华新园固定资产管理制度 PDF

## 固定资产管理制度 **编号:** HXY-CW-06-2022 **版号:** 2022年第1版 **页码:** 第1页 共21页 ### 第一章 总则 1. **目的** 为了加强对公司固定资产和其他资产的管理, 明确对公司资产的管理职责、工作流程, 以确保资产管理有序进行, 特制定本管理制度. 2. **适用范围** 本制度适用于公司所有固定资产的管理...

## 固定资产管理制度 **编号:** HXY-CW-06-2022 **版号:** 2022年第1版 **页码:** 第1页 共21页 ### 第一章 总则 1. **目的** 为了加强对公司固定资产和其他资产的管理, 明确对公司资产的管理职责、工作流程, 以确保资产管理有序进行, 特制定本管理制度. 2. **适用范围** 本制度适用于公司所有固定资产的管理. ### 第二章 职责划分 1. **人力行政部** * 负责监督、检查固定资产使用情况, 建立固定资产总账、明细账和使用单位财产账, 做到账物相符. 实物形态管理、保管资产技术资料和有关证件. * 负责询价、采购与报销工作, 保证所采购物资与使用部门需求相符. * 行政后勤人员负责点收实物、录入系统接收与派发到使用部门. 2. **工程部** * 负责固定资产的技术鉴定、质量验收和设备安装、调试, 做好计划检修和日常维修工作. 3. **财务部** * 负责组织修订固定资产管理制度. * 负责编写固定资产编码, 并在金蝶云固定资产模块进行登记和维护. * 负责固定资产的核算工作, 包括购置、处置、盘盈、盘亏等账务处理. * 于年底汇同人力行政部进行固定资产的盘点工作, 保证账实相符, 并编制相应的固定资产盘点表. 4. **使用部门** * 负责固定资产的正确使用、妥善保管和日常维护; 提出购置、领用、调拨、维修、处置申请. ### 第三章 固定资产的释义、分类 1. **定义** 使用年限在一年以上的有形资产(包括电子设备、房屋建筑物、运输设备、机械设备以及其它)列入固定资产. 2. **分类** 各类电脑配件无论价值大小, 一并由人力行政部负责管理并建账. 固定资产分为五大类: * 房屋建筑物 包括自建自用的、经营性租出及融资性租入的办公楼、宿舍等. * 机器设备 指各部门因职能需要, 专业固定资产. 如大型工具、升降平台等. * 电子设备 如空调、相机、投影仪、手机. * 办公设备 如电脑、打印机、办公桌等 * 运输设备 货车、小轿车、自行车等 固定资产折旧年限、残值率为： * 房屋及建筑物: 20年, 残值率: 5% * 机器设备: 5年, 残值率: 5% * 运输设备: 5年, 残值率: 5% * 电子设备: 5年, 残值率: 0 * 办公设备: 5年, 残值率: 0 ### 第四章 固定资产的购置申请管理 1. 需要添置固定资产的各部门填制**《物品采购申请单》**→部门负责人确认→人力行政部采购组→人力行政部采购组进行汇总提交申购申请→采购流程审批所需人员→总经理签名确认→人力行政部采购组根据要求进行相应的采购作业. ### 第五章 固定资产的验收 1. **房屋建筑物的验收** 房屋建筑物经施工单位施工完成后, 会同工程项目部门、使用部门共同验收, 依据决算金额确定房产价值, 并将与工程有关的各种合同、图纸等原始资料进行整理、归档. 财务部门根据验收后确定的房产价值录入固定资产台账. 人力行政部需保留相关合同、建筑物修建的所办理的证照、产权证明等复印本以及各部门验收合格确认文件作为归档, 以待备查、借阅. 随之, 人力行政部建立该类房屋的固定资产台账. 2. **购进的固定资产的验收** * 常规固定资产验收: 由人力行政部行政后勤人员对物品进行验收, 对固定资产的外观、附件、备件、工具、技术资料进行核查、清点, 并填制《资产验收单》, 签名确认后办理入仓手续, 财务凭《资产验收单》、《入库单》进行确认资产的到达、报账工作. * 专业技术性固定资产验收: 由行政后勤人员会同使用部门或专业技术人员共同验收. 如电脑设备、服务器等, 必须会同IT或工程人员进行验收; 专用的固定资产必须会同使用部门进行验收. 验收人员须在《资产验收单》上签名, 确认验收合格. ### 第六章 固定资产的编号、建账、建卡 1. **编号原则** 由公司代码+类别代码+流水号组成。 