Quản Lý Tổng Quan PDF

**CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ** **I, Hệ thống xã hội và tổ chức** **1. Hệ thống xã hội**      [1.2.Tính chất] \- Tính nhất thể: thống nhất bên trong và môi trường bên ngoài \- Tính phức tạp \- Tính hướng đích \- Chuyển hoá các nguồn lực: \+ Đầu vào: tài lực, vật lực, nhân lực, thông tin v...

**CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ** **I, Hệ thống xã hội và tổ chức** **1. Hệ thống xã hội**      [1.2.Tính chất] \- Tính nhất thể: thống nhất bên trong và môi trường bên ngoài \- Tính phức tạp \- Tính hướng đích \- Chuyển hoá các nguồn lực: \+ Đầu vào: tài lực, vật lực, nhân lực, thông tin và công nghệ \+ Hệ thống xã hội \+ Đầu ra: sản phẩm, dịch vụ, con người, thông tin, công nghệ. **2. Tổ chức** \- Theo mục tiêu của tổ chức \+ Tổ chức vì lợi nhuận: tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận \+ Tổ chức phi lợi nhuận: tồn tại để cung cấp các dịch vụ phục vụ cộng đồng - Tính chất mối quan hệ của các thành viên - Ông Michael Eugene Porter: cha đẻ của chiến lược cạnh tranh - Chuỗi giá trị (hoạt động chính tạo giá trị): chuỗi các hoạt động mà sản phẩm lần lượt đi qua theo thứ tự, tại mỗi hoạt động sản phẩm thu được 1 số giá trị nào đó \- Hoạt động chính: hậu cần đầu vào, vận hành, hậu cần đầu ra, marketing và bán hàng, dịch vụ. \- Hoạt động hỗ trợ: cấu trúc hạ tầng của doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực, phát triển công nghệ, thu mua. **1. Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý** - *Thứ nhất, quản lý là làm gì?* - *Thứ 2, đối tượng của quản lý là gì?* - *Thứ 3, quản lý được tiến hành khi nào?* - *Thứ 4, mục tiêu của quản lý là gì?* - *Thứ 5, quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?* Quản lý là một khoa học: tính khoa học bắt nguồn từ tính quy luật của các quan hệ quản lý, tính khoa học đòi hỏi nhà quản lý phải nắm vững quy luật, các phương tiện, và vận dụng chúng vào hoạt động quản lý. Quản lý là một nghệ thuật: tính nghệ thuật xuất phát từ tính đa dạng và phức tạp trong hoạt động quản lý, đây là sự khác biệt làm nên thành công của nhà quản lý Quản lý là một nghề: muốn quản lý có kết quả thì nhà quản lý tương lai phải được phát hiện khả năng, được đào tạo bài bản và được bố trí công việc hợp lý. \- Nhà quản lý thực hiện 4 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát \- Nhà quản lý làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục tiêu thông qua những người khác \- Nhà quản lý có trách nhiệm đối với mục đích của hệ thống - Đặc điểm: Tất cả các nhà quản lí phải có đủ 3 kỹ năng để có được thành công. Tuy nhiên, kỹ năng kỹ thuật quan trọng nhất ở quản lí cấp cơ sở, giảm dần ở bậc trung và trở nên ít quan trọng ở bậc cao. Kỹ năng con người có tầm quan trọng như nhau ở cả 3 cấp quản lý. Kỹ năng nhận thức ít quan trọng ở cấp cơ sở, trở nên quan trọng hơn ở cấp trung và đặc biệt quan trọng ở cấp cao. - Các xu hướng tác động lên sự thay đổi của quản lý\ 1.Tầm quan trọng ngày càng tăng của vốn tri thức\ 2.Công nghệ đã trở thành động lực cơ bản của sự phát triển\ 3.Hội nhập quốc tế dẫn đến sự phụ thuộc tương hỗ, cạnh tranh và hợp tác giữa các tổ chức, quốc gia trên phạm vi toàn cầu\ 4. Tầm quan trọng của làm việc nhóm\ 5. Thời cơ của làm việc theo mạng lưới\ 6. Sự kì vọng vào lực lượng lao động mới\ 7. Quan tâm đến sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc\ 8. Tập trung vào tốc độ **CHƯƠNG 2: MÔI TRƯỜNG QUẢN LÝ** **I, Môi trường quản lý** - Khái niệm \- Môi trường bên ngoài của hệ thống là tất cả các yếu tố không thuộc hệ thống nhưng tác động lên hoặc chịu sự tác động của hệ thống \- Môi trường bên trong của hệ thống là tất cả các yếu tố thuộc về hệ thống, có tác động lên và chịu ảnh hưởng bởi hệ thống - Tính phức tạp của môi trường quản lý:\ (1). Sự thay đổi của các yếu tố trong môi trường quản lý\ (2). Sự phụ thuộc lẫn nhau của các yếu tố đó - Quy trình phân tích môi trường: - Mục tiêu của phân tích môi trường \- Môi trường bên ngoài:  Môi trường chung : tổng thể các yếu tố không thuộc tổ chức, tác động và ảnh hưởng đến tổ chức một cách gián tiếp. Bao gồm kinh tế, chính trị-pháp lý, văn hóa-xã hội, công nghệ, tự nhiên, quốc tế Môi trường tác nghiệp: tổng thể các yếu tố không thuộc tổ chức, tác động và ảnh hưởng đến tổ chức một cách trực tiếp. Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, các nhóm lợi ích đặc biệt, nhà nước, công đoàn. \- Môi trường bên trong Môi trường bên trong: bao gồm tài chính, marketing, nguồn nhân lực, sản xuất, nghiên cứu và phát triển, văn hóa, cơ cấu tổ chức và chiến lược a, Môi trường vĩ mô (môi trường chung) - Mô hình pestel / 6 hợp phần - Môi trường kinh tế Môi trường kinh tế thường tập trung xem xét các yếu tố như tăng trưởng kinh tế, lạm phát, lãi suất, chu kỳ kinh doanh, các chính sách kinh tế quốc gia, quá trình toàn cầu hóa kinh tế. - Môi trường văn hoá, xã hội \- Các **yếu tố** thuộc về môi trường văn hóa xã hội có **tác động** đến hoạt động quản trị trong tổ chức bao gồm: dân số và thu nhập; văn hóa, tôn giáo; tâm lý dân tộc; phong cách và lối sống; hôn nhân và gia đình; trình độ học vấn; thái độ đối với công việc \- Mỗi một tổ chức đều hoạt động trong một môi trường văn hóa xã hội nhất định và giữa **tổ chức với môi trường xã hội** có **mối liên hệ chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau**. Xã hội cung cấp những nguồn lực mà tổ chức cần và tiêu thụ những hàng hóa dịch vụ do tổ chức sản xuất ra - Môi trường tự nhiên \- Môi trường tài nguyên cạn kiệt \- Môi trường sống ô nhiễm \- Thiên tai, thảm hoạ xảy ra nhiều và thường xuyên - Môi trường chính trị pháp luật \- Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng, chi phối toàn bộ các hoạt động trong xã hội, trong đó có hoạt động kinh doanh \- Hệ thống luật pháp được xây dựng dựa trên nền tảng của định hướng chính trị, nhằm điều chỉnh hành vi trong xã hội.  \- Điều kiện về chính trị và sự ổn định chung của các quốc gia mà tổ chức đang hoạt động ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của tổ chức - Môi trường công nghệ \- Ngày nay, công nghệ là nhân tố có sự thay đổi nhanh nhất trong các yếu tố môi trường quản lý; những thành tựu của công nghệ đã làm thay đổi phương pháp làm việc của con người. \- Mô hình tăng trưởng nội sinh: **công nghệ** là **yếu tố nội sinh quan trọng của tăng trưởng**, yếu tố quyết định cho tăng trưởng trong dài hạn. \- Phải quản lý được **tính 2 mặt của công nghệ** - Môi trường quốc tế \- Toàn cầu hoá, thế giới phẳng \- Tập đoàn đa quốc gia \- Khủng hoảng kinh tế thế giới \- Hiệp định tự do thương mại - Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh - Áp lực cạnh tranh từ **khách hàng** \- Áp lực từ: số lượng khách hàng, quy mô sản phẩm, tầm quan trọng đối với khách hàng, chi phí chuyển đổi, thông tin khách hàng. - Áp lực cạnh tranh từ **nhà cung cấp** **-** Nhà cung cấp là người cung cấp cho tổ chức 5 nguồn lực cơ bản để phục vụ đầu vào \- Áp lực từ: số lượng nhà cung cấp, quy mô nhà cung cấp, đặc điểm nguồn lực đầu vào, khả năng thay thế sản phẩm của nhà cung cấp, thông tin về nhà cung cấp. - Áp lực cạnh tranh từ **đối thủ tiềm ẩn** \- Đối thủ tiềm ẩn: doanh nghiệp sắp gia nhập, hoặc mới ra nhập thị trường nhưng có tiềm lực, có thể gây ảnh hưởng đến ngành trong tương lai. \- Áp lực đến từ: sức hấp dẫn của ngành, rào cản gia nhập ngành - Áp lực cạnh tranh từ **sản phẩm thay thế** \- Sản phẩm thay thế: những sản phẩm, dịch vụ có thể thoả mãn nhu cầu tương đương với sản phẩm, dịch vụ trong ngành. \- Áp lực đến từ: giá, chất lượng, văn hoá, sở thích - Áp lực cạnh tranh từ **đối thủ cạnh tranh trong nội bộ ngành** \- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp: đối thủ cùng thị trường, cùng phục vụ 1 nhóm khách hàng, cùng tạo ra sản phẩm phục vụ thị trường cạnh tranh trực tiếp với nhau. \- Các yếu tố ảnh hưởng: tình trạng ngành, cấu trúc ngành, rào cản rút lui khỏi thị trường. - Mô hình chuỗi giá trị - Mục đích phân tích môi trường bên trong \- Làm rõ nguồn lực, hoạt động của tổ chức \- Xác định điểm mạnh, yếu của tổ chức \- Xác định năng lực, năng lực cốt lõi và năng lực vượt trội của tổ chức. \- Hiểu môi trường bên trong để tạo ra những thay đổi về nguồn lực có lợi cho tổ chức - Phân tích theo **chiều dọc**: ưu nhược điểm ở mỗi **cấp tổ chức** - Phân tích theo **chiều ngang**: ưu nhược điểm của các **bộ phận chức năng**   - [Các mô hình hoạt động của tổ chức] \- Mô hình các chức năng hoạt động của tổ chức \- Mô hình chuỗi giá trị của Micheal Porter \- Mô hình SWOT **CHƯƠNG 3: RA QUYẾT ĐỊNH** **I, Tổng quan về quyết định quản lý** **1. Khái niệm** - **Quyết định** quản