Gestió de Projectes

Gestió de Projectes

• La gestió de projectes inclou processos per planificar, identificar i analitzar els riscos, tant qualitativament com quantitativament, a més de planificar les mesures a prendre i els seus controls.
• La gestió d’aprovisionament és un procés que inclou l’adquisició de productes, serveis o resultats necessaris, però que són realitzats per equips externs al projecte.
• La gestió d’involucrats defineix processos per identificar les persones o organitzacions que s’veuen afectades pel projecte, analitza les seves expectatives i l’impacte en el projecte.
• Cada projecte és únic i s’ha d’adaptar el projecte seleccionant els processos, entrades, eines, tècniques, sortides i fases del cicle de vida adequades per al projecte.
• Els factors d’èxit són àrees sobre les quals tenim control, on els resultats són determinants per a aconseguir els objectius del projecte.
• Els projectes es mesuren en termes de completar el projecte dins de les restriccions d’abast, temps, cost, qualitat, recursos i risc.

Causes d’Error en Projectes

• La gestió inadequada, la falta de comunicació i una valoració incorrecta de l’abast i la complexitat del projecte són les causes més freqüents d’error en projectes.

Projectes amb èxit

• Els projectes amb èxit tenen valors i beneficis comercials clarament definits (augment d’ingressos, reducció de costos, etc.).
• Els objectius, resultats i productes del projecte s’han de definir amb precisió.
• L’abast i les limitacions del projecte s’han de definir amb precisió.
• S’han d’elaborar, controlar i actualitzar plans detallats, amb fites, lliurables i activitats ben definides en el temps.
• S’ha d’assegurar el suport de la direcció en termes d’autoritat, consistència dels objectius i provisió de recursos.
• Les expectatives de tots els usuaris i parts involucrades s’han d’escoltar i interpretar, i s’han de planificar i gestionar adequadament.
• S’ha d’assignar els recursos adequats amb les habilitats necessàries, tant tècniques com de gestió de projectes.
• S’ha de monitoritzar, avaluar i obtenir retroalimentació puntual durant tota l’execució del projecte.
• Les tecnologies han de ser madures i el personal ha d’estar format i disponible per proporcionar el servei.
• Les incidències, crisis i desviacions s’han d’identificar i gestionar a temps.

Factors Crítics d’Èxit: Els Deu Manaments de la Gestió de Projectes

• Aquestes són les àrees clau que determinen l’èxit del projecte.

Mètodes de Planificació de Projectes

• El diagrama de Gantt és un mètode de planificació que utilitza un diagrama de dos eixos per detallar les tasques i activitats d’un projecte.
• PERT/CPM són dos enfocaments complementaris que dissenyen un camí òptim per l’execució fluida de les activitats d’un projecte.

Importància del Temps

• El temps és un recurs escàs que s’ha d’optimitzar.
• S’ha de quantificar el temps necessari per a cada tasca i identificar els “lladres de temps”.
• Els criteris de priorització de les tasques són fonamentals per la gestió adequada del temps.

Mètodes de Planificació de Projectes

• El diagrama de Gantt és un mètode de planificació que utilitza un diagrama de dos eixos per detallar les tasques i activitats d’un projecte.
• PERT/CPM són dos enfocaments complementaris que dissenyen un camí òptim per l’execució fluida de les activitats d’un projecte.

Importància de la Informació

• La utilització de la informació, tant per a la presa de decisions com per al seguiment de l’execució de les activitats, determina la qualitat del resultat.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

• Defineix els processos de gestió de projectes com a Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Closing.

Fases del Projecte

• Les fases del projecte poden donar-se de manera superposada, seqüencial o paral·lela.

Models de Cicles de Vida

• Els cicles de vida predictius (també coneguts com a totalment orientats al pla) són aquells en els quals l’abast, el temps i el cost del projecte es determinen el més aviat possible.
• Els cicles de vida iteratius i incrementals permeten la gestió d’objectius i abast canviants, la reducció de la complexitat i el lliurament parcial d’un producte.
• Els cicles de vida adaptatius (també coneguts com a mètodes orientats al canvi o mètodes àgils) són iteratius, incrementals i responen a nivells alts de canvi.

