Aspecte privind realizarea şi întreţinerea sistemelor informaţionale PDF

Capitolul 6 Aspecte privind realizarea şi întreţinerea sistemelor informaţionale „Cei care au un plan se descurcă mai bine decât cei care nu au unul, chiar dacă rareori îl urmează.” (Winston Churchill, om politic britanic) Obiec...

Capitolul 6 Aspecte privind realizarea şi întreţinerea sistemelor informaţionale „Cei care au un plan se descurcă mai bine decât cei care nu au unul, chiar dacă rareori îl urmează.” (Winston Churchill, om politic britanic) Obiective Parcurgerea acestui capitol vă asigură:  iniţierea în întocmirea unei analize cost-beneficiu pentru realizarea investiţiilor în sisteme informaţionale;  cunoaşterea fazelor de realizare a unui proiect;  informaţii privind ciclul de viaţă al unui sistem informaţional;  cunoaşterea particularităţilor de dezvoltare a sistemelor informaţionale în cele trei variante: cu resurse interne, prin achiziţia sau externalizarea acestora. 6.1 Despre proiecte şi managementul proiectelor În situaţia dezvoltării sau îmbunătăţirii unui sistem informaţional se au în vedere trei posibilităţi: dezvoltare internă, achiziţionare de la un furnizor sau externalizare. Oricare dintre aceste variante impune ca activităţile implicate să fie întreprinse sub formă de proiect. Un proiect este „un set de acţiuni executate într-o perioadă de timp, cu momente bine definite de la început până la sfârşit, cu un scop clar al lucrărilor de efectuat, cu un buget propriu şi cu un nivel specificat al rezultatelor de obţinut”1. Conform Project Management Institute, managementul proiectelor reprezintă „punerea în aplicare a cunoştinţelor, aptitudinilor, instrumentelor şi tehnicilor specifice activităţilor orientate spre proiecte, astfel încât să fie atinse sau chiar depăşite aşteptările beneficiarilor”2. Beneficiarii unui proiect pot fi o persoană, un grup sau o altă organizaţie care are un interes direct sau indirect în organizaţie. Managementul proiectelor oferă suport oricărei iniţiative deoarece:  are o abordare structurată prin care este promovat succesul iniţiativei;  realizează economii financiare, de timp sau de alte resurse;  promovează comunicarea în cadrul organizaţiei. La nivel internaţional există mai multe iniţiative de standardizare pentru managementul proiectelor:  Capability Maturity Model3, dezvoltat de Software Engineering Institute; 1 Oprea D., Meşniţă G., Managementul proiectelor. Teorie şi cazuri practice, Editura Sedcom Libris, 2001, p. 15. 2 Idem. 3 http://cmmiinstitute.com/resources/ 221   GAPPS4, Global Alliance for Project Performance Standards – standard deschis ce descrie competenţele pentru managerii de programe şi proiecte;  A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)5 dezvoltat de Project Management Institute (PMI);  PRINCE26, PRojects IN Controlled Environments;  Association for Project Management Body of Knowledge7;  Team Software Process (TSP)8 dezvoltat de Software Engineering Institute;  Total Cost Management Framework9, AACE International's Methodology for Integrated Portfolio, Program and Project Management;  IAPPM10, The International Association of Project & Program Management, guide to project auditing and rescuing troubled projects. Din enumerarea de mai sus rezultă că proiectele şi managementul proiectelor diferă de la o industrie la alta, fără a fi necesară existenţa unui consens pentru orice tip de proiect. Obiectivul general al oricărui proiect este să ofere un produs, să modifice un proces sau să rezolve o problemă în beneficiul organizaţiei. Chiar dacă în practica sistemelor informaţionale cele mai întâlnite standarde/metodologii sunt PRINCE2 şi PMBOK, în continuare vă prezentăm etapele tradiţionale ale oricărui proiect (figura nr. 6.1): Figura nr. 6.1. Etapele tradiţionale ale unui proiect 4 http://www.globalpmstandards.org/main/page_gapps_standards.html 5 http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx 6 http://www.prince-officialsite.com/AboutPRINCE2/AboutPRINCE2.aspx 7 http://www.apm.org.uk/WhatIsPm 8 http://www.sei.cmu.edu/tsp/ 9 http://www.aacei.org/resources/tcm/ 10 http://www.iappm.org 222   conceperea şi iniţierea proiectului – ideea proiectului este examinată cu atenţie pentru a identifica dacă organizaţia va obţine vreun beneficiu. În această fază o echipă va stabili cât mai realist cu putinţă dacă proiectul poate fi