Картирование процессов в образовательной организации PDF

**Картирование как метод выявления и устранения потерь в деятельности образовательной организации** **Слайд Основным методом** оценки состояния процесса, позволяющим выявлять потери и определять их значимость является **картирование.** Среди используемых **инструментов** --- карта потока создания...

**Картирование как метод выявления и устранения потерь в деятельности образовательной организации** **Слайд Основным методом** оценки состояния процесса, позволяющим выявлять потери и определять их значимость является **картирование.** Среди используемых **инструментов** --- карта потока создания ценности, диаграмма спагетти, фотография рабочего дня и карта хронометража. **Слайд Картирование потока создания ценности** --- это графическое изображение материальных и информационных потоков, необходимых для предоставления продукта конечному потребителю. **Цель построения карты потока создания ценности** -- обнаружить источники потерь и устранить их путем перехода к будущему (целевому) состоянию процесса. **Слайд** С помощью картирования можно изобразить **три возможных состояния** каждого потока создания ценности. 1 **Отображение процесса «как есть»** --- графическое построение каждого элемента процесса в материальных и информационных потоках от начала процесса до его окончания. Такую карту называют **картой текущего состояния процесса**. Эта карта показывает сам процесс и взаимоотношения между всеми участниками в процессе, операцию и связанные с ней элементы; 2 **Представление идеального (эталонного) образа** процесса, в котором исключены все потери. Это **карта идеального состояния процесса**. 3 Поскольку сразу перейти из текущего состояния в идеальное состояние невозможно, то говорят о третьем состоянии процесса --- **целевом**. **Целевое состояние** потока создания ценности является компромиссным между текущим и идеальным, это **достижимый вариант идеального состояния** процесса с учетом его текущего состояния. Он отражает целевые показатели процесса, которые будут достигнуты после реализации разработанного плана мероприятий. Для оптимизации процесса может быть последовательно **задано несколько целевых состояний**, что определяется возможностями организации по реализации мероприятий, направленных на совершенствование параметров процесса. Каждое новое целевое состояние процесса **приближает поток создания ценности к его идеальному состоянию**. **Слайд** Картирование позволяет **увидеть процесс целиком**, в то время как мысленное представление процесса может не зафиксировать некоторые его этапы. Карта **дает наглядное представление** процесса и способствует его лучшему пониманию. Она позволяет сразу **увидеть узкие места потока**, выявить все **непроизводительные затраты и процессы**, а также **разработать план улучшений**. Картирование дает возможность **заниматься совершенствованием целого**, а не оптимизацией отдельных частей процесса. Описание процесса в виде карты **ускоряет обмен информацией** и **снижает риски несвоевременных и ошибочных действий и решений.** Процесс составления карты дисциплинирует и позволяет **обеспечить совместную работу проектной группы**, направленную на достижение общей цели. Визуализация создает информационную прозрачность, при которой каж**дый сотрудник занимает свое место в процессе**, благодаря чему становится возможным эффективное взаимодействие, взаимопомощь и непрерывное совершенствование. Карта позволяет реализовать многие решения, связанные с потоком, делает их понятными и простыми для обсуждения. Картирование может осуществляться **на разных уровнях**: **общий уровень**, с включением заказчика, поставщика, вышестоящих организаций; **в рамках образовательной организации**; **внутри подразделений** образовательной организации. **Слайд** Карта позволяет увидеть и проанализировать как материальные, так и информационные потоки. Под **материальным потоком** **создания ценности** понимается последовательность **действий по преобразованию сырья** в готовую продукцию, удовлетворяющую требованиям потребителя. **Информационный поток создания ценности** --- это **поток информации**, необходимой для протекания материального потока (заказы, планы, графики, прогнозы и пр.). Таким образом, мат**ериальный поток связан с перемещением материалов** внутри организации, а **информационный поток** сообщает каждому процессу, **что делать дальше**. **Слайд** При картировании важно изобразить весь поток, от первой, до последней операции. Построение рекомендуется проводить **вручную карандашом на больших листах бумаги**, лучше без использования компьютера, что позволяет лучше сконцентрировать внимание. Удобно работать с **клеевыми стикерами разных цветов**, с их помощью можно обозначать действия в процессе, визуализировать выявленные проблемы (потери) и отображать найденные пути решения проблем. При построении карты потока создания ценности используется **система символов**. **Слайд** При построении карты текущего состояния потока создания ценности следует соблюдать следующие правила: 1 **Четко определить границы процесса** и сформулировать его название! **К примеру**, если решено описывать подготовку к практической работе, то в оптимизируемый процесс не нужно включать действия, связанные с проведением практической работы и уборкой материалов после урока. **Название** картируемого процесса также **должно характеризовать его сущность** **и границы.