Üretim Yönetimi Ders Notları PDF

Üretim Yönetimi Uzaktan Eğitim Ders Notları Prof.Dr. Mustafa Cahit Ungan 2 Ünite 13 Proje Yönetimi  Proje Yönetimi 3 GİRİŞ Önceleri askeri projelerde ve uzay araştırmaları projelerinde k...

Üretim Yönetimi Uzaktan Eğitim Ders Notları Prof.Dr. Mustafa Cahit Ungan 2 Ünite 13 Proje Yönetimi  Proje Yönetimi 3 GİRİŞ Önceleri askeri projelerde ve uzay araştırmaları projelerinde kullanılmaya başlanan proje yönetimi yöntemleri, zaman içinde uygulama alanlarını genişletmiş ve işletmecilikte de sıkça kullanılan bir araç olmuştur. Günümüzde hemen her işletme çalışanının yolu bir şekilde projelerle çakışmaktadır. İşletme bazındaki projelere aşağıdaki örnekler verilebilir: Yeni ürün geliştirmeye dönük AR-GE çalışmaları Köprü, bina, baraj, kanal gibi mühendislik projelerinin tasarımı ve yapımı, Bir kuruluşta toplam kalite yönetimi, kurumsal kaynak planlaması ve ileri imalat teknolojilerinin kurulması çalışmaları, Bir konser turnesinin organizasyonu, Yeni pazarlara giriş çalışmaları, Tesis genişletme çalışmaları Bir başlangıç ve bitiş noktası olan, belli bir bütçesi ve kilometre taşları olan birbirine bağlı faaliyetlere proje adı verilir. Proje yönetimi ise projeleri tanımlama, organize etme, planlama, izleme ve kontrol etme aşamalarından oluşan sistemli bir yaklaşımdır. Projeler aşağıdaki ortak özelliklere sahiptirler: a) Her bir proje benzersizdir: Projeler, temelde benzer de olsalar, koşullar gereği hiçbiri bir diğerinin aynısı olamaz. Her bir projenin yapımında kendine özgü iş akışları vardır. Örneğin, seri otomobil üretimi bir proje olarak kabul edilemez; ancak, yeni bir otomobil modelinin geliştirilmesi bir proje olarak nitelendirilebilir. Veya çizimleri tıpatıp aynı olan iki binanın yapımında arazi farklılıkları, inşaatın yapıldığı bölgenin iklim özellikleri gibi faktörler nedeniyle farklı akışlar söz konusu olabilmektedir. b) Projeler karmaşıktır. Projeler genellikle farklı uzmanlık alanlarından çalışanları ve ekipmanı bulunduran ve birbirine bağlı çok sayıda farklı görevin bulunduğu yapılardır. Bu nedenle projelerin karmaşık olduğunu söyleriz. Bir projenin sistematik bir şekilde planlanması ile sevk ve idaresi olan proje yönetimi, proje görevinin gerçekleştirilmesinde şu işlevlerin içerilmesini gerektirir. a) Organizasyon; proje organizasyon yapısının, proje yöneticisi ve ekip elemanlarının belirlenmesi, kimin hangi işleri gerçekleştireceğinin saptanmasını içerir. 4 b) Planlama, kontrol ve izleme; proje çalışmalarında, faaliyetlere ilişkin olarak kaynak, maliyet ve faaliyet zamanlarının planlama, kontrol ve izlenmesinin gerçekleştirilmesi işlemlerini ifade eder. c) Yönetim; grup dinamiği sağlayacak bir ekip yönetimi, motivasyon, görüşme ve tartışma teknikleri, sunuş ve raporlama tekniklerinin uygulanmasına ilişkin faaliyetleri kapsar. PROJE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI Bir projenin belirli bir plan ve programa göre önceden belirlenen amacına ulaşmasını sağlamak için gereken planlama, organizasyon, koordinasyon ve kontrol faaliyetleri, proje yönetimi kavramını oluşturmaktadır. Proje yönetimi, aşağıda açıklanan tanımlama, planlama, uygulama, izleme ve kontrol ile tamamlama ve değerlendirmeden oluşan beş temel aşamayı içermektedir. Tanımlama: Projenin belirlenmesi, finansman kaynaklarının saptanması ve projenin tanımlanmasını, gerekli fizibilite çalışmalarının tamamlanmasını, projenin gerçekleştirilmesine ilişkin kararın verilmesini, proje grubunun oluşturulmasını ve görev tanımlarının yapılmasını