Apostila_DT_SEI PDF

 HISTÓRICO Criada por meio de um Decreto Imperial em 11 de junho de 1825, a Polícia Militar de Pernambuco (PMPE) cumpre o papel de polícia ostensiva, na garantia da segurança e preservação da ordem pública, previsão do Art. 144 da Constituição Federal de...

 HISTÓRICO Criada por meio de um Decreto Imperial em 11 de junho de 1825, a Polícia Militar de Pernambuco (PMPE) cumpre o papel de polícia ostensiva, na garantia da segurança e preservação da ordem pública, previsão do Art. 144 da Constituição Federal de 1988. Em quase dois séculos de existência, a PMPE, foi se adaptando aos tempos e se consolidou como uma Instituição de prestígio e respeito no para a sociedade pernambucana. Nesse contexto, vamos contar, brevemente, sobre a história do Quartel do Comando Geral, do Batalhão de Rádio Patrulha e da presença feminina nas fileiras da corporação. Patrimônio Histórico Estadual desde 1994, o prédio imponente que abriga o Quartel do Comando Geral da PMPE, QCG, já foi um centro comercial, o Mercado Coelho Cintra. Criado pelo industrial Delmiro Golveia, o mercado sofreu um incêndio e ficou em ruínas, depois abrigou a escola de Artífices até que, em 18 de outubro de 1924, foi ocupado pela, então, Força Pública do Estado, hoje, Polícia Militar de Pernambuco. Passaram-se 100 anos e o prédio continua sendo, além de uma referência arquitetônica, o local-sede da Corporação policial cuja própria história perpassa a história do Estado de Pernambuco. “Sentido alerta Patrulheiros, pelo dever de bem servir!”. Esse é o lema do Batalhão de Radiopatrulha da PMPE (BPRp). Em 1951 nascia a primeira unidade no Brasil dotada de viaturas com radiotransmissores: a Companhia de Vigilância de Radiopatrulha. Pioneira no país nessa modalidade de patrulhamento de comunicação simultânea de ocorrências, em 1970 passou a ser Batalhão e, atualmente, é uma tropa especializada em policiamento urbano. E já que estamos rememorando um pouco de nossa história, um dos marcos da corporação foi o ano de 1983 quando as primeiras mulheres ingressaram na PMPE. Foram 21 novas sargentos que se formaram e, desde então, todos os concursos para ingresso na instituição contam com a participação fundamental da força das mulheres, somando, atualmente, um efetivo de mais de 2 mil policiais femininas. São quase 200 anos de história institucional que se confunde com a história daqueles que a compunham, que envergam sua farda, seus valores e cumprem sua missão de servir "até com risco da própria vida”. Mas não existe corporação sem corpo, sem pessoas, sem nomes. Nesse bicentenário da PMPE nossa homenagem é para todos os que dedicaram seu tempo e suas vidas ao que fizeram razão de existência: construir uma sociedade mais justa, segura e humana. São bravos homens e mulheres que escreveram a história dessa instituição e que deixaram legados de honra para as novas gerações. Rosana Alexandre de Sousa - ST PMPE  ORGANIZADOR O conteudista da disciplina de Documentação Técnica , João Carlos Rodrigues da Silva, é 1º Sargento PMPE, lotado atualmente na Gerência Geral de Gestão de Pessoas/SDS. Atuou em diversos projetos, a citar: Diretoria de Finanças da PMPE, Secretaria de Defesa Social, Diretoria Geral de Pessoas da PMPE, Assistência do Comando Geral da PMPE, Comando de Policiamento do Interior (CPI/PMPE),Criação e organização da Diretoria Geral de Operações da PMPE (DGOPM),Casa Militar do Estado de Pernambuco, Secretaria de Educação do Estado de Pernambuco. As experiências de trabalho: CPGOC – Comissão do Projeto de Gestão Operacional Comunitária – 1999, PATRULHA ESCOLAR – 2000, NADEQ – Núcleo de Apoio ao Dependente Químico / PMPE – 2004, SEDUC/PE – Mapa da Violência na Rede de Ensino Estadual, GGPPE – Projetos em diversas áreas da Segurança Pública, GTCOPA – Grupo de trabalho para a Copa 2014. Com larga experiência em cursos ministrados: UFPE – Curso de Gestão Pedagógica para o Ensino Policial, FCAP – Gestão de Programas e Projetos com uso do MS-Project e Excel, FCAP – TI Tecnologia da Informação com uso do Excel, FCAP – Gestão de Projetos com apoio de Ferramentas de Gestão Administrativas (Pró-Extensão),CONSTRUTORA BAPTISTA LEAL – Gestão de Planejamento em obras com auxílio da ferramenta MS-Project, CONSTRUTORA VENANCIO – Gestão de planejamento em obras com auxílio da ferramenta MS-Project, ITECI – MS-Project – Turma do CESAR,UNIBRATEC – MS-Project voltado para Engenharia Civil, com público de SUAPE, CREA/BA – MS-Project com foco em Licitação, Curitiba, Maringá, Colombo e Cascavel – totalizando 6 turmas ministradas, ONG – Tortura Nunca Mais – Palestras de Relações Interpessoais para Jovens em Situação de Risco, PATRULHA ESCOLAR – Escolas em situação de Risco e Intempéries com jovens na situação de ambiência Criminosa, MULTIEMPREENDIMENTOS – Engenharia Consultiva – Boa Vista- PE, CEE - Centro de Ensino em Excelência – MS Project e Excel Avançado – Paulo Afonso – BA, X Jornada de Cursos da POLITÉCNICA – Polijunior, CFSD – Curso de formação de Soldados da PMPE e CBMPE, atuando como instrutor de Qualidade em Serviço, Abordagem Sócio psicologia da Violência e do Crime e Ética Profissional, Patrulha Escolar – Instrutor e Palestrante de diversos temas transversais (Relações Interpessoais, Chefia e Liderança e Filosofia de Polícia Comunitária, ACADEPOL – Treinamento sobre o tema “Analise do Discurso Não Verbal com Base em Microexpressões Faciais, Especialista em Sistema Eletrônico de Informações – SEI. SUMÁRIO INTRODUÇÃO 5 IMPORTANTE SABER 5 PORTARIA SAD Nº 123, DO DIA 22 DE JANEIRO DE 2020 8 TELA INICAL DO SEI 20 TELA CONTROLE DE PROCESSOS 27 PROCESSOS NO SEI 31 COMO USAR O SEI? 31 INICIAR PROCESSO 32 CRIANDO PROCESSO NO SEI 36 BARRA DE FERRAMENTAS DE PROCESSOS NO SEI 38 COMO ARMAZENAR PROCESSOS NO SEI? 44 GRUPO DE BLOCOS 44 CRIANDO BLOCO INTERNO 46 CRIANDO DOCUMENTOS NO SEI 47 ESCOLHER TIPO DO DOCUMENTO 48 GERANDO DOCUMENTO 49 EDIÇÃO DE DOCUMENTO 52 DOCUMENTO EXTERNO 58 BLOCOS DE ASSINATURA 62 BLOCOS DE REUNIÃO 65 TEXTOS PADRÃO 65 PROCESSO SIGILOSO 67 INTRODUÇÃO O SEI (Sistema Eletrônico de Informações), foi integrado ao estado de Pernambuco por meio do Decreto Decreto Nº 45.157, de 23 de outubro de 2017. As assinaturas no meio eletrônico estão vinculadas ao acesso do Expresso Mail pertencente aos servidores estaduais de forma individual e intransferível. A necessidade de se modernizar a tramitação de documentos no Estado, através da adoção de ferramenta de documento digital que resultará na diminuição do fluxo de papel, melhoria da rastreabilidade dos documentos, garantia da integridade da informação, eliminação do uso de espaços físicos adicionais e custos inerentes à guarda de processos e economia de gastos com transporte de documentos, compra de papel e impressão departamental com modernização advinda da implantação dessa ferramenta guarda adequação com as legislações federais acerca do tema, bem como dá continuidade ao Acordo de Cooperação Técnica e Plano de Trabalho celebrado entre o Governo do Estado e o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. IMPORTANTE SABER O uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo e aplica-se aos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual, compreendendo os órgãos da Administração Direta, os fundos, as fundações, as autarquias, bem como as empresas públicas e sociedades de economia mista dependentes do Tesouro Estadual. (Art 1º); Consideram-se as seguintes definições (Art 2º): I - documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza; II - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser: a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e III - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico. Art. 4º Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública de que trata o art. 1º utilizarão o Sistema Eletrônico de Informações – SEI – como sistema oficial do Estado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos. Art. 5º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo. Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12. Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública de que trata o art. 1º deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado. § 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. § 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 3º A Administração deverá: I - proceder à digitalização do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado; II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; ou III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que: a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º. § 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade. PORTARIA SAD Nº 123, DO DIA 22 DE JANEIRO DE 2020 A SECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo Decreto nº 39.117, de 08 de fevereiro de 2013; CONSIDERANDO o disposto no inciso I do art.18 do Decreto nº 45.157, de 23 de outubro de 2017, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional; CONSIDERANDO a necessidade de orientar os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual quanto à uniformização dos procedimentos referentes à utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI PERNAMBUCO, RESOLVE: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Regulamentar a utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, instituído no âmbito do Governo do Estado de Pernambuco por meio do Decreto nº 45.157, de 23 de outubro de 2017. Art. 2º O SEI PERNAMBUCO é um sistema de produção, edição, assinatura, trâmite, armazenamento e gestão de documentos e processos eletrônicos, disponível para usuários internos e externos no âmbito do Governo de Pernambuco, e possibilita: I - transparência dos atos públicos; II - economicidade; III - agilidade processual; IV - portabilidade e acessibilidade; V - segurança da informação; VI - padronização documental; e VII – sustentabilidade. CAPÍTULO II DAS DEFINIÇÕES Art. 3° Para fins do disposto nesta Portaria considera-se: I - Documento Arquivístico: documento produzido e recebido pelos órgãos e entidades, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos; II - Documento Arquivístico Digital: documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser: Nato Digital: produzido originariamente em meio eletrônico; ou b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em suporte físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital. III - Documento Externo: documento arquivístico não produzido diretamente no sistema SEI PERNAMBUCO; IV - Portable Document Format (PDF): formato de arquivo desenvolvido para representar documentos de maneira independente do aplicativo, configuração de infraestrutura ou sistema operacional utilizado; V - Informação: dados, processados ou não, que possam ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento; VI - Processo eletrônico ou digital: conjunto de documentos oficiais relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto) que constitui uma unidade de arquivamento, registrados e disponibilizados eletronicamente; VII - Acesso externo: recurso do SEI PERNAMBUCO que permite oferecer ao usuário externo do sistema o acesso à íntegra de processo ou documento, por período determinado, possibilitando assinatura eletrônica; VIII - Certificado Digital ICP-Brasil: uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; IX - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI PERNAMBUCO, constante em sua declaração de autenticidade; X - Árvore de documentos: conjunto de documentos que compõe o tipo de processo no SEI PERNAMBUCO; XI - Bloco de assinatura: recurso do SEI PERNAMBUCO que permite o agrupamento de documentos para assinatura em lote por usuário de uma ou mais Unidades; XII- Base de conhecimento: funcionalidade do SEI PERNAMBUCO destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de processos. XIII - Sobrestamento de Processo: recurso do SEI PERNAMBUCO que permite uma interrupção, temporária, formal do andamento de processo; XIV – Gestor Setorial do SEI: responsável no órgão por centralizar o suporte local e o contato com a ATI. CAPÍTULO III DA ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA Art. 4º No âmbito do Poder Executivo Estadual, a administração do SEI será realizada pela Secretaria de Administração, pela Agência Estadual de Tecnologia da Informação – ATI e pelo Gestor Setorial do SEI, conforme as respectivas atribuições. § 1º Compete à Secretaria de Administração – SAD: I - promover a comunicação e articulação entre o Governo do Estado, o Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 e o Ministério da Economia; II – promover as ações necessárias à atualização de versões, em articulação com a ATI, garantindo as manutenções corretivas, preventivas e evolutivas do Sistema, visando ao seu perfeito funcionamento; III – planejar e promover a realização das capacitações para a operacionalização do SEI PERNAMBUCO, em articulação com a ATI; IV – supervisionar, controlar e acompanhar a utilização do SEI PERNAMBUCO nos órgãos/entidades; V – analisar e manifestar-se acerca das solicitações de disponibilização de informações e/ou integração do SEI PERNAMBUCO com outros sistemas; VI - manter atualizado o Portal SEI PERNAMBUCO (www.portalsei.pe.gov.br); e VII - realizar as atividades inerentes à comunicação social do Projeto SEI PERNAMBUCO utilizando os meios disponíveis em articulação com as áreas de comunicação do Poder Executivo Estadual. § 2º Compete à ATI: I - disponibilizar versão atualizada do SEI PERNAMBUCO; II - prestar suporte operacional aos gestores setoriais do SEI PERNAMBUCO; III – realizar as capacitações para a operacionalização do SEI PERNAMBUCO; IV - manifestar-se acerca das solicitações de disponibilização de informações e/ou integração do SEI PERNAMBUCO com outros Sistemas, observado no art. 4°, § 1º, inciso V; V - analisar e emitir parecer sobre as ocorrências registradas no SEI PERNAMBUCO pelas Unidades usuárias; VI - manter ambiente tecnológico necessário ao pleno funcionamento do SEI PERNAMBUCO; e VII - prover e manter ambiente tecnológico de homologação, treinamento e produção para aplicação e banco de dados do SEI PERNAMBUCO. § 3º Compete ao Gestor Setorial do SEI: I - realizar a manutenção de cadastro de usuários e estrutura organizacional do respectivo órgão; II - dar suporte aos processos eletrônicos, devendo verificar ordinariamente as providências e/ou pendências dos usuários lotados em seu órgão ou entidade; III - abrir chamado de suporte direcionado a ATI. CAPÍTULO IV DO PERFIL DE ACESSO, DOS USUÁRIOS E DOS USUÁRIOS EXTERNOS Seção I Do Perfil de Acesso Art. 5º O acesso dos usuários ao SEI PERNAMBUCO dar-se-á por meio do mesmo usuário (login) e senha utilizado no serviço oficial de correio eletrônico do Poder Executivo Estadual (Expresso.PE). Parágrafo único. A criação e manutenção de login e senha dar-se-á pelo processo de manutenção do Expresso.PE definido em cada órgão e entidade. Art. 6º Para cada usuário deverá ser atribuído perfil específico, que o permitirá cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no SEI PERNAMBUCO, de acordo com suas competências funcionais. Parágrafo único. O acesso dos usuários ao SEI se dará conforme os seguintes perfis: I – básico; II – colaborador (básico sem assinatura); III – administrador; IV – administrador setorial; e V – usuário externo. Art. 7º A definição, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI PERNAMBUCO é de responsabilidade da ATI. § 1º A atribuição de perfis de acesso às ações relacionadas a administrador do sistema no SEI PERNAMBUCO será feita pela ATI. § 2º A atribuição do perfil para usuário é realizada pelos Gestores Setoriais do SEI PERNAMBUCO nos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual. Seção II Dos Usuários Art. 8º O SEI PERNAMBUCO pode ser utilizado por servidores, empregados públicos, estagiários e prestadores de serviço dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo Estadual e público externo, categorizados de acordo com suas competências funcionais da seguinte forma: I - usuário: público interno do Governo de Pernambuco com cadastro e acesso à rede de seu órgão ou entidade, com permissões no SEI PERNAMBUCO, de acordo com seu perfil de acesso; II - usuário externo: pessoa física ou jurídica com permissões para acessar processos e assinar documentos internos no sistema, desde que o acesso seja autorizado; e III - usuário colaborador: público interno do Governo de Pernambuco que não tramita e nem assina documentos no SEI PERNAMBUCO. Seção III Dos Usuários Externos Art. 9º A solicitação para cadastro como usuário externo se dará mediante o preenchimento de formulário eletrônico disponível no portal do SEI PERNAMBUCO, posterior impressão e assinatura do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade e entrega presencial no órgão da administração pública o qual manteve contato, juntamente com a seguinte documentação cadastral: I – Pessoa Física documento de identidade; Cadastro de Pessoa Física – CPF; e comprovante de residência; II – Pessoa Jurídica: documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física – CPF do seu representante legal; ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrados; ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado; e Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ. § 1º Caso o solicitante de acesso como usuário externo possua certificado digital do ICP- Brasil será facultado ao mesmo o envio por e-mail de toda a documentação listada no caput do presente artigo, através da anexação dos documentos PDF’s com a devida assinatura digital. § 2º O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI PERNAMBUCO pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal. § 3º Caso não seja apresentada a documentação obrigatória, será indeferido o credenciamento de usuário externo. Art. 10. Após recepção da documentação, conforme mencionado do art. 9º, deverá ser criado processo no SEI PERNAMBUCO e autorizada a solicitação pelo gestor setorial do SEI. Parágrafo único. Após a autorização do usuário externo, poderá ser fornecido acesso para consultas de processos ou assinatura de documentos, por prazo determinado, mediante autorização do gestor da unidade responsável pelo respectivo processo. CAPÍTULO V DO FUNCIONAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO Seção I Da Produção de Documentos Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI PERNAMBUCO terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades: I - assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil); e II - assinatura cadastrada: realizada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha. § 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo. § 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI PERNAMBUCO pode ser verificada em endereço indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC. Art. 12. