Implementación de un sistema ERP

Razones para implementar un sistema ERP

• El interés de las empresas se captura desde mediados de los 90 gracias a expansión del mercado y evolución de la tecnología
• Los sistemas ERP, al ser una evolución de sistemas administrativos y operativos (CRM) han fortalecido sus módulos.
• El robustecimiento permite a las empresas, gestionar sus procesos más fácilmente, implementando interfaces gráficas poderosas y análisis de información robusto.
• La competitividad exige a las empresas cumplir con estándares de calidad en productos o servicios; los sistemas ERP se han especializado en el área.
• Los sistemas ERP permiten fomentar el crecimiento y asegurar la estabilidad de las empresas en el mercado.

Reacción de las empresas al implementar un sistema ERP

• Las reacciones al implementar un sistema ERP dependen de sus cualidades, normas, políticas, edad e incluso, el tipo de empleados
• Empresas con mayor antigüedad en el mercado pueden ser reacias reingeniería de procesos por cambiar años de costumbres laborales, causando fracaso
• Empresas nuevas se pueden adaptar gracias a su afinidad con la adaptación al mercado creciente.
• Identificar cuando las empresas necesitan solo un sistema administrativo es importante, ya que implementar un ERP es tarea ardua, extensa y costosa

Retos y obstáculos en la implementación

• Identificar los obstáculos previo a la ejecución de la implementación ayuda a evitar conflictos y solucionar problemas
• Obstáculo común: la resistencia al cambio
• La resistencia al cambio ocurre cuando los empleados no aceptan los nuevos métodos o tratan de rebatir los métodos actuales.
• Una solución para la resistencia al cambio es hablar constantemente con el personal, involucrarlos en el proceso.
• Si la resistencia al cambio persiste, hay que explicar con firmeza que el cambio se realizará por el bien de la empresa.
• Obstáculo común: selección del proveedor del sistema ERP
• Empresas suelen confiar más en empresas con reputación estable y garantías de éxito
• Se recomienda revisar al menos cinco proveedores diferentes para asegurar que al menos tres de ellas sean opciones viables.
• Obstáculo común: desconocimiento de uso o falta de experiencia
• Es necesario capacitar a los usuarios que años usando herramientas básicas. Tras seleccionarse el sistema, se puede solicitar documentación o cursos al proveedor
• Obstáculo común: falta de recursos para adquisición
• El capital adquisitivo y el tipo de sistema que una empresa puede costear puede variar. Es necesario denotar los diferentes tipos de sistema, sus posibilidades y alcances

Aspectos a considerar en la implementación

• Se deben registrar los procesos de la línea de producción actual, con sus ventajas, beneficios, y limitaciones
• Con esta información se toma lo mejor rescatable, se eliminan las malas prácticas y se enfoca el nicho del mercado que competirá.
• Planear el proceso de reingeniería que se acople al ERP ayuda a proyectar el acoplamiento y rediseñar los procesos que deban adaptarse
• Involucrar al personal en el proceso para aumentar la comprensión de la actividad a tratar
• Armar cronogramas de implementación de tareas con metas, los empleados podrán medir en tiempo-beneficio.
• Cada implementación es distinta, (sin importar el giro de negocio), las consideraciones deben adaptarse al impacto en producción o servicio.

Conclusión

• No existe un solo punto esencial que garantice el éxito en la implementación de un sistema ERP.
• Aminorar el porcentaje de fracaso es posible al tomar medidas básicas identificadas por empresas con experiencia
• Los puntos analizados son útiles para disminuir el porcentaje de fracaso, cada empresa es diferente, se requerirá análisis exhaustivo.

Contextualización de los sistemas de información

• Los sistemas de información automatizan pasos eliminando la administración manual.
• La tecnología de información moderna ha incrementado la productividad y desviado los flujos de información
• Disminuye los retardos en la toma de decisiones y la mala información de las operaciones de las empresas.

Introducción al tema de los sistemas de información

• Los sistemas de información dan soporte procesos principales:
  • Producción
  • Marketing
  • Finanzas y contabilidad
  • Recursos humanos
• Una empresa común también tiene sistemas para dar soporte a las necesidades de toma de decisiones de los grupos administrativos.
• Estos sistemas y los tipos de decisiones que soportan se encontrarán en la siguiente sesión.

