Penyediaan Dokumentasi Pejabat Tahap 3

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Apakah tujuan utama minit mesyuarat?

Menyediakan rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan (correct)
Membuat laporan kewangan syarikat
Menghantar memo kepada pekerja
Dokumen untuk merekod pengeluaran syarikat

Apakah tujuan utama dokumen pejabat?

Mengira kos pengeluaran
Menghantar surat kepada pelanggan
Merekodkan setiap transaksi dan aktiviti pejabat (correct)
Membuat pelan kewangan

Siapa yang bertanggungjawab untuk menyediakan minit mesyuarat?

Pekerja biasa
Jabatan HR
Urus setia atau setiausaha mesyuarat (correct)
Pengarah syarikat

Apakah ciri khas dari memo bentuk terbuka?

Berkebolehan untuk menggunakan reka bentuk sendiri (A) Signup and view all the answers

Apakah yang perlu disertakan dalam surat lantikan?

Jawatan yang dilantik dan tarikh kuatkuasa (D) Signup and view all the answers

Mengapa minit mesyuarat yang berkualiti penting?

Memberi kefahaman yang jelas kepada semua walaupun ada yang tidak hadir (D) Signup and view all the answers

Manakah antara berikut bukan jenis surat rasmi yang digunakan di dalam pejabat?

Surat Cuti (D) Signup and view all the answers

Apakah maklumat yang perlu ada dalam surat makluman?

Nama Program, tarikh, masa dan tempat (D) Signup and view all the answers

Apakah maksud 'memo' dalam konteks organisasi?

Satu notis ringkas untuk komunikasi (B) Signup and view all the answers

Apakah contoh dokumentasi pejabat yang tidak termasuk dalam senarai ini?

Nota juruwang (D) Signup and view all the answers

Apakah jenis surat yang digunakan untuk berhubung dengan pelanggan?

Surat Perniagaan (A) Signup and view all the answers

Apa yang menjadi fungsi utama memo dalam organisasi?

Sebagai alat komunikasi di antara kakitangan (B) Signup and view all the answers

Apa yang tidak perlu disertakan dalam surat lantikan?

Nama ketua jabatan (C) Signup and view all the answers

Mengapakah surat perniagaan masih diutamakan dalam perhubungan perniagaan?

Ia adalah cara yang lebih formal dan rasmi (D) Signup and view all the answers

Bagaimana minit mesyuarat mempengaruhi orang yang tidak hadir?

Memberikan pemahaman mengenai mesyuarat yang terlepas (B) Signup and view all the answers

Apakah yang tidak termasuk dalam rekod yang perlu diperhatikan oleh setiausaha ketika menyediakan surat?

Bilangan penerima (B) Signup and view all the answers

Apakah tujuan utama laporan sejarah?

Mencadangkan penyelesaian (A) Signup and view all the answers

Apakah tujuan memo dalam organisasi?

Menyampaikan maklumat dan memberi arahan (A) Signup and view all the answers

Jenis memo manakah yang memerlukan penulis untuk menanda ruang yang disediakan?

Memo bentuk borang (B) Signup and view all the answers

Apakah yang tidak termasuk dalam objektif laporan?

Membuat pelan tindakan baru (A) Signup and view all the answers

Mengapakah laporan dibuat secara kronologi?

Untuk memudahkan pemahaman (A) Signup and view all the answers

Apakah maksud singkatan 'memo'?

Memorandum (C) Signup and view all the answers

Apakah fungsi surat iringan?

Memberitahu pihak atasan tentang dokumen yang dihantar (A) Signup and view all the answers

Apakah salah satu ciri-ciri memo?

Mengandungi arahan yang jelas (B) Signup and view all the answers

Apa yang diperlukan dalam laporan maklumat?

Fakta, aktiviti, masalah, dan cadangan (A) Signup and view all the answers

Apakah yang dilakukan selepas mencadangkan tindakan dalam laporan?

Membuat kesimpulan (A) Signup and view all the answers

Yang manakah bukan jenis laporan?

Laporan Evaluasi (B) Signup and view all the answers

Apakah tujuan utama laporan pemujukan?

Mendapatkan persetujuan atau pengesahan mengenai sesuatu perkara (A) Signup and view all the answers

Format laporan boleh bersifat?

Pendek atau panjang, formal atau informal (D) Signup and view all the answers

Contoh yang manakah paling sesuai untuk laporan penerangan?

Laporan mengenai jenis telefon bimbit yang popular (C) Signup and view all the answers

Surat perniagaan termasuk yang mana satu?

Surat permohonan sebut harga (C) Signup and view all the answers

Laporan jenis apa yang memerlukan tindakan pemujukan?

Laporan Pemujukan (A) Signup and view all the answers

Apakah yang dimaksudkan dengan dokumentasi pejabat?

Proses sistematik untuk menyediakan dokumen dan maklumat. (A) Signup and view all the answers

Apakah fungsi utama dokumentasi pejabat?

Menyimpan dan melindungi kandungan dokumen. (D) Signup and view all the answers

Apakah yang TIDAK termasuk dalam keperluan menghasilkan dokumentasi pejabat?

Mengabaikan sumber maklumat yang sah. (C) Signup and view all the answers

Kenapa penting untuk membangunkan koleksi dokumen?

Untuk menyediakan maklumat yang tepat kepada pengguna. (D) Signup and view all the answers

Apakah kegunaan utama penyediaan dokumen pejabat?

Mendapatkan dan menyebarkan maklumat yang diperlukan. (A) Signup and view all the answers

Apakah yang dimaksudkan dengan aktiviti dokumentasi yang sistematik?

Mengumpul, mencari, dan menggunakan dokumen dengan cara teratur. (A) Signup and view all the answers

Bagaimanakah dokumentasi dapat memberikan bukti yang tepat mengenai maklumat?

Dengan mengumpul maklumat dari sumber yang pelbagai. (B) Signup and view all the answers

Apakah salah satu aktiviti kerja dalam penyediaan dokumentasi pejabat?

Mencetak dokumen untuk rujukan. (A) Signup and view all the answers

Flashcards

Surat Lantikan

Surat yang dikeluarkan untuk melantik seseorang ke jawatan tertentu. Surat ini menyatakan jawatan, tempoh jawatan, tarikh kuatkuasa, dan tugas-tugas.

Surat Makluman

Surat yang digunakan untuk memaklumkan tentang program atau perkara tertentu. Surat ini menyatakan nama program, tarikh, masa, tempat, individu terbabit, dan nombor telefon.

Surat Perniagaan

Surat yang digunakan oleh syarikat untuk berkomunikasi dengan pelanggan atau rakan kongsi perniagaan. Surat ini merupakan alat penting untuk hubungan perniagaan.

Dokumen Pejabat

Dokumen yang merekodkan transaksi dan aktiviti pejabat, menjadi bukti keberkesanan tadbir urus syarikat