Responsabilidades del auditor PDF

Responsabilidades del auditor Las responsabilidades del Auditor de Muestra, formalizadas en un contrato de trabajo con Arellano IMSA, son las siguientes: 1\. Cumplir rigurosamente con las metodologías de Auditoria documentadas en el presente Manual, en las Instrucciones y Circulares emitidas por O...

Responsabilidades del auditor Las responsabilidades del Auditor de Muestra, formalizadas en un contrato de trabajo con Arellano IMSA, son las siguientes: 1\. Cumplir rigurosamente con las metodologías de Auditoria documentadas en el presente Manual, en las Instrucciones y Circulares emitidas por Oficina mensualmente. 2\. Acudir a todas las tiendas de su Muestra, de acuerdo con la planificación mensual. y respetar las fechas planificadas de Auditoria en las tiendas a su cargo, informando oportunamente al AS, cuando se produzcan cambios. 3\. Contratar nuevas tiendas para la Muestra Operativa y reemplazar los negocios de la Muestra cuando éstos se cancelen e informar formalmente al supervisor cuándo estas tiendas cambien sus características. 4\. Establecer y mantener buenas relaciones personales con los colaboradores, reflejando honestidad, excelente presentación y el uso apropiado del vocabulario. 5\. Obtener la colaboración de tiempo indefinido de los negocios que sean necesarios para completar la muestra requerida. 6\. Registrar fielmente los inventarios físicos, precios de venta al público y actividad promocional de todos los productos en estudio, en los negocios que colaboran y obtener información de sus compras y antecedentes de las variaciones de sus ventas. Este proceso, denominado Cierre y Análisis, debe ser aplicado en los mismos negocios. 7\. Confeccionar de acuerdo con las Definiciones de Categoría, todas las Novedades de Terreno que detecte en las tiendas de su Muestra 8\. Apoyar, cuando sea operativamente necesario, a otros Auditores de Muestra en sus labores dentro del Área 9\. Responder a todas las alertas que se generen en el tiempo indicado a través de la herramienta suministrada (Cobu) 10\. Apoyar en todas las validaciones, cuestionamientos y revisiones de Data que sean necesarias para responder cuestionamientos 11\. Atender responsablemente a las labores administrativas propias de sus funciones, registrando correctamente las variables solicitadas: registro de novedades, ítems ambiguos, conteos u otros. 12\. Notificar de forma inmediata cuando ocurran cambios en las tiendas como tipos de negocio o índices que manejen que puedan afectar la MO Dar un uso adecuado y responsable al material de trabajo, de entre los que se cuenta la Máquina Colectora LHHT y los Software contenidos en ésta. 1.2 Los Procesos de la Auditoría En Auditoria el Auditor de Muestra debe ejecutar los siguientes procesos: Inventarios: o Inventarios en sala de ventas o o Inventarios en Frío o Inventarios en depósitos o Precios al consumidor o Registro de Observaciones Especiales o Detección y registro de nuevos productos Compras: o Volúmenes documentados de compra, adquiridos desde el fabricante o distribuidor autorizado (compras directas) Volúmenes documentados de compra, adquiridos desde al mayorista o distribuidor (Compras indirectas) o Volúmenes de compra no documentados, denominados ajustes de compra, separados por aquellas compras realizadas al fabricante o distribuidor autorizado y las realizadas al mayorista o distribuidor o Detección de traspasos de mercadería y devoluciones, denominados Créditos Cierre y análisis: o Revisión integral de los datos colectados, desde los cuáles han sido determinadas las ventas y lo que conlleva la identificación de factores concretos que influyeron en las variaciones. o Determinación de Ajustes de Compra y Ajustes de Corrección: facturas omitidas, stocks Omitidos y Transferencias de ítems. o Dar respuesta y aplicar las correcciones a todos los ítems que se generen al ejecutar las validaciones del cierre 1.3 ¿Cómo Interactúan los 3 procesos de Auditoría para determinar las ventas de un negocio? Ecuación de auditoría En el esquema siguiente, se encuentra un ejemplo de captura de Auditoría en la máquina colectora LHHT y están definidos los datos que se necesitan para obtener las ventas. 1.4 Planificación Periodos Dentro de cada año contaremos con 12 períodos Cada período será mensual y tendrá 20 a 24 días hábiles en promedio con su fecha de inicio y término. Por ejemplo: Periodo Enero-2024: Si iniciara el 4 de enero termina el 31 de enero Periodo Junio-2024: Si iniciara el 2 de junio termina el 30 de Junio Días Transcurridos La programación de cada uno de los períodos se hace a través de Programación de Trabajo, que se elaboran para cada Auditor de Campo, basándose en las fechas de inicio y término de cada período. Tal como se muestra: Programación de Trabajo (Plan de Trabajo) Una vez considerados los Días Transcurridos, se debe tener presente lo siguiente: Ruta de tiendas a cargo y estatus de Auditoria del período anterior. Fechas de Auditoria y tiempos de trabajo del período anterior. Ítems activos por tienda del período anterior. Tiendas AMP Recomendaciones relacionadas con la Programación de Trabajo (pl) Comunicar por anticipado sus visitas a los colaboradores, para que te atiendan y te preparen los documentos de compra. (De ser necesario) Si es necesario, contactarse con el contador del negocio para llegar a un acuerdo de cuándo puede proporcionar la documentación de compras que él tenga en su poder. Programarse con los demás Auditores de Muestra, cuando corresponda trabajar en grupo y se necesite agilizar la labor de Auditoria. Programar alguna actividad en la que intervengan otros Auditores de Muestra, para obtener una unificación de criterios y una integración grupal.   Materiales en terreno Receptor para la toma de información (LHHT) Instrucciones y Circulares del periodo Definiciones de clases de productos cargadas en la LHHT Programación de trabajo IMDB actualizado en la LHHT Formato 185 Materiales de oficina (lapicero, resaltador, perforador, etc.) Muestra Operativa El departamento de Estadística de NielsenIQ selecciona una muestra del total de los establecimientos detallistas del país, porque aplicar esta metodología en todas las tiendas existentes es operativamente inviable, debido al recurso humano y financiero que esto significaría. Esta selección contempla negocios pequeños, medianos y grandes, con la finalidad de proyectar la realidad total del mercado, y está basada en la Actualización de la RES (Retail Establishment Survey), realizada periódicamente. La información recogida en esta sirve para conocer la ubicación y características comerciales específicas de todos los establecimientos y así determinar sus factores de proyección. Cada una de las tiendas de la Muestra Operativa, independientemente de su tamaño, representa a un conjunto de negocios de su mismo tipo. Por lo tanto, cualquier error en los datos de la colecta se multiplicará por los factores de proyección antes señalados. La responsabilidad de colectar la información en los establecimientos de la Muestra Operativa es de Campo. Reprocesos: Un error de los datos detectado en esta etapa de revisión se denomina QE cuando se detectan errores que involucra corregir data de más de un período, siendo esta la más perjudicial para la empresa porque genera desconfianza en los clientes; PDR sucede cuando se debe corregir data en el último período colectado, generando cuestionamientos en otras áreas de la empresa. Existen 2 tipos de Reproceso: QE: Cualquier error que derive en corrección de data que involucre más de un período (mes) incluyendo el mes en curso PDR: Se detecta error durante la revisión de la data del mes current (último mes colectado) y solo se hará correcciones en ese mes, pero no históricos. Impactos QE y PDR tienen un impacto en la producción de los datos, implicando que muchos procesos de información se deben reaplicar (de ahí proviene el nombre) Esto tiene un costo significativo en las Áreas productivas de la Compañía En particular, el QE, afecta la credibilidad con los clientes, poniendo en riesgo la permanencia de sus cuentas. En este último aspecto, la imagen de nuestra empresa queda dañada ante otros clientes (fabricantes). Cómo evitar los reprocesos Simplemente aplicando correctamente los procedimientos. Llevando a cabo un tratamiento minucioso y profesional de nuestros datos, desde donde mismo se extrae la información: En los negocios de la Muestra Realice siempre sus análisis y Cierres en el punto de venta No haga "estimaciones" Al existir dudas de algún procedimiento el Auditor debe siempre consultar a su As o QCTE asignado Otros Problemas de la Calidad Si bien el acento y énfasis está dado en evitar los REPROCESOS a toda costa, existen otros elementos en que el Auditor participa activamente: Mensualmente, desde Oficina Central se harán consultas a situaciones extrañas en los datos, por ejemplo, Precios, Ventas, Novedades dudosas. Es deber del Auditor, brindar y facilitar las respuestas, ya que es el PRIMER RESPONSABLE de la información Cada asunto relacionado con la actividad del Auditor es medido por estándares de Calidad Estos estándares también tienen una repercusión en los clientes, ya que, incluso antes de adquirir nuestra información ellos exigen la documentación que acredita la aplicación de éstos. Esta permanente innovación en modelos de calidad ha posicionado nuestro quehacer como líderes en Información de Mercado, hecho del cuál USTED ES UN ACTIVO PARTÍCIPE. Las Muestras: 1\. Muestra Ideal (MI): Es la cantidad de negocios por tipo y zona, solicitadas por el departamento de estadística de Nielsen. 