Ενεργά Αρχεία και Διαχείριση Αρχείων PDF

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΕΡΓΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ Αναστάσιος Τσολακίδης Επικ. Καθηγητής [email protected]  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΣΤΟΧΟΙ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ ΟΡΙΣΜΟΙ ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΩΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΕΙΔΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ  ΣΤΟΧΟΙ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ ...

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΕΡΓΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ Αναστάσιος Τσολακίδης Επικ. Καθηγητής [email protected]  ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΣΤΟΧΟΙ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ ΟΡΙΣΜΟΙ ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΩΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΕΙΔΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ  ΣΤΟΧΟΙ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ  Εξοικείωση : Εξοικείωση Διαφορές μεταξύ του Διαχείριση Προκλήσεις με Αναγκαιότητα Τα στάδια Ιστορικού Ενεργών Μέθοδοι και την ΔΕΑ για την του Records και Αρχείων εργαλεία Διαχείριση ομαλή «Κύκλου Management Τρέχοντος (ΔΕΑ) στο ΔΕΑ ενός των λειτουργία του Ζωής» ενός /Σύγχρονου/ πλαίσιο ενός Οργανισμού. Ηλεκτρονικών Οργανισμού εγγράφου. Ενεργού Οργανισμού. Εγγράφων. Αρχείου.  ΟΡΙΣΜΟΙ “Records Management is way of living” 1/2 Είναι ο φορέας της πληροφορίας. Κατηγοριοποίηση τεκμηρίων: ❑ Στα τεκμήρια που φέρουν τη πληροφορία σε μορφή κειμένου. ❑ Στα τεκμήρια που φέρουν την πληροφορία σε άλλες μορφές, όπως: ΤΕΚΜΗΡΙΟ (ITEM) εικόνα, ήχο, βίντεο, πολυμεσικά και υλικό αντικείμενο. Κατηγοριοποίηση με βάση το μέσο αποτύπωσης σε αυτά που αποτυπώνονται: ❑ σε χαρτί και ❑ σε όλα τα υπόλοιπα μέσα. Είναι το μέσο το οποίο φέρει την πληροφορία που παράγεται στο πλαίσιο της νομίμου λειτουργίας ενός Οργανισμού. Η πληροφορία αυτή έχει καθαρά διοικητική μορφή και αξία. Το έγγραφο μπορεί να αποτυπωθεί σε διάφορα μέσα, όπως: ΕΓΓΡΑΦΟ (Records) έντυπο, ηλεκτρονικό, βάση δεδομένων, εικόνα, ήχος, χάρτης, σχέδιο κ.ά. Το Πρότυπο ISO 15489-1:2016 ορίζει το έγγραφο (Records) ως (Bantin, 2008 ): «την πληροφορία που έχει παραχθεί, παραληφθεί και διατηρηθεί ως απόδειξη από έναν οργανισμό ή άτομο μέσα στο πλαίσιο νομικών υποχρεώσεων ή επιχειρηματικών συναλλαγών». Υπάρχουν 3 είδη αρχείων: 1. Τρέχον (Μέχρι και τα 5 χρόνια παραγωγής τους) ΑΡΧΕΙΟ (ARCHIVE) 2. Ενδιάμεσο (Δεύτερη ηλικία εγγράφων – φάκελοι που μειώνεται η συχνότητά τους) 3. Ιστορικό (30 έτη - φύλαξης λόγω σπουδαιότητας) 2/2 ΑΡΧΕΙΑΚΗ Η συγκέντρωση εγγράφων που έχουν παραχθεί στο πλαίσιο της δραστηριότητας ενός προσώπου, ΣΥΛΛΟΓΗ μιας οικογένειας ή ακόμα και ενός τμήματος ενός Οργανισμού. Η συλλογή αυτή είναι οργανωμένη θεματικά ή με βάση το είδος του μέσου. Tο πρότυπο ISO 15489-1: 2016 ορίζει την Διαχείριση Εγγράφων ως: «τον αποτελεσματικό και συστηματικό έλεγχο της δημιουργίας, κράτησης, διατήρησης, χρήσης και εκκαθάρισης των εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών του εντοπισμού και διατήρησης της πληροφορίας ως αποδεικτικό στοιχείο των επιχειρηματικών εργασιών και ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ συναλλαγών». ΑΡΧΕΙΑΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Το Υπουργείο Άμυνας των Ηνωμένων Πολιτειών (United States Department of Defense, DL1.105) (Records με το πρότυπο DoD 5015.02-STD (2007) ορίζει τη Διαχείριση των Εγγράφων ως: Management) «το σχεδιασμό, τον έλεγχο, την καθοδήγηση, οργάνωση, εκπαίδευση, προώθηση των εγγράφων, αλλά και άλλων διαχειριστικών εργασιών που σχετίζονται με το κύκλο ζωής των εγγράφων όπως είναι η χρήση, φύλαξη, ανάκτηση και εκκαθάριση ανεξαρτήτου μέσους αποτύπωσης».  ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ Η Διαχείριση Ενεργών Αρχείων αναφέρεται στην οργάνωση των εγγράφων/τεκμηρίων που παράγονται στο πλαίσιο της καθημερινής δραστηριότητας του Οργανισμού δημόσιου ή ιδιωτικού. Η σωστή και αποτελεσματική οργάνωση κάθε εγγράφου μέσα στον Οργανισμό αποτελεί στοιχείο ζωτικής σημασίας για την εξασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας του Οργανισμού. Ο μεγάλος όγκος της παραγωγής εγγράφων και η ελλιπής οργάνωσή τους έχουν ως αποτέλεσμα την αδυναμία εντοπισμού της πληροφορίας όταν αυτή χρειάζεται. Η Διαχείριση Ενεργών Αρχείων (ΔΕΑ) με τη χρήση συστηματικών μεθόδων οργάνωσης συμβάλλει στη διάθεση της κατάλληλης πληροφορίας στους κατάλληλους ανθρώπους την κατάλληλη στιγμή Η πληροφορία που αποτυπώνεται στα έγγραφα που είτε παράγει, είτε διαχειρίζεται ένας Οργανισμός αποτελεί ένα από τα πιο σημαντικά περιουσιακά στοιχεία του. Γιατί διαχείριση ενεργών αρχείων; Μακροχρόνιας προστασίας της κουλτούρας του Μείωσης Οργανισμού κόστους Αποφυγής απώλειας Προστασίας δεδομένων των Βελτίωσης των συμφερόντων επιχειρησιακών των μετόχων Για λόγους λειτουργιών καινοτομίας Κύκλος ζωής εγγράφων Διακίνηση Δημιουργία και εγγράφων Χρήση Διατήρηση (Εργασίες Εκκαθάριση αποθήκευσης και συντήρησης)  Records Management 1. Αξιόπιστη, 2. Την διαχρονική, επεξεργασία ολοκληρωμένη της πληροφορία για την πληροφορίας αποτελεσματική με τον πιο λήψη αποφάσεων. αποτελεσματι κό τρόπο. 3. Την παροχή Πέντε (5) πληροφορίας πρωταρχικοί σκοποί: με το λιγότερο (Robek, Brown & δυνατό κόστος. Stephens, 1996) 5. Την εκκαθάριση 4. Την των εξασφάλιση εγγράφων και παροχή που πλέον υπηρεσιών δεν στους χρήστες. χρειάζονται. ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ Η εξέλιξη των εγγράφων υπό την μορφή αποτύπωσης της πληροφορίας σε πηλό μπορεί να διακριθεί σε τέσσερα (4) κύρια στάδια: 18.000 πχ- 3700 π.Χ.: Σύστημα καταγραφής των συναλλαγών για μελλοντική χρήση και αναφορά πάνω σε μικρά πήλινα κομμάτια, διάφορων σχημάτων, τα οποία κατασκευάζονταν στο χέρι, μετατρέπονταν σε κεραμικά κομμάτια μετά από ψήσιμο σε φούρνους. 3700 πχ- 2600 π.Χ.: Καταγράφεται μια διαφοροποίηση στη μορφή που λαμβάνει ο πηλός. Αυτή τη φορά λαμβάνει τη μορφή αυγοειδούς φακέλου για την αποφυγή ενδεχομένως της αλλοίωσης των δεδομένων. 3500 πχ - 3100 π.Χ.: Σταδιακά αποτυπώνονται στην επιφάνεια των τετράγωνων πλέον πήλινων κομματιών αφηρημένες μορφές. 3100 πχ - 300 π.Χ.: Τα πήλινα κομμάτια και φάκελοι αντικαθίστανται από ειδικές πήλινες πινακίδες. Οι πήλινες πινακίδες και τα κέντρα συλλογής και φύλαξής τους εισήγαγαν μια σειρά από καινοτομίες όπως είναι: ✔ ποικιλία από σχήματα ανάλογα με το είδος της πληροφορίας που αποτύπωναν πχ. δάνεια, απογραφές, αποδείξεις. ✔ πληροφορίες σημερινού ευρετηρίου κατά κάποιο τρόπο στις άκρες τους για λόγους γρήγορου εντοπισμού και ανάκτησης. ✔ ειδικά δωμάτια αρχείων με ξεχωριστούς χώρους περιορισμένης πρόσβασης. ✔ συστήματα ευρετηρίασης και ταξινόμησης. ✔ πρακτικές και χώρους εκκαθάρισης. Τα πήλινα κομμάτια ήταν ένα σύστημα καταγραφής της πληροφορίας που ξεκίνησε γύρω στο 8000 π.Χ. Στόχος τους ήταν: 1. η αποτύπωση της πληροφορίας σε ένα μέσο, 2. η διάχυση της πληροφορίας στους ενδιαφερόμενους, 3. η διατήρησή της σε κάποιο μέσο με μεγαλύτερη διάρκεια ζωής από τον προφορικό λόγο, 4. η αποφυγή της σύγχυσης που δημιουργείται με την εισαγωγή πολλαπλών γλωσσών και διαλέκτων.  ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΩΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ✔ Η Πληροφορία θεωρείται το Τέταρτο σημαντικό περιουσιακό στοιχείο ενός Οργανισμού, την οποία ο Οργανισμός οφείλει να διαχειρίζεται και να αξιοποιεί, όπως τα υπόλοιπα περιουσιακά του στοιχεία. ✔ Η πληροφορία αυτή είναι μοναδική για το συγκεκριμένο Οργανισμό, γεγονός που μπορεί να αποτελέσει και τροχοπέδη σε περίπτωση απώλειας ή αδυναμίας ολικής αντικατάστασης. ✔ Το έγγραφο, σε οποιαδήποτε μορφή και υπόστρωμα και αν έχει καταγραφεί αποτελεί το κύριο αποδεικτικό στοιχείο της πληροφορίας ως περιουσιακό στοιχείο του Οργανισμού. ✔ Τα έγγραφα αποτελούν το φορέα της πληροφορίας που χρειάζεται ένας οργανισμός για να πραγματοποιήσει τις λειτουργίες του καθημερινά. ✔ Η πολιτική σχετικά με τη Διαχείριση Εγγράφων θα πρέπει να συνδέεται με τις βασικές λειτουργίες του Οργανισμού. ✔ Αξίζει να σημειωθεί μια Πρωτοβουλία του Hawley Committee on Information as an Asset το 1995 στο Ηνωμένο Βασίλειο. Το πρόγραμμα θέσπιζε δέκα σημεία - οδηγίες για τους διευθυντές των συμβουλίων του κάθε Οργανισμού για τη διαχείριση της πληροφορίας ως Information Αsset.  ΕΙΔΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ AND MORE INTELS…. “Records Management is way of living” Είδη Εγγράφων Υπάρχουν πολλά είδη εγγράφων που μπορεί να παράγει ένας Οργανισμός στο πλαίσιο της καθημερινής λειτουργίας του. Ανάλογα με: Τη χρήση Τον τόπο χρήσης Την αξία Το πρόσωπο Τη Το μέσο παραγωγής λειτουργικότητα  Έγγραφα Συναλλαγής Έγγραφα Αναφοράς (Transaction Documents) (Reference documents) Χρήση : Συμβάλλουν στην εύρυθμη Χρησιμοποιούνται στις καθημερινές λειτουργία του Οργανισμού εργασίες ενός οργανισμού και μακροπρόθεσμα. Στα έγγραφα αυτά αφορούν κυρίως επιχειρηματικές γίνεται αναφορά όταν χρειάζεται να φόρμες που δημιουργούνται αναφερθούν προηγούμενες χειροκίνητα, ηλεκτρονικά ή και με αποφάσεις, ή δελτία παραγγελίας, τη χρήση κάποιου ηλεκτρονικού οδηγίες διοικητικής πολιτικής και συστήματος επιχειρείν. σχεδίων για τον τρόπο λειτουργίας του Οργανισμού. Πχ. τιμολόγια, δελτίο αποστολής ή παράδοσης, Πχ. Εσωτερικά μηνύματα τραπεζική επιταγή ή και ταχυδρομείου, αναφορές, έγγραφα που αφορούν το τιμοκατάλογοι, προσωπικό όπως αίτηση μπροσούρες και πρόσληψης, το ωρολόγιο φυλλάδια. πρόγραμμα και το παρουσιολόγιο.  Μέσο : Έντυπη Μορφή Ηλεκτρονική Μορφή Μεικτή Μορφή Φορέας Παραγωγής Δημόσια Έγγραφα Ιδιωτικά Έγγραφα (Public Recordss) (Private Recordss)  Εσωτερική Χρήση Εξωτερική Χρήση Τόπος Χρήσης Τα εσωτερικά έγγραφα (internal Recordss) περιέχουν σημαντική πληροφορία για την λειτουργία ενός Εξωτερικά έγγραφα (external οργανισμού και μπορεί να έχουν Recordss) προσδιορίζονται να παραχθεί τόσο από το εσωτερικό διακινηθούν έξω από τον του Οργανισμού ή να έχουν Οργανισμό. αποσταλεί από άλλον εξωτερικό φορέα. Πχ. Τα έγγραφα που Πχ. Επιστολές, και διακινούνται μεταξύ της ηλεκτρονικά μηνύματα διοίκησης και των προς προμηθευτές και υπαλλήλων του συνεργάτες του Οργανισμού (memos). Οργανισμού. Λειτουργία : Διοικητικά Λειτουργικά Έγγραφα Έγγραφα (Administrative Recordss) (operational Recordss) Αφορούν τα έγγραφα που Καταγράφουν και εξυπηρετούν τις παράγονται από μια υπηρεσία ή καθημερινές διοικητικές ανάγκες τμήμα του οργανισμού για την μιας υπηρεσίας, ενός οργανισμού εκτέλεση των εργασιών του και και αφορούν στη λήψη αποφάσεων. εκπορεύονται από την Στη διεθνή ορολογία έχουν συγκεκριμένη αποστολή που υιοθετηθεί και οι εξής όροι υπηρετεί. Πχ. Έγγραφα που housekeeping ή facilitative αφορούν προγράμματα, projects Recordss. Αξία : Αναφέρεται κυρίως στις διαδικασίες εκκαθάρισης και διατήρησης των εγγράφων σ’ έναν Οργανισμό. Κάθε Οργανισμός οφείλει να διαμορφώνει πολιτική για το ποια έγγραφα θα διατηρούνται και για πόσο καιρό. Έτσι, υπάρχουν 4 κατηγορίες εγγράφων: 1 2 3 4 Ζωτικής Σημασίας Χρήσιμα Μη Ουσιώδη Σημαντικά Έγγραφα Έγγραφα Έγγραφα Έγγραφα (important Recordss) (vital Recordss) (useful Recordss) (non essential Recordss) ΨΗΦΙΑΚΑ ΑΡΧΕΙΑ Ψηφιακή Αρχειονομία Η ψηφιακή αρχειονομία παρέχει τις διαδικασία διατήρησης και οργάνωσης των ψηφιακών δεδομένων με σκοπό την μακροπρόθεσμη πρόσβασης και ανάκτησης τους. Ψηφιακή Αρχειονομία Οφέλη Διατήρηση των Ψηφιακών Αντικειμένων Ακεραιότητα των δεδομένων Αναζήτηση και Ανάκτηση των δεδομένων ΨΗΦΙΑΚΑ ΑΡΧΕΙΑ Βασικά στοιχεία της ψηφιακής αρχειοθέτησης 1. Αποθετήρια Δεδομένων. 