finalizat;  definirea şi planificarea proiectului – în această fază se descriu planul proiectului, scopul proiectului şi carta proiectului. Descrierea vizează bugetul, planificarea calendaristică şi resursele necesare;  lansarea şi execuţia proiectului – echipa proiectului este informată despre responsabilităţi şi i se distribuie sarcinile de executat;  urmărirea performanţei şi controlul proiectului – managerul de proiect compară starea şi progresul proiectului cu planul de lucru;  închiderea proiectului – după ce beneficiarul a aprobat rezultatele se evaluează întreaga activitate. Pe exemplul particular al unui proiect de dezvoltare a unei aplicaţii informatice, schema de mai sus, exclusiv faza de exploatare, ar putea fi adaptată după cum urmează (figura nr. 6.2): Figura nr. 6.2. Etapele unui proiect de dezvoltare software Orice proiect este unic. Cu toate acestea pot fi identificate greşeli comune, dar şi factori care pot asigura succesul unui proiect (tabelul nr. 6.1): Erori Factori care afectează succesul  Obiective neclare  Coordonarea şi relaţiile dintre membrii echipei  Lipsa sprijinului managementului superior  Structura echipei şi mecanismele de control  Lipsa integrării elementelor proiectului  Coordonarea şi validarea rezultatelor  Finanţare neadecvată  Importanţa proiectului şi expunerea publică  Schimbări în priorităţile organizaţiei  Consensul asupra criteriilor de succes  Ipoteze iniţiale nevalidate  Dificultăţi conceptuale şi optimism exagerat  Lipsa comunicării  Dezvoltarea capabilităţilor interne Figura nr. 6.3. Erori şi factori care afectează succesul unui proiect Cu siguranţă aţi făcut parte dintr-un proiect sau chiar aţi condus unul, indiferent că este vorba de planificarea unui eveniment, amenajarea camerei sau achiziţia unui produs. Privind înapoi la o astfel de experienţă:  Care au fost primii trei factori care au cauzat probleme?  La final, percepţia a fost de succes al proiectului sau nu? De ce?  Împărţiţi pe faze un proiect la care lucraţi în acest moment; numiţi fazele şi scrieţi pe scurt 223  scopul fiecărei faze. 6.2 Analiza cost-beneficiu în dezvoltarea sistemelor informaţionale Pentru multe organizaţii, deciziile cu privire la investiţiile IT tind să devină din ce în ce mai complexe deoarece vor afecta activităţile curente şi viitoare. Pentru a asigura succesul iniţiativelor de implementare sau dezvoltare a unor noi sisteme informaţionale, ar trebui în primul rând recunoscută nevoia de a acţiona la scara întregii organizaţii. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)11 recomandă ca recunoaşterea acestei nevoi să îmbrace forma unui „apel la deşteptare”, în cazul în care există anumite puncte critice specifice. Trebuie urmărite oportunităţile de ameliorare a sistemelor informaţionale şi identificate beneficiile scontate. Iniţiativa ar trebui să aparţină unui sponsor/susţinător (sponsorul este reprezentat de unitatea funcţională din al cărui buget va fi finanţat proiectul), să implice toate părţile interesate şi să aibă la bază analiza cost-beneficiu. Iniţial aceasta poate fi realizată la nivel înalt, din perspectivă strategică - de sus în jos - pornind de la buna înţelegere a rezultatelor dorite şi progresând spre o descriere detaliată a sarcinilor şi jaloanelor precum şi a responsabilităţilor şi rolurilor implicate. Analiza cost-beneficiu este un document ce descrie nevoia de schimbare şi proiectele ce vor permite schimbarea. Orice proiect de implementare/dezvoltare a unui sistem informaţional necesită resurse. Documentarea nevoii de schimbare şi a modului în care schimbarea va fi obţinută cu ajutorul analizei cost-beneficiu oferă managementului informaţiile necesare evaluării proiectului şi înţelegerii impactului acestuia asupra organizaţiei. Scopurile analizei cost-beneficiu sunt:  explicarea motivelor pentru care este nevoie de schimbare şi proiectele (proiectul) care vor conduce la această schimbare precum şi valoarea obţinută;  oferirea de garanţii care atestă că părţile implicate pot gestiona proiectul;  obţinerea sprijinului şi a implicării din partea managementului superior. Analiza cost-beneficiu nu este un document static, ci este utilizat pe tot parcursul proiectului fiind un instrument valoros pentru management în ceea ce priveşte realizarea valorii ca rezultat al iniţiativei. Aceasta ar trebui să includă cel puţin:  beneficiile