Examen MPA PDF

Examen MPA BPM = Busines Process Management => un set de principii, metode si instrumente pentru procesele de business cu scopul de a le imbunatati O notiune inca neclarificata si neadoptata unanim Prezinta concept de management insa cu o stransa legatura IT Este un domeniu in...

Examen MPA BPM = Busines Process Management => un set de principii, metode si instrumente pentru procesele de business cu scopul de a le imbunatati O notiune inca neclarificata si neadoptata unanim Prezinta concept de management insa cu o stransa legatura IT Este un domeniu in crestere intr-o economie in continua schimbare Este un asset in fata competitiei Este un domeniu care promoveaza agilitatea Schimbarea directiei de abordare => in loc de IT -> Business s-a trecut la Business -> IT => BPM devine un concept “close to the business” Clasificarea tipurilor de sisteme funcție de implicarea directă în atingerea obiectivelor companiei PROCES Este o inlantuire de evenimente, activitati si decizii Implica: actori, obiecte Este declansat de evenimente Are un rezultat cu o anumita valoare Managementul proceselor pune in centru: Procesele Relatiile intre procese Interactiunea cu sistemele software Clientii, furnizorii, angajatii Valoarea BPM => TRANSPARENTA => Cand facem, ce trebuie facut, de catre cine? Transparență înseamnă că fiecare proces dintr-o organizație este clar definit, astfel încât să se știe când trebuie făcut un anumit task, ce trebuie făcut și cine este responsabil de realizarea lui. permite o intelegere avansata a organizatiei permite ajustarea si corectarea erorilor, indiferent de complexitatea companiei (prin descompunere se ajunge la granularitate mica) EXEMPLU: Proces: Livrare produse dintr-un magazin online - Când? Imediat după confirmarea plății - Ce trebuie făcut? Pregătirea și expedierea coletului - De către cine? Depozitul + firma de curierat BPM Lifecycle  Ciclul de viață BPM (Business Process Management Lifecycle) Fază Descriere Se determină ce procese trebuie optimizate, analizând cele 1. Identificarea strategice și cele cu probleme. Procesul este iterativ și proceselor exploratoriu. Se creează business process model (diagrama 2. Process procesului) pentru a vizualiza cum funcționează procesul Discovery curent. => modelul proceselor AS-IS Se analizează procesul pentru a identifica probleme și puncte slabe (ex.: ineficiențe, întârzieri, erori frecvente). => 3. Process Analysis analize calitative ( analiza cauzelor fundamentale ) si cantitative ( analize KPI – durata proceslor, utilizarea resurselor, timpi de asteptare, etc ) Se propun și evaluează schimbări pentru 4. Process Redesign îmbunătățirea procesului și eliminarea problemelor. Se implementează schimbările, inclusiv automatizarea 5. Process procesului, dacă este cazul. => automatizarea proceselor Implementation si managementul schimbarii organizationale Se monitorizează performanța procesului, asigurându-se 6. Process că obiectivele sunt atinse și identificând noi oportunități de Monitoring & îmbunătățire. => instrumente pentru monitorizare – Controlling rapoarte, alerte, KPI, etc. Arhitectura proceselor Managementul proceselor presupune cunoasterea celor 3 aspecte în managementul proceselor: 1. Cunoașterea proceselor organizației – Înseamnă identificarea și documentarea fluxului de lucru din companie (ex.: cum se face o comandă, cum se aprobă un contract etc.). 2. Importanța fiecărui proces – Evaluarea impactului proceselor asupra obiectivelor strategice. Unele sunt critice (ex.: livrare produse), altele sunt suport (ex.: gestionarea IT). 