Proje Hayat Döngüsü PDF

Proje Hayat Döngüsü Proje yönetiminin, istenilen hedefe ulaşmasında takip edilecek sürece projenin yaşam süreci (project life cycle) denir. Proje yönetimi devamlı bir süreçtir. Bir süreç bittiğinde diğer süreç başlar. Bununla birlikte süreçler iç içedir ve bunları birbirin...

Proje Hayat Döngüsü Proje yönetiminin, istenilen hedefe ulaşmasında takip edilecek sürece projenin yaşam süreci (project life cycle) denir. Proje yönetimi devamlı bir süreçtir. Bir süreç bittiğinde diğer süreç başlar. Bununla birlikte süreçler iç içedir ve bunları birbirinden ayrı, birbirinden bağımsız düşünmek doğru değildir.  Proje Hayat Döngüsünün Aşamaları Proje hayat döngüsü 4 aşamada incelenebilir: 1. Birinci aşama: Teklif 2. İkinci aşama: Planlama 3. Üçüncü aşama: Uygulama 4. Dördüncü aşama: Projenin tamamlanması  1. Aşama: Teklif Proje hayat döngüsünün ilk adımı müşterinin, ihtiyacını, problemini belirleyerek, proje takımından ya da organizasyondan bunları çözmek için teklif istemesiyle başlar. Bunun için bir proje duyurusu hazırlanır.  İhtiyaç ve isteklerin müşteri tarafından, yazılı hale getirilmesine “Teklif için istekte bulunmak -Request for Proposal-RFP” denir. RFP ile müşteri, şahıslardan veya firmalardan problemlerini nasıl çözecekleri konusunda öneriler hazırlamasını ister. Teklif isteği, açık anlaşılır olmalıdır.  Bir Teklif İsteği Hazırlanırken Dikkat Edilecek Noktalar  Firma ya da şahıslardan istenen çözüm ve iş önerilerinin ne olduğunu iyi bir biçimde tanımlamalıdır.  İstenen işin özellikleri ve nitelikleri tanımlanmalıdır.  Proje ekibinden ya da firmadan projede istenen çıktılar, belirtilmelidir. ↓  Müşteri, istediği iş için firmaya ya da proje grubuna sağlayabileceği malzemelerin miktarını ve listesini belirtmelidir.  Kabul şartları müşteri tarafından belirtilmelidir.  Yapılması istenen kontrat tipi belirtilmelidir.  Müşteri tarafından istenen ödeme zamanları belirtilmelidir. (İş bitiminde veya iş yarılandığında gibi. ) ↓  Projenin tamamlanması için istenen zaman planı belirtilmelidir.  İstenen tekliflerin şekli (açık, kapalı zarf vb) ve içeriği belirtilmelidir.  Müşteri, hazırlanan tekliflerin son teslim tarihini belirtmelidir.  Değerlendirme kriterleri belirtilmelidir.  Teklif Hazırlama Başarılı bir teklifin müşterinin isteklerini karşılayacak ve onu tatmin edecek düzeyde olması gerekmektedir. Firma asla yapabileceğinden fazlasını teklifinde yazmamalıdır.  Teklif İçeriği Teklif üç kısımdan oluşur:  teknik bölüm,  yönetim bölümü,  maliyet bölümüdür. Teknik Bölüm : müşterinin teklif veren firmanın kendisinin ihtiyaç ve önerilerini çok iyi anladığı ve bunları çözmek için riski en düşük fakat en faydalı çözümü ürettiğinden emin olmalıdır.  Yönetim Bölümü : müşteri, firmanın projeyi istediği şekilde tamamlayacağına ikna olmalıdır. Yönetim Bölümü,  Görev tanımlamaları,  Çıktılar,  Proje planlaması,  Proje organizasyonu,  İlişkili tecrübeler,  Malzeme ve hizmetler konularını içerir.  Maliyet Bölümü : Bu bölümün amacı, teklifin fiyat açısından gerçekçi ve makul olduğuna müşteriyi ikna etmektir. Maliyet bölümü  İşçi  Malzeme,  Taşeron ve danışmanlar  Seyahat  Çıktılar  Beklenmedik durumlar konularını içerir.  