Penyediaan Dokumentasi Pejabat Tahap 3

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Apakah tujuan utama minit mesyuarat?

Menyediakan rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan (correct)

Membuat laporan kewangan syarikat

Menghantar memo kepada pekerja

Dokumen untuk merekod pengeluaran syarikat

Apakah tujuan utama dokumen pejabat?

Mengira kos pengeluaran

Menghantar surat kepada pelanggan

Merekodkan setiap transaksi dan aktiviti pejabat (correct)

Membuat pelan kewangan

Siapa yang bertanggungjawab untuk menyediakan minit mesyuarat?

Pekerja biasa

Jabatan HR

Urus setia atau setiausaha mesyuarat (correct)

Pengarah syarikat

Apakah ciri khas dari memo bentuk terbuka?

Berkebolehan untuk menggunakan reka bentuk sendiri Signup and view all the answers

Apakah yang perlu disertakan dalam surat lantikan?

Jawatan yang dilantik dan tarikh kuatkuasa Signup and view all the answers

Mengapa minit mesyuarat yang berkualiti penting?

Memberi kefahaman yang jelas kepada semua walaupun ada yang tidak hadir Signup and view all the answers

Manakah antara berikut bukan jenis surat rasmi yang digunakan di dalam pejabat?

Surat Cuti Signup and view all the answers

Apakah maklumat yang perlu ada dalam surat makluman?

Nama Program, tarikh, masa dan tempat Signup and view all the answers

Apakah maksud 'memo' dalam konteks organisasi?

Satu notis ringkas untuk komunikasi Signup and view all the answers

Apakah contoh dokumentasi pejabat yang tidak termasuk dalam senarai ini?

Nota juruwang Signup and view all the answers

Apakah jenis surat yang digunakan untuk berhubung dengan pelanggan?

Surat Perniagaan Signup and view all the answers

Apa yang menjadi fungsi utama memo dalam organisasi?

Sebagai alat komunikasi di antara kakitangan Signup and view all the answers

Apa yang tidak perlu disertakan dalam surat lantikan?

Nama ketua jabatan Signup and view all the answers

Mengapakah surat perniagaan masih diutamakan dalam perhubungan perniagaan?

Ia adalah cara yang lebih formal dan rasmi Signup and view all the answers

Bagaimana minit mesyuarat mempengaruhi orang yang tidak hadir?

Memberikan pemahaman mengenai mesyuarat yang terlepas Signup and view all the answers

Apakah yang tidak termasuk dalam rekod yang perlu diperhatikan oleh setiausaha ketika menyediakan surat?

Bilangan penerima Signup and view all the answers

Apakah tujuan utama laporan sejarah?

Mencadangkan penyelesaian Signup and view all the answers

Apakah tujuan memo dalam organisasi?

Menyampaikan maklumat dan memberi arahan Signup and view all the answers

Jenis memo manakah yang memerlukan penulis untuk menanda ruang yang disediakan?

Memo bentuk borang Signup and view all the answers

Apakah yang tidak termasuk dalam objektif laporan?

Membuat pelan tindakan baru Signup and view all the answers

Mengapakah laporan dibuat secara kronologi?

Untuk memudahkan pemahaman Signup and view all the answers

Apakah maksud singkatan 'memo'?

Memorandum Signup and view all the answers

Apakah fungsi surat iringan?

Memberitahu pihak atasan tentang dokumen yang dihantar Signup and view all the answers

Apakah salah satu ciri-ciri memo?

Mengandungi arahan yang jelas Signup and view all the answers

Apa yang diperlukan dalam laporan maklumat?

Fakta, aktiviti, masalah, dan cadangan Signup and view all the answers

Apakah yang dilakukan selepas mencadangkan tindakan dalam laporan?

Membuat kesimpulan Signup and view all the answers

Yang manakah bukan jenis laporan?

Laporan Evaluasi Signup and view all the answers

Apakah tujuan utama laporan pemujukan?

Mendapatkan persetujuan atau pengesahan mengenai sesuatu perkara Signup and view all the answers

Format laporan boleh bersifat?

Pendek atau panjang, formal atau informal Signup and view all the answers

Contoh yang manakah paling sesuai untuk laporan penerangan?

Laporan mengenai jenis telefon bimbit yang popular Signup and view all the answers

Surat perniagaan termasuk yang mana satu?

Surat permohonan sebut harga Signup and view all the answers

Laporan jenis apa yang memerlukan tindakan pemujukan?

Laporan Pemujukan Signup and view all the answers

Apakah yang dimaksudkan dengan dokumentasi pejabat?

Proses sistematik untuk menyediakan dokumen dan maklumat. Signup and view all the answers

Apakah fungsi utama dokumentasi pejabat?

