Proje Nedir? PDF

Proje Nedir? Örgütler “İŞ” yapmak üzere kurulurlar. İş genelde “Operasyon” veya “projeleri” kapsar. Bazı yönleriyle birbirleriyle çakışan bu iki kavramın ortak özellikleri şunlardır:  İnsanlar tarafından uygulanırlar  Sonlu kaynaklarla yapılırlar  Süreç veya alt süreçlerle tanımlana...

Proje Nedir? Örgütler “İŞ” yapmak üzere kurulurlar. İş genelde “Operasyon” veya “projeleri” kapsar. Bazı yönleriyle birbirleriyle çakışan bu iki kavramın ortak özellikleri şunlardır:  İnsanlar tarafından uygulanırlar  Sonlu kaynaklarla yapılırlar  Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler  Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler. Bununla birlikte iki kavram arasındaki temel fark: operasyonlar “süre giden” ve “tekrarlanan”, projeler ise “geçici” ve “özgün” dür. Bu tanımda “Geçici” her projenin tanımlanmış bir bitiş noktasını, “Özgün” ise ürün veya hizmetin benzer ürünler ve hizmetlerden ayrılabilir özelliklerinin olduğu anlamındadır. Proje, bir yenilik getirmek üzere, belli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir sürede ve bir arada yapılması gereken, birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili faaliyetler grubudur. Proje, özgün ürün veya hizmet yaratmak üzere ortaya konan geçici bir çabadır. PMI (Project Management Institute) tarafından Proje, “özel, yeni (unique) bir ürün veya hizmet oluşturmak için girişilen geçici (başlangıcı ve bitişi olan) çalışma” olarak tanımlanmaktadır. Proje Örgüt içinde bütün düzeylerde ortaya konur. Tek kişi veya binlerce kişiyi kapsayabilir.  Tanımlanması için 100 saatten az gerekebileceği gibi 10.000.000 saattin üzerinde de süre gerekebilir. Örgüt içinde tek bir birimi kapsayabileceği gibi ortak girişim veya işbirliği şeklinde örgütsel sınırları da aşabilir. Bazı proje örnekleri:  Yeni ürün ve hizmet geliştirme  Örgütsel yapı değişikliği  Personel alımı  Yeni bir ulaşım aracının tasarlanması  Bilişim sisteminin iyileştirilmesi  Seçim kampanyası  Bina/yol/fabrika/köprü/baraj inşaatı  Yeni iş-yöntem veya sürecinin uygulamaya alınması  Veri tabanı geliştirme  Yazılım programı oluşturma  Bir kültür festivali düzenlenmesi  Bir askeri tatbikat yapılması  Portföy oluşturma ve izleme  Düğün organizasyonu  Neden Proje? Proje bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür. PROBLEMLER HEDEFLER FAALİYETLER Proje Paydaşları  Projenin Ana Elemanları Proje , insan gücü ve diğer kaynakların belirli bir bütçe ve süre dahilinde, belirli bir amaç yada amaçlar dizisine ulaşmak için bir araya geldiği rutin olmayan kendine has bir iş yapısıdır. * Zaman sınırlı * Kaynak sınırlı - para, - malzeme, - teçhizat, - insan gücü, - v.b. Dolayısıyla Kaynak “Maliyeti” ifade etmektedir.  Zaman ve maliyet, kapsam ile birleştiğinde projenin ana elemanları tanımlanmış olur. Zaman: Projenin tamamlanması ne kadar zaman alacak sorusuna cevap verir. Diğer bir ifade ile hizmet veya ürünün gerçekleştiriliş takvimi ortaya konur. Maliyet: Projenin tamamlama maliyetinin ne olacağı sorusuna cevap verir. Yani eldeki kaynakların çalışır bir sisteme dönüştürülmesinin maliyetidir. Burada maliyet, özel ekiplerin satın alınma, kira giderleri, analist veya programcıların ücretleri, yazılım donanım ve bilgisayar ağları için yapılan harcamalar, yönetim ve kırtasiye giderleri, çalışanların ücretleri gibi projenin yürütülmesi ile doğrudan ilgili konu başlıklarını kapsamaktadır. Kapsam: Proje hangi hedefe ulaşmayı amaçlıyor sorusuna cevap verir. Sponsor veya müşterinin proje sonucunda hangi ürün veya hizmeti elde etmek amacında olduğu belirlenir.  