Tekliflerin Değerlendirilmesi Proje önerileri değerlendirilip içlerinden birkaçı seçilerek firmalardan bu teklifleri sunmaları istenebilir. Teklifi, kazanan seçildikten sonra taraflar arasında anlaşma imzalanır.  Anlaşma Proje başlamadan önce müşteri ile firma arasında anlaşma imzalanır. Anlaşma türleri  Sabit fiyat anlaşmalar  Maliyetlerin karşılandığı anlaşmalar olmak üzere iki çeşit anlaşma vardır.  Sabit fiyat anlaşmalarında, firma ve müşteri teklif edilen işin fiyatında anlaşırlar. Bu anlaşma türü, teklifi veren firma açısından yüksek risk içerir. Çünkü, projenin maliyeti planlanandan daha fazla olursa firma daha düşük kar elde edebilir ve hatta zarar edebilir. Bu nedenle fiyat tahminini yaparken beklenmedik durumları göz önüne almalıdır. Müşteri açısından, sabit fiyattan daha fazlasını ödemesi isteninceye kadar düşük risk içerir.  Maliyetlerin karşılandığı anlaşmalar da, müşteri, firmanın tüm masraflarını ve karını da içerecek şekilde ödemeyi kabul eder. Bu anlaşma türü müşteri için yüksek risk içerir. Çünkü maliyetler firmanın belirttiğinden daha fazla olabilir. Teklifi veren firma açısından düşük risk içerir. Çünkü, tüm masraflar müşteriye aittir. Firma projeden zarar etmez.  2. Aşama: Planlama Proje hayat döngüsünün ikinci adımı, problem için çözüm önerileri geliştirilmesidir. Bu adımın sonunda, müşteriye problemlerinin nasıl çözüleceği konusunda planlar sunulur. Bu aşamada projenin amaçlarına ulaşması içini detaylı bir plan hazırlanır. Planlama aşamasında iş ve ihtiyaçlar mümkün olduğu kadar detaylandırılmalıdır. Detaylı planların adımları:  Proje amaçlarının tanımlanması  Proje kapsamında iş paketlerinin oluşturulması  Her iş paketi için gereken faaliyetlerin belirlenmesi  Proje şebekesinin çizilmesi ↓  Her faaliyet için tamamlanma sürelerin tahmin edilmesi  Her faaliyet için gerekli kaynakların miktarlarına bağlı olarak maliyetlerin tahmin edilmesi  Projenin tamamlanıp tamamlanamayacağının belirlenmesi için proje planının ve bütçesinin oluşturulması  Planlama İşin Parçalara Ayrılması Yapısı (WBS) Proje dahilinde yapılacak işlerin belirlenmesi ve daha küçük parçalara ayrılması için İşin Parçalara Ayrılması Yapısı (İş Kırılım Ağacı) (Work Breakdown Structure) adı verilen bir teknik kullanılır.  WBS bütün projeyi, ya organizasyon içindeki birimlere ya da taşeronlar gibi dış birimlere atanacak iş birimlerine böler. WBS’nin altında yatan düşünce, projenin, atanabilir ve hesabı atanan birimlerden sorulabilir, iş paketlerine bölünebileceğidir. WBS, projede yapılması gereken tüm işlerin proje ekibi tarafından en ince detaylarına kadar çıkarılmış, hiyerarşik bir dökümüdür. Alt alta liste halinde: A Projesi 1.Proje faaliyeti 1.1. Alt faaliyeti 1.1.1. İş adımı 1.1.1.1. İş alt adımı  1. Seviye 1.0 MASA YAPIMI 2. Seviye 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 MASANIN MASANIN MASANIN MASANIN MALZEMELER DİZAYNI YAPIMI TAMAMLANMASI TRANSFERİ 1.1.1. 1.2.1. 1.4.1. 1.3.1. Boyutların Malzemenin Masanın Parçaların Belirlenmesi Belirlenmesi Zımparalanması Hazırlanması 3. Seviye 1.2.3. 1.2.2. 1.3.2. 