Planeación de Visitas en Portal Aksi

Portal Aksi

• Los asesores deben planificar las visitas a los clientes semanalmente.
• La planificación se realiza en el Portal Aksi (www.aksi.mx).
• La planificación no está disponible en la aplicación móvil AKM (teléfono).
• El usuario es el correo electrónico asignado a cada asesor.
• La contraseña se define en el área de sistemas.

Planeación de Ruta

• Los asesores seleccionan el botón "PLAN" para acceder a la semana de trabajo.
• Los clientes pueden aparecer varias veces en el listado, con la dirección de la visita.
• Se debe seleccionar la fecha de la visita al cliente, donde el recuadro cambiará de color a azul.
• El recuadro se marcará con una flecha al realizar la visita.
• La planeación se guarda automáticamente al salir de la página.

Visita a Cliente

• En el portal de Aksi:
  • Ingresar el número de cliente para buscar.
  • Seleccionar la dirección de la visita.
  • Seleccionar la dirección correcta de la visita, la cual puede tener varias direcciones registradas.
• En AKM:
  • Entrar al menú y seleccionar "Visita a cliente".
  • Seleccionar la dirección en el mapa.
  • Al seleccionar "Ver dirección" se copian las coordenadas GPS del domicilio del cliente.

Visitas Realizadas

• La pestaña "Visitas Realizadas" registra el número de visitas por cliente.
• El asesor debe agregar comentarios sobre cada visita.
• Los comentarios son visibles para los equipos de ventas, crédito y comercial.

Pedidos

• La pestaña "Pedidos" muestra el estado de los pedidos.
• Opciones:
  • Guardados: pedidos pendientes por enviar o modificar.
  • Enviados: pedidos ya procesados.
• La opción "Agregar productos" permite ingresar los códigos del pedido.

Productos

• Al ingresar el código del producto, se muestra:
  • Precio unitario.
  • Existencia.
  • Precio por mayoreo.
  • Distancia.
• El cuadro correspondiente para ingresar la cantidad de piezas actualiza el precio total del pedido.
• Al seleccionar la opción "inner o caja master", el cliente puede elegir la presentación del producto.

Carrito

• La opción "Carrito" permite revisar las cantidades de piezas agregadas al pedido.

Resumen del Pedido

• Se muestran el subtotal, IVA y total del pedido.
• Se deben agregar observaciones para el almacén para agilizar el proceso.

Guardar y Salir / Enviar Pedido / Pedir Cotización / Eliminar

• Guardar y Salir: se utiliza cuando falta información por ingresar.
• Enviar Pedido: envía el pedido para su autorización.
• Pedir Cotización: visualiza un documento con la cotización del pedido para la aprobación del cliente.
• Eliminar: elimina el pedido.

Errores Comunes en la Captura de Pedidos

• Remache de aluminio color blanco:
  • El precio indicado es por unidad.
  • La cantidad mínima a surtir es de una bolsa con 100 piezas.
• Abrazadera para tubo tipo uña:
  • El precio indicado es por pieza.
  • La cantidad mínima a surtir es de 20 piezas por bolsa.

Sincronizar

• Se debe sincronizar la aplicación AKM diariamente antes de salir a la ruta.
• La opción "Sincronizar" actualiza la información de los clientes.
• Se puede sincronizar todos los catálogos o solo los últimos 3 días.
• La información actualizada se envía al finalizar el día.

Reportes

• La pestaña "Reportes" permite consultar:
  • Reportes recientes.
  • Devoluciones.
  • Reporte Visitas a Cliente Detallado.
  • Monitor de Pedidos.
  • Envío de estado de cuenta.

Envío de Estado de Cuenta

• La opción "Envío de estado de cuenta" busca el estado de cuenta del cliente.
• Se deben ingresar el número de cliente o el número de vendedor.
• El archivo se enviará por correo electrónico al final del proceso.

Estado de Cuenta

• El digito verificador del estado de cuenta se forma con el número de cliente más el dígito verificador.
• Se puede visualizar:
  • Categoría de cliente.
  • Fecha de creación como cliente.
  • Límite de crédito.
  • Plazo.
  • Si cuenta con pagaré.
  • Si cuenta con línea de aseguradora.

Cobranza

• Proceso de Cobranza:
  • El asesor debe traer el estado de cuenta actualizado del cliente a visitar.
  • El recibo de cobro se entrega al cliente si el pago es en efectivo.
  • Se debe realizar una validación en el AKM si el pago es con cheque.
  • El asesor debe depositar el cheque en el banco y reportar el pago en el área de cobranza.
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de cliente y la fecha.
  • Especificar la forma de pago.
  • Colocar el número de validación.

