وظيفة التخطيط وأهميتها

وظيفة التخطيط

• وظيفة التخطيط هي الوظيفة الأولى في الإدارة، وتشمل اختيار أفضل البدائل المتاحة (مثل الأهداف، والسياسات، والبرامج، والقواعد، والإجراءات).
• التخطيط هو الاستعداد لمواجهة المستقبل وتقليل المخاطر.
• التخطيط هو تحديد ما يجب أن يكون عليه المستقبل وكيفية تحقيقه.
• التخطيط هو نشاط ذهني وفكري ينظر إلى المستقبل من منظور اليوم.

أهمية التخطيط

• يحدد اتجاه المنظمة، ويمنع تشتت الجهود، ويقلل الصراعات.
• أساس عملية الرقابة، فليس هناك تخطيط بدون رقابة، ولا رقابة بدون تخطيط.
• يعكس الرشد في سلوك الإدارة نحو الهدف.
• عقد اجتماعي بين الأطراف المرتبطة بالمنظمة.
• بديل للعشوائية في اتخاذ القرارات.
• مرشد للتنفيذ، حيث تعتبر الأهداف والخطة الأساس للمنفذين.
• يرشد الموارد (مادية، بشرية، معلوماتية)، ويساعد على ترشيدها.
• مرشد للتغيير في مختلف أجزاء المنظمة.
• يساهم في تطبيق المنهج العلمي.
• يقلل الصراعات الناتجة عن اختلاف وجهات النظر.
• يوحّد الأهداف والأساليب، ويحقق الانسجام بين الأقسام والإدارات.
• وسيلة للتحوط من عدم التأكد والمخاطر.

أهداف التخطيط

• ضمان استمرار المنشأة، خصوصًا الجديدة منها.
• حسن استغلال الموارد لتحقيق العائد الأمثل.
• وضع معايير الأداء لعملية الرقابة.

ضوابط التخطيط

• ينبثق التخطيط من الأهداف.
• يمارسه جميع المديرين على جميع المستويات الإدارية.
• فعال (نتائج التخطيط أكبر من تكاليفه).
• مرن (يأخذ في الاعتبار التغييرات).
• واقعي (يأخذ في الاعتبار الاحتياجات الفعلية دون المبالغة).
• أساس لبناء نظام رقابي.
• متكامل مع باقي وظائف الإدارة.

مبادئ التخطيط

• تحقيق الأهداف.
• الأولوية على باقي وظائف الإدارة.
• شمول العملية التخطيطية (جميع المديرين).
• كفاءة الخطط (تحقيق النتائج بأقل جهد وتكلفة).

العوامل المؤثرة في التخطيط

عوامل داخلية

• فلسفة الإدارة.
• دقة وشمولية المعلومات.
• المركزية/اللامركزية.
• حدود السلطة.
• النمط التنظيمي.
• مهارات الأفراد.
• النظم الرقابية.
• المناخ التنظيمي.
• الخبرات السابقة.

عوامل خارجية

• تدخل الحكومة.
• قيود الدولة.
• كفاءة النظام التعليمي.
• النظام الاجتماعي.
• الظروف الاقتصادية.
• النظام الثقافي.
• النظام التشريعي.
• التوقعات التكنولوجية.

التخطيط في المستويات الإدارية

الإدارة العليا

• تخطيط استراتيجي (طط طويلة الأجل).
• تصميم استراتيجيات المنظمة.

الإدارة الوسطى

• تخطيط تكتيكي (ترجمة خطط طويلة الأجل لأهداف وظيفية).

الإدارة التنفيذية

• تخطيط تشغيلي (ترجمة الخطط الثانوية لخطط أكثر تفصيلاً).

ملاحظات

• يختلف عمق التخطيط بين المستويات.
• التخطيط الاستراتيجي أساس للخطط الأخرى.
• التخطيط التكتيكي ينبثق من الاستراتيجي.
• التخطيط التنفيذي ينبثق من التكتيكي.