2\. Muestra Máxima (MM): Cantidad de Negocios que colaboran indefinidamente. Algunos de ellos no entran a la producción normal, porque no tienen los 3 procesos de Auditoría, por razones puntuales. Estos casos se denominan los Otros Estados, OOEE. Los OOEE, son los siguientes: NOTAUDITED (NA): Se utiliza este Estatus cuando no fue posible realizar ninguno de los 3 procesos de Auditoría (Ejemplo: Negocio cerrado temporalmente) 3\. Muestra Activa (MA): Cantidad de negocios con los 3 procesos de Auditoría (Inventario, Compras, Cierre) llamado estatus FA (FULLAUDIT), y que por ende participan en la producción. Entonces, el número de MA debe ser igual al número de la MI, reduciendo al mínimo los OOEE en la MM. 4\. Las tiendas que ingresan a la Muestra Operativa por primera vez tienen el estatus FIRSTINVENTORY (Primer Inventario) 5\. Las tiendas que dejan de colaborar definitivamente tienen el estatus CANCELLED (Cancelado) Tipos de Negocios Los parámetros para seguir para tipificar un negocio son los siguientes: Por Ubicación (En mercado, Fuera de mercado): Se respeta lo indicado en las alternativas de contratación, podría venir especificado como EM/DM (en mercado/dentro de mercado) o FM (fuera de mercado), o sólo con el dato de tipo de bloque donde U o F sería Fuera de mercado, y M sería Dentro de mercado. En este caso, la realidad de la alternativa no es tomada en cuenta. Por Tamaño (PQ, MD, GD): Se sigue lo siguiente: o lo indicado en la alternativa para 3 índices: INCT, INA e INL o y, lo encontrado en la tienda para 2 índices: TAMAÑO (cantidad de ítems) INBG ING 1.- Bodega Generalista PQ FM 1 -- 10 ítems 1 -- 5 ítems 2.- Bodega Generalista MD FM 11 -- 15 ítems 6 -- 15 ítems 3.- Bodega Generalista GR FM 16 o más ítems 16 o más ítems 4.- Bodega Generalista PQ EM 1 -- 10 ítems 1 -- 5 ítems 5.- Bodega Generalista MD+GD EM 11 o más ítems 6 o más ítems NOTA: El cuadro de tamaño es una referencia para un promedio de lo que representa la tienda, la definición específica viene del área de Diseño y Mace en base a las características de tiendas no visibles que provienen de la auditoría de RES Tipos de Negocios Por la Actividad Comercial Los negocios o tiendas son establecimientos comerciales dedicados a la venta de productos de consumo masivo, en su gran mayoría empacados y que, por tener características distintas, son agrupados en diferentes tipos. A diferencia que, con la ubicación, se respeta el tipo de negocio encontrado en campo, es decir, el canal real al cuál pertenezca el negocio; la alternativa es sólo un referente. Canal: Agrupaciones de tipos de negocios como Canal Tradicional, On-Premise y Moderno Tipos de Negocios: Denominación que recibe un negocio en base al mix de productos que maneje de acuerdo con los índices de NIQ Con base en lo anterior, definiremos los siguientes tipos: Tipos de Tiendas de la Muestra Operativa Canal Tradicional Bodegas Generalistas FM (Fuera de Mercado) Son negocios que se dedican a la venta de productos al por menor como alimentos, bebidas en general, productos para el aseo personal y del hogar, etc. El sistema de venta es por mostrador, atendido por el dueño y/o vendedores Los productos son comprados para llevar. Este tipo de establecimiento es el más popular en venta al por menor. Se encuentran ubicados en zonas residenciales, aledañas a mercados u otras áreas comerciales En general no tienen un aviso que las identifique. Algunas lo tienen en la parte interior del negocio en afiches o plásticos rígidos suministrados por fabricantes con publicidad de productos. No cuentan con carriles de salida Bodegas Generalistas EM (Dentro de Mercado) Son negocios que se dedican a la venta de productos al por menor como alimentos, bebidas en general, productos para el aseo personal y del hogar, etc. El sistema de venta es por mostrador, atendido por el dueño y/o vendedores Los productos son comprados para llevar. Este tipo de establecimiento puede tener algún porcentaje de venta al por mayor. SIEMPRE están ubicados dentro de mercados. En general no tienen un aviso que las identifique, pero cuentan con un número de identificación interno. Algunas lo tienen en la parte interior del negocio en afiches o plásticos rígidos suministrados por fabricantes con publicidad de productos. Tienen buen surtido y variedad de productos. Generalmente su espacio es reducido Pueden vender productos a granel Algunos propietarios utilizan un palo con extensión y agarradera para poder bajar los productos y entregarlos al cliente. Nota: El Índice principal y de mayor presencia debe ser INA. Las panaderías, por el mix que manejan, deben considerarse dentro de este tipo de negocio. Una Bodega Generalista puede ubicarse fuera o dentro de mercado, siempre que la variedad y cantidad de productos que maneje sea representativo (1 ítem por CP no es representativo). El material con que esté construido el establecimiento no es determinante para clasificarlo, pero sí lo es el mix de productos que maneje. Minimarket Establecimiento dedicado a la venta de todo tipo de productos de alimentación, higiene personal, aseo del hogar, etc. y que para efectos de clasificación cumplirán con los siguientes criterios: Sistema de Autoservicio Góndolas, estanterías, puntos de exhibición especial Carritos o canastos Cuenta con hasta 3 carriles de salida con cajas registradoras La venta es al por menor y la mayoría de los productos comprados son para llevar. Bodegas de Aseo Son negocios dedicados a la venta de productos de consumo en baja escala. La atención al público es asesorada, es decir, hay uno o varios vendedores atendiendo al público y por lo tanto no se da la venta por auto abastecimiento regularmente. Su giro principal se concentra en productos para el Aseo Personal y del Hogar (pañales, detergente, limpiadores sanitarios, etc.) Nota: El material con que esté construido el establecimiento no es determinante para clasificarlo, pero sí lo es el mix de productos que maneje además de no exceder sus ventas al por mayor en más del 50% de sus ventas totales. Es un negocio dedicado principalmente a la venta de artículos de aseo personal y del hogar. Se encuentran principalmente en puestos de mercado. Tienen un amplio surtido y en general su principal venta es al por menor. En algunos casos tienen ventas al por mayor y manejan doble precio No deben exceder ventas al por mayor del 50% Bodegas de Aseo Semi-mayoristas Es un negocio dedicado principalmente a la venta de artículos de aseo personal y del hogar (pañales, detergente, limpiadores sanitarios, toallas higiénicas, etc.) La atención al público es asesorada, es decir, hay uno o varios vendedores atendiendo al público y por lo tanto no se da la venta por auto abastecimiento regularmente, se encuentran principalmente ubicadas en Mercados. Para ser considerado como semimayorista sus valores de venta deben estar entre el 50 y 99 % al por mayor del total de su mix de productos que manejen Nota: El material con que esté construido el establecimiento no es determinante para clasificarlo, pero sí lo es el mix de productos que maneje. Licorerías Son establecimientos cuya actividad está dirigida principalmente a la venta de licores (Pisco, Ron, Cerveza, Vinos, etc.) aunque eventualmente comercian algunos productos de alimentación, aseo personal, aseo del hogar y otras bebidas (Gaseosas, Jugos, Aguas, etc) Es atendido por un vendedor detrás de mostrador y la gran mayoría de la venta es para llevar. Nota: Para considerarse como licorería, la principal fuente de ingresos y ventas del negocio deben ser licores. Kioscos Son negocios de construcción ligera generalmente, estructura de hierro lámina, madera, pueden ser fijos, móviles o ambulantes, que generalmente se ubican en las veredas de las calles o avenidas, o en las plazas, parques, centros recreativos, antejardines de hogares etc., cuya actividad es la venta de confites, cigarrillos, bebidas gaseosas, pilas, revistas, periódicos entre otras. Kiosco Fijo: Establecimientos dónde la venta principal es de productos tales como snacks, caramelos, chocolates, chicles, cigarros, gaseosas, productos de aseo, periódicos y revistas. Debe estar empotrado al piso sin posibilidad de ser cambiado de lugar o ser un local en un edificio. Kiosco Móvil: Establecimientos dónde su venta principal es de productos tales como snacks, caramelos, chocolates, chicles, cigarros, gaseosas, productos de aseo personal, periódicos