Validación de Cobranza en AKM

• El menú "Cobranza" ofrece dos opciones:
  • Nuevo cobro: para registrar un nuevo cobro.
  • Depósitos bancarios: para confirmar los depósitos con referencia o foto.
• La cámara se activa al seleccionar "Foto del Recibo".
• Seleccionar el documento factura al cual se afectará el cobro realizado.
• Marcar el cuadro de la cantidad a pagar del disponible.
• Al marcar el cuadro, el color cambia a amarillo.

Envío de Imágenes

• Se envía la imagen del recibo desde la Validación de Cobranza.
• El sistema genera un número de validación.
• Este número se ingresa en el folio del cliente.
• Se solicita la firma del cliente.
• El folio original se entrega al cliente y las copias se archivan.

Devolución por Calidad

• Proceso de Devolución por Calidad:
  • El cliente informa sobre el producto con el defecto de calidad.
  • El asesor llena el formato de devoluciones.
  • El asesor realiza la validación en AKM.
  • Se solicita la firma del cliente en el folio.
  • El asesor toma evidencia fotográfica de la mercancía.
  • Las cajas se sellan con una cinta de devoluciones.
  • El asesor toma fotografías de las cajas selladas.
  • Se reporta el pago a [email protected].
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de validación.
  • Indicar el código del producto.
  • Especificar el motivo del defecto.

Devolución de Mercancía

• Proceso de Devolución de Mercancía:
  • El cliente informa al asesor el número de código del producto faltante.
  • El asesor llena el formato de devolución.
  • El asesor realiza la validación en AKM.
  • El asesor notifica a [email protected].
  • El asesor reporta el pago a [email protected].
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de validación.
  • Especificar la cantidad de bultos o cajas.

Devolución: Validación en AKM

• En el menú "Devoluciones" seleccionar el cliente y la dirección de recolección.
• Ingresar el folio de devolución, la cantidad de bultos o cajas y si requiere transporte.
• Seleccionar el concepto de la devolución.
• Tomar una foto del folio de devolución.
• Una vez realizado el proceso, se enviará una confirmación al correo.

Devolución: Validación en AKM

• Proceso de Validación:
  • El asesor ingresa los códigos y la cantidad del producto.
  • El asesor toma una fotografía del folio de devolución.
  • El asesor reporta el pago a [email protected].
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de validación.
• Devoluciones / Llenado de Documentos:
  • Completar el formato de recepción de mercancía por devolución.
  • Colocar el número de validación, código del producto y motivo del defecto.
• Devoluciones: Validación en AKM
  • Ingresar el número de folio de devolución y si requiere transporte.
  • Seleccionar la razón de la devolución.

Garantía de Máquinas Eléctricas y Gasolina

• Proceso de Devolución por Mal Estado:
  • El cliente informa al asesor sobre el producto con el defecto.
  • El asesor realiza una validación en AKM.
  • El asesor toma evidencia fotográfica de la mercancía dentro de las cajas.
  • Las cajas se señalizan con una cinta de devoluciones.
  • El asesor reporta el pago a [email protected].
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de validación.
  • Especificar la cantidad de bultos o cajas.

Error de Toma de Pedido o Devolución de Mercancía

• Proceso de Devolución por Error:
  • El cliente informa al asesor sobre el producto a devolver.
  • El asesor realiza una validación en AKM.
  • El asesor toma evidencia fotográfica de la mercancía dentro de las cajas.
  • Las cajas se señalizan con una cinta de devoluciones.
  • El asesor reporta el pago a [email protected].
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de validación.
  • Especificar la cantidad de bultos o cajas.

Devoluciones: Faltante de Mercancía

• Proceso de Devolución por Faltante:
  • El cliente informa al asesor sobre el producto.
  • El asesor realiza una validación en AKM.
  • El asesor toma evidencia fotográfica de la mercancía dentro de las cajas.
  • Las cajas se señalizan con una cinta de devoluciones.
  • El asesor reporta el pago a [email protected].
• Llenado de Documentos:
  • Colocar el número de validación.
  • Especificar la cantidad de bultos o cajas.
• Devoluciones: Validación en AKM
  • Ingresar el número de folio de devolución y si requiere transporte.
  • Seleccionar la razón de la devolución.

Este cuestionario aborda el proceso de planificación de visitas a clientes utilizando el Portal Aksi. Se detallan los pasos para acceder, seleccionar fechas y administrar la información de las visitas, garantizando que los asesores sigan el protocolo adecuado. Realiza esta prueba para verificar tu comprensión de las funciones y el uso del portal.