Certif LCB_FT-C 2024A Obligations d'organisation interne PDF

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CERTIFICATION LCB/FT-C SESSION 2024-A OBLIGATIONS D’ORGANISATION INTERNE © Auriga Legal Services 1  OBLIGATIONS D’ORGANISATION INTERNE 1 – DÉSIGNATION D’UN RESPONSABLE LCB/FT-C 2 – LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE 3 – LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C 4 – OBLIGATION DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION 5 – CONSERVATION DES INFORMATIONS 6 – LES COMMUNICATIONS INTRA-GROUPE 7 – LE DISPOSITIF D’ALERTE INTERNE © Auriga Legal Services 2  1 – DÉSIGNATION D’UN RESPONSABLE LCB/FT-C © Auriga Legal Services 3  RESPONSABLE LCB/FT-C  Les professionnels doivent désigner une ou plusieurs personnes comme Responsable de la mise en œuvre du dispositif LCB/FT-C.  D’une manière générale, ce Responsable a pour mission de mettre en œuvre et de piloter l’ensemble du dispositif LCB/FT-C de l’établissement.  Le nombre de Responsables LCB/FTC désignés dans l’organisation doit être adapté à la taille et à l’activité du professionnel. © Auriga Legal Services 4  RESPONSABLE LCB/FT-C CONDITIONS À REMPLIR  Le Responsable LCB/FT-C doit répondre aux conditions d’honorabilité nécessaires à l’exercice intègre de ses fonctions et disposer d’une bonne moralité.  Il doit occuper une position hiérarchique suffisamment élevée et disposer du pouvoir nécessaire afin d’assurer un contrôle effectif des dispositions LCB/FT-C.  Le Responsable LCB/FT-C doit également pouvoir agir de façon indépendante et rendre compte directement à la direction de l’entité assujettie.  Il doit avoir accès en temps voulu aux données et informations collectées dans le cadre des mesures de vigilance à l’égard de la clientèle. © Auriga Legal Services 5  RESPONSABLE LCB/FT-C CONDITIONS À REMPLIR  Le Responsable LCB/FT-C doit disposer d’une expérience professionnelle suffisante pour avoir une compréhension globale des risques de LCB/FT-C auxquels l’établissement est exposé.  Il doit également justifier des diplômes, qualifications et expériences nécessaires.  Le Responsable LCB/FT-C et les personnes placées sous son autorité sont tenus d’obtenir une certification professionnelle spécifique délivrée par l’AMAF.  Dans la mesure du possible, le Responsable LCB/FT-C ne doit pas cumuler sa fonction avec d’autres taches génératrices de risques BC/FT-C (par exemple : fonctions commerciales). © Auriga Legal Services 6  RESPONSABLE LCB/FT-C RÔLE ET MISSIONS  Le Responsable LCB/FT-C doit veiller au respect par le professionnel de l’ensemble de ses obligations de prévention du BC/FT-C, notamment par la mise en place d’une organisation administrative et d’un contrôle interne adéquats.  Il est le correspondant désigné de l'AMSF pour toutes questions relatives à la prévention du BC/FT-C.  Le Responsable LCB/FT-C doit mettre en place des procédures internes en matière de prévention du BC/FT-C adaptées aux risques propres au professionnel et doit s’assurer de leur conformité avec la législation applicable.  Il est chargé d’assurer la bonne application et le respect de ces procédures. A cet effet, il met en œuvre un dispositif de contrôle interne adapté. © Auriga Legal Services 7  RESPONSABLE LCB/FT-C RÔLE ET MISSIONS  Le Responsable LCB/FT-C procède à l’analyse des rapports d’examen particulier et, le cas échéant, effectue les déclarations à destination de l'AMSF.  Il veille également à la formation et à la sensibilisation du personnel.  Une fois par an, le Responsable LCB/FT-C établit et transmet un rapport d’activité à son organe de direction sur les conditions dans lesquelles la prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et de la corruption est assurée.  Une copie de ce rapport doit également être systématiquement adressée à l'AMSF et, le cas échéant, au commissaire aux comptes du professionnel. © Auriga Legal Services 8  RESPONSABLE LCB/FT-C RAPPORT ANNUEL  Le rapport annuel d’activité du Responsable LCB/FT-C doit permettre de connaitre: les tentatives d’infractions détectées; le détail des activités exercées, afin d’apporter une compréhension de l’adéquation entre les mesures LCB /FT-C mises en place et ces activités. les conclusions de l’Evaluation Globale des Risques propre au professionnel; les principales actions de contrôle interne effectuées ou qui sont projetées; les incidents et insuffisances relevés lors des contrôles réalisés et les mesures correctrices qui y ont été apportées. © Auriga Legal Services 9  RESPONSABLE LCB/FT-C RAPPORT ANNUEL  Le rapport annuel d’activité du Responsable LCB/FT-C doit également présenter: toute autre information qui pourrait être utile à l'AMSF ou à la Direction du professionnel (réalisation de formations, mise en place d’un système de surveillance des transactions, mise à jour du profil de risque des clients…); l’appréciation du Responsable LCB/FT-C sur l’organisation interne et les procédures actuellement en place. © Auriga Legal Services 10  2 – LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE © Auriga Legal Services 11  LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE  Les professionnels doivent mettre en place un dispositif de contrôle interne relatif à la LCB/FT-C adapté à leur taille, à la nature, à la complexité et au volume de leurs activités et doté de moyens humains suffisants.  