Conciliación de Ingresos por Día y por Tienda Datos del Contador

\- CONCILIACIÓN DE INGRESOS POR DÍA Y POR TIENDA Dada la frecuencia de recolección, las balanzas serán recibidas durante todos los dias de la semana, una vez que se tenga dicha información se debe revisar primero que esta corresponda a su región, de no ser así, reportarlo de inmediato al Sub Contad...

\- CONCILIACIÓN DE INGRESOS POR DÍA Y POR TIENDA Dada la frecuencia de recolección, las balanzas serán recibidas durante todos los dias de la semana, una vez que se tenga dicha información se debe revisar primero que esta corresponda a su región, de no ser así, reportarlo de inmediato al Sub Contador de Ingresos, asi como también la no recepción de las balanzas o su retraso Inmediatamente después, se identificarán de las incidencias reportadas por parte de COMETRA aquellas que excedan de \$2,000.00 (Dos mil pesos 00/100), las cuales deberán revisarse a fondo, realizando de inmediato la conciliación de la tienda para determinar si es real o descartando por lo menos que corresponda a un error en el reporte o de suma. De ser real dicha incidencia debe reportarse de acuerdo a lo establecido en el apartado de \"Incidencias\" en el número 4 (reportarse al Sub contador y al Contador). En caso de un sobrante no real debe enviar solicitud de corrección de sobrantes, si aplica, al Gerente Administrativo de su Region, La conciliación de ingresos debe efectuarse dia a dia y tienda por tienda; para lo cual es necesario hacer lo siguiente: Obtener el reporte de Recolección de efectivo en el sistema DAS TA,
Tesoreria / Panamericano en tiendas
Recolección de Efectivo
Fecha inicial
Fecha final
Reporte
Tienda/Fecha
Detallado
Depósitos Exportar el reporte a Excel y preparar el papel de trabajo de la conciliación entre este reporte y las
balanzas recibidas Descargar Flujo de Efectivo para validación de depósitos y entregas de efectivo a COMETRA, asi como
validar los consecutivos de folios entregados a COMETRA Asu vez, validar el archivo anterior, con el reporte \"Pasadas COMETRA\", el cual deberá tener información de la recolección realizada por COMETRA y verificar el cumplimiento del traslado del efectivo recolectado Dicho papel de trabajo tiene la siguiente estructura:
En el primer apartado se tiene el reporte de efectivo que muestra el sistema DASTA, la suma de dichos importes corresponde a lo conciliado por recolecciones efectivamente realizadas.
En el segundo apartado se deben poner el importe de las recolecciones efectuadas de acuerdo a lo que indica la ficha de recolección y la incidencia determinada por COMETRA para obtener el depósito neto recibido de dicha recolección.
 La Diferencia entre DASTA y el DEPÓSITO se origina por las incidencias de faltantes y sobrantes las dichas incidencias previa explicación de porque se dio dicha situación debe coordinar con el Abogado para reunir la información que este requiera y obtener copia del acta El reporte debe contener la relación de empleados de la Region, asi como la validación vs esta base en la pestaña de descuentos Para este tipo de incidencias el Gerente de Distrito adicional al reporte de incidencias que envia el Contador Regional cuenta con la siguiente información: Fajillas, COMETRA entrega en cada centro de distribución al Contador Regional una vez por semana las fajillas de las recolecciones efectuadas la semana anterior que presentaron incidencias, al siguiente lunes dicha información deberá estar separada por GD de acuerdo al reporte de Dasta y estar disponible para ser recogida por los Gerentes de Distrito. Solicitud de Video, el video es la grabación que realiza COMETRA del proceso del envase o conteo del efectivo en sus instalaciones, el cual puede solicitarse para revisarse cuando la información de la incidencia reportada no sea suficiente y las fajillas tampoco ayuden a aclarar. Este debe ser solicitado por el GD via e-mail al Contador Regional con los siguientes datos: Tienda Fecha No. Comprobante \* Importe de la incidencia a aclarar Personas que asistirán a revisar el video (siempre debe ir el Gerente de Distrito) A su vez el Contador Regional deberá enviar via mail a COMETRA dicha solicitud, COMETRA programará una cita y deberá solicitarse al Gerente de Distrito que la confirme por el mismo medio. Para hacer uso de este recurso solo se tienen 30 días naturales contados a partir de la fecha de la recolección para hacer la revisión del video. En cuanto a las fajillas, se debe concientizar a los Gerentes de Distrito que cuando tengan en su poder fajillas que