acuerdo con la cantidad de ventas que posea, los metros cuadrados de almacén con los que cuente, entre otros factores, por ello es importante identificar las necesidades, los objetivos a corto, mediano y largo plazo, evaluar la estructura del almacén y la cantidad de pedidos que se realizan, todo ello asegurará una correcta estrategia logística. Los almacenes se pueden subdividir en base a su tamaño y trabajo diario. Pequeño almacén: Se considera pequeño cuando se prepara unos 50 pedidos al día aprox., cuando cuenta con unos 500 m² de tamaño, cuando se trabaja con un equipo de no más de 10 personas. Por su parte el picking se realiza a medida que ingresan los pedidos y los miembros del equipo son capaces de realizar diferentes funciones en vista a la necesidad. Logística estructurada: Este tipo de almacén prepara más de 50 pedidos al día, el almacén debe contar con una distribución muy rigurosa y organizada de los productos, el picking es realizado por lotes de pedido y a cada miembro del equipo se le asigna una tarea específica. Logística industrializada: Se considera industrial, aquel almacén que prepara más de 1.000 pedidos por día, estos regularmente se encuentran automatizados para conseguir que el ritmo aumente. El encargado de logística debe manejar algún tipo de WMS para optimizar el procesamiento de pedidos. Logística externalizada: Otra opción consiste en subcontratar una logística especializada en almacenamiento en mano de terceros. Esta es capaz de hacer frente a importantes temporadas de actividad y entrega servicios especializados, ya sea de almacenamiento, preparación de pedidos, transporte, entre otros. Esta es una estrategia práctica pero costosa, que llevan a cabo las empresas para que alguien más maneje su red de almacenamiento de productos y servicios, esto con el fin de incrementar su productividad, disminuir los riesgos, reducir los costes, ser más rentables y mejorar su calidad y nivel del servicio ofrecido. 2. Entorno de trabajo – Limitar los desplazamientos innecesarios: Optimizar la distribución de los productos en las estanterías es fundamental para facilitar el proceso de picking. Limitar el movimiento de cargas pesadas: Es importante equipar el almacén con grúas, carretillas, transpaletas, entre otros equipos de manutención que son necesarios en la operación, con ello se minimiza el riesgo de accidentes laborales y mejorará las condiciones de trabajo del equipo humano. ✔ Invertir en equipamiento de calidad: También es una opción importante para mejorar el entorno de trabajo, por ejemplo, adquirir un WMS de alto rendimiento, lectores de códigos de barras, pantallas digitales, entre otros artículos tecnológicos, facilitará el trabajo de los miembros del equipo y reducirá la tasa de errores logísticos. Maquinaria especializada: Máquinas para envolver con film los pallets, máquinas de producción o termo selladoras, pueden agilizar mucho el trabajo. Dependiendo de las necesidades de cada empresa, las maquinas favorecen la disminución de los tiempos de trabajo. 3. Estructuración y organización del espacio dentro del almacén – El buen uso del espacio es fundamental para evitar los tropiezos y choques. Para conseguir una estructura adecuada del espacio es importante: Establecer un sistema de numeración de los pasillos y posiciones para crear rutas logísticas que conducirán rápidamente al o los productos deseados. Delimitar las áreas de almacenamiento y trabajo es imprescindible para minimizar los movimientos. Existen áreas de sobrestock, áreas de almacenamiento, áreas de picking, áreas de ingreso y salida, áreas de carga y descarga de transportes, etc. – 4. Especialización del equipo humano Cuanto más profesionalizado esté un almacén, más precisas serán las tareas para realizar. Si los trabajadores cuentan con un buen conocimiento de sus tareas y objetivos, la actividad total del almacén será mucho más eficiente. Es relevante distribuir las tareas de cada uno de los integrantes a partir de las diferentes zonas que haya separado del almacén, estas zonas pueden ser picking, preparación de pedidos, recepción, envío, embalaje, entre otras. 5. Zonas de stock de alta rotación – En todos los almacenes existen productos con alta, media y baja rotación. Los de alta rotación son aquellos que más se solicitan y, por lo tanto, se requieren constantemente. Es muy recomendable crear una zona específica para el almacenaje de estos productos, una zona cerca al área de recepción y/o salida y cercana al área de preparación. 