Manuales de Procedimientos y Planeamiento

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Questions and Answers

¿Cuál de las siguientes funciones NO corresponde a los procedimientos mencionados?

Elaborar los presupuestos anuales (correct)

Ser una fuente de consulta para resolver situaciones específicas

Facilitar la capacitación del personal

Transmitir a los responsables las normas establecidas

¿Qué limita principalmente la efectividad de los procedimientos en la organización?

Son demasiado flexibles

Están demasiado estructurados

Aumentan la carga de trabajo

No son utilizados en la práctica por el personal (correct)

En qué etapa del planeamiento se considera únicamente el aspecto financiero?

Etapa de planificación estratégica

Etapa de planeamiento dinámico

Etapa de planeamiento estático

Etapa de presupuestación y planeamiento financiero (correct)

En qué etapa del planeamiento se realiza un análisis estático y unidimensional?

Etapa de planeamiento estático y unidimensional Signup and view all the answers

Cuál es una característica del planeamiento dinámico y multidimensional?

Modifica objetivos y estrategias con el tiempo Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes opciones describe mejor la planificación?

Análisis de situaciones futuras para tomar decisiones Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta sobre la evolución del planeamiento?

Ha pasado por diferentes fases debido a diversas transformaciones Signup and view all the answers

Qué aspecto es considerado en el planeamiento estático?

Se enfoca en datos del presente y del pasado Signup and view all the answers

¿Cuál es el nivel más alto de una estrategia?

Estrategia corporativa Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes es una restricción al planeamiento estratégico?

Gastos del planeamiento Signup and view all the answers

¿Cómo influye la cultura en una organización según el contenido?

Está formada por los hábitos de los miembros de la organización Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes elementos NO es una limitación común en el planeamiento estratégico?

Percepción de la competencia Signup and view all the answers

¿Qué sucede cuando los planes son demasiado detallados?

Pueden asfixiar la iniciativa individual Signup and view all the answers

¿Cuál es uno de los pilares que debe trabajarse para que las empresas tengan flexibilidad?

Estrategia Signup and view all the answers

¿Cuál es la principal característica del planeamiento a nivel de empresa según la etapa descrita?

Es multidimensional y creativo. Signup and view all the answers

¿Qué factor puede limitar la actividad de definir estrategias en una organización?

Factores estratégicos limitativos Signup and view all the answers

¿Cuál es una consecuencia del planeamiento estratégico que consume mucho tiempo?

Plan puede llegar demasiado tarde Signup and view all the answers

¿Qué elemento no forma parte de los componentes de la estrategia mencionada?

Recursos humanos. Signup and view all the answers

¿Qué describe mejor la 'visión' en el contexto de la estrategia empresarial?

El futuro esperado de la organización. Signup and view all the answers

¿Qué se entiende por 'sinergia' en el contexto de la estrategia?

Aptitud de la empresa para triunfar en nuevas actividades. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe la 'estrategia explícita'?

Es formulada y comunicada conscientemente. Signup and view all the answers

El 'posicionamiento' se refiere a:

El lugar que ocupa la empresa en la mente del consumidor. Signup and view all the answers

¿Cuál es la diferencia clave entre la estrategia implícita y la explícita?

La estrategia explícita es definida y comunicada desde el principio. Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes elementos es crucial para formular un 'Plan Estratégico'?

Las metas definidas de la organización. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes es una característica del control operativo o por realimentación?

Se realizan acciones correctivas si se aparta de las pautas. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de información se clasifica en la posición económica de una organización?

Situación de ganancias y pérdidas. Signup and view all the answers

¿Cuál es el objetivo principal de un 'Manual de Control Superior'?

Reunir y presentar información relevante para la toma de decisiones. Signup and view all the answers

¿Qué se entiende por control simple o interno en el contexto organizacional?

Control establecido sobre operaciones rutinarias. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta respecto al control superior o gerencial?

Las decisiones se toman en base a la información recibida. Signup and view all the answers

¿Qué aspecto NO se considera parte de la posición patrimonial de una organización?

