نظرة عامة على مستندات الأعمال

أوراق العمل الرقمية: نظرة عامة

• تشير مستندات الأعمال إلى أنواع المستندات والتقارير التي تستخدمها الشركات والمؤسسات في عملياتها.
• الشركات تستخدم مستندات الأعمال لتنفيذ العمليات.
• يزداد استخدام المستندات الرقمية للأعمال بسبب.
• تختلف مستندات الأعمال في الشركات، حيث يقوم بعض الموظفين وأصحاب الأعمال بإعدادها.

أنواع مستندات الأعمال الشائعة

• رسائل البريد الإلكتروني تستخدم داخل الشركات لتبادل الرسائل والمعلومات بين الموظفين.
• خطابات الأعمال تستخدم عادة للتواصل مع العملاء من الأفراد والمؤسسات.
• تقارير الأعمال تعرض المعلومات بتنسيق أكثر تفصيلاً من الخطابات.
• مستندات المعاملات تستخدمها الشركات لإجراء المعاملات وقد تكون على صورة نموذج أو فاتورة.
• المستندات المالية تستخدمها الشركات لإدارة الأعمال.

الكتابة في مستندات الأعمال

• يجب أن يكون الأسلوب جيدًا وواضحًا؛ وذلك باستخدام طرق تعبير واضحة للأفكار دون معاناة القراء في فهم المحتوى.
• تعتمد كتابة المستندات على ترتيب الكلمات وبنية المستند وعناصر التصميم.

جوانب أساسية لكتابة مستندات الأعمال

• يشير التناسق إلى أن تكون العناصر موحدة في المظهر والصيغة والتنسيق.
• فن ترتيب الحروف والنصوص بطريقة تجعل النسخة مقروءة وواضحة وجذابة بصريًا.
• يشير إلى الترتيب المحدد للصور والنصوص والعناصر الأخرى في الصفحة.

عناصر الأسلوب الجيد في كتابة مستندات الأعمال

• يجب أن يكون موجزًا باستخدام العدد المناسب من الكلمات للتعبير عن فكرة معينة.
• يجب أن يكون واضحًا باستخدام الكلمات الواضحة والأسماء الملموسة بدلاً من المجردة.
• بمعنى أن القراء يجدون ما تكتبه بطريقة سهلة ووفقًا.

تنسيق مستندات الأعمال

• يجب الحفاظ على التنسيق الفعال للمستند.
• يجب الحفاظ على البساطة في تنسيق المستندات.

معايير كتابة وتنسيق مستندات الأعمال

• تختلف المعايير التقليدية من لغة إلى أخرى ومن نوع لآخر؛ لذلك يجب اتباع المعايير التي يتطلبها مكان العمل.
• يتم ضبط كامل النص إلى اليمين وبفراغ واحد بين الفقرات لتقارير الأعمال.
• تتطلب خطابات الأعمال وجود أرقام الصفحات وصفحة الغلاف.
• تتكون السيرة الذاتية الاحترافية من صفحة واحدة فقط وبحجم خط يصل إلى 12 نقطة وهوامش 5.0 بوصة على الأقل.

مبادئ تصميم مستندات الأعمال

• استخدام الألوان بحذر والحرص على التوازن.
• تجميع العناصر ذات العلاقة مع بعضها البعض.
• تكرار بعض العناصر المرئية المختارة للتصميم في جميع أنحاء المستند.
• الموضع الصحيح للعناصر في المستند.

البريد الإلكتروني الرسمي

• أصبح لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية أسلوب وهيكل معين لاستخدامها بشكل رئيسي في الاتصالات التجارية.
• يتضمن البريد الإلكتروني التحية والنص الأساسي والختام مع ضرورة إجراء التصحيحات الإملائية.

هيكلة البريد الإلكتروني الرسمي

• يجب أن تكون مختصرة وودودة، ومخاطبة المستلمين بأسمائهم.
• يبدأ النص بعبارات موجزة ومرتكزة على اهتمامات المستلمين.
• يختتم الرسالة بعبارة ودودة تعبر عن الشكر أو الاحترام.

أسس تصمیم مستند الأعمال

• تصميم المستند بدقة يوفر للقارئ الشعور بالثقة عند قراءته.
• تستخدم عناصر تصميم مستند الأعمال بطريقة تجعل المستند جذابًا للقارئ.

أصناف الخطوط

• فن ترتيب الحروف والنصوص بطرقة تجعل المستند واضح وجذاب للقارئ.
• يعتبر النوع serif أكثر سهولة في القراءة.
• لا تعتبر خياراً جيداً في الصفحات التي تحتوي على الكثير من النصوص.

استخدام النص والخطوط

• بمثابة إرشادات التصفح للقارئ.
• يمكن استنباط الهدف من المستند بأكمله وتوجيه القارئ لأهم النقاط مباشرة.
• يجب تنسيق العناوين الرئيسة والعناوين الفرعية بخط واضح.