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida. Art. 13. Os documentos que compõem os processos administrativos eletrônicos deverão, preferencialmente, ser produzidos diretamente no editor de texto do SEI PERNAMBUCO. § 1º Os documentos gerados receberão Número SEI e, quando aplicável, numeração de controle própria, externa ao SEI PERNAMBUCO. § 2º Qualquer usuário interno poderá elaborar e assinar documentos de sua competência, em conformidade com a legislação vigente. Art. 14. Caso o usuário necessite inserir ao Processo Administrativo Eletrônico documento externo ao SEI PERNAMBUCO, nato digital ou digitalizado, será permitida a inserção de documentos com extensão PDF (Portable Document Format) ou outros tipos que se façam necessários, uma vez definidos pela ATI e validados pela SAD. § 1º O limite do tamanho individual de arquivos para inclusão no SEI PERNAMBUCO de documentos externos é de 200 megabytes, podendo ser redefinida de acordo com disponibilidade técnica. § 2º Quando o documento ultrapassar o tamanho indicado no §1º, o usuário deverá particionar o arquivo. § 3º A identificação das partes do arquivo deverá ser realizada pelo nome do arquivo, seguido do número da parte correspondente e do número final da parte. Exemplo: SEI 1-2; SEI 2-2. Art. 15. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, não ultrapassando o limite de que trata o § 1º do art.14. Art. 16. É vedada a inclusão de documento externo protegido por senha. Art. 17. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI PERNAMBUCO, para questões urgentes que não possam esperar o reestabelecimento do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial e, quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI PERNAMBUCO. Seção II Da Recepção de Documentos e Digitalização Art. 18. Preferencialmente, os documentos devem ser entregues em formato digital, os quais poderão ser encaminhados por e-mail ou entregues em “Compact Disc (CD)”, “Digital Versatile Disc (DVD)” ou “pen drive” ou equivalente, estes últimos por meio da Unidade de Protocolo ou Unidades equivalentes, de cada órgão, sendo devolvidos, ao interessado, os referidos dispositivos físicos utilizados. Art. 19. A recepção de documento em formato eletrônico está condicionada à verificação de integridade do arquivo entregue em formato digital, bem como a aprovação pelos softwares de antivírus utilizados nas Unidades de Protocolo. Art. 20. Nos casos em que o interessado apresente a documentação física, caberá à Unidade de Protocolo a conferência, registro da data de recebimento no corpo do documento, digitalização, inserção do documento no SEI PERNAMBUCO, conforme orientações definidas nesta Portaria, e devolução dos originais apresentados à parte interessada, nessa ordem. § 1º Caso se faça necessária a retenção do documento físico original ou cópia autenticada em cartório, por força de legislação específica, deverão ser arquivados em suas respectivas Unidades pelo tempo que se fizer necessário e de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos. § 2º Nos referidos casos de retenção, o documento físico, original ou cópia autenticada em cartório, que fora digitalizado, deverá ter o respectivo Número SEI anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para os respectivos arquivos. Art. 21. O documento deve ser digitalizado em formato Portable Document Format (PDF), com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável. Parágrafo único. O documento deve ser digitalizado com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada). Art. 22. Não serão digitalizados, nem incluídos, para o SEI PERNAMBUCO, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais: I - processos produzidos em suporte físico (legado); II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas; e, III - correspondências pessoais. Seção III Da Tramitação Art. 23. O SEI PERNAMBUCO é o sistema oficial do Estado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos. Art. 24. O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressaltando os períodos de manutenção a serem previamente programados. Art. 25. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados no SEI, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no histórico do processo. Parágrafo único. O ato processual será tempestivo se praticado até 23h59min do dia de vencimento, considerando o horário local. Art. 26. Os prazos que expirarem no dia da ocorrência de indisponibilidade do SEI prorrogar- se-ão para o dia útil seguinte, quando: I – a indisponibilidade for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre 06h00min e 23h00min; ou II – ocorrer indisponibilidade entre 23h00min e 24h00min. Art. 27. O processo eletrônico no SEI PERNAMBUCO iniciar-se-á por impulso de um usuário interno ou pela Unidade de Protocolo do órgão/entidade ou Unidade equivalente, quando a demanda for requerida por usuário externo. Art. 28. Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das Unidades Protocolizadoras. § 1º A tramitação no SEI PERNAMBUCO é registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de envio ou recebimento. § 2º O processo poderá ser encaminhado para quantas unidades forem necessárias. § 3º O processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise. Art. 29. Para tramitar processo dentro da própria unidade usa-se a função “atualizar andamento” ou atribui-se o processo aos usuários da unidade. Art. 30. Quando da utilização da função “atualizar andamento” para despachos, os mesmos deverão ser feitos da forma mais resumida possível, objetivando apenas encaminhar o processo. Parágrafo único. Para despachos mais detalhados, deverá ser utilizado o documento despacho, com o mesmo vindo a compor a árvore de documentos do processo. Art. 31. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente: I - a devolução do processo ao remetente; ou II - o envio do processo para a área competente. Art. 32. Os processos administrativos eletrônicos serão registrados no SEI PERNAMBUCO, conforme data e hora em que foram armazenados e disponibilizados para consulta no histórico do Sistema. Seção IV Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos Art. 33. O sobrestamento de processo é temporário e deve ser precedido de motivo para sua realização. Parágrafo único. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação. Art. 34. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações. Art. 35. A anexação de processos será realizada quando pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta. Art. 36. A desanexação de processos deverá ser feita pelo Gestor Setorial do SEI PERNAMBUCO dos órgãos e entidades do Governo de Pernambuco. § 1º Caso o Gestor Setorial do SEI não tenha perfil de administrador do órgão ou entidade onde foi feita a anexação, a solicitação deverá ser encaminhada à ATI por e-mail ao suporte SEI ou através da abertura de chamado. § 2º A desanexação deverá ser justificada com o motivo, o nome e e-mail do solicitante e se existir, número do chamado, para que conste no andamento do processo. Art. 37. Caso sejam identificados, no SEI PERNAMBUCO, processos de conteúdo idênticos ou similares, os mesmos poderão ser anexados ou relacionados. Seção VI Da Classificação Arquivística Art. 38. Os tipos de processos no SEI PERNAMBUCO possuem Código de Classificação Arquivística automaticamente vinculado, definidos segundo a legislação vigente, e não devem ser alterados pelos usuários. Seção VII Do Arquivamento Art. 39. Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios: I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no sistema; II - os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto em legislação vigente; ou III - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico, no curso do processo, cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente. Art. 40. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações.  