Apunts de Direcció i Organització d'Empresa PDF

TEMA 3. LA DIRECCIÓ I L’ORGANITZACIÓ DE L’EMPRESA EMPRESA 1 Els directius d’una empresa ( equip directiu, caps de departament) s’encarreguen de l’admin istració de l’empresa que comprèn les següents quatre funcions bàsiques: planificar, organitzar, gestiona...

TEMA 3. LA DIRECCIÓ I L’ORGANITZACIÓ DE L’EMPRESA EMPRESA 1 Els directius d’una empresa ( equip directiu, caps de departament) s’encarreguen de l’admin istració de l’empresa que comprèn les següents quatre funcions bàsiques: planificar, organitzar, gestionar i controlar. Aquestes funcions es realitzen correlativament. En el desenvolupament d’aquestes funcions distingim dues fases: 1) Una primera fase ( fase mecànica) que comprèn les funcions de planificació ( què s’ha de fer) i organització (com es farà). 2) Una segona fase (fase dinàmica) en la que s’executa tot el que s’ha planificat i organitzat prèviament. Comprèn les funcions de gestió i control. 1. PLANIFICACIÓ Abans de començar qualsevol projecte cal tenir clar: 1) Què volem? (objectius) 2) Què farem? ( estratègies) 3) Quant ens costarà? ( pressupost) Per tant, la planificació consisteix en: 1) Fixar uns objectius 2) Marcar unes estratègies i establir criteris de decisió 3) Determinar i quantificar un pressupost ETAPES DEL PROCÉS DE PLANIFICACIÓ 1. Anàlisi de la situació de partida → On estem? Com estem? Que hem fet fins ara? → Anàlisi DAFO. 2. Fixació d’objectius → Què volem? 3. Creació de les estratègies per assolir els objectius. 4. Anàlisi, avaluació i elecció de les estratègies. 5. Control, detecció d’errors i correcció. 2. ORGANITZACIÓ Organitzar consisteix en definir una estructura de funcionament on quedin determinats de forma clara els següents aspectes: 1. Les àrees de funcionament o departaments que hi haurà a l’empresa. 2. Les relacions de comunicació: jerarquia ( verticals) i de coordinació (horitzontals) entre els diferents elements de l’empresa. 3. Les tasques que ha de realitzar cada persona i la seva responsabilitat. DEPARTAMENTITZACIÓ Per crear l’estructura organitzativa d’una empresa habitualment es fa una divisió segons les diferents tasques que es realitzen dins l’empresa → Departamentització: Agrupació en diferents àrees dels elements de l’empresa. Es pot fer seguint diferents criteris: 1. Per funcions: S’agrupa el personal segons la seva especialització. A cada departament es concentren les persones especialistes en una determinada funció. 2. Per productes: S’utilitza en empreses que fabriquen més d’un producte. S’agrupa el personal en diferents línies de productes o serveis que ofereixin. Exemple: en una empresa d’alimentació i pot haver un departament per productes làctics i un altre pels sucs. 3. Per zones geogràfiques: en empreses que actuen en mercats internacionals que requereixen estratègies diferents. Exemple: una empresa que vengui a Europa i Àsia, és probable que els productes i les característiques siguin diferents a causa de la cultura. 4. Per projectes: A les empreses que duen a terme diversos projectes, s’agrupa l’activitat les característiques del projecte i les fases necessàries per dur-lo a terme. Exemple: en un despatx d’arquitectes que treballin en projectes diferents amb personal i característiques diferents. 5. Per tipus de client: empreses que s’adrecen a diferents segments de clients. Exemple: empresa que s’adreça a diferents clients amb una capacitat adquisitiva diversa, i que adapta els seu producte als diferents preus que poden pagar. COMUNICACIÓ La comunicació de l’empresa pot ser: 1) Vertical, que fa referència a les relacions de autoritat/subordinació, i que pot ser - Descendent, dels directius cap als treballadors, i que té com a finalitat informar els treballadors dels objectius que ha d’assolir l’empresa i les tasques que han de fer. - Ascendent, dels treballadors cap als directius, i que té com a finalitat que els directius tinguin coneixement dels suggeriments, opinions, idees i queixes dels treballadors. 