no correspondan a ninguna de sus tiendas, favor de reportarlo al Contador Regional para que esta sea entregada a quien corresponda. La solicitud de información por parte de los Gerentes de Distrito no extiende el tiempo que se tiene para la aclaración de las mismas, el cual consta de 10 días como máximo a partir de la fecha en que se le notifica. Incidencia COMETRA no procedente, cuando toda la información que se tiene indica que no existe incidencia y asi lo reporte el GD, el error puede ser de COMETRA, para lo cual debemos solicitar que se entregue la siguiente información para poder hacer el reclamo correspondiente Una vez hecha la conciliación y determinadas todas las diferencias este papel de trabajo deberá enviarse al Sub Contador de Ingresos los dias martes y debe incluir la conciliación al viernes de la semana anterior y los dias viernes que deberá incluir la conciliación al miércoles de la misma semana Adicional, se deberá enviar de forma trimestral al sub Contador de Ingresos el concentrado de las conciliaciones del año 5 dias después del cierre 4.- IDENTIFICACIÓN INCIDENCIAS Una vez terminada la conciliación entre las recolecciones de efectivo contra lo reportado por COMETRA se procede a determinar que tipo de incidencias se encontraron y como debe reportarse. TIPOS DE INCIDENCIA Incidencias de COMETRA: Son aquellas que reporta COMETRA junto con la balanza de recolecciones, y estas pueden ser: Reales.- Aquellas incidencias en las que la diferencia entre el importe depositado o valor del envase y el valor de la recolección de efectivo en Dasta, es igual en su naturaleza (-faltante o sobrante) a la incidencia reportada por COMETRA, estas se deben marcar con color amarillo No reales.- Aquellas incidencias en las que la diferencia entre el importe depositado y la recolección de efectivo de DASTA es igual en importe pero de signo contrario a la incidencia reportada por COMETRA, lo que permite netear la diferencia contra la incidencia. Estas incidencias se deben señalar con letra en color rojo o rosa (sin sombrear el recuadro). Es importante señalar que esta presunción es de manera temporal, ya que únicamente el área operativa podrá determinar su aclaración. Combinadas.- Aquellas incidencias en las que la diferencia entre el importe depositado y la recolección de efectivo de DASTA no es igual en importe a la incidencia reportada por COMETRA, por lo que llamaremos a esta incidencia de \"Venta & Depósito\" b\) Incidencias Por falta de Depósito. Estas incidencias no están reportadas por COMETRA y pueden ser: Falta de Depósito.- Es cuando en la conciliación tenemos tiendas que debieron realizar la recolección y no se hizo Faltante en días completos.- Se da cuando en una recolección COMETRA reporta menor cantidad a lo que debió recolectarse y esto es igual a uno mas días de venta que debieron recolectarse según el calendario de frecuencia de la tienda. En este tipo de incidencias se debe actuar de inmediato y reportarlas a través de un correo electrónico al GD, GZ y DR con copia a corporativo Reportar de manera verbal al GD, GZ y DR, indicando la importancia de este faltante y la aclaración inmediata del mismo. Dar seguimiento hasta su aclaración con el objetivo de descartar Robos o dar seguimiento a la recuperación.por Sub Contador de Ingresos, para que se le envie a COMETRA indicando la fecha a partir de la cual deberé aplicarse los cambios. Este mail deberá enviarlo el Sub Contador de Ingresos: Reporte por problemas en tienda.- Pueden presentarse diversos problemas en tiendas, como falta de recolecciones, personal que se presento a efectuar el servicio y no coincide con el catalogo que tiene la tienda, etc. Todos estos reportes normalmente se presentan en el momento de llevar a cabo los servicios por lo que el reporte y seguimiento deberá efectuarse via telefónica y en línea con atención a clientes de COMETRA y el Gerente de Distrito Suministro de Comprobantes de Recolección. - Uno de los insumos más importantes de la recolección de valores son los \"Comprobante de Transporte de Valores\" los cuales deben ser solicitados por el Contador Regional a COMETRA y será responsabilidad su resguardo hasta entregarlos a los GD. La entrega de blocks deberá asignarse de acuerdo al número de recolecciones semanales multiplicado por 12 semanas, con la finalidad de que todas las tiendas tengan insumos para 3 meses. El contador regional deberá llevar un registro detallado de la entrega de dichos comprobantes con datos como: nombre de GD, Fecha, Tienda a la que se entregara y folios.