ţintite, alinierea lor cu strategia afacerii şi responsabilii asociaţi acestora. Acest lucru ar putea să se bazeze pe punctele critice şi evenimentele declanşatoare;  schimbările necesare pentru a crea valoarea vizată. Acest lucru ar putea să se bazeze pe analize diagnostic, analiza disfuncţionalităţilor şi ar trebui să indice în mod clar ce face parte din scop şi ce nu;  investiţiile necesare pentru a realiza schimbările în guvernarea şi managementul IT12 (pe baza estimării proiectelor necesare). Guvernarea asigură că sunt evaluate nevoile beneficiarilor, condiţiile şi opţiunile, cu scopul de a identifica obiective echilibrate, 11 ISACA, COBIT 5 Framework, 2012, pp. 38-39. COBIT este cadrul de referinţă pentru guvernarea şi managementul IT acceptat la nivel internaţional. 12 Idem, p. 14. 224  asumate şi care pot fi atinse; stabilirea priorităţilor şi luarea deciziilor; monitorizarea performanţei şi conformitatea cu direcţiile şi obiectivele asumate. Managementul planifică, creează, administrează şi monitorizează activităţile în conformitate cu direcţiile stabilite de organismul de guvernare, cu scopul de a atinge obiectivele organizaţiei;  costurile curente IT şi non IT;  beneficiile anticipate ca urmare a operării în noul mod;  riscurile inerente, incluzând constrângeri şi dependenţe, pe baza provocărilor şi a factorilor de succes;  roluri, sarcini şi responsabilităţi în cadrul iniţiativei;  cum se va realiza monitorizarea investiţiei şi crearea valorii pe parcursul ciclului de viaţă, indicatorii ce vor fi utilizaţi. În continuare vom prezenta cu titlu de exemplu structura unei analize cost - beneficiu şi conţinutul său în cazul unei investiţii IT ipotetice13. Firma luată în studiu este SC ITC SRL, care îşi propune schimbarea vechiului sistem informaţional cu o platformă bazată pe aplicaţii Web. 1. REZUMAT Această secţiune ar trebui să ofere informaţii generale despre problemele organizaţiei şi iniţiativa/proiectul propus să le rezolve. De obicei această secţiune este ultima care se completează, după ce toate celelalte au fost scrise. Explicaţia este simplă: un rezumat prezintă esenţa detaliilor din celelalte secţiuni ale documentului. „Prezenta analiză cost-beneficiu schiţează modul în care proiectul pentru o nouă platformă Web (PW) va aborda problemele curente ale organizaţiei, beneficiile proiectului, recomandările şi justificarea acestuia. De asemenea, această analiză prezintă obiectivele detaliate ale proiectului, indicatorii de măsurare a performanţei, ipotezele, constrângerile şi opţiunile disponibile”. 1.1 Problema Această secţiune trebuie să descrie succint problema pe care propunerea de proiect o va rezolva. Secţiunea nu intră în detalii despre modul de abordare a problemei ci doar prezintă care este problema şi ce reprezintă. „Ca efect al creşterii numărului de clienţi, SC ITC SRL a trecut la un model descentralizat de conducere a afacerii. Din cauza administrării numărului de clienţi în locuri diferite, activităţile administrative au devenit tot mai complexe. Până la această dată, multe din cerinţele interne cum ar fi raportarea, managementul resurselor, plăţile, erau realizate pe un sistem dedicat14. Pentru a gestiona de o manieră mai eficientă şi eficace procesele interne, ITC SRL trebuie să treacă la o aplicaţie Web aşa după cum este prezentată în această analiză cost-beneficiu. Prin aceasta, angajaţii îşi vor asuma un rol mai important în îndeplinirea sarcinilor, vor avea acces securizat la informaţiile companiei iar întreaga gestiune a companiei se va face descentralizat”. 1.2 Rezultate anticipate Această secţiune descrie rezultatele anticipate în cazul implementării proiectului. Ar trebui să includă modul în care afacerea va beneficia în urma proiectului şi să descrie care ar trebui să fie starea finală a proiectului. 13 Traducere şi adaptare după Business Case de la adresa www.ProjectManagementDocs.com 14 Sistem informatic proiectat, dezvoltat, instalat şi administrat pentru a servi unui singur scop/proces economic. 225 „Trecerea la o platformă administrativă centralizată, bazată pe aplicaţii Web, va permite ITC SRL să gestioneze sistemul de plăţi şi funcţiile administrative într-o manieră facilă şi consolidată. Migrarea la această tehnologie va reduce costurile actuale asociate cu forţa de muncă. Descentralizarea angajaţilor va avea ca efect o mai mare autonomie a acestora în realizarea sarcinilor administrative. Compania va beneficia mai rapid de raportări financiare ca efect al abilităţii managerilor regionali de a calcula şi actualiza mai rapid indicatorii financiari. Accesul în timp real reduce costurile, scurtează ciclul de viaţă şi pune sistemul la dispoziţia utilizatorilo”. 