Reportes Técnicos: Guía Completa

• Un reporte técnico es un documento que recolecta información para ser comunicada.

¿Qué es un Reporte Técnico?

• Un reporte técnico se usa para abordar problemas que necesitan ser resueltos.
• Son comunes en grandes y medianas empresas, así como en arquitectura e ingeniería.
• Los reportes técnicos detallan la situación problemática y proponen soluciones.
• Los reportes pueden ser escritos u orales, aunque las empresas prefieren los escritos para llevar un registro.
• Se redactan nuevos documentos basados en el reporte técnico original para mostrar el progreso en la solución del problema.
• Los asesores o consultores son especialistas en la creación de reportes técnicos.
• Es indispensable que una empresa cuente con un profesional para redactar estos documentos.

Características de un Reporte Técnico

• Las ideas deben ser planteadas de manera detallada y precisa.
• El lenguaje debe ser objetivo y claro.
• Es recomendable usar estadísticas y gráficos.
• Todo lo planteado debe ser funcional y ejecutable.
• La extensión del reporte varía según lo que se quiera expresar y las exigencias de quien lo solicita.

¿Cómo se Hace un Reporte Técnico?

• El reporte técnico tiene la finalidad de estudiar un problema, recopilar información y proponer soluciones o recomendaciones.
• Al redactar un informe técnico, se debe ser preciso, consistente y claro.
• Un método para ejecutar un reporte técnico incluye cuatro fases: preparación, organización del material, redacción del documento y revisión.

Fase 1: Preparación

• Esta fase define el tema del reporte técnico, ya sea un problema o asunto, para entenderlo a fondo.
• Considerar a quién va dirigido el reporte es fundamental.
• Preguntas a tener en cuenta:
  • ¿Qué quiere saber el lector?
  • ¿Qué sabe el lector?
  • ¿Qué aprenderá el lector?
  • ¿Qué tipo de redacción es más comprensible?
  • ¿Será útil el reporte?
• Las respuestas varían dependiendo de si el reporte se dirige a directivos, empleados o arquitectos.
• Es necesario tener una buena recopilación de material sobre el tema.

Fase 2: Organización del Material

• Para que la idea sea concisa y organizada, considerar diez aspectos para la elaboración:
  • Crear una frase que indique de qué trata el reporte para asegurar que se entienda el plan expuesto.
  • Estudiar y depurar los hechos recolectados, eliminando el material innecesario.
  • Revisar cuidadosamente todo el material y hacer las modificaciones necesarias.
  • Establecer el orden de los puntos importantes, organizándolos en capítulos o secciones.
  • Ordenar el material para facilitar la comprensión y el aprendizaje del lector.
  • Las recomendaciones deben estar alineadas con los hechos y ofrecer soluciones apropiadas si se trata de un problema.
  • Elegir un título y subtítulos que den una idea clara del tema.
  • Apoyar la información con ilustraciones o gráficos para evaluar mejor los beneficios de las soluciones o los daños del problema.
  • Considerar el uso de pies de página para citas y fuentes de información.
  • Incluir apéndices con información adicional para complementar el reporte.

Fase 3: Redacción del Reporte Técnico

• Al redactar el reporte técnico, se debe considerar:
  • El tono a usar depende del lector; un informe técnico, comercial o científico debe tener un tono claro y comercial.
  • Organizar las secciones de forma numérica o alfabética para facilitar la navegación del lector.
  • Utilizar gráficos o ilustraciones para mejorar la presentación de la información.
  • Incluir una introducción con:
    • El destinatario del reporte (nombre y cargo).
    • La fecha de entrega.
    • El propósito del reporte.
    • El título de los antecedentes (si los hay).
    • Un resumen de los resultados.
    • La lista de capítulos, secciones y apéndices.
    • Definición de términos específicos.

Secciones Adicionales del Reporte

• Incluir secciones y apéndices con:
  • Un enunciado de los hechos obtenidos (añadiendo fuentes).
  • Un análisis de los hechos mencionados.
  • Recomendaciones y conclusiones.
  • Menciones o resúmenes del contenido del apéndice.
• Para las conclusiones:
  • Resumir la información de las secciones o capítulos.
  • Ofrecer recomendaciones basadas en los resultados.
  • Explicar las acciones a tomar.
  • Indicar la importancia de lo expuesto.
  • Anexar consideraciones generales relacionadas con el tema.
• Agregar una lista de referencias si se han incluido documentos o publicaciones.
• El índice ayuda al lector a ubicar rápidamente la información.

Fase 4: Revisión

• Revisar el reporte de forma objetiva para realizar posibles mejoras, considerando:
  • Si la estructura del informe es la adecuada.
  • Comparar el índice, los títulos, la introducción y la conclusión.
  • Leer para identificar errores gramaticales o ideas confusas.
  • Hacer que otra persona revise el texto para verificar la comprensión.
  • Verificar que los gráficos o ilustraciones transmitan la información adecuadamente.
  • Buscar ayuda de profesionales con experiencia en reportes técnicos.

Estructura de un Informe Técnico

• La estructura del informe técnico es fundamental y puede variar según el tema.
• Una estructura estándar incluye:
  • Introducción
  • Desarrollo
  • Conclusiones y soluciones
  • Bibliografía
  • Gráficos e ilustraciones

Formato del Reporte Técnico

• Los reportes técnicos se elaboran para grandes empresas y se entregan a directivos.
• Se recomienda un resumen ejecutivo con detalles importantes y sugerencias de mejora.

Gramática y Ortografía

• El objetivo es dar la mayor información en poco tiempo, por lo que la gramática y ortografía deben ser impecables.

Estilo

• El estilo debe ser formal y adaptado al lector, conociendo sus intereses y necesidades.
• Es importante tener claro el tema y propósito del reporte para definir el estilo.
• La consistencia en el estilo es crucial.
• La tipografía debe ser uniforme, como Times New Roman tamaño 12 o Arial 12, que es muy utilizada.
• Se recomienda una redacción impersonal.

Presentación

• La presentación debe ser consistente e causar una buena impresión.
• Debe incluir títulos, enumeraciones, espaciamientos, figuras y tablas organizadas.
• El encuadernado debe mostrar el título del reporte centrado y con letras grandes, el nombre del autor y la fecha de entrega.