CAPÍTULO VI DOS NÍVEIS DE ACESSO Art. 43. Ao iniciar um processo, ou incluir um documento no SEI PERNAMBUCO, o usuário deve classificá-lo quanto ao nível de acesso, que pode ser: I - público: quando o acesso ao conteúdo de todos os documentos em um determinado processo pode ser visualizado por qualquer usuário cadastrado no SEI PERNAMBUCO; II - restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito às unidades pelas quais o processo possa tramitar, e aos usuários vinculados a essas unidades; ou III - sigiloso: quando o acesso aos documentos e ao processo é exclusivo aos usuários credenciados aos quais fora atribuída permissão específica para atuar no processo. Art. 44. Os documentos e processos devem ser classificados no SEI PERNAMBUCO como públicos, à exceção daqueles que contenham informações sigilosas, pessoais, ou aquelas utilizadas como subsídio para a tomada de decisões ou para a edição de ato normativo. Art. 45. Ao classificar um documento como restrito o usuário deverá justificar o motivo da restrição, que pode ser: I - documentos preparatórios: que subsidiam decisões de ordem política, econômica, fiscal, tributária, monetária ou regulatória, tais como notas técnicas, pareceres, minutas de ato normativo. II - documentos que contenham informações pessoais: que trazem informações sobre pessoa identificada ou identificável e que são restritas a servidores legalmente autorizados e à própria pessoa, conforme especificados a seguir: a) dados relativos a documentos de identificação pessoal: RG, CPF, Título de Eleitor, Documento de Reserva, dentre outros; b) informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares; c) informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa; d) informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões; e) endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa; f) número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa; ou g) origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político. III - documentos que contenham outras hipóteses de restrição de acesso. § 1º A restrição de acesso aplica-se até o momento em que haja posicionamento final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou até que seja publicado o ato normativo. § 2º Expirada a causa da restrição deve ser alterada a classificação do processo ou documento de restrito para público. § 3º O trâmite de um processo restrito pode ser visualizado por qualquer usuário, mas o seu conteúdo será visto apenas pelas unidades por onde o processo tramitar. § 4º A inclusão de um documento restrito em um processo público torna todo o processo restrito dentro do âmbito do SEI PERNAMBUCO. § 5º O documento com grau de restrição será desclassificado por usuários da unidade que o classificou. Art. 46. Ao classificar um documento como sigiloso deverá ser justificado o motivo da restrição que pode ser: I - documentos submetidos temporariamente à restrição de acesso em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; ou II - documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de sigilo, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial. § 1º O sigilo deve ser atribuído apenas ao processo e não a documento que o componha. § 2º A inclusão de um documento classificado como sigiloso em um processo público torna todo o processo sigiloso. § 3º O documento com grau de sigilo só poderá ser desclassificado pelo próprio usuário que o classificou. CAPÍTULO VII DOS DEVERES DOS USUÁRIOS INTERNOS Art. 47. São deveres dos usuários internos do SEI PERNAMBUCO: I – acessar o SEI PERNAMBUCO todos os dias úteis, promovendo a adequada utilização do sistema, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos não institucionais; II – zelar pelo teor e a integridade do SEI PERNAMBUCO, bem como, guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, incorrendo em falta funcional e respondendo nos termos da legislação civil, penal e administrativa; III – utilizar o sistema consoante diretrizes de segurança no uso de recursos de tecnologia da informação do Governo do Estado de Pernambuco; IV – assinar documentos no processo e documentos administrativos eletrônicos de acordo com as atribuições do seu cargo e unidade de lotação; V – participar dos programas de capacitação referentes ao SEI PERNAMBUCO e disseminar o conhecimento adquirido; VI – verificar, em cada expediente, se há processos aguardando providências do próprio usuário; VII – assegurar que a senha de acesso ao sistema seja de uso pessoal e intransferível não podendo ser compartilhada com outros usuários, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa; VIII – cumprir os prazos determinados em lei, regulamentos, despachos e decisões; e IX – priorizar a criação de documentos natos e, excepcionalmente, incluir documentos externos. CAPÍTULO VIII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 48. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido produzidos e encaminhados pelo SEI PERNAMBUCO. Art. 49. O uso inadequado do SEI PERNAMBUCO fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação vigente. Art. 50. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pelo Comitê Gestor de Documentos Eletrônicos. Art. 51. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação Publicado no Diário Oficial do Estado de Pernambuco nº 15, de 23 de janeiro de 2020. Tela Inicial do SEI Interface renovada com maior acessibilidade em dispositivos móveis. Para acessar segue solicitando as mesmas informações, conforme imagem abaixo:  Agora também tem a opção de “Autenticação em dois fatores” onde o usuário poderá, se desejar, habilitar a Autenticação em dois fatores para efetuar o login no sistema. A disponibilização desse recurso é um dos itens que evidenciam a preocupação com a segurança do sistema e das informações registradas. Com essa possibilidade, o usuário poderá adicionar uma camada extra de segurança aos seus dados de acesso, uma vez que essa sistemática associa um dado que o usuário conhece (a sua senha) a um recurso que possui em mãos (o seu smartphone). Para habilitar a Autenticação em dois fatores, é necessário acessar a tela de login do SEI, preencher o nome do usuário, inserir a senha e clicar sobre a opção Autenticação em dois fatores.  Na tela seguinte, será exibido uma mensagem explicando a funcionalidade e logo em seguida o usuário deverá clicar “AQUI” para ler as instruções e, em seguida, clicar no botão Prosseguir: A autenticação em 2 fatores, ou 2FA, fornece segurança adicional, pois junta algo que você sabe (a sua senha) com algo que você possui (o seu smartphone). Somente com a combinação dos dois será possível efetuar o login. Após validar a senha, será preciso informar um código de 6 dígitos, que será gerado pelo aplicativo no smartphone. 1. Gerando um Código para Ativação Clique em Prosseguir na tela de apresentação da autenticação em 2 fatores: A mensagem abaixo será exibida e se você nunca fez este procedimento apenas ignore-a: 2. Instalação do Aplicativo de Autenticação Será gerado um QR code como este: Para lê-lo, instale em seu smartphone um aplicativo próprio para autenticação em duas etapas, como o Google Authenticator, Microsoft Authenticator, FreeOTP, Authy, etc. Os exemplos abaixo usam o Google Authenticator. Acesse a Apple Store ou o Google Play para instalar. 3. Leitura do QR Code Abra o aplicativo e encontre a opção para leitura de código. Pode ser necessário permitir que o aplicativo tenha acesso à câmera do smartphone.  Aponte a câmera para o QR code que está sendo exibido na tela e adicione a conta no aplicativo. 4. Finalização do Cadastro Informe um endereço de e-mail que não seja associado com a instituição. Por exemplo, pode ser do gmail, hotmail, yahoo, etc. É imprescindível que a senha de acesso ao e-mail seja diferente da senha de acesso ao sistema: Clique em "Enviar" para que um link de ativação seja enviado para o endereço de e-mail fornecido. Somente após receber o e-mail e clicar no link é que o mecanismo de autenticação em 2 fatores estará ativado. 5. Login com a Autenticação em 2 Fatores Se a autenticação em 2 fatores estiver ativada, então, após informar o usuário e senha, será exibida outra tela solicitando o código numérico. Abra o aplicativo de autenticação no seu smartphone e veja o código gerado. Informe o valor no campo Código de Acesso e clique em Validar: De agora em diante, sempre que fizer login, será preciso consultar o seu smartphone, porque o código muda a cada 30 segundos. O sistema aceitará qualquer um dos códigos gerados nos últimos 90 segundos por isso é importante que o seu smartphone esteja com o horário correto. Liberando Dispositivos Para dispositivos usados com frequência, pode ser conveniente liberá-los da validação a cada login. Para isso, na tela onde é solicitado o código numérico, marque a opção "Não usar 2FA neste dispositivo e navegador". Essa sinalização precisará ser realizada para cada navegador utilizado. O código poderá ser solicitado novamente se for feita a limpeza dos cookies do navegador ou se a liberação perder a validade de acordo com o período estabelecido pela instituição. Cancelando Dispositivos Liberados Para cancelar as liberações, em todos os dispositivos, acesse o link "Autenticação em 2 fatores" disponível na tela inicial de login e clique no botão "Cancelar Dispositivos Liberados": Desativando a Autenticação em 2 Fatores Se não conseguir validar o código por algum motivo (perda do aparelho, defeito, roubo, erro no aplicativo, etc.), é possível requisitar a desativação da autenticação em 2 fatores na mesma tela onde é solicitado o código numérico, ou então por meio do link "Autenticação em 2 fatores" disponível na tela inicial de login. Clique no botão "Desativar 2FA" para que um e-mail com o link de desativação seja enviado para o endereço que foi fornecido no momento da leitura do QR Code. Somente após receber o e-mail e clicar no link é que o mecanismo de autenticação em 2 fatores será desativado.  