içerir. Planlama: Projeyi oluşturan faaliyetlerin (aktivitelerin ya da diğer bir deyişle iş paketlerinin) ve bunlar arasındaki ilişkilerin belirlenmesi, proje faaliyetlerine ilişkin süre, kaynak ve maliyet analizlerinin yapılması, bu aşamada gerçekleştirilir. En önemli aşama, planlama aşamasıdır. Çünkü projede yer alacak her bir faaliyetin süresinin, bu faaliyetin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynakların tahmin edilmesi, faaliyetler arasında ne tür bir ilişkinin olduğunun (örneğin X faaliyetinden bir önce gerçekleştirilecek faaliyetler, bir sonra gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler hangileridir, paralel sürdürülmesi gereken faaliyetler hangileridir, vb.), bu faaliyetin gerçekleştirilmesinden sorumlu kişi ve birimler ile faaliyetlerin tamamlanacağı tarihlerin belirlenmesi gerekmektedir. Böylelikle proje planının bir modeli ortaya çıkartılarak uygulamaya hazır hale getirilir. Uygulama: Bu aşamada proje, planlandığı üzere uygulanmaya başlanır. Proje faaliyetleri öngörülen süre ve kaynaklar dahilinde ve sorumlu kişi ya da birimlerce gerçekleştirilir.  Proje Yönetimi 5 İzleme ve Kontrol: Projenin gidişine ilişkin gösterge ve verilerin toplanması, bunların yapılan planlarla karşılaştırılması, sapmalar halinde bu sapmaları düzeltmek için gerekli kararların verilmesi ve önlemlerin alınması işlemlerini içerir. Tamamlama ve Değerlendirme: Projenin sona erdirilmesinden sonra proje, yapısına göre ya teslim edilir ya seri üretime geçilir ya da kapanışı yapılır. Tamamlamanın ardından da proje performansının değerlendirmesi yapılır. Projenin izleme-kontrol aşamasında elde edilen veriler, planlanan değerlerle gerçekleşen değerlerin karşılaştırılması için kullanılır. Sapmalar ya da sorunlar olduysa hangi aktivitede, hangi birimin ya da kişinin sorumluluğunda ortaya çıktığı, söz konusu sapma ya da sorunların nasıl aşıldığı belirlenir ve proje ekibi ya da daha üst düzey görevliler tarafından oluşturulmuş olan kriterlere göre projenin başarı değerlendirilmesi yapılır. Projenin yapısına göre bazı durumlarda projenin tamamlanmasının üzerinden belli bir zaman geçtikten sonra nihai bir değerlendirme yapılır ve başka benzer bir projede, daha önce karşılaşılan sorunlarla karşılaşılmaması için deneyimler tazelenir. Bu yöntem, sonraki projelerin daha iyi planlanmasını, yönetilmesini ve başarılı olmasını sağlayabilir. Proje yönetimi sürecinin başarılı olabilmesi için bazı temel faktörlere gereksinim duyulur. Bunlar şöyle sıralanabilir: Proje Yöneticisi: Projenin, belirli kısıtlar uyarınca planlanan değer ve hedeflere en uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli kararları zamanında alarak uygulamaya koyabilecek, oluşturulan ekip ve ekipler arasında koordinasyonu sağlayacak yetki ve sorumlulukta bir kişi proje yöneticisi olarak görev yapmalıdır. Proje yürütme görevini üstlenecek yöneticinin aynı zamanda ekip elemanları tarafından da benimsenmesi, projenin daha etkili bir biçimde yürütülmesine katkıda bulunacaktır. Sağlıklı Veri ve Bilgi Akışı: Projeye ait kaynak, süre, sorumlu birimlere ilişkin planların veri ve bilgilerinin sağlıklı olarak ve zamanında saptanmasına; projenin gerçekleşme aşamasında doğru, geçerli veri ve bilgilerin alınabilmesine imkan verecek bir iletişim sisteminin işlerliği, projenin yürütülmesi sırasında sağlanması gereken temel gereksinimlerdendir. Proje Ekibi: Proje, bir ekip, grup ya da komite tarafından veya işlevlerine göre ayrılmış gruplar (komiteler) tarafından planlanır ve gerçekleştirilir. Gruplarda, ilgili 