Projektmanagement Grundlagen

Projektmanagement - Begriffe und Teilprozesse

• Projektmanagement: Umfasst alle Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel zur Abwicklung eines Projekts (DIN 69901).
• Motivation: Zeitmanagement, Leistungssteigerung, kurze Zeit, Top-Qualität sind Aspekte in der modernen Welt. Projektmanagement hilft, diese Ziele zu erreichen. Professionelles Projektmanagement muss erlernt und weiterentwickelt werden.
• Projekte und Projektarten: Projekte können als komplexe Aufgaben, temporäre Organisationen und soziale Systeme wahrgenommen werden.
• Projekteigenschaften: Brainstorming, komplex, meist neuartig, riskant, für das führende Unternehmen bedeutsam, Zielvorgaben, Termine, Ressourcen, Kosten werden zwischen Auftraggeber und Projektleiter vereinbart.
• Typische Merkmale eines Projekts: Ressourcen, Zielvorgaben, Zeitbegrenzung, Erfolgsdruck, Einmaligkeit, Risiko, Komplexität, Routinetätigkeiten, Betriebsabläufe, Linienafgaben. Grafische Darstellung der Merkmale.

Projektmanagementprozess

• Projektmanagementprozess: Startet mit der Projektbeauftragung und endet mit der Projektabnahme.
• Teilprozesse: Projektstart, Projektcontrolling, Projektabschluss, mögliche Teilprozesse wie Projektmarketing und Krisenbewältigung. Grafische Darstellung des Prozesses.
• Projektstart, Aufgaben: Vereinbarung von Projektzielen, Erstellung von Projektplänen, Design einer adäquaten Projektorganisation (inkl. Teambildung), Planung von Krisenmaßnahmen, Planung des Projektkontextes und Beziehungen, Projektmanagement-Dokumentation.

Projektcontrolling - Aufgaben

• Projektcontrolling-Aufgaben: Feststellung des Projektstatus, Vereinbarung/Vornahme steuernder Maßnahmen, Weiterentwicklung der Projektorganisation, Erstellung von Fortschrittsberichten, Durchführung von Projektmarketingmaßnahmen.

Projektmarketing

• Projektmarketing-Methoden: Flyers, Newsletter, Zeitungen, Infoblätter, Vernissagen und andere.

Projektkoordination - Aufgaben

• Projektkoordination-Aufgaben: Sicherung des Projektfortschritts, adäquate Informationen für Projektteammitglieder, Unterstützung bei der Erfüllung von Arbeitspaketen, Qualitätssicherung der Ergebnisse von Arbeitspaketen, laufende Kommunikation mit Projektmanagement und Auftraggeber, Gestaltung der Beziehungen zu relevanten Umwelten und Disposition von Ressourcen.

Projektabschluss - Aufgaben

• Projektabschluss-Aufgaben: Inhaltliche Restarbeiten, Erstellung der Dokumentation, letztgültige Version des Projekthandbuchs, Treffen von Vereinbarungen für die Nachprojektphase, Projektabschlussberichte, Transfer gewonnenen Know-hows, emotionaler Abschluss, Auflösung des Projektteams und Abschlusstreffen, Projektabnahme durch den Auftraggeber.

Projekterfolgskriterien

• Projekterfolgskriterium: Professionelles Management ist ein zentrales Erfolgskriterium. Festlegung von Projektgrenzen und -zielen, Entwicklung von Projektplänen, periodische Kontrolle der Projekte, prozessorientierte Gestaltung von Projekten, projektspezifische Gestaltung von Projektstrukturen und Kulturen sowie der Beziehungen zum Gesamtkontext.

Methode nach PMA

• Methoden nach PMA: Korrelation von Kompetenzen, PM-Zertifizierungsebenen und Rollen. (Expertenwissen, Managementerfahrung, umfangreiche Erfahrung im Projektmanagement, Spezialwissen, Erfahrung im Projektmanagement wie z.B. PM-Assistent/in), (Zertifizierte/r PM Executive, Senior Projektmanager/in, Projektmanager/in, Junior Projektmanager/in) (PM Officeleiter/in, Programmmanager/in, Senior Projektmanager/in, Projektcoach).

Projektstart

• Projektstartzitat: "Sage mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet."
• Bedeutung der frühen Phasen: Änderungen in den frühen Phasen sind kostengünstiger als später.

Methoden zum Projektstart (laut PMA)

• Projektziele: Projektkontextanalyse, Projektumweltanalyse, Projektmarketing-Definition, Design der Projektorganisation (Projektorganigramm, Projektrollen, Projektteamarbeit, Kommunikation im Projektstart, Projektkultur)
• Projektplanung: Objektstrukturplan, Betrachtungsobjekte, Projektstrukturplan, Arbeitspaketspezifikationen, Projektphasen, Projekttermine, Projektressourcen, Projektkosten, Projektfinanzmitteln, Projektrisiken und Funktionendiagramm.

