Kertas Penerangan (Information Sheet) PDF

QUEENS COLLEGE NO 2, JALAN DEWAN SULTAN SULAIMAN 1, JALAN TUNKU ABDUL RAHMAN, 50300 KUALA LUMPUR, WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR KERTAS PENERANGAN...

QUEENS COLLEGE NO 2, JALAN DEWAN SULTAN SULAIMAN 1, JALAN TUNKU ABDUL RAHMAN, 50300 KUALA LUMPUR, WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR KERTAS PENERANGAN ( INFORMATION SHEET ) KOD DAN NAMA PROGRAM / N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION PROGRAM’S CODE & NAME TAHAP / LEVEL 3 NO. DAN TAJUK UNITKOMPETENSI / COMPETENCY C06 - OFFICE DOCUMENTATION PREPARATION UNIT NO.AND TITLE 1. PRODUCE OFFICE DOCUMENTS NO. DAN PENYATAAN 2. REGISTER OFFICE DOCUMENTATION AKTIVITI KERJA/ 3. PRINT OFFICE DOCUMENTS WORK ACTIVITIES NO. AND 4. BIND OFFICE DOCUMENTS STATEMENT 5. FILE OFFICE DOCUMENTS 6. MAINTAIN OFFICE DOCUMENTS Muka Surat / Page : 1 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 TAJUK / TITLE : PENYEDIAAN DOKUMENTASI PEJABAT TUJUAN / PURPOSE : Pelatih dapat mengenalpasti jenis-jenis dan kegunaan dokumen pejabat yang digunakan oleh sesebuah organisasi untuk tujuan dokumentasi.  Muka Surat / Page : 2 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 PENERANGAN / INFORMATION : 1. KEPERLUAN DALAM MENGHASILKAN DOKUMENTASI PEJABAT 1.1 Pengenalan Dokumentasi adalah aktiviti atau proses yang sistematik dalam mengumpul, mencari, menyiasat, menggunakan dan menyediakan dokumen untuk mendapatkan maklumat, maklumat, pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna. Terdapat juga definisi dokumentasi sebagai suatu aktiviti atau proses menyediakan dokumen menggunakan bukti yang tepat berdasarkan rakaman pelbagai sumber maklumat. 1.2 Fungsi Dokumentasi a. Elakkan kerosakan dokumen b. Melindungi dan menyimpan kandungan fizikal dan dokumen c. Membangunkan koleksi dokumen untuk negara dan negeri d. Berikan bukti dan data yang tepat mengenai maklumat dokumen e. Menyediakan maklumat mengenai kandungan dokumen untuk pengguna f. Sediakan kandungan dokumen sebagai bahan penyelidikan untuk saintis g. Memberi jaminan integriti dan ketulenan maklumat dan data yang terkandung dalam dokumen 2. JENIS-JENIS DOKUMEN PEJABAT Dokumen pejabat merupakan dokumen yang merekodkan setiap transaksi dan aktiviti pejabat yang menjadi bukti kepada keberkesanan tadbir urus sesebuah syarikat. 2.1 Contoh Jenis-Jenis Dokumen Pejabat Untuk Didokumentasikan a. Surat Surat merupakan kertas yang ditaip atau ditulis yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana syarikat bagi menguruskan perjalanan hal ehwal syarikatnya. Sebelum menyediakan surat, seorang setiausaha perlu memberikan perhatian kepada perkara-perkara berikut:  Muka Surat / Page : 3 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 Berikut merupakan jenis-jenis dokumen surat rasmi yang digunakan di dalam pejabat. i. Surat Lantikan Surat Lantikan disediakan untuk diserahkan kepada mana-mana individu yang dilantik untuk sesuatu jawatan. maklumat yang perlu ada dalam surat lantikan ialah jawatan yang dilantik, tempoh jawatan dan tarikh kuatkuasa jawatan tersebut dan senarai tugas-tugas yang berkaitan dengan jawatan. Rajah 1: Contoh Surat Lantikan  Muka Surat / Page : 4 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 ii. Surat Makluman Surat makluman dikeluarkan untuk memaklumkan sesuatu program atau perkara. Maklumat yang perlu ada dalam surat makluman ialah Nama Program, Tarikh, masa dan tempat, Individu yang terlibat serta Nombor untuk dihubungi. Rajah 2: Contoh Surat Makluman  Muka Surat / Page : 5 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 iii. Surat Perniagaan Surat perniagaan merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi sama ada dalam sector awam ataupun swasta untuk berhubung dengan pelanggan-pelanggan Malahan perhubungan perniagaan melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli perniagaaan. Contoh surat perniagaan seperti pesanan belian, surat permohonan sebut harga dan sebagainya. Rajah 4: Contoh Surat Perniagaan  Muka Surat / Page : 6 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 iv. Surat iringan Surat iringan merupakan surat yang dikepilkan bersama semasa menghantar borang, resume atau kertas kerja permohonan kepada pihak atasan. Fungsi surat iringan ini adalah hendak memberitahu apa yang kita hendak berikan kepada mereka dan perlu dinyatakan dokumen-dokumen atau kertas kerja yang dihantar bersama surat tersebut. Rajah 5: Contoh Surat iringan b. Laporan