Başarılı bir proje yönetimi, Maliyet - Zaman - Kapsam Kısıtları ile belirlenen hedeflere ulaşılması ve proje finansörünün veya müşterinin memnuniyeti ile ölçülür.  Proje Kısıtları Değişimi Zaman-Maliyet-Kapsam üçlü kısıtın da;  Zamanı azaltmak özelikle fazla mesai gerekiyorsa maliyetlerde artışa sebep olacaktır.  Maliyetleri düşürmeye çalışmak proje takvimini olumsuz yönde etkiler. Hatta kapsamdan ödün vermek gerekebilir.  Kapsamı arttırmak maliyet ve zamanın artmasına neden olur.  Kapsamı düşürmek maliyet ve zaman kısıtlarında azalış sağlasa da kaliteyi olumsuz yönde etkileyeceğinden, finansör veya müşterinin tatminsizliğine yol açar. Bu ise yeniden düzenleme, zamanda gecikme, verimlilikte düşüş ve maliyetlerin artması demektir.  Devam eden bir projede ilave kaynak eklemek proje bütünlüğüne zarar verebileceğinden verimsizliğe yol açabilir.  Bitirme zamanlarını geciktirmek, bilişim projeleri insan odaklı (analist, programcı) projeler olduğundan maliyetleri düşürmeyecektir. Bu maddeler kapsam, zaman ve maliyet kısıtlarının nasıl birbirleri ile ilişkili olduklarını ortaya koymaktadır. Dolayısıyla kısıtların birinde yapılacak değişiklik diğerlerini de etkilemektedir. Özetle; “Proje yönetimi üç-boyutlu bir bütündür”  Projelerin Sınıflandırılması Projeler genel olarak, üretilecek mal veya hizmetin yer aldığı sektöre göre sınıflandırılır.  tarımsal projeler,  madencilik projeleri,  enerji projeleri,  imalat sanayi projeleri,  ulaştırma-haberleşme projeleri,  turizm projeleri gibi Projeler niteliklerine 3’e ayrılır:  Yeni yatırım projeleri,  Tevsi projeleri,  Yenileme ve idame yatırımları projeleri  Yeni Yatırım Projeleri Yeni yatırım projeleri, özellikle gelişmekte olan ülkelerde, sayısal ve parasal yönden önemi büyük olan gruptur.  Tevsi Projeleri Tevsi projeleri, kurulu bir tesisin, mal veya hizmet üretim kapasitesini artırmak amacıyla yapılan yatırımlardır. Tamamlama ve modernizasyon projeleri de tevsi projeleri kapsamında ele alınır. Mal ve hizmet üretiminde karşılaşılan tıkanıklıklar veya darboğazların giderilmesi veya eksik kalan bir bölümün tamamlanması amacıyla hazırlanan projeler tamamlama projeleri olarak anılırlar. Mal ve hizmet üretiminin, gelişen ve değişen teknolojik imkanlar kullanılarak artırılması veya mal ve hizmet üretiminin kalitesinin yükseltilmesi veya daha az işgücü ile daha fazla mal ve hizmet üretmek veya verimliliği artırmak vb. amaçlarla yapılan yatırımlar ise modernizasyon projeleri adını alır.  Yenileme ve İdame Projeleri Yenileme ve idame yatırımları, mal ve hizmet üretiminde kapasite artırımı amaçlanmaksızın teknik veya ekonomik ömrünü tamamlayan altyapı, tesis makine ve teçhizatın vb. yenilenmesi amacıyla yapılan yatırımlardır.  Proje Yönetimi Nedir? Projeyle ilgili tarafların gereksinim veya beklentilerini karşılamak veya onların üzerine çıkmayı sağlamak üzere bilgi beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır. En genel anlamıyla Proje yönetimi , projenin gerçekleşmesinde belirli bilgi, beceri ve tecrübenin uygulanmasıdır. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) (Proje Yönetimi Bilgi Birikimi)’ a göre Proje yönetimi, paydaş ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması için proje faaliyetlerinin plan ve yönetiminde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır. Proje yönetimi, belirlenen amaç, kapsam, zaman, kalite ve paydaş memnuniyetini karşılamak için proje yaşamı boyunca eldeki kaynakların planlanması, yönetilmesi ve koordine edilmesidir.  Neden Proje Yönetimi? 4 kişiye yemek hazırlamak… 8 kişiye yemek hazırlamak… 1000 kişiye yemek hazırlamak…. Malzeme nereden alınacak? Gerekli alet edevat var mı? Her zaman aynı kalite ve lezzette yemekler için prosedürler geliştirilmiş mi? Takip ediliyor mu? Malzeme depolama ve yemeklerin sunulması için mekan var mı? ???  Proje Yönetiminin Tarihi Proje yönetiminin Amerika Birleşik Devletleri askeri kuvvetleri tarafından atom bombasının geliştirildiği 1941 yılında tasarlanan Manhattan Projesi ile başladığı düşünülmektedir. Proje yönetimi ile ilgili ilk bilimsel çalışma 1900’lü yılların başında Frederick Taylor (1856-1915) tarafından gerçekleştirilmiştir. Taylor, yönetim tekniklerinin bilimsel olarak analiz edilebileceğini ve geliştirilebileceğini göstermiştir. 1910 yılında Henry L. Gantt (1861-1919), bugün yaygın biçimde uygulanan proje izleme ve değerlendirme yöntemlerinden olan “Gantt Şemaları” (grafikleri, çizelgeleri) ni geliştirmiştir. PERT (Program Evaluation and Review Techniques) ve CPM (Critical Path Method) in temelini oluşturur. Bu grafikler sayesinde proje takvimini oluşturmada büyük kolaylıklar sağlanmış, bilgisayarın da devreye girmesiyle birlikte, proje mühendislerinin işi iyice kolaylaşmış ve iş takibi kolayca yapılır olmuştur.  Proje Yönetimi Enstitüsü Proje Yönetimi Enstitüsü-PYE (Project Management Institute, PMI) 1969 yılında ABD’de proje yönetimi mesleği için proje yönetiminin yayılması amacıyla kar amacı gütmeyen bir organizasyon olarak kurulmuştur.  Proje Yönetimi Enstitüsü PYE’nin hedefleri proje yönetimi alanında  Endüstriyel ve akademik araştırma çabalarını koordine etmek;  Ortak bir terminoloji ve iletişimi geliştirmek için teknikler geliştirmek;  Yazılım-donanım sistemleri tedarikçileri ve kullanıcıları arasında arayüz sağlamak;  Eğitim ve kariyer gelişimi için yönergeler sağlamak, kılavuzluk yapmak;  Proje yönetimi sorunları, çözümleri ve uygulamalarının ücretsiz alışverişi için bir forum sağlamaktır.  Proje Yönetimi Enstitüsü PMI 1986 yılında PMBOK kitabını hazırlayarak, proje yönetiminin gelişmesine katkı sağlamıştır. 1986 2021  Türkiye'de Proje Yönetimi Proje yönetimi alanında ilk ulusal kuruluş 1995 yılında Ankara’da kurulan Proje Yönetim Derneği (PYD)’dir. PYD’nin amaçlarının başında "proje yöneticiliğinin tüm disiplinlerde bir meslek olarak kabul görmesini sağlamak" gelmektedir.  Başarısız Projeler Başarısız projeleri iki gruba ayrılabilir: Projenin kabul edilebilir bir yatırım getirisi sağlayamaması  Projenin bitmeden önce iptal edilmesi İhtiyaç veya problemin artık geçerli olmayışı Gerekli kaynakların bulunamaması Müşterinin fikir değiştirmesi ya da müşterinin değişmesi  Proje doğru tanımlanmadığı için gereken kaynakların ayrılmaması  Proje yanlış tanımlandığı için müşteri tarafından reddedilmesi ya da beklenenden çok daha az kullanılması Projenin kararlaştırılan teslimatı yapamayışı  Projenin verilen bütçeyi aşması  Projenin