Guía de Sistemas Contables II, Unidad 1 (PDF)

SISTEMAS CONTABLES II UNIDAD Nº 1: CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 1. CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE Una de las definiciones que podemos dar de contabilidad consiste en decir que: La contabilidad es una disciplina técnica que, a partir del procesamiento de datos sobre:  la composici...

SISTEMAS CONTABLES II UNIDAD Nº 1: CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE 1. CONTABILIDAD E INFORMACION CONTABLE Una de las definiciones que podemos dar de contabilidad consiste en decir que: La contabilidad es una disciplina técnica que, a partir del procesamiento de datos sobre:  la composición y evolución del patrimonio de un ente;  los bienes de propiedad de terceros en su poder; y  ciertas contingencias, Proporciona información (expresada principalmente en moneda) para:  la toma de decisiones de administradores y terceros interesados;  la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de dicho ente  el cumplimiento de ciertas obligaciones legales, especialmente de carácter societario e impositivo. De esta definición surge que los usuarios de la información contable son básicamente dos grupos:  los administradores de la entidad o todas aquellas personas que toman decisiones con respecto a una entidad y que se encuentran en la misma.Ejemplo: los directores, los gerentes, los ejecutivos.  Los terceros ajenos a la entidad o todas aquellas personas que toman decisiones que involucran a la misma. Ejemplo: accionistas, acreedores, bancos, inversores y organismos del estado. Estos dos grupos necesitan información, pero para que les sea util debe ser distinta. Esto ha dado lugar a la existencia de dos clases de contabilidad: a) Lo que se denomina contabilidad administrativa o de gestión que es la información contable destinada a los administradores de la entidad que es del tipo subjetiva, de uso interno y que no esta sujeta normas. b) Lo que se denomina contabilidad patrimonial o financiera que es objetiva, de uso externo y sujeta a normas profesionales y legales. A pesar de las diferencias presentadas los sistemas contables deberían reunir las condiciones necesarias que permitan elaborar información que satisfaga las necesidades de los dos grupos de usuarios. 1 Busque tres usuarios posibles de la información contable, determinando además a que grupo de usuarios correspondería. Confronte con la solución No.1 2. INFORMES CONTABLES 17 Los informes contables son el medio por el que la información contable salida del sistema contable, combinada con otra que no surge de la contabilidad, es comunicada a los usuarios. Los informes contables de la contabilidad administrativa son diversos y no están sujetos a reglas determinadas sino que son internos y se preparan exclusivamente para uso de los administradores del ente según las necesidades de la organización de que se trate. Los informes contables de la contabilidad financiera están definidos por las normas contables en cantidad, clase, estructura y contenido y son externos. Estos informes contables reciben el nombre de estados contables. 2 De tres ejemplos de informes contables internos Confronte con la solución No.2 3 De tres ejemplos de informes contables externos. Confronte con la solución No.3 3. NORMAS CONTABLES Concepto Los usuarios de la contabilidad financiera son terceros ajenos a la entidad que emite la información; son numerosos y con distinto interés en el ente. A su vez cada uno de ellos puede requerir información de otros entes, razón por la que la elaboración de la información debe someterse a una serie de pautas que hagan que la información sea util y comparable con la de otros ente. Estas pautas son las normas contables (NCs) que se las puede definir como las pautas que regulan la preparación de los estados contables. Clasificación Las normas contables pueden clasificarse según los temas a que se refieren, el alcance y el emisor. a) Normas contables según los temas que regulan: Atendiendo a los temas que regulan hay normas contables:  referidas a los requisitos de la información contable: definen las cualidades o requisitos que debe reunir la información contable para cumplir con sus objetivos. 18   de reconocimiento de los elementos que integran los estados contables: que determinan los momentos en que deben reconocerse o no los activos y pasivos.  De valuación y medicion: que establecen que criterio de valuación a aplicar y como deben cuantificarse en términos monetarios las partidas incluidas en los estados contables.  De exposición: que disponen el contenido y la forma de los estados contables.  b) Normas contables según el alcance: Según el alcance hay normas contables:  Generales: Hay normas generales de valuación y medicion del patrimonio y los resultados. Asimismo hay normas generales de exposición.  