Lecture Notes 4.5: Planning (Arabic PDF)

‫ر‬ ‫المحاضة (‪)4،5‬‬ ‫التخطيط‬  ‫ما هو‬ ‫التخطيط؟‬  ‫تعريف التخطيط‬ ‫التخطيط هو « التحديد يف الوقت الحاض‬ ‫لما سيتم عمله يف المستقبل»‬ ‫كما أن علماء اإلدارة أسهموا في وضع عدة تعريفات منها ‪:‬‬ ‫‪.1‬التخطيط هو تحديد أهداف المنظمة وتقرير أفضل السبل‬...

‫ر‬ ‫المحاضة (‪)4،5‬‬ ‫التخطيط‬  ‫ما هو‬ ‫التخطيط؟‬  ‫تعريف التخطيط‬ ‫التخطيط هو « التحديد يف الوقت الحاض‬ ‫لما سيتم عمله يف المستقبل»‬ ‫كما أن علماء اإلدارة أسهموا في وضع عدة تعريفات منها ‪:‬‬ ‫‪.1‬التخطيط هو تحديد أهداف المنظمة وتقرير أفضل السبل‬ ‫إلنجازها‪.‬‬ ‫‪.2‬التخطيط هو التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع االستعداد‬ ‫لمواجهته‪.‬‬  ‫خصائص التخطيط‬ ‫مستقبل إذ تقرر اإلدارة من خالله ما سوف تقوم به‪.‬‬ ‫ي‬ ‫‪1‬‬ ‫توقع يعتمد عل تنبؤ األحداث المستقبلية ومحاولة السيطرة عل‬ ‫ي‬ ‫‪2‬‬ ‫ر‬ ‫والمتغية يف العمل‪.‬‬ ‫ر‬ ‫غي المؤكدة‬ ‫الظروف ر‬ ‫يعتمد عل القرارات واإلجراءات‬ ‫‪3‬‬ ‫يركز عل األهداف‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫أنه عملية مستمرة فهو ال يتوقف عند حد إنجاز هدف مع ر ر‬ ‫ي‪.‬‬ ‫‪5‬‬  ‫توقعي‬ ‫مستقبلي‬ ‫يعتمد‬ ‫التخطيط‬ ‫على‬ ‫مستمر‬ ‫القرارات‬ ‫يركز على األهداف واإلجراءات‬ ‫فوائد التخطيط ‪Objectives Of Planning‬‬ ‫‪ -1‬يسهم في وضع أهداف واضحة للعمل‪.‬‬ ‫‪ -2‬يحقق التناسق بين األهداف المتعددة ويزيل‬ ‫التعارض المحتمل بينها‪.‬‬ ‫‪ -3‬يسهم في الكشف والتعرف على مشكالت‬ ‫المستقبل التي قد تعترض سير العمل‪.‬‬ ‫‪ -4‬يساعد في ترشيد النفقات ووضع ضوابط لالستخدام‬ ‫األمثل للموارد المتاحة للمنشأة‪.‬‬ ‫‪ -5‬يسهم في الرقابة على العمل من خالل المقاييس والمعايير الرقابية‬ ‫لألداء التي تعتمد على األهداف الموضوعة‪.‬‬ ‫‪ -6‬يساعد في وضع برامج زمنية محددة تتضح فيها مواعيد بدء‬ ‫البرنامج وانتهائه‪.‬‬ ‫‪ -7‬يساعد التخطيط على تنظيم العمل‪.‬‬  ‫أنواع التخطيط‬ ‫التقسيم حسب المدة الزمنية‪:‬‬ ‫يمكن أن يتم التخطيط حسب معيار الزمن ليشمل‪:‬‬ ‫التخطيط طويل األجل‬ ‫التخطيط متوسط األجل‬ ‫التخطيط قصير األجل‬  ‫ تتراوح المدة الزمنية للتخطيط طويل األجل بين ‪ 3‬الى ‪ 10‬سنوات ‪.‬‬ ‫التخطيط طويل‬ ‫ يهدف هذا النوع إلى‪ :‬إعطاء اإلدارة صورة واضحة عن المستقبل الذي‬ ‫األجل‬ ‫ستسير المنشأة في اتجاهه‪.‬‬ ‫ تتراوح المدة الزمنية للتخطيط متوسط األجل بين سنة إلى أقل من‬ ‫ثالث سنوات‪.‬‬ ‫التخطيط‬ ‫ تعد الخطط المتوسطة األجل أكثر دقة وأقل عرضة للتغير قياسا بالخطط‬ ‫متوسط األجل‬ ‫طويلة األجل‪.‬‬ ‫ تكون مدته قصيرة ال تتجاوز سنة واحدة على األقل‪.