verilen zamanı aşması  Projenin kararlaştırılan ürün/sistem gereksinimlerini sağlamayışı  Proje Yürütücüsü Kuruluş/lar tarafından proje faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla görevlendirilen ve proje yürütme sorumluluğunu taşıyan kişiye veya kişilere Proje Yürütücüsü denir. Proje hazırlama, yürütme, beceri deneyim ve alt yapısına sahi; projenin bilimsel, teknik, idari, mali ve hukuki her türlü sorumluluğunu taşıyan; öneri formunu ve sözleşmesini imzalayan, projenin fiilen yürütüldüğü kamu AR-GE birimi, TÜBİTAK AR- GE birimi, Üniversite veya özel kuruluşlara ise Proje Yürütücüsü Kurum/lar denir.  Proje Yürütme Grubu (PYG) Projenin birden çok Proje Yürütücüsü Kuruluş ile birlikte gerçekleştirilecek olması durumunda, tüm Proje Yürütücüsü Kuruluşların temsil edildiği, projenin bilimsel ve teknik olarak sözleşmeye uygun şekilde yürütülmesinden, projeye ilişkin raporların hazırlanmasından, verilmesinden ve sunulmasından, harcamaların projenin gereklerine uygunluğunun sağlanmasından sorumlu olan grubu ifade eder.  Proje Yöneticisi Projenin birden çok Proje Yürütücüsü Kuruluş ile birlikte gerçekleştirilecek olması durumunda Proje Yürütme Grubu tarafından seçilen, Proje Yürütme Grubu adına idari ve bilimsel sorumluluk taşıyan ve Proje Yürütme Grubunu temsilen yazışmaları yapan kişiyi ifade eder.  Proje yönetiminde, projelerin içerisinde yöneltildikleri bir organizasyon ve projeyi yöneten bir proje yöneticisi vardır. Proje yöneticisi proje süresince yönetimi temsil eder ve gelişmeleri üst yönetime bildirir. Projelerde yönetsel anlamda en önemli görevi “proje yöneticisi” yapar. Proje yöneticisi, projenin başlangıcından planlamasına, ilerlemesinden kapanışına kadar tüm evrelerin birebir içinde olan ve kendisinden habersiz olarak projede karar alınmaması gereken kişidir. Proje yöneticisi, projenin başından sonuna kadar sorumluluğun tek bir noktada toplanmasını sağlayan, projenin hayat döngüsü içinde her noktada bir rolü olan kişidir. Proje yöneticiliği rolünü üstlenecek kişinin hem teknik, hem de teknik olmayan bazı becerilere sahip olması gerekir.  Proje Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları  Projenin planlama, geliştirme ve/veya tanımlama aşamalarının yönetim ve koordinesi proje ile ilgili toplantı ve tartışmalarda ihtiyaç sahibi makamı temsil etmek.  Projeye katkı sağlayan diğer kuruluşların katkılarının yerinde, zamanında ve yeterince olmasını sağlamak.  Yönetim katına proje ile ilgili arzlarda bulunmak, karar ve direktiflerini almak.  Proje ile ilgili, dokümanları hazırlamak, sunmak.  Gerekli onayları almak veya alınmasını sağlamak.  Proje Sponsoru / Müşteri Proje için gereken finansmanı sağlayan, önemli kararlara imza atan, önemli sorun ve risklerin çözümünde destek olan kişi veya gruplara denir. Sponsor aynı zamanda projenin sözcülüğünü yaparak organizasyon içerisindeki desteğin sağlanması, projenin getireceği faydaların ortaya çıkartılmasından da sorumludur.  Proje Yönetiminin Faydaları  Amaçlara ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler.  Zaman planlaması yapılmasını zorunlu kılar.  Maliyet önceden belirlenir.  Kaynaklar önceden belirlenir.  Kullanılacak teknoloji belirlenir.  Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar.  Belirli bir iş bölümü yapılmasını sağlar.  Proje üyelerini çok yönlü geliştirir.