1.3 Recomandări Această secţiune rezumă maniera de abordare a problemelor în cadrul proiectului. Descrie modul de obţinere a rezultatelor dorite în urma implementării proiectului. „Au fost analizate mai multe opţiuni cu scopul de a determina cel mai bun mod prin care tehnologia poate îmbunătăţi procesele economice şi reduce costurile. Abordarea descrisă în continuare permite companiei noastre să îşi atingă obiectivele de îmbunătăţire continuă a eficienţei, reducerea costurilor şi valorificarea investiţiei în tehnologie. Proiectul recomandat va migra datele şi funcţiile către noua platformă Web de o manieră consistentă, asigurînd integritatea datelor, instruirea angajaţilor şi a managementului. Platforma Web este compatibilă cu toate sistemele IT curente şi ca efect va îmbunătăţi eficienţa şi acurateţea procesului de raportare din cadrul companiei. Rezultatele scontate vor fi atinse prin:  angajaţii vor fi capabili să introducă şi să editeze datele în orice moment, din orice loc în comparaţie cu situaţia anterioară când transmiteau datele către un manager regional;  datele devin accesibile imediat pentru analiză şi raportare;  angajaţii vor avea posibilitatea să se înregistreze pentru instruire.” 1.4 Justificare Această secţiune răspunde la întrebările: De ce trebuie implementat proiectul recomandat şi de ce a fost selectat dintre mai multe variante? Informaţiile cantitative cu privire la impactul neimplementării proiectului ar trebui furnizate ori de câte ori este posibil. „Migrarea sistemului şi a altor funcţii va avea ca rezultat o eficienţă crescută a utilizării resurselor şi proceselor companiei. De asemenea, proiectul este aliniat cu strategia şi obiectivele companiei. În urma analizei soluţiilor, proiectul a fost selectat deoarece oferă cea mai bună îmbunătăţire a eficienţei şi reducerea costurilor. Celelalte soluţii implicau riscuri crescute, ofereau mai puţine beneficii, nu se aliniau cu strategia şi obiectivele companiei. Estimările iniţiale pentru acest proiect sunt:  reducerea costurilor cu 15% în primele 12 luni;  reducerea cu 10% a deplasărilor angajaţilor în primele 12 luni;  reducerea imediată cu 50% a timpului necesar generării rapoartelor săptămânale şi lunare;  reducerea imediată cu 25% a timpului necesar rezolvării problemelor legate de plăţi.” 2. ECHIPA DE ANALIZĂ Această secţiune descrie rolurile membrilor echipei care a dezvoltat analiza cost-beneficiu. Este necesar ca participanţii şi rolurile asociate să fie definite în mod clar atât în ceea ce priveşte realizarea analizei cost-beneficiu cât şi realizarea proiectului în sine. 226 Următoarele persoane fac parte din echipa care a realizat analiza cost - beneficiu. Acestea sunt responsabile de analiza şi realizarea proiectului. Rol Descriere Nume/Titlu Sponsor/susţinător Oferă suport la nivel executiv pentru Ion Costică, Director adjunct executiv proiect operaţiuni comerciale Suport tehnologie Oferă suportul tehnologic pentru proiect Ioana Popescu, Vicepreşedinte IT Consiliază echipa cu privire la tehnicile de Îmbunătăţirea proceselor Vasile Dumitru, Şef echipă procese îmbunătăţire a proceselor Conduce echipa de care realizează analiza Manager proiect Dan Lungu, Manager proiect cost beneficiu şi echipa proiectului Suport software Oferă suport software pentru proiect Gabriela Popa, Şef echipă software 3. DEFINIREA PROBLEMEI 3.1 Enunţul problemei Această secţiune descrie problema pe care proiectul o va rezolva. Problema poate fi un proces, o tehnologie sau un produs/serviciu. Secţiunea nu ar trebui să includă detalii despre soluţia aleasă. „Încă de la înfiinţare ITC SRL a funcţionat în baza unei soluţii IT centralizate. În ultimii doi ani au fost angajate încă 5 persoane care să ajute la administrarea sistemului. Aceste poziţii nu aduc nici o valoare şi nu îmbunătăţesc cu nimic managementul companiei. Sunt doar poziţii suport. Cu toate acestea, angajaţii din teritoriu îşi sună în continuare managerii regionali şi le transmit datele despre plăţi pentru a fi introduse în sistem. O altă problemă asociată cu actualul sistem informatic o reprezintă raportarea. Toate rapoartele financiare sunt generate manual la sfârşitul săptămânii şi lunii. Astfel, rezultă o probabilitate mare de apariţie a erorilor din cauza presiunii şi ca efect costuri mai mari”. 