Gestione delle Fasi di Progetto PDF

Sezione 11 La gestione delle fasi di progetto Prof. Fabio Nonino Sapienza Università di Roma La fase di Start-up Business Case Il Business Case è un documento che deve essere redatto nella primissima parte di progetto perché deve fornire la giustificazione per avviare un...

Sezione 11 La gestione delle fasi di progetto Prof. Fabio Nonino Sapienza Università di Roma La fase di Start-up Business Case Il Business Case è un documento che deve essere redatto nella primissima parte di progetto perché deve fornire la giustificazione per avviare un progetto. Tutti gli aspetti della consegna del progetto o programma verranno riassunti ad un livello di dettaglio sufficiente a permettere la comprensione della giustificazione del futuro lavoro. La sintesi di solito include: Ambito – riepilogo degli obiettivi, in termini di prodotti, risultati e benefici a seconda dei casi; Schedulazione – schedulazione ad alto livello con indicazione delle date di inizio e fine delle sezioni principali del lavoro, quali fasi, tranche di programma, fasi di progetto o progetti interni ad un programma; Aspetti finanziari – accordi di finanziamento e sintesi del flusso di cassa; Rischio – i principali eventi di rischio e il profilo di rischio complessivo; Risorse – chi fornirà le risorse, accordi contrattuali, volumi ipotizzati; Cambiamento – l’ampiezza e la profondità del cambiamento richiesto; Stakeholder – i sostenitori e gli oppositori chiave. Senza buone motivazioni di business nessun progetto dovrebbe essere avviato La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 3 Business Case Template Business Case for Date dd/mm/yyyy Prepared by: 1. Introduction/ Background La sintesi descrive brevemente e in modo conciso il progetto, i suoi obiettivi, i suoi benefici e il tempo previsto per il completamento. Il suo scopo è quello di esprimere, in termini adatti per la lettura da parte dei dirigenti, che cosa si vuole fare, quanto costerà, perché è profittevole e quando potrà essere consegnato. 2. Business Objective Descrivere brevemente le informazioni di base necessarie per convincere il management ad approvare il progetto. Collegare il progetto a piani e obiettivi aziendali strategici. Identificare le necessità aziendali che il progetto soddisfa. Perché intraprendere il progetto? Perché è necessario? In che modo contribuisce alle strategie e agli obiettivi aziendali? I motivi sono diversi dai benefici. I motivi devono far capire perché il risultato finale del progetto è necessario. 3. Project Scope Riassumere lo Scope di progetto a livello concettuale e globale. Limitare la descrizione a poche frasi. I dettagli di Scope dovrebbero essere poi salvati per il Project Plan. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 4 Business Case Template 4. Current Situation and Problem/Opportunity Statement Dare una panoramica della situazione di partenza. Si dovrebbe anche prendere in considerazione l'opzione di non fare nulla, compresi i costi ei rischi di inattività. Da queste informazioni deriva la giustificazione del progetto. Indirizzare le opportunità che potrebbero derivare da una nuova situazione. Fare attenzione a tutte le informazioni necessarie per capire come evolverà il ciclo di vita del progetto rispetto alla realtà aziendale. 5. Critical Assumption and Constraints Elencare i fattori considerati veri o certi senza prove o dimostrazioni e i fattori limitanti che influiscono sull'esecuzione del progetto 6. Analysis of Option and Recommendation Raccomandare il progetto come soluzione al problema aziendale e riassumere i motivi per cui è l'approccio migliore. È possibile includere una delle seguenti sezioni, a seconda dei casi: Considerazioni di finanziamento (come il progetto potrebbe essere finanziato) Cambiamenti organizzativi Chi sarà influenzato dal progetto Cambiamenti nelle procedure che influiranno sulla struttura e sul sistema di report dell’organizzazione Resistenza al cambiamento Perché l’approvazione di un determinato cambiamento è un fattore critico per il successo del progetto Misure di performance Problemi di implementazione La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 5 Business Case Template 7. Preliminary Project Requirements Descrivere l'insieme dei bisogni necessari al progetto che sono considerati veri al momento. 8. Budget Estimate Fornire una stima, anche grezza, del budget necessario al completamento del progetto. 9. Schedule Estimate and Milestone Chart Fornire una prima proposta di schedulazione delle attività e relative milestones. 10. Benefits statement Elencare i risultati che il progetto produrrà, indicati in termini quantificabili di valore e collegati direttamente agli stakeholder, agli obiettivi del piano di business e agli obiettivi della strategia aziendale. Ogni beneficio dovrebbe essere indirizzato ad una specifica esigenza aziendale e il modo in cui il progetto affronterà tale necessità. 11. Potential Risks and Risk register Descrivere quali sono le principali aree di incertezza relative al progetto, qual è il loro impatto e quali potrebbero essere le azioni più convenienti da intraprendere nei confronti di tali rischi. 12. Governance consideration Exhibits Presentazione A: Analisi finanziaria La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 6 Acquisizione della commessa e definizione del contratto Nelle imprese engineer-to-order (ETO), l’attività di progettazione segue quella di acquisizione della commessa, dato che le risorse saranno mobilitate solamente dopo che sarà perfezionato un contratto Il perfezionamento del contratto è un momento critico, visto che comporta una decisione circa il preventivo di prezzo e la data di consegna da proporre L’importanza che assume questa fase fa anche parlare di uno scope management e competitive bidding (strategia competitiva dell’offerta) Scope Management gestione degli obiettivi contrattuali come compromesso tra la soddisfazione del cliente e le strategie aziendali. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 7  Figure professionali coinvolte nella fase di acquisizione della commessa Marketing manager: preposto all’identificazione del mercato Proposal manager: ha compito di preparare e presentare le proposte fino alla firma del contratto Project manager Nelle imprese di piccole dimensioni tali funzioni devono essere ricoperte da personale appartenente a differenti funzioni aziendali Non bisogna iniziare mai un progetto, anche piccolo, senza essere sicuri di aver chiarito col cliente tutte le sue aspettative/esigenze. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 8  Contratto di appalto Contratto negozio giuridico bi-plurilaterale che costituisce fonte di obbligazioni regolamentato dall’art. 1372 del Codice Civile. Nel caso del contratto di appalto (art. 1655) una parte si assume la responsabilità del compimento di un’opera o di un servizio con organizzazione dei mezzi necessari e con gestione a proprio rischio a fronte di un corrispettivo in denaro I contratti sono tipicamente costituiti da capitolati: generali (contenenti le condizioni applicate a tutti i contratti di uno stesso tipo) speciali (che svolgono la disciplina propria del contratto in specie) tecnici (che regolamentano le modalità di esecuzione materiale del contratto) Le clausole contrattuali sono contenute nel capitolato generale e in quello speciale Il contratto comprende aspetti: amministrativi: modalità e tempi dei pagamenti; legali: responsabilità legali delle parti comprese le procedure per far rispettare le clausole; tecnici: contenuti del progetto che saranno soggetti a misurazioni. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 9  Project Charter Estende il business casa aggiornando alcune info presenti nel business case perché da decisione di partecipazione Project Charter documento pubblicato dallo sponsor del progetto che ne autorizza formalmente l’inizio, attribuendo l’autorità al project manager di disporre delle risorse (finanziarie, tecniche e umane) necessarie al suo completamento. In sintesi il documento deve contenere le seguenti informazioni:  opportunità o necessità commerciali che hanno portato l’impresa a decidere di intraprendere il progetto  descrizione di alto livello in termini di requisiti del prodotto (o del servizio o del processo) per cui il progetto è stato intrapreso Si riporta il why, il what cosa faremo o fare un’analisi  obiettivo o giustificazione del progetto del contesto in cui andremo a operare. Quello sul business case erano delle ipotesi mentre nel project  nome del project manager e livello di autorità assegnatagli charter è diventata la realtà. Nel project charter  fattori ambientali e assets organizzativi dobbiamo includere una pianificazione  analisi di influenza dei principali stakeholders Il project manager deve essere identificato e formalmente nominato durante lo sviluppo del project charter. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 10 Analisi di fattibilità e di project portfolio L’avvio formale del progetto non dovrebbe mai avvenire se non è stata precedentemente ultimata un’analisi di fattibilità e di project portfolio È legata a diversi aspetti cioè il progetto può essere più o meno fattibile alla situazione finanziaria, descriviamo nel Quella di fattibilità include: project charter più dettagli. Funziona rispondere a quelle domande in cui queste domande guidano la scrittura del  analisi di mercato project charter perché sono le info fondamentali. Il project charter rappresenta la pietra miliare  analisi finanziaria  ricerca di potenziali fonti di finanziamento  analisi del ciclo produttivo e/o del processo di erogazione servizio  analisi dei costi e dei tempi  analisi dei rischi (“risk analysis”) DOMANDA SIGNIFICATO RISPOSTA Qual è esattamente l’obiettivo? I prodotti/risultati che saranno realizzati WHAT? Che cosa vogliamo ottenere? (cosa faranno e con che caratteristiche) HOW? Come vogliamo raggiungerlo? Come lo si farà e con che cosa WHO? Chi fa (cosa)? Chi lo farà (e che cosa farà) WHEN? Quando? Quando lo faremo WHERE? Dove? Dove lo faremo HOW MUCH? Quanto? Quanto costerà La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 11  Analisi dei fattori ambientali e degli asset progettuali Nella fase di sviluppo del project charter, è necessario prendere in considerazione anche tutti i fattori ambientali interni ed esterni all’organizzazione che potrebbero potenzialmente influire sul successo del progetto Questi sono fattori messi a disposizione del team FATTORI AMBIENTALI INTERNI ESTERNI Cultura aziendale Condizioni si mercato Struttura organizzativa Standard governativi o di settore Infrastrutture Limiti di tolleranza al rischio degli stakeholders Direttive e procedure standard di Project Management Documentazione standard di Project Management Disponibilità di risorse umane d’insieme del progetto Presenza di Project Management Information Systems Presenza di database su precedenti progetti con dati relativi a rischi, costi, tempi, ecc Gli assets posseduti dall’organizzazione (Direttive e procedure standard e Project Knowledge Base) diverranno fondamentali nel favorire il successo (o l’insuccesso) del progetto La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 12  Ambito di progetto: analisi dei principali attori Sponsor Finanziatori Concorrenti Mass Media Le esigenze, le necessità e le aspettative degli stakeholders devono essere analizzate e PROGETTO convertite in requisiti. Fornitori Committente/ Clienti interni Autorità pubbliche Utilizzatori finali La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 13 Project Charter template PROJECT CHARTER Cronologia delle revisioni ID Cambiamenti Data di Autore creazione Tavola dei contenuti Background 4 Obiettivi del progetto 4 Necessità e benefici del business 4 Ambito del progetto 4 In ambito 4 Fuori ambito 4 Matrice di flessibilità 4 Programmazione prodotti da consegnare 4 Criteri di successo 4 Assunzioni e vincoli iniziali 4 Rischi e questioni iniziali 4 Team e comunicazione 5 Parti interessate, ruoli e responsabilità 5 Struttura di organizzazione del progetto 5 Project Manager: xxxx Piano di comunicazione iniziale 5 Data: xxxx Autorità per il progetto 5 Versione: xxxx Firme 5 La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 14 Project Charter template Background Programmazione degli obiettivi e dei prodotti da consegnare Cosa ha portato a questo progetto? Obiettivi del progetto Data Descrizione del prodotto da consegnare raggiungimento obiettivo Quali sono gli obiettivi primari di questo progetto? Necessità e benefici del business gia' presenti nel Criteri di successo - D business case Perché l’azienda dovrebbe intraprendere questo LD non solo il costo del progetto e importante ma anche il costo di prodotto progetto? Quali sono i benefici nell’intraprendere questo Quali sono i modi misurabili attraverso i quali