y revistas. Se refiere al puesto callejero (sobre la vereda o andén, parques, plazas, centros recreativos, etc.) No está fijo a la vereda (no empotrado), tiene rueditas para ser o no guardado en las noches. Debe atender todos los días de la semana, todo el día en el mismo sitio. Kiosco Ambulante: Establecimientos dónde su venta principal es de productos tales como snacks, caramelos, chocolates, chicles, cigarros, gaseosas, productos de aseo personal, tarjetas de prepago, etc. Son módulos o vitrinas, puede ser de aluminio, madera o vidrio. Es atendido por una persona quien puede portar una silla para descansar. Algunos utilizan paraguas para cubrirse del sol Deben atender como mínimo 4 días a la semana y estar ubicados por lo menos 3 meses en el mismo sitio Nota: No se les debe confundir con las Bodegas Golosineras Bodegas Golosineras Son negocios especializados en la venta de confites, golosinas, dulces, galletas, chocolates donde la mayoría de sus ingresos vienen de este mix de categorías, sin embargo, pueden vender otras categorías como bebidas (no alcohólicas y alcohólicas) o incluso alimentos en menor cantidad. \- En general más del 60% de su área de ventas está destinado a las categorías de golosinas/confites. \- Su estructura es diferente a la de un kiosco fijo, teniendo dimensiones más grandes debido al alto stock que maneja. \- Puede tener venta minorista o semi-mayorista. \- Sus ventas pueden ser por unidad, packs, paquetes, bolsas, cajas, granel. \- Puede estar ubicado dentro o fuera de mercado. \- Generalmente son atendidos por una o 2 personas que pueden ser el dueño/responsable del negocio y un ayudante. Estas se separan en dos grupos Minoristas y Semi-mayorista. Minoristas: Se considerarán así cuando el % total de sus ventas al por mayor sean menores al 50% Semi-mayorista: Se considerarán así cuando él % total de sus ventas al por mayor se encuentre entre 50 y 99 % Nota: de vender el 100 % de sus productos al por mayor no será considerado en ninguno de los dos grupos Farmacia/Botica Son establecimientos cuya actividad básica es la venta al público de productos farmacéuticos Adicionalmente venden productos para la higiene personal, de belleza o cosméticos La venta es al por menor y los productos son comprados para llevar. Nota: En algunos casos pueden vender golosina, pero esto no es razón para ser considerado como kiosco. Ferretería/Puesto Ferretero Es un establecimiento comercial dedicado a la venta de útiles para el bricolaje, la construcción y las necesidades del hogar. En ella se puede adquirir especialmente productos de material noble como ladrillos, cemento o artículos metálicos (ejemplo: clavos, fierros, desarmadores, tornillos, llaves, taladros, serruchos o martillos), aunque también puede haber presencia de productos no metálicos (ejemplo: tubos plásticos y cables para instalación de luz o agua, tubos de silicona, lijas). Pueden vender pinturas, brochas, rodillos y en general una amplia gama de productos propios para la construcción, pero sus ganancias no se concentran en la venta de un producto en particular. Pueden estar fuera o dentro de mercado. No se incluyen las tiendas que se especializan en un grupo específico de productos tales como; materiales de construcción, cerraduras, rodamientos, clavos, tornillos, silicona, persianas, pinturas y equipos para el pintor (brochas, rodillos, pistolas, etc.), accesorios eléctricos y depósitos. Pinturería/Maticentro Establecimiento comercial dedicado principalmente a la venta de pinturas y equipos para el pintor (brochas, rodillos, pistolas, etc.). Se considera una pinturería / maticentro si más del 50% de sus ventas corresponde a la venta de pintura y productos para el pintor. Pueden estar fuera o dentro de mercado. Dentro del grupo de pinturas se pueden encontrar: barnices, esmaltes, lacas, colorantes, entonadores y selladores; el uso de las pinturas en general es para hogar, vehículos, bricolaje. On Premise Son aquellos donde el consumo de sus productos es dentro del local, entre los cuales tenemos los siguientes tipos: Restaurantes Establecimiento cuya actividad está dedicada a la preparación y venta de comidas (a la carta y/o con menú) y a la venta de bebidas en gral. que posteriormente son consumidas por los clientes dentro del mismo local. Puede estar dotado de cocina interior, mesas, sillas y barras y dispensarios de gaseosas. Está dotado de cocina interior, mesas y sillas, y es atendido por meseros. Nota: Incluir todos los restaurants que cumple con la definición aún si está al interior del mercado y son cocinerías. No se asume riesgo siendo negocios útiles en función de categorías selectivas manejantes, y, son parte del foco de Nielsen. Nota: Al momento de realizar un contrato tener presente que, si encontramos como nombre del negocio Pollería, Cevichería, Chifa, estos van a ser predominantes frente a restaurante y tener en cuenta que siempre debemos de observar con mucho criterio que es lo que vende ya que pueda darse el caso que no cuenta con ningún letrero que nos ayude a identificar a qué tipo de negocio pertenece. CAFETERIA/ SANDWICHERIA / FUENTE DE SODA Son establecimientos cuya actividad comercial está compartida entre la venta de comidas rápidas, la venta de gaseosas y bebidas no alcohólicas en general. La mayoría de los productos son consumidos por los clientes dentro del mismo local. Puede estar dotado de mesas, barras, sillas. Generalmente son atendido por el propietario. Se incluyen: cafeterías, fuentes de soda, heladerías, dulcerías, Sandwichería, juguerías, etc. Bar/Cantina/Pub Son establecimientos cuya actividad principal es la venta de cervezas y licores en general Se consumen dentro del mismo local Está dotado de mesas y sillas Es atendido por meseros. Se incluyen: Bares, Cantinas, Tabernas, Video Pub, Peñas, Salsodromos, Discotecas, Night Clubs y similares Cuando en alguna tienda de la Muestra, uno de estos tipos cambia en el tiempo, el Auditor debe informar por escrito apenas esto ocurra al AS y QCT. Las tiendas en el tiempo pueden cambiar sus características (Mix de productos), por lo que debe informarse inmediatamente este tipo de situaciones. Otros tipos de tiendas Supermercados de Cadena e Independientes Son negocios dedicados a la venta de productos de consumo masivo en gran volumen (alimentación, aseo del hogar, aseo personal, bebidas, licores, golosinas, etc.) que, para efectos de clasificación, cumplirán con las siguientes condiciones: Establecimiento dedicado a la venta de todo tipo de productos de alimentación, higiene personal, aseo del hogar, etc. y que cuenta con: Sistema de Autoservicio Góndolas, estanterías, puntos de exhibición especial Carritos o canastos 4 o más carriles de salida con cajas registradoras La venta es al por menor y la mayoría de los productos comprados son para llevar. En general, manejan un amplio surtido de categorías de producto y para cada una de ellas una gran variedad de presentaciones. Grifos Estas tiendas exclusivamente se encuentran ubicados en las estaciones de expendio de gasolina (ejemplo PEPSHOP, PRIMAX, PECSA, etc.) y que comercializan algunos productos de abarrotes y además bebidas gaseosas, licores, vinos, confites, etc. Por lo general funcionan las 24 horas, son también del tipo autoabastecimiento. Deben estar construidos de material sólido. En las gasolineras se encuentran algunos del tipo kioscos (que pueden ser ambulantes, NO propia de la cadena), estos no se consideran como Grifos. Fast Food Son negocios del tipo restaurante, que diferenciamos de los anteriores porque la atención al público es por el sistema de autoservicio. (el cliente hace el pedido, paga y él mismo se lleva su consumo a la mesa) Auditoría 1\. Previo a la iniciación de actividades, saluda, preséntate y solicita permiso para trabajar. 2\. Presenta tu credencial vigente, y antes de ingresar al establecimiento y al salir del mismo muestra tu cartera o mochila por dentro al bodeguero en señal de total honestidad. 3\. Cuida tu apariencia personal. 4\. Verifica que vas a utilizar la tienda correspondiente en la máquina colectora (LHHT) y que contenga todas las categorías de producto necesarias. 5\. Recuerda que eres una persona ajena al negocio; por lo tanto, tu comportamiento tiene que ser de lo mejor. 6\. Evita comprar en los negocios de la Muestra mientras se trabaja. 3.2 Proceso Inventario Es una de las actividades más importantes que realiza el Auditor de Campo en las Tiendas de la muestra. Para poder llegar al dato de las ventas realizadas por cada establecimiento, es necesario que los inventarios hayan sido levantados en forma completa. Si el inventario de una tienda es inexacto, las ventas reportadas serán en consecuencia, inexactas. Variables a Considerar en el Proceso Inventario: Precio de Venta al Público Inventario en Área de ventas Inventario en Frio (Para los índices donde aplique este fact, como son el INBG e INBA) Inventario en Depósito o Bodega Observaciones Especiales Causales TCCC Creación de nuevos productos Importante: Para negocios del tipo Bodega Generalista en la que se audita el índice INBG (Índice Nielsen de Bebidas y Gaseosas) se debe auditar las causales de TCCC (The Coca Cola Company) las cuales se deben considerar marcar las presencias de 5 variables, las cuales se detallarán en un manual de estas. Antes de Comenzar: 1\. La responsabilidad de controlar la calidad de la Auditoria de una tienda debe ser asignada a una sola persona, independiente del número de Auditores de Campo involucrados en ella. El inventario debe concluir en un sólo día. 2\. El día y la hora de la Auditoría, debe ser coordinada desde la contratación con el encargado o dueño de la tienda según corresponda. 