3.2 Impactul organizaţional Această secţiune descrie maniera în care proiectul propus va modifica sau va influenţa procesele organizaţionale, echipamentele şi aplicaţiile. Tot aici ar trebui oferite explicaţii despre rolurile noi ce vor fi create sau cum vor fi afectate rolurile existente ca rezultat al implementării proiectului. „Proiectul va avea impact pe mai multe direcţii. În continuare oferim explicaţii generale asupra modului în care organizaţia, instrumentele, procesele, rolurile şi responsabilităţile vor fi afectate ca rezultat al implementării proiectului:  instrumente: administrarea actualei platforme IT va fi eliminată pe măsură ce noua platformă Web devine operaţională. Aceasta presupune instruirea angajaţilor cu privire la utilizarea noilor instrumente software;  procese: cu ajutorul noii platforme, procesul care gestionează plăţile va deveni mai eficient prin îmbunătăţirea eficienţei managerilor şi a autonomiei angajaţilor. Se va elimina dependenţa din timpul raportării;  roluri şi responsabilităţi: proiectul va contribui la reducerea forţei de muncă din organizaţie. ITC SRL pune valoare pe angajaţii săi, dar poziţiile pentru care nu poate fi identificată o rată de recuperare a investiţiei şi care dublează alte poziţii vor fi eliminate. Noua platformă va fi administrată de către departamentul IT; 227  hardware/software: pe lângă licenţe, ITC SRL va mai achiziţiona serverele necesare rulării aplicaţiilor ţinând cont de creşterea anticipată pentru următorii 5 ani.” 3.3 Migrarea tehnologică Această secţiune oferă o privire de ansamblu asupra modului în care noua tehnologie va fi implementată şi a modului în care vor fi migrate datele de pe vechiul sistem. Se explică şi cerinţele tehnice sau obstacolele ce trebuie avute în vedere. „Pentru a migra datele de pe actuala platformă se va folosi o abordare pe faze care va avea ca efect întreruperi minime ale activităţilor cotidiene. Descrierea abordării pe faze:  faza I: Achiziţia hardware/software, dezvoltarea şi testarea platformei Web de către grupul IT responsabil cu dezvoltarea;  faza II: Grupul IT va menţine temporar vechea platformă ca sistem de back-up şi arhivare a datelor companiei;  faza III: Platforma Web va fi populată cu datele curente;  faza IV: Angajaţii vor fi instruiţi cu privire la utilizarea noii platforme;  faza V: Platforma Web va fi lansată în producţie simultan cu eliminarea vechiului sistem”. 4. PRIVIRE GENERALĂ ASUPRA PROIECTULUI Această secţiune include informaţii despre proiect: descriere, scop şi obiective, criterii de performanţă, ipoteze, constrângeri şi jaloane. Secţiunea consolidează toate informaţiile despre proiect într-un singur capitol pentru a asigura o înţelegere mai uşoară a proiectului ţinând cont de faptul că problemele economice, impactul şi recomandările au fost deja identificate. „Prezentarea generală a proiectului oferă detalii despre modul în care vor fi abordate problemele economice ale ITC SRL. Această prezentare include descrierea proiectului, scopul şi obiectivele, constrângerile şi principalele jaloane. Pe măsură ce proiectul este aprobat şi transferat în mediul de producţie, fiecare dintre aceste componente vor fi explicate pentru a include suficiente detalii în planul de lucru al proiectului.” 4.1 Descrierea proiectului Această secţiune descrie abordarea folosită în proiect pentru a rezolva problemele economice. Sunt incluse aspecte precum: în ce va consta proiectul, descrierea generală a manierei de execuţie, gradul de corespondenţă cu scopul propus. „Proiectul noii platforme Web va analiza şi revizui mai multe soluţii potenţiale care pot înlocui vechea platformă. Acest lucru implică identificarea şi selecţia unui produs care poate înlocui actualul sistem dar, în acelaşi timp, permite dezvoltarea în următorii 5 ani. Odată selectat, proiectul va înlocui actualul sistem în faza de implementare şi va fi considerat complet după implementare şi retragerea vechiului sistem. Acest proiect contribuie la creşterea eficienţei activităţilor operaţionale cotidiene, raportarea administrativă, reducerea costurilor, creşterea autonomiei şi flexibilităţii angajaţilor. În plus, managerii se vor putea concentra mai mult asupra proceselor direct productive prin reducerea birocraţiei. ITC SRL se va folosi de o Cerere de Informaţii pentru a identifica care sunt produsele/soluţiile disponibile să satisfacă nevoile sale. Odată achiziţionat produsul/soluţia, implementarea şi migrarea datelor vor fi realizate cu resurse interne.” 