Einführung in die Wirtschaftsinformatik Prozesse in ERP-Systemen PDF

Einführung in die Wirtschaftsinformatik Prozesse und Informationssysteme: Prozesse in ERP-Systemen Prof. Dr. Thomas Myrach Universität Bern Institut für Wirtschaftsinformatik Abteilung Informationsmanagement Bern, 8. Mai 2024 Logischer Aufbau Informationstechnologien...

Einführung in die Wirtschaftsinformatik Prozesse und Informationssysteme: Prozesse in ERP-Systemen Prof. Dr. Thomas Myrach Universität Bern Institut für Wirtschaftsinformatik Abteilung Informationsmanagement Bern, 8. Mai 2024 Logischer Aufbau Informationstechnologien Daten Prozesse Nutzen Lernziele − Sie kennen zentrale Merkmale von ERP-Systemen. − Sie wissen, wie die Integration von ERP-Systemen über die Datenbank erfolgt. − Sie können Stammdaten, Bestandsdaten und Bewegungsdaten unterscheiden. − Sie wissen, wie sich Prozesse in ERP-Systemen anhand von Belegflüssen verfolgen lassen. − Sie kennen grundsätzliche Probleme, die mit ERP-Systemen als integriertem System verbunden sind. − Sie können den Auftragsabwicklungsprozess in einem ERP-System mit seinem Belegfluss beschreiben und im ERP-System Odoo durchführen. − Sie kennen den Teilprozess der Rechnungsstellung im ERP-System Odoo. 3 Gliederung Einleitung ERP als integriertes System Auftragsabwicklung in Odoo Rechnungsstellung in Odoo ERP (Enterprise Resource Planning) − Ein ERP-System ist eine integrierte, betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware, die Prozesse und Funktionen eines Unternehmens unterstützt. − Diese Unterstützung und Integration gibt es für verschiedene Funktionsbereiche (Abteilungen). − Die Software stellt auch funktionsübergreifende Funktionen zur Verfügung. − ERP-Systeme decken Basisfunktionen wie das Rechnungswesen, das Personalmanagement oder die Offerten- und Kundenverwaltung ab − Sie verwalten unternehmensrelevante Finanz-, Personal-, Kunden- und Produktdaten. ERP-Systeme Drei zentrale Punkte − ERP-Systeme unterstützen zentrale betriebliche Funktionen. − Ihr Schwergewicht liegt auf der Abwicklung operativer Geschäftsprozesse. − Da diese täglich in grosser Anzahl anfallen, werden ERP-Systeme zu den Transaktionssystemen gerechnet. − ERP-Systeme sind integrierte Systeme. − Sie ermöglichen integrierte, abteilungsübergreifende Prozessabläufe. − Integrierendes Element ist eine gemeinsame Datenbasis. − ERP-Systeme sind umfangreiche Standardsoftware-Pakete. − Um den verschiedenen Anforderungen in den Unternehmen zu genügen, bieten sie umfassende Funktionen. − Anpassbarkeit auf spezifische betriebliche Gegebenheiten. ERP-Systeme und betriebliche Funktionen − ERP-Systeme decken weitgehend alle wesentlichen Funktionen der Leistungserstellung ab. − Sie betreffen auch die wesentlichen betrieblichen Funktionen der Administration und Disposition. − Für die verschiedenen Funktionen werden typischerweise spezifische Systemmodule geschaffen. Beispiel Odoo Steckbrief − Odoo ist ein Open Source (Lektion 3) ERP-System unter der AGPL-Lizenz. − Die Software wird von der Odoo S.A. weiterentwickelt und unterstützt. − Die neuesten Versionen (ab Version 7) sind als Web-Anwendung implementiert. − Odoo funktioniert nach dem Client-Server-Prinzip (Lektion 5). − Der Server und die Geschäftslogik sind in der Programmiersprache Python realisiert. − Der Web-Client ist vor allem in JavaScript (Beispiel Lektion 3) entwickelt. − Als Datenbankmanagementsystem wird PostgreSQL (Beispiele Lektion 7) eingesetzt. Beispiel Odoo Installation von Modulen Beispiel Odoo Auswahl zwischen verschiedenen installierten Modulen (und weitere Menüpunkte). Modul Verkauf Funktionen des Moduls. Gewählt: Angebote anzeigen Gliederung Einleitung ERP als integriertes System Auftragsabwicklung in Odoo Rechnungsstellung in Odoo ERP-Systeme Zentrale Konzepte − Prozesse: betreffen ein oder mehrere