Explicación de los sistemas de información

• Tipos de sistemas de información: operativo, de alto nivel y estratégico
• Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones incluyen:
  • Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS).
  • Sistema de automatización de oficina (OAS).
  • Sistemas de conocimiento del trabajo (KWS).
  • Sistemas de información gerencial (MIS).
  • Sistemas de soporte de decisiones (DSS).
  • Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS).
• También incluyen sistemas expertos y ERP.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

• El sistema TPS registra la información pertinente a las actividades relativas a ventas, depósitos en efectivo, etc.
• Es decir, efectúan y registran las transacciones de rutina necesarias para un negocio.
• Los sistemas TPS ayudan a acotar las respuestas a ¿Cómo...? ¿Qué...? y ¿Cuándo...? se movió algo de lugar y por qué.
• Registrar todas las transacciones permite rastrear en la estructura empresarial un proceso/estado de alguna actividad
• Ejemplo clásico: procesamiento de captura de datos de una nómina para conocer el proceso de transacciones de pago

Sistema de automatización de oficina (OAS)

• Sistema de automatización de oficinas son un sin número de herramientas para consultar la información para poder manipularla y trabajarla..
• La automatización de oficinas incluye editores de texto, hojas de cálculo, procesamiento de gráficos, correo electrónico, etc.
• Estos sistemas facilitan el manejo de la información y la comunicación de datos entre usuarios.
• Adicionalmente, generan reportes y gestionan documentos que podrán ser de consulta para el uso futuro de su contenido.

Sistema de conocimiento del trabajo (KWS)

• Se encargan de almacenar la información, distribuirla y permitir la toma de decisiones tras un análisis comparativo de experiencias
• Administración del conocimiento implica la aplicación de un grupo diverso de técnicas inteligentes.
• Técnicas incluyen la minería de datos, los sistemas expertos, las redes neurales, la lógica difusa, los algoritmos genéticos y los agentes inteligentes.
• Existen 3 tipos de sistemas KWS: administración del conocimiento a nivel empresarial

Sistemas de administración del conocimiento a nivel empresarial

• Recopilan las herramientas de gestión de información a nivel empresarial para recolectar, almacenar y distribuir contenido digital
• Provee herramientas de búsqueda, portales de almacenamiento, herramientas de colaboración (Wiki's), blogs, y sistemas de aprendizaje
• Analizan la información para crear nuevo conocimiento recopilado de experiencias pasadas y optimizar las actividades de negocio a futuro

Conclusión

• Como vimos, existen sistemas especializados en dar solución en diferentes niveles de la empresa según el objetivo.
• El manejo del conocimiento requiere monitorización de actividades, interpretación de resultados y predicción de eventos.
• Estos suelen involucrar algoritmos matemáticos, teorías computacionales, redes neuronales, lógica difusa, predicción de relación entre usuarios, etc.

Contextualización

• La forma en que sistemas operativos ayudan a gestión ha crecido exponencialmente, interface gráficas facilitan monitoreo y comunicación
• Especialidades en análisis mejoran trabajos, aumentan expertise, perfeccionan (medicina) e incrementan inteligencia artificial mediante manejo información.

Introducción al tema

• Algunos tipos de sistemas de información operativa se mencionaron, en esta sesión, se detallarán el resto.
• Es importante que conozcas todos los tipos existentes, ya que pueden ayudarte a solucionar problemas de gestión o complementar algún sistema de gestión

Sistema de información gerencial (MIS)

• Sistemas de información gerencial ayudan a la gerencia con actividades de control y toma de decisiones administrativas contestando: ¿Las cosas están funcionando bien?
• Para contestar esta pregunta, los sistemas de información gerencial muestran reportes de desempeño de las actividades
• Reportes permiten a la gerencia de nivel medio supervisar, controlar y predecir el desempeño futuro de las actividades de negocio.
• Los Sistemas MIS, funcionan con los sistemas de procesamiento de transacciones, usando los datos para crear los reportes.
• En este ejemplo tres sistemas TPS suministran la información a MIS, tras un periodo de tiempo gerentes pueden generar los reportes de dichas transacciones.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

• Este tipo de sistema de apoyo a tomas de decisiones apoya a la gerencia nivel medio y decisiones no rutinarias
• Su principal objetivo son los problemas únicos y no rutinarios
• Estos sistemas se respaldan en el cuestionamiento de suposiciones de hechos o actividades fuera del plan inicial.

Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)

• Este sistema ayuda a la gerencia de nivel superior a llegar a una solución concreta y tomar decisiones basado en análisis previos
• Proporcionan la información de forma amigable para ejecutar juicios de acciones determinantes, se puede incluir gráficas, datos externos, información MIS y DSS
• La información se filtra usando el modelo de negocio como base de datos

Conclusión

• Los sistemas de información operativa son herramientas para tomar decisiones atinadas basadas en información histórica que garantiza el éxito
• Complementar operaciones con más de un sistema incrementa automatización de procesos y sana actividad de negocio
• Interfaces gráficas son herramientas básicas para interpretación, corrección e información

Contextualización

• La enorme competencia en el ámbito empresarial ha hecho necesaria la implementación de sistemas que permitan mantenerse actualizado en el mercado
• Las Pymes son obligadas a implementar sistemas para ser empresas más competitivas, esto gracias al acceso a precios de mercado

Contextualización

• Las empresas grandes y especializadas requieren herramientas robustas para gestión y optimización de la toma de decisiones
• La sesión anterior aborda algunos sistemas de información. Esta aborda dos sistemas mas robustos: sistemas expertos y sistemas ERP
• Conocer los tipos existentes te ayudarán a solucionar problemas de gestión en empresas especializadas

Sistemas expertos

• Son programas en computadoras potentes con capacidad de aprender y dominar alguna materia.
• Las empresas contratan especialistas para ayudarles en temas específicos, esto era un gasto
• El costo influyó en construir un sistema computarizado con las capacidades de razonamiento y resolución de problemas del especialista humano.
• Un sistema experto debe emular la experiencia del especialista

Sistemas expertos emula experiencia

• Emulando su capacidad a resolver problemas de la misma manera, trabajar con datos incompletos o información insegura
• Capaces de aprender conocimientos nuevos adquiriendo experiencia, reestructurando datos nuevos, omitiendo datos

Ventajas de los sistemas expertos

• Ausencia de estrés y cansancio, ahorro.
• Algunas de las ventajas son las mismas características humanas de curiosidad.

Arquitectura sistema experto

• La arquitectura sistema experto podría ser representada de la siguiente forma: información sobre el campo en que se desarrolla aplicación
• La información debe incluir los hechos contrastados, creencias heurísticas adquiridos por los especialistas, ayudará a especializarse donde el modelo de negocio es fuerte.
• Su automatización reduce errores, se requiere una gran biblioteca de información

Sistemas ERP

• Existen diversas definiciones de un sistema ERP.
• La definición en origen: "Nueva clase de apoyo a la fabricación que permite a MRP II compartir información con aplicaciones financieras, recursos humanos apoyo a las decisiones"
• Definición características: "sistema integrado que incluye procesos y datos de unidades y funciones de la empresa"
• Definición naturaleza : "software adaptable que incluye soluciones integradas de negocio para los procesos empresariales y funciones administrativas"
• Los sistemas ERP enfatizan la combinación y unificación de información departamental.

Sistemas ERP

• Sistemas pequeños gestionan información separada, ERP unifica en una plataforma para accesibilidad
• Los sistemas ERP tienen el objetivo de: Optimizar procesos, centralizar información en una base de datos, información departamental, eliminar operaciones innecesarias
• Su principal propósito es apoyar y agilizar problemas, optimizar manejo de información y aminorar costo
• Son de fácil adopción por modularidad y se adaptar con otros sistemas en niveles de administración, sus módulos básicos son:

Módulos básicos ERP

• planeación de la manufactura (MRP), suministro (SCM).recursos financieros (FRM), recursos humanos (HRM), relaciones con los clientes (CRM)

Conclusión sistemas expertos

• Sistemas expertos son desarrollos especializados que permiten corrección de procesos
• Sistemas son usados principalmente en áreas de especialización médica para asegurar la estabilidad en el tiempo
• Expertos debe pasar mucho tiempo generando experiencia

Conclusión sistema ERP

• Sistemas ERP refinan procesos con enfoque disruptivo que guía por procesos de cadena de valor
• Debido a su precio y utilidad, se han adaptado a implementar en empresas pequeñas

Definición de sistemas basado en reglas

• Los sistemas basados en reglas, también conocidos como sistemas expertos, razonan usando reglas definen problema.
• Información se inserta mediante un método y analizan datos

Introducción a la implementación de un sistema ERP

• La implementación de un sistema ERP requiere precaución, recuerda que al implementar, se crea una filosofía nueva por lo cual se modifica con procedimiento

