Proje Hayat Döngüsü Genel Bilgiler

Proje Hayat Döngüsü

• Proje yönetiminin istenilen hedefe ulaşmak için takip edeceği süreç, projenin yaşam süreci (project life cycle) olarak adlandırılır.
• Proje yönetimi devamlı bir süreçtir; bir sürecin bitişi diğer sürecin başlangıcıdır.
• Süreçler iç içedir, birbirinden ayrı ve bağımsız değildir.

Proje Hayat Döngüsünün Aşamaları

• Proje hayat döngüsü dört aşamada incelenebilir: Teklif, Planlama, Uygulama ve Projenin Tamamlanması.

1. Aşama: Teklif

• Proje hayat döngüsünün ilk adımı, müşterinin ihtiyaç ve problemlerini belirleyerek, proje takımından veya organizasyondan bu problemleri çözmek için teklif istemesidir.
• Bu amaçla bir proje duyurusu hazırlanır.
• İhtiyaç ve isteklerin yazılı hale getirilmesi "Teklif İsteği -RFP (Request for Proposal)" olarak adlandırılır.
• RFP ile müşteri, şahıslardan veya firmalardan problemleri çözme önerileri hazırlamasını ister.
• Teklif isteği, açık ve anlaşılır olmalıdır.

Teklif İsteği Hazırlanırken Dikkat Edilecek Noktalar

• Firmalardan veya şahıslardan istenen çözüm ve iş önerileri iyi tanımlanmalıdır.
• İstenen işin özellikleri ve nitelikleri tanımlanmalıdır.
• Projede istenen çıktılar ekibinden veya firmadan belirtilmelidir.
• Müşteri, istediği iş için fırmaya veya proje grubuna sağlayabileceği malzemelerin miktarını ve listesini belirtmelidir.
• Kabul şartları müşteri tarafından belirtilmelidir.
• Yapılması istenen kontrat tipi belirtilmelidir.
• Müşteri tarafından istenen ödeme zamanları belirtilmelidir (iş bitiminde, yarılandığında gibi).
• Projenin tamamlanması için istenen zaman planı belirtilmelidir.
• İstenen tekliflerin şekli (açık, kapalı zarf vb) ve içeriği belirtilmelidir.
• Müşteri, hazırlanan tekliflerin son teslim tarihini belirtmelidir.
• Değerlendirme kriterleri belirtilmelidir.

Teklif Hazırlama

• Başarılı bir teklif, müşterinin isteklerini karşılayacak ve onu tatmin edecek düzeyde olmalıdır.
• Firma asla yapabileceğinden fazlasını teklifinde yazmamalıdır.

Teklif İçeriği

• Teklif, teknik bölüm, yönetim bölümü ve maliyet bölümünden oluşur.

Teknik Bölüm

• Müşteri, teklif veren firmanın, kendisinin ihtiyaç ve önerilerini iyi anladığı ve bunları çözmek için en az riskli ancak en faydalı çözümü ürettiğine emin olmalıdır.

Yönetim Bölümü

• Müşteri, firmanın projeyi istediği gibi tamamlayacağına ikna olmalıdır.
• Yönetim bölümü, görev tanımlamaları, çıktılar, proje planlaması, proje organizasyonu, ilişkili tecrübeler, malzeme ve hizmetler konularını içerir.

Maliyet Bölümü

• Bu bölümün amacı, teklifin fiyat açısından gerçekçi ve makul olduğuna müşteriyi ikna etmektir.
• Maliyet bölümü, işçi, malzeme, taşeron ve danışmanlar, seyahat ve çıktılar ile beklenmedik durumlar konularını içerir.

Tekliflerin Değerlendirilmesi

• Proje önerileri değerlendirilip, içlerinden birkaçı seçilerek firmalardan tekliflerin sunulması istenebilir.
• Teklifi kazanan taraflar arasında anlaşma imzalanır.

Anlaşma

• Anlaşma, proje başlamadan önce müşteri ve firma arasında yapılmalıdır.
• Anlaşmalar; sabit fiyat anlaşmaları ve maliyetlerin karşılandığı anlaşmalar olmak üzere ikiye ayrılır.

Sabit Fiyat Anlaşmaları

• Firma ve müşteri, teklif edilen işin fiyatında anlaşırlar.
• Teklif veren firma açısından yüksek risk içerir.
• Projenin maliyeti planlanandan daha fazla olursa, firma daha düşük kar elde eder veya zarar edebilir.
• Fiyat tahmininde beklenmedik durumlar göz önüne alınmalıdır.

Maliyetlerin Karşılandığı Anlaşmalar

• Müşteri, firmanın tüm masraflarını ve karını da içerecek şekilde ödemeyi kabul eder.
• Müşteri açısından yüksek risk içerir.
• Maliyetler firmanın belirttiğinden daha fazla olabilir.
• Teklif veren firma açısından düşük risk içerir, çünkü tüm masraflar müşteriye aittir.

