Integração e Conferência de Caixas (APR) PDF

APR\_SI.jpg  -- -- Gin.gif Integração e Conferência de Caixas ERP GIN \|\| Específico de controlo de caixas **Nome:** BRD\_CONFER\_CAIXAS\_01 ----------------------------------- -- **Data Criação:** 16-02-2011 **Data Actualização**:...

APR\_SI.jpg  -- -- Gin.gif Integração e Conferência de Caixas ERP GIN \|\| Específico de controlo de caixas **Nome:** BRD\_CONFER\_CAIXAS\_01 ----------------------------------- -- **Data Criação:** 16-02-2011 **Data Actualização**: **Versão**: 3.6.001\_esp **Utilizador**: Paulo Moniz **Índice** [**[1.]** **[Introdução]** 3](#introdu%C3%A7%C3%A3o) [**[2.]** **[Etapas de Conferência]** 4](#etapas-de-confer%C3%AAncia) [**[1.]** **[Validar a Receita]** 4](#validar-a-receita) [**[2.]** **[Conferência pela Loja]** 4](#confer%C3%AAncia-pela-loja) [**[3.]** **[Conferência pelo Back Office]** 5](#confer%C3%AAncia-pelo-back-office) [**[3.]** **[Configurações]** 6](#configura%C3%A7%C3%B5es) [**[1.]** **[Loja e Contas da Tesouraria]** 6](#loja-e-contas-da-tesouraria) [**[2.]** **[Meios de Pagamento]** 6](#meios-de-pagamento) [**[4.]** **[Descrição dos Processos]** 7](#descri%C3%A7%C3%A3o-dos-processos) [**[A.]** **[Organização dos ecrãs de conferência na Loja]** 7](#_Toc285559418) [**[1.]** **[Cenário multi ecrã]** 7](#cen%C3%A1rio-multi-ecr%C3%A3) [**[2.]** **[Cenário ecrã único]** 10](#cen%C3%A1rio-ecr%C3%A3-%C3%BAnico) [**[B.]** **[Processo de conferência da receita -- Back Offic]** 10](#processo-de-confer%C3%AAncia-da-receita-back-office) [**[C.]** **[Processo de conferência para numerário e cheques]** 11](#processo-de-confer%C3%AAncia-para-numer%C3%A1rio-e-cheques) [**[D.]** **[Processo de conferência para TPA]** 12](#processo-de-confer%C3%AAncia-para-tpa) [**[E.]** **[Processos de conferência Outros Meios e Vales]** 13](#processos-de-confer%C3%AAncia-outros-meios-e-vales) [**[F.]** **[Processo de conferência -- Movimentos pós fecho da loja]** 14](#processo-de-confer%C3%AAncia-movimentos-p%C3%B3s-fecho-da-loja) [**[5.]** **[Integração]** 15](#integra%C3%A7%C3%A3o) [**[6.]** **[Exploração]** 16](#explora%C3%A7%C3%A3o) Introdução ========== O objectivo deste desenvolvimento é o de permitir automatizar as integrações de caixas das lojas na tesouraria do GIN. Pretende-se que o conjunto de processos a implementar caminhe para a possibilidade de integração e conferência totalmente automáticos. Os processos que vamos descrever estão compartimentados em etapas ou fases. Esta formulação deve permitir acompanhar a evolução da conferência e obter a percepção dessas etapas numa configuração lógica e fluida, que deixe o utilizador mais confortável na execução dos movimentos, e transmita à empresa a segurança que é agora procurada. A proposta da APR baseia-se num conjunto de pressupostos que foram objecto de discussão na nossa reunião de dia 03 de Fevereiro, último. Resumidamente enumeramos as condições de partida e condicionadoras dos processos: - Não são utilizados turnos; - Não são efectuados controlos por caixa (POS); - O número de POS nas lojas é variável, em função dos volumes de trabalho; - Não existe ligação entre POS e TPA; - A quantidade de TPA em loja não está relacionada com a quantidade POS; - Embora existindo um responsável de loja, não existe relação directa, ou controlo, entre utilizadores e POS; - Os processos de controlo em vigor estão ancorados na loja como um todo; - O meio eleito neste controlo é o fecho cego, que consiste na contagem de todos os meios usados no período. Etapas de Conferência ===================== A metodologia que propomos está dividida em três etapas. A primeira consiste em validar o valor de receita total da loja no período. A segunda decorre directamente da conferência efectuada pela loja. Por último, a conferência de Back Office. Está subjacente a este conceito que o resultado da conferência não deixa saldos por tratar. Queremos dizer, que eventuais acertos a efectuar pela loja ou pelo Back Office passam a estar referenciados em contas correntes próprias, em vez de permanecerem saldos em aberto na conta de caixa ao nível da tesouraria. ### Validar a Receita ### Conferência pela Loja ### Conferência pelo Back Office Configurações ============= Existe um conjunto de parametrizações a ter em consideração antes de se entrar nos pormenores de cada fase do processo de conferência. ### Loja e Contas da Tesouraria ### Meios de Pagamento Descrição dos Processos ======================= Vamos iniciar a descrição pormenorizada das várias etapas e processos relacionados. 