riuscirete a progetto piuttosto che un altro? sapere se il progetto sta effettivamente raggiungendo gli obiettivi prefissati dallo sponsor? Ambito del progetto chiariso nostra si assa e di Assunzioni e vincoli iniziali T In ambito& competenza e cosa no Cosa è incluso nel lavoro di questo progetto? ID Tipo Descrizione Fuori ambito Cosa non è incluso nel lavoro di questo progetto? Matrice di flessibilità Rischi e questioni iniziali Maggiore Moderata Minor flessibilità flessibilità flessibilità ID Tipo Descrizione Owner Importanza Ambito Programmazione Costi La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 15  ho nelle puresfo e per le inserio in maniera - Project Charter template Team e comunicazione Autorità del progetto Titolo Risorse necessarie (Nome) Parti interessate, Ruoli e responsabilità Sponsor: Project manager: Parte Ruolo Impatto Influenza Responsabilità Comitato guida: interessata Comitato di controllo dei cambiamenti: Firme Struttura di organizzazione del progetto ________________________________ Ruolo Risorse necessarie (Tipo o nome) Firma dello sponsor Steering Committee Team centrale ________________________________ Team esteso Timbro dello sponsor La corivolgo personde di ares che diventano stabili ________________________________ Piano di comunicazione iniziale Data Comunica Descrizione Frequenza Formato Destinatari ________________________________ zione Firma del project manager Titolo Cos’è? Quanto E-mail? Chi lo spesso? Meeting? riceve? ________________________________ Più passa il tempo e più è fondamentale. L’e-mail Timbro del project manager utilizzata per una comunicazione asincrona 1 a N ________________________________ mentre la telefonata è sincrona 1 a 1. Utilizzo e- Data mail per mandare allegati, documenti ma se la comunicazione é urgente non mandi e-mail. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 16 Scope Management SCOPE MANAGEMENT Scope planning formalizzazione degli obiettivi globali del progetto Scope definition definizione di massima delle attività da eseguire Scope verification definizione dei criteri di accettazione dei risultati conseguiti Scope change control ipotesi su nuovi eventi (positivi e negativi) e su come affrontarli La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 17 Documento di definizione dell’ambito di progetto DEFINIZIONE DELL’AMBITO DI PROGETTO Questo documento esiste quando non c’è il project charter Nome del progetto: Numero del progetto: Obiettivi del progetto Situazione iniziale e possibili problematiche Un progetto complesso Descrizione dell’ambito di progetto necessita di attività di ambito formali, accurate e intensive, Fattori critici di successo (Critical Success Factor) mentre un progetto di routine richiede requisiti assai inferiori in Budget di progetto termini di documentazione e Pianificazione di massima verifica. Start-up: Milestone 1: Milestone 2: … Milestone N: Chiusura del progetto: Stakeholders di progetto Cliente: Sponsor Project leader: Project team: Team di progetto: … La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 18 Definizione degli obiettivi di progetto In questa fase è necessario iniziare ad effettuare una descrizione delle specifiche di prodotto, anche se non nel massimo dettaglio Le caratteristiche del prodotto dovranno essere progressivamente elaborate, in quanto subiranno di necessità delle variazioni sia formali che sostanziali Ai requisiti fondamentali del prodotto (o del servizio o del processo), dovranno essere assegnate le priorità in base alle esigenze espresse dal cliente e alle aspettative degli stakeholders Gli obiettivi di progetto devono essere “SMART” :  Specifici  Misurabili  Assegnabili  Realistici  Tempificabili La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 19  Obiettivi dell’analisi del contratto L’analisi del contratto viene effettuata nella fase di start-up allo scopo di: individuare le problematiche, le indeterminatezze ed i fattori di rischio che possono potenzialmente condizionare il successo del progetto individuare le milestones contrattuali stabilire le strategie di realizzazione del progetto, con individuazione delle interfacce contrattuali, modalità di scambio delle informazioni tra le stesse, scelta dei vendors principali, modalità di incasso, ecc. L’attività di analisi del contratto si conclude con l’emissione del project start-up action plan e del project execution plan, che hanno come obiettivo: pianificare i macro-eventi del progetto assegnare le risorse e formare il team di progetto (project team) disaggregare lo scopo di fornitura con attribuzione delle responsabilità e generazione delle WBS attribuire il budget per ogni item, sub-item ed attività La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 20 Kick-off meeting È il giorno in cui formalmente parte il progetto. Il cliente ha persone che gli controllano lo stato di avanzamento dei lavori. Alla riunione di avvio (kick-off meeting) partecipano i rappresentanti del cliente, i principali stakeholders, gli sponsor e il management del futuro team di progetto. In questo meeting si perviene a decisioni fondamentali relative alle revisioni da apportare al progetto e all’accettazione definitiva dell’ordine, collegando le attività del progetto al lavoro in corso all’interno dell'organizzazione. Si effettua una revisione del contratto e un’analisi degli aspetti relativi a:  requisiti di approvazione del prodotto, servizio o processo oggetto del progetto e delle attività previste  tempistiche di realizzazione delle attività  decisioni preliminari di “make or buy” su elementi della fornitura  definizione preliminare degli elementi di fornitura, delle possibili varianti e dei margini  identificazione dell’organizzazione iniziale di progetto  distribuzione delle risorse fra le differenti funzioni ed eventualmente fra differenti siti produttivi  limite di finanziamento, stima dei costi e budget di progetto La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 21  Principali deliverable di progetto Fondamentali sono le decisioni relative alla pianificazione delle principali milestone di progetto e alla definizione dei principali deliverable Altro fattore fondamentale indispensabile è la descrizione dei criteri di accettazione del prodotto e dei fattori critici di successo del progetto (critical success factor) relativi all’ambito in cui si opera Le decisioni prese nel kick-off meeting forniranno gli output principali per