6 işlevleri yerine getirebilecek birimlerden seçilerek bir araya getirilmiş ve tercihen gönüllü elemanlar yer alır. Ekip halinde çalışma, proje yönetiminin en önemli özelliklerinden biri olduğu için ayrı bir bölümde ele alınacaktır. Proje yönetimi ile pek çok olumlu sonuçlara ulaşmak mümkün olmakla birlikte, sihirli bir değnek olmadığı da göz önünde bulundurulmalıdır. Belli koşullar sağlanamadığı taktirde projelerin yürütülmesinde, rutin çalışmalara oranla çok daha ciddi başarısızlıklar da yaşanabilir. Proje yönetiminde başarıya ulaşmanın olanaksız olduğu durumlar şöyle sıralanabilir: Projenin mantıklı bir temele dayanmaması: Diğer bir deyişle, tanımlama aşamasında yapılacak yaşamsal bir hata, geri dönmesi zor sorunlara yol açabilir. Daha önce başarılı olmuş bir ekibe yine başarılı olacakları öngörüsüyle ayrıntılı inceleme yapmadan yeni bir proje verilmesi: Projeler kendi içlerinde dinamiktir ve proje süresince değişik yönetim teknikleri gerektirebilirler. Yönetim tarzını, projenin ilerlemesi sırasında değiştirmek, hiç de alışılmadık değildir. Bu durumu, başarılı olamayan bir futbol takımının yeni bir çalıştırıcıyla ve yeni bir çalışma sistemiyle yoluna devam etmesine benzetebiliriz. Yani, daha önce başarılı olmuş bir ekibe, yeterince esnek olmadıkları taktirde farklı yapıda yeni bir proje vermek, başarıyı garanti etmez. Ekip elemanlarının proje konusuna yakınlıkları, yeni projenin gerektirdiği koşullara kendilerini uyarlayabilme esneklikleri dikkat edilmesi gereken koşullardır. Proje yöneticisi olarak yanlış kişinin seçilmesi: Yönetici hem lider, hem de organizatör olmalıdır. Bazı durumlarda, çok yeterli olmayan, tereddütle derlenmiş bilgiler ışığında önemli kararlar vermek zorunda kalabilirler. Bundan dolayı, fonksiyonel, klasik bir birimde çok başarılı olmuş bir yönetici, aynı başarı düzeyine proje yöneticiliğinde ulaşamayabilir. İşin kapsamının ve görev tanımlarının net olmaması: Bir projede hiçbir şey, işin kapsamının (maliyetlerin, zaman planının veya teknik koşulların) ve projeyi gerçekleştirecek elemanların görev ve sorumluluklarının belirgin olmaması kadar sorun yaratmaz. Dolayısıyla, proje başlarken yukarıda anılan maddelerin açıkça tanımlanması, ileride yaşanması muhtemel sorunların önemli bir bölümünü ortadan kaldıracaktır.  Proje Yönetimi 7 Yönetim tekniklerinin kullanılmaması: Projelerde kullanılan yönetim teknikleri her zaman proje gereksinimlerine yanıt vermeyebilir. Üstlenilen görevin acilliği, karmaşıklığı ve yeni teknikler içermesi; projede görev alan ekip elemanlarının meslek grupları yelpazesinin genişliği, projenin yürütüldüğü organizasyon yapısı, projede sağlanan iletişim ve işbirliği düzeyi, tükettiği kaynak çeşitliliği, motivasyon düzeyi, projenin yönetim tarzını etkileyen faktörlerdir. PROJE YÖNETİMİNDE KULLANILAN TEKNİKLER Proje planlama teknikleri arasında Proje Yapı Planı, Gantt (Çubuk) Diyagramı, Kritik Yol Metodu (CPM) ve Program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği bulunmaktadır. Biz burada sadece GANTT diyagramı ile Kritik yol diyagramına yer vereceğiz. Gantt Şeması Planlamada uygulanan en yaygın ve geleneksel sistem, 1917'de Henry Gantt tarafından geliştirilen ve kendi adıyla anılan veya çubuk ya da bar diyagram olarak da bilinen grafik temelli yöntemlerdir. Çubuk diyagramda, planlanan işin adımlarını oluşturan işler, süreleriyle orantılı uzunlukta yatay çizgi ya da şeritlerle gösterilir. İşlemlerin sırası yukarıdan aşağıya, zaman akışı soldan sağa doğrudur. Zaman birimleri söz konusu işlemlerin sürelerine