** **К примеру**, процесс подготовки к занятию в детском саду может иметь следующее полное название: «Подготовка к занятию по рисованию в подготовительной группе», так как подготовка к разным типам занятий может включать в себя разные действия, также выполнение процесса зависит от возраста детей. **Оптимизируя процесс подготовки отчетов** в образовательной организации, нужно иметь в виду, что подготовка различных отчетов может занимать разное количество времени, включать в себя разные этапы и разных участников. В этом случае, возникает необходимость обозначить в названии процесса, подготовка какого именно отчета визуализируется с помощью карты потока (**Например,** «Подготовка отчета о самообследовании ДОО», «Составление социального паспорта группы»). 2 **Увидеть процесс своими глазами** или привлечь людей, которые знают процесс «как есть»! Для составления карты потока необходимо **организовать наблюдение и замеры характеристик процесса в реальных условиях** (лучше 2-3 раза), при этом необходимо **привлекать к описанию процесса тех сотрудников, которые ранее принимали в нем участие**. Очень важно при описании процесса четко **обозначить его границы** и соблюдать их при картировании. 3 Отражать процесс таким, какой он есть на самом деле, **не начиная улучшать его**! При составлении карты потока сразу становятся очевидны его недостатки, которые требуют устранения. Однако **карта текущего состояния потока должна описать процесс так, как он выполняется сейчас**, до внедрения оптимизационных мероприятий. 4 Использовать для описания шагов **глаголы или отглагольные существительные**! Карта потока должна четко описывать действия участников процесса («подбор материалов» или «подбирает материалы», а не просто «материалы»). **Отсутствие в описании процесса глаголов** или отглагольных существительных **не позволяет увидеть действия**, из которых состоит процесс и делает карту нечитаемой. **Слайд** В общем виде **процесс составления карты потока создания ценности** состоит их следующих шагов: **1 шаг --- Выявление действий, которые составляют процесс.** Начать картирование можно с создания экспертного «черновика» карты потока создания ценности, к составлению которого следует **привлекать тех людей, которые знают процесс «как он есть»,** они легко опишут действия, из которых данный процесс состоит, и у проектной команды будет предварительный список операций (действий). На этом же шаге необходимо **определить границы исследуемого процесса, установить его поставщика и заказчика.** **2 шаг --- Наблюдение процесса на месте выполнения работ, хронометрирование действий**. Очень важно **изучить процесс непосредственно в местах его протекания**, т.е. пройти весь поток создания ценности, **двигаясь последовательно по операциям**, отслеживая все действия в процессе. Это позволит увидеть процесс, уточнить операции (действия) из которых он состоит, внести коррективы в карту текущего состояния процесса, построенную экспертным путем. На этом шаге **важно зафиксировать время**, которое **в действительности затрачивает каждый участник процесса на выполнение каждого отдельного действия**. При этом важно фиксировать не только время самого действия, **но и время ожидания до начала следующей операции в процессе**. Для выполнения подобных замеров необходим секундомер или хронометр, карта хронометража или просто лист бумаги, где будет фиксироваться время, затрачиваемое на каждую операцию (действие). **3 шаг --- Построение карты потока создания ценности текущего состояния процесса**. Собрав всю необходимую информацию о процессе, приступают **к построению (уточнению) карты** потока создания ценности текущего состояния. Для этого на листе бумаги в верхней его части записывается название карты и название процесса (**Например:** Карта текущего состояния процесса «Подготовка костюмов к новогоднему утреннику»); указываются поставщики и потребители (заказчики) процесса/ вход и выход процесса. **Между входом и выходом изображаются все действия участников процесса** в соответствии с принятой системой обозначений. Если действия выполняются параллельно, то это необходимо отобразить на карте. **Каждая операция** (действие) в процессе изображается **в виде прямоугольника**. Чтобы карта не была слишком громоздкой, один прямоугольник может использоваться для изображения группы операций, где поток движется непрерывно. Если процесс прерывается и материальный поток останавливается, то используется другой прямоугольник. **ВАЖНО! Построение карты должно начинаться с действия, а не с перемещения или перехода.** **Слайд** Следует помнить, что **карта процесса -- это инструмент**, и чем он точнее отражает процесс, тем этот инструмент эффективнее. Поэтому, **чем более подробно** процесс разложен на операции (действия), **тем проще** в карте текущего состояния найти возможности для улучшений. **Материальный поток рисуется слева направо** в том порядке, в котором идет обработка, а не в порядке расположения оборудования. **Под прямоугольниками** с описанием операции (действий) **приводятся параметры процесса** (время, количество участников, количество потребляемых ресурсов, расстояние). **Неорганизованные места складирования изображают в виде куч**, под которыми указывается размер запасов. Также в виде куч может быть изображено ожидание. Затем обозначаются **все коммуникационные связи между действиями