2) Horitzontal, que es dona entre persones que estan en un mateix nivell jeràrquic i que té com a objectiu principal la coordinació dels diferents departaments. ORGANIGRAMES Representació gràfica i simplificada de l’estructura organitzativa d’una empresa. A partir d’un organigrama hem de poder observar: - els departaments de l’empresa - els nivells de jerarquia (relacions verticals) - les relacions de coordinació ( relacions horitzontals) Segons la seva forma, hi ha diferents tipus d’organigrames: - Vertical: Les posicions que tenen més autoritat se situen als llocs més elevats i, per sota d’aquestes, les subordinades. - Radial: Les posicions amb més jerarquia es situen al centre, i el grau d’autoritat va disminuint conforme es va obrint. - Horitzontal: Els càrrecs amb més autoritat se situen a l’esquerra i les unitats subordinades a la dreta. MODELS D’ESTRUCTURA ORGANITZATIVA (TRADICIONALS) Model Lineal o Jeràrquic: Es basa en el principi de comandament. Tots els integrants de la plantilla depenen d’un cap superior, que és qui decideix i ordena, i només es poden rebre d’aquest. Cada persona està subordinada a un únic cap. Pot haver caps dels diferents departaments , però no prenen decisions, només executen el que es decideix des del cap superior. Avantatges: relacions d’autoritat molt clares. Inconvenients: falta especialització del directiu. Poca autonomia pels treballadors. Desmotivació. Model Funcional o Departamental: S’incorporen especialistes que es dediquen només a una tasca concreta de l’activitat de l’empresa ( caps de departament) i cada un desenvolupa la funció en què és especialista. Tenen poder de decisió. Tots els nivells inferiors estan connectats a diversos caps i les persones subordinades poden rebre ordres de diversos caps de departament. Avantatges: decisions preses per especialistes, consensuades, tenint en compte els diferents punts de vista. Inconvenients: els treballadors reben ordres de més d’un cap i si aquestes ordres són contradictòries es poden generar conflictes. Model lineal i d’assessorament (Staff): Es basa en una estructura central que segueix el model jeràrquic, però disposa del suport de departaments d’assessorament per suplir aquells aspectes on el cap no sigui especialista. Aquest departament no té autoritat, només assessora. Avantatges: millora la presa de decisions. Inconvenients: elevat cost dels assessors. 3. GESTIÓ Gestionar consisteix en aconseguir que les persones que formen part de l’empresa realitzin les tasques necessàries per assolir els objectius. Per tant, les funcions dels gestors són: 1. Decidir quines tasques s’han de fer i qui les ha de fer. 2. Comunicar-ho a les persones implicades I donar instruccions de com s’han de fer 3. Motivar els treballadors i crear bon ambient de treball. Els directius del nivell de gestió reben el nom de Directors Executius o CEO ( Chief Executive Officer). Un CEO o Director Executiu té la funció de realitzar les accions necessàries perquè es puguin complir els objectius marcats pel màxim òrgan directiu de l’empresa. ESTILS DE LIDERATGE Un bon directiu / gestor ha de tenir capacitat de lideratge→ habilitat o capacitat que té una persona influir, induir, animar o motivar els treballadors perquè facin el necessari per assolir els objectius amb entusiasme i per voluntat pròpia. Per tant, un bon gestor ha de tenir les habilitats de lideratge motivació i comunicació. Podem distingir tres estils de lideratge. Cada director executiu escollirà un tipus d’estil o un altre tenint en compte com son els seus treballadors i el tipus de treball que s’hagi de dur a terme. 1) Estil AUTORITARI: Estil dominant per part del líder. Definició estricta de la feina i els procediments (què s’ha de fer i com s’ha de fer). El directiu pren les decisions sense consultar els seus subordinats i sense justificar-les. Es basa en l’obediència mecànica dels subordinats. És un estil dominant, restrictiu i que controla constantment els treballadors. 