l’elaborazione del documento di descrizione dell’ambito FASE PRINCIPALI DELIVERABLES Start-Up Contratto, Project Charter, Registro degli stakeholder Pianificazione Piano principale e piani ausiliari, WBS, POBS, PBBS, RBS Approvvigionamento Piano di gestione degli approvvigionamenti Esecuzione Convalida dei deliverables, aggiornamento del piano principale e dei piani ausiliari Monitoraggio e Controllo Project status, registro richieste di modifica, registro delle issue Chiusura Output finale, documentazione finale di progetto, indicatori di performance La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 22 La pianificazione delle attività di Project Management  Gestione integrata di progetto e pianificazione Una gestione integrata (project integration management) richiede che tutti i processi e gli elementi di progetto siano opportunamente coordinati per pervenire in modo efficace ed efficiente agli obiettivi chiariti nella definizione dell’ambito La sfida che il project manager affronta quotidianamente è quella di mediare fra obiettivi, spesso fra loro contrastanti, riuscendo a soddisfare tutti gli stakeholders di progetto L’identificazione, descrizione e tempificazione delle attività di un progetto complesso è un’attività cruciale nel processo di pianificazione Perno centrale di tale processo è la Work Breakdown Structure che organizza l’ambito complessivo del progetto ed è orientata principalmente alla determinazione dei deliverables e del lavoro che dovrà essere eseguito. Tutto ciò che non è incluso nel WBS non è lavoro di progetto. Una quota di quest’attività può essere esternalizzata e in ogni caso la rappresentiamo nella WBS. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 24  Pianificazione a dettaglio crescente Il processo di pianificazione è un processo su 3 livelli. E’ possibile integrare i numerosi elementi di progetto effettuando una pianificazione a dettaglio crescente, ovvero su tre differenti livelli: 1. Il primo livello prevede una pianificazione generale, in cui deve essere definito il piano generale di progetto (il project scope) 2. Il secondo livello è quello di “planning” vero e proprio, in cui si definisce il piano principale del progetto (master plan); a partire dall’ingegnerizzazione della commessa si perviene al ciclo valorizzato di commessa, che rappresenta le attività da effettuare ed i connessi costi esaminati in maniera analitica (WBS + PBBS, anche nota come WBS valorizzata o distinta- All’interno del master plan facciamo affidamento su modelli consolidati dall’impresa che ci servono base di commessa) per lavorare 3. Il terzo livello è quello del piano di dettaglio in cui si effettua la schedulazione e il controllo avanzamento delle microattività e i deliverables secondari vengono validati 3. Se nel master plan includiamo tutte le attività, il livello di dettaglio è cosa facciamo giorno per giorno quindi lista delle attività con tutte le scadenze. Il livello di dettaglio dei piani ausiliari deve essere proporzionato alla complessità del progetto. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 25 Pianificazione multi-progetto Nel contesto di una gestione multi-progetto, vi è una differenziazione sostanziale da una “normale” pianificazione di un singolo progetto, in quanto è necessario prevedere strumenti di regolazione quali : analisi del portafoglio progetti (project portfolio), che identifica i progetti compatibili e determina quali approvare analisi del parco risorse, che verifica in maniera incrociata rispetto a tutti i progetti presenti nel portafoglio la disponibilità di risorse pianificazione multi-project management, che stabilisce le priorità fra i progetti in modo da ripartire le risorse in modo ottimale La pianificazione delle risorse multi-progetto è innanzitutto una pianificazione della capacità (minimo conflitto possibile sulle risorse critiche - quelle scarse - integrando il parco-risorse e contemporaneamente garantendo un’elevata produttività e efficacia. L’integrazione fra i progetti viene spesso operata all’interno del PMO La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 26 Priorità dei progetti nel project portfolio Le priorità all’interno del project portfolio dovranno essere effettuate comparando i diversi progetti, rispetto a:  rilevanza del progetto nelle strategie future dell’azienda  fabbisogni di investimenti e redditività dunque la sostenibilità finanziaria e l’eventuale richiesta di finanziamenti  risorse critiche necessarie in riferimento al proprio parco risorse  durata compatibile con programmi precedentemente avviati  livello di interdipendenza con gli altri progetti La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 27  Sviluppo del piano principale Lo sviluppo del piano principale di Project Management prevede un’integrazione e un coordinamento di tutti i differenti piani relativi ai differenti aspetti di qualità, tempo e costo, nonché di pianificazione delle risorse Definisce come eseguire, monitorare, controllare e, infine, chiudere il progetto Una volta definito, il piano deve essere approvato e successivamente congelato: in tal modo fungerà da baseline iniziale per le fasi di controllo e chiusura del progetto Il master plan dev’essere monitorato e continuamente integrato con modifiche suggerite da feed-back provenienti dal monitoraggio delle attività eseguite La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 28  Elementi del piano principale All’interno del master plan abbiamo devono essere indicati tutti i deliverable , ci sia la descrizione del metodo di lavoro sia dal punto di vista gestionale ma anche esecutivo. Ci sono info rilevanti e non rispetto alla complessità. All’interno del piano dovrebbero essere descritti: il ciclo di vita del progetto e le attività ad esso associate (la WBS) i principali input e output (deliverables) delle attività in relazione agli obiettivi di progetto, le modalità di esecuzione del lavoro e i luoghi in cui saranno realizzate le relazioni fra le attività di progetto le descrizioni degli strumenti e delle tecniche da utilizzare per l'esecuzione dei processi di progetto le modalità di monitoraggio e controllo delle attività le modalità di implementazione delle modifiche le modalità di manutenzione e utilizzo per la salvaguardia dell'integrità delle baseline di misurazione delle prestazioni le necessità e modalità di comunicazione fra gli stakeholders La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 