3\. Vigila el tránsito del Depósito a sala de Ventas así evitarás omisiones o duplicaciones. 4\. Cuando ingreses la fecha actual de Auditoria, deberás cerciorarte de que esta no exceda los días límites permitidos, estos deben estar dentro de los Días Transcurridos DT. Esto lo deberás tener presente al momento de validar tu programa de trabajo, ya que de él dependerá que la programación de tus negocios quede dentro de los rangos de días permitidos. 5\. Toda mercadería recibida en el día de visita deberá ser incluida en el registro del período en curso, hasta antes de iniciar el proceso de cierre. Tener en cuenta que la toma de inventario debe ser programada para durar sólo un día. 6\. Utiliza siempre el método de barrido, desde arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y siempre llevando un orden y una secuencia. Esto te permitirá asegurar un conteo exacto y te recordará dónde empiezas y terminas tus inventarios. 7\. Cuenta los productos conforme los vayas encontrando, es decir, no cuentes primero todos los productos de una Clase de Producto (CP) para después empezar a contar los de otra. Si utilizas este procedimiento invertirás más tiempo y trabajarás más. 8\. Cuenta cada artículo tomando como base la unidad de Inventario de acuerdo con la definición original. Algunas Tiendas venden productos como Papel Higiénico o Pañales de uno en uno, abriendo su empaque original. Asegúrate que tanto el inventario como las compras deben ir convertidas a la unidad de venta siempre y cuando la unidad de venta cuente con empaque de venta al público. Por ejemplo, en el caso de los pañales si el empaque es de 24 unidades y es abierto para venderse por unidad, pero los pañales individuales no tienen empaque de venta al público, entonces la unidad de inventario deberá ser el paquete X24, caso contrario si las unidades si cuentan con empaque individual la unidad de inventario sería la unidad. 9\. Si te ves obligado a suspender el inventario, deja alguna señal que permita ubicarte para cuando retomes el inventario, o anota la zona donde te quedaste. 10\. Si encuentras cajas abiertas o con los sellos rotos, no asumas que estén llenas, en la mayoría de los casos contienen mercadería muy diferente a la que se indica. Por lo tanto, deberás abrirla y verificar su contenido. 11\. Las marcas privadas o marcas propias de cadenas (Supermercados, Autoservicios, etc.) no deben ser auditadas. 12\. Las marcas falsificadas y/o de contrabando no deben ser identificadas o medidas en forma separada, a menos que existan requerimientos de oficina central, audita como cualquier otro producto. 13\. Si encontraras promociones, estas las debes auditar tal como son presentadas al consumidor, como un solo ítem descrito completamente de acuerdo con los procedimientos ya establecidos para: Ofertas Especiales. 14\. En el depósito procura no abrir las cajas que están selladas, identifica el producto de acuerdo con los datos que el fabricante especifica. 15\. Los productos de Marcas Institucionales de ventas por catálogo como AVON y EBEL, entre otras, no se auditan. 16\. Al momento de verificar tu inventario, revisa también que todos los ítems se encuentren con el precio vigente al momento de la visita 17\. Si te encuentras un producto que tienes dos presentaciones y ambas se vende en el negocio, debes consultar al colaborador como vende ese producto y en base a la respuesta dada, realizaran el ingreso en la LHHT y el conteo del ítem. Ejemplo: Si el colaborador vende los pañales Huggies talla XXG por bolsita que contiene una unidad y también vende los pañales Huggies XXG por paquete que contiene 44 unidades, deberás consultarle "como lo vende más" y en base a sus respuestas realizaras la auditoria del ítem. 18\. Regla del envase empezado: Si encuentras un ítem que la venta es por paquete y que el colaborador lo abrió para vender por unidad, pero dicha presentación unitaria no cuenta con empaque individual, debes dar por vendido el ítem, es decir, ya no se contabiliza en inventario porque se da como vendido. Ejemplo: El colaborador abre un paquete de toallas Nosotras de 8 unidades y vende una unidad la cual se encuentra desnuda, es decir no cuenta con envoltura para la venta individual, al momento de la auditoria no deberías contabilizar dicho paquete, ya que debes darlo por vendido. Nota: No olvides verificar las boletas de compra, ya que se podría perder información para auditoria. 19\. Para el caso de los productos vencidos, NO se debe consultar al colaborador por estos ni tampoco revisar la fecha de vencimiento, ya que no es proceso de auditoría, solo en el caso que encuentres productos separados consultar si son para la venta y depende de la respuesta del colaborador realizarás la auditoria de los productos. 20\. Productos dañados se deberá validar con el colaborador preguntando los precios, de indicar algún monto se procede a relevar de forma normal, en caso de indicar que no se venderá no se tomará en cuenta para la colecta. "Utiliza Siempre Un Método De Barrido Para Asegurar Un Conteo Completo Exacto" A. Inventarios en Salas de Venta y Depósitos Como regla general, toda tienda que esté contratada para la muestra operativa debe tener un archivo alternativo a la F-185 pero sin datos de la tienda como dirección nombre o ubicación de esta. Este permitirá al Auditor de Campo titular, al AS o al Auditor de Campo reemplazante, tener de primera mano toda información que facilite la Auditoria de la tienda, para saber dónde se encuentra la información de compras, Proveedores, frecuencia de compras, lugares de almacenaje poco común y toda otra información necesaria del negocio. La información registrada debe ser clara y completa. Existe un control de visita (fecha) que debe ser anotado mensualmente. La información registrada en este registro debe ser revisada y actualizada periódicamente con las visitas de Auditoria a la tienda. Para estos establecimientos, se recomienda hacer lo siguiente: 1\. Comienza por los estantes que se encuentran pegados a la pared, contando la mercadería en forma horizontal y por niveles. 2\. Contabiliza la mercadería que está sobre y detrás el mostrador y dentro de aparadores y vitrinas. 3\. No pases por alto los cajones de los mostradores y los exhibidores que se encuentren en la pared. 4\. Al terminar de contar el Área de ventas, pasa a los depósitos o trastienda y cuenta la mercadería empezando por los estantes en la pared. 5\. Continúa con los estantes localizados en la parte central del Depósito empezando por el más próximo a los estantes de la pared. 6\. Te recomendamos chequear el baño de las tiendas pequeñas, ya que algunos detallistas, por falta de espacio, acostumbran a guardar mercadería en ellos. 7\. Preguntar al detallista de algún otro lugar donde pueda tener mercadería, como depósitos, dormitorios, fuera de la tienda, etc., en caso de que los depósitos estén fuera del negocio el mismo auditor debe ir a realizar el conteo de estos ítems B. Precio de Venta al Público (PVP) La información que la Compañía provee a sus clientes principalmente está representada por Ventas al Consumidor, calculadas también en ventas valorizadas. Estas ventas valorizadas se obtienen de multiplicar las unidades vendidas, por sus precios de venta. Si éste no fuera correcto, estaremos proporcionando información inexacta a nuestros Clientes. Reglas Básicas de PVP Se debe registrar el precio de venta vigente al día de la Auditoria en todos los ítems con Inventario en Sala de ventas y /o Frio tienda Cuando encuentres un artículo marcado con 2 o más precios de venta, debes ingresar el de menor valor. Ejemplo: Se está realizando la auditoría de un producto que tiene un precio marcado, así como un precio sugerido distinto, el auditor deberá consultar siempre al colaborador a cuanto lo vende y colocará el precio que este le indique En el caso de los productos que poseen más de una variedad (aroma, sabor, color) pero que son auditados en ítem genérico, el precio a registrar debe ser asignado según la definición e instrucción de la categoría, en caso no haya una instrucción específica se debe colocar el precio menor. Realiza tu trabajo en forma sistemática y ordenada de manera que, al contar un artículo, automáticamente registres su PVP. El precio que debes registrar es el que corresponda a la presentación que se está auditando (Precio Unitario) de acuerdo con la descripción del ítem. Para los paquetes promocionales (cuando son vendidos dos o más productos en forma conjunta) el precio a considerar deberá ser el del paquete. Cuando el Precio Regular de un artículo este rebajado como consecuencia de un descuento especial ofrecido por el fabricante, deberás auditar el precio ofertado. Recuerda que, al momento de enviar la tienda, ésta debe contener información de la más alta calidad y recuerda revisar que todos los ítems con movimiento tengan su precio. Para los ítems donde se registre el Inventario en Frio de los Índices INBG así como el INBA, el auditor deberá ingresar el precio que corresponda a la unidad de medida que se venda más así este sea mayor, si en una tienda se vende el mismo ítem en Inventario en sala a un precio menor que en Inventario en Frio, pero se vende más cantidad de Inventario en Frío, se pondrá el precio del producto en Frío como precio regular, consultar con tendero proporción Cuando exista algún precio marcado en algún material publicitario o en el producto se debe consultar si estos precios están actualizados, si indica que, si se registrara ese precio, de indicar que no se procederá a consultar los precios de forma verbal uno a uno Cuando se encuentre un precio atípico, se realizará la siguiente pregunta ¿Los precios marcados son actualizados?, si la respuesta es negativa se tendrá que actualizar los precios consultando uno a uno al colaborador. Solo se registrará precio a los ítems que cuenten con Inventario en Sala de Ventas y/o en Frío, de solo tener inventario en el área de Bodega (Depósito) no se deberá colocar precios. Al momento de consultar los precios, por ninguna razón se deberá realizar insinuaciones al colaborador, referente a los precios del mercado. Si el colaborador no recuerda el precio de un producto, una sugerencia sería hacer la consulta de la siguiente manera: ¿Si en este momento le compro este producto a cuanto me lo vendería? El precio que indique el colaborador es el que debe ir como precio de venta, si este precio es atípico para el auditor, deberá colocar un comentario para saber lo sucedido en ese caso. Ejemplo: Colaborador no sabía el precio del producto e indicó un posible precio de venta. Ante cualquier caso extraño de precios consultar con AS o QCTE En On Premisse, donde se venda por vasos. shots o copitas, se deberá preguntar al colaborador a cuánto vendería la botella si la quisieran comprar entera sin abrirla Observaciones Especiales Tienen la finalidad de proveer a nuestros Clientes de información sobre el esfuerzo promocional que se hace para estimular al consumidor a que compre los productos que se venden en los diferentes tipos de tiendas. Llevar a cabo estas campañas publicitarias y promocionales, para los fabricantes requiere de una gran inversión de tiempo, dinero y esfuerzo. De parte de nosotros se requiere precisión y cuidado al hacer los registros en esta sección. Actualmente se tienen 5 , las cuales son: 1) Visibilidad, 2) Material Pop, 3)Exhibición Especial,4)Accesibilidad, así como 5)Oferta de Fabricante, para el detalle de estos procedimientos, consulta el Manual de Causales y Observaciones Especiales. Compras Dentro de nuestro trabajo, el registro de LAS COMPRAS es una de las fases de mayor importancia, ya que, si no te proporcionan los colaboradores los DOCUMENTOS DE COMPRAS, es imposible determinar con EXACTITUD LAS VENTAS de los productos que medimos en el Mercado. Para la obtención de documentos de Compra, debes explicar al colaborador la necesidad que tienes de revisar toda la documentación, siendo de vital importancia que nos provea de la documentación, ya que esta respalda la adquisición o recibo de mercadería. Estas pueden ser facturas, guías de despacho, notas de ventas, transferencias, compras por WhatsApp, aplicativos, etc., así como donaciones o bonificaciones de productos que estén en estudio o no. En ocasiones resultará difícil que algunos de los colaboradores te guarden y/o permitan revisar el 100% de la facturación, por lo que deberás hacer labor de convencimiento, siendo amable, diplomático, mostrando seguridad en tus peticiones y estar convencido de que puedes lograr lo que estás solicitando, para que realmente la información de compras que te proporcionen esté completa. Favorecerá tu trabajo si estableces una buena relación con el propietario, gerente y/o encargado del establecimiento y te ganes su confianza. Variables a Considerar: Compras Directas: Al Fabricante o distribuidor autorizado Compras Indirectas: Distribuidoras, Mayoristas u otros 3.4 Definición de Compras Denominamos compras a todos los documentos de entrada de mercadería que tienen los negocios. Estos documentos o facturas son los que nos permiten conocer cuánto ha comprado un negocio durante un período determinado de tiempo. Siempre tomaremos compras para períodos Mensuales (30 días), aunque en todos los casos podamos adelantarnos y hacerlas mes a mes. Tomar en cuenta que también debemos revisar las compras que se realicen por medios digitales como WhatsApp, Aplicativos, Páginas Web y Correos. Antes de comenzar la revisión de las facturas o documentos de compra, ten en cuenta lo siguiente: 1\. Determina las fechas que cubre la Auditoria es decir el mismo día de la Auditoria anterior, hasta la fecha de la Auditoria actual. 2\. Deberás realizar un seguimiento continuo a los volúmenes e importancia de las compras documentadas vs las no documentadas. 3\. Todos los proveedores de mercadería de la tienda deben ser identificados en el primer FULLAUDIT del negocio 4\. Identifica, con la autorización del colaborador, todos los lugares en donde puedas encontrar compras incluyendo a su contador. Estos debes identificarlos y registrarlos en tu formato 185, así podrás crear un fácil acceso para obtener la información para ti o para cualquier otro Auditor de Campo en visitas de periodos posteriores. 5\. Para aquellos productos con bajo nivel de documentación de compras, debes tener presente el uso del calendario, en donde junto con el colaborador te permita realizar ajustes más precisos y reales de las compras del periodo. UN ALTO NIVEL DE AJUSTES BASADO EN LA MEMORIA DE TU COLABORADOR NO ES UNA INFORMACION CONFIABLE Y ACEPTABLE. 6\. Toda factura, nota de venta, nota de crédito, registro diario de compra, compra de medios digitales deben ser registradas como Compra Documentada (Pantalla Compras), de lo contrario como Ajuste Compra (Pantalla Ajustes), con la ayuda del colaborador, las compras que sean obtenidas por medios digitales deben ser guardadas en alguna ruta que permita alguna validación posterior 7\. Cada factura o registro debes marcarlo físicamente (signo Delta encerrado en círculo) así podrás asegurar que estas fueron registradas y que el documento completo fue auditado. 8\. Las notas de crédito (devoluciones) y las transferencias de mercadería deben ser identificadas y auditadas apropiadamente, es decir, toda mercadería devuelta por la tienda al proveedor o traspasada a otro local o a otro lugar, debe ser ingresada como crédito. 9\. Consulta con el colaborador los documentos de compras y verifica que está en su totalidad la documentación que requieres, de acuerdo con las fechas de visitas de la tienda. 10\. Ordena la documentación por fecha, por proveedor o producto, para agilizar el registro de las compras. 11\. Para cada Auditoria, deberás hacer un seguimiento por fecha de las facturas encontradas vs. las facturas que esperabas recibir por cada proveedor, esto lo obtendrás de acuerdo con la frecuencia de compras de la tienda la cual será proporcionada por el colaborador, así podrás detectar las facturas faltantes y lograrás una mayor precisión en los ajustes. 12\. Recuerda que siempre debes demostrar una alta calidad y profesionalismo en la toma de la información de cada una de tus tiendas, para cada período. 13\. La calidad de tu trabajo será medida y evaluada por tu jefe directo en las supervisiones que realice en tus tiendas. 14\. Cuando te encuentres con el caso de que en el periodo anterior has omitido alguna compra, deberás cerciorarte e incluirla a través de ajuste factura omitida. 15\. Dependiendo del tipo de negocio en el que estemos haciendo la Auditoria, la documentación puede cambiar; por lo tanto, cada Auditor de Campo es responsable de conocerla, interpretarla y leerla. 16\. En el caso de encontrar compras provenientes de Supermercados, Automercados, etc. Las mismas serán consideradas, pero se excluirán los productos que sean marcas propias de estos. 