2. Λογισμικά Αρχειοθέτησης. 3. Μεταδεδομένα. 4. Συστήματα Ταξινόμησης 5. Έλεγχοι πρόσβασης και ασφάλειας. 6. Ακεραιότητα των δεδομένων. 7. Έλεγχοι συμμόρφωσης. ΨΗΦΙΑΚΑ ΑΡΧΕΙΑ (PRESERVATION OF DATA) Οι λόγοι της διατήρηση των Αρχείων Αποφυγή Απώλειας των δεδομένων Ακεραιότητα των δεδομένων. Διατήρηση των δεδομένων στην αρχική τους μορφή Έλεγχος στην πρόσβαση στα δεδομένα. Ανάκτηση και Πρόσβαση στα δεδομένα Αποτελεσματική Αναζήτηση με χρήση μεταδεδομένων (tags). ΤΥΠΟΙ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ Η ψηφιακή αρχειοθέτηση αποτελείται από μια σειρά αλληλένδετων τεχνικών, καθεμία από τις οποίες ανταποκρίνεται σε συγκεκριμένο στόχο και απαίτηση. 1. Ιδρυματική αρχειοθέτηση (Institutional archiving) – περιλαμβάνει ψηφιοποίηση πολιτιστικής και επιστημονικής κληρονομιάς, όπως βιβλία, χειρόγραφα και ιστορικά έγγραφα. 2. Αρχειοθέτηση email (Email archiving) – διατήρηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σκοπό κάθε επικοινωνία να μπορεί να διατηρηθεί, να αναζητηθεί και να είναι προσβάσιμη. 3. Η αρχειοθέτηση ψηφιακών μέσων (digital media archiving) π.χ. ήχος, βίντεο και εικόνες. 4. Η αρχειοθέτηση ιστού (web archiving) –αποθήκευση ιστότοπων, ιστολογίων ή αναρτήσεων μέσων κοινωνικής δικτύωσης. TA ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ A. Αξιολογήστε τα δεδομένα σας. Αποθήκευση των διαθέσιμων δεδομένων. Ξεκινήστε με τον εντοπισμό των πηγών των δεδομένων σας. Κατηγοριοποίηση των δεδομένων σύμφωνα με τους τύπους τους (έγγραφα, εικόνες ή ακόμα , βίντεο, ιστότοπος..). Επιλογή τρόπου αποθήκευσης με βάση τον όγκο των δεδομένων. TA ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ B. Επιλογή Μεθόδου Αρχειοθέτησης. Πόσο συχνά θέλουμε να έχουμε πρόσβαση στα αρχεία. Τύπος αποθηκευτικού μέσου (cloud-based, on-premises). TA ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ C. Υλοποίηση μεθόδων αρχειοθέτησης Πολιτική αρχειοθέτησης (είδος δεδομένων που αρχειοθετούνται,τρόπος αρχειοθέτησης,ποιοί και πως θα έχουν πρόσβαση). Επιλογή σχήματος μεταδεδομένων. Επιλογή μεθόδου κατηγοριοποίησης Ορισμός ρόλων και χρηστών που θα έχουν πρόσβαση. Διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας. TA ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ D. Παρακολουθηση Αρχείων (monitoring) Έλεγχος των αρχείων προκειμένου να διασφαλιστεί η ακεραιότητα και η προσβασιμότητα των δεδομένων. Διατηρήστε το λογισμικό και τα συστήματά σας ενημερωμένα (updated). Παρακολουθήστε τη χωρητικότητα αποθήκευσής σας και σχεδιάζετε πάντα την επέκταση εάν το αρχείο μεγαλώνει. Παροχή κατάλληλης εκπαίδευσης για τη διαχείριση των αρχείων. ΑΠΟΦΑΣΗ (EE) 2021/2121 ΑΠΟΦΑΣΗ (EE) 2021/2121 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση Η παρούσα απόφαση θεσπίζει κανόνες σχετικά με: τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση της Επιτροπής τη διαφύλαξη και δημοσιοποίηση των αρχείων της Επιτροπής και την κατάθεση των ιστορικών αρχείων της Επιτροπής στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας (EUI). ΟΡΙΣΜΟΙ «Αρχείο»: πληροφορία που έχει παραληφθεί και δημιουργηθεί με τη μορφή εγγράφου, συλλογής δεδομένων ή με άλλη μορφή σε ψηφιακό ή αναλογικό μέσο που αποτυπώνεται σε επίσημο αποθετήριο και τελεί υπό διαχείριση και διατηρείται ως αποδεικτικό στοιχείο και ως περιουσιακό στοιχείο «Μεταδεδομένα»: κάθε πληροφορία που περιγράφει το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τη δομή των αρχείων καθώς και τη διαχρονική διαχείρισή τους για σκοπούς, μεταξύ άλλων, ανάκτησης, προσβασιμότητας