1.4.2. Çizimlerin Malzemenin Parçaların Masanın Tamamlanması Temini Montajı Boyanması 4. Seviye 1.3.1.1. En Kesim Boyutları 1.3.1.2. Bacakların Tornalanması WBS, bir projeyi; yönetilmesi mümkün en küçük parçalara ayırarak projenin kapsamı dahilindeki tüm faaliyetlerin belirlenmesine yardımcı olur. Ayrılan her küçük parçaya iş kalemi (work item ) adı verilir. Bir projede çeşitli kademelerde iş kalemlerine yer verilebilir. En alt kademedeki iş kalemine iş paketi (work package ) adı verilir.  İş Paketi 1960'ların sonlarında projelerin yapısal ve bütünleştirici bir şekilde yürütülmesini sağlayan sistematik bir metodoloji geliştirilmiştir. Bu metodolojide proje, işin özelliklerine göre istenilen düzeyde çeşitli elementlere bölünmektedir.  Her bir element kendi içinde planlanabilir, denetlenebilirdir. Bu elementlere "iş paketi" adı verilmektedir. İş paketlerinin her biri tek bir kişi ya da birimin sorumluluğu olmakta ve ayrı bir maliyet hesabı ile izlenerek planlanan/gerçekleşen denetimi yapılabilmektedir. İş paketleri en alt düzeyden başlayarak hiyerarşik düzende birbirine bağlanmakta ve en üst düzeyde projenin bütününü oluşturmaktadır. İş paketleri projede gerçekleştirilecek hedeflerdir. İş paketlerinin bir bütün olarak ve her birinin kendi içinde ayrıntılı olarak planlanmasıyla proje planı yapılmaktadır.  Ana Hat Plan Planlama; ne yapılacağının, kim tarafından yapılacağının, ne kadar zaman alacağının ve maliyetinin belirlenmesidir. Bu amaçla gerçekleştirilen çalışmaların sonucunda “Ana Hat Plan (Baseline Plan)” adı verilen bir plan belirlenmiş olur.  Ana hat planının oluşturulmasından sonra projenin uygulanmasına başlanabilir. Proje ekibi, plana uygun olarak planı uygulayacak ve faaliyetleri yerine getirecektir.  3. Aşama: Uygulama Proje hayat döngüsünün üçüncü adımı, planlanan projenin uygulanmasıdır. Projede zamanın ve maliyetin büyük bir bölümü bu aşamada harcanır. 4. Aşama:Projenin Tamamlanması Son aşama projenin tamamlanmasıdır. Bu aşamada müşteriye proje ile ilgili gerekli tüm belgeler verilmiş ve tüm mali işlemler tamamlanmış olmalıdır. Projenin uygun bir şekilde sonuçlandırılmasının amacı projeden elde edilen tecrübeden sonuçlar çıkartarak gelecekteki projelerde performansı geliştirmektir. Sonuçlandırma aşamasındaki faaliyetler, ana hat planında belirtilmelidir.  Bu faaliyetler arasında;  proje belgelerinin sınıflandırılması ve dosyalandırılması,  son tahsilatların ve ödemelerin gerçekleştirilmesi,  gerek proje yüklenici firma gerekse müşteri içerisinde proje sonrası değerlendirme toplantılarının gerçekleştirilmesi sayılabilir. Projenin sonunda,  Proje kapsamında belirlenen proje ürünleri (eğitim ve süreç el kitapları, çizimler, raporlar, akış diyagramları, donanım, yazılım, broşür ve veri gibi ) müşteriye tam ve eksiksiz olarak teslim edilmelidir.  Proje sürecinde kullanılan, proje ile ilgili belgeler ve araç-gereçler taraflarca birbirlerine teslim edilmelidir.  Gizlilik ve telif hakları gibi unsurlara titizlikle uyulmalıdır. Proje yönetimi literatüründe proje hayat döngüsü şu şekilde gösterilir; Bazı kaynaklara göre ise Proje hayat döngüsü 5 aşamada incelenebilir: 1. Proje kavramının ortaya çıkması(oluşum süreci) 2. Yapılabilirlik analizi ve etüdü (proje seçimi) 3. Planlama 4. Yürütme 5. Projenin bitirilmesi Veya: 1. Başlatma, 2. Planlama, 3. Yürütme, 4. Kontrol, 5. Kapanış