Particulares: hay normas particulares de valuación y medicion a aplicar a cada uno de los componentes patrimoniales y a cada una de las causas del resultado. También hay normas particulares de exposición aplicables según la actividad o tipo de ente. c) Normas contables según el emisor: Se clasifican en:  Normas contables profesionales (NCPs): son las emitidas por los organismos profesionales. En nuestro país por la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (FACPCE) a través de su Centro de Estudios Científicos y Técnicos(CECYT). Estas normas son obligatorias directamente para los profesionales en ciencias económicas que actúan en forma independiente. En el siguiente cuadro se resumen las normas contables profesionales vigentes: Resolución técnica Vigencia RTno6 :Estados Contable en Moneda Homogénea Ejercicios cerrados (reexpresión) desde el 31/01/02 RT no.8: Normas Generales de Exposición Contable Ejercicios cerrados (para todos los entes) desde el 31/12/88 RTno.9: Normas Particulares de Exposición Contable para Entes Ejercicios cerrados Comerciales, Industriales y de Servicio desde el 31/12/88 RTno.11: Normas Particulares de Exposición Contable para Entes sin Fines Ejercicios iniciados de Lucro. desde el 01/01/94 RTno.14: Información Contable de Participación en Negocios Conjuntos. Ejercicios cerrados desde el 30/09/97 RTno.16: Marco conceptual de las Normas Contables Profesionales. Ejercicios iniciados desde el 01/01/03 RTno17: Normas Contables Profesionales :Desarrollo de cuestiones de Ejercicios iniciados aplicación general desde el 01/01/03 19 RTno18: Normas Contables Profesionales: Desarrollo de algunas cuestiones Ejercicios iniciados de aplicación particular. desde el 01/01/03 RTno.21: Valor Patrimonial Proporcional – Consolidación de Estados Ejercicios iniciados Contables- Información a exponer sobre partes relacionadas desde el 01/04/03 RTno.22: Actividad Agropecuaria Ejercicios iniciados desde el 01/01/05 RTn.23: Beneficios a los empleados posteriores a la terminación de la Ejercicios iniciados relación laboral y otros beneficios a largo plazo. desde el 01/01/06  Normas contables legales: son leyes, decretos o resoluciones de organismos de control correspondientes. Estas normas deben ser cumplidas por el ente emisor de los estados contables como cualquier otra norma de derecho positivo. Principales normas contables legales  Las principales normas contables legales se encuentran contenidas en el Código de Comercio:  Artículos 51: Establece que todos los balances deberán expresar con veracidad y exactitud la situacion financiera a una fecha dada, teniendo como base las cuentas abiertas y de acuerdo a criterios uniformes de valoración.  Articulo 52: Establece la obligación de extender en el libro inventarios y balances un cuadro contable demostrativo de las ganancias o perdidas del que estas resulten con verdad y evidencia.  Ley de Sociedades Comerciales : Artículos 62 a 65 Articulo 62: Limita el alcance de de la aplicación de los Artículos 63 a 65 a las sociedades de responsabilidad limitada con un cierto capital y a las sociedades por acciones. Obligas a las sociedades controlantes a presentar estados consolidados. Dispone que los estados contables se confecciones en moneda constante (moneda homogénea). Articulo 63: Detalla la información que debe suministrar el balance general o estado de situacion patrimonial (ESP). Articulo 64: Detalla la información que debe contener el estado de resultados Obliga a la presentación del estado de evolución del patrimonio neto. Articulo 65: Exige la presentación de la información complementaria en notas y cuados anexos. Otras normas contables legales Decretos 316/95,1296/02 y 664/03: Estos tres decretos impusieron en distintas fechas la moneda nominal, la moneda homogénea y la moneda nominal. El ultimo vigente desde el 25 de marzo de 2003. 20  Normas de la comisión nacional de valores que solo alcanzan a las sociedades que cotizan en bolsas o mercado de valores. Normas Contables para los Entes Pequeños En general las normas contables argentinas son aplicables con prescindencia del ente emisor de los estados contables. Esta regla tiene algunas excepciones contenidas en el anexo A de la RT no.17: Modalidad de Aplicación para los Entes Pequeños (EPEQ). Estas excepciones consisten en la aplicación simplificada o en la omisión de aplicación de algunas normas, para los llamados Entes Pequeños. En el mismo anexo se definen los Entes Pequeños los que, para ser considerados tales deberán en forma concurrente reunir las siguientes condiciones: a) No hacer oferta publica de sus acciones títulos de deuda, excluyendo algunas pequeñas y medianas empresas. b) No realizar operaciones de capitalización o ahorro. c) No superar el nivel de ventas anuales de $6.000.000 (Base pesos en poder adquisitivo de diciembre 2001) d) No se trate de una sociedad controlante de o controlada por otra sociedad no incluida en los incisos anteriores. 4. BALANCE GENERAL ¿Qué es el balance general? Es la preparación de los informes contables de uso externo, es decir, de los estados contables. El mismo comprende los siguientes ítems: - Balance de saldos - Balance de sumas y saldos - Balance de saldos de mayores auxiliares - Tareas al cierre de ejercicio: * Conciliaciones con terceros * Comparaciones con recuentos físicos * Análisis de saldos * Control del balance de saldos con el inventario general - Asientos de cierre - Asiento de apertura del ejercicio siguiente 21 Para su elaboración se puede emplear una planilla en la que se anotan los saldos arrojados por la contabilidad antes de los ajustes. Los asientos de ajuste, los saldos corregidos y la distribución de éstos entre las cuentas Patrimoniales y de Resultado. El uso de esta planilla es práctica si: a) La contabilidad es manual o semimecánica; b) El número de cuentas no es excesivo; c) El número de asientos de ajuste tampoco es excesivo. Como la presencia simultánea de estas tres condiciones es