Tela Controle de Processos O Menu do Controle de Processo está posicionado à esquerda da tela principal. A lista em ordem alfabética, conforme demonstra imagem abaixo: Nova apresentação  Os ícones da barra superior do controle de processo permite qua a ação dos botões seja adicionada em mais de um processo ao mesmo tempo. As opções de visualizações alteram a forma de apresentação do painel de controle conforme a ação desejada. Ao acionar esse modo de visualização, outra opção suge, Configurar nível detalhes. O usuário terá acesso ao quantitativo de processos recebidos e gerados que estão associados a você. Esse formato reduz a visualização pesada de todos os processos, facilitando o gerenciamento de processos destinados ao responsável pelo andamento do Processo. Selecione o marcador desejado para apresentação da lista de Processos com marcador selecionado Outros tipos de visualização, baseados em filtros.  Processos no SEI Definição 1: Sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento, marcha. Definição 2: Um processo é um conjunto de atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente ou mercado. Como usar o SEI? Vamos seguir a sequência para construção, armazenamento, criação de documentos, assinaturas, encaminhamentos e acompanhamento no sistema SEI. Ao mesmo tempo apresentamos as ferramentas com explicações sobre suas funcionalidades e funções. Em Pernambuco temos dois ambientes para uso do sistema SEI: Ambiente de Produção: Nesse ambiente todos os processos, documentos e anexos são considerados documentos legítimos do Estado. Nele os procedimentos são arquivados e catalogados em Banco de Dados, registrando assim sua validação e originalidade. Link: www.sei.pe.gov.br Ambiente de Treinamento: Ambiente preparado para o usuário fazer uso de conhecer as boas práticas da ferramenta. Nesse caso, todo o procedimento executado não fica registrado em banco de dados, podendo ser excluído seu registro para dar espaço para outros documentos, haja vista manter o espaço do Banco de Dados para o ambiente de produção. Link: www. sei4treina.pe.gov.br Para ampliar conhecimento use o ambiente de treinamento. Iniciar processo Para criação do Processo: 1. Barra de menu; 2. Iniciar processo. No lado direito aparece uma janela com as opções para início do processo. A lista com os processos mais utilizados por seu ambiente. No item veremos um sinal de , esse sinal abre a lista completa de Tipos de Processos que estão disponíveis para operativa, quando todos os processos estão visíveis o sinal que se apresenta é. Alguns processos aparecem com tarja vermelha, como exemplo. Os Processos com essa tarja indicam que o processo é de ordem sigilosa. Não há uma obrigação de o processo ser sigiloso, contudo, sua natureza ativa a opção de sigilidade. Esse procedimento veremos mais à frente. Vamos escolher o Processo para servir como modelo no procedimento. Logo aparecerá a seguinte tela: Quanto a definição do Protocolo: O Processo vem com a opção de numeração automática. Nesse caso o número segue um padrão referente a codificação de acordo com as normas do estado como exemplo:. Ao marcar na opção informado a ação seguirá conforme imagem abaixo: Os procedimentos correcionais já usam esse procedimento para registro dos Processos Administrativos. Geralmente o número do processo é o mesmo registrado no SIGPAD. Quando podemos usar o número informado? Quando no seu setor de trabalho existir um controle próprio para registro do processo, devendo seguir um padrão identificador para facilitar sua localização e controle: OME Processo Ano Operativa Seção Numeração Data de Criação No caso do nome do processo deverá ser seguido de acordo com a opção na lista de processos ->. Não deve ser colocado no nome do processo referência a documentos, haja vista que o processo é uma juntada de documentos e outros tipos de documentos poderão ser acrescidos ao processo descaracterizando assim o tipo de processo construído: No campo serve para descrever o titulo do processo de forma resumida para registro, exemplo:. Pessoa(s) ligada(s) diretamente com a responsabilidade do processo. Sempre a 1ª pessoa cadastrada será aquela que virá como padrão para assinatura dos documentos construídos no processo. No campo , deverá ser cadastrado informações gerais relevantes ao processo que possa facilitar a pesquisa da unidade. Não se faz necessário um descritivo do processo. Esse item acresce a possibilidade de pesquisar processo reduzindo assim a forma de encontrar processo na lista de pesquisa. Os níveis de acesso servem para oferecer segurança ao processo nos itens de busca. Para isso, vamos entender como funciona cada item acima demonstrado: Nesse item a pesquisa pode ser feita nos meios interno e externo. Qualquer pessoa poderá ter acesso ao processo e suas documentações, sem restrição. Inclusive por pessoas externas à Corporação. Nesse caso, o processo só poderá ser pesquisado pelos setores o qual houve tramitação e guarda do processo. Quando a opção for marcada o sistema SEI disponibiliza uma área para. Nesse caso abre uma lista de opções para que o usuário possa fazer um enquadramento do processo , justificando o motivo de sua restrição. Nesse caso o processo é direcionado a pessoa e não setor. No setor destinado esse processo só será visualizado pelo servidor que foi liberado o acesso. Por esse motivo, os servidores do setor não visualizam o processo. Quando a opção for marcada abrirá uma lista de opções. Nesta opção deverá ser selecionada o tipo de sigilidade do processo que deverá ser seguido da. Os Processos e deverão ser selecionados de acordo com a Lei de Acesso à Informação (LAI). O processo Sigiloso pode descer de nível para restrito ou público. O contrário não pode acontecer. Criando Processo no SEI Após o Processo iniciado, você terá acesso ao seguinte ambiente:  Número do Processo. Essa instância será a capa do nosso Processo. Uma vez que você crie o Processo, automaticamente fica inalterado. Essa funcionalidade visa manter a integridade do processo. A ao lado do Processo serve para adicionar o Processo na lista de favoritos do usuário. Só o usuário pode acionar essa opção. Cria um relatório de movimentação do Processo. Todo o caminho que o Processo percorrer será registrado na consulta de andamento, inclusive com as preposições relacionadas à construção do processo. Inserção, criação, exclusão e cancelamento de documentos; criação de blocos de assinatura, disponibilidade de assinatura externa, etc. Alguns usuários utilizam o andamento para criar despachos. Essa prática não está prevista no Decreto 45.157 nem na Portaria 123. Inclusive os despachos são vias de mão dupla: Determinação e Cumprimento de procedimentos ligados diretamente ao Processo, para isso, deverão estar na relação da árvore do processo e não no andamento. O Processo pode ser atribuído a um servidor setorial. Dessa forma fica mais fácil visualizar quem do setor está responsável pelo Processo e o contato fica mais acessível para resolução de problemas. São alertas fixos criados pelo setor para adicionar ao processo um status interno para que, visualmente, possamos identificar qual a marca do setor que está direcionada para o processo. Informa o que foi descrito de informação na construção do processo. Ao criarmos o processo, na ficha de cadastro do processo existe esse campo. Aqui ele apenas é reproduzido para visualização direta no Processo. É o tipo de Processo que você selecionou no início do Processo. Nesse caso o tipo escolhido foi  No nosso caso, o Processo foi selecionado como Pessoa(s) que fora(m) selecionada(s) na ficha de cadastro do Processo. Também selecionado na ficha de cadastro do Processo, bem como o campo de Barra de ferramentas de processos Incluir Documento: Adiciona documento ao Processo. Nesse caso, o usuário escolherá o modelo de documento que será usado no Processo. Iniciar Processo Relacionado: Em alguns casos os processos podem se relacionar estando com conteúdos diferentes, mas fazendo parte da mesma estrutura. Parece estranho, mas pode acontecer. Exemplo: O Usuário apresenta um processo referente a um Projeto de Aquisição. A licitação solicita que o Processo Licitatório seja desvinculado do Projeto. Nesse caso o Projeto fica num Processo e cada aquisição será um processo relacionado ao Projeto. Caso haja xx aquisições, será construído xx número de Processos Relacionados. O processo relacionado a outro, se construído de forma , mesmo sendo relacionado entre si, não poderá ser aberto para visualização se, por acaso, não tenha passado pela unidade responsável pelo Projeto. Consultar ou Alterar Processo: Acessa na ficha de cadastro de Processo para possível alteração e/ou consulta detalhada;  Acompanhamento Especial: Processos que necessitam de acompanhamento mais proximal do gestor podem ser colocados em acompanhamento especial. Lembrando que essa funcionalidade tem início e fim. Com a versão 4.0 o usuário poderá: Permitido mais de um acompanhamento em processo; Adicionado botão no Controle de Processos para inclusão em lote; Adicionado botão “Alterar Grupo” na lista de acompanhamentos permitindo alteração em lote; Adicionada pesquisa por palavras-chave; Agora aceita também processos sigilosos; Campo Observação de Acompanhamento Especial foi aumentado para 500 caracteres; O Campo Nome de Grupo de Acompanhamento Especial foi aumentado para 100 caracteres. Ciente: Adiciona lista de servidores que ativaram essa opção com acesso por senha. Uma vez que o servidor está ciente do processo, sua ciência não se revoga mais. Enviar Processo: Tramita o processo para outro setor ou órgão que esteja cadastrado no SEI.  