تباعد النص

• يمكن ضبط المسافة بين الأحرف والكلمات والأسطر للحصول على بعض التأثيرات.
• يوصى تجنب التعديلات اليدوية على إعدادات تباعد النص.
• يجب أن تكون الحروف كبيرة بما يكفي.

المساحات الفارغة

• تشير المساحة الفارغة إلى أجزاء الصفحة التي لا يوجد بها نص أو صور.

الألوان

• تستخدم الشركات أو المؤسسات مجموعات من الألوان في شعارها أو تصميم مستنداتها للتعبير عن.
• تعتمد كل شركة على لوحة ألوان فريدة حيث تشكل الألوان هويتها.

العناصر المرئية

• تشير العناصر المرئية إلى أي كائن أو في المستند، مثل الصور والرسوم التوضيحية والمخططات.
• تستخدم هذه العناصر في المستند لجذب ولدعم أو أو لشرح يتعلق بالموضوع العام.

القوائم والجداول

• القوائم وسيلة فعالة في ، ولكن الإفراط في استخدامها يضعف من .

تصميم مستندات الأعمال

• هناك العديد من البرامج المجانية وغير المجانية مفتوحة المصدر ومغلقة المصدر لتصميم مستندات الأعمال.
• يعتبر برنامج سكريبوس برنامج مجاني لتصميم مستندات الأعمال.
• يعتبر برنامج إن ديزاين برنامج غير مجاني لتصميم مستندات الأعمال.
• برنامج سكريبوس هو برنامج نشر مكتبي مفتوح، مصمم للتخطيط والطباعة وإعداد الملفات للاستخدام الاحترافي.

إنشاء مستند جديد في برنامج سكريبوس

• يتم تعيين حجم المستند بنا ًء على المشروع.

إعداد المستند والتفضيلات

• بعد إنشاء المستند الجديد، يتم إعداد بعض العناصر مثل الهوامش وخيارات الحفظ وتعيين بعض التفضيلات الأخرى مثل اللغة.

تعيين خيارات الحفظ التلقائي والتراجع وتعيين الشبكة

• يمكن استخدام برنامج سكريبوس دون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت لتعيين أدلة الصفحات.

نماذج الأعمال

• تعد نماذج الأعمال بمثابة العمود الفقري لأي عملية و تقتضي جمع بيانات.
• يعرف النموذج بأنه.
• يمكن استخدام النموذج لجمع المعلومات بطريقة منطقية وذات مغزى.

أنواع نماذج الأعمال

• من نماذج الأعمال نماذج غير تقليدية.
• من نماذج الأعمال نماذج تقليدية.

الهدف من نماذج الأعمال

• الهدف هو التي تحتاجها الشركة أو المنطقة.
• يتم جمع المعلومات للنموذج من خلال.
• هي أداة جمع البيانات عبارة عن.
• النموذج يحتوي على.

نماذج الأعمال المطبوعة

• تكون النماذج على شكل ملفات أو أو أي من التنسيقات للأعمال.
• يتم توزيع هذا النوع من النماذج عبر أو التحميل من.
• عند استخدام النماذج المطبوعة من الضروري أن يقوم شخص بنقل البيانات.

نماذج الويب

• تعتبر نماذج الويب - من النماذج من شائعة الاستخدام وذلك لسهولة إنشائها باستخدام لغة.
• تعد نماذج الويب بديلاً رائعاً عن النماذج الورقية المطبوعة لأنه يتم فيها إدخال البيانات فيها ومعالجتها على الحاسب بشكل مباشر دون الحاجة لمعالجة المحتوى.
• يتم عرض نماذج الويب على شاشة المستخدم بحيث يقوم المستخدم بتعبيئته من خالل تحديد الخيارات او كتابة النص من لوحة المفاتيح.

تصمیم نموذج الأعمال

• قبل البدء بتصميم نموذج الأعمال يجب أن نسأل بعض األسئلة الضرورية لتحديد الغرض من النموذج.

مقارنة بين النماذج المطبوعة والنماذج عبر الويب

• النماذج المطبوعة تتطلب بعضها تواقيع أصلية في حين أن نماذج الويب تسطيع التحقق من اكتمال المعلومات المدخلة.

أفضل ممارسات التصميم

• تحديد كم البيانات التي يقوم بإدخالها المشاركون بتعبئة النموذج قدر الإمكان.
• يجب أن تتطابق مساحة الكتابة المستخدمة للإجابة في األسئلة المطروحة
• اطلب الحد الأدنى من المعلومات من المستخدم واجعل الأمر واضحاً حتى يفهم المستخدم بأقل جهد ممكن.
• حاول أن تطرح األسئلة المباشرة وتجنب طرح أسئلة متعددة في فقرة واحدة.
• كلما زادت دقة السؤال كانت اإلجابة أكثر تحديدا فلا تطلب إدخال "االسم" أو "التاريــخ"، بل "االسم األول" أو "تاريخ الطلب".
• ترتيب المعلومات تقلل من الأخطاء ومن تضييع الوقت أثناء تعبئة النموذج. يجب ترتيب اتجاه العناصر من اليمين لليسار ومن أعلى لأسفل.
• يقسم النموذج إلى أقسام تجمع العناصر ذات العالقة المنطقية، مما يسهل عملية القراءة والإجابة أو إدخال البيانات.