difícil, lo que generalmente se realiza es mayorizar en forma inmediata los asientos de ajuste, obteniendo un nuevo balance de saldos ajustados que es el que sirve de base para la preparación del balance de presentación y detalles requeridos por disposiciones legales. Ejemplo de la planilla: Saldos Ajustes Saldos Patrimonio Resultados CUENTAS D H D H D H Activo Pasivo Pérdida Ganan- Suma ¿Qué son los asientos de ajuste? Son aquellos que se originan en las tareas al cierre del ejercicio, en la comparación que se realiza de los saldos arrojados por la contabilidad con la realidad (informes de terceros, recuentos físicos, análisis de saldos) y con las normas de valuación vigentes en el momento de cierre del ejercicio. ¿Qué son los saldos corregidos? Son los saldos que surgen de sumar o restar los asientos de ajuste a los saldos arrojados por el mayor. 4.1 Balance de saldos 22 Concepto Comenzaremos viendo el balance de saldos. Por aplicación de la partida doble: a) Ocurre que por cada asiento de diario, los totales asentados en el debe y el haber de las diversas cuentas deben coincidir. b) Por lo tanto los totales anotados en el debe y el haber de las distintas cuentas del Mayor General deben también coincidir. c) De ello resulta que en todo momento la suma de los saldos deudores y acreedores de las diversas cuentas del mayor deben ser iguales entre si. Por eso para probar, la efectiva coincidencia de las sumas recién referidas se recurre a la preparación del Balance de Comprobación o Balance de Saldos en los cuales se exponen los saldos de todas las cuentas de los mayores. Si el total de los saldos deudores iguala al total de los saldos acreedores la posibilidad de que durante el proceso contable se hayan cometido errores es algo remoto. No obstante la seguridad no es total, pues pueden haberse cometido equivocaciones que este procedimiento no pone en descubierto; como por ejemplo: a) Pase de un asiento a una cuenta de mayor que no corresponda. b) Omisión de pasar un asiento a las cuentas de mayor. 4 Cree tres operaciones en la empresa que den lugar a tres registraciones contables simples y mayo rícelas; determine luego los saldos de cada cuenta y transcriba los mismos en una hoja de papel respetando el debe y el haber. Observe que le da la suma de saldos. Confronte con la solución No. 4 5 Tome las operaciones del ejemplo anterior, pero no mayorice alguna, determine los saldos y transcriba los mismos en una hoja de papel. Observe como le da la suma de saldos. Vea la diferencia con la suma de saldos del ejemplo anterior y de una conclusión. Confronte con la solución No.5 Objetivos Son objetivos de la preparación del Balance de Saldos: 23 a) Controlar. b) Servir como pase para el análisis conceptual de los saldos de mayor y la preparación de los informes contables. Requisitos Asimismo, para obtener el cumplimiento de los objetivos es conveniente que el Balance de Saldos permita: a) Obtener la igualdad entre los saldos deudores y acreedores. b) Siga el esquema del Plan de Cuentas. Periodicidad Es conveniente que el Balance de saldos se confeccione mensualmente para el mejor control. Preparación La forma de preparación del Balance de Saldos tiene relación con los medios de registros utilizados: a) Registración manual o semimecánica: la preparación del balance de saldos, se realiza transcribiendo en una hoja de papel los saldos que arrojan las distintas cuentas. b) Procesamiento electrónico de datos: De acuerdo a un programa especial el equipo imprime una sábana de saldos de cada cuenta que están en la memoria del computador. En cualquiera de los casos, la falta de coincidencia en la suma de los saldos deudores y acreedores será indicio de alguna de las siguientes situaciones: a) Error en la preparación del balance de saldos: 1. Omisión de algún saldo. 2. Transcripción errónea de algún saldo. 3. Suma (s) equivocada (s). b) Error en la mayorización de algún asiento. c) Error en la preparación de algún asiento. d) Error (es) de suma en la (s) cuentas del mayor.- Frente a estas situaciones deberá procederse a la búsqueda de su causa y a practicar las correcciones del caso. En general los balances de saldos obtenidos por medio de equipos de procesamiento electrónico de datos no presentan problemas de ninguna índole. 6 Tome los saldos obtenidos en el ejemplo 4, omita tomar el saldo de alguna cuenta y transcriba el resto de saldos en una hoja de papel. Observe como le da la suma de saldos y señale que tipo de error cometió. Confronte con solución No. 6 7 24  Tome las operaciones del ejemplo 4 y mayoricelas pero omita mayorizar alguna cuenta de una registración contable y transcriba los saldos en una hoja de papel equivocándose además en algún saldo. Obsérvese como le da la suma de saldos y señale que tipo de errores cometió. Confronte con solución No. 7 4.2 Balance de sumas y saldos Concepto Presenta para cada una de las cuentas del mayor, las acumulaciones de débitos y créditos, así como sus saldos a una fecha dada. Brinda una seguridad adicional. Permite detectar si se ha omitido la mayorización de algún asiento para lo que se procede a registrar en el libro diario las acumulaciones de débitos y créditos del período para luego comparar las mismas con los totales acumula dos en las cuentas del mayor que aparecen en el balance de sumas y saldos. El esfuerzo de este mecanismo de control no se justifica y es más práctico verificar