Module. Prozess − Module: decken betriebliche Funktionen ab. Modul − Datenbank (Stammdaten, Belege): integriert alle im System benötigten Beleg Stammdaten und Transaktionsdaten (Belege). Datenbank Integration der Module über zentrale Datenbank Typen von Daten − Stammdaten − Daten zur Beschreibung von Objekten. − Ändern sich nicht oder nur selten. − Bestandsdaten − Daten zur Beschreibung von Zuständen. − Drücken Mengen und Werte aus. − Verändern sich im Zeitverlauf. − Bewegungsdaten − Daten zur Beschreibung von Ereignissen. − Verändern sich typischerweise nicht. − Können mit der Veränderung von Bestandsdaten im Zusammenhang stehen. Kontext der Auftragsdaten Kontext der Auftragsdaten (Beispiel) Bestellkopfdaten Kundendaten Bestellpositionsdaten Artikeldaten Prozesse in einem ERP-System Auftragsabwicklung Beschaffung Kontokorrent-Buchführung … und weitere Prozesse! ERP-Module und Prozesse − Im Rahmen eines Geschäftsprozesses können mehrere ERP-Module zum Einsatz kommen. − Diese entsprechen typischerweise betrieblichen Funktionsbereichen. − Die Module sind nicht unabhängig voneinander, sondern unterstützen den übergreifenden Prozess. − Ergebnisse eines Moduls können sich in anderen Modulen niederschlagen. − Grundlage sind gemeinsame Daten.  ERP-Module und Prozesse Beispiel: Module im Prozess "Auftragsabwicklung" Die beiden Module unterstützen jeweils die Aufgaben der entsprechenden betrieblichen Funktion. Marketing Anfrage eingegangen und Verkauf Angebot Auftrag eingegangen Rechnung versendet gesendet Verkauf Angebots- Auftrags- Rechnung- erstellung annahme stellung Lieferant Pickzettel Lieferschein erstellt Waren- versendet Lager Ausliefe- bereit- rung stellung Materialwirtschaft Der Auftragsabwicklungsprozess erstreckt sich über mehrere betriebliche Funktionen und ERP-Module. Prozesse und Belege Belegflüsse − In Prozessen werden im System Belege angelegt und verwendet. − Im Prozessablauf können Belege ihren Status ändern und neue Belege entstehen. − Manipulationen von Belegen können verschiedene Auswirkungen haben. Prozesse und Belege Beispiel: Belegfluss Prozess "Auftragsabwicklung" Lieferant Angebots- Waren- Auftrags- Ausliefe- Rechnung- erstellung bereit- annahme rung stellung stellung Angebot Auftrag Pickliste Lieferschein Rechnung ERP-Systeme als integrierte Systeme Redundanz − Die Redundanz von Daten ist entweder vermieden oder kontrolliert. − Positiv − Mehrfacherfassung von Daten entfällt. − Die Gefahr von Inkonsistenzen wird begrenzt. − Negativ − Einmalerfassung von Daten führt dazu, dass viele Abklärungen und administrative Schritte bereits zu Beginn eines Prozesses erfolgen müssen. − Dies gilt insbesondere für Stammdaten. − Massnahmen zur Sicherung der Datenkonsistenz führen zu Rückfragen, eventuell zur Blockade des Systems. ERP-Systeme als integrierte Systeme Datenfluss − Es besteht ein durchlaufender Datenfluss zwischen den verschiedenen betrieblichen Funktionen. − Positiv − Prozesse werden ganzheitlich unterstützt. − Keine harten Brüche zwischen organisationalen Silos. − Negativ − Erfordert bessere Koordination zwischen Fachabteilungen. − Fehlerhafte Daten betreffen oft mehrere Abteilungen. − Die formelle Organisation muss für alle Fälle definiert sein und alle müssen sich auch in Fällen von Eilaufträgen, Pannen und Ausnahmesituationen daran halten. Zwischenfazit − ERP-Systeme sind ein zentrales Informationssystem in modernen Betrieben. − Unternehmen haben die Auswahl zwischen einer Reihe von kommerziellen Software-Paketen, die als Standardsoftware angeboten werden. − Typisch ist der Aufbau über funktionsorientierte Module, die je nach Bedarf implementiert werden können. − Die Module unterstützen die Mitarbeiter in den jeweiligen Abteilungen bei ihren spezifischen Aufgaben. − Betriebliche Prozesse können mehrere Module betreffen. − Im Rahmen von Prozessen werden Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen über das ERP-System koordiniert. − Koordination geschieht über den Belegfluss, der einen Prozess begleitet. 