lý là **phương án hợp lý nhất** trong các phương án có thể để **xử lý vấn đề** nhằm **đạt** được những **mục tiêu đặt ra** trong môi trường luôn biến động của hệ thống. - Hình thức biểu hiện \- Bằng văn bản \- Phi văn bản - Lý do phải ra quyết định: do hệ thống có vấn đề giữa khoảng cách thực hiện và kỳ vọng. \- Vấn đề: những khó khăn, trở ngại, thách thức, điểm yếu ngăn cản thực hiện mục tiêu \- Cơ hội: những yếu tố thuận lợi tạo điều kiện thực hiện mục tiêu ở mức độ cao hơn dự tính trước đó **2. Đặc trưng của quyết định quản lý** - Chủ thể của QĐQL khá đa dạng, nhưng phải là những cá nhân hoặc tập thể có thẩm quyền quản lý - QĐQL là sản phẩm lao động sáng tạo có tính chất thường xuyên và quan trọng của nhà quản lý - QĐQL có phạm tác động không chỉ 1 người mà có thể rất nhiều người - Quá trình ra QĐQL gắn chặt với yếu tố thông tin và xử lý thông tin **3. Phân loại quyết định quản lý** - Theo thời gian thực hiện quyết định \- Quyết định dài hạn: 3-5 năm \- Quyết định trung hạn: \ - So sánh các phương án và chọn phương án tổi ưu- phương án tốt nhất trong các phương án có thể. [Bước 4]: Tổ chức thực hiện quyết định - Xây dựng kế hoạch thực hiện quyết định - Triển khai thực hiện quyết định - Kiểm tra việc thực hiện quyết định - Tổng kết rút kinh nghiệm \--\ Sản phẩm **3 bước đầu** là **Bản phân tích quyết định**, sản phẩm cuối cùng cả **4 bước** là **Quyết định tối ưu được thể chế hoá** **CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH** **I, Tổng quan về lập kế hoạch** **1. Kế hoạch** - **Kế hoạch**: tổng thể các **mục tiêu**, **các giải pháp** và **công cụ** để đạt được mục tiêu cho 1 hệ thống nhất định. - Kế hoạch cần trả lời các câu hỏi: - Nội dung của kế hoạch: mục tiêu, giải pháp, công cụ **2. Lập kế hoạch** - Đầu ra của lập kế hoạch là bản kế hoạch. - **Khái niệm: Lập kế hoạch là** quá trình **xác định mục tiêu** và **lựa chọn các phương thức hành động** cần thiết để đạt được mục tiêu cho tổ chức. - **Bản chất\ **- Là chức năng đầu tiên và quan trọng trong các chức năng quản lý\ - Là công việc của tất cả các nhà quản lý\ - Lập kế hoạch là thước đo hiệu quả của công việc quản lý\ - Lập kế hoạch là căn cứ để thực hiện các mục tiêu quản lý - **Vai trò** - **Mục đích của lập kế hoạch** - **Nội dung của kế hoạch** - **Những hạn chế** **3. Hệ thống kế hoạch của tổ chức** - Kế hoạch chiến lược: do nhà quản lý cấp cao của tổ chức quyết định, xác định mục tiêu tổng thể, xác định vị trí của tổ chức. - Kế hoạch tác nghiệp: chi tiết cụ thể hoá kế hoạch chiến lược thành hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng,... - Sự khác biệt giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp (đối lập nhau) **Yếu tố so sánh** **Kế hoạch chiến lược ** **Kế hoạch tác nghiệp** -------------------- -------------------------- ------------------------- Thời gian       Dài (3-5 năm) Ngắn (\5 năm - Kế hoạch trung hạn: 1-5 năm - Kế hoạch ngắn hạn: \ - Cần kết hợp 2 cách tiếp cận để đảm bảo thống nhất mục tiêu **2. Yêu cầu khi lập kế hoạch** - Tính tối ưu - Tính khả thi - Tính bền vững - Tính linh hoạt - Rủi ro thấp **3. Điều kiện lập kế hoạch hiệu quả** **4. Quy trình lập kế hoạch** [Bước 1]: Phân tích môi trường - Xác định điểm mạnh và điểm yếu, tìm kiếm cơ hội và phát hiện những thách thức đặt ra cho tổ chức. - Các mô hình phân tích môi trường - SWOT: S- Strengths, W- Weaknesses, O- Opportunities, T- Threats. [Bước 2]: Xác định mục tiêu - **Mục tiêu** đưa ra cần **xác định** rõ **thời gian thực hiện** và được **lượng hoá** đến mức cao nhất. [Bước 3]: Xây dựng các phương án có thể - Xác định các phương án kế hoạch khác nhau, nguồn lực để thực hiện phương án đó - Mô hình ma trận giải pháp công cụ hoặc ma trận quyết định [Bước 4]: Đánh giá lựa chọn kế hoạch tối ưu - Xác định 1 hệ thống tiêu chí đánh giá phù hợp với mục tiêu và đánh giá [Bước 5]: Quyết định và thể chế hoá kế hoạch - Sau khi đánh giá, quản lý quyết định sử dụng 1 hoặc nhiều kế hoạch phù hợp nhất với mục tiêu tổ chức. - Kế hoạch tối ưu được thể chế hoá bằng văn bản kế hoạch **III, Lập kế hoạch chiến lược** **1. Các cấp độ chiến lược của tổ chức** **- Khái niệm**: chiến lược là một kế hoạch quy mô lớn, xác định những mục tiêu tổng thể, giải pháp cơ bản và định hướng dài hạn cho tổ chức **- Đặc trưng:** \+ Chiến lược bao trùm