Relacions entre el Cicle de Vida del Producte i del Projecte

• El cicle de vida del producte consta de fases generals que són seqüencials i no superposades.

Portfoli, programa i projecte

• Un portfoli és un conjunt de projectes o programes que s’agrupen per a una gestió efectiva.
• Un programa és un conjunt de projectes o activitats relacionats que es gestionen de manera coordinada per obtenir beneficis i control que no s’obtindrien si estiguessin separats.
• Un projecte és una activitat temporal amb un inici i un final definits, destinada a crear un servei o producte únic.

Cicle de vida del projecte

• El cicle de vida d’un projecte es divideix en fases per facilitar la gestió, millorar el control i mantenir-lo alineat amb els objectius.
• Cada fase té un objectiu, resultats o lliurables intermitjos definits.
• Les fases es poden dividir en funció d’objectius, resultats, fites o disponibilitat financera.
• Les fases tenen un començament i una fi definits.
• Recursos necessaris augmenten al començament i disminueixen al final del cicle de vida d’un projecte.
• La probabilitat de completar un projecte amb èxit s'incrementa a mesura que avança, a causa de la reducció del risc i la incertesa.

Fases del projecte segons PMBOK

• Iniciar: Identificació, conceptualització, anàlisi de viabilitat i aprovació d e un projecte.
• Planificació: Definició detallada del treball, el full de ruta, l'abast i els requisits necessaris.
• Execució: Gestió i documentació rigurós dels canvis.
• Seguiment i control: Avaluació i reajustament dels plans i dels riscos.
• Tancament: Finalització de la gestió del projecte, acceptació de lliurables, revisió posterior i documentació de les lliçons apreses.

10 àrees de coneixement segons PMBOK

• Gestió de la integració: Coordinació de tots els processos.
• Gestió de l'abast: Definició del treball necessari per completar el projecte.
• Gestió de terminis: Assegurar la finalització del projecte dins del termini previst.
• Gestió de costos: Gestionar els costos per a finalitzar el projecte dins del pressupost planificat.
• Gestió de la qualitat: Definir polítiques i objectius de qualitat per satisfer les necessitats previstes.
• Gestió dels RRHH: Organitzar i gestionar l’equip del projecte, assignant rols i responsabilitats.
• Gestió de la comunicació: Generació temporal adequada i gestió de la informació del projecte.
• Gestió del risc: Planificació i gestió dels riscos del projecte.
• Gestió de les compres: Adquisició de béns o serveis per a la gestió del projecte.
• Gestió dels interessats: Identificació i gestió dels interessats en el projecte.

Estructures organitzatives per als projectes

• La organització matricial és la més aconsellable per a la gestió dels projectes.
• La coordinació és essencial per a la gestió complexa dels projectes.

Gestió dels recursos en els projectes

• Els recursos s’han de valorar agrupats en humans, tècnics i econòmics.
• S’ha d’assegurar la disponibilitat dels recursos interns i externs.

Característiques de les fases del projecte

• Cada fase té un enfocament únic, que sovint involucra diferents organitzacions i conjunts d’habilitats.
• L’assoliment de l’objectiu o lliurable de la fase requereix controls o processos exclusius.
• El tancament d’una fase representa un punt natural per a revaluar les activitats en curs i, si escau, per a canviar o acabar el projecte.

Relacions entre fases

• Relació seqüencial: Una fase comença només quan finalitza la fase anterior.
• Relació de superposició: Una fase comença abans que finalitzi la fase anterior.

Gestió de Projectes TIC

• Un projecte és un conjunt d'operacions dissenyades per aconseguir un objectiu determinat, amb un abast, recursos necessaris i dates d'inici i finalització definides.

• La gestió de projectes és una disciplina que abasta la planificació, organització, motivació i control dels recursos per assolir un objectiu determinat.

  • Un projecte és un conjunt d'accions que tenen un principi i un final definits.
  • L'objectiu és produir un producte, servei o resultat únic que afegeixi valor o provoqui un canvi positiu.