la correlatividad numérica de los asientos contabilizados. Es preferible la preparación de simples balances de saldos. Ejemplo de aplicación de balance de sumas y saldos: BALANCE DE SUMAS Y SALDOS AL 31-08-A SUMAS SALDOS CUENTAS D H D H. CAJA 1000 800 200 BANCO CORDOBA C.C. 700 600 100 CLIENTES 1500 1000 500(a) MERCADERIAS 3000 2000 1000 PROVEEDORES 700 1000 300 SUELDOS A PAGAR 100 200 100 CAPITAL 1400 1400 VENTAS 20 1520 1500 COMPRAS 1000 1000 GASTOS ADMINISTRATIVOS 310 10 300 GASTOS DE VENTA 200 200 8530 8530 3300 3300 8 Tome las operaciones del ejemplo 4 mayorícelas y determine los saldos y realice con dichas cuentas un balance de sumas y saldos en una hoja de papel. Confronte con la solución No. 8 25 4.3 Balances de saldos de mayores auxiliares Concepto Se preparan balances de saldos de mayores auxiliares (Clientes, Proveedores, etc.) al cierre de cada período contable para confrontar los totales arrojados por las cuentas control del mayor y la suma de los saldos de las cuentas de los correspondientes submayores. Consisten en volcar los saldos de las cuentas individuales en una hoja de papel y luego sumarlos. Esta suma deberá coincidir con el saldo arrojado por la correspondiente cuenta del mayor. En un sistema computarizado el listado se emite en forma automática. Objetivos Son objetivos de estos balances: a) Controlar que cada pase a una cuenta de mayor tenga su pase a una o más cuentas del mayor auxiliar. b) Servir de base para la preparación de informes contables (Ejemplo: dar a conocer la nómina de clientes con mayor saldo o la composición del mismo). Ejemplo de aplicación balance de saldos de mayores auxiliares: SALDO DE CLIENTES AL 31.08.A1 JOSE, RAMIREZ 110.- JOSE, GIMENEZ 90.- RAUL, GIANE 200.- LUIS, MONELLI 100.- 500.- (a) Se puede observar que la suma de las cuentas individuales (500) coincide con el saldo de Clientes en el Balance de Saldos. Periodicidad Es conveniente que los balances de mayores auxiliares se preparen una vez por mes. Preparación La forma de preparación de los balances de saldos de mayores auxiliares es similar a la de los balances de saldos. Limitaciones El balance de mayores auxiliares permite ver: 26 a) Si ha habido errores u omisiones en los pases en la cuenta de mayor o en las cuentas del mayor auxiliar. b) Si se ha producido errores en la determinación de los saldos de la cuenta de mayor o de las cuentas del mayor auxiliar. Pero no permite asegurar que todo pase se haya realizado en la cuenta del mayor auxiliar correctamente. Así un pago de un cliente puede haberse registrado en otro sin que ello afecte el total de saldos que se controla con la cuenta del mayor. Conciliaciones Cuando los saldos individuales no coinciden con los de la cuenta del mayor deberán cotejarse los registros en ambas clases de cuentas para así realizar los ajustes que sean necesarios hasta lograr la coincidencia de saldos de la cuenta del mayor y las sumas de las cuentas individuales. Cuando se utilizan sistemas computarizados en general estos problemas no se presentan por cuanto la actualización de la información es permanente. 4.4. Tareas al cierre de ejercicio CONCILIACIONES CON TERCEROS Existen terceros que suministran a la empresa estado de cuentas con ellos. Estos son: a) Los Bancos: con respecto a las cuentas corrientes y caja de ahorro. b) Los Proveedores: con respecto a sus saldos no documentados o por los que reciben obligaciones firmadas o endosadas por la empresa. c) Los Clientes: principalmente por el requerimiento realizado por los auditores que emplean la confirmación escrita de saldos como procedimiento de auditoría. a) Cuentas Corrientes Bancarias: Los bancos entregan a los titulares de cuentas corrientes un extracto bancario que contiene el movimiento de las mismas. Es necesario cotejar las anotaciones que aparecen en el estado de cuenta con las que aparecen en los libros o registros de la empresa. Los saldos arrojados por la contabilidad y por el extracto bancario a un momento dado pueden coincidir, pero generalmente no ocurre así debido a las diferencias de tiempo en el registro de las distintas partidas. Por ello se deberá preparar la conciliación bancaria. Para ello se debe observar el tema en sistema de información contable I. b) Cuentas de Proveedores: Los proveedores suelen mandar estados de cuentas. Pueden los saldos arrojados por la contabilidad coincidir con los estados de cuentas enviados por el proveedor, pero pueden existir diferencias debido a: a) Diferencias de fecha entre la contabilización de un pago por parte de la empresa y su acreditación por el proveedor. b) Puede ocurrir que el proveedor registre una factura con fecha anterior o posterior a la que registra la empresa. 