Ce dispositif de contrôle interne comprend des procédures définissant l'organisation de ce dispositif ainsi que les activités de contrôle interne devant être accomplies pour s'assurer du respect des obligations prévues par le cadre légal et réglementaire en matière de LCB/FT-C. © Auriga Legal Services 12  LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE  Les procédures de contrôle interne doivent contenir: un descriptif des activités de contrôle interne qui sont effectuées afin de s’assurer que les obligations de vigilance à l’égard de la clientèle et des opérations sont respectées (ex: contrôles périodiques sur un échantillon d’opérations / de clients établi en fonction de critères de risque précis, audits annuels effectués avec l’aide d’un contrôleur externe…) ; un descriptif des modalités de contrôle interne mises en place (comprenant notamment des critères permettant d’identifier des manquements ou des incidents dans l’application des obligations de vigilance) et le détails des correctifs qui peuvent être mis en place en cas d’incidents ou de manquements. © Auriga Legal Services 13  LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE  Un rapport annuel de contrôle interne doit être communiqué à la direction du professionnel afin de l’informer de l'activité et des résultats des contrôles internes ainsi que, le cas échéant, des insuffisances relevées ou constatées.  Une fois validé, ce rapport doit être transmis à l'AMSF (ce rapport peut être intégré dans le rapport d’activité annuel du Responsable LCB/FT-C ou être annexé à celui-ci). © Auriga Legal Services 14  3 – LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C © Auriga Legal Services 15  LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C  Les professionnels sont tenus de se doter de procédures adaptées aux activités qu'ils exercent, et qui leur permettent de concourir pleinement à la prévention du risque de BC/FT-C par une prise de connaissance et un examen adéquat des caractéristiques des nouveaux clients qui les sollicitent et/ou des services ou opérations envisagées.  Ces procédures doivent également permettre de prévenir, repérer et empêcher la réalisation d’opérations liées au blanchiment de capitaux, au financement du terrorisme ou à la corruption. © Auriga Legal Services 16  LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C  L’étendue et le niveau de détail de ces procédures doivent être adaptés à l’activité du professionnel et à sa taille.  Ces procédures ne doivent pas simplement reprendre la loi. Elles doivent être le fruit d’une analyse à l’échelle du professionnel et permettre au personnel de mettre concrètement en pratique chaque mesure de prévention du BC/FT-C. © Auriga Legal Services 17  LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C  Ces procédures doivent notamment décrire : le profil de l’établissement (ses activités, ses particularités, sa clientèle…) ; le mécanisme d’évaluation des risques à l’échelle de l’entreprise (méthodologie utilisée, fréquence de mise à jour…) ; le mécanisme d’évaluation des risques à l’échelle des clients (critères et niveaux de risque retenus, mécanisme d’identification des PPE, fréquence de mise à jour…) ; les mesures de vigilance mises en œuvre à l’égard des clients selon leur niveau de risque (modalités d’identification, corroboration de l’arrière-plan économique, mesures de vigilance simplifiées et renforcées…); […] © Auriga Legal Services 18  LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C  Ces procédures doivent notamment décrire : […] les mesures mises en œuvre pour opérer une surveillance des transactions (description du système ou mécanisme en place, critères de détection des opérations atypiques, processus d’Examen Particulier…) ; les règles de conservation des informations ; les modalités de déclaration à l'AMSF ; le fonctionnement des outils utilisés dans le cadre de la mise en œuvre du dispositif LCB/FT-C (système de surveillance automatisé des transactions, outil d’évaluation des risques, utilisation d’un CRM dans le processus d’identification et vérification de l’identité…). © Auriga Legal Services 19  LES PROCÉDURES INTERNES EN MATIÈRE DE LCB/FT-C  Les procédures doivent faire l’objet d’une validation initiale par la Direction et d’un contrôle régulier par le Responsable LCB/FT-C afin de les adapter, si nécessaire, à l’évolution des activités, de la clientèle ou du cadre légal et règlementaire.  