El cicle de vida d'un projecte

• El cicle de vida d'un projecte es divideix en cinc etapes:
  • Iniciació: Identificació del problema o necessitat, anàlisi de la viabilitat i aprovació del projecte.
  • Planificació: Establiment del full de ruta per assolir els objectius i produir els resultats esperats.
    • Es defineix l'abast ("scope definition") del projecte, determinant què es farà i què no es farà.
    • S'estableix la descomposició del treball (EDT), dividint el projecte en lliurables parcials o generals.
    • Es planifica la seqüència de les activitats, es valoren els recursos i es defineix un calendari preliminar.
    • S'estimen els costos i s'elabora el pressupost.
  • Execució: Execució del projecte d'acord amb la planificació, inclou la replanificació si cal.
  • Seguiment i control: Monitorització constant del progrés del projecte, avaluació dels plans i reajustament si s'escau.
  • Tancament: Finalització formal del projecte, lliurament dels resultats i documentació del procés.

Factors claus d'èxit en la gestió de projectes TIC

• Definició clara dels objectius: Identificació dels elements més rellevants a tractar, descriure les activitats i estimar els recursos necessaris.

• Comunicació efectiva: Intercanvi d'informació clara i precisa entre tots els membres de l'equip, per a una coordinació fluida.

• Gestió dels recursos: Adequada planificació i assignació dels recursoshumans, econòmics i tècnics disponibles.

• Control dels riscos: Anàlisi i gestió dels possibles riscos que poden afectar el projecte, implementant mesures per mitigar impactes.

• Adaptabilitat als canvis: Capacitat de reajustar els plans i adaptar-se a les necessitats canviants del projecte.

Altres conceptes importants

• Límit: Condicionant sobre l'execució de les activitats, pot ser potencial, acumulatiu o disjuntiu.
• Lògica: Determinació de les activitats precedents a una altra.
• Marge d'activitat: Temps lliure disponible per a una activitat.
• Marge de l'etapa: Temps disponible entre el final d'una etapa i l'inici de la següent.
• Organigrama: Representació gràfica de l'estructura organitzativa d'un projecte, amb definició de funcions i responsabilitats.
• Programa: Calendari de realització d'activitats i d'assignació de recursos.
• Projecte: Conjunt d'activitats no repetitives amb un principi i un final determinats.
• Recurs: Element essencial per a completar una activitat (personal, diners, equipament, temps).
• Tasca: Activitat del projecte.
• Temps d'activitat: Duració prevista d'una activitat.
• Termini: Duració estimada per a un projecte o part d'aquest.
• Xarxa: Representació gràfica del conjunt d'activitats.

Metodologies per a la gestió de projectes

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Un estàndard reconegut per a la gestió de projectes.
• Gestió de projectes orientada a objectius: Enfocament que prioritza els objectius del projecte i la seva consecució.
• Mètodes de representació gràfica: Gant, PERT, Roy (amb variants).
• Organització matricial: Estructura organitzativa que facilita la coordinació entre diferents departaments en un projecte.

Planificació de projectes

• Per planificar un projecte, s'ha de definir un calendari de realització i l'assignació de recursos a cada activitat.
• Els projectes es classifiquen en 3 nivells: estratègic, tàctic i operatiu.
• La supervisió i el control són essencials per detectar i corregir desviacions durant tot el cicle de vida del projecte.

Projectes TIC

• Els projectes TIC són replicables en gran mesura, donada la similitud entre productes i metodologies.
• Els professionals TIC comparteixen un cos de coneixement, vocabulari i tècniques específiques que els distingeixen d'altes disciplines.
• El canvi tecnològic en el món TIC és més accelerat que en altres àmbits.