1. Organização dos ecrãs de conferência na Loja -------------------------------------------- ### Cenário multi ecrã A apresentação que se segue parte do pressuposto de que o utilizador vai inserir a conferência utilizando vários ecrãs especializados e um ecrã de resumo de conferência. O ecrã vai ser organizado seguindo o modelo que nos foi dado conhecer quando da preparação da nossa reunião de 03 de Fevereiro pp. Modelo actual em excel  Em termos gráficos haverá colunas para quatro POS e nove TPA. A imagem, que identifica o modelo actual, está organizada para as etapas de conferência na Loja. Como detalhado no ponto 2.3, haverá uma área adicional para tratamento no BO. A nossa proposta passa pela existência de um ecrã de resumo e ecrãs especializados seguindo cada uma das áreas a tratar. Modelo resumo da Loja O ecrã resumo permite obter os totais pelas grandes áreas de conferência e exibirá, por defeito, apenas os valores totais de cada uma. Pode expandir o ecrã, abrindo os valores por POS e TPA de cada grupo de informação, botão detalhe com a cor azul. Neste ecrã os únicos campos que podem ser inseridos são a selecção da loja e as observações. Os restantes elementos são assumidos, como seja o utilizador, a data de execução, o estado e a diferença. A data de referência para fecho deve ser também sugerida pela aplicação. O estado reproduz o conceito do GIN, permitindo perceber-se a situação relacionada com o tratamento do fecho de caixa da loja. Estando previstos para a loja dois estados: construção e acabado. Para cada grupo específico de informação sugerimos o uso de ecrãs especializados. Estes ecrãs podem ser chamados através dos botões próprios para o efeito. Modelo dos detalhes da Loja (um ecrã por grupo)  A cada grupo de informação identificado com uma cor deve corresponder um ecrã especializado. Em cada um destes ecrãs o utilizador pode efectuar a inserção dos dados. Também para cada grupo de informação será mais simples controlar o acesso a determinado tipo de lançamento ou validar regras que venham a ser instituídas para cada uma das situações. Então, depois de gravados os dados nos ecrãs de detalhe obtêm os valores no ecrã de resumo. O ecrã de resumo na passagem ao estado de acabado deve questionar se o utilizador pretende dar esse passo. Também neste ecrã, identificando-se alguma diferença, esta será aceite. Em cada momento só pode existir um fecho de caixa de loja em construção. Quando não houver lugar à criação de fecho de caixa, tem de ser definida a regra que vai permitir controlar a sequência e evitar que se saltem dias. A nossa sugestão é a de existir sempre fecho, nos dias de não funcionamento, seria usado um campo de cabeçalho a identificar tratar-se de uma caixa de dia sem actividade, não havendo lugar à realização de qualquer lançamento. ### Cenário ecrã único Como alternativa ao modelo proposto no ponto anterior, o fecho de caixa pode ser lançado num único ecrã. Seria um modelo a decalcar a Vossa folha que está reproduzida na página 7. Na realidade todos os processos descritos mantêm-se inalterados. A diferença entre um modelo e o outro é apenas de ergonomia do utilizador. Havendo neste detalhe opção de escolha entre um desenvolvimento ou outro. A APR, a escolher, opta pelo ecrã único. No entanto, é nossa obrigação deixar ao critério da Erich Brodheim a última palavra. Processo de conferência da receita -- Back Office ------------------------------------------------- Os registos de fecho de caixa depois de importados ficam disponíveis para conferência. Pretende-se que a aplicação execute esta tarefa automaticamente, no momento em que utilizador der indicação para efectuar a operação de integração. A integração pode