Responsabilidades del Auditor en Muestra

Se lleva a cabo para asegurar que los datos de la colecta sean precisos y no impacten negativamente en la confianza de los clientes.

Error en los datos que involucra la corrección de información de múltiples periodos.

Error en los datos que se corrige únicamente en el último periodo de colecta.

Un grupo de establecimientos detallistas que representan a todos los negocios del mismo tipo.

Es un error que se multiplica por la cantidad de negocios que representa la tienda en la muestra.

Es esencial para la toma de información en campo.

Incluye la selección de la tienda, la programación de la visita y la coordinación con los demás Auditores de Muestra.

Es necesario para realizar la visita a un establecimiento.

Si un colaborador vende un producto del paquete que ha abierto, pero el producto no tiene empaque individual, se considera vendido y no se agrega al inventario.

Durante la auditoría, no se debe preguntar por productos vencidos ni revisar las fechas de vencimiento a los empleados.

Los productos dañados deben ser validados con el colaborador para determinar si se encuentran a la venta o no. Si se venden, se registran normalmente. Si no se venderán, no se cuentan para la colecta.

Es un archivo alternativo a la F-185 que se debe mantener en las tiendas que están contratadas para la muestra operativa. Debe contener información sobre compras, proveedores, lugares de almacenamiento, etc.

El control de visitas debe ser actualizado mensualmente con la fecha de la visita de auditoría a la tienda.

Es un método recomendado para realizar el conteo del inventario en las tiendas. Se empieza por los estantes pegados a la pared, contando la mercadería en forma horizontal y por niveles. Luego se contabiliza la mercadería que está sobre y detrás del mostrador, y dentro de los aparadores y vitrinas.

Toda tienda que esté contratada para la muestra operativa debe tener un archivo alternativo a la F-185, que incluya información sobre la tienda, como las compras, proveedores, y lugares de almacenamiento.

La información registrada en el archivo alternativo F-185 debe ser clara, completa y actualizada periódicamente.

La fecha en que la mercancía llega al establecimiento, ya que a partir de este momento se puede evaluar la información del producto dentro del período. Se busca en documentos de compra como: fecha de emisión, de vencimiento y de recibido de la mercancía.

El proceso de revisar y registrar información de los documentos de compras, una vez que se han obtenido todos los documentos para el período en cuestión.

Estos productos son parte del estudio y deben ser marcados en los documentos de compra con un visto. Se consideran los productos en condición FA (Fecha de Ajuste).

Identifica cada producto en el documento de compra, incluyendo: marca, tamaño, envase y tipo de producto, utilizando las categorías de productos relevantes.

Deben incluirse todas las compras provenientes de supermercados y automercados, pero los productos que son marcas propias de estos lugares no se consideran.

Las compras indirectas se realizan a través de distribuidores no exclusivos, como mayoristas, supermercados grandes, vendedores ambulantes, mercados municipales, etc.

Los documentos de compras indirectas suelen ser informales y pueden o no identificar al mayorista o distribuidor.

Organiza las facturas de compra en un solo lugar para tener un registro conciso.

Identifica si un documento original y su duplicado existen, o si un envío fue facturado dos veces.

Comprueba que las compras documentadas tienen presencia fisica en la tienda.

Si una compra no tiene presencia física en la tienda, puedes aplicar NE (No Encontrado). Sin embargo, antes de aplicar NE, verifica con tu supervisor la inclusión de la compra.

Las compras indirectas pueden ser un tanto informales, pero la información es crucial para un registro preciso.

Es esencial organizar los documentos de compra para facilitar el seguimiento y la auditoría.

Ocurre cuando las ventas de un producto bajan, pero las ventas de otro producto similar o de la misma marca suben y compensan la disminución.

Se refiere a colocar un producto en lugares destacados dentro de la tienda, como cabeceras de góndolas o exhibidores, para aumentar su visibilidad y ventas.

Se da cuando las ventas de un producto aumentan gracias a una promoción u oferta especial.

Las ventas de un producto varían según la época del año o la temporada.

Aplicarse cuando las ventas de una categoría completa suben o bajan debido un evento como la falta de stock o un cambio en la oferta de productos.

Se aplica cuando las ventas de todos los productos en la tienda se ven afectadas por un evento específico, como el cierre temporal de la tienda.

Se utiliza cuando las causas de la fluctuación de ventas no se corresponden con las justificaciones anteriores.

La ecuación del inventario ayuda a determinar si las ventas son correctas y a identificar cualquier variación importante.

Se utiliza cuando un colaborador no recuerda la cantidad exacta de mercadería comprada, ni conserva la documentación, y se debe estimar la compra.

Tipo de compra estimada que se aplica a las compras de fabricantes directos o distribuidores exclusivos.

Tipo de compra estimada que se aplica a las compras de mayoristas como mercados, distribuidores, ambulantes, etc.

Una compra que se omitió en el periodo anterior y debe registrarse como ajuste en el periodo actual.

Se utiliza cuando se encuentra un negativo en el inventario, y se tiene la certeza de que no se compró durante el periodo, pero la mercadería tiene un mayor tiempo que el período que se está auditando.

Un ajuste que se realiza cuando se encuentra un producto que se ha incluido erróneamente en el inventario de otro producto, debido a semejanza de empaque, tamaño de envase o factura ilegible.

Aumento del inventario anterior cuando se registra una cantidad en el campo del ajuste EOP.

Las compras omitidas en el periodo anterior que tienen más de dos periodos de antigüedad deben ser ignoradas, pero reportadas al AS o QCTE.