Atualizar Andamento: o andamento é uma forma de registrar toda a tramitação, interna ou externa, do Processo, bem como todo o procedimento utilizado na sua elaboração. Essa funcionalidade não deve ser usada para despacho, contudo pode ser usada para comunicação informal de registro ao andamento do processo. Essa informação, mesmo que informal uma vez adicionada ao andamento, não pode ser apagada ou alterada. Atribuir Processo: Associa um responsável setorial ao processo (fazendo uma analogia a entrega do processo para um integrante da unidade executar uma operação ou serviço), essa função é utilizada para que o gestor saiba com quem está o processo no momento atual, desde que esteja na unidade. Adicionar aos Favoritos: Adiciona o Processo a uma lista de favoritos que ficará na tela inicial de cada usuário. Tem a mesma funcionalidade da que fica ao lado do número do Protocolo do Processo -> Duplicar Processo: Tem a função de duplicar todo o conteúdo de um processo criando uma réplica fiel com a finalidade de aproveitar os modelos documentais do processo de origem e usá-los no novo processo. Enviar Correspondência Eletrônica: Registra o envio de e-mail para pessoa ou empresa que não tem acesso ao Sistema SEI/PE Relacionamento de Processo: Relaciona Processos já existentes. Diferente do ícone que cria o processo novo já relacionado. Esse item relaciona processos criados em instâncias diferentes. Dois ou mais processos só podem ser relacionados se estiverem abertos na mesma unidade. Em unidades diferentes essa operação não é possível. Se um dos processos for e não passou pela unidade, esse não poderá ser consultado. Incluir em Bloco: Essa ferramenta tem duas funcionalidades: PROCESSO: Armazena o processo em Bloco Interno (gavetas virtuais de armazenamento de Processos que veremos mais tarde);  ARQUIVO: Adiciona o arquivo em Bloco de Assinatura (análogo a Pasta de Despacho). Veremos adiante a definição deste item; Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo: Essa ferramenta tem duas funcionalidades: PROCESSO: Disponibiliza acesso a usuários que não fazem parte do acesso Estado. Pessoa Física ou Jurídica que tem autorização de acessar o Processo para acompanhamento: Para disponibilizar acesso externo ao Processo deverá ser preenchido o formulário ao lado com as informações: Quem liberou? Para quem? Motivo da liberação? Acompanhar processo ou listar os documentos que foram liberados Permitir que o usuário externo crie documento diretamente no processo; Validade temporal; Senha do responsável pela liberação DOCUMENTO: Disponibiliza acesso a usuários cadastrados como usuário externo para assinatura de documentos no processo (Ex: Contratos, Notificações, Acordo de Cooperação Técnica, etc). Pessoa Física ou Jurídica terão, desde que devidamente cadastrados, área específica de armazenamento de documentação por ela assinada, podendo ainda ter acesso ao Processo para acompanhamento ou especificamente em documentos de interesse da empresa ou pessoa;  Anotações: Informações sobre o processo para orientações de visualização rápida pelos integrantes da unidade: Esse ícone será apresentado ao lado do Processo na visualização controle de processos. Sobrestar Processo: Parar suas atividades até que seja sanada o problema que gerou sua paralisação (ex: aguardando determinação judicial); Anexar Processo: Adiciona um processo inteiro dentro de outro processo. Nesse caso, uma anexado um processo a outro apenas os usuários com autorização de desanexar processo poderá fazer a retirada; Diferença entre processo anexado e processo relacionado: O Processo Relacionado caminha por vias diferentes que estão separadas por suas particularidades. Caso um Processo Relacionado esteja não poderá ser visualizado por seu ente relacional; No caso do Processo Anexado caminha de acordo com o Processo Mater e seu Processo anexado será encaminhado como escravo (fazendo parte do conteúdo do Processo mater), conforme figura abaixo: Concluir Processo: Encerrar os procedimentos do processo em sua unidade. Uma vez encerrado, o processo deixará de fazer parte da lista exibida no controle de processos.  Comentários: será exibido ícone ao lado do processo ao ser acessado com conteúdo comentado sobre o processo , diferente do item Anotações que é exibido no controle de processos. Excluir Processo: Como o ícone diz exclui o processo. Nesse caso o processo deixa de existir; OBS: o processo assim como os documentos, só poderão ser excluídos enquanto não forem movimentados. Uma vez que o processo tramite de uma unidade para outra, não poderá mais ser excluído. Essa operação garante a integridade do processo. Gerenciar Ponto de Controle: O SEI pode cadastrar Fluxo de Processo. Esse fluxo compara a linha temporal ideal com aquela que está sendo manifestada no processo em andamento. Serve para o gestor verificar o andamento temporal dos processos de acordo com o fluxo ou ainda re-analisar os fluxos antes deliberados. Gerenciar Marcador: São pontos de observação que indicam o status do processo na unidade executando. Os marcadores são definidos e gerenciados por cada unidade. Controle de Prazos: Determina um prazo dentro da unidade que está executando ações no processo. Serve para o gestor indicar aos analistas do processo o prazo de entrega do processo e gerenciar o tempo do processo na unidade. Controle de Processos: Retorna para visualização inicial do SEI Pesquisar no Processo: Pesquisa documentos dentro do processo Iniciar ações em lote: O usuário pode realizar vários procedimentos de uma só vez em vários documentos do processo sem ter de operar individualmente por documento.  Como armazenar Processos no SEI? O armazenamento de Processos no SEI será feito por meio dos Blocos Internos. A definição dos Blocos Internos dependerá de como a unidade organiza seus processos. Bloco Interno é criado assim: No menu principal do item Controle de Processos na ordem alfabética clique na opção , dessa forma abrirá as seguintes opções. Vamos trabalhar primeiramente com a opção. Antes de criar um bloco interno vão algumas dicas: Bloco Interno não deve ser Pessoal (apesar de não haver proibição); Bloco interno não muda de Posição; O Processo que não foi criado na unidade, só poderá ser visto por onde passou, se armazenado em Bloco Interno; O Bloco Interno pode ser atribuído a um servidor da Unidade Grupo de Blocos O usuário pode criar grupos de Blocos Internos para melhorar sua pesquisa e ampliar a administração dos Blocos na unidade. Para criar Grupos clique no botão ; na próxima tela clique no botão e faça o cadastro do grupo na tela: Exemplo: Na lista de Grupos aparecem as informações dos Grupos Criados: O Grupo de Blocos ainda Permite: Alterar Grupo de Blocos; Desativar Grupo de Blocos (Essa opção não permite que os processos sejam associados a ele, contudo pode ser ativado novamente); Excluir Grupo de Blocos  Criando Bloco Interno Volte para tela principal Clique na opção depois Escreva a Descrição do Bloco e Associe ao grupo que você criou Após sua criação você poderá armazenar os processos recebidos no bloco criado, além de poder administrar suas opções de gerenciamento e controle. Com a versão 4.0 você poderá atribuir o bloco a um servidor da sua unidade para que se administre o bloco a ele atribuído. Com essa novidade não se faz mais necessário criar Bloco Interno personalizado aos usuários. Caso o servidor seja transferido e outro apresentado, altera-se a atribuição do bloco a outro servidor. Após a criação do Bloco Interno clique no Processo e depois clique no botão Incluir em Bloco, escolher o bloco e adicionar. Após armazenar o Processo no bloco faça uma descrição do assunto que se refere o Processo, clicando na opção Anotações. Após a anotação definida será apresentada conforme imagem abaixo: Criando Documentos no SEI  Os documentos no SEI são incluídos de acordo com uma lista de modelos pré- definidos pelo Órgão. Existem modelos que são definidos por outros Órgãos, contudo servem de padrão para o Estado e por isso são disponibilizados para outras autarquias estaduais. OBS: Você pode estar se questionando “Por que não podemos criar modelos específicos para nossa instituição, ficando presos aos modelos de documentos de outras autarquias?” Resposta: os documentos são elaborados e armazenados em Banco de Dados junto com conceito de herança, ou seja, quando um modelo é alterado na sua essência seus herdeiros são alterados também. Dessa forma, com a finalidade de manter aintegridade e atualização dos modelos documentais se mantem uma equipe técnica da Agência de Tecnologia da Informação de Pernambuco (ATI/PE), para atender casos particulares. Esses modelos são criados a partir da necessidade levantada pela instituição e deverá ser encaminhada para