2. Aşama: Planlama

• Proje hayat döngüsünün ikinci adımı, problem için çözüm önerilerinin geliştirilmesidir.
• Bu adım sonunda, müşteriye problemlerinin nasıl çözüleceği konusunda planlar sunulur.
• Projenin amaçlarına ulaşması için detaylı bir plan hazırlanır.
• Planlama aşamasında iş ve ihtiyaçlar mümkün olduğunca detaylandırılmalıdır.

Detaylı Planların Adımları

• Proje amaçlarının tanımlanması
• Proje kapsamındaki iş paketlerinin oluşturulması
• Her iş paketi için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi
• Proje şebekesinin çizilmesi
• Her faaliyet için tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesi
• Her faaliyet için gerekli kaynakların miktarlarına bağlı olarak maliyetlerin tahmin edilmesi
• Projenin tamamlanıp tamamlanamayacağının belirlenmesi için proje planının ve bütçesinin oluşturulması
• Planlama

İşin Parçalara Ayrılması Yapısı (WBS)

• Proje dahilinde yapılacak işlerin belirlenmesi ve daha küçük parçalara ayrılması için kullanılan teknik.
• Projeyi organizasyon içindeki birimlere veya taşeronlara atamak için iş birimlerine bölme işlemi.
• Projede yapılması gereken tüm işler, proje ekibi tarafından en ince ayrıntısına kadar çıkarılmış, hiyerarşik bir dökümdür.
• Bu döküm alt alta liste halinde gösterilir.

İş Paketi

• 1960'ların sonlarında, projelerin yapısal ve bütünleştirici bir şekilde yürütülmesini sağlayan bir metodolojidir.
• Proje işin özelliklerine göre istenen düzeyde çeşitli elementlere bölünmektedir.
• Her unsur, kendi içinde planlanabilir ve denetlenebilir.
• Her bir iş paketi, tek bir kişi veya birimin sorumluluğundadır ve ayrı bir maliyet hesabı ile izlenir.
• İş paketleri, hiyerarşik bir düzende birbirine bağlanarak en üst düzeyde projenin bütününü oluşturur.
• İş paketleri projede gerçekleştirilecek hedeflerdir.

Ana Hat Plan (Baseline Plan)

• Planlama, ne yapılacağını, kim tarafından yapılacağını, ne kadar zaman süreceğini ve maliyetini belirlemektir.
• Planlama çalışmaları sonucunda, uygulama için bir ana hat planı belirlenir.
• Ana hat planı oluşturulduktan sonra, projenin uygulanmasına başlanabilir.

3. Aşama: Uygulama

• Proje hayat döngüsünün üçüncü adımı olan planlanan projenin uygulanmasıdır.
• Projede zaman ve maliyetin büyük bir kısmı bu aşamada harcanır.

4. Aşama: Projenin Tamamlanması

• Son aşama olan projenin tamamlanmasıdır.
• Bu aşamada müşteriye proje ile ilgili tüm gerekli belgeler verilmiş ve tüm mali işlemler tamamlanmış olmalıdır.
• Projenin uygun şekilde sonuçlandırılması, gelecekteki projelerde performansı geliştirmek amacıyla, projeden elde edilen tecrübelerden sonuç çıkarmak anlamına gelir.
• Sonuçlandırma aşamasındaki faaliyetler, ana hat planında belirtilmelidir.
• Bu faaliyetler arasında proje belgelerinin sınıflandırılması ve dosyalandırılması, tahsilatların ve ödemelerin gerçekleştirilmesi, proje yüklenicisi ve müşteri arasında proje sonrası değerlendirme toplantılarının gerçekleştirilmesi sayılabilir. Proje kapsamında belirlenen proje ürünleri (eğitim ve süreç el kitapları, çizimler, raporlar, akış diyagramları, donanım, yazılım, broşür ve veri gibi) müşteriye tam ve eksiksiz olarak teslim edilmelidir.
• Proje sürecinde kullanılan belgeleri ve araçları taraflarca birbirlerine teslim etmelidir.
• Gizlilik ve telif haklarına titizlikle uyulmalıdır.

Alternatif Proje Hayat Döngüsü Aşamaları

• Bazı kaynaklar, proje hayat döngüsünü; kavram ortaya çıkışı, yapılabilirlik analizi ve etüdü, planlama, yürütme ve projenin bitirilmesi şeklinde beş aşamada inceleyebilir.
• Başka bir seçenek olarak; başlatma, planlama, yürütme, kontrol ve kapanış şeklinde 5 aşamada değerlendirilebilir.

Proje Hayat Döngüsü Grafikleri

• Proje yönetimi literatüründe, proje hayat döngüsü eğrisel grafikler ile temsil edilebilir.
• İş gücü (adam/saat) zaman grafiği gösterilir.

Bu quiz, proje hayat döngüsünün aşamalarını ve temel kavramlarını incelemektedir. Teklif, planlama, uygulama ve projenin tamamlanması gibi süreçler, proje yönetiminin nasıl işlediğine dair önemli bilgiler sunmaktadır. Proje yönetimindeki temel adımları öğrenmek için bu quizide yer alabilirsiniz.