Laporan adalah satu bentuk penyajian fakta tentang sesuatu keadaan atau suatu kegiatan organisasi. Pada dasarnya, fakta yang diberikan itu berkenaan dengan tanggungjawab yang ditugaskan kepada pembuat laporan. Laporan  Muka Surat / Page : 7 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal berikut merupakan jenis-jenis laporan: i. Laporan maklumat Memberi maklumat berkaitan sesebuah organisasi tentang sesuatu perkara. Memerlukan penulis mengemukakan fakta, aktiviti, masalah dan cadangan. Contoh: Laporan aktiviti khidmat siswa anjuran Kolej Mas di Pulau Bum Bum, Samporna Sabah pada 10-20 Disember 2006. ii. Laporan Pemujukan Bertujuan memujuk pembaca supaya memberi persetujuan atau pengesahan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan. Penulis turut mengemukakan tindakan yang perlu dilakukan untuk mendapat pertimbangan pembaca. Contoh: Laporan cadangan mengenakan tindakan tegas kepada orang yang membuang sampah merata-rata. iii. Laporan Penerangan Menerangkan semua soalan dan dapatan serta rumusan hasil daripada kajian yang dilakukan oleh penulis. Contoh: Laporan mengenai jenis telefon bimbit yang paling popular dan kegunaan telefon bimbit yang paling penting dalam kalangan pelajar UUM. iv. Laporan sejarah Mencatat sesuatu peristiwa yang berlaku sepanjang kehidupan manusia hasil daripada pemerhatian atau penyelidikan yang dilakukan. Catatan tersebut dibuat secara kronologi bagi memudahkan pemahaman. Tujuan Laporan i. Mengenalpasti masalah ii. Memberikan maklumat dan fakta iii. Mencadangkan penyelesaian iv. Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan v. Membuat kesimpulan  Muka Surat / Page : 8 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 vi. Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti vii. Membuat rekod sesuatu peristiwa viii. Menganalisis aktiviti perniagaan ix. Menghasilkan sesuatu plan tindakan x. Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur dan tindakan c. Memo Komunikasi bertulis yang digunakan dalam organisasi sendiri untuk berhubung secara rasmi. Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” bermaksud catatan atau peringatan. Memo bertujuan untuk menyampaikan maklumat / panggilan dan memberi arahan atau memberi penerangan berkaitan sesuatu perkara, contoh: penyampaian maklumat dalamn, pengumuman sesuatu perubahan dasar, menjelaskan prosedur baru, permohonan-dalam bahagian, laporan ringkas – staus, apa yang berlaku pada ketika itu, memberi nasihat tentang membuat sesuatu keputusan. Berikut merupakan jenis-jenis memo: i. Memo bentuk borang Semua maklumat yang diperlukan telah dicatatkan ke dalam borang, penulis hanya perlu menanda pada ruang yang disediakan.  Muka Surat / Page : 9 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 MEMO Kepada: Daripada: Untuk kelulusan ( ) Sila uruskan ( ) Untuk makluman ( ) Sila bercakap ( ) Untuk pandangan ( ) Sila taip ( ) Untuk difailkan ( ) Sila cetak ( ) Catatan: Tandatangan: Tarikh:  Muka Surat / Page : 10 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 Rajah 6: Contoh Memo Rasmi  Muka Surat / Page : 11 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 ii. Memo Bentuk Terbuka Format sama seperti surat tetapi kebanyakkan organisais atau jabatan membuat reka bentuk sendiri. SYARIKAT MAJU JAYA MEMO KEPADA : DARIPADA : TARIKH : PERKARA : KETERANGAN : Rajah 7: Contoh Memo Bentuk Terbuka d. Minit Mesyuarat Minit mesyuarat merupakan dokumen yang amat penting. Minit mesyuarat ialah satu rekod bertulis tentang perkara- perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Urus setia atau setiausaha mesyuarat bertanggungjawab menyediakan minit mesyuarat berkualiti. Minit mesyuarat yang berkualiti sudah tentu dapat memberi kefahaman yang jelas kepada semua walaupun ada yang tidak menghadiri mesyuarat berkenaan.  Muka Surat / Page : 12 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14  Muka Surat / Page : 13 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 Rajah 8: Contoh Minit Mesyurat  Muka Surat / Page : 14 NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C06/KP(1/18) Drp / of : 14 SOALAN / QUESTION: 1. Nyatakan tiga (3) jenis dokumentasi pejabat? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2. Nyatakan tiga (3) jenis laporan? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ RUJUKAN / REFERENCE : 1. https://www.scribd.com/doc/294784663/Kertas-Penerangan-2-Inventory- Adminstration , 3.30pm , 19/11/2022 2. https://anyflip.com/quddr/jlob , 3.30pm , 19/11/2022