o NSI da instituição para que seja feita a estruturação de comandos de criação que sistema SEI requer e encaminhamento por meio do site de atendimento https://www.csati.ati.pe.gov.br. Apenas os NSIs de cada instituição podem fazer solicitações de inclusão e/ou alteração de documentação do SEI junto à ATI/PE. Escolher tipo do documento Para criação do documento acesse no Processo e clique no ícone Incluir Documento. Feito isso o SEI abrirá uma tela Gerar Documento com uma lista de modelos de documentos que estão disponíveis para sua instituição. Na visualização o sinal de significa que apenas os modelos mais utilizados pela unidade estão sendo visualizados. Para visualizar a lista completa de modelos disponível para sua unidade clique no sinal de a lista completa será visualizada e o sinal será alterado para a visualização. Visualização Simplificada; Visualização Completa; Gerando Documento Nessa etapa o usuário escolherá a tipo de documento que apresentará a estrutura funcional necessária para a criação do documento. Como exemplo vamos utilizar GOV PE - CI. O SEI apresentará a seguinte tela: -> Modelo Selecionado; -> Define o tipo de conteúdo que servirá ao documento. -> Baseado em documento que já foi criado pela unidade e foi armazenado no banco de dados de modelo da unidade;  -> Criado pelo usuário da unidade, aproveita a estrutura documental e inclui comando de alteração baseada nos comandos registrados pelo SEI. -> Documento base, sendo necessária a construção de todo conteúdo documental. -> Refere-se ao assunto que será inserido no documento criado. -> Acrescenta a informação de urgente e fica o registro dessa urgência de forma visual na árvore do processo. -> Por padrão, o nome do documento está diretamente relacionado ao modelo escolhido. Uma das reclamações dos usuários do SEI era justamente não ter como fazer um controle particular do documento que fizesse referência a estrutura do setor. Como fica a informação? Antes Agora -> Servidor que assina o documento. Os dados referentes ao assinante são preenchidos automaticamente, de acordo com seu cadastro no SEI. -> Servidor que receberá o documento. Os dados referentes ao recebedor são preenchidos automaticamente, de acordo com seu cadastro no SEI.  -> Associa o documento a um assunto especificado por meio de lista de assuntos pré-definidos pelo SEI. -> Área destinada para informações recorrentes feita pela unidade criadora do documento. Já foi explicado em outro momento e segue as mesmas definições já explanadas neste manual. Após o preenchimento da ficha de cadastro do documento, pressione o botão SALVAR e uma janela com o documento aparece para edição, conforme imagem abaixo:  Número do documento Corpo do Texto Edição de Documento Para edição do documento no SEI, vamos utilizar as ferramentas de edição na janela de editar documento: Incluir documento: Consultar/Alterar Documento: Acompanhamento Especial: Enviar Processo: Atualizar Andamento: Editar Documento: Abre a janela de edição do documento Assinar Documento: Abre a janela de assinatura do documento  OBS: A janela de assinatura abre automaticamente com os dados do operador logado no SEI no momento da assinatura. Todavia, caso outro servidor precise assinar o documento e não estiver logado com seus usuário e senha, basta trocar as informações da janela assinatura do documento pelos dados do assinante e solicitar ao servidor que coloque a senha. Para localizar o assinante basta digitar o seu login do SEI e clicar nos dados encontrados Gerenciar Liberações de Assinaturas Externas: Pessoas que não servidores públicos podem assinar documentos no Sistema SEI, desde que estejam devidamente cadastradas para efetuar tal operação. Para isso o Usuário Externo deverá fazer um cadastro na ATI por meio da página www.ati.pe.gov.br, no item. Depois do cadastro, o Usuário Externo deverá encaminhar as documentações para o setor NSI de sei da unidade operativa que tenha um servidor de nível administrador para autorizar a liberação para que a pessoa se torne assinante de documento no SEI. O Usuário Externo pode fazer seu cadastro em qualquer link de secretaria. Uma vez cadastrado, o usuário externo poderá ter liberação de assinatura em qualquer Órgão do Estado. Para a liberação do documento para assinatura externa selecione o documento na árvore do Processo SEI e clique no ícone. A seguinte janela surgirá: Um E-mail deverá ser selecionado para que indique quem do setor liberou a assinatura do documento selecionado para assinar; Dê preferência para e-mails funcionais do servidor. Assim constará o registro da pessoa que fez a liberação do documento para assinatura; Busque o nome do assinante e seu e-mail na lista de pessoas autorizadas para assinar; Ao selecionar essa caixa o Usuário Externo terá acesso a toda a documentação do Processo, além do documento a ele liberado.. O servidor pode selecionar quais documentos do Processo o Usuário Externo poderá ter acesso usando a Lupa para marcar os documentos ou para excluir os documentos. Essa novidade do SEI 4.0 permitirá que Usuários Externos possam elaborar e assinar documentos no Processo SEI de seu acesso. O servidor que liberar a assinatura externa deverá informar o número de dias que aquela documentação ficará liberada para assinatura. A liberação deverá ser validada com a senha do servidor que está liberando a assinatura externa. Incluir em Bloco de Assinatura: Bloco de Assinatura é análogo à Pasta de Despacho. A pasta de despacho funciona da seguinte forma: Sem o Uso do SEI: A sequência acima demonstra apenas o documento do início ao término. Quando o documento resolver ir e vir, esse mesmo trâmite duplica, ou triplica as ação Com o Uso do SEI: + Armazena Disponibiliza Cria o Bloco de Seleciona o documento e coloca no Assinatura Bloco de Assinatura Destino final do documento para tomada de decisão Adicionar aos Favoritos: O usuário criou um documento que servirá como MODELO para outros documentos daquela natureza. O documento criado pode ser adicionado aos favoritos e no momento da criação de um novo documento um favorito pode ser selecionado. Um pode ser escolhido e será adicionado existente para que se possa fazer uma melhor organização dos documentos favoritos. Caso o grupo não exista use o sinal de para criar um novo grupo. A do documento servirá para que os usuários possam definir que favorito está sendo selecionado para uso. Versões do Documento: Serve para comparar as diversas fases de construção do documento, informando quem alterou o documento e quais alterações foram realizadas. Será apresentada a lista de todas as alterações feitas no documento. Para comparar, basta selecionar duas versões e clicar no botão. Uma janela será exibida com as indicações das alterações de acordo com as versões que o usuário selecionou. Versões de documentos só podem ser comparadas nos documentos elaborados por sua unidade. Documentos de outras unidades não podem realizar essa ação. Gerar Circular: Gera documento para ser entregue em várias unidades para vários destinatários. Imprimir WEB: Imprime um documento em PDF, mesmo que seu computador não tenha uma impressora PDF instalada. Gerar Arquivo PDF do Documento: Gera arquivo em formato PDF (Portable Document Format). Comentários: Excluir: Um documento, assim como um Processo pode ser excluído da árvore de documento, desde que o processo não tenha sido ainda tramitado. Uma vez que o Processo tramitado não poderá ser excluído, apenas finalizado. No caso do documento, só será permitido ser CANCELADO. Para que um documento seja cancelado, deverá ter uma justificativa. Por isso deverá ser preenchido o Campo  Concluir Processo: Iniciar Ações em Lote: Alguns ícones da barra de ferramentas de documentos são idênticas às que se apresentam na barra de ferramentas de processos. Algumas com a mesma função e outras direcionadas às operações específicas, sejam de processos ou documentos. Para saber sua operação basta apontar o mouse sem clicar. Dessa forma aparecerá na tela uma descrição da ação do botão. Documento Externo Documento Externo são documentos que não têm modelos no sistema SEI e por isso precisam ser adicionados do meio exterior para dentro do processo. Para criação do documento externo acesse no Processo e clique no ícone Incluir Documento. Feito isso o SEI abrirá uma tela Gerar Documento com uma lista de modelos de documentos que estão disponíveis para sua instituição. Vamos selecionar o tipo. O SEI abrirá uma janela de opções onde seu documento externo precisa ser cadastrado para que assim possa enviá-lo para o Processo, fazendo parte da árvore de documentos. : Caixa de opções com todos os tipos de anexos para seu processo:  : Há uma dubiedade quanto a essa opção. Alguns servidores acham que a data do documento se refere a data de criação do documento. Já outros, acreditam que a data se refere a data de anexação do documento ao processo. Por isso, vai a dica: Para os Procedimentos Administrativos use data de anexação, pois a validação dos processos administrativos levam em consideração a análise temporal do processo como um todo. Caso o Processo não gere documentos de ações de procedimentos ou processos use a determinação dos procedimentos do seu Órgão Operativo ou da Secretaria à qual você está subordinado. No caso de Processos que perpassam por Secretarias diferentes vale a regra da passagem do processo pela unidade setorial. Em casos especiais busque orientação do responsável setorial ou em casos mais particulares, observe as orientações do setor jurídico. : Agora o usuário pode enumerar os anexos dentro do processo fazendo uma listagem numérica de sequência de alocação desses documentos independente de sua posição na árvore do Processo; : Titulo que apresentará na árvore do Processo; : Marca de Urgência. Alerta para análise do documento que poderá repercutir no resultado de análise do processo; : Documentos NATO DIGITAIS são documentos com códigos de validação. Mesmo que um documento seja scaneado na sua unidade, mas tenha um código de validação esse documento é NATO DIGITAL: Contracheque dos servidores, Notas Fiscais Eletrônicas, etc. : São documentos que não possuem código de validação e precisam ser autenticados na unidade.  