3.5 Verificación de Documentos de Compras Una vez que tengamos todos los documentos de compra para el período en nuestro poder, podemos iniciar la verificación y registro de las informaciones contenidas en los mismos. La información que se debe considerar de los documentos de compra son las siguientes: Fecha de Entrada Debe tener un cuidado especial en la fecha de entrada de la mercadería al negocio, ya que es a partir de ese dato que el producto comienza a ser estudiado dentro del período. Normalmente, los documentos de compra contienen varias fechas, por ejemplo: de emisión, de vencimiento, y la de recibido de la mercadería. La fecha que nos interesa es la de entrada o recibido en el local de la muestra, en algunos casos la emisión equivale a la entrada. Productos contenidos A continuación, debemos identificar los ítems contenidos en el documento, marcando con un "visto" aquellos que son parte de nuestro estudio (ítems en condición FA). Identificar un ítem significa conocer la marca, el tamaño, el envase y el tipo, según definición de las Categorías de Productos. Cantidad de Unidades de Compra Una vez identificados los productos, debemos verificar la cantidad de unidades de compra de cada ítem en estudio y proceder al registro de estas cifras en el Receptor, y corta con dos pequeñas líneas paralelas el "visto" hecho para el ítem identificado, una vez que este fue registrado en la pantalla de compras de la tienda. Esto te permitirá saber que lo has ingresado. Una vez registrados los ítems contenidos en el documento completo, haremos un delta circulado en la esquina inferior derecha del mismo, indicando así que este documento fue totalmente revisado y registrado por el Auditor de Campo. Este signo debe realizarse en todos los documentos que pasen por las manos del Auditor de Campo, y no solamente en aquellos que contengan ítems estudiados. Esto se hace para no tener que ver dos veces la misma documentación cada mes que la revisamos. 3.6 Tipos de Compra La función destinada al ingreso de compras está dividida en dos: una para registrar las compras directas y otra para registrar las compras indirectas, cuya separación llevamos a cabo de acuerdo con el requerimiento de nuestros clientes. Dentro de las variables reportadas a los clientes, existe una de fundamental importancia que dice relación con las compras realizadas a los detallistas a través de su propia fuerza de ventas (compras directas) o las realizadas a través de distribuidores y/o mayoristas (compras indirectas). Esta información permite a los clientes identificar las coberturas de distribución directa o indirecta de sus productos, de ahí que la clasificación por parte del Auditor de Campo de esta condición de compra, No Puede Ni Debe estar mal reportada. Definición Compras Directas: Son aquellas gestiones de abastecimiento que el comerciante detallista realiza directamente a los Fabricantes, los cuales través de sus propios esfuerzos de venta y/o a través de Distribuidores Exclusivos para los negocios detallistas, hacen esto posible. La documentación en estos casos está identificada con el nombre del fabricante, razón social, su imagen corporativa, fotografías identificando la canasta de productos que venden y distribuyen y/o el detalle del mix de productos que venden y distribuyen. Definición Compras Indirectas: Contrario a lo anteriormente establecido, se definen como aquellas gestiones de abastecimiento que realizan las tiendas a través de distribuidores no exclusivos, conocidos generalmente como Mayoristas, grandes supermercados, vendedores ambulantes, los mercados municipales, etc. La documentación en estos casos suele ser un tanto informal, puede o no identificar el nombre del mayorista o distribuidor. Es necesario consultar siempre al colaborador en los casos que esta información no pueda ser identificada. 3.7. Sistema de Archivo Algunos establecimientos guardan sus facturas de compra en orden y en un sólo lugar; pero también existen otros que no cuentan con la misma disciplina. En estos últimos, es conveniente que revises todos los lugares para asegurarte que has reunido toda la facturación que necesitas: En gancheras, tras o bajo los productos Documentos pendientes de pago, es decir todavía no han sido cancelados En la oficina del contador En el domicilio del propietario para su corrección o pago En el área de ventas para su revisión o marcaje de precios. "Investigando y Preguntando al Dueño o Encargado de la Facturación de Cada Tienda, Conocerás Todos Estos Lugares" 3.8. Consideraciones Especiales en las Compras Duplicidad de documentación: Existen algunas prácticas en donde el colaborador separa el documento original del duplicado, o bien en ocasiones un mismo envío es facturado dos veces, lo que llevaría a un posible error de duplicidad, en casos como estos el auditor deberá colocar COPIA para evitar duplicar las compras. Compras documentadas sin Inventario: Cuando se encuentren compras en documentos que no tengan presencia del ítem físico en la tienda no se debe registrar NE (No encontrado) sin antes haber revisado con su As o QCT su inclusión en caso de alguna duda, solo se podría aplicar el NE para ítems nuevos en la tienda, ítems nuevos en el mercado o que tengan atributos muy difíciles de interpretar, la idea de esta indicación es no perder volúmenes de compras sin antes analizar las situaciones diversas. Para aquellos ítems que no se encuentren presentes en la sala de ventas deberá colocarse las cantidades halladas de acuerdo con su descripción, en los casos sea difícil saber a qué ítem corresponde, se deberá consultar al AS o QCTE apoyándose con las fotos, solo cuando tenga atributos o variedades difíciles de interpretar que correspondan a lanzamientos de novedades no se registrara, ya que como es sabido para estas creaciones siempre se necesita tener el ítem en físico Chequeo de toda la Documentación: Debes chequear cada una de las facturas para que no omitas ningún dato. Aún los documentos que creamos no corresponden a los rubros propios del negocio, deben ser chequeados, revisados y marcados para evitar omisiones. Ilegibilidad: Hay facturas que, debido a la mala escritura o el uso de abreviaturas no conocidas, resultan ilegibles y por consiguiente difíciles de identificar. Tú debes hacer todo lo posible por descifrarlas: en caso de no poder hacerlo, consulta con el propietario o encargado para que te ayude, debido a que nunca debes dejar pasar por alto facturas que no se puedan leer. (Puedes estar omitiendo información) Cajas Cerradas con Unidades Originales: Hay facturas en las que indican compras de cajas cerradas sin especificar la cantidad de unidades que contienen. Un elemento de apoyo es la división de los valores totales v/s valores unitarios, pero en definitiva siempre se deberá recurrir al propietario o encargado del establecimiento para que te ayude a descifrar la cantidad de unidades contenidos en dichas cajas. Mercadería Regalada por el Fabricante (Bonificaciones): Encontrarás facturas en las que el proveedor está obsequiando mercadería al tendero, para estos casos también deberás registrarla como compra. Ej.: Si una factura indica 20 cajas de Nescafé de 170 grs, de 12 tarros cada una y se entregan 4 cajas más sin cargo, deberás registrar en la sección de compras el total de 24 cajas. De hallarse algún ítem que se bonifique de una CP que no se mida en la tienda con un ítem que sí se mide, se debe registrar un comentario en el ítem que se mide sobre lo que se está regalando. Compras Compartidas: Son aquellas donde dos o más colaboradores se unen para comprar gran cantidad de productos en un solo documento, para esto debes consultar al colaborador cuantas de estas compras son para su negocio y destinar la cantidad para el ingreso al colector, se debe escribir en alguna parte del documento la cantidad que quedo para el negocio para su posterior validación. 3.9 Diario de Compras Es un formulario que Usted debe dejar en las tiendas en las que no es posible colectar documentos de compra. Esta herramienta, es para que sea llenada por el colaborador, anotando los ítems, cantidades de compra, las fechas en que se abasteció y el lugar de procedencia donde adquirió los productos. Los registros de este documento se deben considerar como COMPRAS DOCUMENTADAS. Cuando la compra sea INDIRECTA, solicite al colaborador que encierre la cantidad en un círculo, para que Usted pueda distinguirlas de las compras DIRECTAS. El Diario de Compras no deberá tener ningún dato de la tienda como Nombre, Dirección o Ubicación de la tienda   3.10. Créditos o Anulaciones de Compra Se consideran como tal, las notas de crédito, devoluciones o traspasos de mercadería, que no constituirán actos de venta en la tienda. Es de gran importancia que se registren todos aquellos créditos (en la Pantalla Compras) que se lleven a cabo en los establecimientos que audites. Si por alguna razón se omiten estos datos, estaremos afectando la información que ofrecemos a nuestros Clientes. Se debe asegurar que, al utilizar los créditos, la información final sea consistente con las ventas de la tienda. Asegúrate que, al registrar los créditos, correspondan al período de estudio, pues no puede salir de la tienda más mercadería de la que ha ingresado; cuando esto sucede se da lugar a ventas negativas por omisión de documentación de compras, produciéndose aparentemente un exceso en los créditos. Cualquier devolución que tenga 2 o más períodos de antigüedad, no debe ser registrada. ¿Qué documentación se debe considerar como Crédito? Mercadería devuelta al fabricante o mayorista Mercadería cambiada por otra Transferencia a otros establecimientos No se considera como crédito o devolución la mercadería usada o consumida por el dueño del establecimiento independientemente de la cantidad. La excepción es: Cuando se compran productos que no maneja la tienda y que son de exclusividad del consumo del colaborador, solo se debe indicar en la boleta. 