các lĩnh vực hoạt động của tổ chức \+ Chiến lược ảnh hưởng lâu dài tới triển vọng của tổ chức \+ Các vấn đề chiến lược thường định hướng tương lai vì được xây dựng dựa trên dự đoán của những nhà quản lý hơn là những gì họ biết **- Vai trò** \+ Chiến lược làm rõ phương hướng hành động \+ Chiến lược tạo căn cứ cho lập kế hoạch tác nghiệp \+ Chiến lược làm tăng hiệu lực của tổ chức \+ Chiến lược tạo ra sự biến đổi về chất cho tổ chức \+ Sự hài lòng cá nhân - Mục tiêu chung cho toàn bộ tổ chức, chỉ rõ các chỉ tiêu chiến lược cho từng bộ phận theo mô hình chuỗi giá trị - Phương thức hành động định hướng cho toàn bộ hoạt động của tổ chức. - Chiến lược định hướng: nêu ra định hướng chung cho tổ chức - Chiến lược danh mục hoạt động/ đầu tư: nêu ra lĩnh vực, ngành, sản phẩm dịch vụ tổ chức sẽ hoạt động - Chiến lược quản lý tổng thể: nêu ra phương thức quản lý phối hợp hoạt động giữa các ngành. b, Chiến lược ngành - Chiến lược cạnh tranh: tạo lợi thế cạnh tranh thông qua chi phí thấp hoặc tạo ra sự khác biệt - Chiến lược hợp tác: liên minh chiến lược giúp tổ chứ tạo dựng lợi thể cạnh tranh c, Chiến lược chức năng Được xây dựng và thực hiện nhằm **nâng cao năng lực cho các chức năng hoạt động**, **tối đa hoá năng suất** sử dụng nguồn lực của tổ chức. - Năng lực: kỹ năng, khả năng thực hiện các hoạt động - Những năng lực chính tạo ra giá trị: năng lực cốt lõi của tổ chức - Năng lực cốt lõi vượt trội hơn đối thủ khác thì đó là năng lực vượt trội **2. Quy trình lập kế hoạch chiến lược** - Lập kế hoạch chiến lược là quá trình xác định mục tiêu chiến lược và giải pháp, công cụ để đạt được mục tiêu ấy, cần trả lời các câu hỏi:\ + Chúng ta là ai và đang ở đâu ?\ + Chúng ta muốn đi tới đâu ?\ + Chúng ta cần làm gì để tới đó ?\ + Làm thế nào để trở nên vượt trội ? - Sứ mệnh: - Tầm nhìn **CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC** **I, Tổ chức và cơ cấu tổ chức** **1. Tổ chức** \- Theo nghĩa rộng: là quá trình triển khai các kế hoạch \- Theo nghĩa hẹp: là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch ⇒ tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung - **Vai trò của chức năng tổ chức** \- Chức năng tổ chức quyết định tính hiệu lực, hiệu quả của hoạt động trong tổ chức \- Đảm bảo sự tương thích với chiến lược và chức năng lập kế hoạch trước đó \- Là cơ sở cho chức năng lãnh đạo và kiểm soát **2. Cơ cấu tổ chức** - **Khái niệm:** \- **Cơ cấu tổ chức** là tập hợp các **phân hệ bộ phận**, các **vị trí công tác và nhân lực** có **mối quan hệ chặt chẽ** được bố trí theo những cấp, khâu khác nhau nhằm **thực hiện các hoạt động của tổ chức** nhằm hướng tới mục đích, mục tiêu của tổ chức. \- Là **hình thức cấu tạo bên trong** của tổ chức, thể hiện mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức. - **Phân loại:** \- Cơ cấu chính thức: bộ phận và cá nhận có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch⇒ được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. \- Cơ cấu phi chính thức: được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức. \- Cơ cấu bền vững \- Cơ cấu tạm thời \- Cơ cấu cơ học và cộng sinh   **Cơ cấu cơ học** **Cơ cấu cộng sinh** -------------- -------------------------------------- -------------------------------- Cơ cấu Cứng nhắc Linh hoạt Phân công Tiêu chuẩn hóa Tùy trường hợp Thay đổi Chống lại Chấp nhận Quyền lực Theo vị trí Theo chuyên môn Kiểm soát  Theo cơ cấu tổ chức Tự kiểm soát hoặc giám sát Truyền thông 1 chiều tứ trên xuống, các hướng dẫn Đa chiều, thông tin và đề xuất - Chức năng nhiệm vụ của tổ chức và cơ cấu tổ chức tác động qua lại lẫn nhau. **II, Các thuộc tính cơ bản của tổ chức** **1. Chuyên môn hoá và tổng hợp hoá** - Chuyên môn hoá: 1 người, 1 bộ phận thực hiện 1 công việc, 1 chức năng mang tính độc lập tương đối - Tổng hợp hoá: 1 người, 1 bộ phận thực hiện nhiều công việc, nhiều chức năng mang tính độc lập tương đối - Ưu -- nhược điểm +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | | - Tăng năng suất | - Tạo tâm lý tốt | | | lao động, tăng | cho người lao | | | hiệu quả làm việc | động | | | | | | | - Dễ đào tạo người | - Tăng khả năng | | | lao động, dễ quản | phối hợp | | | lý | | | | | - Tăng khả năng | | | - Có được các | sáng tạo | | | chuyên gia giỏi | | | | | - Tạo điều kiện | | | | phát triển các | | | | nhà