Bajo ningún motivo deben compartirse entre tiendas estos comprobantes. 7.- CIERRE MENSUAL La conciliación de ingresos deberá enviarse de manera semanal al Sub Contador de ingresos los días martes, la cual debe incluir el estado de cuenta al dia viernes de la semana anterior y los dias viernes que deberá incluir el estado de cuenta al dia miércoles de la misma semana. La conciliación de ingresos deberá enviarse para efectos del cierre de mes: El segundo dia hábil del mes siguiente enviar la conciliación de ingresos con el 100% de depósitos
identificados Una vez enviada la póliza de ingresos definitiva, el contador regional debe validar que la conciliación cuadre vs la póliza de ingresos y enviar la versión final. Nota: Es responsabilidad del Contador Regional asegurarse que el fondo fijo de las tiendas se recupere cuando estas hayan cerrado definitivamente Como nota importante debe señalarse que las incidencias no se descuentan en parcialidades y que aplican a la quincena inmediata a su envio a nominas. Realizar reporte de recuperación de incidencias y compartir con director regional REPORTE DE INCIDENCIAS A DIRECTORES REGIONALES Con el objetivo de mantener en tiempo las aclaraciones de incidencias, los dias 15 de cada mes se deberá enviar al Director Regional correspondiente la integración de las incidencias no aclaradas ya vencidas, es decir aquellas que correspondan a fechas del mes anterior, solicitando su autorización para descontar al Gerente de Distrito responsable Durante el siguiente mes se deberá aclarar o descontar las incidencias reportadas al Director Regional Bajo ningún motivo se deben tener incidencias no aclaradas con más de 2 meses de antiguedad. DEPURACIÓN DE INCIDENCIAS SEMESTRAL De la conciliación de incidencias con responsable para descuento via nomina contra los descuentos efectivamente realizados, cada seis meses se deberá efectuarse una depuración de la mismas, en las que aquellas incidencias que ya no pudieron ser recuperadas, ni aclaradas, deberán enviarse gastos; para lo cual se considerara lo siguiente: En junio deberán contabilizarse las incidencias no descontadas y/o no recuperadas en gastos aquellas que correspondan al periodo de julio a diciembre del año anterior. En diciembre deberán contabilizarse las incidencias no descontadas y/o no recuperadas en gastos aquellas que correspondan al periodo de enero a junio del año en curso. Lo anterior en coordinación del Sub Contador de Ingresos con autorizaciones del Contador General y Director de Administración y Finanzas. SERVICIOS A TIENDAS Cada Contador Regional será responsable de solicitar y dar seguimiento a cada uno de los servicios solicitados por las tiendas, los cuales son: a) Kit inicial, cambio de combinación y entrega de llaves por apertura.- El Contador Regional solicitará el Kit inicial de morralla, cambio de combinación y entrega de llaves 15 días antes de la apertura de la tienda a tesoreria, deberá dar seguimiento a dicha solicitud para confirmar que el Kit sea efectivamente pagado. Las pasadas es un archivo en Excel que utiliza el cronograma y se compara vs lo registrado en BOT y compara incidencias de recolección el seguro para contingencias suscitadas en tienda es 130,000.00 Los archivos para el llenado de las pasadas son: Cronograma, recolección de efectivo y flujo de efectivo una vez detectadas diferencias en la recolección de valores se llama a tienda si no hay respuesta se llama a gerente de distrito conciliaciones existen 3 tipos de conciliaciones que son efectivo tarjeta y codi las conciliaciones se mandan todos los martes y viernes sin falta según proceso antes de las 5:00 pm a contabilidad central y gerente administrativo los archivos necesarios para hacer la conciliación de efectivos son: estado de cuenta, balanzas cometra, flujo de efectivo y recolección de efectivo la balanza que envia la empresa recolectora de valores contiene un detalle de la entrega de valores por tienda, con montos en comprobante, conteos físicos de dinero diferencias encontradas ya sean faltantes o sobrantes y se reciben diariamente del día anterior las incidencias siempre deben ser validadas por gerente de zona y director regional una forma de validar la incidencia por faltante o sobrante que envía el gerente de tienda es conciliando diariamente ingresos en tienda las cuentas contables para efectos de conciliación son: 102103 es efectivo, 102106 es tarjeta, 102107 es de codi para realizar la conciliación de CODI se necesita estado de cuenta de codi y archivo de dasta por forma de pago conciliación de tarjeta para la conciliación de tarjetas