Digitális alkalmazások PDF

Digitális alkalmazások IRAT/ÜGYIRAT IRATKEZELÉS FOLYAMATA Az iratok kezelése iratismeretet és az ügyvitelben való jártasságot igényel. Az ügyintézéshez mindig iratok kapcsolódnak. Az iratok tartalmazzák az ügyek „születését” (kezdetét), ezt követően az ügyintézés folya...

Digitális alkalmazások IRAT/ÜGYIRAT IRATKEZELÉS FOLYAMATA Az iratok kezelése iratismeretet és az ügyvitelben való jártasságot igényel. Az ügyintézéshez mindig iratok kapcsolódnak. Az iratok tartalmazzák az ügyek „születését” (kezdetét), ezt követően az ügyintézés folyamatát, és végül iratok rögzítik a döntéseket, a megállapodásokat. Az ügyintézés tehát, szóbeli és írásbeli információáramlással jár. Az írásbeli információk áramlását, az ügyvitel szolgáltatja. Az ügyvitel a különböző információkat (iratok formájában) rögzíti, összegyűjti, nyilvántartja stb., és amikor szükséges rendelkezésre bocsájtja őket. Nincs megfelelő ügyintézés és döntés megfelelő ügyvitel nélkül. 2 Ügyvitel Az ügyvitel egy szervezeten belül az ügyek folyamatos , szabályozott intézése, amelynek keretében meghatározzuk az ügyek elintézéséhez szükséges érdemi tennivalók sorrendjét, így az iratok kezelésének rendjét is. Az ügyvitel alapvető feladata az ügyintézéshez szükséges iratok, információk kezelése, ami egyrészt manuális (kézzel végzett), másrészt szellemi munkát igényel. Ügyintézés – információáramlás – döntés. 3 Információ Információn az ismeretanyagot, az értesülést (illetve ezek közlését) értjük. Formáját tekintve az információ lehet:  Írásos anyag  Szóbeli tájékoztatás és  Egyéb tájékoztató anyag (térkép, ábra, grafikon stb.) Az információ megszerzésének forrásai is különbözőek. Mikor melyik forrás? Függ a megoldásra váró ügytől. A munkahelyi írásos információk forrásai lehetnek:  iratok (levelek, bizonylatok, jegyzőkönyvek, szerződések, stb.)  könyvek (szakkönyvek, helyesírási tanácsadók stb.)  Más, nyomdailag előállított írásos információ források (katalógusok, menetrendek, napilapok, folyóiratok) 4 IRATOK „A szó elszáll, az írás megmarad” Sokáig az emberek közötti kapcsolatteremtés, kapcsolattartás csak szóban történt, az írásbeli forma csak jóval később alakult ki. Az írás elsősorban a kereskedelem és az államszervezés igényeinek köszönheti létrejöttét. Mit gondolnak minek köszönhetően alakult ki az írásbeliség? Az ismeretek gyarapodtak a világról az emberek merészebben távolodtak el lakhelyüktől, országuktól. Ez a nagyfokú társadalmi mozgás is hozzájárult az írás fejlődéséhez. Beszédünkből is, írásunkból is anyanyelvi kultúránk tükröződik. Nemcsak arra figyelünk, hogy mit mondunk, hanem arra is hogyan mondjuk. Nemcsak az a fontos, hogy leírjunk valamit, hanem hogy helyesen írjuk. Az iratoknak a magánéletünkben is, a munkánkban is fontos szerep jut, mert bizonyító ereje van. 5 Korábban már volt róla szó róla de rögzítsük újra: Irat minden olyan írott szöveg, számadatsor, tervrajz, térkép, rajz, fénykép és minden más olyan írás, amely valamely szerv működése során, illetőleg valamely természetes személy tevékenysége kapcsán keletkezett, bármilyen anyagon, bármely eszköz felhasználásával. Ebből következik, hogy az iratok adathordozója nemcsak papír lehet – bár ez még mindig meghatározó szerepet tölt be -, hanem akár a számítógép merevlemeze, DVD, CD-ROM, e- mail stb. Életünk fontosabb eseményeiről irat készül (születésünkkor, házasság kötés, kórházi ellátás után) 6 Ügyirat Ügyiratról akkor beszélünk, ha egy iratot ügyintézés végett valamely intézménynél, vállalatnál átvettek, illetve elkészítettek, iktattak, és ennek alapján folyik az ügyiratban szereplő ügy intézése. Az irat tág fogalmán belül- sajátosságaik alapján – fajtájuk szerint megkülönböztetünk: a leveleket, szerződéseket, bizonylatokat, a munkaviszonnyal kapcsolatos iratokat, belső iratok (pl. a jegyzőkönyv, a feljegyzés, az emlékeztető) okiratokat. 7 Iratkezelés folyamata Az ügyviteli munka lényege, hogy dokumentálja egy adott szervezet, vállalkozás egész tevékenységét. Ehhez minden szervezetnek kötelező a következő alapdokumentumokat elkészítenie és a működése során alkalmaznia: Szervezeti és Működési szabályzat (SZMSz) Iratkezelési szabályzat Irattári terv 8 Szervezeti és Működési Szabályzat Az SZMSZ a szervezet tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szervezet feladatait, és a feladatokhoz rendelt hatásköröket. Az SzMSz-t azért fontos ismernünk, mert ebből kaphatunk világos képet arról, hogy miként épül fel a szervezet, ahol dolgozunk, az egyes osztályoknak, csoportoknak mi a feladata és hatásköre, melyek az iratkezeléshez kapcsolódó feladataik. 9 Iratkezelési Szabályzat Az iratkezelési szabályzat az adott szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályainak összessége. Az iratkezelés általános folyamatát szabályozza a levél átvételétől az ügyiratok megsemmisítéséig. Hatálya minden iratra kiterjed. Az iratkezelési szabályzat fontos része az irattári terv, amely az iratok csoportosítását, iratfajtába sorolását, őrzési, selejtezési idejét és módját tartalmazza. A módosított 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet megfogalmazása szerint "az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.” 10 Irattári terv Az irattári terv egy olyan jegyzék, amely meghatározza a selejtezhető iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, illetve a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. „Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.” (335/2005. (XII. 29.) Korm. rend. 3. §. (2) 11 Irattári terv Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves része. Feladata elsősorban, hogy az iratok megfelelő csoportosításával biztosítsa az ügyvitel hatékonyságát. Az előforduló ügykörök alapján meg kell határozni az iratok megfelelő tárgyi csoportba sorolását. E tárgyi csoportokat az irattári tervben irattári tételeknek nevezzük. (Egy irattári tételt képeznek tehát az azonos tárgykörű ügyviteli és/vagy történeti (maradandó) értékű irat-együttesek.) Az irattári terv a következő rovatokra tagolódik: irattári tételszám az irattári tétel megnevezése/tárgya az irat őrzési ideje - a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának ideje. 12