quản trị tổng | | | | hợp | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | | - Sự nhàm chán, sự | - Gây khó khăn cho | | | quan tâm và động | đào tạo | | | lực thấp | | | | | - Khó có được các | | | - Làm giảm khả năng | chuyên gia giỏi | | | phối hợp | | | | | | | | - Làm giảm khả năng | | | | sáng tạo | | | | | | | | - Khó có được các | | | | nhà quản trị tổng | | | | hợp giỏi | | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ **2. Sự hình thành các bộ phận, phân hệ của cơ cấu tổ chức** - Mô hình tổ chức theo chức năng: hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng 1 chức năng được hợp nhóm trong cùng 1 đơn vị cơ cấu. (đơn giản nhất, phù hợp tổ chức vừa và nhỏ) \- Ưu điểm: đơn giản, rõ ràng, mang tính logic cao; có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn hóa; giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản; chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. \- Nhược điểm: thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận; chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý; có thể làm giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ, khách hàng; hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lý nói chung; đổ trách nhiệm về thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất - Mô hình tổ chức theo sản phẩm- khách hàng- địa dư \- Tổ chức theo sản phẩm: nhóm các công việc lại với nhau theo sản phẩm \- Tổ chức theo khách hàng: các cá nhân thực hiện các hoạt động phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu \- Tổ chức theo địa dư: nhóm các công việc lại với nhau theo dòng sản phẩm +-----------------+-----------------+-----------------+-----------------+ | | **Sản phẩm** | **Khách hàng** | **Địa dư** | +=================+=================+=================+=================+ | **Ưu điểm** | -Cho phép | \- Bám sát | \- Giải quyết | | | chuyên môn hoá | khách hàng, đáp | hiệu quả các | | | trong sản phẩm | ứng các nhu cầu | vấn đề khu vực. | | | và dịch vụ | của họ | | | | | | \- Đáp ứng nhu | | | -Các nhà quản | | cầu của các thị | | | trị có thể trở | | trường khu vực. | | | thành chuyên | | | | | gia trong ngành | | | | | | | | | | -Bám sát khách | | | | | hàng | | | +-----------------+-----------------+-----------------+-----------------+ | **Nhược điểm** | - Trùng lặp | | | | | chức năng | | | | | | | | | | - Hạn chế | | | | | trong theo | | | | | đuổi mục | | | | | tiêu của tổ | | | | | chức | | | +-----------------+-----------------+-----------------+-----------------+ - Mô hình tổ chức chiến lược \- Quá phức tạp, mang tính độc lập cao \- Đặc điểm: tách ra thành công ty riêng, báo cáo kết quả với công ty mẹ, hướng đến mục đích chung của tổ chức \- Ưu điểm: giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, dễ dàng kiểm soát bởi tổ chức chính (công ty mẹ). \- Nhược điểm: tình trạng cục bộ, chi phí cho cơ cấu tăng, cơ cấu tổ chức có thể phức tạp. - Mô hình tổ chức ma trận: là cơ cấu tổ chức trong đó mỗi lao động sẽ báo cáo cho nhà quản lý bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lý chương trình dự án. \- Vẫn có nền tảng là cơ cấu tổ chức chức năng \- Ưu điểm: \- Nhược điểm - (Đọc thêm) Cơ cấu tổ chức mạng lưới: cơ cấu trong đó mối quan hệ giữa các thành viên (cá nhân, bộ phận, tổ chức) được thực hiện trên cơ sở bình đẳng. **3. Mối quan hệ giữa tầm và cấp quản lý** - Tầm quản lý: số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. - Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý - Cấp quản lý: thứ bậc của quyền quản lý, thuộc tầm quản lý \- Việc phân cấp quản lý là do giới hạn về tầm kiểm soát, giới hạn về thông tin. \- Điều kiện lý tưởng: tầm quản lý rộng cần ít cấp quản lý và tầm quản lý hẹp thì cần nhiều cấp quản lý. \- Mối quan hệ giữa tầm quản lý và cấp quản lý: mối quan hệ nghịch \- Mối quan hệ giữa tầm quản lý và năng lực quản lý: mối quan hệ thuận - Cơ cấu nằm ngang và cơ cấu hình tháp \- Cơ cấu nằm ngang: là loại cơ cấu có tầm quản lý rộng và 1 vài cấp quản lý; tổng hợp hoá, có số cấp quản lý *≤3* \- Cơ cấu hình tháp: là loại cơ cấu có tầm quản lý hẹp và nhiều cấp quản lý; chuyên môn hoá, số cấp quản lý *≥3* +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | | - - - | | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | | - - | - - | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ **4. Mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm** - Quyền hạn: là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết đinh và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. \- Quyền hạn trực tuyến: quyền ra quyết định và giám sát trực tiếp, thể hiện quan hệ cấp trên- cấp dưới, thực hiện chế độ 1 thủ trưởng. \- Quyền hạn chức năng: quyền được ra quyết định và kiểm soát các bộ phận khác của tổ chức trong những hoạt động nhất định. \- Quyền hạn tham mưu: quyền của những cá nhân hoặc nhóm trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ cho các nhà quản lý trực tuyến. - Trách nhiệm: là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và phải trả lời trước hành động của mình. - Quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm. b, Các mối quan hệ quyền hạn phổ biến - Mô hình tổ chức trực tuyến - Mô hình tổ chức trực tuyến tham mưu - Mô hình tổ chức trực tuyến chức năng **5. Mối quan hệ giữa tập trung và phi tập trung** - Tập trung: là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. - Phi tập trung: là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định. - Mức độ phi tập trung càng lớn khi \- Tỷ trọng quyết định được đề ra ở cấp quản lý thấp hơn càng lớn \- Quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng \- Phạm vi tác động bởi quyết định ở cấp dưới càng lớn \- 1 nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình quyết định. =\ Cân bằng giữa mức độ tập trung và phi tập trung. - **Những chỉ dẫn để trao quyền, ủy quyền có hiệu quả** - **Nội dung trao quyền, ủy quyền** **6. Phối hợp các bộ phận trong tổ chức** - Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu của tổ chức. - Mục tiêu của phối hợp: đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức. - Các công cụ phối hợp \- Các công cụ phối hợp chính thức \- Các công cụ phối hợp phi chính thức **7. Thiết kế cơ cấu tổ chức** - Cơ cấu chức năng, cơ cấu theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư/ đơn vị chiến lược, cơ cấu hỗn hợp, cơ cấu ma trận. - Cơ cấu trực tuyến, cơ cấu trực tuyến- tham mưu, cơ cấu trực tuyến- chức năng - Cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp - Cơ cấu cơ học (cơ khí), cơ cấu sinh học (hệ thống) - Xác định theo chức năng, gắn với mục tiêu - Thống nhất mệnh lệnh, đảm bảo tính linh hoạt - Nguyên tắc bậc thang và quyền hạn theo cấp bậc - Tương xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm - Đảm bảo hiệu quả kinh tế - Yếu tố môi trường bên ngoài: vĩ mô (kinh tế, chính trị- pháp lý, văn hoá- xã hội, công nghệ) và vi mô (trực tiếp) - Yếu tố môi trường nội bộ: chiến lược- mục tiêu, công nghệ- tính chất công việc, quy mô, đội ngũ nhân lực,... - Xây dựng, thực hiện những chương trình dự án triển khai giải pháp thay đổi cơ cấu. - Tạo động lực cho nhân viên, bộ phận thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu. - Tư vấn triển khai công việc mới cho nhân viên, tư vấn cho nhà quản lý về các phương pháp, công nghệ quản lý - Đảm bảo nguồn lực thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu. - Người lãnh đạo luôn phải đi đầu trong việc thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu. - Giám sát thường xuyên tình hình triển khai giải pháp hoàn thiện cơ cấu: giám sát đầu vào, thời gian, tiến độ, kết quả. - Đánh giá đầu ra đạt được. **CHƯƠNG 6: LÃNH ĐẠO** **I, Bản chất của lãnh đạo** **1. Khái niệm** - Truyền đạt tầm nhìn - Truyền cảm hứng - Tạo động lực **2. Các yếu tố cấu thành lãnh đạo** - Khả năng hiểu được con người với những động cơ thúc đẩy khác nhau - Khả năng khích lệ, lôi cuốn - Khả năng thiết kế, duy trì môi trường để thực hiện nhiệm vụ. **3. Phân biệt lãnh đạo và quản lý** - Nhà quản lý: người được bổ nhiệm, có quyền lực pháp lý. - Nhiệm vụ: dẫn dắt mọi người thực hiện mục tiêu, chịu trách nhiệm về kết quả công việc. - Nhà lãnh đạo: có thể có hoặc không có vị trí quản lý nhất định trong hệ thống. - Nhiệm vụ: tạo ảnh hưởng, thúc đẩy mọi người tự nguyện thực hiện mục tiêu. +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ - **Tiền đề để lãnh đạo thành công** \- Xác định được chiến lược phát triển và cơ cấu tổ chức \- Hiểu biết con người \- Có quyền lực và uy tín - **Nguyên tắc để tạo lập uy tín:** nhanh chóng tạo được thắng lợi ban đầu cho hệ thống