‬‬ ‫التخطيط قصير‬ ‫ والتخطيط قصير األجل هو تفصيل للتخطيط متوسط األجل وتعد الخطط قصيرة‬ ‫األجل‬ ‫األجل أكثر دقة وأسهل تنبؤ من الخطط متوسطة األجل‪.‬‬  ‫تحقيق التكامل ر ر‬ ‫بي الخطط‬ ‫الخطط قصيرة األجل‬ ‫الخطط متوسطة األجل‬ ‫الخطط طويلة األجل‬ ‫‪2019‬‬ ‫‪2020‬‬ ‫‪2021‬‬ ‫‪2022‬‬ ‫‪2023‬‬ ‫‪2024‬‬  ‫التقسيم حسب المستوى اإلداري‪:‬‬ ‫التخطيط على مستوى اإلدارة العليا‬ ‫اتيج ويغط مدة زمنية طويلة‪.‬‬ ‫ر‬ ‫االسي‬ ‫ببعده‬ ‫رر‬ ‫يتمي‬ ‫ي‬ ‫ي‬ ‫التخطيط على مستوى اإلدارة الوسطى‬ ‫تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الوسط بالمنشآت ر‬ ‫والت تتمثل‬ ‫ي‬ ‫بمساعدي المدراء ورؤساء األقسام ومدارء اإلدارات الفرعية‪.‬‬ ‫ويغط مدة زمنية متوسطة‬ ‫التفصيل التنفيذي «التكتيىك»‬ ‫ر‬ ‫يتمي ببعده‬ ‫ر‬ ‫ي‬ ‫ي‬ ‫التخطيط عل مستوى اإلدارة الدنيا‬ ‫قصية أقل من سنه‬‫ر‬ ‫طبيعته تشغيلية ويتم خالل مدة زمنية‬  ‫مدة الخطة‬ ‫نوع الخطة‬ ‫المستوى اإلداري‬ ‫اإلدارة العليا‬ ‫ رئيس مجلس اإلدارة‬ ‫الخطة طويلة األجل‬ ‫الخطة االستراتيجية‬ ‫ المدير العام‬ ‫ مدير اإلدارات العامة‬ ‫اإلدارة الوسطى‬ ‫الخطة متوسطة األجل‬ ‫الخطة التكتيكية‬ ‫ مديرو األقسام‬ ‫ مساعدو المدراء‬ ‫اإلدارة الدنيا‬ ‫الخطة قصيرة األجل‬ ‫الخطة التشغيلية‬ ‫ المشرفون‬ ‫ رؤساء فرق العمل‬ ‫عناض التخطيط‬ ‫األهداف‬ ‫القواعد‬ ‫السياسات‬ ‫اإلجراءات‬  ‫األهداف ‪Objectives‬‬ ‫الت يراد تحقيقها‬ ‫نعرف األهداف بأنها‪”:‬األغراض والغايات ي‬ ‫يف المستقبل”‪.‬‬ ‫الت يجب مراعاتها عند وضع األهداف منها‪:‬‬ ‫وط‬ ‫ر‬ ‫الش‬ ‫ي‬ ‫وضوح الهدف‬ ‫مشوعية الهدف‬ ‫ر‬ ‫واقعية الهدف‬ ‫قابلية قياس الهدف‬ ‫محدد بوقت‬  ‫السياسات ‪:Policies‬‬ ‫تعرف بأنها ‪«:‬مجموعة المبادئ والقواعد والقوانين التي تضعها اإلدارة العليا‬ ‫في المنشأة ؛ لكي تسترشد بها باقي المستويات اإلدارية في المنشأة»‪.‬‬ ‫القواعد ‪:Rules‬‬ ‫هي‪« :‬ما يجب القيام به وما ينبغي االمتناع عنه من سلوك أو‬ ‫تصرفات»‬ ‫اإلجراءات ‪:‬‬ ‫هي‪ « :‬سلسلة األعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها‬ ‫لتنفيذ عمل ما»‬ ‫خطوات التخطيط‬ ‫‪.1‬تحديد األهداف‬ ‫‪.5‬التنفيذ‬ ‫‪.2‬جمع‬ ‫والتقويم‬ ‫المعلومات‬ ‫‪.4‬تحديد البدائل‬ ‫‪.3‬وضع‬ ‫واالختيار من‬ ‫االفتراضات‬ ‫بينها‬  ‫الخطوة األوىل‪ :‬تحديد األهداف‬ ‫تختص هذه الخطوة بتحديد ما نريد الوصول‬ ‫إليه‪.‬‬ ‫الخطوة الثانية‪ :‬جمع المعلومات‬ ‫تتطلب هذه الخطوة جمع المعلومات عن الماضي وعن‬ ‫الوضع الحاضر للمنشأة ومعرفة الموقف الحالي داخليا‬ ‫وخارجيا وتتطلب أيضا تقدير األحداث والظروف‬ ‫المستقبلية‪.‬‬  ‫ر‬ ‫الخطوة الثالثة‪ :‬وضع االفياضات‬ ‫تندرج االفتراضات في مجال له طرفان‪:‬‬ ‫الطرف األول‪ :‬أن تكون الظروف المستقبلية ممتازة‬ ‫ومشجعة‪.