LAJ TEMA 11

Organización de la Oficina Judicial

• Los funcionarios de las oficinas judiciales dependen del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas.
• La estructura básica de la Oficina judicial son las unidades, divididas en unidades procesales de apoyo directo y servicios comunes procesales.
• La dimensión y organización de la Oficina judicial se determinan en función de la actividad que se desarrolle.
• La Oficina judicial puede prestar apoyo a órganos de ámbito nacional, autonómico, provincial, de partido judicial o municipal, e incluso a órganos especializados.
• Las unidades de la Oficina judicial pueden servir a órganos de una misma jurisdicción, varias jurisdicciones o a órganos especializados, sin modificar la planta judicial ni la circunscripción territorial establecida por la ley.
• Los jueces y magistrados pueden requerir información a los funcionarios responsables en las causas de su competencia.
• Las unidades procesales de apoyo directo asisten directamente a jueces y magistrados, realizando actuaciones para el cumplimiento de resoluciones.
• Existirán tantas unidades procesales de apoyo directo como juzgados o salas de tribunales en funcionamiento.
• Cada unidad procesal de apoyo directo contará con un letrado de la Administración de Justicia y los puestos de trabajo necesarios para la atención del órgano correspondiente.
• El Ministerio de Justicia determinará las dotaciones básicas de estas unidades.
• Los servicios comunes procesales asumen labores centralizadas de gestión y apoyo para todos o algunos órganos judiciales de su ámbito territorial.
• El diseño, creación y organización de los servicios comunes procesales es competencia del Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas.

Funciones y responsabilidades de los letrados de la Administración de Justicia

• Los letrados de la Administración de Justicia deben dejar constancia fehaciente de actos procesales mediante actas y diligencias, incluso cuando se utilicen medios técnicos de grabación.
• Tienen la responsabilidad de expedir certificaciones o testimonios de actuaciones judiciales no secretas ni reservadas a las partes, especificando su destinatario y fin.
• Autorizan y documentan el otorgamiento de poderes para pleitos según las leyes procesales.
• Son responsables de la documentación, formación de autos y expedientes, dejando constancia de las resoluciones de jueces y magistrados.
• Ejercen competencias de organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales, coordinándose con los órganos de gobierno del Poder Judicial y las comunidades autónomas.
• Garantizan el buen funcionamiento del registro de recepción de documentos y facilitan información sobre el estado de las actuaciones judiciales.
• Promueven el uso de medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación.
• Organizan la dación de cuenta en los términos establecidos en las leyes procesales.
• Impulsan el proceso y dictan resoluciones necesarias para su tramitación, salvo aquellas reservadas a Jueces o Tribunales.
• Tienen competencias en ejecución, jurisdicción voluntaria, conciliación, procedimientos monitorios, mediación, y otras previstas expresamente.
• Dirigen en el aspecto técnico-procesal al personal de la Oficina judicial, ordenando su actividad e impartiendo órdenes e instrucciones.
• Son responsables del Archivo Judicial de Gestión, conservando y custodiando autos y expedientes, y estableciendo normas de ordenación y archivo según la normativa establecida.

Funciones del Secretario Judicial

• Los Secretarios Judiciales actúan con autonomía e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial.
• En el ejercicio de funciones de dirección técnico-procesal, actúan bajo principios de unidad de actuación y dependencia jerárquica.
• Deben disponer los medios para que la Oficina judicial actúe bajo criterios de eficacia, eficiencia, agilidad, responsabilidad por la gestión, racionalización del trabajo, coordinación y cooperación con las Administraciones competentes en materia de justicia.
• Cumplirán y velarán por el cumplimiento de todas las decisiones que adopten los Jueces y Tribunales.
• Desempeñan funciones encomendadas por la Ley Orgánica del Poder Judicial, así como otras atribuidas por leyes procesales y normativas complementarias.
• Tienen exclusividad y plenitud en el ejercicio de la fe pública judicial, sin necesidad de intervención adicional de testigos.
• Dejan constancia fehaciente de la realización de actos procesales en el Tribunal o ante éste y de la producción de hechos con trascendencia procesal mediante actas y diligencias.
• Expiden certificaciones o testimonios de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas a las partes.
• Autorizan y documentan el otorgamiento de poderes para pleitos, informando a los poderdantes del alcance del poder conferido en cada caso concreto.
• Son responsables de la función de documentación, formación de autos y expedientes, dejando constancia de las resoluciones que dicten los Jueces y Magistrados.
• Llevan los libros de registro y el impulso del proceso, dictando resoluciones necesarias para la tramitación del proceso, salvo aquellas reservadas a Jueces o Tribunales.

