مفهوم المراسلات الإدارية وأنواعها

مفهوم المراسلات الإدارية

• المراسلات الإدارية هي كل الوثائق المتبادلة بين المؤسسات والهيئات العمومية، أو بين الأفراد والإدارات.
• تُستخدم هذه المراسلات لتوثيق الإجراءات، لاتخاذ القرارات، والتواصل بين الأطراف المعنية.

أهداف المراسلات الإدارية

• التوثيق: توثيق القرارات والإجراءات المتخذة.
• التنظيم: تنظيم سير العمل والإجراءات.
• التواصل: التواصل الرسمي بين الإدارات والأفراد.

تصنيف المراسلات الإدارية

• تنوع الأنشطة الإدارية يؤدي إلى تعدد وتنوع المحررات الإدارية.
• سواء تعلق الأمر باجتماع عمل، معاينة حدث، اتخاذ قرار، أو اتصال بجهة ما، تتجسد هذه الأنشطة في وثائق رسمية.
• يتم تسجيل الوثائق الرسمية وحفظها وفقًا للتنظيم المعمول به.
• تصنف المراسلات الإدارية وفقًا لعدة معايير، ومنها:
  • الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي.
  • الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي.
  • وثائق التبليغ.
  • وثائق إدارية غير الرسالة.
  • وثائق السرد والوصف والتحليل.
  • النصوص التشريعية.
  • النصوص التنظيمية.

أنواع الرسائل الإدارية

الرسائل الإدارية ذات الطابع الرسمي

• تسمى الرسالة إدارية ذات طابع رسمي إذا كانت متبادلة بين إدارتين أو مصلحتين إداريتين.
  • مثال: رسالة من وزير التكوين والتعليم المهنيين إلى وزير المالية.
• قد تكون الرسالة من إدارة مركزية إلى إدارة لا مركزية أو العكس.
  • مثال: رسالة من وزير التكوين والتعليم المهنيين إلى مدير التكوين والتعليم المهنيين لولاية الجلفة.
• تذكر صفة المرسل وصفة المرسل إليه.
• الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي لا تقتضي عبارة النداء والمجاملة.
• يمكن ذكر عبارة الاحترام في بداية أي مقدمة رسالة.

أنواع الرسائل الإدارية ذات الطابع الرسمي

• رسالة تحويل:
  • تحول جهة إدارية معينة وثائق أو ملفات أو معطيات معينة إلى جهة إدارية أخرى.
  • يكون التحويل لأسباب مختلفة كطلب توضيحات أو معلومات,قد يكون التحويل نهائي أو مؤقت.
• رسالة تذكير:
  • موجهة لجهة إدارية معينة من طرف مصلحة إدارية راسلتها في موضوع معين ولم تتلق الجواب في الوقت المناسب.
  • تتميز بالصرامة إذا كانت نازلة وتحمل إشارة "تذكير".
    • إذا تكرر التذكير تكون العبارة "تذكير ثاني" أو"تذكير ثالث".
• رسالة تنبيه:
  • تهدف إلى تنبيه الجهة المرسل إليها على وجوب الرد عند عدم الإجابة على رسالة التذكير.
  • تتميز بالإلحاح والقساوة والتنبيه بضرورة تطبيق الإجراءات الصارمة.

أنواع أخرى من الرسائل الإدارية ذات الطابع الرسمي:

• رسالة التعليمات
• رسالة الإعلام
• رسالة الإجابة
• رسالة اقتراح
• رسالة الإفادة بالاستلام
• الرسالة الاستشارية

الشكل المادي للرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي:

• يجب مراعاة العناصر التالية:
  • الدمغة
  • رقم التسجيل
  • المكان والتاريخ
  • بيان المرسل
  • بيان المرسل إليه
  • السلم الإداري (إن وجد)
  • الموضوع
  • المرجع (إن وجد)
  • نص الرسالة
  • الإمضاء

الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي

• هي رسالة يكون أحد طرفيها شخص طبيعي والطرف الآخر هو الإدارة.

أنواع الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي:

• رسالة إدارية محررة من الإدارة وموجهة إلى شخص:
  • تحررها الإدارة وتوجهها لشخص معين في قضية تهمه أو تهم الإدارة،وبالتالي لا تتعدى هذه الرسالة من حيث التأثير نطاق الطرفين و القضية المطروحة.
• رسالة إدارية محررة من طرف شخص وموجهة للإدارة:
  • هي الرسالة التي يحررها شخص معين أو جهة خاصة وتوجه للإدارة لمعالجة وضع أو قضية معينة.

خصائص الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي:

• الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي لا تختلف كثيرًا من ناحية التقديم عن الرسائل الإدارية ذات الطابع الرسمي إلا ببعض العبارات كالنداء والمجاملة.

عبارة النداء في الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي:

• تبتدئ الرسالة بمناداة المرسل إليه باستعمال كلمات مثل: سيدي، سيادة، السيد الخ متبوعة بصفة المرسل إليه.
  • سيدي المدير
  • سيادة المدير
  • السيد المدير
• و تستعمل عبارة النداء حسب مكانة المرسل إليه:
  • معالي الوزير
  • سعادة السفير
  • سمو الأمير
  • حضرة القاضي
• إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص ما يمكن كتابة كلمة المحترم:
  • سيدي المحترم أو سيدي الفاضل.

عبارة المجاملة في الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي:

• الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي تنتهي بعبارة تحية نهائية متمثلة في عبارة المجاملة.
• تختلف عبارة المجاملة بحسب المرسل إليه.
  • تفضلوا سيدي بقبول تحياتنا الخالصة
  • تفضلوا سيدي بقبول فائق الاحترام والتقدير
• تستعمل هذه العبارات حصرياً في المراسلات المتبادلة بين الإدارة والأشخاص أو بين الأشخاص والإدارة وليس بين المصالح الإدارية.

الشكل المادي للرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي:

• رسالة إدارية موجهة من الإدارة إلى شخص:
  • الدمغة
  • رقم التسجيل
  • المكان والتاريخ
  • بيان المرسل
  • بيان المرسل إليه
  • السلم الإداري (إذا كان الشخص موظفا)
  • الموضوع
  • المرجع
  • عبارة النداء
  • نص الرسالة
  • عبارة المجاملة في نهاية الرسالة
  • الإمضاء
• رسالة إدارية موجهة من شخص طبيعي إلى الإدارة:
  • اسم و لقب المرسل يحرر في أعلى الجهة اليمنى
  • وظيفته وعنوانه الإداري إذا كان موظفاً
  • عنوان المرسل الشخصي إذا كان غير موظف
  • المكان والتاريخ
  • بيان المرسل إليه (صفته وعنوانه الإداري)
  • السلم الإداري إذا كان الشخص المرسل موظفا
  • الموضوع
  • المرجع (إن وجد)
  • عبارة النداء
  • نص الرسالة
  • عبارة المجاملة
  • الإمضاء