Sistema Gin: Integração e Conferência de Caixas

Processo de verificação e validação da receita total de uma loja num determinado período, envolvendo etapas de validação da receita, conferência pela loja e conferência pelo Back Office.

O valor total de vendas registadas numa loja durante um determinado período.

Etapa do processo de conferência que envolve a verificação das informações registadas pela loja.

Etapa final do processo de conferência, realizada no Back Office, para validar os dados da loja.

Método de controlo utilizado para verificar a precisão dos dados, contando todos os meios financeiros usados em um período.

Parâmetros prévios ao processo de conferência, abrangendo loja, contas de tesouraria e meios de pagamento e que ajudam a execução.

As formas de pagamento aceitas pela loja.

Ecrãs utilizados pelos funcionários para inserir dados de conferência.

Ecrã que exibe totais de conferências por grandes áreas. Pode ser expandido para mostrar valores por POS e TPA.

Ecrãs para inserção de dados para cada grupo específico de informação.

Descreve a situação do fecho de caixa: Construção ou Acabado.

Aplicativo sugere data de referência para o fecho de caixa.

Permite controlar o acesso a lançamentos ou validação de regras para cada grupo de informação.

Se houver diferenças no ecrã de resumo, estas são aceitas automaticamente no estado acabado.

Só pode existir um fecho de caixa em construção por loja em cada momento.

Regras que controlam e evitam o salto de dias no processo de fechos de caixa, quando não existe um fecho em construção.

Processo que verifica e valida a receita total de uma loja, incluindo a validação das receitas, a conferência pela loja e a conferência pelo Back Office.

Passagem final da conferência, onde os depósitos ou transferências entre as contas da tesouraria são processados e as contas bancárias de destino são validadas.

Verificação da conta bancária de destino para garantir que os montantes serão depositados corretamente.

Verificação da receita proveniente de pagamentos por cartão de crédito ou débito (TPA), incluindo a validação dos meios de pagamento e das comissões.

Formas de pagamento por cartão de crédito ou débito (TPA), incluindo Multibanco e outros meios.

Verificação da receita proveniente de métodos de pagamento alternativos, como cheques, transferências bancárias e vales, em relação à receita registada pelo GIN.

Cheque que exige registro na conta corrente e na tesouraria, controlando a transferência do Centro Comercial.

Cheque não nominativo que precisa apenas de registro na tesouraria, pois não é usado em conta corrente.

No dia em que a loja não estiver aberta, o sistema deve registrar um "Fecho de Caixa" especial, indicando que não houve atividade. Esse fecho impede a realização de lançamentos e transações.

Em vez de vários passos, o sistema pode ter um único ecrã para o fecho de caixa, simplificando o processo. Esse ecrã único agrupa todas as informações necessárias para o fecho.

Após o importação dos dados do fecho de caixa, o sistema deve automaticamente comparar os valores declarados com as vendas registradas.

Se a conferência automática for bem-sucedida, significa que todos os dados foram validados corretamente. Sem erros, a integração está completa.

Se a conferência automática encontrar erros, o usuário precisa realizar a conferência manualmente usando telas específicas.

Se houver erros nos registros de vendas, a correção deve ser realizada diretamente no GIN (Gestão de Informações).

Se houver erros no fecho de caixa integrado, o usuário deve usar um ecrã específico para fazer as correções necessárias.

As vendas devem ser integradas no sistema diariamente, com os dados sendo disponibilizados com um atraso de dois dias.

O custo das vendas é importado mensalmente, após o fechamento do COLOMBUS, com a marcação de um campo indicando o movimento de custo.

O sistema verifica se os dados de custo das vendas estão consistentes com as vendas iniciais, abortando o processo em caso de discrepâncias.

Um documento impresso que reflete os valores totais das vendas, com base no modelo existente, para a conferência na loja.

Um documento impresso que inclui a área lançada pelo Back Office, além dos valores totais, com base no modelo existente.

Este vale é emitido em ações de marketing, não envolvendo controle de BO, e equivale a dinheiro. Seu uso é restrito a determinadas lojas e não requer uma conta corrente.

Esses vales resultam de devoluções de produtos e suas operações são gerenciadas pela tesouraria e contabilidade, sem controle de BO.

Diferenças financeiras no final do dia podem indicar sobras de caixa ou uso indevido de dinheiro. O BO deve investigar essas diferenças.

Quando uma diferença financeira é assumida pela empresa, ela é classificada como um movimento de entrada ou saída de dinheiro.

Se a diferença financeira for imputada a terceiros, será registrado um movimento na conta corrente (débito ou crédito) e na tesouraria.

Situações em que um saldo positivo é alcançado por meio de movimentos simultâneos de entrada e saída de dinheiro podem esconder problemas, como uso indevido de fundos.

Após todas as operações do BO, o saldo final deve ser zero. O caixa é então conferido e fechado.

Esse ecrã permite o tratamento final do saldo de caixa, realizando operações de tesouraria e conta corrente.