uygun düşecek şekilde saat, gün, hafta ya da ay olarak seçilir. Faaliyetlerin nasıl yürüdüğünü göstermek için her işlemin başlangıcından itibaren, uzunluğu tamamlanan bölümüyle orantılı bir çizgi çekilir. Böylece Gantt Şeması, projenin planlama ve uygulama dönemlerini ortaya koyar. Bu bakımdan basit projeler için çok kullanışlı bir yöntemdir. Ancak kullanım kolaylığı ve basitliği gibi bazı avantajlarının yanı sıra bazı dezavantajları da vardır. Örneğin, Gantt şemalarında bir projeyi oluşturan işler arasındaki bağlantılar görünmeyebilir. Hangi işlerin projenin toplam süresini etkilemeksizin gecikebileceğini ve hangilerinin geciktirilmemesi gerektiğini belirtmez. Herhangi bir işin uygulama süresinde bir değişiklik olursa, tüm şemanın yeniden çizilmesi gerekir. Aşağıda önce bir hastanedeki Radyasyon Onkolojisi bölümünün kurulması projesindeki faaliyetlere ilişkin ait bilgiler daha sonra ise GATT şeması verilmiştir. 8 Projedeki faaliyetlere ait bilgiler Faaliyet Süre (hafta) A. Arsa satın alma 4 B. Radyasyon onkolojisti işe alma 16 C. Müteahhitle anlaşma ver inşaat alanını geliştirme 8 D. Tesisi yapma 24 E. Ekipmanı alma 28 F. Teknik personeli işe alma 4 G. Bilişim sistemimi satın alma ve kurma 8 H. Ekipmanı test etme 4 GANTT şeması  Proje Yönetimi 9 Kritik Yol Metodu "Kritik Yol Metodu", ne kadar büyük ya da karmaşık olursa olsun, projelerin görüntülenmesi için şu ana kadar geliştirilen en iyi yöntem olarak kabul edilmektedir. Bir projenin Kritik Yol Metodu ile hazırlanmasında yapılacak ilk iş, projeyi oluşturan çeşitli faaliyetlerin belirlenmesidir. Projenin gerçekleşmesi için gerekli tüm işlemler (faaliyetler- aktiviteler) saptanıp her biri ayrıntılı olarak tanımlanır. Bu, projenin en önemli aşamasıdır. İşlem (faaliyet-aktivite) iyi tanımlanmış olmalı ve içinde başka bir işlemi içermemelidir. Ayrıntılı olarak saptanan işlemler belirli bir öncelik sırasına göre düzenlenir ve sıraya dizilir. Her bir işlemden bir önce gerçekleştirilmesi ve işleme başlamak için tamamlanması gereken işlemler, diğer bir deyişle öncüller saptanır, işlemlerin süreleri belirlenir ve işlemleri gerçekleştirmekten sorumlu kişi ya da birimler belirlenir. Kritik Yol Metodu, bir projeyi oluşturan etkinliklerin ayrı ayrı kutu ve oklarla görüntülendiği şebeke diyagramı analizi üzerine temellendirilmiş bir planlama yöntemidir. Bu yöntemle; İşin hangi bölümlerinin özel gayret sarf edilmesi gereken "kritik yolu", diğer bir deyişle şebeke diyagramında aralarında en az boşluk olan, geciktirilmesinin projenin tamamlanma süresini etkileyeceği ve aynı zamanda şebeke diyagramı şemasında en uzun yolu oluşturan aktivitelerin bütününü oluşturduğu, Hangi bölümlerin, projenin bütününün akışını ve tamamlanma süresini etkilemeden uzatılabileceği veya ertelenebileceği, Projeyi oluşturan her bir işlemin ne kadar süreceği, İşlemler arasında ne gibi bağlantılar olduğu, rahatlıkla görülebilir. Kritik yol, şebeke diyagramında en az "boşluklu", diğer bir deyişle, bazı faaliyetler arasında az da olsa bir zaman payının bulunduğu yol olarak tanımlanır. İşlemlerin arada hiç zaman kalmadan art arda yapılması gerektiği Kritik Yol’daki tüm işlemler ise, "kritik işlem" olarak adlandırılır. Bu işlemlerin tamamlanması gecikecek olursa, projede bir darboğaza yol açabilir. Bir projenin Kritik Yol Metodu (CPM) ile planlanması ve şebeke diyagramının çizilmesinde esas olan, proje süreç planında kritik işlemlerin ve bu şekilde kritik yolun belirlenmesiyle projenin gecikmeden tamamlanmasıdır. Kritik Yol Metodu şemalarında