Definition Projektmanagement PDF

Definition Projektmanagement „Wir bauen einen Telegrafenmasten zwischen Maine und Texas. Aber wir fragen uns nicht, ob Maine und Texas etwas zu besprechen haben“ (H.D. Thoreau). Projektmanagement ist die Bezeichnung für die G...

Definition Projektmanagement „Wir bauen einen Telegrafenmasten zwischen Maine und Texas. Aber wir fragen uns nicht, ob Maine und Texas etwas zu besprechen haben“ (H.D. Thoreau). Projektmanagement ist die Bezeichnung für die Gesamtheit aller Methoden zur Durchführung von Projekten. Im Lateinischen bedeutet "proiectum", "das voraus Geworfene". Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen (PM-Handbuch). Dabei lässt sich das Projektmanagement – ausgehend von der strategischen Planung in der Betriebswirtschaft – vom strategischen Management herunter brechen. Dabei gibt es um die bewusste Verfolgung von Strategien durch eine besondere Art der Planung. Die die damit im Zusammenhang stehenden theoretischen Erkenntnisse gehen insbesondere auf Harry J. Ansoff zurück. Dieser formulierte sinngemäß, dass durch eine Umweltanalyse, in der die Risiken und Chancen der künftigen Unternehmensumwelt festzustellen sind und durch eine Unternehmensanalyse, in der die gegenwärtigen und potentiellen Stärken und Schwächen der Unternehmung festzustellen sind, eine eventuelle strategische Lücke identifiziert wird (SWOT-Analyse). Durch strategische Pläne soll diese Lücke gefüllt werden bzw. das strategische Problem gelöst werden. "Projektmanagement besteht im Kern darin, Probleme und Aufgaben besonderer Art und eher einmaliger Herausforderung systematisch und strukturiert zu bearbeiten“ (Rosenthal und Wagner, 2004, S. 273 f.). Für diese Projekte werden in der Regel Teams aus verschiedensten Personen gebildet, um möglichst viel Know-how aus den notwendigen Bereichen zusammenzubringen, um die Chance einer Problemlösung zu erhöhen. Hierbei ist es allerdings maßgebend, dass die Projekte professionell angelegt, gegründet und gesteuert werden. Hier greift das Projektmanagement: Teams sind nicht einfach da bzw. sind nicht automatisch effektiv. Teams brauchen Zeit, um sich zu entwickeln bzw. müssen im Rahmen des Projektmanagement entwickelt werden. Im Vordergrund der praktischen Aufgaben des Projektmanagement (neben der Teamentwicklung) stehen die Projektorganisation und die Steuerung. Der Arbeitsprozess muss strukturiert werden, damit ein Projekt gelingt (Rosenthal und Wagner, 2004, S. 275 ff.). Nach DIN 69 901 (Din e.V. Berlin, 2009) beinhaltet Projektmanagement die Planung, Organisation Steuerung und das Controlling von Ressourcen, um die spezifischen Projektziele zu erreichen. Projektmanagement ist eine Methode der Aufgaben- bzw. Problemlösung, durch die eine Gruppe von Menschen arbeitsteilig in einem festgelegten Zeitraum unter Einsatz definierter Mittel (Personal, Zeit, Geld) ein gemeinsam vereinbartes Arbeitsziel zu erreichen versucht. Projektmanagement impliziert unter dieser Prämisse die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungstechniken und Führungsmittel für die Abwicklung von Projekten. In der Regel haben diese einmaligen, oft auch erstmaligen bzw. neuartigen Charakter und eine eindeutige Ergebnisorientierung, erfordern sie eine interdisziplinäre Zusammenarbeit, erfolgt die Bearbeitung außerhalb der bestehenden Organisationsstruktur, legen sie in Bezug auf ihre Bearbeitung eine hierarchieübergreifende Vorgehensweise nah. Projektmanagement befasst sich demnach mit der effizienten Abwicklung von Projekten bzw. Projektaufgaben. Exkurs: Management und Managementprozess "Ein Managementprozess ist ein Ablauf, um eine Firma oder ein Geschäft zu führen. Der Prozess des Managements kann aus folgenden Phasen bestehen: Die Zielsetzung als Aussage mit normativem Charakter, die einen gewünschten Zustand der Realität beschreibt und das zu erreichende Soll vorgibt. Die Planung als gedankliche Vorwegnahme des zukünftigen Geschehens. Sie soll aufzeigen, auf welchen Wegen die Ziele zu erreichen sind.  