6. Productos según clase logística – Para mejorar la administración de los almacenes es importante considerar la clasificación de los productos de acuerdo con sus especificidades, por ejemplo: Productos pesados o voluminosos (que requieren un manejo dedicado y técnico) Productos frescos Productos personalizables (que pasan del espacio de almacenamiento al área de fabricación para terminar en el área de embalaje). Este tipo de organización le ayudará a ahorrar tiempo en el flujo logístico completo y hacer más eficiente la actividad operacional. 7. Cross-docking – El objetivo de esta técnica es que el producto esté el mínimo tiempo posible dentro de las instalaciones, regularmente los productos se descargan en su llegada al almacén y se mueven directamente hacia el transporte de salida sin pasar por el almacenamiento, de esta forma se consigue ahorrar tiempo y espacio. El cross-docking tiene muchas ventajas ya que cuanto más tiempo está un artículo almacenado, más disminuye su valor y aumenta las posibilidades de daño, pérdida o robo. 8. Preparación de productos similares – Esto permite ahorrar tiempo en el proceso de picking. Cuando se observan que hay más de una orden de entrega que solicita de un mismo producto, es posible preparar varios pedidos al mismo tiempo y así evitar más de un viaje al realizar el picking. 9. Automatizar la gestión de quiebres de stock – Gestionar quiebres de stock es un desafío permanente, ya que además de provocar interrupciones en la cadena de suministro, el desabastecimiento genera insatisfacción en los clientes. Cuando existe quiebre en el stock, es importante activar procedimientos automatizados con los equipos de servicio al cliente y ventas. El método más común es el envío automático de un mensaje por correo electrónico que informe la próxima llegada de stock del producto solicitado. 10. Controles de calidad – Nadie desea recibir pedidos con errores, por lo tanto, el desafío de la gestión logística es evitarlos como sea posible. Gracias al control de calidad, los pedidos son revisados en varios puntos del proceso logístico, por ejemplo, en la llegada del producto, durante el picking, en el proceso de embalaje y antes de efectuar el envío a cliente. Este control se puede realizar rápidamente a través de un escáner de código de barras que verifique el número y el tipo de producto en el momento del packing. 11. Trazabilidad de pedidos – Es fundamental no descuidar la elección de un buen operador capaz de ofrecer seguimiento a sus paquetes, hasta la entrega al cliente final. El seguimiento a los paquetes permite conocer los tiempos que tardan los transportes en llegar a determinados puntos, ver rutas eficientes y encontrar mejoras que permitan entregar un servicio de excelencia. 2.2 La mejora continua a través de Kaizen. Kaizen es un término en japonés que hace alusión a “el cambio para mejorar”, por lo que es un sistema que desarrolló el ingeniero nipón Taiichi Ohno para Toyota tras el final de la Segunda Guerra Mundial. El objetivo era incrementar la competitividad de la empresa e igualarla a la de las compañías estadounidenses. Este método parte de la premisa de que, aunque un proceso cumpla correctamente con su cometido, siempre hay un margen de mejora. Aplicado en los ámbitos de producción y logística, esta estrategia utiliza un conjunto de procedimientos para analizar el funcionamiento de la compañía, así se detectan a tiempo las ineficiencias y se ejecutan los cambios necesarios. Todo gira alrededor de cinco principios, conocidos como las 5S por su nombre en japonés. – Seire (Clasificar): El primer proceso consiste en separar las tareas e identificar cuáles son las que aportan un real valor al producto o servicio (las denominadas gemba). – Seiton (Ordenar): Consiste en organizar los equipos de trabajo para evitar desplazamientos o movimientos poco eficientes, para ello, el trabajador debe tener a su alcance todas las herramientas necesarias para ser ágil y productivo. Seiso (Limpiar): – La limpieza del lugar de trabajo es una acción clave para que el operario se sienta cómodo y trabaje a su máximo rendimiento. – Seiketsu (Estandarizar): Tras identificar los aciertos y desaciertos de la compañía, se establecen modelos o estándares necesarios para aumentar la eficiencia en cada uno de los procesos. Shitsuke (Disciplina): – La última etapa es fundamental para el éxito de todo el sistema, ya que implica el compromiso por parte de toda la organización de interiorizar las nuevas reglas y adoptar una filosofía que apunte a la mejora constante y continua con el fin de incrementar el valor a todas las operaciones y entregar el mejor servicio. A través de las 5S, el método Kaizen resulta ser una estrategia ideal para incrementar la rentabilidad dentro de la organización, identificar y eliminar las ineficiencias y, sobre todo, potenciar aquello que aporta valor a los procesos. Imagen 1 Fuente: Mecalux. (2020, septiembre 10). La mejora continua y su aplicación en logística. Mecalux. https://www.mecalux.es/blog/mejora-continu CO N T IN U AR → Lesson 11 of 13 Ejercicios Dm 7 Estimado(a) estudiante: Una vez realizada la lectura comprensiva del materias de estudio, lo(a) invitamos a realizar una serie de ejercicios de aplicación de conocimientos. Question 01/05 Características de los KPI: I. Optimización de la gestión y desempeño de la organización. II. Relación estrecha con la estrategia de la empresa y modelo de negocio, lo que permite al equipo de trabajo desarrollar métodos y acciones eficientes. III. Correcta relación y coherencia con las habilidades personales del equipo humano. IV. Medición de las funciones a través de notificaciones claras, que evita malentendidos al momento de medir el desempeño de cada eslabón de la cadena. II y III III y IV II, III y IV Todas Question 02/05 ¿Qué elementos se deben establecer para crear KPI? I. Identificar el departamento, área o sección a medir. II. Definir el objetivo de la medición. III. Definir el proceso logístico, plan de acción o método utilizado en la medición. IV. Recopilar información y resultados, actualizar o ajustar el indicador cada cierto tiempo. I, II y III II, III y IV III y IV Todas Question 03/05 ¿Cuál es el beneficio más importente que se obtiene al crear KPI para transporte? Análisis del impacto logístico que tiene el movimiento de mercancías en cada tramo de la cadena de suministro Ayuda a recudir los costos por el traslado de los productos Ayuda a mejorar las rutas de entrega que tienen definido los vehículos de reparto A definir las cantidades de pedidos por transporte para optimizar los viajes Question 04/05 ¿Para qué se estructura y organiza el espacio dentro del almacén? I. Establecer un sistema de numeración de los pasillos y posiciones para crear rutas logísticas que conducirán rápidamente al o los productos deseados. II. Delimitar las áreas de almacenamiento y trabajo es imprescindible para minimizar los movimientos. Existen áreas de sobrestock, áreas de almacenamiento, áreas de picking, áreas de ingreso y salida, áreas de carga y descarga de transportes, etc. III. Para poder llevar un registro de todos los productos disponibles en el almacén. IV. Para definir qué tipo de organización se le dará al almacén para optimizar los espacios disponibles. III y IV I y II II y III I y IV Question 05/05 ¿Qué son las zonas de stock de alta rotación? Los de alta rotación son aquellos que más se solicitan y, por lo tanto, se requieren constantemente Los de alta rotación son aquellos que se muevan dentro del almacén Son aquellos que llegan al almacén y quedan disponibles para ser utilizados Son aquellos que se dejan en la parte más lejana del almacén, puesto que no son muy utilizados Lesson 12 of 13 Conclusión Dm 7 Para concluir... – El liderazgo forma parte de los pilares fundamentales en una correcta gestión logística, ya que serán los lideres o personas a cargo del equipo quienes determinarán las tareas, objetivos y metas. El rol que cumplen los líderes de equipo es encontrar soluciones en base a lo que se tiene y proponer nuevas formas de realizar una gestión óptima, para ello es que existen los indicadores de desempeño, los que permiten visualizar constantemente los procesos e identificar donde es que no se está siendo eficiente, o bien, donde se están realizando las mejores prácticas para ejecutar acciones similares en otros procesos. La mejora continua de los procesos permite a los equipos logísticos perfeccionar su labor diaria, encontrando nuevas oportunidades de ejecutar correctamente las tareas repetitivas. Cada pequeño avance en un punto específico del proceso logístico dentro de un almacén abre una oportunidad de mejorar diversos puntos y áreas, permite a los integrantes del equipo mejorar sus condiciones de trabajo, encontrar nuevas soluciones y abrir paso a nuevos desafíos. Nos vemos en un próximo aprendizaje, adiós. CO N T IN U AR → Lesson 13 of 13 Evaluación Question 01/02 Las 5S propuestas como mejora continua a través del método Kaizen son: Selecciona la alternativa correcta. Seire (Contabilizar), Seiton (Sacar), Seiso (Limpiar), Seiketsu (Estandarizar), Shitsuke (Encontrar). Seire (Catalogar), Seiton (Ordenar), Seiso (Separar), Seiketsu (Estandarizar), Shitsuke (Disciplina). Seire (Clasificar), Seiton (Ordenar), Seiso (Limpiar), Seiketsu (Estandarizar), Shitsuke (Disciplina). Seire (Contar), Seiton (Orientar), Seiso (Reponer), Seiketsu (Estandarizar), Shitsuke (Suponer). Question 02/02 Un tipo de almacenaje sin pasillos es: Selecciona la alternativa correcta. Apiñado sobre estanterías drivers. A granel. Almacenaje al aire libre. Almacenaje por posiciones.