και περαιτέρω χρήσης «Ψηφιοποίηση»: η διαδικασία που συνίσταται στη μετατροπή σε ηλεκτρονική μορφή ενός εγγράφου που έχει αποτυπωθεί σε χαρτί ή σε οποιοδήποτε άλλο παραδοσιακό μέσο «Επίσημο αποθετήριο αρχείων»: σύστημα αναγνωρισμένο και εγκεκριμένο από τη Γενική Γραμματεία, στο οποίο συλλέγονται, οργανώνονται και κατηγοριοποιούνται τα αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή της Επιτροπής, με σκοπό τη διευκόλυνση της ανάκτησης, της διανομής, της χρήσης, της διάθεσης ή της διαφύλαξής τους «Αποτύπωση»: η εισαγωγή εγγράφου σε επίσημο ηλεκτρονικό αποθετήριο με συνδυασμό μοναδικού αναγνωριστικού και μεταδεδομένων ΟΡΙΣΜΟΙ «Μοναδικό αναγνωριστικό»: ακολουθία ψηφίων ή γραμμάτων, ή και των δύο, που αποδίδεται αδιαμφισβήτητα σε αρχείο από μηχανή ή άνθρωπο και προσδιορίζει αυτό το αρχείο ως μοναδικό και διακριτό από όλα τα άλλα αρχεία «Καταχώριση»: αποτύπωση αρχείου σε μητρώο, με την οποία διαπιστώνεται ότι είναι πλήρες και ότι συστάθηκε δεόντως από διοικητικής και/ή νομικής άποψης και βεβαιώνεται ότι έχει σταλεί από δημιουργό σε αποδέκτη σε δεδομένη ημερομηνία, ως εισερχόμενη ή εξερχόμενη αλληλογραφία, ή ότι έχει συμπεριληφθεί σε ένα από τα επίσημα αποθετήρια της Επιτροπής «Φάκελος»: συγκέντρωση αρχείων που οργανώνονται σύμφωνα με τις δραστηριότητες της Επιτροπής για λόγους απόδειξης, αιτιολόγησης ή ενημέρωσης και για την εξασφάλιση της αποτελεσματικότητας των εργασιών της· η ομάδα αρχείων που συνιστούν τον φάκελο οργανώνεται κατά τέτοιον τρόπο ώστε να διαμορφώνεται συνεκτική και συναφής ενότητα όσον αφορά τις δραστηριότητες που διεξάγονται από την Επιτροπή ή από τις υπηρεσίες της «Σχέδιο ταξινόμησης»: μέσο με ιεραρχική και λογική διάρθρωση, με τη μορφή δενδροειδούς δομής με αλληλένδετες επικεφαλίδες, που επιτρέπει τη διανοητική οργάνωση φακέλων (ή άλλων συγκεντρώσεων αρχείων) και τη σύνδεσή τους με το πλαίσιο στο οποίο καταρτίστηκαν, με βάση τις λειτουργίες, τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες εργασίας «Αυθεντικότητα»: το γεγονός ότι ένα αρχείο είναι αποδεδειγμένα αυτό που δηλώνεται ότι είναι, ότι έχει δημιουργηθεί ή αποσταλεί από το πρόσωπο που δηλώνεται ότι είναι ο δημιουργός ή αποστολέας του και στον χρόνο δημιουργίας ή αποστολής που δηλώνεται ΟΡΙΣΜΟΙ «Αξιοπιστία»: το γεγονός ότι το περιεχόμενο ενός αρχείου είναι άξιο εμπιστοσύνης ως πλήρης και ακριβής αναπαράσταση των συναλλαγών, δραστηριοτήτων ή πραγματικών περιστατικών που πιστοποιεί και ότι το εν λόγω αρχείο μπορεί να αποτελέσει αξιόπιστη βάση στο πλαίσιο μεταγενέστερων συναλλαγών ή δραστηριοτήτων «Ακεραιότητα»: το γεγονός ότι ένα αρχείο είναι πλήρες και αναλλοίωτο «Εγκυρότητα»: το γεγονός ότι ένα έγγραφο έχει όλα τα εγγενή και εξωγενή χαρακτηριστικά που απαιτούνται από το πλαίσιο παραγωγής του, τα οποία είναι απαραίτητα ώστε να γίνει δεκτό ως έκφραση του δημιουργού του με όλες τις έννομες συνέπειες που αυτό συνεπάγεται «Παραδεκτό»: το γεγονός ότι ένα έγγραφο έχει όλα τα εγγενή και εξωγενή χαρακτηριστικά που απαιτούνται από το πλαίσιο παραλαβής του, τα οποία είναι απαραίτητα ώστε να γίνει δεκτό ως έκφραση του δημιουργού του με όλες τις έννομες συνέπειες που αυτό συνεπάγεται· «Διαφύλαξη»: όλες οι τεχνικές διαδικασίες και λειτουργίες που καθιστούν δυνατή τη διαχρονική τήρηση αρχείων, τη διατήρηση της ακεραιότητας και της αυθεντικότητάς τους και την εξασφάλιση της πρόσβασης στο περιεχόμενό τους. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ (ΆΡΘΡΟ 4) Δημιουργία Ψηφιοποίηση Αποτύπωση Καταχώριση Σχέδιο ταξινόμησης Μηχανογραφημένες διαδικασίες και συστήματα Ηλεκτρονική υπογραφή, σφραγίδες, χρονοσφραγίδες και υπηρεσίες συστημένης παράδοσης Δημιουργία (1/2) Ο δημιουργός κάθε νέας πληροφορίας που δημιουργείται, προβαίνει σε ανάλυσή της με σκοπό να προσδιορίσει το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης με το οποίο θα πραγματοποιείται η διαχείριση της πληροφορίας, αν πρόκειται να αποτυπωθεί και σε ποιο σύστημα επίσημου αποθετηρίου πρόκειται να διαφυλαχθεί. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Τα αρχεία δημιουργούνται σύμφωνα με τις τυπικές ΑΡΧΕΙΩΝ απαιτήσεις που ορίζονται για το σχετικό είδος αρχείων. (ΆΡΘΡΟ 4) Δημιουργία (2/2) Τα αρχεία της Επιτροπής δημιουργούνται ως ηλεκτρονικά αρχεία και τηρούνται στα επίσημα ηλεκτρονικά αποθετήριο της. Ωστόσο, τα αρχεία επιτρέπεται να δημιουργούνται σε διαφορετικό μέσο ή να τηρούνται με διαφορετικό τρόπο στις ακόλουθες περιπτώσεις: όταν αυτό απαιτείται από διάταξη του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου, ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ όταν το πρωτόκολλο επιβάλλει τη χρήση έντυπου μέσου, ΑΡΧΕΙΩΝ όταν πρακτικοί λόγοι εμποδίζουν την ψηφιοποίηση (ΆΡΘΡΟ 4) του εγγράφου, όταν η διαφύλαξη του πρωτότυπου αναλογικού εγγράφου έχει προστιθέμενη αξία λόγω της μορφής του ή του υλικού από το οποίο έχει δημιουργηθεί ή για ιστορικούς λόγους.  Ψηφιοποίηση Οι πληροφορίες σε αναλογικά μέσα που δημιουργούνται ή παραλαμβάνονται από την Επιτροπή ψηφιοποιούνται με συστηματικό τρόπο. Οι ηλεκτρονικές εκδόσεις που προκύπτουν, όταν ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ αποτυπώνονται σε επίσημο ηλεκτρονικό αποθετήριο, αντικαθιστούν τα αντίστοιχα ΑΡΧΕΙΩΝ πρωτότυπα αναλογικά έγγραφα. Οι κανόνες εφαρμογής που θεσπίζονται σύμφωνα με το άρθρο 22 ορίζουν τις διαδικαστικές και τεχνικές λεπτομέρειες της ψηφιοποίησης, τις εφαρμοστέες εξαιρέσεις και τη διαγραφή των αναλογικών αρχείων κατόπιν της ψηφιοποίησής τους. Αποτύπωση Κάθε Γενική Διεύθυνση ή εξομοιούμενη υπηρεσία επανεξετάζει τακτικά τα είδη πληροφοριών που δημιουργούνται ή παραλαμβάνονται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της προκειμένου να προσδιορίσει ποιες από αυτές πρέπει να αποτυπωθούν σε επίσημο ηλεκτρονικό αποθετήριο και, λαμβάνοντας υπόψη το πλαίσιο στο οποίο ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ παρήχθησαν, να οργανώσει τη διαχείρισή τους καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. ΑΡΧΕΙΩΝ Τα αποτυπωμένα αρχεία δεν τροποποιούνται. Μπορούν να αφαιρεθούν ή να αντικατασταθούν από μεταγενέστερες εκδόσεις έως ότου κλείσει ο φάκελος στον οποίον ανήκουν.  Καταχώριση Τα έγγραφα καταχωρίζονται αν περιέχουν σημαντικές πληροφορίες οι οποίες δεν είναι σύντομης διάρκειας ή αν ενδέχεται να συνεπάγονται ενέργειες ή παρακολούθηση από την Επιτροπή ή από μία από τις ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ υπηρεσίες της. ΑΡΧΕΙΩΝ Δημιουργούνται μητρώα με σκοπό την παραγωγή μοναδικών αναγνωριστικών για τα καταχωρημένα αρχεία. Κάθε μητρώο συνδέεται με ένα ή περισσότερα ηλεκτρονικά αποθετήρια. Επιτρέπονται εξαιρέσεις για λόγους ασφάλειας. Σχέδιο ταξινόμησης Το σχέδιο ταξινόμησης της Επιτροπής χρησιμοποιεί κοινή διαβάθμιση φακέλων σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η εν λόγω ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ διαβάθμιση εντάσσεται στο πλαίσιο της ΑΡΧΕΙΩΝ διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων της Επιτροπής.  Μηχανογραφημένες διαδικασίες και συστήματα Οι Γενικές Διευθύνσεις και οι εξομοιούμενες υπηρεσίες τηρούν και διαχειρίζονται τα ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ αρχεία τους μέσω μηχανογραφημένων διαδικασιών και μηχανογραφημένων ΑΡΧΕΙΩΝ συστημάτων και δομών με διεπαφές ώστε να διασφαλίζεται η αποθήκευση, η ανάκτηση των αρχείων και η πρόσβαση σε αυτά, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά βάσει διάταξης της Επιτροπής. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ Νομική ισχύς των ηλεκτρονικών υπογραφών, σφραγίδων, χρονοσφραγίδων και υπηρεσιών συστημένης παράδοσης Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή. Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα χαίρει του τεκμηρίου της ακεραιότητας των δεδομένων και της ορθότητας της προέλευσης των δεδομένων με τα οποία συνδέεται. Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα χαίρει του τεκμηρίου της ακρίβειας της ημερομηνίας και της ώρας που αναφέρει καθώς και της ακεραιότητας των δεδομένων με τα οποία συνδέονται η ημερομηνία και η ώρα. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ Νομική ισχύς των ηλεκτρονικών υπογραφών, σφραγίδων, χρονοσφραγίδων και υπηρεσιών συστημένης παράδοσης Τα δεδομένα που αποστέλλονται και λαμβάνονται με τη χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης παράδοσης χαίρουν του τεκμηρίου της ακεραιότητας των δεδομένων, της αποστολής από τον ταυτοποιημένο αποστολέα και της παραλαβής από τον ταυτοποιημένο αποδέκτη των δεδομένων και της ακρίβειας της ημερομηνίας και της ώρας αποστολής και λήψης των δεδομένων που αναφέρονται από την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπηρεσία συστημένης παράδοσης. ΨΗΦΙΑΚΗ ΑΡΧΕΙΟΝΟΜΙΑ Ο αρχειοθέτης θα πρέπει να σχεδιάσει το σύστημα αποθήκευσης αρχειοθέτησης με τέτοιο τρόπο ώστε τα δεδομένα να παραμένουν αμετάβλητα και αναγνώσιμα με την πάροδο του χρόνου να εφαρμόσει πολιτικές ώστε να μειώσει τις πιθανότητες η πληροφορία να χαθεί ή να καταστραφεί οι πληροφορίες να παραμείνουν προσβάσιμες, αναγνώσιμες και κατανοητές στο μακροπρόθεσμο μέλλον. Όσο τα αρχεία δεν παραμένουν αποθηκευμένα με συγκεκριμένο τρόπο ώστε να αποφευχθούν οι παραπάνω κίνδυνοι τότε η πιθανότητα απώλειας δεδομένων λόγω ενός ή περισσοτέρων κινδύνων αυξάνεται συνεχώς. Records Management: Policy and responsibility (VIDEO) https://www.youtube.com/watch?v=TtCr5ygjxSE&ab_channel=TheUni versityofBritishColumbia RECORD MANAGEMENT SERVICES Τι είναι Record Management και ποιος ο σκοπός του. Records management services (RM), ή Records information management (RIM), είναι οι Ο σκοπός του Record Management αποτελεί υπηρεσίες που προσφέρουν την μέρος των δραστηριοτήτων ενός ευρύτερου επαγγελματική προσέγγιση ελέγχου & τομέα γνωστού ως Governance, Risk, and διαχείρισης πληροφοριών σε φυσική ή Compliance (ή "GRC") όπου κατά κύριο λόγο ψηφιακή μορφή για ολόκληρη τη διάρκεια ασχολείται με την τεκμηρίωση των εργασιών ζωής τους. Οι υπηρεσίες Record Management μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού με περιλαμβάνουν : εντοπισμό, τεκμηρίωση, ταυτόχρονη μείωση των κινδύνων και των ταξινόμηση, διατήρηση, ανάκτηση, ρίσκων που μπορεί να σχετίζονται με τη μη παρακολούθηση και καταστροφή τήρησή τους. πληροφοριών όποια μορφή και αν έχουν.  Τομείς Δραστηριότητας εταιρείας Record Management : Off-site Διαχείριση & Information Ασφαλής Backup Tape Σάρωση & αποθήκευση Management Καταστροφή Storage & Ψηφιοποίηση Αρχείου Consulting Εγγράφων Disaster Recovery  1. Διαχείριση και Αποθήκευση Αρχείου Οι υπηρεσίες αποθήκευσης αρχείου περιλαμβάνουν: Την καταγραφή και την θεματική ή logistics wise ταξινόμηση των εγγράφων που λαμβάνονται. Την εισαγωγή των πληροφοριών σε ειδικά σχεδιασμένη εφαρμογή αρχείου. Τη σφράγιση (όπου απαιτείται) και την τοποθέτηση των αρχείων σε κουτιά με ειδικές προδιαγραφές για την προστασία τους από τη σκόνη, το χρόνο, ακόμα και το νερό. WWW Την αποθήκευση των κουτιών σε σύστημα ραφιών ειδικών προδιαγραφών που ανταποκρίνονται στους κανονισμούς για πλημμύρες και σεισμούς. Tην ανάκτηση των αρχείων, τα οποία και παραδίδονται είτε ηλεκτρονικά (εντός 4 ωρών) είτε φυσικά (εντός 24 ωρών) από την υποβολή του αιτήματος ανάκλησης.  