Funciones y estructura del Cuerpo de Secretarios Judiciales

• Los Secretarios Judiciales colaborarán con las Comunidades Autónomas para cumplir sus funciones en la organización de medios personales y materiales, siguiendo instrucciones de las Administraciones competentes.
• Colaborarán con la Administración Tributaria en la gestión de los tributos según la normativa específica.
• Serán responsables de elaborar la estadística judicial para la planificación de políticas públicas relativas a la Administración de Justicia, siguiendo criterios establecidos por la Comisión Nacional de Estadística Judicial.
• Colaborarán con las Comunidades Autónomas en la explotación de datos estadísticos a través de sistemas informáticos.
• Corresponden al Secretario Judicial mantener el orden en actuaciones celebradas ante él, amparando en sus derechos a los presentes.
• Promoverán el empleo de medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación.
• Serán responsables del archivo judicial de gestión y del depósito de bienes y objetos afectos a expedientes judiciales.
• Facilitarán información sobre el estado de las actuaciones judiciales a las partes interesadas.
• Realizarán funciones análogas a las propias y asumirán otras funciones establecidas legal o reglamentariamente.
• Actuarán de acuerdo con las competencias que les atribuya la Ley Orgánica del Poder Judicial y las normas de procedimiento en el ámbito procesal.
• El Cuerpo de Secretarios Judiciales se ordenará jerárquicamente bajo la dependencia del Ministerio de Justicia, con órganos superiores como los Secretarios de Gobierno y los Secretarios Coordinadores Provinciales.
• Habrá un Secretario de Gobierno en el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional, cada Tribunal Superior de Justicia, y en las ciudades de Ceuta y Melilla, con funciones de dirección de los Secretarios Judiciales.

Estatuto Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales

• Los Secretarios de Gobierno y los Secretarios Coordinadores Provinciales cesantes pueden elegir adscribirse al Tribunal o Audiencia en la que cesen, a una Oficina judicial de su localidad, o a la Audiencia Provincial de su ciudad de procedencia si no hay vacantes.
• Durante dos años después de cesar, pueden optar preferentemente a cualquier plaza de su categoría por concurso voluntario.
• Si no concursan en dos años, se les adjudicará con carácter definitivo el primer puesto vacante de su categoría en cualquier partido judicial del territorio nacional.
• Si no se ofertan puestos en la ciudad de adscripción en dos años, continuarán en esa situación hasta que se produzca la primera vacante de su categoría en dicha ciudad.
• El Secretario General de la Administración de Justicia está adscrito al Ministerio de Justicia y dirige y coordina a los Secretarios de Gobierno y al resto de los Secretarios Judiciales.
• Entre sus competencias está dirigir y coordinar a los Secretarios de Gobierno y a todos los integrantes del cuerpo de Secretarios Judiciales, impartiendo instrucciones y circulares.
• También tiene la competencia de designar a los Secretarios Judiciales que formen parte de las Juntas de Expurgo.
• Aprueba las listas definitivas de candidatos considerados idóneos para ejercer como Secretarios Judiciales sustitutos en cada Comunidad Autónoma.
• Incoa y tramita los expedientes disciplinarios relacionados con los Secretarios Judiciales.
• Concede licencias, permisos y vacaciones a los Secretarios de Gobierno.
• Centraliza la información estadística que debe recibir el Ministerio de Justicia a través de los Secretarios de Gobierno e interviene en la explotación de los datos estadísticos del sistema judicial español.
• Preside las Comisiones de Valoración para la provisión de puestos de trabajo singularizados mediante concursos específicos.