Anforderungen vs. Ziele

• Ziele: Ein erreichbarer Zustand, meist umfassend.
• Anforderungen: Eine erreichbare Eigenschaft, meist detailiert. Häufig geben Ziele Vorgaben für tieferliegende Anforderungen.

Anforderung (Requirements)

• Definition: Bedingung oder Fähigkeit, die zur Lösung eines Problems oder Zieles gebraucht wird.

Anforderungsspezifikation (Requirements Specification)

• Definition: Zusammenstellung aller Anforderungen an eine Software. Synonyme: Anforderungsdokument, Software Requirements Specification, Pflichtenheft.

Requirements Engineering

• Definition: Systematisches Vorgehen zur Definition, Erfassung, Beschreibung und Prüfung von Anforderungen für Software. Ziel: Entwicklung von Software, welche die Kundenbedürfnisse erfüllt.

Ablauf von Kundenprojekten (Jonas Keith)

• Phasen eines Kundenprojekts (grafische Darstellung mit Textbeschreibungen): Erklärung des Kunden, Entwurf des Analytikers, Verständnis des Projektleiters, Programmierung des Entwicklers, Dokumentation und Rechnungslegung, tatsächlicher Nutzerbedarf.

Merkmale einer guten Anforderungsspezifikation

• Adäquat: Beschreibt das, was der Kunde braucht.
• Vollständig: Beinhaltet alle notwendigen Aspekte.
• Widerspruchsfrei: Keine Widersprüche.
• Verständlich: Klar und verständlich für alle Beteiligten.
• Eindeutig: Vermeidet Fehlinterpretationen.
• Prüfbar: Ermöglicht die Prüfung, ob das System den Anforderungen entspricht.
• Risikogerecht: Der Umfang passt zum potenziellen Risiko.

Pragmatisch

• Funktionale Anforderungen: Was soll das System tun?
• Nicht-funktionale Anforderungen: Unter welchen Bedingung soll das System funktionieren?

Klassifikation

• Klassifizierung von Anforderungen: Projektanforderungen, System-/Produktspezifische Anforderungen, Prozessanforderungen, Attribute, Randbedingungen, Leistungsanforderungen, und besondere Qualitäten.

Anforderungen spezifizieren

• Gewinnung (Elicitation), Analyse (Analysis), Dokumentation (Documentation), Prüfung (Validation): Prozess zur Erarbeitung, Analyse, Dokumentation und Validierung der Kundenanforderungen.

Informationsquellen

• Informationsquellen: Gespräche, Beobachtung von Prozessen, Befragungen, Interviews, Studien von Unterlagen (z.B. Dokumente, Visionen).

Techniken der Informationsbeschaffung

• Interviews, Umfragen, Beobachtungen, Gemeinsame Arbeitstagungen, Prototypen: Techniken zur Erfassung von Kundenbedürfnissen und Anforderungen.

Anforderungen priorisieren

• Prioritäten setzen: Auswahl und Priorisierung von Anforderungen, wenn nicht alle Anforderungen erfüllbar sind, basierend auf Dringlichkeit, Nutzen, Kosten und Risiken.

Inhalt einer Anforderungsspezifikation

• Funktionaler Aspekt, Daten, Funktionen, Verhalten: Details zur Funktionalität des Systems.
• Fehler: Normal- und Fehlerfälle.

Inhalt einer Anforderungsspezifikation- Leistungsaspekt

• Leistungsaspekt: Zeiten, Mengen, Raten, Ressourcen, Genauigkeit.
• Qualitätsaspekt: Geforderte Qualitäten: Zuverlässigkeit, Nutzbarkeit, Änderbarkeit, Portabilität.

Inhalt einer Anforderungsspezifikation- Randbedingungsaspekt

• Randbedingungsaspekt: Schnittstellen, Plattformen, Normen, Gesetze, Datenschutz.

Anforderungsspezifikation = Pflichtenheft

• Pflichtenheft: Dokumentiert die Ergebnisse der Problemanalyse und dient als Grundlage für das weitere Vorgehen für Auftraggeber und Auftragnehmer. Beschreibt, was geleistet werden soll (nicht wie).

Pflichtenheft

• Beispiel zeigen: Zusätzliche Informationen und Beispiele zum Thema (wird vermutlich in einem Beispiel dokumentiert).

Ticketverwaltung: Pflichtenheft erstellen

• Ticketverwaltung: Aufgabe: Pflichtenheft erstellen.

Projektziele

• Definition des Projektziels: Explizite Beschreibung des angestrebten Soll-Zustands zum Projektabschluss, (in Hauptziele (Ergebnisziele) und Zusatzziele (Prozessziele) aufteilen.

Beispiel

• Beispielvorlage: Projektauftrag/Projektziele (Beispielformatierung für die Darstellung eines Projektauftrags/Projektzielen).

Testen Sie Ihr Wissen über die Grundlagen des Projektmanagements. Dieser Quiz umfasst Fragen zu Projekthandbüchern, der Projektorganisation und den verschiedenen Phasen des Projektmanagements. Überprüfen Sie, was Sie über Anforderungen, Ziele und Stakeholder wissen!