Certidão, declaração, registros, identidade,etc. Esse item quando selecionado outras opções de preenchimento surgirão: : O Servidor que adicionar o documento ao Processo, deverá informar o tipo de conferência que foi feita do documento, devendo escolher entres as seguintes opções: : A porta de entrada de toda documentação deve ser feita pela Unidade de Protocolo das Secretarias e Órgãos Operativos. Nesses setores os documentos recebidos devem ser adicionados o Número do Processo SEI o qual ele foi adicionado e a informação de que este documento encontra-se sob a guarda do setor de Protocolo. Em casos que os documentos não foram armazenados no setor de Protocolo. Todos os documentos externos na opção devem ser, obrigatoriamente autenticados. A autenticação de documentos pode ser feita por qualquer servidor público ou cargo comissionado. Fica vetada essa operação para estagiários, jovens aprendizes e prestadores de serviços de empresa terceirizada. : O Servidor poderá adicionar um remetente, quando o documento for enviado por um usuário de assinatura externa, desde que este usuário esteja devidamente cadastrado no SEI, de acordo com item da apostila GERENCIAR ASSINATURAS EXTERNA; : Pode ser utilizado para informar qual o servidor responsável pela indicação do documento. Diferente do servidor que anexou o documento ao processo. Não existe a condição de assinatura. : : Busca no drive o documento a ser anexado; : Finaliza a ação de anexar documento externo; Esse será o resultado das informações postadas no cadastro de documento externo do SEI:  Você poderá incluir no Processo SEI documentos do tipo PDF ou imagens diversas, além de pequenos vídeos. No caso de oitivas que necessitam de filmagens, procure o setor correcional e se informe sobre o programa de compactação de oitivas. Blocos de Assinatura Análogo à Pasta de Despacho, o Bloco de Assinatura serve para entregar documentos para que sejam por servidores que não pertencem a sua unidade. São disponibilizados para conhecimento e assinatura. Caso o documento ainda não tenha sido assinado, o detentor do Bloco de assinatura poderá, até mesmo, alterar o documento. no item bloco do menu principal você encontrará a opção. O bloco de assinatura na versão 4.0 vem com algumas configurações de buscas e resumos para facilitar a pesquisa dos usuários SEI. Plano de Pesquisa: O usuário ainda pode resumir a pesquisa clicando na opção. No plano abaixo, temos as opções de pesquisa com cliques de opções para visualização: Na barra de botões rápidos você poderá utilizar ações imediatas com apenas um clique: Para criar um Bloco de Assinatura clique no botão e será aberta uma janela de descrição do bloco: Nessa janela de descrição você deverá digitar uma do bloco. Selecionar um e informar a(s). Caso você tenha dificuldade em buscar a unidade de sua preferência, você poderá realizar uma pesquisa rápida no item ou se precisar remover uma unidade poderá utilizar o ícone. Após sua criação, o Bloco de Assinatura constará na relação de blocos à sua disposição: O Bloco de assinatura terão as seguintes descrições: : Número de Controle. O usuário pode identificar o bloco pelo número de controle a ele destinado; Sinalizações de Prioritário, Revisado ou Comentário. Esses ícones podem ser ativados ou não com um clique. Você pode atribuir um Bloco de Assinatura a um servidor da sua unidade. Assim você saberá quem é responsável pelo bloco. Informa o momento do bloco de assinatura podendo constar os seguintes estados: Pronto para uso; Veio de outra unidade para a sua; Pertence a sua unidade e foi destinado para outra unidade; Pertence a sua unidade, você disponibilizou e trouxe de volta. do bloco de assinatura: Assina documentos do bloco: Nessa ação não se faz necessário abrir o bloco e assinar documentos de forma individual. Uma vez clicando nesse ícone, todos os documentos do Bloco serão assinados simultaneamente; Atribuir Bloco: Nesse ícone o usuário poderá atribuir o bloco de assinatura a um componente da unidade tornando-o assim, responsável pelo bloco; Processos/Documentos do Bloco: Este ícone permite que você entre no bloco de assinatura e veja seu conteúdo; Disponibiliza Bloco: Encaminha o Bloco de Assinatura para a(s) unidade(s) nele antes configuradas;  Altera Bloco: Permite entrar nas configurações básicas do Bloco de Assinatura para realizar alterações; Concluir Bloco: Encerra as atividades do Bloco de Assinatura; Excluir bloco: Essa Ação exclui o bloco de assinatura da lista de Blocos; Cancela Disponibilização: Retorna o Bloco de Assinatura disponibilizado para a unidade de origem; Devolver Bloco: O Bloco não pertence à sua unidade. Após realizar as ações necessárias em sua unidade você pode devolver o Bloco de Assinatura para a unidade de origem; Blocos de Reunião Análogo ao Bloco de Assinatura o Bloco de Reunião serve para você compartilhar processos com outros setores para que os usuários possam acessar e visualizar documentos que não foram assinados. A construção do Bloco de Reunião é feita igual ao Bloco de Assinatura, inclusive com seus itens de disponibilidade, seguindo o caminho: no item bloco do menu principal você encontrará a opção Textos Padrão Na opção , o usuário pode criar textos que serão incluídos nos documentos escolhidos para facilitar a edição e adicionar opções selecionadas pelos servidores da unidade. Diferença entre documento modelo e texto padrão: Documento Modelo: O usuário elabora um documento e a partir desse documento, outros documentos serão criados com a mesma estrutura. Nesse caso todo o conteúdo deverá ser reformulado. Textos Padrão: O usuário constroi o conteúdo dos documentos com comandos de atualizações e estrutura própria de cada documento. Clicando em , o usuário terá acesso as seguintes opções: Clicando na opção , você terá: : Nome do documento elaborado: : Escreva uma referência sobre o documento elaborado; : Área onde o usuário criará seu conteúdo; O diferencial do Texto Padrão é o uso de comandos do SEI para complementar seu conteúdo, por exemplo: 25 de novembro de 2022: Texto fixo, nesse caso a data deve ser atualizada; @dia@ de @mes_extenso@ de @ano@: Comando de atualização automático de data; Para ter acesso aos comandos automáticos do SEI basta clicar na opção. Nesse caso uma janela de opções será aberta: Nessa lista são apresentadas as variáveis e suas descrições para uso no texto padrão do SEI; Processo Sigiloso Processo sigiloso é aquele que é tramitado para pessoa e não para unidade. No SEI ele é identificado por aparacer com uma tarja vermelha: Os Processos Correcionais são feitos, em sua maioria, de forma sigilosa. Para tal deverá ser seguido algumas normativas dentro do SEI para permitir sua tramitação; PARTE 1: O Administrador SEI deverá cadastrar os servidores em sua respectivas unidades para que estes tenham autorização para receber acesso a processos sigilosos;  : Servidor autorizado para receber e distribuir acesso a processos sigilosos; PARTE 2: O Processo Sigiloso só será visivel pelo servidor autorizado por acesso para vê-lo. Os outros servidores do setor não terão visibilidade do Processo, mesmo fazendo parte da mesma unidade; PARTE 3: Uma vez que um servidor tenha acesso ao processo sigiloso, será a este ofertar acesso ao processo para outro servidor. Dessa forma o SEI fará o registro dos acessos ao Processo, bem como, quem autorizou os acessos e quem estão autorizados ao ele acessá-lo; Para iniciar um Processo Sigiloso: : Além de iniciar o processo sigilodo deverá ser colocado o tipo de sigilidade e uma hipotese legal. O processo sigiloso é identificado por imagem de Chave Segredo indicado no lateral direita do Processo e dos Documentos ali adicionados; Percebam que no Processo Sigiloso não aparece o ícone Enviar Processo. No lugar dele aparece um outro ícone Gerenciar Credenciais de Acesso ou ainda Renunciar Credenciais de Acesso. Para revogar uma acesso ao Processo Sigiloso será clicado no item Renunciar Credenciais de Acesso. Essa opção abrirá uma nova janela com a relação de servidores e seus acessos liberados: Para revogar o acesso : O usuário poderá revogar o acesso ou ainda Renovar o acesso sigiloso ao Processo.