Un exemplaire de ces procédures doit être communiqué à l'AMSF lors de leur établissement et de leur actualisation. © Auriga Legal Services 20  4 - OBLIGATION DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION © Auriga Legal Services 21  OBLIGATION DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION  Le Responsable LCB/FT-C doit veiller à: la sensibilisation continue du personnel aux risques auxquels il peut être exposé dans l’exercice de ses fonctions ; la formation régulière du personnel afin qu’il dispose des connaissances théoriques et pratiques permettant de gérer ces risques. © Auriga Legal Services 22  OBLIGATION DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION SENSIBILISATION  Le Responsable LCB/FT-C doit sensibiliser le personnel aux risques de BC/FT-C auxquels celui-ci est exposé, tenant compte des spécificités qui lui sont propres (activités, typologie de clientèle, …).  Il l’informe notamment des opérations et faits qui peuvent être liés à du BC/FT-C et auxquels il peut être confronté et des tendances et typologies de BC/FT-C constatées.  Le personnel doit être informé des différentes procédures mises en place au sein de la société et des différentes mises à jour relatives au dispositif de LCB/FT-C.  La sensibilisation consiste ainsi à diffuser des informations générales sur le sujet de la LCB/FT-C à l’attention de tous les membres du personnel (newsletters, réunions…).  Ces actions de sensibilisation doivent être formalisée. © Auriga Legal Services 23  OBLIGATION DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION FORMATION  Au-delà des actions de sensibilisation générale, le Responsable LCB/FT-C doit veiller à ce que les personnes concernées par les risques de BC/FT-C soient régulièrement formées, pour qu’elles disposent des connaissances théoriques et pratiques nécessaires à la mise en œuvre du dispositif LCB/FT-C en vigueur.  Sont ainsi concernées les personnes dont les tâches en relation avec les clients ou les opérations les exposent au risque d’être confrontées à des tentatives de BC/FT-C. © Auriga Legal Services 24  OBLIGATION DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION FORMATION  Ces actions de formation doivent notamment avoir pour objectif: d’intégrer la problématique de prévention du BC/FT-C dans les activités opérationnelles ; d’acquérir les compétences et développer l’esprit critique nécessaires pour détecter les comportements ou opérations pouvant être considérés comme atypiques ; de connaitre les procédures et actions devant être mises en œuvre afin de réagir de manière adéquate à de telles situations. © Auriga Legal Services 25  5 – CONSERVATION DES INFORMATIONS © Auriga Legal Services 26  CONSERVATION DES INFORMATIONS  Les professionnels sont tenus: d'enregistrer les opérations effectuées de manière à pouvoir répondre à toute demande de renseignements émanant des autorités dans le délai prescrit; d'être en mesure de répondre de manière rapide et complète à toute demande d’information de l’AMSF; de conserver ces informations sur un support durable et de les traiter de façon sécurisée. © Auriga Legal Services 27  OBLIGATION DE CONSERVATION DES INFORMATIONS  Les professionnels doivent disposer de systèmes leur permettant de répondre rapidement aux demandes d'information émanant de l’AMSF, du Procureur Général ou d’un juge d'instruction.  Ces communications doivent être réalisées par l'intermédiaire de canaux sécurisés devant en garantir la confidentialité.  La durée maximale de conservation des demandes d'information adressées par ces autorités est de un an. © Auriga Legal Services 28  OBLIGATION DE CONSERVATION DES INFORMATIONS  Les professionnels sont tenus de conserver: pendant 5 ans après avoir mis fin aux relations avec un client, une copie de tous les documents et informations (quel qu’en soit le support) obtenus dans le cadre des mesures de vigilance mises en œuvre (et notamment ceux qui ont servi à son identification et à la vérification de son identité) ; pendant 5 ans à partir de l'exécution des opérations, les documents et informations (quel qu’en soit le support) relatifs aux opérations faites par leurs clients (et notamment copie des enregistrements, des livres de comptes et de la correspondance commerciale) de façon à pouvoir les reconstituer précisément ; pendant 5 ans, une copie de tout document remis par des personnes avec lesquelles une relation d'affaires n'a pu être établie, quelles qu'en soient les raisons, ainsi que toute information les concernant. © Auriga Legal Services 29  OBLIGATION DE CONSERVATION DES INFORMATIONS  Le délai de conservation peut être prorogé pour une durée supplémentaire maximum de 5 ans: à la demande de l’AMSF; à la demande d’une autorité judiciaire dans le cadre d’investigations en cours; lorsque le professionnel estime que cela est nécessaire pour prévenir ou détecter des actes de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destructions massives, sous réserve d'une évaluation au cas par cas de la proportionnalité de cette mesure de prolongation. © Auriga Legal Services 30  OBLIGATION DE CONSERVATION DES INFORMATIONS  En cas de cessation d'activité, quelle qu'en soit la cause, les professionnels doivent désigner un mandataire, domicilié en Principauté et soumis à des obligations en matière de LCB/FT-C, chargé de la conservation, pendant une durée de dix années à compter de la cessation d'activité, des documents et données recueillis dans le cadre de la mise en œuvre de ses mesures de vigilance à l’égard de la clientèle.  