ocorrer sem erros, significando que o processo foi totalmente conseguido (validado) de forma automática. Acontecendo a situação inversa, existência de erros, então o processo terá de ser concluído manualmente nos ecrãs que vamos detalhar. A conferência da receita ocorre por comparação entre os valores declarados no fecho e aqueles que são integrados através do processo das vendas. Este cruzamento incide apenas sobre o total do dia. Se os valores integrados no processo de venda estavam errados, então a correcção deve ser efectuada directamente no GIN. Não existe qualquer impedimento a fazer essa correcção sobre o documento GIN. Se os valores estão errados no fecho de caixa integrado o utilizador vai socorrer-se do ecrã que identificamos. Modelo para conferência de receita A execução da conferência manual é dependente de não existir diferença neste ecrã. Processo de conferência para numerário e cheques ------------------------------------------------ Os meios de pagamento numerário, cheque e cheque pré-datado formam um grupo próprio de controlo. Estes meios têm a característica de serem usados para processar também de forma automática a operação de depósito. Modelo para conferência de numerário e cheques  A passagem final da conferência ao estado que controla a sua conclusão corresponde ao momento em que são processados os depósitos/transferências entre as contas de tesouraria. Também nesse momento são validadas as contas bancárias de destino dos montantes. Sugerimos ainda que na fase de validação seja enviada mensagem, a pedir confirmação, sobre as contas bancárias de destino que vão ser movimentadas. Estando em falta alguma relação ou existindo ambiguidade de relação deve ser exibida mensagem de erro e impedida a conclusão do processo de conferência. Processo de conferência para TPA -------------------------------- Os meios de pagamento associados ao TPA não fazem distinção entre si. O modelo que está a ser usado difere da prática actual, que distingue multibanco (MB) de outros meios TPA. No processo actual o meio de pagamento VI aglutina todos os que não sejam multibanco. Também as comissões relacionadas com o uso dos meios são tratadas da mesma forma. O meio de pagamento TB1, actualmente, regista os custos do multibanco e o meio de pagamento TB2, regista o custo dos restantes meios TPA. A nossa sugestão baseia-se no modelo que nos foi fornecido em Excel, onde não existe diferença entre meios de pagamento nesta área. Modelo para conferência de TPA Processos de conferência Outros Meios e Vales --------------------------------------------- Os meios de pagamentos envolvidos nas áreas de Outros Meios e Vales vão estar sempre, directamente, relacionados com as operações a reconhecer pelo GIN. A organização dos ecrãs de correcção segue exactamente a mesma apresentação que se identifica no ponto 4.C. Embora a apresentação, para efeitos de conferência, não nos ofereça dúvidas, é de todo relevante perceber-se o tipo de movimentação (registo) de alguns dos items destas áreas. Detalhando: - Cheque Brinde pretende-se registo através de conta corrente em GIN e tesouraria. Na conta corrente é controlada a transferência do Centro Comercial. Deve permitir identificar a Entidade CC associada ao controlo; - Cheque Oferta pretende-se registo exclusivamente de tesouraria. O cheque oferta não é nominativo, na nossa opinião não deve passar em conta corrente. Representa um meio de pagamento e, conforme seja emitido ou utilizado, terá relevo apenas entre a tesouraria e a contabilidade; - Débitos (Loja Burberry) meio de pagamento a reflectir em conta corrente e tesouraria. Obriga também à identificação das entidades envolvidas. Estamos perante um meio de pagamento restrito a determinadas lojas; - Vale 196 (Loja Buberry) tratando-se de vales emitidos em função de acções de marketing, que não envolvem controlo de BO, pensamos não fazer sentido usar contas correntes. A utilização deste vale é equivalente a numerário, o meio de pagamento seria tratado apenas através de contabilidade e tesouraria. Também este meio de pagamento é restrito a determinadas lojas; - Vales meios relacionados