29  Esempio WBS Dictionary Fonte: A. Vismara 06/04/2022 30  Esempio WP List Work Work package title Person- Responsible Start End package months month month No 1 Project Management 30,5 M1 M36 XXX Requirements, communities specifications and Use 2 70,5 M1 M6 Cases 3 XXX System for User Relationship 20 M1 M20 4 Knowledge Management & Semantic Analysis 19 M1 M22 5 Semantic Analysis Services 30 M2 M28 6 XXX Ecosystem – Levels: Cycle of Innovation 119 M1 M24 7 iC Platform Architecture & SW Development 33 M5 M34 8 User validation, platform evaluation and refinement 81 M8 M36 9 XXX Business Model Definition 16 M6 M30 10 Dissemination, Exploitation, IPR management 94,5 M1 M36 TOTAL 513,5 06/04/2022 31  Esempio Deliverable list Estimated indicative Deliv No Deliverable title WP Delivery Date person-months Other management and activity 1.1 1 20 … reports foreseen for the project 1.2 Quality Manual 1 10,5 M3 End-User Requirements, Scenarios, 2.1 Use Cases and Target Users 2 44 M4, M24 (Final) Specifications Social Network Provider and 2.2 2 26,5 M6, M24 (Final) Application Developer Requirements An introduction to the theory of 3.1 3 9 M8 contracts and R&D incentives Model setting and solving and 3.2 3 11 M12, M22 (Final) analysis of the results User profile, innovation process semantic modelling and 4.1 4 7 M6 Recommendation System State of the Art Users and innovation projects Knowledge Representation, 4.2 4 12 M6, M24 Acquisition and Management methods and specifications 06/04/2022 32  Esempio WP Description Work package number 1 Start date or starting event: Month 1 Work package title Project Management Responsible Fabio Nonino Activity Type MNGT Effort 200 Person-Months Objectives This workpackage will provide an effective and efficient management and work process of the project during the contractual period. Its objective is to ensure an efficient management of the project and a consistent high quality of the work to be performed and of the reports produced. Further, it deals with the administrative and financial management of the project. To ensure the delivery of the project on time and on budget. The main goals are listed here below:  to coordinate the technological and scientific orientation of the project.  to secure the quality of the work to be undertaken and of the delivered documents and software.  to manage the knowledge  to provide needed expertise concerning risk management and contingency planning Description of work Task 1.1 Project management and reporting The PM will conduct the operational management of the project on a day-to-day basis from the project start till its conclusion. The effective initiation of the project involving the production of a Project Initiation Document Task 1.2 Quality Management and Control This task will start right at the beginning of the project and take the overall responsibility of the quality management and quality control of the project and of its deliverables and other output. This quality control is achieved, basically, through internal and external reviews. Existing tools (product definition and quality criteria, checkpoint analysis, milestone tracing, lessons-learned databases) will be used to ensure quality of the project and the results. 06/04/2022 33  Esempio WP Description Description of work Task 1.1 Project management and reporting The PM will conduct the operational management of the project on a day-to-day basis from the project start till its conclusion. The effective initiation of the project involving the production of a Project Initiation Document Task 1.2 Quality Management and Control This task will start right at the beginning of the project and take the overall responsibility of the quality management and quality control of the project and of its deliverables and other output. This quality control is achieved, basically, through internal and external reviews. Existing tools (product definition and quality criteria, checkpoint analysis, milestone tracing, lessons-learned databases) will be used to ensure quality of the project and the results. Deliverables D1.1 - : Periodic progress report and final report (Task 1.1) Month (of delivery): every 4 or 6 months D1.2: Quality Manual (Task 1.2) Month (of delivery): M3 bass deliverable É un proble aver senza 06/04/2022 34  capita nella risposte Piani e componenti ausiliari multiple Accanto al piano principale devono essere previsti i piani ausiliari: ↓ gestione dell’ambito del progetto Lis legate and are di gestione del reclutamento del personale gestione della qualità e del miglioramento dei processi conoscete gestione della schedulazione gestione dei costi all'interno obbiamo delle componenti gestione dell’approvvigionamento gestione della comunicazione gestione dei rischi il risultato del gestione degli stakeholder e e i componenti ausiliari, come ad esempio: piano elenco delle milestones calendario delle risorse baseline della qualità (baseline dell’ambito) baseline della schedulazione baseline dei costi registro dei rischi (“risk register”) registro degli stakeholder (“stakeholder register”). La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 35 Step nella pianificazione di progetto STEP 1 DEFINIZIONE WORK BREAKDOWN STRUCTURE STEP 2 DEFINIZIONE PROJECT ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE STEP 3 ASSEGNAZIONE DELLE RESPONSABILITA’ STEP 4 DESCRIZIONE DETTAGLIATA DEI WORK PACKAGES STEP 5 PIANIFICAZIONE DELLA QUALITA’ STEP 6 PIANIFICAZIONE DEI TEMPI STEP 7 DEFINIZIONE RESOURCE BREAKDOWN STRUCTURE E LIVELLAMENTO DELLE RISORSE STEP 8 DEFINIZIONE PROJECT BUDGET BREAKDOWN STRUCTURE, DELLA BASELINE E DEI COST ACCOUNT La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 36 L’esecuzione Processo di esecuzione (Project plan execution) Il processo di esecuzione (project plan execution) è la fase principale nella gestione dell’integrazione del progetto (in questa fase la maggior parte del budget viene speso) Il compito principale del project manager è il coordinamento di tutte le interfacce tecniche e organizzative Fondamentale una revisione continua dei precedenti piani di progetto L’esecuzione del progetto si traduce operativamente nella gestione delle deadlines e delle milestones (le più importanti sono quelle previste da contratto e quelle che identificano le transizioni fra differenti fasi) Il project manager deve garantire la produzione dei deliverables nei tempi programmati (quindi rispettando appunto deadline e milestone) e nei costi preventivati Le informazioni sullo stato di avanzamento del lavoro saranno l’input del processo di reporting delle prestazioni Le criticità che sorgono durante l’esecuzione del progetto vanno rilevate e gestite e riportate nell’elenco delle “issue” (issue log) Durante la fase di esecuzione, il piano di lavoro deve essere continuamente ridefinito in base all’andamento del progetto. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 38 Gestione dell’esecuzione 1. Pianificazione gestire le milestones effettuare un update del piano adattandolo rispetto a possibili deviazioni gestire le change request 2. Organizzativo acquisire, formare e gestire i membri del gruppo di progetto stabilire e gestire i canali di comunicazione, sia interni che esterni al gruppo di progetto gestire l’impegno degli stakeholder 3. Approvvigionamenti gestire le milestones effettuare un update del piano adattandolo rispetto a possibili deviazioni 4. Avanzamento di progetto implementare i metodi e gli standard qualitativi pianificati per il raggiungimento degli obiettivi del progetto ottenere, gestire e utilizzare le risorse compresi i materiali, gli strumenti, le attrezzature e le strutture creare, verificare e approvare i deliverable del progetto raccogliere i dati del progetto relativi a qualità, costi, schedulazione e avanzamento tecnico raccogliere e documentare le “lesson learned” e implementarle successivamente per il miglioramento del processo di gestione del progetto gestire i rischi e implementare le attività di risposta ai rischi La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 39  Gestione delle informazioni La gestione delle informazioni sulle attività di progetto deve essere orientata a comunicare agli stakeholders e al team di progetto tutti i dati necessari ad un efficiente ed efficace completamento del progetto Le informazioni devono essere raccolte e distribuite con cadenza regolare e con strumenti e pratiche standardizzate in modo che siano conosciute da tutti INFORMAZIONI DI PROGETTO livello di conformità dei processi rispetto agli standard di qualità stima del tempo di completamento delle attività in corso deliverable completati e non completati costi autorizzati e sostenuti stato di avanzamento delle attività rispetto alla schedulazione preventiva dettagli sull'utilizzo delle risorse percentuale di completamento fisico delle attività in corso “lesson learned” documentate e inserite nella knowledge base dell’organizzazione COMUNICAZIONE FORMALE le riunioni di progetto, la distribuzione di copie cartacee dei documenti, i sistemi di archiviazione manuale, database elettronici ad accesso condiviso gli strumenti di Information & Communication Technology, le videoconferenze, la posta elettronica, i portali web e le newsletter PMIS (Project Management Information Systems), interfacce web, software di supporto per riunioni e uffici virtuali, portali e strumenti collaborativi di gestione del lavoro La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 40  Gestire i conflitti: registro delle questioni e lesson learned Il registro delle questioni servirà all’interno del progetto a monitorare i conflitti dovuti a differenze di opinione, nuove situazioni su cui occorre fare luce e responsabilità emergenti o impreviste durante il ciclo di vita del progetto Dopo la fase di chiusura entrerà a far parte della documentazione delle lesson learned Le lesson learned presenti nell’area delle risorse umane comprendono:  PBOS, matrici rapporti-responsabilità, descrizioni delle mansioni e del piano di gestione del personale  registro questioni del progetto  metodi e tecniche utilizzate per la gestione dei conflitti e una valutazione sull’effetto che hanno prodotto  strategie di gestione dei gruppi virtuali dimostratesi efficaci Le differenze di opinione rappresentano un momento di sviluppo della creatività e di miglioramento, se espresse opportunamente e nei momenti giusti. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 41  Effettuare l'assicurazione qualità Il Quality Assurance (QA), ovvero l’assicurazione del sistema qualità, deve adoperarsi perché i processi interni al progetto siano in linea con le politiche di qualità precedentemente definite e pianificate L’output del quality assurance è rappresentato dalla formalizzazione nelle richieste di modifica dei processi interni e nelle azioni correttive suggerite L'esecuzione del controllo di qualità riguarda sia i processi del progetto che gli obiettivi di breve periodo (i deliverables intermedi) e di lungo periodo (deliverables finali) e dovrebbe essere realizzato durante tutto il progetto E’ fondamentale che il responsabile della qualità e il suo team abbiano un’approfondita conoscenza delle tecniche di campionamento e ottima pratica del controllo statistico di processo Gli output principali dell’esecuzione dell’assicurazione di qualità sono la convalida dei deliverable sulla base di una valutazione dell’esecuzione delle attività e di un controllo finale del prodotto, del servizio o del processo implementati. A fronte della convalida (o non convalida), il piano di Project Management e i piani ausiliari dovranno essere aggiornati La pianificazione della qualità è come sviluppo il processo qualitativo mentre l’assicurazione qualità controlla che quanto è all’interno del piano qualità venga sviluppata cioè c’è qualcuno che si assicura che le cose vengano fatte. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 42 Processo di assicurazione del sistema qualità Politica della qualità Assegnazione responsabilità Miglioramento continuo Organizzazione Responsabilità Gestione dei processi Feedback Azioni correttive (audit) Management Review ASSICURAZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 43  chiede all'esame I sette strumenti base della qualità Quando si vuole effettuare un’analisi della qualità bisognerebbe sempre considerare i sette strumenti di base della qualità (“Seven Basic Tools of Quality”): 1. diagramma di causa-effetto 2. foglio di raccolta dati (“check sheet”) 3. carte di controllo 4. istogramma 5. diagramma di Pareto 6. diagramma di dispersione 7. stratificazione (anche se talvolta viene indicato il diagramma di flusso o la run chart) La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 44 Il Monitoraggio e il Controllo Monitoraggio del progetto Il monitoraggio e il controllo di un progetto sono attività indispensabili