Funciones y procedimientos de los Secretarios Coordinadores Provinciales

• La renuncia de los Secretarios Coordinadores Provinciales debe ser presentada por escrito y aceptada por el Ministerio de Justicia, con un período mínimo de dos años en el cargo, salvo circunstancias excepcionales.
• Los nombrados deben prestar juramento o promesa y tomar posesión de su cargo ante el Secretario de Gobierno del ámbito territorial correspondiente.
• En casos de ausencia, enfermedad, suspensión o vacante, serán sustituidos por el Secretario Judicial designado por el Secretario de Gobierno.
• El procedimiento de nombramiento implica la presentación de solicitudes, examen y valoración de estas, para que el Secretario de Gobierno proponga al candidato más idóneo, con el acuerdo de la Comunidad Autónoma.
• Los Secretarios Coordinadores Provinciales ejercen competencias bajo la dependencia directa de los respectivos Secretarios de Gobierno.
• Entre sus competencias se encuentran dictar instrucciones de servicio a los Secretarios Judiciales, controlar la ejecución de circulares e instrucciones de servicio, y dar cuenta al Secretario de Gobierno de hechos relevantes para el buen funcionamiento de la Administración de Justicia.
• También colaboran con las Comunidades Autónomas en la gestión de medios personales y materiales, organizan y distribuyen el trabajo de los Secretarios judiciales y funcionarios, y proponen comisiones de servicio de Secretarios Judiciales al Ministerio de Justicia.
• Asimismo, coordinan el funcionamiento de Servicios Comunes Procesales, velan por la correcta coordinación entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, y presiden las Juntas de Secretarios en su provincia.
• Tienen la facultad de incoar expedientes disciplinarios a los Secretarios Judiciales y elaborar protocolos técnicos procesales.
• Asimismo, informan al Ministerio de Justicia sobre la creación o modificación de relaciones de puestos de trabajo, dan curso legal a las quejas sobre las actuaciones de los Secretarios Judiciales, y realizan otras funciones inherentes al cargo.
• El cese de los Secretarios Coordinadores Provinciales está regulado por disposiciones específicas en el artículo 19 del Reglamento.
• En general, las competencias de los Secretarios Coordinadores Provinciales están detalladas en el Reglamento Orgánico y las leyes.

Funciones y procedimientos de los Secretarios Coordinadores Provinciales

• La renuncia de los Secretarios Coordinadores Provinciales debe ser presentada por escrito y aceptada por el Ministerio de Justicia, con un período mínimo de dos años en el cargo, salvo circunstancias excepcionales.
• Los nombrados deben prestar juramento o promesa y tomar posesión de su cargo ante el Secretario de Gobierno del ámbito territorial correspondiente.
• En casos de ausencia, enfermedad, suspensión o vacante, serán sustituidos por el Secretario Judicial designado por el Secretario de Gobierno.
• El procedimiento de nombramiento implica la presentación de solicitudes, examen y valoración de estas, para que el Secretario de Gobierno proponga al candidato más idóneo, con el acuerdo de la Comunidad Autónoma.
• Los Secretarios Coordinadores Provinciales ejercen competencias bajo la dependencia directa de los respectivos Secretarios de Gobierno.
• Entre sus competencias se encuentran dictar instrucciones de servicio a los Secretarios Judiciales, controlar la ejecución de circulares e instrucciones de servicio, y dar cuenta al Secretario de Gobierno de hechos relevantes para el buen funcionamiento de la Administración de Justicia.
• También colaboran con las Comunidades Autónomas en la gestión de medios personales y materiales, organizan y distribuyen el trabajo de los Secretarios judiciales y funcionarios, y proponen comisiones de servicio de Secretarios Judiciales al Ministerio de Justicia.
• Asimismo, coordinan el funcionamiento de Servicios Comunes Procesales, velan por la correcta coordinación entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, y presiden las Juntas de Secretarios en su provincia.
• Tienen la facultad de incoar expedientes disciplinarios a los Secretarios Judiciales y elaborar protocolos técnicos procesales.
• Asimismo, informan al Ministerio de Justicia sobre la creación o modificación de relaciones de puestos de trabajo, dan curso legal a las quejas sobre las actuaciones de los Secretarios Judiciales, y realizan otras funciones inherentes al cargo.
• El cese de los Secretarios Coordinadores Provinciales está regulado por disposiciones específicas en el artículo 19 del Reglamento.
• En general, las competencias de los Secretarios Coordinadores Provinciales están detalladas en el Reglamento Orgánico y las leyes.