3.11. ¿Dónde Trabajar al registrar las facturas de compra? Todos los documentos de compra con los que vas a trabajar son propiedad del establecimiento que estás auditando, por lo que no tienes derecho para retenerlos en tu poder. Tendrás que trabajar con los documentos mencionados donde el propietario te lo indique. Está estrictamente prohibido sacar los documentos fuera del área considerada como propiedad del establecimiento, solamente en casos muy especiales y contando con la autorización expresa del dueño podrás sacar del lugar los documentos de compra para trabajar con ellos, posteriormente debes devolverlos completos y ordenados. Esto debe ser informado con anterioridad a tu Supervisor directo.   3.12. Visualización en la máquina colectora, Compras y Créditos RESUMEN COMPRA DIRECTA: Es aquella que se realizar al Fabricante o Distribuidor Exclusivo de alguna marca COMPRA INDIRECTA: Es aquella realizada a Distribuidores no exclusivos, Mayoristas, Mercados, Ambulantes, etc. COMPRA DOCUMENTADA: Son aquellas que figuran en algún tipo de documento como boletas, facturas, diario de compras o cualquier otro documento COMPRA NO DOCUMENTADA: Son aquellas que no son avaladas por ningún tipo de documento, conocidas también como compras orales o ajustes CAPÍTULO VI 4.1. Análisis, Cierre y Chequeo final Cuando compares las ventas presentes con las ventas anteriores de uno y dos meses (Ultima Visita, Segunda Visita), las tres cantidades deben ser consistentes entre sí, siempre y cuando no sean productos de temporada o promoción. Esto no quiere decir que siempre las ventas de los tres periodos deben ser similares, si bien se pueden producir alzas o bajas en ellas, estos comportamientos de ítems deben ser explicados en la opción de (Pantalla Comentarios), argumentando las razones de la baja o del alza en las ventas para cada ítem. Se requiere buen juicio, sentido común y experiencia de tu parte para decidir si el cambio en la tendencia de las ventas es lógicamente aceptable. El cierre es la última de las 3 Etapas de la Auditoria. Tiene especial importancia, ya que la calidad del Cierre de una tienda depende de la calidad con que los Inventarios y Compras fueron capturados. Recuerda que una Auditoria hecha en los establecimientos de la muestra para que esté completa, debe contar con tres fases: 1\. Registro de inventarios, precios y Observaciones Especiales 2\. Registro de compras 3\. Chequeo final y cierre de ítems Secuencia de Acciones: 1\. Una sola persona debe ser responsable de la calidad de cada tienda auditada, independiente el número de Auditores de Campo involucrados para recopilar la información. 2\. Los inventarios actuales deben ser comparados con los inventarios del período anterior mientras el Auditor de Campo se encuentra en la tienda, esto es para confirmar que toda la tienda ha sido cubierta en su totalidad. 3\. Los precios de venta deben ser verificados mientras el Auditor de Campo está en la tienda, para detectar y corregir posibles errores y para asegurar que para todos los ítems se ha tomado la variable precio. 4\. Una vez ingresadas y chequeadas las compras, deberás cerrar la tienda en el punto de venta, chequeando las fluctuaciones de ventas con respecto a los periodos anteriores. 5\. Cualquier ítem con venta negativa requiere la verificación del inventario y de compra, finalmente consulta al colaborador para la aplicación del ajuste si fuera el caso. 6\. Registrar la publicidad que encuentres fuera y dentro del establecimiento, como las exhibiciones especiales de mercadería del período en estudio. 7\. Registrar el total de las compras (entradas) y créditos (salidas) de los productos del período en estudio. 8\. El procedimiento de cierre debe arrojar información de la más alta calidad, basada en registros, actividades, observaciones y entrevistas en el punto de venta, antes de que envíes la tienda a fábrica. 9\. Siguiendo cada paso con precisión, obtendrás un Reporte Final de ventas de excelente calidad. Recomendaciones para un cierre de calidad: Tomar un inventario a conciencia, sistemático y cuidadoso para evitar omisiones o duplicaciones en tus conteos, en Depósito y Área de ventas. Re-chequea tu inventario cuando encuentres diferencia entre el anterior y el actual e investiga la o las causas de las diferencias (una de ellas puedes ser que el detallista compró más en este período, debido a la conveniencia de precios, etc.). Gánate la cooperación del colaborador, de manera que te facilite la documentación de compras, así como de otros registros que necesites de las entradas y salidas de mercadería del establecimiento, del período en estudio. Teniendo el total de documentos de compra, revisa cada una de las facturas, renglón por renglón en forma sistemática, para el registro de cada producto del período. Marca con "visto" cada artículo que se incluya en nuestros estudios, al terminar de registrar todos los artículos, marca la factura en el extremo inferior derecho (Delta encerrado en círculo). Este procedimiento te simplificará el re-chequeo de las facturas para los artículos faltantes. Solicita al propietario o encargado del establecimiento que te ayude a descifrar las facturas ilegibles. Haz tus anotaciones en tu cuaderno claras y legibles. Revisa las ventas dentro del establecimiento, para que se te facilite re-chequear los datos dudosos. Tomar en cuente los mejores horarios de atención de los colaboradores para obtener más información que aclare las ventas anormales, en el caso de Tipos de tiendas que se visiten como On -Premise En ítems donde no se pudo validar por completo algún dato de un proceso usar la herramienta Clip de la LHHT para validarlo posteriormente en el Cierre 4.2. Variaciones de Venta Estas irán en relación con el Asti de las tiendas ¿QUÉ ES ASTI? ASTI es un algoritmo que calcula la amplitud de las fluctuaciones de venta y precio para toda la muestra, basándose en la historia de cada tienda para ejecutar validaciones personalizadas. Con ASTI, la fluctuación se ejecutará en base a la historia de la tienda, ya no analizando un número fijo sino la variación que los ítems colectados hayan tenido en ese negocio a lo largo del último año Venta Normal: Cuando las ventas actuales estén dentro del ASTI de la tienda, estas se consideran normales. Ventas Altas: Se consideran como ventas altas las que resultan mayores que el Asti de la tienda. Las causas de ventas altas pueden ser, entre otras: Mercadería omitida en stock en la visita actual. Mercadería contada de más en la visita anterior. Mercadería que ha pasado a otro establecimiento o Depósito sin que el colaborador haya guardado la nota de crédito. El lapso de esta visita es mayor que el de la visita anterior. Mercadería a la cual se le dio entrada en compras en un ítem equivocado durante el presente período. Un error en la factura mostrando cantidad más grande de lo que en realidad se recibió. Un cambio de ventas de una marca competidora a la marca de un ítem que se está verificando. Una venta institucional que esté documentada, por ejemplo: un restaurante o un hospital que haya hecho una compra considerable. Promociones, ofertas o por temporada. Ventas Bajas: Si las ventas del período actual representan menos del Asti de la tienda, se deben considerar como venta baja y amerita una explicación, las causas pueden ser, entre otras: El artículo puede estar únicamente almacenado como reserva (Depósito) y no estar activo en el área de ventas. Las ventas del ítem pueden haber cambiado a otra marca o tamaño. El artículo puede ser de temporada y estamos fuera de ella. Falta de documentos de compra, o bien las registradas no lo son en forma correcta. El lapso de esta visita es menor que el de la visita anterior. Para aclarar cualquier duda, sigue los pasos anteriores y en el último de los casos recurre al colaborador para ver si puede darte una explicación antes de que realices un ajuste. 