Proceso de Bienes y Suministros

Generalidades del Manual

• El objetivo del manual es describir el proceso de Bienes y Suministros, incluyendo entradas y salidas esperadas, secuencia operativa, criterios, métodos, controles y recursos necesarios.

Estructura del Sistema de Gestión de la Calidad

• El sistema de gestión de la calidad (SGC) se basa en la normatividad establecida en los documentos EDA-GC 01, EEC-GC 01 e ISO 9001:2015.
• El mapa de procesos del SGC muestra la interconexión entre los procesos que conforman el sistema.

Planificación del Proceso de Bienes y Suministros

• El propósito del proceso de Bienes y Suministros es suministrar oportunamente recursos materiales necesarios para la realización de las funciones sustantivas de las entidades y dependencias.
• El proceso de Bienes y Suministros tiene responsables designados, como el responsable del proceso, secretarios o jefes de unidad administrativa, y personal administrativo de confianza.
• El conocimiento inicial para operar el proceso incluye la planeación, código de ética, análisis de datos, manejo de sistemas institucionales, normatividad de adquisiciones, arrendamientos y servicios, y políticas y lineamientos.

Requisitos de Información Documentada

• La información documentada relacionada con partes interesadas incluye el programa anual de adquisiciones, informe cuatrimestral de adquisiciones y/o arrendamientos, requerimientos de auditoría interna, y verificaciones de bienes patrimoniales.

Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente

• Los procesos que suministran las dependencias centralizadoras al proceso de Bienes y Suministros incluyen adquisiciones nacionales y al extranjero, aseguramiento de bienes muebles patrimoniales, artísticos y culturales.

Control de las Salidas no Conformes

• El control de las salidas no conformes se identifica en el mapa de procesos y se establece en las guías metodológicas y operativas, así como en los procedimientos operativos relacionados.

Identificación de Riesgos del Proceso

• Los riesgos del proceso de Bienes y Suministros incluyen la dificultad para localizar bienes inventariables, accidentes en los almacenes de bienes de uso recurrente, y la imposibilidad de realizar compras oportunamente.
• Las causas posibles de estos riesgos incluyen la falta de notificación de cambios, la pérdida de bienes, la revisión inadecuada de datos, la falta de personal, y el incumplimiento a la normatividad institucional y del SGC.