2. Σάρωση & Ψηφιοποίηση Scanning αρχειοθετημένων εγγράφων και μετατροπή τους σε.pdf ή.tiff format. Scanning καινούργιων εγγράφων στα πλαίσια της ροής εργασιών της εταιρείας. Απόδοση κειμένου μέσω OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων σε σταθερό template)- Ειδικό λογισμικό δύναται να εξάγει αυτόματα δεδομένα από έντυπα διαθέτοντας ταυτόχρονα και δυνατότητα ανάγνωσης barcode. Διαδικτυακή φιλοξενία αρχείων - Ανά πάσα στιγμή και από οπουδήποτε, εξασφαλίζεται ασφαλή πρόσβαση σε σαρωμένα έγγραφά μέσω web service.  3. Συμβουλευτικές υπηρεσίες Τήρηση αρχείου. Προτάσεις για θεματική ή key based αρχειοθέτηση βάσει της ροής εργασίας της εταιρείας. Χώρο φύλαξης αρχείου. Ενδελεχής έλεγχος του χώρου φύλαξης του in house αρχείου με την ταυτόχρονη καταγραφή τυχών Οι προβλημάτων (υγρασία, θερμοκρασία, συμβουλευτικές μεταλλικά αντικείμενα) στοχεύοντας την υπηρεσίες αποτροπή αλλοίωσης σημαντικών εγγράφων περιλαμβάνουν. : Μελέτες για το κόστος διαχείρισης του in house αρχείου και προτάσεις για τη μείωσή του. Development, ύστερα από μελέτη, εδικών αρχειονομικών εφαρμογών οι οποίες προσαρμόζονται στις ανάγκες του πελάτη.  4. Ασφαλής Καταστροφή Εγγράφων Συγκέντρωση όλων τα εγγράφων που δεν χρειάζονται πλέον αποθήκευση, καταγραφή και μεταφορά σε ειδικό χώρο για καταστροφή. Ασφάλεια σε κάθε στάδιο της διαδικασίας (από τη στιγμή της συλλογής των εγγράφων έως και την Οι υπηρεσίες καταστροφή/ανακύκλωσή τους). καταστροφής εγγράφων Διαρκής έλεγχος των μεταβολών της περιλαμβάνουν: νομοθεσίας περί προστασίας προσωπικών δεδομένων Πρωτόκολλο καταστροφής 5. Off-site Backup Tape Storage & Disaster Recovery Οι υπηρεσίες Off-site Backup Tape Storage & Disaster Recovery περιλαμβάνουν: Ασφαλή μεταφορά : Τα δεδομένα του πελάτη μεταφέρονται με ασφάλεια μέσω του στόλου οχημάτων ή δικτυακά σε Cloud χώρο. Ιδανικές Συνθήκες Αποθήκευσης: Μόλις τα δεδομένα μεταφερθούν στις εγκαταστάσεις αρχείου αποθηκεύονται σε ειδικά σχεδιασμένους χώρους & προστατεύονται με access points controls, CCTV επιτήρησης βίντεο και άριστα εκπαιδευμένο προσωπικό. Άμεση Ανάκτηση: Κατόπιν αιτήματός του πελάτη το ζητούμενο Back up tape είναι διαθέσιμο στις εγκαταστάσεις του εντός 24 ωρών ή ακόμα νωρίτερα σε περίπτωση disaster recovery. Μερικά Ποσοστά…… 72% το ποσοστό των εταιρειών που υποστηρίζουν ότι είναι δυσκολότερο να βρουν πληροφορίες που τους ανήκουν παρά πληροφορίες τρίτων (Πηγή : Ένωση Διαχείρισης πληροφοριών & εικόνων. 35% το ποσοστό του χρόνου που ξοδεύουν οι εργαζόμενοι για την αναζήτηση πληροφοριών (Πηγή : IDC) 43% το ποσοστό των εταιρειών που δεν επιβιώνουν λόγω καταστροφικής απώλειας δεδομένων (Πηγή : Πανεπιστήμιο Τέξας) 147.000€ το μέγιστο πρόστιμο για παραβίαση της νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων  Προδιαγραφές Ασφαλείας της εταιρείας μας Εγκαταστάσεις με αντισεισμικές & αντιπλημμυρικές προδιαγραφές. Κάλυψη των εσωτερικών και εξωτερικών χώρων με κάμερες CCTV. Ηλεκτρονικά ελεγχόμενη πρόσβαση σε εξειδικευμένο προσωπικό. Πλήρης σχεδιασμός πυρασφάλειας και 24ωρη παρακολούθηση πυρανίχνευσης. 24/7 φύλαξη εγκαταστάσεων. Αποθήκευση σε διακριτό και απομονωμένο χώρο. Συστήματα συντήρησης εγγράφων (ειδικά κουτιά, συνθήκες στεγανοποίησης). Ίδια μεταφορικά μέσα για την παράδοση των εγγράφων. Εξασφάλιση Δυνατότητα απορρήτου και πρόσβασης στα αρχεία Λογισμικό: απαραβίαστου της μέσω διαδικτύου (web / βάσης δεδομένων. cloud service). ΣΥΝΟΨΙΖΟΝΤΑΣ: Η συστηματική & οργανωμένη παρακολούθηση του αρχείου από μια εξειδικευμένη εταιρεία επιφέρει στον πελάτη τα εξής οφέλη: Τακτοποίηση & οργάνωση του αρχείου του σύμφωνα με τους διεθνής κανόνες της επιστήμης της Αρχειονομίας. Γρήγορη και εύκολη ευρετηρίαση των πληροφοριών όταν χρειαστεί. Ενδεδειγμένη προστασία εγγράφων & δίσκων αποθήκευσης Αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού του πελάτη Αύξηση του επιπέδου εξυπηρέτησης των πελατών μέσω της εξοικονόμησης πόρων σε ανθρώπινο δυναμικό και σε οικονομικό επίπεδο. ΤΕΛΟΣ