4.3. Explicación de las variaciones de Venta Como ya se indicó anteriormente, las tendencias de venta anormales (altas o bajas), deberás chequear con la misma diligencia que los ítems con negativos. Todo ítem con ventas altas o bajas en comparación con la tendencia de venta de hace 1 mes deberá contar con una explicación lógica: Esta explicación deberá ser englobada en alguna de las 10 posibles alternativas de justificación en la fluctuación, como son: Verificado Cuando el resultado de las ventas fue verificado y confirmado con el colaborador. Sin Inventario o Sin Stock Cuando por algún motivo se acabó el stock y el colaborador no compró más o quedó sin mercadería la mayor parte del período. Compra Reciente Se quedó sin stock buena parte del período y realizó una compra muy próxima a la visita actual. Se considerará compra reciente siempre y cuando esta se haya realizado como máximo, una semana antes de nuestra visita. Sin exposición o No expuesto Cuando por algún motivo el stock fue retenido en el Depósito o se encuentra oculto en el área de ventas del negocio. Confirmado o Normalizado Aplica cuando las ventas se normalizan respecto al periodo anterior, Ej. Por fluctuación en ventas (período actual), en comparación al periodo anterior, donde el ítem había reflejado solo 15 días de venta en un período bimestral. Baja en ventas período actual, las que se alinean con la venta (2 en Mensual o 4 Bimensual), luego de un período donde existió una Oferta. De ser necesario justificar la segunda variación, podrá justificarse con la Venta 1, esto nos da a entender que la Venta 2 fue la atípica. Compensado Cuando la fluctuación de las ventas de un producto, está siendo compensada con las ventas de otro producto de la misma marca o de distinta marca pero similares características. Exhibición especial o "Local de destaque " El producto está expuesto en lugares preponderantes de la tienda, tales como: cabeceras de góndolas, exhibidores, botaderos, islas, etc. Considerando que es la primera vez que se está empleando ese tipo de exhibición en el negocio. Oferta u Oferta especial Aplica cuando existió un aumento en las ventas, debido a actividades promocionales (ofertas) al producto. Estacionalidad o "Sazonal" Cuando la fluctuación de ventas es originada por la estacionalidad del producto (productos con tendencias de ventas dependiendo en el mes que se reporten). PC (CP) Justificada Aplica cuando existen fluctuaciones tanto en alzas como en caídas de una categoría en general (completa), ejemplo: El retiro de Helados por mal funcionamiento del congelador. Cuando la fluctuación de las ventas afecta a una categoría completa. Tienda Justificada Aplica para la totalidad de los ítems en el 100% de las categorías como es: cierre de la tienda por vacaciones, clausura del local. Cuando la fluctuación de las ventas afecta a la totalidad de los ítems en el 100% de las categorías. Otros Cuando las justificaciones anteriores no representan lo ocurrido. Al escoger esta opción el sistema solicitará que describas la justificación en la Pantalla Comentarios, ingresando observaciones de la fluctuación. Al momento de realizar el cierre de lo colectado, se mostrará una serie de comentarios, ya listados por el sistema, el cual podría ser usado de acuerdo con la situación y análisis que se ejecute con el colaborador. Algunas imágenes de ejemplo: NOTA: Revisar el anexo NRO 1 del listado completo de comentarios de la LHHT 4.4. Visualización en la máquina colectora LHHT, Cierre Ecuación del Inventario: Destacado en celeste, se encuentra la composición de la ecuación del Inventario. Si bien, el programa HHT calcula automáticamente la venta, el Auditor de Campo debe comparar el resultado con los periodos anteriores y justificar las variaciones importantes que se presenten. A modo de Ejemplo, no deben ocurrir "Ventas Negativas". Esto es sinónimo de que: No se ingresaron todas las compras Se omitió Stock el periodo anterior Se ingresó más inventario del que realmente había Nota: La revisión de esto dependerá del manejo de la ecuación de ventas "El análisis y cierre de la Tienda, debe ser realizado en el mismo punto de venta, ya que es el lugar en el que está la fuente para explicar las variaciones" 4.5. Ajustes A pesar de las acciones que hemos tomado para evitar cualquier error, en ocasiones y por necesidades específicas de las tiendas que se visitan, se hace necesario tomar medidas correctivas, como realizar algún tipo de ajuste. Algunas de las razones principales para realizar ajustes pueden ser: Falta de documentos de compra en la visita actual. Omisión de documentación en la visita anterior. Mercadería omitida en el inventario anterior. Error por parte del Auditor de Campo en compras o inventario en la visita anterior. "Toda información de compras no documentadas debe ser ingresada como ajustes" Sin Documento. SD Cuando encuentres un negativo en ventas o una venta baja sin explicación alguna, con respecto a las tendencias de venta de hace 1 y 2 meses y al investigar con el colaborador, te informa haber comprado mercadería en el último mes, pero no conserva el documento que ampara la adquisición, aunque recuerda perfectamente la cantidad comprada, en estos casos deberás realizar este tipo de ajuste de compras. Para determinar la cantidad de ajuste, deberás tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Cantidad del negativo Tendencias de venta de hace 1 y 2 meses Métodos de compra del colaborador (docenas, cajas, medias cajas, etc.) Número de unidades que contiene cada caja Tiempo transcurrido entre la última visita y la actual Campañas promocionales del artículo durante el período Temporalidad del producto Si el colaborador realiza compras directas o indirectas Fab (SD) Sin Documento Aplica para aquellas compras que se realicen en distribuidores exclusivos o fabricantes de las que el tendero no haya guardado sus documentos May (SD) Sin Documento Aplica para aquellas compras que se realicen en Mercados, Mayoristas, Ambulantes o cualquier otro intermediario de las que el tendero no haya guardado sus documentos Compra Estimada. CE Cuando encuentres un negativo en ventas o una venta baja sin explicación alguna, con respecto a las tendencias de venta de hace 1 y 2 meses y al investigar con el colaborador del establecimiento, te informa haber comprado mercadería en el último mes, pero no recuerda la cantidad comprada, ni conserva los documentos que amparan dicha adquisición (facturas o anotación en el block de compras) deberás realizar este ajuste con ayuda del colaborador Fab (CE) Compra Estimada Aplica para las compras de los fabricantes directos o distribuidores exclusivos May (CE) Compra Estimada Aplicara para compras de Mayoristas como mercados, distribuidores, ambulantes, etc. Para evitar estimaciones de compras ligeras, se aplicará un análisis de los proveedores junto al calendario, que permitirá conocer desde un principio en cada tienda la lista de proveedores y la frecuencia con que el negocio realiza sus compras. Esta información sirve de control al Auditor de Campo, al revisar las facturas del negocio, permitiéndole identificar los documentos posiblemente faltantes en un determinado período y para un determinado proveedor. Con esta información se puede llegar a precisar con mayor acierto el número de documentos faltantes, así como las cantidades de compras realizadas. Factura Omitida. FO o NOP Las compras omitidas en el periodo anterior deben ser registradas como ajustes de compras del periodo actual, el valor de compra a ingresar en el período actual debe ser la cantidad total encontrada en el documento de compra. "Al realizar este procedimiento notarás que las ventas de hace 1 mes aumentarán si es que el valor de compra omitido supera al valor de compra ajustado el periodo anterior." Todas las facturas omitidas con 2 períodos o más de antigüedad, deberás ignorarlas, pero reportarlas al AS o QCTE Stock Omitido EOP Cuando en la verificación de un ítem encuentres un negativo y se tiene la certeza de que el negocio no compró durante el período y se verifica que la mercadería encontrada tiene un mayor tiempo que el período que me encuentro auditando. Al registrar una cantidad en el Campo del ajuste EOP, se incrementará el inventario anterior. TRANSFERENCIA DE ITEM CEP Algunos productos, debido a semejanza de empaque, tamaño de envase, factura ilegible, etc. son incluidos erróneamente en ítems de otros productos, esta opción permite la corrección, ajustando los datos del período anterior en los ítems correctos del período actual. Procedimiento: Si detectas o te indican que el ítem al que le estás registrando información es un ítem inexistente, erróneo o duplicado procede a realizar un ajuste CEP aplicando los siguientes pasos: Identifica el ítem erróneo o inexistente al que se le registró información que no le corresponde. Aplica un crédito por la misma cantidad del inventario previo. Da de alta el ítem correcto si no existe en el archivo de la tienda. Transfiere la cantidad del inventario anterior (previo) del ítem erróneo o inexistente al correcto, selecciona el + Ajuste Mayorista CEP, del ítem al cual le corresponde esta información. Registra inventario, compras y determina ventas en el ítem correcto. Registrar un Comentario al ítem correcto, para justificar la cantidad ingresada ya que no es un ítem nuevo (TI + NANKEY del ítem del que se transfiere). Registrar un Comentario al ítem errado, para justificar el crédito (TI + NANKEY (número de identificación del ítem al que se transfiere). Al registrar una cantidad en el Campo del ajuste TI, se incrementará el inventario anterior y por consecuencia las ventas actuales.