Adquisición sistemas ERP

• En la adquisición de un sistema ERP, el proceso es delicado, ya que de deberá elegir las opción más adecuada. Hay pasos a considerar:
  • entrevistas con proveedores: al menos cinco opciones y entre los tres tipos (Propietario, SaaS o Abierto) para poder costear

Definir el equipo de implementación

• El cliente permite que el proveedor implemente para asegurar la entrada y el cocimiento, bien usa un equipo con conocimientos capacitados sobre ERP

Presentación selección y justificación

• El responsable de la implementación presenta directiva, software, plan, cronogramas, etc, para ver si aprueban ejecución

Implementación

• Tras aprobar el equipo, proveedor plan se inicia instalación

Instalación del programa

• Los módulos son identificados para los procesos, instalarán el software para dar de alta con roles y permisos

Puesta en marcha

• Tras la instalación, aprobará módulo en pruebas, se libera la producción para la información actualizada de las operaciones

Finalización de la implementación

• Se documenta los estados finales de la implementación

Identificación de problemas

• Enumeran errores de compatibilidad

Etapa de ajustes y estabilización

• Esto para poder realizar ajustes

Estabilización de sistema

• Proceso en que depende de las necesidades, consta de pasos que se detectan por estrategias

Estabilización paso 1

• Analizará todos los errores y no satisface a usuarios para corregir

Estabilización paso 2

• Plan de acción se organiza, administra y se ejecuta

Operación y mejoramiento

• La empresa inicia periodo conocido como proceso de operación, verificando objetivos

Etapa preproducción

• Los usuarios prueban funcionalidad del sistema

Aprobación para implementar

• El superior acredite la aprobación

Fallas tras la implementación

• Tras este proceso, puede que se monte a producción y tenga un resultado exitoso o un posible fracaso, ciclo puede volver a iniciar, corrigiendo los errores

Conclusión del texto

• Recuerda que existe proceso de ajustes para que la implementación funcione

Contexto

• Tras el crecimiento de mercados y tecnológica la implementación de gestión ayudan estandarizando
• Estos sistemas implican cambios en estructuras lastimando la empresa

Introducción de temas a considerar

• ¿Cómo se estima la inversión?
• ¿Cómo definir si es viable?
• ¿Còmo se logra ganar con ellas?

Anàlisis previo de los sistemas

• ERP, es la implementación y estandarización de modelos para permitir competir
• El impacto no solo es interna, tambièn modifica las relaciones externas

Impactos internos y costos

• Modificación organizacional
• Puestos y estructuras jeràrquicas eliminados
• Costos, inversiones y ganancias

Factores externos

• Social, legislaciòn etc

Determinacion de ROI

• Clases KPI

Análisis de sensibilización

• Se planea invertir grandes gastos se requiere calcular lo probable

KPI

• Key permormace para calcular el desempeños

Objetivo del ROI

• Medir los riesgo en el tiempo

Para poder definir KIP

• Debe ser analizado

Anlisis de sensibilidad

• Debe ser evaluado y tomado en cuenta para la implemntaciòn

Metodos

• Descriptivodeterminar el funcionamiento des sistema evaluar todos los riesgos en implementaciòn

Conclusión del texto

• Recuerda tomar en cuenta viabilida y ejecución para evitar desastres financieros

Introducción

• Desde hace años las empresas se han alineado por implementar gestiones empresariales
• a travez de los años con experiencia reducida y persistiendo con conocimiento

Tipos de datos

• Existen ERP que han disminuido costos
• Se mencionaran las metodologías frecuentes de las empresas en sus proyectos

Soluciòn total

• Proporción de valor cuestionando
• Deber verificar en la empresa si hay problemas o que necesidades hay
• Enfoque de alineaciòn
• Se enfoca de manera que los expertos se mezclan
• Entrega del valor y muestran los resultados como incentivo

Acciones y planeamiento

• Con la informaciòn obtenidas podemos realizar acciones y planeamiento
• Remsumod y herramientas hay que verificar los usuarios

Analisis del cambio

• Tras la reingenieria se deben dar actividades para mejorar
• Documentando los mòdelos

Planeamiento

• Se da un plan adicional de respaldo para posibles errores

Recomendaciòn

• Tras las operaciones y análisis se debe dar por enterado y tener procesos seguros

Sistemas informáticos

• Se han creado sistemas de ayuda asistida
• Estos programa requieren conocimientos

Conclusión

• El ciclo de vida de implementación ERP es necesario tener buena informaciòn para una buena selección

Conclusión

• Tras la tecnologizacion se deben implemntar estrategias para tener un mejor control
• La ERP se ha convertido en una herramienta robusta empresarial
• Estos sistemas dan la oportunidad de gestionar la información y las diferentes actividades

¿Como deben usar este tipo de sistemas?