участников** процесса (Кто? Что? Где? Как?). **Все перемещения,** как сотрудников, так и документов и информации, изображают на карте **в виде стрелок**. **Сплошная линия со стрелкой** показывает материальный поток. **Слайд Пунктирная линия со стрелкой** (молния) демонстрирует информационный поток. **Слайд** Чтобы однозначно показать **способ передачи информации** используются специальные символы (телефон, электронная почта, информационная система и др.). Далее, используя результаты наблюдений, под или над построенным потоком изображается **линия времени**, где наносятся данные по каждой операции процесса: время протекания каждой операции, время ожидания (передвижений, перемещений); количество задействованного при этом персонала (при необходимости оценки трудоемкости процесса). **Путем суммирования определяется общее время протекания картируемого процесса** (время протекания процесса -- ВПП), которое наносится на карту внизу справа. **Слайд 4 шаг --- Выявление проблем, присущих исследуемому процессу**. После построения карты **поток создания ценности подвергается анализу** и определяется, к какой работе относится каждый этап процесса: значимая работа, незначимая или потери (Рис). **Слайд** **В процессе анализа** текущего состояния необходимо **выяснить** у участников процесса, **с какими проблемами они сталкиваются, выявить причины проблем и разработать способы их решения**. **Слайд** Результаты проделанной работы можно оформить в виде таблицы (таблица). **Слайд** Выявленные проблемы и потери в процессе наносятся на карту **в виде «ёжиков».** Далее можно отдельно сложить только те интервалы времени, которые добавляют ценность, и сравнить полученный показатель с общим временем. **Слайд 5 шаг --- Разработка комплекса мероприятий по устранению проблем**. После построения карты текущего состояния **необходимо разработать комплекс мероприятий по устранению выявленных проблем**. **Слайд** **Мероприятия изображаются на карте целевого состояния в виде «облачков».** **Слайд 6 шаг --- Построение карты целевого состояния процесса**. При планировании целевого состояния процесса могут быть полезны следующие вопросы: **Слайд** 1 Какие операции в процессе могут быть объединены? 2 Какие операции могут быть исключены, как не добавляющие ценность или как лишний этап обработки? 3 Как организовать логистику обучающихся, их родителей и сотрудников образовательной организации? 4 Какие запасы можно сократить и до какого уровня? 5 Какова оптимальная длительность потока и время потока? 6 Насколько полны и эффективны инструкции/стандарты на рабочих местах, всегда ли они выполняются? 7 Как оптимально расставить оборудование (мебель, оргтехнику и др.), какое оборудование (мебель, оргтехника, инструмент и др.) должно быть улучшено и/или заменено? 8 Какие процедуры должны быть изменены? 9 Насколько хорошо мы понимаем требования/желания внутренних и внешних потребителей и насколько мы руководствуемся ими при принятии управленческих решений? **УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР 2 «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ ИЗОБРАЗИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»** Построение карты потока создания ценности. Рассмотрим построение кроссфункциональной карты на примере детского сада. В качестве направления оптимизации была выбрана, **например, организация процесса изобразительной деятельности**. Так как в выбранном процессе принимают участие и воспитанники и воспитатель, для определения проблем использовалась кроссфункциональная карта потока создания ценности. **Слайд Шаг 1 Определение названия процесса**. Так как мероприятия по совершенствованию должны затрагивать подготовку к занятию и уборку материалов после занятия, а оптимизация проведения занятия не планировалась, название процесса было обозначено как «Подготовка к занятию и уборка учебного материала». **Шаг 2 Определение участников процесса**. Так как есть операции по подготовке к занятию и уборке материала, которые должен выполнять воспитатель, в данном процессе необходимо участие и воспитателя и воспитанников. Участники процесса (воспитатель и воспитанники) **расположены на карте потока слева.** **Шаг 3 Определение масштаба отображения процесса**. Сверху карты была обозначена временная шкала, определяющая в минутах время подготовки к занятию и уборки учебного материала. **Шаг 4 Определение границ процесса**. Так как процесс включает в себя подготовку к занятию и уборку учебного материала, верхней границей текущего состояния процесса был выбран сигнал-мотивация к занятию, а нижней -- расстановка мебели после занятия. **Шаг 5 Последовательное изображение действий, из которых состоит процесс**. После того, как воспитатель дает сигнал-мотивацию к занятию, он расставляет столы, далее дети вокруг столов расставляют стулья. После этого воспитатель раскладывает клеенки, а дети начинают подбирать материал для занятия. Воспитатель раскладывает клей, ножницы и именные листочки, а дети параллельно с ним начинают раскладывать остальной материал для занятия. **Весь процесс подготовки к занятию занимает 22 минуты**. **Этап проведения занятия** включен в карту потока, однако не входит в шкалу времени и **не подлежит оптимизации**. По окончании занятия воспитатель убирает ножницы, дети после этого убирают остальной материал. После этого воспитатель размещает работы детей на стенде, убирает со столов клеенки и расставляет