işlemlerin yönü oklarla gösterilir ve işlemin tanıtılmasına yarayan kutulara da düğüm noktası denir. Bu kutularda işlem numaraları, en erken başlangıç ve bitiş tarihleri ve en geç başlama ve tamamlanma tarihleri yer alır. İlerleyiş, ağdaki her işlem için en erken başlama ve tamamlanma zamanlarını belirler. Geriye dönüş, her işlem için en geç başlama ve en geç tamamlanma zamanlarını belirler. İşlemlerin süreleri ve birbirleriyle olan bağlantıları (o işleme başlamadan hemen önce hangi işlemlerin tamamlanması gerektiği, yani öncülleri) belirlendikten sonra, ilerleyiş ve geriye dönüşler hesaplanarak hem ilerleyişte, hem de geri dönüşte en erken 10 ve en geç başlangıç tarihleri ile en erken ve en geç tamamlanma tarihleri aynı olan işlemlerin oluşturduğu kritik yol ortaya çıkartılır. Şebeke diyagramında İşlemlerin Gösterimi EEBZ EETZ İşlem no t EGBZ EGTZ EEBZ : En erken başlama zamanı EGBZ : En geç başlama zamanı EETZ : En erken tamamlanma zamanı EGTZ : En geç tamamlanma zamanı İşlem No: İşlemin kodu, adı, numarası, vb. t : İşlemin tahmini süresi Şebeke diyagramı oluşturulurken tüm plan için geçerli kuralların yanı sıra şunlara da dikkat edilmesi gereklidir. Başka bir durum -başlangıç ya da tamamlanma tarihi- belirtilmedi ise projenin başlangıç zamanı sıfır olarak alınmalıdır. Bir işlemin en erken başlama zamanı, kendisinden önce gelen işlemlerin tamamlanma zamanlarının maksimumuna eşittir. Bir işlemin en erken tamamlanma zamanı, işlemin süresinin o işlemin en erken başlama zamanına eklenmesiyle bulunur. Bir projenin en erken tamamlanma zamanı, proje şebekesinde yer alan en son işlemin tamamlanma zamanına eşittir. Bir projenin en geç tamamlanma zamanı, aksi belirtilmedikçe, en erken tamamlanma zamanına eşittir. Bir işlemin en geç tamamlanma zamanı, o işlemi izleyen işlemlerin en geç başlama zamanlarının minimumudur. Bir işlemin en geç başlangıç zamanı, işlem süresinin en geç tamamlanma zamanından çıkartılmasıyla bulunur.  Proje Yönetimi 11 Örnek: Aşağıda bir bilgisayar tasarım projesinde yer alan faaliyetler, önceki faaliyetler ve faaliyet süreleri verilmiştir. Projenin tamamlanma süresini ve kritik yolu bulunuz. Faaliyet Kod Süre Önceki faaliyet Tasarım A 21 - Prototip oluşturma B 5 A Ekipmanı değerlendirme C 7 A Prototipi test etme D 2 B Ekipman raporu yazma E 5 C, D Yöntem raporu yazma F 8 C,D Nihai raporu yazma G 2 E,F Aşağıda önce şebeke diyagramı çizilmiş daha sonra ise proje tamamlanma süresi hesaplanmıştır. Buna göre proje 38 haftada tamamlanacaktır. 21 28 28 36 C 7 F 8 0 21 36 38 A 21 G 2 21 26 26 28 28 33 B 5 D 2 E 5 Projenin tamamlanma süresi hesaplandıktan sonra projenin son faaliyetinden geriye doğru gidilerek projenin kritik yolu bulunur. Kritik yolu bulmak için kritik faaliyetlerin 12 bulunması gerekir. Kritik faaliyet boş sürenin sıfır olduğu faaliyettir. Boş süre ise en geç başlama zamanı ile en erken başlama zamanı veya en geç bitirme zamanı ile en erken bitirme zamanı arası farktır. Aşağıdaki şekilden de görüleceği gibi projede sadece E faaliyetinde 3 haftalık bir boş süre mevcuttur. Diğer faaliyetlerin hepsi kritiktir. B hariç tüm diğer faaliyetler zamanında tamamlanmalıdır aksi taktirde proje 38 haftada tamamlanamayacaktır. E’de ise 3 haftaya kadar erteleme projenin tamamlanma süresini ertelemeyecektir. Bu problemde iki kritik yol bulunmaktadır. Bunlardan birisi A-C-F-G diğeri ise A-B-D-F-G yoludur. 21 28 28 36 C 7 F 8 28 28 28 36 BS=0 BS=0 0 21 36 38 A 21 G 2 0 21 36 38 BS=0 BS=0 21 26 26 28 28 33 B 5 D 2 E 5 21 26 26 28 31 36 BS=0 BS=0 BS=3