2) Estil DEMOCRÀTIC Es treballa en equip, el directiu és un membre més del grup o de l’equip. Les decisions es prenen de forma col·lectiva, encara que el directiu supervisa, orienta i dona el consentiment. Hi ha una intervenció creativa dels treballadors, i un gran marge d’autonomia en el desenvolupament de la seva feina. S’escolta tots els membres de l’empresa i es promou la participació del treballador. 3) Estil LIBERAL: Es proporciona una gran llibertat. Es basa en una participació mínima del líder, que dona llibertat al personal subordinat en les decisions. La direcció únicament facilita informació i pràcticament no participa ni controla els procediments, únicament els resultats. No intervé si no li demanen. TEORIA DE DOUGLAS McGREGOR McGregor estudia el comportament dels directius. Observa que l’estil de direcció que apliquen dependrà de la visió el directiu tingui dels seus treballadors. McGregor identifica dos perfils de treballadors: 1) Treballadors X (teoria X): els treballadors es senten escassament motivats per a la seva feina. Si no són dirigits, tenen tendència a la passivitat i prefereixen assumir poques responsabilitats. Aquests treballadors seran dirigits seguint un estil autoritari. El gestor no consultarà als subordinats per a prendre decisions i tan sols s’espera d’ells que facin les tasques encomanades. 2) Treballadors Y (teoria Y): els treballadors es senten motivats per la seva feina. Són treballadors i responsables, s’interessen pels resultats del s eu treball i tenen capacitat per crear. Aquests treballadors seran dirigits seguint un estil democràtic: es fomentarà la participació dels treballadors, donarà suport a les seves iniciatives i delegarà responsabilitats. Els deixarà molta autonomia en el desenvolupament de la seva feina. En definitiva, l’estil de direcció s’haurà d’adaptar a les característiques del grup humà existent i al tipus de tasca que hagin d’executar. TEORIA Z ( William Ouchi ) Estudia les tècniques de gestió de les empreses japoneses. Aquestes promouen una relació estreta entre empresa i treballador. Considera al treballador com una part important de l’empresa i la vida del treballador gira entorn a aquesta ( laboral, social, familiar, econòmic...). Es confia plenament en el treballador, i aquest participa en totes les decisions. Se’ls informa de tots els aspectes que afecten a l’empresa, es valoren les seves aportacions, i s’incentiva la comunicació entre caps i treballadors. Es promou una cultura empresarial participativa i basada en les relacions humanes. Així s’aconsegueix que el treballador es senti important, implicat i motivat i que millori el seu rendiment. 4. CONTROL Per determinar el grau d’assoliment del pla i dels objectius, cal establir mecanismes de control. Controlar consisteix en verificar que tot surti com s’havia previst en fer la planificació, i en cas que no sigui així, detectar els errors, analitzar-los i aplicar les mesures correctores que calguin. El control incorpora en molts casos un rebuig per part de les persones sobre les que s’exerceix. Per això, cal que no impliqui elements repressius. Un control massa estricte pot conduir fins i tot a falsejament de dades. Fases 1. Fixar uns valors estàndard ( quins són els resultats que es preveuen obtenir). 2. Mesurar els valors que s’han obtingut a la realitat 3. Comparar els resultats, per veure si els resultats obtinguts es corresponen amb els estàndards fixats. 4. Determinar els motius de les desviacions i aplicar les mesures correctores. El control incorpora en molts casos un rebuig per part de les persones sobre les que s’exerceix. Per això, cal que no impliqui elements repressius. Un control massa estricte pot conduir fins i tot a falsejament de dades.