com devoluções. As operações de registo destes movimentos ficam, na nossa opinião, confinadas à tesouraria e contabilidade. Processo de conferência -- Movimentos pós fecho da loja ------------------------------------------------------- Terminadas as operações relacionadas com as áreas anteriores pode persistir uma diferença que tenha de ser tratada pelo BO. Estas diferenças podem ser relacionadas com sobras de caixa ou uso indevido, ou não identificado, de algum montante. O ecrã a desenvolver vai permitir o tratamento final do saldo. Deve possibilitar a realização de movimentos de tesouraria e de conta corrente e tesouraria. As diferenças podem assumir duas situações: Excesso ou Falta. Nos dois casos as opções são as mesmas: - É assumido pela empresa estamos perante um movimento de tesouraria, de entrada ou de saída, e contabilidade. O meio de pagamento e a rubrica devem identificar os elementos necessários ao seu registo; Ou, - É para imputar a terceiros estamos perante um movimento que obriga a registar através de documento de conta corrente, a débito ou a crédito, e tesouraria. É o tipo de movimento que passa também pela identificação das entidades envolvidas. Um cuidado a existir nesta área prende-se, por vezes, com a justificação de um saldo com movimentos simultâneos de entrada e saída. Exemplo: Existir uma sobra de caixa em termos líquidos, que esconde uma utilização indevida de um pagamento de despesa. Após todas as operações de BO, o saldo final zero será obtido. Também nesta fase a conferência é terminada e a caixa é dada como conferida. Integração ========== Os actuais processos de integração relacionados com caixas e vendas têm de passar pela seguinte reformulação: - O processo de Caixas é substituído pelo que se detalha neste documento; - O processo de Vendas tem de ser reformulado nos seguintes aspectos: - Integração de documentos TC e DTC -- continua como está actualmente. Ou seja, mantém a mesma estrutura e periodicidade; - Integração de documentos TL e DTL -- a dividir em dois momentos: - Componente vendas -- as vendas têm de passar a ser integradas numa base diária. Os ficheiros a integrar são disponibilizados com um desfasamento de dois dias; - Componente custo das vendas -- o custo das vendas será importado numa base mensal, após fecho do COLOMBUS. O ficheiro de vendas poderá manter layout actual, sendo apenas necessário adicionar uma marca que indique tratar-se dos movimentos de custo. Esta marca será usada nos ficheiros de vendas TL e DTL, na periodicidade mensal. No caso de encontrar um documento do ficheiro já contabilizado, deve dar erro e abortar todo o processo. Ou seja, a contabilização destes documentos deve ocorrer de uma vez só, garantindo-se que o lançamento de contabilidade é completo. Neste ficheiro de vendas, relacionado com os TL e DTL, a chave dos documentos tem de manter-se constante, possibilitando a identificação das necessidades de actualização dos custos no ficheiro mensal. Outro aspecto a garantir é o relacionado com vendas já integradas, que não podem aparecer, no ficheiro mensal, diferentes do movimento original. O GIN vai validar que está a receber dados consistentes com a importação inicial de vendas, sendo detectada diferença ou inconsistência dos dados recebidos é gerado erro e o processo abortado. Exploração ========== Embora tenha sido solicitado o levantamento, a efectuar pelos Vossos serviços, de eventuais necessidades, específicas, relacionadas com as análises e obtenção e relatórios, podemos prever, antecipadamente, a criação das seguintes explorações: - Folha de conferência a imprimir na Loja. Baseado no modelo existente. Reflectindo apenas valores totais; - Folha de conferência a imprimir no Back Office. Baseado no modelo existente, sendo adicionada a área lançada pelo Back Office. Reflectindo apenas valores totais; - Análise integrada de caixas, sugestão de modelo:  Registamos também a necessidade de criação de uma view de análise, contendo todos os elementos relacionados com os movimentos efectuados nas caixas. Os dados a disponibilizar por esta view são limitados às caixas conferidas.