نموذج فاتورة البيع

• يعتبر نموذج فاتورة البيع الأكتر استخداما من نماذج النماذج المطبوعة أو النماذج عبر الويب الذي تستخدمه لشركات/
• عبارة عن أنموذج لجمع البيانات لأنه.

إنشاء فاتورة البيع يبرنامج سكريبون

• تستخدم الشبكة لتنظيم المكونات وتحديد موقعها بشكل صحيح.
• يشير تنسيق AI إلى استخدام الصورة في النموذج وتكبيرها وتصغيرها دون ان تفقد جودة ألوانها.
• من اكثر تنسيقات الملفات شيوعا - يعتبر تنسيق]JPG فهو خيار جيد للويب ألنه مثالي لعملية التحميل على الويب.

استطلاع رضاء العملاء

• الهدف هو تحسين المنتجات والخدمات بشكل استراتيجي بناء على آراء رضاء العملاء. 
• هناك أربعة أنواع من الأسئلة تساعد في استخراج آراء العملاء حول تجربتهم مع الشركة ويمكن لكل منها تزويدك بمعرفة محددة.

أنواع الأسئلة في استطلاع رضاء العملاء

• يمنح الأسئلة المستجيبين الحرية الكاملة في كتابة ما يحلو لهم.
• تقتصر الإجابة على الاختيار بين إجابتين محتملتين.
• يوجد سؤال ويختار المستخخدم رقمامن .
• يوجد إجابات محددة يتم تقدميها ويجب على المستخدم أن يختار إحداها بناء على رأيه.
• إلدراج أعم.

عند إنشاء استطلاع رضاء العملاء

• الخطوة الأولى هي فتح برنامج الاسكريبوك والبدء بإنزال المحتوى، في نموذج استطلاع.
• يجب اختيار أسئلة الاستطالي الصحيحة
• إدخال الشعار و النص.
• لتمحيد التخطيط
• تعديل الخط واالوان

تقارير الأعمال

• تساعد في التواصل نظرًا لأهميّتها وتقييم المشكلات.
• تكتب هذه التقارير بأسلوب يسمح للقارئ بتحديد الهدف بسهولة.

أهداف تقارير الأعمال

• محاولة إيجاد لبعض المشاكل والمسائل.
• اقتراحات لتطبيق الأعمال المناسبة من أجل التحسين.
• تقديم تقييمات واستدالالت والنتائج.
• استنتاجات حول بعض الأمور او الإجراءات.

أنواع تقارير الأعمال

• التقارير التي توفر معلومات موضوعية حول مسألة معينة و تقدم حقائق غير متحيزة .
• التقارير المطلوبة عندما تهدف الشركة إلى اتخاذ قرار مهم، حيث يساعد التقرير المديرين في اتخاذ القرارات.
• التقارير الأكثر شمولا، ويتم إعدادها عندما الشركة بتحقيق هدف.
• تستخدم لتوضيح الوضع الحالي لمهمة قسم معين.

مكونات تقرير الأعمال

• تلخيص، ملحقات، نص أساسي، مراجع، قائمة محتويات، عنوان.
• الغرض من التقرير هو.

أدوات أخرى لتضمينها في التقرير

• قائمة المصطلحات - المرتبة المستخدمة في التقرير.
• الجداول – لتقديم البيانات الإحصائية.
• المخططات والرسومات التوضيحية.

أسئلة صواب أو خطأ

• برنامج Scribus هو برنامج مجاني ومفتوح المصدر مصمم للتخطيط والطباعة وإعداد الملفات.
• يعد برنامج Indesign برنامج غير مجاني لتصميم مستندات الأعمال.
• خطوط sans serif تعتبر خيار جيد للصفحات التي تحتوي على كثير من النصوص
• طباعة النص هي فن ترتيب الحروف والنصوص بطريقة تجعل المستند واضح وجذاب للقارئ.
• العناوين الرئيسية والفرعية هي بمثابة إرشادات التصفح للقارئ.
• عند انشاء النماذج البد من تطابق مساحة الكتابة مع مساحة الإجابة المتوقعة في الأسئلة المفتوحة.
• تقتصر الإجابة في أسئلة الاختيار المتعدد بين اجابتين محتملتين .
• نموذج استطلاع الرأي هو مستند يستخدمه العملاء لطلب البضائع من التاجر أو الشركات
• يمكن تقسيم النموذج الى أقسام تجمع العناصر ذات العلاقة المنطقية .
• يعد استخدام التسطير ) الخط تحت الكلمات ( من التنسيقات المهمة في النماذج
• يفضل أن يقتصر عنوان النموذج على عشر كلمات .
• تعد القوائم في المستندات وسيلة فعاله لجذب انتباه القارئ .
• يقلل ترتيب المعلومات في النموذج من الأخطاء ومن تضييع الوقت أثناء تعبئة النموذج.