4.2 Scopuri şi obiective 228 Această secţiune enumeră scopurile şi obiectivele economice care vor fi sprijinite de proiect precum şi modul în care proiectul le va aborda. Proiectul sprijină în mod direct mai multe obiective ale ITC SRL. Următorul tabel enumeră scopurile şi obiectivele pe care prezentul proiect le sprijină precum şi modul în care acestea vor fi abordate. Scop / Obiectiv economic Descriere Platforma bazată pe Web va permite raportarea în timp real a Raportare exactă şi în timp util sarcinilor şi a indicatorilor Reducerea numărului angajaţilor care se vor ocupa de Îmbunătăţirea eficienţei angajaţilor administrarea sistemului de plăţi va îmbunătăţi eficienţa Reducerea sarcinilor suplimentare ale O mai mare autonomie şi flexibilitate vor permite angajaţilor să se angajaţilor concentreze pe sarcinile direct productive Reducerea numărului angajaţilor va contribui la reducerea Reducerea costurilor costurilor 4.3 Performanţa proiectului Această secţiune descrie măsurile care ar trebui folosite pentru evaluarea performanţei proiectului şi a rezultatelor corelate cu resursele, procesele şi serviciile implicate. Următorul tabel enumeră principalele resurse, procese, servicii şi rezultatele anticipate asociate pentru măsurarea performanţei proiectului. Aceşti indicatori de performanţă vor fi definiţi în planul detaliat al proiectului. Resurse/procese/servicii Indicator de perfomanţă principale Sistemul bazat pe Web reduce discrepanţele din procesul de raportare Raportare (duplicările, lacunele) şi va necesita reconcilieri semestriale în loc de reconcilieri lunare Introducere date Elimină sarcinile non-productive ale managerilor permiţând introducerea administrative datelor direct de către angajaţi Reducerea costurilor cu resursele umane prin realizarea activităţilor de Întreţinerea sistemului întreţinere o dată la 6 luni Eliminarea a 5 poziţii care nu mai sunt necesare ca urmare a automatizării Resurse umane mai multor funcţii 4.4 Ipotezele proiectului Această secţiune enumeră ipotezele preliminare din cadrul propunerii de proiect. Lista acestor ipoteze va fi actualizată pe măsură ce se detaliază planul proiectului. Aceasta este doar o listă preliminară. „Ipoteze de lucru:  toţi angajaţii vor fi instruiţi în conformitate cu responsabilităţile şi sarcinile de serviciu ce trebuie realizate;  există resurse financiare pentru instruire;  există resurse financiare pentru achiziţiile hardware/software necesare platformei Web;  toţi directorii de departamente vor oferi suportul necesar pentru realizarea cu succes a proiectului;  proiectul se bucură de suport la nivel executiv”. 229 4.5 Constrângerile proiectului Această secţiune enumeră constrângerile preliminare din cadrul propunerii de proiect. Această listă va fi completată în fiecare dintre fazele proiectului, prezentele constrângeri fiind aşa după cum am afirmat, preliminare. „Prezentului proiect i se aplică următoarele constrângeri:  există un număr limitat de resurse IT disponibile acestui proiect, precum şi altor iniţiative IT;  există un număr limitat de soluţii la cheie (commercial off the shelf - COTS) care să corespundă nevoilor companiei;  deoarece implementarea va fi realizată cu resurse interne, există suport limitat din partea furnizorilor hardware/software”. 4.6 Principalele jaloane ale proiectului Această secţiune enumeră principalele jaloane şi datele ţintă la care acestea trebuie realizate. Fiind vorba de o analiză cost-beneficiu, aceste jaloane şi datele ţintă vor fi generale. Pe măsură ce proiectul avansează, se va realiza o completă planificare calendaristică. Principalele jaloane ale proiectului identificate în acest moment sunt: Jalon / Livrabil Data ţintă Carta proiectului 01/01/20xx Completarea şi revizuirea planului proiectului 01/03/20xx Întălnirea iniţială (kickoff) 10/03/20xx Faza I 15/04/20xx Faza II 15/06/20xx Faza III 15/08/20xx Faza IV 15/10/20xx Faza V 15/12/20xx Închiderea proiectului 31/12/20xx 5. ALINIERE STRATEGICĂ Toate