Datos sobre ventas. Signup and view all the answers

¿Qué tipo de control permite ajustarse a los planes actuales mediante la planificación futura?

Control superior. Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes no es una categoría de información en la actividad organizacional?

Posición social. Signup and view all the answers

¿Cuáles de los siguientes canales de información son considerados para el control en una organización?

Contacto Personal Signup and view all the answers

En qué nivel de control es más frecuente el uso de la vía informal?

Nivel Inferior Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta respecto al control en el nivel medio?

Recibe información de la dirección superior por la vía jerárquica. Signup and view all the answers

Qué elemento de control se refiere a la preservación de los recursos de la organización?

Los Bienes de la organización Signup and view all the answers

Qué fuente de información adicional utiliza la Dirección Superior para el control?

Informes de auditoría operativa Signup and view all the answers

Qué tipo de unidades se encargan de realizar programas de control periódico en una organización?

Unidades Especializadas Signup and view all the answers

Cuál de las siguientes vías de comunicación se considera una fuente secundaria de información para el control?

La Vía Informal Signup and view all the answers

Cuál es la característica principal del contacto personal en el control?

Se basa en la inspección ocular. Signup and view all the answers

Study Notes

Funciones de los Manuales de Procedimientos

Transmiten las normas a los responsables.
Explican los lineamientos de los procedimientos a implementar.
Actúan como fuente de consulta para resolver situaciones específicas.
Permiten mayor flexibilidad en la distribución del personal.
Facilitan la capacitación del personal.
Son una referencia que proporciona la versión oficial de la compañía.
Permiten la solución uniforme de problemas similares.
Son una versión escrita de la evolución de los procedimientos en la organización.
Dos limitaciones principales: falta de uso práctico por parte del personal y desactualización.

Evolución del Concepto de Planeamiento

La planificación consiste en analizar situaciones futuras, seleccionando los cursos de acción más convenientes para alcanzar los objetivos y metas de la organización.
Se realiza un diagnóstico sobre situaciones que se espera que sucedan.
Se analiza el diagnóstico y se selecciona el curso de acción más conveniente.
El planeamiento pasó por muchas fases evolutivas debido a las transformaciones del ambiente económico y a la complejidad en los problemas de los negocios.
Se diferencian cinco etapas en la evolución de los sistemas de planeamiento:
- Etapa de presupuestación y planeamiento financiero: enfoque financiero para pronosticar ingresos, rentabilidades, costos y exigencias de capital.
- Etapa de planeamiento estático y unidimensional: análisis estático basado en el presente y el pasado; solo se analiza la dimensión actual.
- Planeamiento dinámico y multidimensional a nivel negocios (business planning): considera todas las variables del mercado, adapta objetivos y estrategias con el tiempo.
- Planeamiento dinámico, multidimensional y creativo a nivel de empresa: enfoque multidimensional, dinámico y creativo para descubrir nuevas maneras de satisfacer necesidades y competir.
- Administración Estratégica: los planes estratégicos marcan el rumbo de la empresa.

Estrategia

La estrategia busca la adaptación de los recursos de la organización al entorno cambiante, aprovechando las oportunidades y evaluando los riesgos en función de objetivos.
Es el camino que la empresa sigue para adaptarse al contexto y lograr sus objetivos.
Tiene cuatro componentes:
- Ámbito producto-mercado: donde la empresa puede desarrollar su estrategia.
- Un vector crecimiento: cambios planificados en el ámbito producto-mercado.
- Ventajas competitivas: fortalezas competitivas de la empresa.
- Sinergia: aptitud de la empresa para el éxito en una nueva actividad.

Estrategia Implícita vs. Estrategia Explícita

Estrategia implícita: surge por accidente, se adapta con el tiempo.
Estrategia explícita: se forma en la mente del dueño y se desarrolla con el equipo gerencial.

Niveles de la Estrategia

Nivel 1/Estrategia corporativa: nivel más alto, se decide qué negocio desarrollar y cuáles eliminar.
Nivel 2 /Estrategia de negocios: cómo se maneja el negocio, productos a desarrollar, etc.
Nivel 3 /Estrategias funcionales: estrategias para las distintas áreas funcionales.