se necesita archivo generado desde plataforma serti que baja reporte de transacciones diarias y reporte de dasta de formas de pago los descuentos bancarios se mandan siempre 4 días antes de la fecha del pago de nómina y se mandan a contabilidad central los descuentos bancarios siempre se validan con información de la plantilla de nómina de trabajadores activos de la región, se valida el puesto y que ese mismo puesto sea autorizado para entrega de valores el concepto efectivo ventas bancos corresponde al monto conciliado vs banco en el mes sta en color blanco incluye mes anterior y mes presente el concepto saldo cuenta en efectivo ventas es el monto no conciliar o está en color amarillo y suele ser el saldo inicial para el mes siguiente efectivo ventas mes son las ventas del mes únicamente saldo inicial mes anterior efectivo lo que estaba pendiente de cobrar del mes anterior o sea estaba en amarillo efectivo ventas bancos mes es el monto conciliado versus el banco en el mes sólo del mes natural los puntos básicos para la recolección en cuanto a un cierre de tienda temporal o definitivo es el depósito de fondo cancelación de servicio con metra y la fecha de última recolección los servicios que ofrece cometas son: servicio de recolección, servicio de morralla, combinación de tómbola, entrega de llaves y entrega y de ficha de recolección las solicitudes de pago siempre se reciben todos los jueves antes de la una de todas las áreas de la región la carátula del cierre de día corresponde a el total de movimientos realizados en el día como son las ventas , gastos, compras, mermas y devoluciones el gerente de distrito es el responsable de revisar y controlar los valores de efectivo al momento de la recolección coma el registro y los depósitos en tómbola así como corregir los errores que se detecten en la captura, siempre que se detecte una desviación informar al gerente de distrito la función de la empresa de traslado de valores es acudir a tienda a recolectar efectivo y llevarlo a banco además de proveer morralla a las tiendas el personal de la empresa de valores debe de estar incluido en el catálogo del personal autorizado en caso contrario gerente de tienda debe reportar a gerente administrativo inmediatamente los informes requeridos para la entrega de efectivo son monto del depósito del cierre de día y el corte del libro de depósitos el tiempo máximo que espera cometa para la recolección de efectivos son 15 minutos los únicos autorizados para la entrega de valores en tienda son gerente de tienda, gerente de distrito y gerente de zona los comprobantes de recolección junto con la ficha de depósito es la constancia que queda en la tienda de la correcta administración de efectivo los datos de la ficha de recolección son fecha de recolección, cantidad de envases o bolsas, el por el recibido que es tiendas 3 b más el número y nombre de la tienda coma el mundo de los valores el número de folio destinatario dirección y número de fajillas las fichas de depósito tienen las siguientes dato s: número de cuenta cliente monto de los valores y la referencia el comprobante original de la recolección de efectivo siempre se manda a cedis a gerente administrativo los motivos más frecuentes por los que no hay registro en sistema son: 1. no pasó la empresa cometa y no se hizo la entrega número 2. sí pasó la empresa recolectora y no se hizo la entrega 3. sí pasó la empresa recolectora se hizo la entrega pero no se registró el movimiento en bot para el caso de la muralla siempre que se recibe se debe guardar en caja fuerte GASTOS el gerente de tienda es responsable de validar los gastos aplicados en tienda y validar que haya sido autorizado por el de lo contrario se descuenta al responsable vía nómina los gastos siempre se realizan con el dinero del punto de venta al momento de hacer la recolección se debe hacer una vajilla colocar billetes monedas tickets de alivio y bolsas se cierra la bolsa y se entrega y sin grapa y se deposita tómbola y esos mismos fajillas que están en tómbola se mandan a la empresa recolectar los gastos autorizados por tienda es el transporte, papelería, mantenimiento o reparaciones, gastos médicos menores o por emergencia y las actividades de marketing y eventos sobre información diaria el sobre de información diaria siempre debe de venir carátula de cierre de día carátula de cierre de turno firmada, tickets por devoluciones de clientes cancelaciones com a movimientos de inventario transferencias al almacén i del almacén la entrada de mercancía cancelación de documentos merma de mercancías con acta de de de destrucción