• Los administrativos para facilitar las diversas funciones y economias
• Se ha establescido que es un producto que a logrado mejorar la productividad y organización

¿Por que una empresa implementaria un sistema ERP?

• La demanda actual requiere tecnologías de gestión

Datos a mostrar

• Objetivos y objetivos en las empresas

Muestreo de finanzas

• Deberan ser manejados y medidos
• Debera tener una buena administración
• Para crear sistemas especificos se deben manejar de diferentes niveles
• Los modelos ERP deben conectarse a su vez a la información centralizada

Transacciones a clientes

• El control a clientes es para tener mayor conocimiento creando un ambiente en la producción optimo

Estandarización de los procesos de manufactura

• Al tener estandarización da mejor calidad al consumidor

ERP estándar

• Cuentan con mayor optimización al stock y producción del momento disminuyendo tiempos de producción

Inventarios

• Los ERP ayudan a calcular los requerimientos de manera excelente siendo esta la materia para producción y evitando su merma

Estarndarizacion de RR HH

• Es la información común para tener gran gestión con los empleados

Conclusiones

• Son las mejores opciones en estos casos por la gran organización que permiten tener en varios elementos e indicadores

Organización para sistemas ERP

• Requiere gran orden por la afectación que significa

Introducion del sistema de plan

• Los modelos económicos ERP ahora se han inclinado para la construcción lineal que permita una facilitación de la producción

Organización del proyecto

• Es necesario crear un gran plan de ejecución para poder planear ##Puntos importantes
• definiciòn de procesos
• definicion de recursoso
• Elecciòn
• Equipos

Migración de datos

• A lo largo del tiempo se han requerido modificaciones. Para esto nos pueden ser de ayuda los KPIs

Definición de diseño

• Una vez asignados al sistema es idóneo evaluar todas posibilidades indicadores de gestión

Reacciones de los usuarios

• Los 1eros pasos de los sistemas son integrales

Resumen del tema

• El planeamiento es integrsl para facilitar todos la informcion

Introducciòn al tema

• Hay mucha información del sistema que se tiene
• Hay programas que ayudan

Planeamiento de la empresa

• A veces la empresa llega a buscar consultores
• El plan de implantación

Fases del modelo

• Análisis
• ReingenierÌa
• Fase de producciòn
• Para obtenerlo el equipo necesita entrenamiento

Conclusiòn del tem

• Se debe contar con personal de la compañia

Estructura de modelo

Se debe seleccionar y conocer los principales indicadores

Conocimientos

• Años atras hay diferentes tipos de conocimientos
• Ahora hay diferentes aplicaciones y herramientas ¿Como crear o realizar modelos

Relaciòn

• Crear modelos para integrar diferentes factores importantes

La clave de los ingresos

• Establecer diferentes puntos que van variando
• ¿En que cambiiìamos esto?

La implementación sistemas erp

• Se requieren cambios a la organizaciòn y esto provoca una metamorfosis por factore internos o externos
• Se realiza un cambio organizacionales

Analisis del cambio organizacional

• Evalar la diisposiciòn
• Articular una visiòn nueva
• Construir una estructura adecuada
• Generar capacidades de cambio personal

Conclusión

• es necesario conocer el sistema bien y tener establecido el modelo

Para qué contratar el sistema

• Para un tipo sistema que sea necesario
• El sistema erp es más práctico
• Todos son de gran calidad

Los principales elementos

• Inter conexion sistemas
• Transacciones con cleinte y proveedor
• Manufactura
• Inventarios
• Información de recursos humanos

Conclusion del tema

• Son las grandes herramientas en varios elementos a la información

Organización sistema

• Es un proceso con gran implementación modular creando a la par mejoras
• Hay mucha facilidad de implementación

Introducción de temas

• Los aspectos de ERP tiene que ver con las diferentes empresas

organización del proyecto y puntos importantes

• Requiere gran orden disminuyendo los impactos en cada área
• Definición
• Elección
• Trabajo

migracion de datos

• Hay 2 modelos KPI’s

Sistema implementado KPI

• Se debe elegir las medidas para el desempeño

Conclusiones

• Los pasos 1eros permiten minimizar a la afectación de la empresa
• Hay indicadores al modelo