Die Realisierung als Umsetzung des Geplanten in die betriebliche Wirklichkeit. Hier sind beispielsweise Organisation, Personaleinsatz und Arbeit notwendig. Die Kontrolle als letzte Phase des Managementprozesses, die anhand des Soll-Ist- Vergleichs zeigen soll, ob es gelungen ist, die Pläne in die Realität umzusetzen." Zu jeder Phase müssen spezifische Informationen vorhanden sein, um Entscheidungen zu treffen. Nach ISO/IEC 15504 (SPICE) gehören zu dieser Prozesskategorie die Führungsprozesse, Prozesse im Projektmanagement, Qualitätsmanagement und Risikomanagement. Die grundlegenden Praktiken des Management-Prozesses umfassen demnach: Identifiziere die notwendigen Aktivitäten und Aufgaben. Prüfe die Angemessenheit der beabsichtigten Vorgehensweise. Plane und beschaffe die notwendigen Ressourcen und Infrastruktur. Sorge für die vollständige Durchführung der notwendigen Arbeiten. Überwache den Fortschritt der Arbeiten. Prüfe die Arbeitsprodukte der Arbeitsschritte und bewerte die Ergebnisse. Leite bei Abweichungen Korrekturen ein. Prüfe das Endergebnis. Die größte Herausforderung von Projektmanagement liegt in der Integration und Steuerung der Vorgaben hinsichtlich der Sachziele (Was soll erreicht werden?), der Kostenziele (Wie viel darf das Projekt insgesamt kosten?) und des Terminziels (Bis wann soll dies erreicht sein?). Alle drei Zielgrößen bilden konkurrierende Beziehungen, das sog. magische Dreieck (Burghardt, 2004, S. 55): Projektmanagement ist eine ganzheitliche Methodik zur Erreichung des Projektziels. Es dient u.a. zur: Reduktion von Risiken Förderung professioneller Projekt- und Teamarbeit Zielorientierung Verbesserung des Informationsflusses und -austausches Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen und Kontrolle des Projektfortschritts Projektmanagement ist ein Instrumentenportfolio zur Bewältigung der Projektaufgabenstellung Um Projekte professionell zu managen, bedarf es der Berücksichtigung mehrerer Aspekte. Sie sind im Folgenden als Leitlinien mit besonderer Bedeutung dokumentiert. Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement sind demnach: Es muss eine schriftliche Vereinbarung (Projektauftrag) zwischen dem Auftraggeber und den am Projekt beteiligten Personen bzw. Gruppen (Projektleitung, Projektteam) geben Die Grundsätze der Zusammenarbeit zwischen Projekt und anderen Stellen im Betrieb müssen klar definiert sein. Das durchzuführende Projekt bedarf neben der personellen bzw. materiellen auch der ideellen Unterstützung durch den Auftraggeber (Unternehmensleitung, Vorstand, Vorgesetzte) im Sinne von Akzeptanz, Rückendeckung und Wertschätzung. Die für die Durchführung des Projekts notwendigen Schlüsselressourcen (Personal, Informationsquellen, Arbeitsmittel, Zeit, Geld) müssen verfügbar sein. Die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Projektleitung sowie die Entscheidungsspielräume des Projektteams müssen eindeutig definiert sein. Die Projektziele müssen im Projektauftrag klar formuliert und anhand entsprechender Messkriterien überprüfbar sein. Teilziele und Meilensteine müssen in der Projektbeschreibung dokumentiert werden. Das Projekt muss zeitlich terminiert sein. Für die Zusammenarbeit im Projektteam bedarf es eines ganzheitlichen, fachübergreifenden Denkens sowie der Identifikation der Mitglieder mit dem Projektziel, der Motivation zur kooperativen Zusammenarbeit, entsprechender Kommunikationsstrukturen sowie direkter und transparenter Informationswege. Bei komplexen Projekten sollte die Aufteilung in Teilprojekte erwogen werden. Deren Arbeit und Zielsetzung müssen auf das Gesamtprojektziel abgestimmt sein, im Rahmen von Teilprojektbeschreibungen geplant und dokumentiert sowie von den Teilprojektteams entsprechend umgesetzt und realisiert werden.  Die Koordination und Vernetzung aller Teilprojekte sollte über eine Projekt-Steuergruppe gewährleistet werden. Der Projektabschluss sollte die Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber, die Übergabe des Ergebnisses an den Nutzer sowie die Auflösung des Projektteams beinhalten. Projektmanagement hat die Anforderung der Ganzheitlichkeit. Um diese Ganzheitlichkeit in einem Versuch zu definieren werden folgende Komponenten betrachtet (Burghardt, 2004, S. 58 ff.): Die logische Komponente (die richtigen Dinge tun) Alles, was zweckdienlich und notwendig ist, um das Projektziel zu erreichen Die strukturelle Komponente (die Dinge richtig zu tun) Durch Projektmanagement werden Inhalte und Prozess so strukturiert, dass die Dinge richtig getan werden! Die organisatorische Komponente (den Ablauf organisieren und steuern) Schaffung der richtigen erforderlichen Rahmenbedingungen und organisatorischen Voraussetzungen Die psychologische Komponente (die Beteiligten führen) Projektarbeit erfordert von den Projektmitgliedern neue Arbeitsformen, Beziehungen und Zweck-Kooperationen. Die kulturelle Komponente (den Kontext gestalten) Projektmanagement verändert die Unternehmenskultur in Richtung Selbstorganisation, Entscheidungsspielraum und Verantwortung Die erlebbare Komponente (betroffen und beteiligt sein) Der Rhythmus, die Zeitdauer der vorherrschenden Gefühle und Intensität bilden in jedem Projekt ein unverwechselbares Merkmal des Projektes.