Gestión de Indicadores de Resultados de Procesos

Gestión de Indicadores de Resultados de Procesos

• Objetivo General: Establecer roles y actividades para medir, analizar, mejorar e implementar los indicadores del desempeño, garantizando los objetivos institucionales.
• Meta: Alinear indicadores con el Plan Estratégico Institucional (PEI) y normas de gestión (ISO 9001, 27001, etc.).
• Alcance: Abarca todos los departamentos de la CGR relacionados con la modernización. Estos incluyen: definición de indicadores, medición y reporte de resultados y el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).

Definición de Indicadores

• Definición: Datos numéricos que muestran el progreso de la ejecución de procesos, productos o servicios.
• Características: Especificidad respecto a los objetivos, ser medibles y tener un periodo de tiempo establecido.

Roles Clave

• Facilitador de Modernización: Crea y diseña las fichas técnicas de los indicadores.
• Propietario del Proceso: Avisa e impulsa las acciones correctivas.
• Especialista en SIG: Valida y organiza los resultados en el tablero de control.
• Responsable del OUO: Analiza las diferencias y sugerencias de mejora.

Formulación de Indicadores

• Paso 1: Definir el tipo, nombre, fórmula, frecuencia y meta. -Ejemplo: "Tiempo medio de respuesta ciudadana: 24 horas".
• Paso 2: Validación técnica por el Especialista en Modernización.
• Paso 3: Diseño de una Ficha del Indicador (F03(PR-MODER-01)) incluyendo sus objetivos, fórmula, meta y fuentes de datos.
• Paso 4: Aprobación por el Propietario del Proceso.

Medición y Análisis de Indicadores

• Procedimiento: Registrar resultados trimestrales, compararlos con las metas y detectar brechas. Se debe implementar acciones correctivas o de mejora continua (Ciclo PHVA) según corresponda.
• Herramientas: Tablero de control (F02(PR-MODER-01)), reportes trimestrales.
• Análisis: Revisar datos históricos, comunicar problemas frecuentes al CMI (Comité de Modernización Institucional).

Mejora Continua (Ciclo PHVA)

• Planificación: Definir metas y estrategias de mejora.
• Ejecución: Implementar las mediciones y seguimiento.
• Verificación: Analizar los resultados y medir el progreso.
• Acción: Implementar soluciones.

Comunicación y Documentación

• Difusión: Publicación de resultados en intranet institucional (Tablero+Informes) y comunicación a la Subgerencia de Modernización.
• Documentación: Formatos clave: F03(PR-MODER-01) y F02(PR-MODER-01), PR-MODER-09 (mejora de procesos) y PR-MODER-07 (auditorías internas).

Posibles Errores

• Indicadores sin alineamiento con los objetivos propuestos.
• Falta de documentación adecuada.
• Incumplimiento de los plazos de entrega de reportes.
• Consecuencias: Duplicidad de esfuerzos, riesgos a la toma de decisiones.

Beneficios

• Mejoras en los procesos.
• Transparencia en la medición.
• Cumplimiento de estándares ISO.
• Alineamiento con el Plan estratégico institucional (PEI).

Contacto y Cierre

• Resumen de los puntos clave.
• Canales de soporte: Correo electrónico y la Intranet institucional.
• Agradecimiento.