столы. Дети расставляют стулья. **Процесс уборки материалов после занятия занимает 20 минут**. В целом время протекания процесса (ВПП) составляет 42 минуты. **Шаг 6 Измерение и нанесение на карту показателей видов выполняемых работ**. На карте указывается время выполнения каждого действия данного процесса (в минутах). Для измерения перемещений участников процесса в дальнейшем была использована диаграмма «спагетти». **Шаг 7 Обозначение узких мест и проблем процесса**. Анализ протекания данного процесса в реальных условиях позволил выявить несколько основных проблем, связанных с его организацией. Так, **расстановка мебели** для занятия занимает много времени. Также много времени занимает **поиск материалов для занятия**, их **раскладывание на рабочие столы** и **уборка после занятия**. Выявлено **много ошибок детей** при раскладывании материалов (Рис. 19). Далее были определены коренные причины каждой из проблем и разработан комплекс мероприятий, направленных на их решение (таблица 6) **Слайд**  **Слайд** **Слайд** и составлена карта целевого состояния процесса (Рис. 20).  **Для анализа перемещений** в процессе используют **диаграмму «Спагетти»**. Это инструмент, позволяющий графически представить протекание процесса в пространстве, визуализировать движение людей, материалов или информации. Анализ диаграммы позволяет **выявить нерациональные перемещения** работников и обучающихся, **определить потенциал ускорения и упрощения процессов** и разработать рекомендации по улучшению потока создания ценности. Для построения диаграммы «Спагетти» **необходимо подготовить план помещения** или помещений, где протекает процесс (его можно нарисовать от руки, либо использовать план БТИ), цветные ручки или карандаши, таймер. На плане помещения **изображают передвижения участников** исследуемого процесса (педагогические работники, обучающиеся, родители и др.). Для лучшего понимания перемещений рекомендуется отмечать цифрами номера операций. Для отображения пути движения каждого из участников процесса используйте **ручки разного цвета**. Не используете для построения путей передвижения линейку, **выполняйте построение «от руки»!** В ходе визуализации процесса **необходимо фиксировать время**, затрачиваемое участниками процесса на каждое действие. **УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР 2 «ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ ИЗОБРАЗИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»** **Построение диаграммы «Спагетти»** При реализации некоторых направлений оптимизационных проектов комплексное использование карты потока и диаграммы «Спагетти» дает возможность более полно оценить процесс и разработать большее количество направлений его оптимизации. Так, **применение диаграммы «спагетти»** при реализации проекта «Оптимизация процесса организации изобразительной деятельности» **позволило**: \- выявить лишние перемещения воспитателя и сотрудников при подготовке к занятию, \- определить причины возникновения этой потери: неудобная расстановка мебели, отсутствие средств для транспортировки материалов к рабочим столам, \- разработать мероприятия по устранению этой потери: создание стандарта расстановки мебели, закупка средств для транспортировки материалов к рабочим столам. Диаграмма спагетти текущего состояния для этого проекта представлена на **Слайде** На схеме текущего состояния представлен план помещения, стрелками обозначены перемещения воспитанников и воспитателя при подготовке к занятию. Рядом со схемой дано описание и время каждого из шагов, цифры, характеризующие потери, которые сопровождают выполнение каждого шага. Также представлен перечень потерь и общее время протекания процесса. **Слайд** Схема целевого состояния демонстрирует новую расстановку мебели, перемещения воспитателя и воспитанников, время перемещений и оптимизационные мероприятия.  **Слайд При сборе информации** для построения карты потока создания ценности и диаграммы спагетти применяют **хронометрирование** --- метод, позволяющий отследить, на что тратится время работника образовательной организации. В бланке хронометража (таблица 6) фиксируются все затраты времени сотрудника в анализируемом процессе. **Фотография рабочего дня** --- вид наблюдения, при котором измеряются все без исключения затраты времени работника за определенный период времени. Данный метод позволяет **выявлять проблемы** в организации труда из-за которых возникают потери в деятельности работника образовательной организации; установить ситуации, для которых характерно **нерациональное использование рабочего времени**. На основании данных фотографии рабочего дня проектируют оптимальное распределение времени рабочего дня сотрудника образовательной организации; определяют фактическую «выработку», темпы деятельности, осуществляют балансировку работы сотрудника в течение рабочего дня. Интегрированное использование описанных методов и инструментов выявления потерь обеспечивает всестороннее рассмотрение и описание имеющихся проблем. **Практическое задание** 2 Используя данные практического задания 1, постройте **карту текущего состояния** процесса «Подготовка костюмов к утреннику». **Практическое задание** 3 Используя данные практического задания, **постройте диаграмму спагетти** **текущего состояния** процесса «Подготовка костюмов к утреннику». Используйте для построения план размещения кабинетов своей образовательной организации.