3. Identificarea punctelor cheie – Recunoașterea punctelor unde performanța poate fi îmbunătățită (ex.: timpi de așteptare mari, rate de eroare ridicate, redundanțe). Scopul identificarii proceselor: Intelegerea in detaliu a organizatiei Maximizarea valorii BPM Focusarea pe cele mai importante si critice procese Cum îți dai seama ce tip de proces e un anumit proces? Dacă procesul ajută la îndeplinirea obiectivelor strategice, dar nu adaugă valoare direct clientului, este management. Dacă procesul este esential pentru livrarea produsului sau serviciului și crearea valorii pentru client, este core. Dacă procesul susține procesele core și asigură buna funcționare a organizației, este support. RELATII INTRE PROCESE 1. Relații Orizontale (în aval, în amonte) Definire: Relațiile orizontale descriu modul în care procesele sunt conectate pe aceeași linie operațională, stabilind granițele dintre ele. - În aval (downstream): Un proces trimite rezultatele sale către următorul proces din lanț. EXEMPLU: Procesul de procesare a plății este în aval față de procesul de plasare a comenzii într-un magazin online. - În amonte (upstream): Un proces primește intrări de la un proces anterior. EXEMPLU: Procesul de producție depinde de aprovizionarea cu materii prime. Exemplu concret – Magazin online: 1. Plasarea comenzii → 2. Verificarea stocului → 3. Procesarea plății → 4. Pregătirea livrării → 5. Expedierea comenzii 2. Relații Verticale Definire: Relațiile verticale descriu ierarhia proceselor, adică nivelurile de abstractizare. - Proces principal (de nivel superior): Procesele strategice, generale, care acoperă un întreg flux operațional.  EXEMPLU: „Gestionarea comenzilor clienților” în magazinul online. - Subprocese (de nivel inferior): Procese detaliate, care fac parte dintr-un proces principal. EXEMPLU: „Facturarea comenzii” și „Confirmarea plății” sunt subprocese ale „Procesării plății”. Exemplu concret – Bancă: Proces principal: „Acordarea unui credit” Subprocese: - Verificarea eligibilității - Calculul ofertei de credit - Semnarea contractului - Transferul fondurilor 3. Relații de Specializare Definire: Relațiile de specializare apar atunci când un proces este derivat dintr- un proces mai general. Exemplu concret – Producție auto: Proces general: „Fabricarea unui automobil” Procese specializate: - „Fabricarea unui automobil electric” - „Fabricarea unui automobil hibrid” - „Fabricarea unui automobil pe benzină” VALUE CHAIN O secventa de procese core business care transforma un input intr-un rezultat/valoare pentru clientii si actionarii unei organizatii Este util pentru gruparea intr-o ordine logica a proceselor unei organizatii in grupuri EXEMPLU: Într-o companie de producție, inputurile pot include materiile prime și forța de muncă, iar procesele din lanțul valoric vor include fabricația produselor, ambalarea, livrarea și marketingul (procese core). Activitati (tasks) => Elementul cel mai mic ce nu mai poate fi descompus Sunt efectuate de persoane sau de sisteme automate sau sisteme IT Ierarhia proceselor Identificarea proceselor - exercitii 1. Care dintre cele de mai jos NU este activitate? a. Verificare detalii polita asigurare b. Polita de asigurare nu acopera daunele c. Calcul suma de plata dauna d. Determinarea daca un client este eligibil pt plata dauna e. Primirea comenzii 2. Pentru procesul masurare consum->incasare al unei companii de electricitate care dintre urmatoarele este direct legata de cost? a. Consumul mediu pe client b. Perioada unui ciclu c. Procentul de erori de citire in minus d. Procentul de erori de citire in plus e. Pretul pe KWh 3. Intr-un proiect de reinginerie a proceselor care dintre fazele ciclului de viata poate fi omisa partial sau chiar integral? a. Process identification b. Process discovery c. Process analisys d. Process redesign e. Process implementation f. Process monitoring and controlling 4. Intr-o organizatie orientate pe procese cine este direct responsabil pentru performanta slaba a unui process? a. Participantii la process b. Echipa de management c. Process owner d. Process analyst e. BPM group 5. Intr-o companie de utilitati, alimentare cu apa potabila care procese sunt core? a. Factura -> incasare b. Achizitie-plata c. Incident-rezolvare d. Distribuirea apei e. Inspectia infrastructurii 6. Care este ordinea corecta in value chain: A. Suport B. Preluare client C. Livrare servicii D. Set-up proiect B–D–C–A 7. Care sunt criteriile