27 c) Partidas en discusión: (Ej. Nota de débito por interés). d) Errores de contabilización del proveedor o la empresa. c) Cuentas de Clientes Otros elementos de control son: a) Los saldos informados por los clientes con el propósito de que la empresa manifieste si esta o no de acuerdo con ellos. b) Las respuestas a pedidos de confirmaciones de saldos efectuadas por la propia empresa a pedido de los auditores externos. En este caso los saldos arrojados por la contabilidad pueden coincidir con los estados de cuentas enviados por los clientes, pero puede también existir diferencias. Estas diferencias son las mismas que las detalladas en Proveedores nada más que con la diferencia de reemplazar la palabra “Proveedor” por “Cliente”. d) Otras conciliaciones Los elementos de control son los siguientes: a) Saldos informados por terceros con el propósito de que la empresa manifieste si esta a no de acuerdo con ellos. b) Las respuestas a pedidos de confirmaciones efectuadas por la propia empresa a pedido de los auditores externos. Se pueden aplicar a bienes de propiedad de la empresa que por cualquier causa se encuentren en poder de otros. Ejemplo: Títulos y Acciones en custodia en Entidades Financieras, Mercaderías enviadas en consignación, Materias primas entregadas a terceros para la realización de procesos específicos, etc. Comparaciones con recuentos físicos Algunas cuentas representan bienes físicos o derechos cuya titularidad se demuestra por medio de distintas verificaciones, como pueden ser: a) Dinero en efectivo (no es un bien en si mismo, ya que vale por su poder de compra, pero es también tangible.) b) Depósitos a Plazo Fijo. c) Títulos Públicos. d) Documentos a Cobrar. e) Acciones. f) Bienes de Cambio en general. g) Bienes de Uso. h) Inversiones en bienes Muebles o Inmuebles. 28 i) Ciertos derechos por los que existen títulos representativos (Patentes, Marcas). En todos los casos se puede controlar periódicamente la concordancia entre los valores o cantidades registradas contablemente y las existentes en la realidad, para lo que deben practicarse arqueos o inventarios de los bienes mencionados anteriormente. Los recuentos deberían ser practicados por una persona distinta a la que realiza los registros contables y también distintos a la que mantiene la custodia de los bienes. En cuanto a la periodicidad de este tipo de controles no existen pautas fijas, pero se pueden establecer algunas apreciaciones de carácter general: a) La frecuencia debería ser mayor para los bienes de rápida rotación (Dinero, Documentos a Cobrar). b) Como buenos sistemas de control, se realizan arqueos diarios para ciertos tipos de bienes (dinero).Los resultados de estos arqueos deberían ser dados al sector contable para su control con lo registrado. c) Los controles contables deberían ser más frecuentes cuando las tareas de arqueos o inventarios sean más sencillas (Ej.:un inventario de Acciones requiere menos tiempo que un inventario de Bienes de Uso). d) No debería pasar más de un ejercicio sin que se practiquen controles sobre los bienes susceptibles de ello. Análisis de saldos a) Objetivo Determinar si la composición del saldo de las cuentas del mayor es razonable. b) Pautas generales 1) Para las cuentas que representan bienes físicos o derechos representados por títulos tangibles el análisis de saldos esta dado por el balance de saldos y de corresponder con el balance de saldo de los auxiliares y por los detalles resultantes de los arqueos o recuentos físicos. SALDO DE MAYOR ACTIVIDAD / INFORMACION - CAJA ARQUEO DE EFECTIVO - BANCOS RESUMENES BANCARIOS CREDITOS: - CLIENTES BALANCE DE SALDOS DE MAYORES AUXILIARES DE CLIENTES - DOCUMENTOS A COBRAR ARQUEOS DE DOCUMENTOS INVERSIONES: - TITULOS Y ACCIONES ARQUEO DE TITULOS Y ACCIONES - PARTICIPACIONES EN OTRAS 29  EMPRESAS CONTRATOS - PRESTAMOS CONTRATOS - INMUEBLES TITULOS DE PROPIEDAD BIENES DE CAMBIO RECUENTO FISICO BIENES DE USO: - MUEBLES RELEVAMIENTO FISICO - INMUEBLES RELEVAMIENTO FISICO - ESCRITURAS DEUDAS - COMERCIALES BALANCE DE SALDO DE MAYORES AUXILIARES DE PROVEEDORES - FINANCIERAS INORMACION DE BANCOS - SOCIALES Y REMUNERACIONES LISTADO DE REMUNERACIONES - FISCALES CARPETAS DE IMPUESTOS 2) Para algunas cuentas que representan créditos o deudas se analiza la composición de su saldo. RUBRO CUENTA OTROS CREDITOS - ACCIONISTAS - ADELANTOS A PROVEEDORES - ANTICIPOS SUELDOS - ETC. OTRAS DEUDAS - ANTICIPO DE CLIENTES - ACREEDORES VARIOS - GASTOS A PAGAR - ETC. 3) Para las cuentas de Patrimonio Neto el análisis puede consistir en la conciliación de los saldos inicial y final de cada una de las cuentas que componen el mismo. Acá también se incluye un análisis de los ajustes de ejercicios anteriores. 4) Con respecto a las cuentas de Resultado es suficiente contar con un análisis de los resultados extraordinarios así como un análisis de las ventas de bienes no vinculadas a la actividad principal. 30 Control del balance de saldos con el inventario general El Balance de Saldos es el punto de partida para la determinación de los saldos de Activo, Pasivo, Patrimonio Neto y Resultados Negativos y Positivos. De la comparación de los saldos de la contabilidad con los arqueos de caja, resúmenes bancarios, etc., surgen los asientos de ajustes que corrigen errores u omisiones. También existen los asientos de regularizaciones que deben realizarse al cierre de cada período y reflejan el devengamiento de ciertos ingresos o gastos, ejemplo: devengamiento de Intereses Perdidos o Intereses Ganados, depreciaciones de Bienes de Uso, etc. Tales son las tareas a realizar con los diferentes rubros: RUBROS TAREA A REALIZAR CAJA a) Se compara su saldo con el respectivo arqueo de caja b) Se realizan asientos de ajuste CAJA MONEDA a) Se compara su saldo con el respectivo arqueo de caja. EXTRANJERA b) Se valúa al cierre. c) Se realizan los asientos de ajustes. INVERSIONES a) Se compara el saldo de las cuentas que componen el rubro con lo que corresponda (contratos, arqueos de títulos y acciones, etc.). b) Se valúa al cierre. c) Se realizan los asientos de ajustes. a) Se compara su saldo con el saldo del mayor