‬‬ ‫الطرف اآلخر‪ :‬أن تكون الظروف المستقبلية سيئة‪.‬‬ ‫فاالفتراضات هي مؤشرات لما ستكون عليه الظروف في‬ ‫المستقبل والتنبؤ ما هو إال تلمس للمستقبل بناء على ما‬ ‫يتوفر لدينا من معلومات عن الماضي والحاضر ‪.‬‬  ‫الخطوة الرابعة‪ :‬تحديد البدائل واالختيار من بينها‬ ‫في هذه الخطوة تقوم اإلدارة بتصميم عدد من الخطوات البديلة‬ ‫لتحقيق الهدف في ظل االفتراضات السابقة عن العوامل الداخلية‬ ‫والخارجية في المستقبل‪.‬‬ ‫فعلى سبيل المثال ‪ :‬إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة ‪ %10‬فإن البدائل لتحقيق ذلك‬ ‫يمكن أن تشمل ‪:‬‬ ‫‪.1‬البديل األول‪ :‬البيع بسعر أقل‪.‬‬ ‫‪.2‬البديل الثاني‪ :‬دخول أسواق جديدة‪.‬‬ ‫‪.3‬البديل الثالث‪ :‬إدخال تغييرات على المنتج‪.‬‬ ‫فهذه بدائل ‪ 3‬يتم اختيار واحدا منها بعد‬ ‫المقارنة حسب المعايير المناسبة مثل‬ ‫التكلفة واإلمكانية والجهد وغيرها‪.‬‬  ‫الخطوة الخامسة‪ :‬التنفيذ وتقويم النتائج‬ ‫هذه الخطوة هي الخطوة األخيرة من خطوات‬ ‫التنفيذ وتختص بوضع البديل الذي تم اعتماده‬ ‫موضع التنفيذ الفعلي وبعد البدء بتنفيذه تأتي‬ ‫مرحلة تقويم النتائج للمطابقة بين المخطط‬ ‫والمنفذ‪.‬‬ ‫صفات التخطيط الفعال‬ ‫وضوح الهدف‬ ‫المرونة‬ ‫البساطة‬ ‫ر‬ ‫المشاركة يف اإلعداد‬ ‫الواقعية‬ ‫تحقيق التوازن‬ ‫المتابعة والتقويم‬  ‫صفات التخطيط الفعال‬ ‫‪-1‬وضوح الهدف‪ :‬يجب أن يكون للخطة هدف واضح محدد تسير على ضوئه أعمال المشروع‪.‬‬ ‫‪ -2‬المرونة‪ :‬يجب أن تكون الخطة مرنة يمكن تعديلها وفق الظروف المتغيرة في المستقبل دون أن تسبب‬ ‫خسائر كبيرة أو تأثر سلبي على فعالية الخطة‬ ‫‪ -3‬البساطة‪ :‬يجب أن تكون الخطة سهلة يمكن للجميع استيعابها وفهمها لتطبيقها على أرض الواقع‪.‬‬ ‫‪ -4‬المشاركة في اإلعداد‪ :‬يجب أن توضع الخطط بمشاركة أكثر من شخص في المنشأة‪.‬‬ ‫‪-5‬الواقعية‪ :‬يجب أن تكون واقعية معتمدة على التنبؤات المعقولة والمناسبة للظروف المتغيرة دون‬ ‫مبالغة لما يمكن إنجازه أو تضخيم ألثر الظروف المحيطة‬ ‫‪ -6‬تحقيق التوازن‪ :‬يجب أن تكون الخطة الفعالة متوازنة في جميع أجزائها وتطبيقاتها على أعمال‬ ‫المنشأة وإدارتها وأقسامها‪.‬‬ ‫‪ -7‬المتابعة والتقويم‪ :‬إن التخطيط الفعال يقتضي متابعة دائمة لسير الخطة وتقويمها دوريا للتأكد من‬ ‫تقدمها في المسار الصحيح‪.‬‬  ‫معوقات التخطيط‬ ‫‪.1‬البيئة المعقدة‪.‬‬ ‫‪.2‬نقص المعلومات‬ ‫التغيي‪.‬‬ ‫ر‬ ‫‪.3‬مقاومة‬ ‫‪.4‬عدم الواقعية‪.‬‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫‪.5‬عدم التنسيق ربي المشوعات اإلدارية‬ ‫المختلفة‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪.7‬الوقت والتكلفة‪.‬‬ ‫‪.6‬وجود القيود‪.‬‬