Menyimpan dan melindungi kandungan dokumen. Signup and view all the answers

Apakah yang TIDAK termasuk dalam keperluan menghasilkan dokumentasi pejabat?

Mengabaikan sumber maklumat yang sah. Signup and view all the answers

Kenapa penting untuk membangunkan koleksi dokumen?

Untuk menyediakan maklumat yang tepat kepada pengguna. Signup and view all the answers

Apakah kegunaan utama penyediaan dokumen pejabat?

Mendapatkan dan menyebarkan maklumat yang diperlukan. Signup and view all the answers

Apakah yang dimaksudkan dengan aktiviti dokumentasi yang sistematik?

Mengumpul, mencari, dan menggunakan dokumen dengan cara teratur. Signup and view all the answers

Bagaimanakah dokumentasi dapat memberikan bukti yang tepat mengenai maklumat?

Dengan mengumpul maklumat dari sumber yang pelbagai. Signup and view all the answers

Apakah salah satu aktiviti kerja dalam penyediaan dokumentasi pejabat?

Mencetak dokumen untuk rujukan. Signup and view all the answers

Study Notes

Kod Dan Nama Program/Program Code and Name

Kod dan nama program N821-001-3:2020 Office Administration
Kod subjek C06 - Persiapan Dokumen Pejabat/Office Documentation Preparation

Tahap/Level

Tahap 3

No. Dan Tajuk Unit Kompetensi/No. and Title of Competency Unit

Tiada maklumat khusus

No. Dan Penyataan Aktiviti Kerja/No. and Statement of Work Activities

Menghasilkan dokumen pejabat/Produce office documents
Mendaftar dokumentasi pejabat/Register office documentation
Mencetak dokumen pejabat/Print office documents
Mengikat dokumen pejabat/Bind office documents
Memfailkan dokumen pejabat/File office documents
Mengekalkan dokumen pejabat/Maintain office documents

Tajuk/Title

Penyediaan Dokumentasi Pejabat/Office Documentation Preparation

Tujuan/Purpose

Pelajar dapat mengenal pasti pelbagai jenis dan kegunaan dokumen pejabat yang digunakan oleh sesebuah organisasi untuk tujuan dokumentasi.

Keperluan Dalam Menghasilkan Dokumentasi Pejabat

Dokumentasi adalah suatu proses atau aktiviti yang sistematik dalam mengumpul, mencari, meneliti, menggunakan, dan menyediakan dokumen untuk mendapatkan maklumat, maklumat, pengetahuan, dan bukti, serta menyebarkannya kepada pengguna.

Fungsi Dokumentasi

Mengekalkan integriti dokumen dan mencegah kerosakan.
Melindungi dan menyimpan kandungan fizikal dokumen.
Membina koleksi dokumen.
Menyediakan bukti maklumat yang tepat.
Menyediakan maklumat dokumen kepada pengguna.
Menjadi sumber penyelidikan bagi saintis.
Menjamin integriti dan keaslian maklumat dan data dalam dokumen.

Jenis-Jenis Dokumen Pejabat

Dokumen pejabat merekodkan semua transaksi dan aktiviti pejabat.
Menjadi bukti keberkesanan tadbir urus syarikat.

Contoh Jenis Dokumen Pejabat

Surat lantikan:
- Memberi jawatan, tempoh dan tarikh kuatkuasa jawatan kepada individu yang dilantik.
- Menyertakan senarai tugasan berkaitan dengan jawatan tertentu
Surat makluman:
- Memuatkan maklumat berkenaan sesuatu program atau peristiwa.
- Mengandungi maklumat program, tarikh, masa, tempat, individu terlibat, dan nombor untuk dihubungi.
Surat perniagaan:
- Melakukan komunikasi antara organisasi (sama ada sektor awam atau swasta) dengan pelanggan.
- Dokumen penting dalam urusan perniagaan, contohnya pesanan belian dan surat permohonan sebut harga.
Surat iringan:
- Mengiringi borang, resume, atau kertas kerja permohonan kepada pihak atasan.
- Memuatkan maklumat berkenaan dokumen yang diiringi.

Soalan/Questions

Nyatakan tiga (3) jenis dokumentasi pejabat?
Nyatakan tiga (3) jenis laporan?

Rujukan/References

Terdapat pautan website. (Maklumat diabaikan mengikut arahan).

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

Uji pengetahuan anda tentang persiapan dokumen pejabat dengan kuiz ini. Pelajar akan belajar mengenai pelbagai jenis dokumen dan kegunaannya dalam organisasi. Pastikan anda memahami semua langkah dalam menghasilkan dan mengurus dokumentasi pejabat.