auxiliar, estado de cuenta enviados por los clientes o confirmaciones de saldo solicitados por la empresa b) Se realiza luego la depuración de su saldo determinando los: Deudores Morosos CUENTAS A COBRAR: Deudores en Gestión Judicial 31  CLIENTES Deudores Incobrables c) Se ajusta la previsión para Deudores de Dudoso Cobro determinando luego su nuevo importe. d) Se valúa al cierre. e) Se realizan los asientos de ajuste o regularizaciones que correspondan. DOCUMENTOS A a) Se compara su saldo con el respectivo arqueo de documentos a cobrar. COBRAR b) Se valúa al cierre. c) Se realizan asientos de ajuste BIENES DE CAMBIO a) Se valúa el inventario físico tomado, según el método usado PEPS, LIFO, PPP, determinando así existencia final. b) Se obtiene el costo de venta. c) Se realiza asiento de Costo de Venta. BIENES DE USO a) Se compara su saldo con el inventario físico realizado. b) Se efectúa la depreciación que corresponda. c) Se valúa al cierre. d) Se realizan los asientos de ajuste o regularizaciones que correspondan. a) Se comparan con los títulos representativos (Patentes, Marcas, etc.). BIENES INMATERIALES b) Se valúa al cierre. c) Se realizan los asientos de regularización que correspondan a) Se compara con los saldos de los mayores auxiliares, carpetas de impuestos, PASIVO leyes sociales, etc. b) Se valúa al cierre. c) Se realizan los asientos correspondientes. PREVISION PARA DESPIDO a) Se ajusta la previsión para despidos, determinando luego su nuevo importe. b) Se realiza el asiento de constitución de la nueva previsión. INGRESOS Y GASTOS a) Se realizan las periodificaciones que correspondan. b) Se devengan los ingresos o gastos que correspondan. c) Se realizan los asientos de ajuste o regularizaciones que correspondan. 4.5. Asientos de cierre a) Cuentas de resultado Una vez determinados los saldos finales del período, es necesario cerrar las cuentas de resultado para que de esta forma queden sin saldo y se encuentren en condiciones de comenzar a acumular nuevos importes que midan el resultado del nuevo período. El procedimiento a seguir para este asiento es el siguiente: a) Se debitan las cuentas con saldo acreedor y b) se acreditan las cuentas con saldo deudor. 32 c) La diferencia neta entre las cuentas deudoras (pérdidas) y acreedoras (ganancias) es el resultado del período, que se carga a la cuenta: “Resultado del Ejercicio”. Si la suma de los saldos de las cuentas deudoras es mayor a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras el saldo de la cuenta resultado del ejercicio será deudor y el ejercicio habrá dado una pérdida. Si la suma de los saldos de las cuentas deudoras es menor a la suma de los saldos acreedores el saldo de la cuenta resultado del ejercicio será acreedor y e ejercicio habrá arrojado una ganancia. b) Cuentas patrimoniales: Para llevar a cero las cuentas patrimoniales se acreditan las cuentas con saldo deudor (las de Activo y Regularizadoras de Pasivo) y se debitan las cuentas con saldo acreedor (las de Pasivo, Patrimonio Neto, Regularizadoras del Activo).Dentro de las cuentas Patrimoniales se ubica el Resultado del Ejercicio que en el asiento de cierre se debitara si el resultado del período fue Ganancia y se acreditara si el resultado del período fue Pérdida. 4.6. Asiento de apertura del ejercicio siguiente El asiento de inicio se hará realizando al revés el asiento de cierre de las cuentas Patrimoniales es decir: se debitan las cuentas de Activo y regularizadoras de Pasivo y se acreditan las cuentas de Pasivo, Patrimonio Neto y regularizadoras de Activo. Dentro de las cuentas Patrimoniales estará el Resultado del ejercicio que en el asiento de inicio se debitara si fue en el ejercicio anterior pérdida y se acreditara si fue ganancia. Ejemplo de aplicacion de balance general La empresa XX S.R.L. cierra su segundo ejercicio económico el 31.07.A2. Los saldos del mayor son los siguientes: CUENTAS SALDOS DEBE HABER Caja 400 Clientes 1000 Previsión Deudores de Dudoso Cobro 50 Mercaderías 700 Muebles y Útiles 500 Depreciación Acumulada 33  Muebles y Útiles 50 Seguros No Devengados 100 Proveedores 1000 Capital 1000 Ventas 1800 Compras 800 Gastos de Administración 250 Gastos de Comercialización 150 Total 3900 3900 Datos adicionales 1) El arqueo de Caja arrojo un saldo de $ 390.- 2) Del análisis efectuado sobre clientes surgen las siguiente conclusiones: Deudores cuya venta no esta vencida $ 500.- Deudores cuya venta se encuentra vencida $ 300.- Deudores en juicio M.M. $ 50.- J.J. $ 150.- $ 200.- $ 1000. 3) La previsión Deudores de Dudoso Cobro tiene el siguiente origen: M.M. $ 50.- Según el abogado es incobrable.- La previsión para deudores de dudoso cobro al 31.07.A2 se efectúa con el siguiente criterio: Deudores en Juicio 100 % Deudores Morosos 20 % 4) La existencia de Mercaderías al 31.07.A2 es de $ 300. 5) La depreciación de Bienes de Uso se efectúa por el método lineal aplicando la siguiente alícuota: Cuenta % Muebles y Útiles 10 6) En la cuenta Seguros no Devengados figuran los Seguros Pagados por el período 01.06.A2 al 31.10.A2. Se pide: a) Efectuar los asientos de ajustes y regularizaciones que correspondan. b) Efectuar el Balance General determinando el resultado del ejercicio. c) Realizar los asientos de cierre de cuentas de Resultado y de cuentas Patrimoniales. d) Realizar el asiento de inicio del próximo ejercicio. 34 a) Asientos de Ajustes y Regularizaciones: Nota: los ajustes se realizan a valores históricos. 