编码定义表: | 序号 | 类别 | 类别代码 | 流水号 | 说明 | |---|---|---|---|---| | 1 | 房屋建筑物 | F | (1-999999) | | | 2 | 机械设备 | J | (1-999999) | | | 3 | 运输设备 | Y | (1-999999) | | | 4 | 电子设备 | D | (1-999999) | | | 5 | 办公设备 | B | (1-999999) | | **示例** | 序号 | 办公设备名称 | 规格型号 | 使用/保管人 | 使用状态 | 公司名称 | 资产编号 | |---|---|---|---|---|---|---| | 1 | 笔记本电脑 | IBM R60 | 张三 | 在用 | 华新园 | HXYD000001 | **说明** * HXYD000001编号中,“HXY”是指华新园公司代码,“D”是指固定资产代码, "000001"是指流水号. * 对已调出、售出、报废的固定资产, 在销账后, 其编号保留, 不可重复使用于其它固定资产. 2. **建账** 固定资产入仓后, 人力行政部根据 《资产验收单》、《入库单》和有关凭证建立《资产台账》。人力行政部在固定资产增加之日起, 即对每件应编号之固定资产严格按编号规则予以编号。编号之后按统一格式 (见附件:《资产管理卡》) 打印资产标签, 贴于固定资产实物的合适位置. 人力部门须定期为新增固定资产贴标签, 最迟不得超过固定资产实物投入使用后一个月。 资产编号为资产实物的终生标识, 号码不随资产使用部门变动而改变. ### 第七章 固定资产的使用管理 1. **领取** 人力行政部根据每月递交的《月资产计划申请表》采购, 固定资产购置到位后, 通知领取时间. 领取人到仓库领取固定资产时, 由行政后勤人员在系统进行调拨确认, 领取人在系统进行确认. 2. **领取人的确定** 固定资产的领取人必须是该资产的使用人, 若该资产是共用, 则必须明确保管人, 由保管人领取, 原则上除指定人选外, 部门共用的资产保管人为该部门资产管理员. 3. **使用和保管** * 资产领出后, 使用者及保管人应严格按该资产的操作说明使用和保管. * 部门所属资产由各部门负责人负责监管; 个人办公设施(电脑、办公桌椅、文件柜、电话等) 由个人监管, 如有损失, 追究使用人或保管人相应责任. * 附件、工具由人力行政部资产管理员登记后交使用部门使用、保管, 技术资料 (说明书、操作指南、技术图纸、保修卡等) 由人力行政部资产员归档, 使用部门需要可留复印件或限期借用. * 资产监管人有责任保持资产标识清晰完整, 不得任意涂改、撕毁. 4. **维修** * 由使用部门填写《工程/维修申请单》, 电脑设备类、办公家具类、电话机等报工程部进行维修, 维修结束后, 工程部将记录维修信息的《维修申请单》交资产管理员存档. 送外维修的设备, 由送修人员开出《物品放行条》, 送修部门负责人签字交人力行政部资产管理员确认后方可放行送修. * 资产维修过程中如需要重新采购配件, 由申请部门提交《物品采购申请单》和《工程/维修申请单》, 工程部填写技术鉴定内容并签字, 按采购流程审批后采购. * 属人为损坏资产, 产生的维修费用由损坏人承担. **维修费用确认及处理流程:** 由该部门负责人协调损坏人确认损坏情况, 以采购出维修报价相关费用作为基础, 最终提交总经理审批后确定费用归属和费用金额. 最终由损坏人以费用确认单到财务处缴费. * **审批权限** * 开支在10万(含)以下由公司总经理审批; * 开支在10万元以上的由董事长审批. 5. **报废** * 固定资产使用年限到期或在使用中出现无法修复的情况, 可以申请报废; * 报废需填写《资产报废申请单》: 电脑设备类、办公家具、电话等由IT人员/工程部鉴定报废原因并签字, 部门主管领导签字审核, 人力行政部和财务部会签, 经主管总经理/副总经理审批后可执行报废; * 人力行政部资产管理员根据已获批准的报废单, 实施对报废资产的处置工作, 并相应在《资产台账》上记录; * 报废处置: 由人力行政部行政后勤人员寻找收购机构进行估计, 凭估价报价资料提交公司审批. 审批通过后, 由人力行政部组织财务部、工程部、收购方共同到固定资产存放现场见证交易, 由收购方把款项转到公司公账. 如果没有收购方或固定资料没有收购价值的情况下, 则由人力行政部组织财务部、工程部共同到固定资产存放现场进行清理确认. * 财务部凭借内部签报表进行相应的账务处理, 并在金蝶云模块进行登记. 6. **调拨** * 指资产在公司内部移动、调整而导致资产所属部门单位产生变动或者使用地点发生变化等, 需重新填制《资产管理卡》或需要改变《资产管理卡》的内容. * 资产在公司之间、部门之间的调拨, 由申请部门填写《资产调拨单》, 调出、调入部门使用/保管人签名确认, 提交人力行政部资产管理员审批, 人力行政部资产管理员在《资产台账》加注调拨记录, 变更相应信息. 