Principes de la clôture de projet

Principes de la clôture de projet

• La clôture d'un projet est la dernière phase de sa gestion, souvent négligée malgré son importance et ses apports.
• Elle consiste en un bilan des actions entreprises, des difficultés rencontrées et des défis à relever.
• Chaque projet, étant temporaire, est destiné à se terminer.
• La clôture est l'état final du projet avant sa fermeture définitive.
• Cette phase permet de confirmer que tous les processus ont été exécutés, que les livrables ont été transmis.
• Valider que toutes les parties prenantes s'accordent à considérer le projet comme terminé.

Intérêt de la clôture

• La clôture en bonne et due forme permet de communiquer la fin du projet.
• Elle favorise l'évaluation et l'apprentissage à partir des actions passées aux fins d'amélioration.
• Cette clôture permet de capitaliser sur les erreurs afin d'éviter et des bonnes pratiques à reproduire lors de futurs projets.
• C'est une opportunité de reconnaître les efforts de chacun et de valoriser les réussites, améliorant ainsi la motivation des équipes.
• Des documents de cette phase, tels que les leçons apprises, sont précieux pour l'amélioration continue.
• Peu de projets se déroulent parfaitement, d'où l'necessity de mettre en œuvre des actions pour éviter la répétition des erreurs passées.

Activités de clôture

• Les activités de clôture administrative visent à satisfaire les critères d'achèvement du projet.
• Ces activités impliquent de s'assurer que tous les documents et livrables sont à jour et que tous les points à traiter sont résolus.
• Elles incluent La confirmation officielle de la livraison et de l'acceptation des livrables par le client.
• Elles impliquent La facturation de tous les coûts du projet.
• Elles prévoient la clôture des comptes du projet..
• Prévoient la réaffectation du personnel.
• La gestion du surplus de ressources matérielles.
• Les activités relatives à l'exécution des accords contractuels s'appliquent au projet ou à la phase.
• Elles incluent La finalisation des réclamations en suspens.
• Elles incluent La confirmation formelle de l'acceptation du travail du fournisseur.
• Elles incluent La mise à jour des registres du projet.
• Elles incluent L'archivage de ces informations pour une utilisation future.
• Ces activités comprennent La collecte des données du projet ou de la phase.
• Elles incluent La vérification la réussite ou l'échec.
• Elles consistent à gérer le partage et le transfert des connaissances.
• Elles consistent à identifier les retours d'expérience.
• Elles consistent à Archiver les informations du projet pour une utilisation future par l'organisation.
• Elles nécessitent les actions au transfert des produits, des services vers la phase suivante, la production et/ou la supervision.
• Elles incluent Le recueil des suggestions d'amélioration ou de maj des politiques et leur envoi à l'unité concernée.
• Elles incluent La mesure de la satisfaction des parties prenantes.
• La clôture du projet permet l'établissement de procédures d'examen et de documentation.
• Elle incluent Les raisons qui ont conduit à annuler un projet potentiel.

Processus de clôture : Données d’entrée

• La charte du projet documente les critères de réussite et les exigences d’acceptation.
• Le document de projet principal est le Journal des hypothèses.
• Elle enregistre les contraintes et les hypothèses orientant les spécifications techniques, les estimations, l'échéancier et les risques.
• Il sert à évaluer la durée estimée, les coûts, les ressources et la maîtrise des coûts par rapport aux résultats réels.
• Le journal des changements comprend l’état de toutes les demandes de changements durant le projet ou sa phase.
• Le journal des points à traiter sert à confirmer l’absence d’événements ou de points non réglés.
• Les retours d’expérience de la phase ou du projet sont finalisés avant archivage.
• La liste de jalons indique les dates auxquelles les jalons du projet ont été réalisés.
• Les communications du projet incluent tous les échanges créés au cours du projet.
• Un rapport des risques donne des renseignements sur l’état des risques et confirme qu’il n’y a plus de risques à la fin.
• Les livrables acceptés incluent les spécifications, les reçus de livraison et les documents de performance approuvés.
• Des livrables partiels peuvent être inclus dans les projets par phases, ou projets annulés.
• Pour la clôture du contrat, les enregistrements sont collectés, indexés et classés.
• Les informations concernent aussi les changements apportés au contrat ainsi que les paiements.

Processus de clôture : Données de sortie

• Les documents de projet sont mis à jour .
• Le produit, le service ou le résultat est transféré.
• Un rapport final est rédigé.
• Les actifs organisationnels sont mis à jour.
• Les retours d’expérience sont archivés.
• Un produit final, un service, ou un résultat sont remis au groupe ou organisation qui l’utilisera, en assurant le support.
• Les données de sortie se rapportent donc au résultat final(si clôture) ou intermédiaire.
• Le rapport final résume la performance du projet et une brève description du projet.
• Il contient les objectifs de qualité et de périmètre, les critères employés et les éléments démontrant leur satisfaction.
• Le rapport contient les dates de vérification et de livraison réelle des jalons et les raisons des écarts.
• Des informations de synthèse concernant la validation du produitou du service sont incluses.
• Les objectifs de l’échéancier sont inclus.
• Une synthèse, les risques et les points à traiter fait partie du rapport.

Méthode de clôture

• Organiser une réunion de tous les acteurs importants en amont de la phase d'exécution du projet est important.
• Elle permet de confirmer de l'acceptation des livrables.
• Elle permet d'évaluer la satisfaction du client
• Elle permet de s'assurer de la bonne prise en compte des attentes.
• Elle permet de vérifier le partage des connaissances et de la conduite du changement.
• Les impressions de chacun, le retour d'expérience et les résultats y seront enregistrés.
• Ces échanges servent de base au partage d'expérience.
• La célébration de la réussite permet de faire une dernière bonne impression et de remercier et féliciter les contributeurs.
• C'est un facteur de motivation , qui permet de faciliter une nouvelle affectation.
• L’ensemble de la documentation projet est archivé, et l’équipe projet rédige un document de synthèse à l'issue de la réunion. Il récapitule les caractéristiques du projet et les écarts.

Étapes de la phase de clôture

• La clôture d'un projet implique un bilan global et un contrôle des événements survenus.
• Elle se déroule en trois étapes cruciales.
• La première est l'établissement d'une check-list de clôture, pour organiser les actions à mener.
• Cette dernière doit comporter : les exigences documentaires, la gestion contractuelle et la satisfaction des parties prenantes.
• La seconde est l’établissement d'un rapport de fin de projet.
• C'est une exigence de l'équipe du projet ou commanditaire.
• Il synthétise toutes les phases, et comprend un bilan global de la réalisation.
• Il fait le point sur les inputs et les outputs, des enjeux, des résultats et des difficultés en présentant des éléments objectifs et subjectifs relatifs au projet.
• La troisième est l'organisation d'une réunion finale.
• Pour le chef de projet, cela consiste à faire le bilan des points positifs et négatifs de la réalisation du projet avec les collaborateurs.
• Elle permet d'apporter les dernières modifications au rapport.
• C'est un moment de convivialité pour se détendre après le travail accompli.