1) Arqueo de Caja: Arqueo de Caja $ 390.- Saldo según mayor al 31.07.A2 $ (400.-) Diferencia de Caja $ ( 10.-) -------------------------- 31.07.A2 ----------------------------- Diferencia de Caja 10 Caja 10 ---------------------------- ---------------------------- 2) Depuraciones: Saldo de Clientes según Mayor al 31.07.A2 $ 1000.- Deudores Morosos $ (300).- Deudores en Gestión Judicial $ (200).- Total Clientes al 31.07.A2 $ 500.- ------------------------ 31.07.A2 ------------------------------ Deudores Morosos 300 Deudores en Gestión Judicial 200 Clientes 500 ------------------------- ----------------------------- 3) Previsiones: Saldo de Previsión Deudores de Dudoso Según el mayor al 31.07.A2 $ 50.- Deudores Incobrables $ (50).- -.- Cálculo de la nueva Previsión de Deudores de Dudoso Cobro: $ % Deudores en Juicio 150.- 100 = 150.- Deudores Morosos 300.- 20 = 60.- 210.- ------------------------ 31.07.A2 ------------------------- Deudores Incobrables 50 Deudores en Gestión Judicial 50 ------------------------ 31.07.A2 ------------------------------- Previsión para Deud. de Dud. Cobro 50 Deudores Incobrables 50 ------------------------- 31.07.A2 ----------------------------------- Quebranto por Deudores de Dudoso Cobro 210 35 Previsión para Deudores de Dudoso Cobro 210 ------------------------------ ---------------------------------- 4) Costo de Ventas: Existencia Inicial + Compras - Existencia Final = Costo de Venta 700 + 800 - 300 = 1200 ----------------------------- 31.07.A2 -------------------------------- Costo de Venta 1200 Compras 800 Mercaderías 400 ------------------------------ ----------------------------------------- 5) Depreciaciones: Saldo de Mayor de Muebles y Útiles al 31.07.A2 $ 500.- Depreciación = 10 % S/500 = 50. --------------------- 31.07.A2 -------------------------- Depreciación Muebles y Útiles 50 Depreciación acum.. Muebles y Útiles 50 ----------------------- ------------------------- 6) Periodificaciones: Saldo según Mayor de Seguro Pagado No Devengado al 31.07.A2 = $ 100 corresponde al período 01.06.A2 al 31.10.A2.- 100 / 5 = $ 20 por mes 2 meses son de este ejercicio = 40 3 meses del próximo ejercicio = 60 100 ------------------------ 31.07.A2 ------------------------ Seguros 40 Seguros Pagados No Devengados 40 ------------------------- ------------------------ b) Procesamiento del Balance General: XX S.R.L SALDOS AJUSTES SALDOS AJUSTADOS PATRIMONIO RESULTADOS CUENTAS DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER ACTIVO PASIVO PERDIDAS GANANCIAS 1. Caja 400 10 390 390 2. Clientes 1000 500 500 500 3. Prev. Deud. Dud. Cobro 50 50 210 210 -210 36 4. Mercaderias 700 400 300 300 5. Muebles y Utiles 500 500 500 6.Depreciacion Acum. Muebles y Utiles 50 50 100 -100 7.Seguros Pagados no dev. 100 40 60 60 8. Proveedores 1000 1000 1000 9, Capital Suscripto 1000 1000 1000 10. Ventas 1800 1800 1800 11. Compras 800 800 12. Gastos de Adminsitracion 250 250 250 13.Gastos de Comercializacion 150 150 150 Total 3900 3900 14. Diferencia de Caja 10 10 10 15. Deudores Morosos. 300 300 300 16.Deudores en Gestion Judicial 200 50 150 150 17. Deudores Incobrables 50 50 18.Quebranto p/ Deud. Dud. Cobro 210 210 210 19. Costo de Ventas 1200 1200 1200 20. Depreciacion muebles y Utiles 50 50 50 21. Seguros 40 40 40 Total 2110 2110 4110 4110 1890 2000 1910 1800 PERDIDA DEL EJERCICIO 110 110 TOTAL 2000 2000 1910 1910 c) Asientos de cierre: c.1.) De cuentas de Resultado: -------------------------- 31.07.A2 -------------------------------- Ventas 1800 Resultado del Ejercicio 110 Gastos de Administración 250 Gastos de Comercialización 150 Diferencia de Caja 10 Quebranto por Deudores de Dudoso Cobro 210 Costo de ventas 1200 Depreciación Muebles y Útiles 50 Seguro 40 -------------------------------- -------------------------------- c.2.) De Cuentas Patrimoniales ---------------------------- 31.07.A2 --------------------------------- Proveedores 1000 Capital 1000 Previsión para Deud. De Dudoso Cobro 210 37 Depreciación Acumulada Muebles y Útiles 100 Caja 390 Clientes 500 Mercaderías 300 Muebles y Útiles 500 Seguros No Devengados 60 Deudores Morosos 300 Deudores en Gestión Judicial 150 Resultado del Ejercicio 110 -------------------------------- ----------------------------- d) Asiento de Inicio del ejercicio siguiente: ------------------------------- 31.07.A2 --------------------------------- Caja 390 Clientes 500 Mercaderías 300 Muebles y Útiles 500 Seguros Pagado no Devengado 60 Deudores Morosos 300 Deudores en Gestión Judicial 150 Resultado del Ejercicio 110 Proveedores 1000 Capital 1000 Previsión para Deudores de Dudoso Cobro 210 Depreciación Acumulada Muebles y Útiles 100 ----------------------------------- -------------------------------- 9 Balance General: La empresa CAR SA cierra su 4to. ejercicio económico al 31.12.A1. Los saldos del mayor general a la fecha de cierre son los siguientes: Caja 1.000 Banco Social c.c. 500 Clientes 300 Deudores en Gestión Judicial 10 Previsión Deudores de Dudoso Cobro 10 Mercaderías 200 Rodados 100 Depreciaciones Acumuladas Rodados 20 38  Proveedores 150 Capital suscripto 1900 Ventas 400 Compras 200 Sueldos 100 Cargas Sociales 20 Seguros 50 Información complementaria: 1) Del arqueo de caja surge que el efectivo recontado es de $ 970. 