成套或成批设备的调拨, 应在调拨单后附上设备清单. * 职员离职, 原使用的所有资产检测后需进行退仓管理, 如部门有新同事接替资产, 在交接无问题后签收和使用. * 因工作或岗位发生变动, 需调用原来的资产, 由部门资产管理员填制《资产调拨单》, 交人力行政部资产管理组, 签批后方可调动. 如未按流程操作私自调换者, 追究当事人和部门资产管理员责任. 7. **毁损、丢失处理原则** * 资产因个人原因造成毁损、丢失的, 应由使用者赔偿; 毁损后可修复使用的, 维修费用由使用者承担; 毁损后不能修复使用的, 使用者按资产的净值进行赔偿. (资产净值是指该资产的价值/摊分年限月份数*未使用年限月份数) * 部门公用资产因保管人或部门资产管理员工作失职, 造成资产毁损、丢失的, 需承担相应责任. * 资产发生丢失后, 由使用部门在事发一个工作日内填报《资产丢失申报单》, 由人力行政部资产管理员查核后报部门负责人确认、人力行政部审核. 待主管总经理/副总经理审批后的《资产丢失申报单》交财务部进行账务处理, 同时资产管理员对台账进行调整. * 如自行购回资产进行替补, 以购买相同品牌、规格型号为准, 对已停产资产经使用部门负责人同意后可购买相同品质性能的资产替补, 资产管理员对台账进行调整, 贴标. 8. **(闲置)停用** * 因资产使用年限已长或更新换代等原因可申请资产(闲置)停用, 使用部门要做做好停用前的准备工作, 填写《资产停用申请表》, 由主管总经理/副总经理领导审批. 如人力行政部进行的资产停用, 则由人力行政部资产管理员填写《资产停用申请表》, 按流程审批. * 停用后由人力行政部在《资产管理卡》上做相应记录, 可移动的小件资产退回至仓库保管, 对于没有办理《资产停用申请表》手续的, 仓库不予接收. 9. **借用** * 内部借用: 由申请人提交《物品借用单》经部门主管领导签字同意后, 公司内部使用交人力行政部资产管理员审核即可; 公司外部业务使用需要总经理/副总经理签批审批同意后, 方可借用. * 所有借用资产需在规定时间内归还, 无故推迟或不归还资产者, 直接可取消借用资格. 10. **出售、出租、投资及抵押** * 任何单位、部门的资产的出售、出租、投资及抵押须报人力行政部主管领导审批, 以下范围资产, 还须获得相关领导审批通过, 方可操作. * 在10万(含)以下由公司总经理审批; * 在10万元以上的由董事长审批. * 赔偿处理财、物料管理人员、保管人有下列情况者, 应报人力行政部商议处置或赔偿相同的金额. * 对所保管的财物有盗卖、掉换或化公为私等营私舞弊者; * 对所保管的财物未经报准而擅自移转、外借或损坏不报告者; * 未尽保管责任或由于过失致使财物遭受被窃、损失或盘亏者. ### 第八章 固定资产的盘点工作 1. 每年6月末和12月末人力行政部、财务部、使用部门要对账、卡、物进行核对, 由人力行政部、财务部、使用部门共同负责安排半年和年终盘点工作. 2. 盘点后人力行政部应根据实际清查结果编制《资产盘点表》, 请财务部门负责计算盘亏、待报废资产的价值 (原值、已提折旧、净值), 做出最终的资产盘点报告, 并《资产盘点表》向集团报批. 3. 根据财务审批处理意见, 人力行政部对有账物不符的地方一周内进行处理, 并变更账卡, 确保处理后资产账账相符、账物相符、安全完整. 4. 为了更好地管理公司资产, 各部门、组需指派一名资产管理员, 管理本部资产. 5. 人力行政部资产管理员每月对各部资产进行不定期抽盘, 各部资产管理员负责跟进本部门资产数据和使用情况. ### 第九章 固定资产的台账资料管理 1. 《资产台账》人力行政部资产组一套, 财务部一套, 人力行政部作为实物管理部门, 每月5日前将上月资产发生的所有导致《资产台账》变更内容的事宜, 统一编制《资产异动月表》交财务部, 财务部根据此表进行《资产台账》的变更, 确保账账相符. 2. 《资产台账》由人力行政部资产管理员和财务资产管理人员妥善保管, 未经人力行政部、财务部主管领导同意, 不得借阅. 3. 专用资产的技术资料 (说明书、操作指南、技术图纸、保修卡等) 由各部资产管理员进行档案管理, 执行档案管理相关规定. ### 附件 1. 《月资产计划申请表》 2. 《固定资产采购申请表》 3. 《资产验收单》 4. 《资产台账》 5. 《资产管理卡》 6. 《资产调拨单》 7. 《固定资产丢失单》 8. 《工程/维修申请单》 9. 《资产盘点表》 10. 《固定资产停用申请单》 11. 《固定资产报废申请单》 12. 《资产月异动表》