Cicle de vida d'un projecte

• Iniciació: La direcció empresarial identifica un problema o necessitat, la converteix a projecte, n'avalua la viabilitat (econòmica i tècnica) i decideix si l'aprova o no.
• Planificació: S'estableix el full de ruta per assolir els objectius i lliurables. Defineix l'abast (scope definition) del projecte.
  • La planificació estratègica es centra en fites i objectius, mentre que la planificació operativa gestiona les tasques.
  • La planificació defineix l'EDT (work breakdown structure), descomposant el projecte en lliurables parcials o generals.
  • Inclou la planificació operativa, descomposant l'EDT en activitats, seqüenciant-les, estimar els recursos necessaris i establir un calendari preliminar.
  • S'estimen els costos i es defineix el pressupost.
  • També inclou plans de qualitat, recursos humans, comunicació, gestió de riscos, administració i compres.
• Execució: La planificació és tan important que la fase d'execució implica la constant actualització de plans, revisió d'aquests i el seguiment de l'estat de les tasques.
  • Pot ser necessària la replanificació segons l'evolució de la tasca.
  • La gestió i documentació dels canvis és fonamental en aquesta fase.
• Seguiment i control: Els processos de control estan presents durant tot el projecte, però són especialment rellevants durant la fase d'execució.
  • Es persegueixen, evaluen i reajusten tots els aspectes dels plans.
  • Els processos més crítics són el control de canvis i la gestió de riscos.
• Tancament: S'inclouen les activitats necessàries per completar el projecte, com ara l'acceptació dels productes pel client, revisió posterior al tancament, tancament de contractes, documentació de les lliçons apreses, etc.

Factors d'èxit d'un projecte (Els deu manaments de la gestió de projectes)

• Clarificació dels valors i beneficis de negoci del projecte (increment d'ingressos, reducció de costos, etc.).
• Definició clara dels objectius, resultats i productes a obtenir.
• Definició de l'abast i els límits del treball.
• Creació, control i actualització de plans detallats amb fites, lliurables i activitats ben definides en el temps.
• Suport constant de la direcció en termes d'autoritat, consistència d'objectius i provisió de recursos.
• Satisfacció de les expectatives de tots els usuaris i parts involucrades, assegurant l'acceptació del projecte per part d'aquests.
• Assignació de recursos adequades amb les habilitats necessàries (tècniques, gestió de projectes, etc.).
• Monitoritzar, avaluar i obtenir retroalimentació puntual durant l'execució del projecte.
• Existència de tecnologies madures i personal format per a donar el servei.
• Identificació i gestió a temps d'incidències, crisis i desviacions.

Mètodes principals de planificació de projectes

• Diagrama de Gantt: Mètode clàssic que representa les tasques i activitats en un diagrama de dos eixos, associant-les a un cronograma amb inici, durada i tancament.
• Pert / CPM:
  • CPM: Defineix la ruta crítica del projecte, que representa la seqüència d'activitats que si no es compleixen en un temps determinat, poden retardar el projecte.
  • Pert: Aplica una funció probabilística per calcular el temps d'execució total del projecte, tenint en compte la incertesa. Crea una xarxa de nodes que permet analitzar la ruta crítica i preveure la seva desviació estàndard.
• Mètode de la cadena crítica: Mètode modern que es basa en identificar les activitats "crítiques" del projecte i minimitzar el temps de realització de cada una d'elles incorporant amortjidors de temps en punts estratègics.

Conceptes clau

• Lligam: Limitació o condicionant a l'execució de les activitats.
• Lògica: Determina les activitats precedents.
• Marge d'activitat: Temps lliure per realitzar una attività.
• Marge de l'etapa: Diferencia de temps entre el final d'una etapa i l'inici de la següent.
• Organigrama: Representació gráfica de l'estructura organitzativa.
• Programa: Calendari de realització d'activitats i assignació de recursos.
• Programa òptim: Programa realitzable amb la millor solució possible
• Programa realitzable: Programa compatible amb les limitacions del projecte.
• Projecte: Conjunt d'activitats no repetitives amb un inici i final determinats.
• Recurs: Element essensial per completar una activitat.
• Rull: Error en l'assignació d'activtats precedents.
• Tasca: Activitat.
• Tasca clau: Tasca o activitat principal.
• Temps d'activitat: Duarada prevista en funció dels recursos.
• Termini: Duarada estimada del projecte o part del projecte.
• Xarxa: Representació gráfica de les activitats.

Aquesta prova avaluarà el teu coneixement sobre gestió de projectes, incloent La planificació, l'anàlisi de riscos i la gestió d'involucrats. A més, exploraràs els factors d'èxit i la importància de complir amb les restriccions d'abast, temps i cost. Desafia't i descobreix el teu nivell d'expert en aquest camp!