proiectele trebuie să sprijine strategia organizaţiei şi planurile strategice cu scopul de a adăuga valoare şi de a oferi sprijin organizaţional. Această secţiune oferă o privire generală asupra planurilor strategice ale organizaţiei, care au legătură cu proiectul. Proiectul sprijină în mod direct diferite planuri strategice ale departamentelor ITC SRL îmbunătăţind astfel procesele şi ajutând compania să atingă un nivel de maturitate superior. Plan Scopuri/Obiective Relaţiile proiectului Proiectul va permite introducerea datelor în Planul strategic pentru Îmbunătăţeşte timp real, crescând acurateţea acestora şi managementul informaţilor managementul realizând un depozit informaţional pentru pentru anul 20xx informaţiilor datele administrative 230 Plan Scopuri/Obiective Relaţiile proiectului Foloseşte noi tehnologii Planul strategic pentru pentru a sprijini procesele Noile tehnologii vor permite automatizarea managementul informaţilor companiei şi misiunea funcţiilor şi reducerea numărului de angajaţi pentru anul 20xx departamentelor într-un necesari pentru administrarea sistemeor mod eficient Planul strategic pentru Angajează forţa de muncă Proiectul permite angajaţilor să joace un rol managementul resurselor şi creşte rata de retenţie a activ în selectarea sarcinilor umane pentru anul 20xx angajaţilor 6. ANALIZA COST - BENEFICIU Această secţiune este cea mai importantă deoarece cuantifică beneficiile financiare ale proiectului. Scopul este să se ilustreze costurile proiectului şi să se compare cu beneficiile şi economiile pentru a se decide asupra continuării proiectului. Următorul tabel prezintă costurile şi economiile asociate propunerii de proiect, pentru primul an. Costuri Anul 1 Tip Acţiune Descriere (sumele negative acţiune indică economii) Achiziţia produselor hardware şi Cost Investiţie iniţială $400,000.00 a licenţelor Costul asociat grupului IT pentru Instalare software şi instruire Cost instalarea software-ului şi pentru $100,000.00 instruirea celorlalţi angajaţi Reducerea costurilor cu salariile prin Reducerea plăţilor cu salariile Economie renunţarea la 3 angajaţi suport şi 2 -$103,495.00 pentru 5 angajaţi analişti 18 manageri regionali petrec în medie 16 ore pe săptămână cu activităţi birocratice. Se anticipează că acest Managerii nu vor mai executa număr va fi redus la maximum 2 Economie -$78.624 sarcini birocratice ore/săptămână. La o medie de $6.00/oră rezultă: $6.00 x 14 ore/săptămână 18 manageri= $1512/săptămânăX52 săptămâni Folosirea resurselor IT în mai puţine Întreţinerea sistemului se va face Economie activităţi cu valoare adăugată redusă -$42,000 semestrial aduce o economice de $42,000/an Economiile de cost cu activităţi Reducerea încărcării cu activităţi Economie birocratice sunt de aproximativ $50,000 -$50,000 birocratice cu 10%/angajat în primul an Economii nete Anul 1 $225.881 7. ANALIZA VARIANTELOR Toate problemele pot fi rezolvate printr-un număr de proiecte alternative. În timp ce analiza cost- beneficiu este rezultatul selecţiei unei astfel de opţiuni, ar trebui inclus şi un rezumat al variantelor de 231 soluţii. Printre acestea ar trebui să figureze şi cazul în care nu se face nimic, nu se va selecta nici o opţiune. Următoarele variante au fost luate în calcul pentru a rezolva problemele companiei. Aceste variante nu au fost selectate din cauza motivelor enunţate în continuare. Nici un proiect Motive pentru renunţarea la opţiune Păstrarea actualului sistem informatic  Costuri mari  Erori continue în procesarea datelor  Întârzieri în realizarea rapoartelor  Lipsa automatizării proceselor Opţiunea 1 Motive pentru renunţarea la opţiune Externalizarea implementării platformei Web  Costuri semnificativ crescute  Există expetiză internă  Furnizorii nu cunosc cerinţele interne specifice Opţiunea 2 Motive pentru renunţarea la opţiune Externalizarea totală a serviciului  Timpul de implementare prea mare  Lipsa posibilităţilor de particularizare a aplicaţiilor 8. APROBĂRI Prin aprobarea sau respingerea acestui document se decide iniţierea sau închiderea iniţiativei proiectului. Prin semnarea acestui document confirmaţi că aprobaţi iniţiativa proiectului, precum şi etapele ce trebuie realizate pentru crearea unui proiect formal în acord cu metodologia de management al proiectelor. Nume Poziţie Semnătură Data Cristian Negură Director General Alina Vasiliu Director