và tạo thắng lợi liên tục; nhất quán trong lời nói và hành động; mẫu mực về đạo đức; thành thạo chuyên môn và biết ủy quyền - **Đặc điểm của nhà lãnh đạo uy tín**: tự tin; tầm nhìn; khả năng tuyên bố tầm nhìn; tính nhất quán và sự thuyết phục mạnh mẽ về tầm nhìn; hành vi khác thường; thể hiện như là tác nhân của sự thay đổi; nhạy cảm với môi trường. **1. Theo đặc điểm và phẩm chất** - Có tố chất chưa đủ, người lãnh đạo còn cần có kỹ năng lãnh đạo - Đào tạo những người có năng lực lãnh đạo bẩm sinh, có tố chất là cách tốt nhất để lãnh đạo thành công **2. Theo hành vi/ phong cách lãnh đạo** - Phong cách lãnh đạo: tổng thể các phương pháp làm việc, các thói quen và các hành vi ứng xử đặc trưng mà người lãnh đạo thường sử dụng trong quá trình giải quyết công việc hành ngày để hoàn thành nhiệm vụ. - Có 3 nhóm phong cách lãnh đạo chính: +-----------------------------------+-----------------------------------+ | - | - | | | | | | | | | | | - | - | | | | | | | | | | | - | - | | | | | | | | | | | | - | | | | | | | | | | | | - | +-----------------------------------+-----------------------------------+ - Lãnh đạo thu hút tập thể tham gia thảo luận, thực hiện chế độ **uỷ quyền** và **hệ thống thông tin** phản hồi **3. Theo tình huống lãnh đạo** - Mối quan hệ giữa người lãnh đạo với nhân viên - Cấu trúc công việc - Quyền lực chính thức - Cách giải quyết tốt nhất: thay đổi nhà lãnh đạo - Để lãnh đạo hiệu quả, cần kết hợp tất cả các cách tiếp cận nêu trên. - \- Quyền lực chuyên môn: trao cho những nhà quản lý có khả năng và kiến thức chuyên môn, trao cho họ quyền quyết định trong lĩnh vực chuyên môn. \- Quyền lực ép buộc: đặt trên sự sợ hãi của cấp dưới (có thể tác dụng ngược) \- Quyền lực khen thưởng: nhà quản lý có quyền khen thưởng/ thăng chức cho cấp dưới khi họ làm tốt nhiệm vụ của mình. \- Quyền lực hợp pháp/ chức vụ: xuất phát từ chức vụ chính thức của nhà quản lý \- Quyền lực thu hút: quyền hạn tự nhiên có được do cá tính và lối sống gương mẫu của cá nhân nào đó trong tổ chức. - **Nguyên tắc sử dụng quyền lực** \(1) Quyền lực là phương tiện để đạt mục đích tốt đẹp và phải được sử dụng đúng mục đích \(2) Quyền lực chỉ hiệu quả khi nó phù hợp với phong cách của người lãnh đạo và tình huống \(3) Quyền lực được thực hiện thông qua việc gây ảnh hưởng, do vậy cần các chiến thuật gây ảnh hưởng cụ thể \(4) Tiêu chí đánh giá thành công của việc sử dụng quyền lực: mức độ thỏa mãn của người dưới quyền; sự hoàn thành nhiệm vụ của người dưới quyền - Tạo động lực làm việc: thoả mãn nhu cầu và động cơ làm việc của nhân viên - Lãnh đạo nhóm làm việc: chỉ đạo phối hợp các phân hệ, phòng ban - Truyền thông: nắm được thông tin về con người bên trong và bên ngoài tổ chức - Giải quyết xung đột: giải quyết xung đột 1 cách có lý có tình - Tư vấn nội bộ: đưa ra lời khuyên cho cấp dưới. - Động lực: động cơ mạnh, thúc đẩy con người hành động 1 cách tích cực, có năng suất, chất lượng, hiệu quả, có khả năng thích nghi và sáng tạo cao nhất trong tiềm thức của họ. - Nhà quản lý có trách nhiệm tạo môi trường để đánh thức động cơ, động lực trong người lao động - Tạo động lực gồm: - Các học thuyết tạo động lực dựa trên sự thoả mãn nhu cầu *- Học thuyết phân cấp nhu cầu của Abraham Maslow* *- Học thuyết 2 nhóm yếu tố của Herzberg* - Chính sách và quy định quản lý của tổ chức - Sự giám sát - Điều kiện làm việc - Những mối quan hệ giao tiếp trong tổ chức - Lương, thưởng - Đời sống cá nhân - Địa vị - Công việc ổn định \+ Những yếu tố tạo động lực: Liên quan đến bản thân công việc, các yếu tố có thể tạo ra sự thoả mãn. - Thành tích - Sự công nhận - Công việc có tính thử thách - Trách nhiệm được gia tăng - Sự thăng tiến - Phát triển bản thân từ công việc - Cần đảm bảo yếu tố duy trì, sau đó mới tác động lên các yếu tố tạo động lực để phát huy tối đa sự đóng góp của người lao động. - Động lực thực sự chỉ xảy ra khi những nhân tố tạo động lực và những nhân tố duy trì cùng hiện hữu. *- Học thuyết kỳ vọng của V.H.Room* - Công cụ kinh tế \- Trực tiếp (bằng tiền): tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp,... \- Gián tiếp (phúc lợi, dịch vụ cho người lao động): bảo hiểm, dịch vụ y tế, dịch vụ ăn uống, dịch vụ giải trí... - Công cụ tổ chức- hành chính: \- Công cụ tổ chức: \- Công cụ hành chính - Công cụ tâm lý- giáo dục \- Công