Le mandataire doit, pendant cette durée, être en mesure de répondre de manière rapide et complète à toute demande d'information de l’AMSF et de lui faire parvenir une copie de tout document justificatif. © Auriga Legal Services 31  PROTECTION DES INFORMATIONS NOMINATIVES  Les informations nominatives recueillies par les professionnels dans le cadre de la mise en œuvre de leurs différentes obligations d’identification de la clientèle et de vigilance constante ne peuvent être traitées qu'aux fins de la prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive et de la corruption et ne doivent pas faire l'objet d'un traitement incompatible avec ces finalités.  Le traitement de ces informations nominatives pour d'autres finalités est interdit. © Auriga Legal Services 32  6 – LES COMMUNICATIONS INTRA-GROUPE © Auriga Legal Services 33  LES COMMUNICATIONS INTRA-GROUPE  Lorsqu’ils appartiennent à un groupe dont l'entreprise mère est établie à Monaco ou dans un État dont la législation comporte des dispositions réputées équivalentes au droit monégasque (notamment en matière de secret professionnel et de protection des informations nominatives), et qui font l'objet d'une surveillance pour la conformité de ces obligations, les professionnels peuvent transmettre aux entreprises de leur groupe les informations nécessaires à l'organisation consolidée de la LCB/FT-C. © Auriga Legal Services 34  LES COMMUNICATIONS INTRA-GROUPE  Les informations communiquées peuvent porter sur : l'évaluation des risques ; au cas par cas, les informations spécifiques à un client ou à une opération, nécessaires à la vigilance au sein du groupe, à savoir notamment celles relatives à la surveillance de ses opérations (en particulier pour le traitement d'une opération complexe ou inhabituelle) et aux demandes des autorités judiciaires ou de contrôle et celles des cellules de renseignements financiers ; les informations nécessaires au pilotage du dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, tels que les résultats des contrôles internes ; le cas échéant, les informations relatives à une déclaration de soupçon adressée à l'AMSF. © Auriga Legal Services 35  7 - DISPOSITIF D’ALERTE INTERNE © Auriga Legal Services 36  DISPOSITIF D’ALERTE INTERNE  Les professionnels doivent mettre en place un dispositif d’alerte permettant aux personnels de signaler en interne les éventuels manquements aux obligations en matière de LCB/FT-C qu’ils seraient amenés à constater.  Le niveau de sophistication de ce dispositif doit être adapté en fonction des caractéristiques de l’établissement concerné (taille, activité, exposition aux risques).  Les signalements peuvent être effectués auprès du Responsable LCB/FT-C ou de toute autre personne de confiance désignée par le professionnel. © Auriga Legal Services 37  DISPOSITIF D’ALERTE INTERNE  Les professionnels doivent disposer d’une procédure indiquant : les infractions sur lesquelles peuvent porter les signalements ; les modalités pratiques du signalement ; la protection dont bénéficient les personnes qui ont recours à ce système d’alerte ; la possibilité d’adresser le signalement à l'AMSF directement si aucune suite n’y est donnée dans un délai raisonnable.  Ils doivent mettre en place un système de communication d’informations sécurisé garantissant la stricte confidentialité des signalements. © Auriga Legal Services 38  DISPOSITIF D’ALERTE INTERNE  Les éléments de nature à identifier l'auteur du signalement ne peuvent être divulgués qu’à l'autorité judiciaire, uniquement avec le consentement exprès et préalable de celui-ci et une fois établi le caractère fondé de l'alerte.  Il en va de même pour les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement, qui ne peuvent être divulgués qu’à l'autorité judiciaire, et une fois établi le caractère fondé du signalement.  Si aucune suite n'est donnée au signalement dans un délai raisonnable, celui-ci peut être adressé à l'AMSF par toute personne qui en a connaissance.  La personne qui procède au signalement ne pourra, pour ce motif, faire l'objet d'un licenciement, d'une sanction ou de toute autre mesure professionnelle défavorable. © Auriga Legal Services 39  NOUS RESTONS À VOTRE DISPOSITION POUR VOUS APPORTER TOUTE PRÉCISION COMPLÉMENTAIRE QUE VOUS SOUHAITERIEZ OBTENIR EMAIL : [email protected] © Auriga Legal Services 40