Questions and Answers
El correu electrònic és considerat una tipologia documental com un document de text.
True
La gestió del correu electrònic és senzilla a causa de la seva estructura clara.
False
Els correus electrònics poden incloure documents annexos.
True
Els missatges de correu electrònic es consideren documents d'arxiu només si són personals.
Signup and view all the answers
La captura de missatges de correu electrònic ha de ser realitzada pel personal autoritzat.
Signup and view all the answers
Els missatges de correu electrònic es poden desar en format .doc.
Signup and view all the answers
Un correu electrònic pot ser considerat un missatge transmès d'un ordinador a un altre.
Signup and view all the answers
La classificació i arxiu dels correus electrònics només és necessària per a missatges enviats.
Signup and view all the answers
És recomanable arxivar els correus electrònics al gestor de correu electrònic.
Signup and view all the answers
El format de text pla és el més adequat per a la preservació a llarg termini dels correus electrònics.
Signup and view all the answers
És important evitar l'ús de textos formatats al cos del missatge de correu electrònic.
Signup and view all the answers
Els correus electrònics poden ser enviats a persones externes amb l'ús d'acrònims sense cap problema.
Signup and view all the answers
Els formats html i pdf conserven els fitxers adjunts incrustats al correu electrònic.
Signup and view all the answers
És recomanable imprimir els correus electrònics si no és estrictament necessari.
Signup and view all the answers
Cal deixar clara la importància d'un missatge ja sigui a l'assumpte o dins del cos del missatge.
Signup and view all the answers
Els correus electrònics sempre han de ser breus i concisos independentment del contingut.
Signup and view all the answers
Els correus electrònics poden ser arxivats en suport paper sempre que sigui necessari.
Signup and view all the answers
Activar les opcions de notificació de lectura és una pràctica recomanada per evitar missatges innecessaris.
Signup and view all the answers
Study Notes
Gestió del correu electrònic com a document
- El correu electrònic és considerat una tipologia documental comparable als documents de text o a les imatges.
- Presenta un alt grau de complexitat en la seva gestió a causa de les seves característiques particulars.
- Permet l'enviament de missatges simples i documents annexos tant dins com fora de l'organització.
Complexitat en el registre i seguiment
- Els correus poden contenir informació variada, incloent dades personals i laborals, dificultant la seva classificació.
- És important evitar la barreja d'informació en un mateix missatge per una gestió més efectiva.
Consideració com a document d'arxiu
- Un correu electrònic rebut o enviat en funció de les tasques de l'organització s'ha de considerar un document d'arxiu.
- Els missatges rebuts han de ser classificats i arxivats immediatament, preferentment en format .txt.
Criteris d'ús per a una millor gestió
- Els missatges haurien de referir-se només a un assumpte, ser breus i concisos.
- Evitar acrònims si els destinataris no estan familiaritzats amb ells i indicar la importància del missatge en l'assumpte.
- Preferir documents adjunts per a textos formatats i gràfics.
- Notificar a l'emissor si es rep un missatge equivocat i reenviar-lo si és possible.
Adaptació a l'interlocutor
- Considerar qui és el destinatari per personalitzar el missatge, avaluant si exigir una resposta per correu electrònic o per mitjans alternatius.
Normatives corporatives i arxiu
- Els correus electrònics han de seguir els mateixos principis de classificació que la resta de documents.
- Aquests documents s'arxiven juntament amb altres documents que constitueixen l'expedient.
Estratègia de conservació
- Els correus no s'han de conservar exclusivament al gestor de correu, per prevenir saturacions i millorar la col·laboració.
- S'ha d'evitar la impressió de correus a menys que sigui necessari, els quals s'han d'arxivar en carpetes virtuals.
- El format pla (.txt) és el més adequat per a la preservació a llarg termini, tot i que no conté imatges original, ocupant poc espai.
Formats alternatius
- Formats HTML, PDF i Outlook conserven millor el format original però no permeten incrustar fitxers adjunts.
- El format Outlook permet guardar correus i adjunts en un sol fitxer, però no és recomanable per la seva dependència d'una aplicació específica.
Identificació per a l'arxivament
- Identificar correus en el marc de tràmits a l'assumpte facilita la seva posterior classificació i arxivament.
Darreres actualitzacions
- Les actualitzacions han sigut realitzades per professionals com Alfred Garcia Puig i Betlem Martinez Raduà.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Descobreix les complexitats de la gestió del correu electrònic com a tipologia documental. Aquest qüestionari et prepararà per gestionar efectivament els correus electrònics i els seus annexos. Aprendràs a superar els reptes associats amb el registre i seguiment dels missatges dins i fora de l'organització.