2) Del análisis efectuado sobre clientes surgen las siguientes conclusiones: Deudores cuya venta no está vencida $ 200 Deudores cuya venta se encuentra vencida $ 100 $ 300 3) Del deudor en juicio el abogado nos informa que es imposible su cobro. La previsión para deudores de dudoso cobro al 31.12.A0 se constituyó para cubrir a este deudor. 4) La previsión para deudores de dudoso cobro al 31.12.A1 se efectúa con el siguiente criterio: Deudores en juicio 100% Deudores morosos 50% 5) La existencia de mercaderías al 31.12.A1 es de $ 150 a valores históricos. El costo de resposición de las mercaderías es de $ 200. 6) La depreciación de los rodados se efectúa por el método lineal.Vida útil de los rodados 5 años. 7) El seguro se abonó el 01.11.A1 y cubre el riesgo de incendio por el período que va desde el 01.11.A1 al 31.03.A2. Se pide: Confeccionar el balance de saldos Realizar los asientos de ajuste que correspondan Obtener el Balance General Confrontar con solución N* 9 10 39  Con los saldos ajustados obtenidos en el ejemplo anterior, realice los asientos de cierre de las cuentas de resultado y patrimoniales. Luego confecciones el asiento de apertura del próximo ejercicio. Confronte con solución N* 10 40  SOLUCIONES A LAS ACTIVIDADES DE PROCESO SOLUCION N° 1 Usuarios Terceros ajenos a la sociedad: Un accionista de la sociedad Un banco potencial acreedor Administradores de la sociedad Un gerente de producción SOLUCION N° 2 Informes contables internos: Auditoria de caja Presupuesto financiero Información extraída de tarjetas de reloj pertenecientes al personal para la liquidación de sueldos. SOLUCION N° 3 Informes contables externos: Estado de situacion patrimonial Proyecto de distribución de utilidades Libro sueldos Art.52 de la Ley 20744 de Contrato de Trabajo SOLUCION N° 4 M0) Venta de mercaderías por $ 500 en efectivo. M1) Pago de energía eléctrica por $ 100 en efectivo. M2) Pago de teléfono por $ 100 en efectivo. MO Caja 500 Ventas 500 M1 41  Energía Eléctrica 100 Caja 100 M2 Teléfono 100 Caja 100 Caja Ventas Energía Eléc. Teléfono 500 100 500 100 100 100 SA 500 SD100 SD100 SD 300 SALDOS CUENTAS DEBE HABER Caja 300 Ventas 500 Energía Eléctrica 100 Teléfono 100 TOTAL 500 500 SOLUCION N° 5 Se omite mayorizar la operación M1) Caja Ventas Teléfono 500 100 500 100 SD 400 SA 500 SD 100 SALDOS CUENTAS DEBE HABER Caja 400 Ventas 500 Teléfono 100 42  TOTAL 500 500 Conclusión: La suma de saldos es igual y sin embargo hay una operación que no se mayorizó.- SOLUCION N° 6 Se omite tomar el saldo de la cuenta Ventas. SALDOS CUENTAS DEBE HABER Caja 300 Energía Eléctrica 100 Teléfono 100 TOTAL 500 La suma de saldos no da igual y el error fue haber omitido transcribir el saldo de ventas.- SOLUCION N° 7 Se omite mayorizar la cuenta Energía Eléctrica del M1) Caja Ventas Teléfono 500 100 500 100 100 SA 500 SD 100 SD 300 Al trasladar los saldos nos equivocamos de columna en la cuenta teléfono. SALDOS CUENTAS DEBE HABER Caja 300 Ventas 500 Teléfono 100 TOTAL 300 600 43 La diferencia de $ 300 entre el debe y el haber se debe a que: a) Teléfono va en el debe con $ 100 b) Se omitió mayorizar la cuenta Energía Eléctrica $ 100 SOLUCION N° 8 Balance de sumas y saldos al M3 SUMAS SALDOS CUENTAS DEBE HABER DEBE HABER Caja 500 200 300 Ventas 500 500 Energía Eléctrica 100 100 Teléfono 100 100 TOTAL 700 700 500 500 SOLUCION N° 9 Asientos de ajuste y regularizaciones 21.12. A1 Diferencia de Caja 30 Caja 30 31-12-A1 Deudores morosos 100 Clientes 100 31-12-A1 Previsión Deud. Dudoso Cobro 10 Deudores en Gest. Judicial 10 31-12-A1 Quebranto por Deud. Dud. Cobro 50 Previsión Deud. Dudoso Cobro 50 31-12-A1 Costo de Ventas 250 Compras 200 Mercaderías 50 44  31-12-A1 Mercaderías 50 Res.por Tenen.BC en existencia 50 31-12-A1 Depreciación Rodados 20 Deprec. Acum. Rodados 20 31-12-A1 Seguros Pag. no Devengados 30 Seguros 30 CAR S.A SALDOS AJUSTES SALDOS AJUSTADOS PATRIMONIO RESULTADOS CUENTAS DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER ACTIVO PASIVO PERDIDAS GANANCIAS 1. Caja 1000 30 970 970 2. Banco Social c.c 500 500 500 3. Clientes 300 100 200 200 4. Deudores en Gestion Judicial 10 10 5. Prev. Deudores de Dudoso Cobro 10 10 50 50 -50 6.Mercaderias 200 50 50 200 200 7.Rodados 100 100 100 8. Dep. Acum. Rodados 20 20 40 -40 9, Proveedores 150 150 150 10. Capital Suscripto 1900 1900 1900 11.Ventas 400 400 400 12. Compras 200 200 13.Sueldos 100 100 100 14.Cargas Sociales 20 20 20 15.Seguros 50 30 20 20 TOTAL 2480 2480 16.Diferencia de Caja 30 30 30 17. Deudores Morosos 100 100 100 18.Quebranto p/ Deud. Dud. Cobro 50 50 50 19. Costo de Ventas 250 250 250 20. R x T BC en existencia 50 50 50 21. Dep. Rodados 20 20 20 22. Seuros Pag. No Dev 30 30 30 Total 540 540 2590 2590 2010 2050 490 450 PERDIDA DEL EJERCICIO 40 40 TOTAL 2050 2050 490 490 SOLUCION N° 10 31-12-A1 Ventas 400 45 Res.por Tenen. BC en exist. 50 Pérdida del ejercicio 40 Sueldos 100 Cargas Sociales 20 Seguros 20 Dif. de Caja 30 Quebr. por Deud. Dud. Cobro 50 Costo de Ventas 250 Depreciación Rodados 20 31-12-A1 Proveedores 150 Capital Suscripto 1.900 Prev. Deud. Dudoso Cobro 40 Deprec. Acum. Rodados 50 Caja 970 Banco Social C.C. 500 Clientes 200 Mercaderías 200 Rodados 100 Deudores Morosos 100 Seg. Pag. no Devengados 30 Pérdida del Ejercicio 40 31-12-A1 Caja 970 Banco Social C.C. 500 Clientes 200 Mercaderías 200 Rodados 100 Deudores Morosos 100 Seg. Pag. no Devengados 30 Pérd. del Ejercicio 40 Proveedores 150 Capital Suscripto 1.900 Deprec. Acum. Rodados 40 Prev. por Deud. Dudoso Cobro 50 46