Servicios y Herramientas Documentales

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Questions and Answers

¿Qué debe incluir el registro de una comunicación oficial?

Solo la dependencia

Solo el remitente

Solo la fecha de recepción

Fecha de recepción, remitente y dependencia (correct)

¿Cuál es el objetivo principal de la unidad de correspondencia?

Digitalización de archivos

Clasificación y archivo de documentos

Creación y edición de documentos

Recepción y envío de documentos (correct)

¿Cuál es el proceso para gestionar la correspondencia?

Clasificación y conservación

Recepción, registro, distribución y archivo (correct)

Sólo archivo de documentos

Creación, edición y eliminación

¿Por qué es importante la unidad de correspondencia en la gestión documental?

Porque facilita la comunicación entre entidades Signup and view all the answers

¿Qué ley regula la gestión documental en Colombia?

Ley 594 de 2000 Signup and view all the answers

¿Qué servicio proporciona la gestión documental?

Facilita el almacenamiento y recuperación de documentos. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documentos pueden prestar los archivistas?

Documentos administrativos y registros financieros. Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito de las herramientas documentales?

Comprobar hechos y mantener registros. Signup and view all the answers

¿Qué caracteriza a las herramientas automatizadas?

Pueden integrarse a diferentes procesos laborales. Signup and view all the answers

¿Qué se busca mejorar con las técnicas de lectura?

La comprensión y retención de la información. Signup and view all the answers

¿Cómo se define la lectura activa?

Hacer anotaciones y formular preguntas sobre el contenido. Signup and view all the answers

¿Qué objetivo tiene la lectura crítica?

Evaluar argumentos y detectar sesgos. Signup and view all the answers

¿Cuál es la razón principal para implementar la seguridad y salud ocupacional en gestión documental?

Prevenir lesiones y enfermedades laborales. Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito de la tabla de retención de documentos?

Determinar el período de retención de los documentos Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documentos se consideran de 'corto plazo' en la tabla de retención?

Correo electrónico Signup and view all the answers

¿Cuál es el período de retención para los documentos de seguridad?

5 años Signup and view all the answers

¿Qué permite el procedimiento electrónico en el proceso de radicación?

La asignación automática del documento a la persona correspondiente Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes pasos no forma parte del procedimiento manual de radicación?

Almacenamiento en la nube Signup and view all the answers

¿Cuál es uno de los objetivos principales de la radicación?

Controlar el flujo documental Signup and view all the answers

¿Qué tipo de norma es la ISO 9001:2015?

Una norma de gestión de calidad Signup and view all the answers

¿Para qué me sirve el control de registros en Gestión Documental?

Para establecerse y proporcionar evidencia con los requisitos Signup and view all the answers

Study Notes

Servicios de Documentos

Los servicios de documentos incluyen gestión documental, consulta y acceso, y digitalización.

Préstamo de Documentos

El préstamo de documentos permite a los usuarios llevarse temporalmente materiales documentales.
Los archivistas pueden prestar registros históricos, documentos administrativos, expedientes personales, registros financieros, documentos legales, publicaciones, material audiovisual y documentos electrónicos.

Herramientas Documentales

Se utilizan para describir series o asuntos de un fondo documental de manera precisa.
Sirven como testimonio de un hecho para comprobar una acción en su contexto.

Herramientas Automatizadas

Son software que se utiliza para automatizar tareas y procesos en un entorno de trabajo.
Pueden ser centralizadas, descentralizadas o mixtas.

Técnicas de Lectura

Mejoran la eficiencia, comprensión y retención de la información.

Lectura Activa

Implica subrayar ideas, hacer anotaciones, formular preguntas y resumir el contenido.

Lectura Crítica

Permite identificar sesgos y evaluar argumentos lógicos.

Seguridad y Salud Ocupacional en Gestión Documental

Es una disciplina que trata la prevención de lesiones, enfermedades laborales y protección en las condiciones de trabajo.

Normas de Seguridad y Salud Ocupacional

Incluyen procedimientos de manejo, ergonomía, equipos de protección personal y capacitación.
Se debe cumplir con los reglamentos dados en la normativa.

Trámites de Documentos

Se utilizan para organizar documentos, controlar la correspondencia, mejorar la comunicación y cumplir normativas.

Tabla de Retención de Documentos

Determina el período de retención de los documentos.

Documentos de Corto Plazo

Incluyen correos electrónicos.

Documentos de Seguridad

Tienen un período de retención permanente.

Control de Registros

Se utiliza para establecer y proporcionar evidencia con los requisitos.

Norma ISO 9001:2015

Establece requisitos para un sistema de gestión de calidad.

Trazabilidad de Documentos

Es el proceso de enviar, distribuir o entregar documentos a sus destinatarios.

Radicación

Su objetivo principal es controlar el flujo documental.

Procedimiento Manual de Radicación

Incluye recepción del documento, clasificación, registro de información y almacenamiento.

Procedimiento Electrónico en Radicación

Permite la asignación automática del documento a la persona correspondiente.

Gestión de Correspondencia

El primer paso es la recepción y registro de documentos.

Registro de una Comunicación Oficial

Debe incluir la fecha de recepción, remitente y dependencia.

Seguimiento y Control en la Gestión de Correspondencia

Se debe implementar un sistema de seguimiento y monitoreo.

Unidad de Correspondencia

Se encarga de la recepción, envío, clasificación, archivo, y la gestión de la correspondencia.

Ley que Regula la Gestión Documental en Colombia

Ley 594 de 2000.

Acuerdo 060 de 2001

Establece normas para la gestión documental en entidades públicas.

Acuerdo 001 de 2024

Establece normas para la gestión documental electrónica.

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Description

Este cuestionario explora los servicios de documentos, el préstamo de materiales, y las herramientas automatizadas en un entorno de trabajo. También se abordan técnicas de lectura que mejoran la comprensión y retención de información. Ideal para quienes buscan optimizar la gestión documental.