Executiv 6.3 Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor informaţionale Sintagma care este foarte des întâlnită în domeniul sistemelor informaţionale este „ciclul de viaţă” sau „ciclul de dezvoltare”. Despre orice lucru sau fiinţă putem spune că are propriul său ciclu de viaţă: apare/este creat, se dezvoltă, stagnează/descreşte/îmbătrâneşte şi dispare. În cazul sistemelor informaţionale putem spune că dispariţia unui sistem face loc sau dă naştere unei noi versiuni, îmbunătăţite. Ori de câte ori plătim la ghişeu contravaloarea abonamentului telefonic, plata este procesată de către un sistem informaţional. Deşi în esenţă este vorba de o înregistrare contabilă, acest sistem a evoluat în decursul anilor pentru a satisface nevoile companiei de telefonie. Când plătim aceeaşi factură printr-o aplicaţie Web based (internet banking), aceasta este procesată printr-un sistem care a fost dezvoltat de curând. Ambele sisteme sunt alcătuite din componente automatizate şi activităţi manuale. De asemenea, aceste două sisteme există în contextul altor sisteme cu care 232 trebuie să interacţioneze. Pentru ca acest lucru să se întâmple este nevoie de o definire clară a sarcinilor, identificarea datelor, definirea responsabilităţilor, a cerinţelor etc. Numărul şi denumirea etapelor ciclului de viaţă sunt diferite de la un autor la altul, de la o abordare la alta. „Se observă, la sfârşitul anilor 1980 şi începutul anilor 1990, o tendinţă de preluare a unor etape specifice managementului proiectelor”15. Literatura de specialitate prezintă mai multe modele ale ciclului de viaţă al dezvoltării sistemelor. Nu este scopul acestui material să prezinte toate aceste modele (cascadă, modelul V, modelul incremental, modelul spirală, modelul evolutiv, modelul tridimensional, modelul X, modelul fântână arteziană, modelul pinball, modelul minge de baseball, modelul piramidă). Ne interesează însă cum se integrează modelul generic al managementului proiectelor cu cel al dezvoltări sistemelor. Figura nr. 6.4 sintetizează această integrare. Aprobarea Aprobarea Aprobarea Aprobarea Revizia post inițierii dezvoltării dezvoltării lansării în implementare Proiectului prototipului software producție Momente/jaloane revizie 0 I II III IV Etapele ciclului ETAPA 0 ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5 de viață al Definirea Dezvoltarea Proiectarea Dezvoltarea și Lansarea în Operarea dezvoltării conceptuală conceptuală sistemului și testarea producție a sistemului sistemelor prototipizarea sistemului sistemului Ciclul de viață al Inițiere Inițiere Inițiere Inițiere Inițiere Inițiere managementlui Planificare Planificare Planificare Planificare Planificare Planificare proiectelor Execuție Execuție Execuție Execuție Execuție Execuție Control Control Control Control Control Control Închidere Închidere Închidere Închidere Închidere Închidere Figura nr. 6.4. Integrarea etapelor managementului proietului cu ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor informaţionale Dezvoltarea oricărui sistem informaţional este un efort de echipă. Principalii participanţi la dezvoltarea sistemelor informaţionale includ16:  manager de proiect – coordonează resursele umane, gestionează resursele financiare, finalizarea la timp a proiectului, stabilirea planurilor de comunicare, a momentelor monitorizării şi evaluării proeictului.  beneficiari/părţi interesate (stakeholders) – persoanele care beneficiază direct sau indirect de proiectul de dezvoltare a SI;  utilizatori – persoanele care interacţionează direct cu sistemul; 15 Oprea D., Meşniţă G., Dumitru F., Analiza sistemelor informaţionale, Editura Universităţii Alexandru Ioan Cuza, 2005, p. 154. 16 Idem, pp. 194-195. 233   analişti de sistem – participă la identificarea oportunităţilor şi obiectivelor sistemului;  proiectanţi – asigură transpunerea cerinţelor sistemului sub forma procedurilor de prelucrare;  programatori – modifică sau dezvoltă programele pentru satisfacerea cerinţelor utilizatorilor;  administratori de reţea/baze de date/sistem – implicaţi în dezvoltarea arhitecturii sistemului. Rezumat În capitolul 6 au fost prezentate:  proiectele şi managementul proiectelor;  importanţa analizei cost-beneficiu în dezvoltarea sistemelor informaţionale;  un exemplu de analiză cost-beneficiu;  ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor informaţionale. 234