cụ tâm lý: \- Công cụ giáo dục - Kết hợp các yếu tố trên 1 cách hợp lý, công bằng các yếu tố là cơ sở của tạo động lực. - Lựa chọn và sắp xếp nhu cầu cấp thiết để thoả mãn theo trật tự từ thấp đến cao mới đem lại hiệu quả to lớn cho mỗi cá nhân cũng như tổ chức. **CHƯƠNG 7: KIỂM SOÁT** **I, Tổng quan về kiểm soát** **1. Khái niệm** **2. Mục đích, mục tiêu của kiểm soát** - Đảm bảo thực hiện kế hoạch - Có được thông tin phản hồi qua giám sát - Phát hiện được sai lệch giữa quá trình thực hiện với kế hoạch đề ra, khắc phục được sai lệch - Đề ra được sáng kiến hoàn thiện đổi mới **3. Vai trò của kiểm soát** - Hoàn thiện các quyết định quản lý - Đảm bảo kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao - Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý - Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường - Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. **4. Bản chất của kiểm soát** - Kiểm soát phản hồi kết quả vận hành của tổ chức à tập trung vào đầu ra - Hệ thống phản hồi dự báo (chi phí lớn, phức tạp, khó kiểm soát): giám sát ngay đầu vào để khẳng định xem đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không? - Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát dự báo: kiểm soát (đánh giá+ điều chỉnh) được tiến hành xuyên suốt quá trình quản lý. **5. Nội dung kiểm soát** - Quy luật 80/20 - Kiểm soát cần tập trung vào khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm soát thiết yếu - Kiểm soát mọi yếu tố và hoạt động có thể gây hoang mang và nản lòng nhân viên, giảm uy tín nhà quản trị. **6. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát** - Được thiết kế theo kế hoạch - Mang tính đồng bộ, công khai, chính xác và khách quan - Phù hợp với tổ chức và con người - Linh hoạt và có độ đa dạng cần thiết - Kiểm soát phải có trọng điểm - Kiểm soát theo số liệu báo cáo và tại nơi hoạt động - Kiểm soát phải có hiệu quả và cực tiểu chi phí **7. Đặc điểm của kiểm soát** - Mục đích - Quyền lực - Gắn với 1 đối tượng cụ thể **1. Chủ thể kiểm soát** - Là những người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát. -  Chủ thể bên ngoài \- Các cơ quan quản lý nhà nước: giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân,... \- Các tổ chức trong môi trường ngành: đối thủ cạnh tranh, khách hàng,\... \- Các tổ chức chính trị xã hội: hiệp hội, đoàn thể quần chúng,... - Chủ thể bên trong \- Hội đồng quản trị: quan tâm nhất kết quả với mục tiêu tổng thể \- Ban kiểm soát: cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra \- Giám đốc doanh nghiệp: tổ chức, thực hiện chế độ kiểm tra \- Các nhà quản lý bộ phận chức năng: kiểm soát tác nghiệp \- Người làm công: kiểm tra thực hiện hợp đồng, chế độ trả công có đúng không? **2. Phương pháp kiểm soát** - Thu thập thông tin - Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan **3. Hình thức kiểm soát** - Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát: Kiểm soát chiến lược, tác nghiệp, đồng bộ - Xét theo quá trình hoạt động: Kiểm soát trước, trong, sau hoạt động - Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm soát: Kiểm soát toàn diện, bộ phận và cá nhân - Xét theo tần suất của quá trình hoạt động: Kiểm soát định kỳ, đột xuất, thường xuyên - Xét theo quan hệ giữa chủ thể và đối tượng: kiểm soát và tự kiểm soát **4. Công cụ kiểm soát** - Công cụ kiểm soát truyền thống: dữ liệu thống kê, báo cáo tài chính, công cụ thống kê, bản phân tích chuyên môn, ngân quỹ,... - Công cụ kiểm soát hiện đại: kế hoạch hướng tới kết quả cuối cùng, kỹ thuật đo lường giám sát hiện đại, sơ đồ gantt \- Sơ đồ Gantt: **5. Quy trình kiểm soát** - Mục tiêu của kiểm soát: kiểm soát để làm gì? - Nội dung kiểm soát: nội dung của vấn đề, giới hạn và mức độ của vấn đề đó, dự kiến phương án giải quyết. - Cố gắng **lượng hoá** tiêu chuẩn kiểm soát - **Số lượng tiêu chuẩn** kiểm soát hạn chế ở mức **tối thiểu** - Có sự tham gia của những người thực hiện trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát - Các tiêu chuẩn phải linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của tổ chức - Cần có nhiều loại tiêu chuẩn để dễ dàng quản lý - Đo cái gì? Đo như thế nào? - Yêu cầu     [Bước 5]: Đánh giá kết quả hoạt động - So sánh kết quả đo lường với hệ tiêu chuẩn - Tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.