Restricciones al Planeamiento Estratégico

Dificultades en la formulación de estrategias:
- Las previsiones deben ser ajustadas: dificultad en predecir límites de error en previsiones.
- Operaciones repetitivas no son tan repetitivas como parecen debido a la intervención humana.
- Resistencia al cambio: planes detallados tienen menos flexibilidad.
- Gastos del planeamiento: los beneficios deben ser mayores que los gastos.
- Velocidad y exactitud: el planeamiento toma tiempo y el plan podría llegar tarde.
- Asfixia a la iniciativa individual: planes detallados pueden reducir la iniciativa individual.
- Factores estratégicos limitativos: elementos clave que pueden limitar la definición de estrategias y planes.

Interacción Estratégica, Estructura, Cultura

Estrategia, estructura y cultura son pilares para la flexibilidad empresarial.
La cultura en una organización está formada por el conjunto de maneras tradicionales con las que los miembros actúan frente a oportunidades y amenazas.
Las estructuras funcionales se adaptan fácilmente a los cambios exigidos por la estrategia.
La estructura, cultura y estrategia se influyen mutuamente.
Se define un enfoque estratégico que influye sobre la cultura y la estructura de la empresa, y estos dos factores se influyen mutuamente e incluso determinan la efectividad de la estrategia.

Control Superior

Un mecanismo o sistema sensor.
Una red de comunicación que vincula al instrumento de control con el grupo de control.
Una Unidad de Control, que detecte los desvíos.

Tipos de Control

Control simple o interno: establecido sobre operaciones rutinarias, niveles inferiores de la pirámide de cargos y funciones.
Control operativo o por realimentación: pautas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, se realiza una acción correctiva si se desvía.
Control Superior o Gerencial: decisiones según la información recibida, fijan políticas y cursos de acción futuros.

Manual de Control Superior

Cuadros y gráficos diseñados para la organización.
Designación de los responsables.
Cronograma de preparación, presentación y circulación de la información.

Información Clasificada

Las posiciones o categorías en las que se divide a una empresa son cinco:
- Posición Comercial: información sobre ventas y costos.
- Posición Operativa: datos sobre la actividad industrial, comercial o de servicios.
- Posición Económica: situación en cuanto a ganancias y pérdidas.
- Posición Financiera: datos sobre las disponibilidades monetarias.
- Posición Patrimonial: información sobre activos y pasivos.

Relación entre el Planeamiento y el Control

Los sistemas de información utilizados como control permiten evaluar el cumplimiento de los planes actuales y realizar ajustes mediante la planificación.

Diseño de un Sistema de Control: Técnicas

Se deben diseñar canales de información para el control:
- Contacto Personal: inspección ocular, visita rutinaria o concurrencia sorpresiva.
- Unidades Especializadas: realizan programas de control periódico en diferentes áreas.
- La Vía Jerárquica: información que llega por la comunicación de los subordinados a los supervisores.
- La Vía Informal: información transmitida por canales no estructurados.
- La Vía Funcional: departamentos que recopilan y presentan información.

El Proceso de Control: Instrumentos de Medición

Cómo se controla:
- Nivel Inferior: contacto personal y canales informales.
- Nivel Medio: se ajusta al comportamiento fijado por la Dirección Superior.
- Dirección Superior: informes periódicos, reuniones con jefes departamentales, contacto personal, informes de auditoría operativa.
Elementos que se controlan:
- Los bienes de la organización, para preservar su integridad y obtener el máximo rendimiento.
- El control sobre los recursos, para que la organización pueda cumplir sus objetivos.

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Description

Este cuestionario aborda las funciones de los manuales de procedimientos dentro de las organizaciones y la evolución del concepto de planeamiento. Los manuales son vitales para la transmisión de normas y la capacitación del personal, mientras que la planificación ayuda a seleccionar los mejores cursos de acción para alcanzar objetivos. ¡Pon a prueba tus conocimientos sobre estos temas clave en administración!