per raggiungere gli obiettivi definiti in fase di start-up e planning Il monitoraggio rappresenta un controllo continuo nel tempo che si traduce nei seguenti passi: (1) misurare, (2) rilevare e (3) correggere. Il monitoraggio prevede di rilevare l’avanzamento del progetto in termini di:  tempo speso  soldi spesi  criticità incontrate nell’esecuzione delle attività  lavoro fisicamente realizzato (documenti emessi, prototipi realizzati, ecc.)  stime di completamento delle attività Obiettivo del controllo: tutte le info mi servono per misurare le performance Il monitoraggio può essere condotto tramite:  colloqui con i responsabili dei work packages  riunioni sullo stato di avanzamento del progetto  feedback sotto forma di report periodici La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 46  Controllo del progetto Il controllo verrà operato per:  verificare l’andamento del progetto, tramite analisi degli scostamenti di qualità, tempi, costi e performance dell’intero progetto e delle sue parti soprattutto in relazione alle milestones  approvare i risultati ottenuti  ripianificare, nel caso i risultati non siano in linea con gli obiettivi di progetto  produrre dei report sullo stato di avanzamento del progetto  informare gli stakeholders interessati delle modifiche approvate Il controllo deve essere effettuato tramite:  analisi delle varianze nella qualità, nei tempi e nei costi  identificazione delle cause dei problemi incontrati e ipotesi su possibili criticità future  determinazione delle azioni correttive per ricondurre il progetto agli obiettivi stabiliti  simulazioni e valutazione delle possibili alternative La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 47 La issue viene segnata dal work package leader, task leader in una data poi viene assegnata la soluzione a qualcuno che va trovata e poi la situazione è risolta. Monitoraggio e controllo avanzamento delle attività Il controllo dell’avanzamento fisico del progetto è detto anche project tracking, che comprende anche tutte le attività di monitoraggio delle aree che richiedono azioni correttive Ogni attività deve possedere dati aggiornati relativi a:  ore lavoro spese e ore lavoro necessarie al suo completamento definitivo  % completamento  eventuali criticità riscontrate Al fine di tenere sotto controllo tutti gli aspetti critici del progetto è utile creare l’issue log (letteralmente la registrazione dei problemi) N° ISSUE SEGNALAT A DA DAT A ASSEGNAT A A SOLUZIONE STAT O 1 2 3 4 5 6 7 8 … N La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 48  Nell’ avanzamento tengo traccia della percentuale di sviluppo Report stato di avanzamento Durante l’attività di controllo avanzamento e a valle del completamento di ogni singola attività è necessario documentare tutte le misurazioni effettuate attraverso un reporting dell'avanzamento ULTIMO PIANIFICATO OGGI CONTROLLO AVANZAMENTO Ore % Ore % Inizio Fine Lavoro Inizio Fine Inizio Fine ATTIVITÀ spese Avanzamento spese Avanzamento A B Le milestones sono C momenti “naturali” per D effettuare il controllo E del progetto. F G H I L La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 49 Report stato di avanzamento work package REPORT WORK PACKAGE Nome del progetto: Titolo WP: Codice WP: Fase Descrizione attività previste Data di avvio prevista Data di conclusione prevista Difficoltà incontrate nell’esecuzione del WP Nessuna criticità Criticità minime superate Criticità rilevanti. Descrizione ------------------------------------------------ ------------------------------------------------ ------------------------------------------------ ------------------------------------------------ Schedulazione Data di fine e milestone intermedie rispettate Milestone intermedie e data di fine posticipata, ma nei termini della pianificazione Data di fine posticipata di __ giorni Nuova scadenza: Costi Budget di costo rispettato Costi incrementati di ____ Nuovi costi per esecuzione WP ____ Responsabile WP Data ____________________ Nome ____________________ Firma ____________________ La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 50  Tecniche di valutazione dello stato di avanzamento Le tecniche utilizzate per la valutazione dello stato di avanzamento sono: ON/OFF (anche detta 0/100): l’avanzamento fisico vale 0 dall’inizio dell’attività, passa a 100 al termine (tecnica poco precisa e utile solo per attività di breve durata, di scarsa influenza sul progetto o di basso impatto economico) 50/50: l’avanzamento fisico vale 50 dall’inizio dell’attività, passa a 100 al termine (utile per attività di breve durata o di basso impatto economico e per cui si ha estrema fiducia in un loro corretto completamento) Eventi ponderati: si individuano gli eventi fondamentali all’interno dell’attività e a ciascuno viene dato un peso in %; ogni qualvolta si perviene ad uno di questi eventi, si somma il peso che gli è stato attribuito per valutare l’avanzamento dell’attività. (permette un frequente monitoraggio, ma è applicabile solo alle attività molto lunghe in cui sono evidenziabili delle sotto-parti) La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 51  Tecniche di valutazione dello stato di avanzamento Numero di unità finite: l’output finale viene suddiviso in unità omogenee, il numero di unità realizzate sul totale fornisce l’avanzamento fisico dell’attività (applicabile solo per attività misurabili in termini di quantità omogenee e misurabili) Output proporzionale all’input: si individua la quantità totale di risorse in input necessarie all’attività; la misurazione della quantità di risorse consumate sul totale determina l’avanzamento fisico dell’attività (molto semplice ed affidabile). Stima % dell’avanzamento: si chiede al responsabile dell’attività di stimare lo stato di avanzamento (tecnica rischiosa perché soggettiva) Non e’ possibile stabilire con precisione assoluta la percentuale di completamento di un’attività’, perché in realtà non potremo sapere esattamente il tempo che necessiterà per il suo compimento. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 52  Proiezione completamento di un’attività nel caso di un ritardo nell’avanzamento Le misure correttive per cercare di “recuperare” le attività, che altrimenti verrebbero completate in ritardo, possono essere:  utilizzo dei tempi di riserva % completamento  incremento ore lavorative e 100% recupero aumento capacità operative (a fronte di costi superiori)  esternalizzazione di alcune attività pianificato 50%  rinegoziazione delle richieste o delle scadenze con il cliente effettivo 0 oggi tempo La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 53 Affrontare le criticità Devo presumere che le cose non sono andate come avevi pianificato? La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 54 Monitoraggio e controllo dei costi Esattamente come nel monitoraggio e controllo della qualità e dei tempi, anche il processo relativo ai costi deve seguire tre step: (1) rilevazione dei costi effettivi (2) raffronto dei costi effettivi con il budget (3) analisi degli scostamenti L’obiettivo è:  registrare accuratamente tutte le modifiche apportate rispetto alla baseline dei costi  monitorare l'andamento dei costi per rilevare e comprendere eventuali scostamenti dalla baseline dei costi  influenzare i fattori che causano modifiche alla baseline dei costi  assumere iniziative volte a riportare il superamento dei costi entro limiti accettabili  assicurare che le modifiche richieste siano concordate La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 55 Report costi di un work package COSTI WORK PACKAGE Nome del progetto: Titolo WP: Codice WP: Costo orario Ore Spese Spese Costo Servizi Attività personale personale personale trasferta materiali esterni 1 2 3 … … N Totale La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 56  Curve del controllo dei costi di progetto Stima andamento costi a finire FINE COSTI EFFETTIVA (EAC) EV Earned Value finale dei costi Variazione AC WP FINE PV Planned Value PREVISTA AC/AT (BAC) AC Actual Cost ST Scheduled Time CV PV COST AT Actual Time VARIANCE SV Variazione SCHEDULE finale dei tempi VARIANCE ST EV B CWS B CWP TEMPO DI R itardo temporale SVILUPPO DEL PROGETTO DATA RILEVAMENTO La gestione dei costi 06/04/2022 Pagina 57 La chiusura del progetto  La chiusura del Progetto La chiusura, l’ultima attività di Project Management, rappresenta il momento in cui dovrebbero essere coronati tutti gli sforzi profusi durante l’intero ciclo di vita del progetto La fase di chiusura prevede che l’impresa rilasci al cliente gli ultimi deliverables, fra cui l’output definitivo del progetto Il gruppo di progetto deve adempiere ad altri compiti: dalla chiusura formale e amministrativa del contratto alla preparazione della documentazione finale, che pone termine ufficialmente a tutte le attività I documenti di progetto e di chiusura fungeranno da fondamenta per i futuri progetti La procedura di chiusura prevede che i risultati siano riconosciuti, controllati e infine accettati dal cliente. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 59  Procedura di chiusura del contratto e di chiusura amministrativa L’impresa deve attivarsi, nei tempi prestabiliti da contratto e secondo le specifiche pattuite, al rilascio degli ultimi deliverables e alla consegna dell’output finale al cliente La chiusura del contratto di fornitura richiede necessariamente un’accettazione definitiva e formale da parte del committente del livello qualitativo del lavoro eseguito I requisiti e le modalità di accettazione formale sono normalmente previsti nel contratto All’interno del contratto è sempre contenuta una clausola che regolamenta i diritti e le responsabilità delle parti in caso di risoluzione anticipata Le procedure di chiusura amministrativa prevedono l’emissione dell’ultima fattura al cliente e la verifica del pagamento La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 60 Attività di chiusura del progetto Lo sponsor di progetto deve occuparsi degli aspetti commerciali del progetto, assicurarsi che il progetto sia concluso con soddisfazione da parte del cliente Il project manager deve pianificare le ultime attività e monitorarne l’avanzamento assicurandosi che il progetto si chiuda nel migliore dei modi Il team di progetto deve adoperarsi perché il progetto sia concluso il prima possibile, e che i risultati raggiunti possano essere estesi a progetti futuri Analisi (“review”) del progetto e delle performance su parametri quali:  valutazione delle persone coinvolte nel progetto e della prestazione del team  scostamento rispetto ai tempi pianificati  scostamento rispetto al lavoro pianificato  scostamento rispetto ai costi pianificati  indici di qualità del prodotto Organizzazione di un meeting di progetto finale per diffondere i risultati del progetto e della “review” finale, e per formalizzare a tutto il team e ai principali stakeholders interni la conclusione del progetto La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 61  Documentazione di chiusura del progetto Tutte le informazioni relative ai progetti conclusi devono essere archiviate per poter essere utilizzate in futuro nel knowledge base aziendale:  la documentazione di chiusura del contratto il contratto stesso, il capitolato e gli allegati, nonché l’accettazione formale del cliente  i documenti che descrivono il prodotto e il progetto (piani, specifiche, documentazione tecnica prodotta, rilasciata e allegata, ecc.)  i documenti relativi alle modifiche richieste dal cliente e approvate  i documenti di misurazione performance, ovvero tutti i report prodotti per registrare e analizzare le performance di progetto, nonché i criteri definiti inizialmente per misurarle  i report di performance dei fornitori e la documentazione prodotta a seguito di qualsiasi ispezione effettuata presso i fornitori, o ricevuta dal cliente e prevista nei contratti  i vari report sullo stato di progetto e sulle problematiche incontrate che verranno inseriti nell’apposito registro (“issue log”)  la documentazione finanziaria (fatture dei fornitori, fatture emesse verso il cliente, ricevute di pagamento, ecc)  i registri di progetto sui rischi e le lesson learned E’ indispensabile assicurarsi che tutte le attività avviate per il completamento del progetto siano state chiuse. La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 62 Il Project Management Come viene Come viene Come viene Come viene Come viene Quello che deve spiegato dal compreso dal analizzato sviluppato dal descritto dal testarlo cliente capo progetto dall' analista progettista venditore Come viene Quali sono le Come è stato Come viene Quale pubblicità Quello di cui aveva documentato il funzioni installate fatturato al cliente supportato dal viene fatta veramente bisogno progetto customer care dal marketing il cliente La gestione delle fasi di progetto 06/04/2022 Pagina 63