folosite pentru selectarea proceselor care trebuie incluse in BPM lifecycle? a. Importanta strategica b. Dimensiune process c. Fesabilitate schimbare d. Performanta slaba e. Completitudine proces Modelarea proceselor - BPMN Elemente core: XOR split Definiție: Reprezintă un punct de decizie unde se alege una și doar una dintre mai multe căi posibile. Se bazează pe o condiție logică (ex: „Dacă plata este aprobată, continuă cu livrarea, altfel anulează comanda”). XOR join Definiție: Este punctul unde se reîntâlnesc fluxurile alternative după un XOR Split. Procesul continuă după ce o singură cale ajunge în acest punct. OR Split Definiție: La un OR Split, se pot alege una, mai multe sau chiar toate ramurile în funcție de condiții. Diferă de XOR Split, unde doar o singură cale este parcursă. OR Join Definiție: OR Join reuneste fluxurile care au fost pornite dintr-un OR Split. Procesul așteaptă toate căile active înainte de a continua. AND Split Definiție: La un AND Split, toate ramurile care pleacă din acest punct sunt activate simultan. Nicio condiție nu determină care cale este aleasă – toate căile sunt urmate în paralel. Se folosește pentru activități care trebuie să se întâmple în același timp, dar independent una de cealaltă. AND Join Definiție: Așteaptă TOATE ramurile să fie finalizate înainte de a continua execuția. Nu permite trecerea la pasul următor până când toate activitățile inițiate de AND Split au fost finalizate. Reguli de sintaxa structurala: Cel putin un start si un end Fiecare activitate are un input si un output Un gateway are: o minim 2 inputuri si 1 output o 1 input si 2 outputuri Fiecare nod trebuie sa fie pe o cale de la start la finish Obiecte Resurse 1. Resurse active - Participanți ai procesului – oameni implicați direct în activitățile procesului. o Ex: Angajatul care verifică o comandă online, curierul care livrează coletul. - Sisteme software – aplicații sau platforme folosite în automatizarea și gestionarea proceselor. o Ex: ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), un software de procesare plăți. - Echipamente active – dispozitive folosite pentru execuția procesului, doar dacă sunt implicate activ. o Ex: Scanerul de coduri de bare dintr-un depozit, un server care rulează o aplicație. 2. Resurse pasive - Baze de date, documente, arhive – informații stocate și accesate în proces, dar care nu acționează singure. o Ex: Catalogul de produse, istoric comenzi, fișiere PDF cu facturi. - Echipamente pasive – echipamente care nu participă activ la proces, ci doar susțin indirect. o Ex: Un raft de depozitare, un computer folosit doar pentru accesarea informațiilor, imprimanta (dacă nu este folosită în procesul curent). Pool-urile și lane-urile NU sunt resurse în sine, dar ele conțin resurse active, cum ar fi angajați, sisteme IT sau echipamente. Message flow Identificarea proceselor - exercitii 1. Care activitati si evenimente nu sunt conform conventiei de denumiri? a. Verificare aplicatie credit (activitate) b. Aplicatie credit verificata (activitate) c. Introducere pacient in cabinet medical (activitate) d. Reclamatie respinsa (eveniment) e. Pacient spitalizat (eveniment) f. Receptionare aplicatie student (eveniment) 2. In cadrul unui magazine online, care dintre cele de mai jos pot fi modulate ca data store? a.Baza de date de cumparaturi b.Cosul de cumparaturi c. Istoricul de cumparaturi al clientului d. Factura e.catalogul de produse 3. Care dintre cele de mai jos pot fi considerate pool? a. Clientul b. Un subcontractor c. O persoana de vanzari d. Un functionar de la contabilitate e. Departamentul de achizitii 4. Care sunt motive posibile de descompunere a unui model de process? A. cand modelul este prea mare si greu de inteles si utilizat B. cand doua evenimente de acelasi tip nu pot fi utilizate intr-o secventa C. cand sunt prea multe arce care se suprapun D. cand dorim sa evitam redundanta intre mai multe procese E. cand sunt prea multe evenimente intr-un process model si vrem sa le reducem numarul