24 Gliederung Einleitung ERP als integriertes System Auftragsabwicklung in Odoo Rechnungsstellung in Odoo 25 Geschäftstransaktionen aus der zwischenbetrieblichen Sicht Beschaffung und Verkauf Verkauf Einkauf Lieferant Kunde Bestellprozess und Auftragsprozess Anfrage erhalten Angebot Auftrag erhalten Lieferschein Rechnung gesendet versendet versendet Lieferant Angebots- Auftrags- Ausliefe- Rechnung- erstellung annahme rung stellung Angebot Auftrag Lieferschein Rechnung Angebotsanfrage Kunde Angebots- Auftrags- Waren- Rechnungs- anfrage erteilung eingang erfassung Auftrag Anfrage gesendet Angebot eingegangen erteilt Lieferung erhalten Rechnung erhalten Auftragsabwicklungsprozess Sequenz 1: Angebotsanfrage bis Auftragserteilung Kundenanfrage Angebot Auftrag eingegangen gesendet erhalten Lieferant Verkauf Angebots- erstellung Kundenanfrage Angebot Auftrag Kunde Einkauf Angebots- Auftrags- anfrage erteilung Anfrage gesendet Angebot eingegangen Auftrag erteilt 28 Angebot und Bestellung Angebotserstellung und Auftragserteilung Angebot Auftrags- erhalten erteilung Angebots- Angebot erstellung gesendet 29 Modul Verkauf: Angebotsversendung und Auftragsannahme Wir warten bis Kunde für das Angebot einen Auftrag erteilt! Angebot Auftrag gesendet erhalten Angebots- Auftrags- erstellung annahme 30 Modul Verkauf: Statuswechsel vom Angebot zum Auftrag Mit dem Statuswechsel wird ein Lagerauftrag angelegt! Verschiedene Mengenangaben zum Auftrag! 31 Auftragsabwicklungsprozess Sequenz 2: Auftragsannahme bis Lieferung Auftrag eingegangen Verkauf Auftrags- annahme Lieferant Pickzettel Lieferschein erstellt Waren- versendet Lager Ausliefe- bereit- rung stellung Auftrag Lieferschein Kunde Waren- eingang Lieferung erhalten 32 Modul Lager: Warenbereitstellung: Reservation und Pickzettel Benötigte Mengen wurden am Lager reserviert! 33 Warenbereitstellung im Lager Mit Auslieferungsauftrag (auch genannt: Rüstschein, Pickzettel) werden Artikel im Lager abgeholt! 34 Modul Lager: Auslieferung: Bereitstellung und Lieferung Benötigte Mengen wurde bereitgestellt! 35 Auslieferung durch Logistiker Artikel werden zusammen mit Lieferschein versendet 36 Modul Verkauf: Anlegen eines Rechnungsentwurfs für den Auftrag Der nächste Schritt wird in der Benutzerführung herausgehoben! Menge wird als ausgeliefert angezeigt! 37 Gliederung Einleitung ERP als integriertes System Auftragsabwicklung in Odoo Rechnungsstellung in Odoo 38  Auftragsabwicklungsprozess Sequenz 3: Rechnungsstellung bis Zahlung Auftrag abzurechnen Rechnungsentwurf generiert Verkauf Rechnung anlegen Lieferant Rechnung versendet Zahlungseingang Finanzen Rechnung Rechnung Zahlung genehmigen versenden erfassen Rechnung Zahlung Kunde 39 Modul Finanzen: Genehmigen des Rechnungsentwurfs Der Rechnungsentwurf wird mit der Bestätigung zur Rechnung! 40 Modul Finanzen: Versendung der Rechnung 41 Modul Verkauf: Status der Rechnung Menge wird als abgerechnet angezeigt! 42 Fazit − Der Prozess der Auftragsabwicklung ist ein gutes Beispiel, um die Zusammenarbeit mehrerer betrieblicher Abteilungen und externer Geschäftspartner zu illustrieren. − Intern müssen Mitarbeitende der Abteilungen Verkauf, Lager und Finanzen zusammenwirken. − Extern sind Mitarbeitende des Kunden und allenfalls auch von Logistikern und Banken betroffen. − Die Koordination zwischen diesen Organisationen und Abteilungen erfolgt über Belege, die als Belegfluss den Prozess begleiten und ausgetauscht werden. − In einem ERP-System sind Prozesse besonders über die Logik von Belegflüssen abgebildet. − Im Zuge des Prozessfortschritts erfolgt bei Belegen ein Statuswechsel oder es werden neue Belege angelegt. 43