Funções Administrativas - Conceitos Básicos

Funções Básicas numa Organização

• As funções básicas numa organização incluem: técnica, financeira, contabilística, comercial, de segurança e administrativa.
• A função administrativa é subjacente às outras funções.
• A função administrativa está presente em todos os níveis hierárquicos, com maior ênfase em níveis superiores.

Funções Administrativas - Conceitos Básicos

• A divisão do trabalho e a especialização de tarefas aumentam a eficiência.
• A unidade de direção garante um único plano e objetivos para grupos de atividades.
• A autoridade e responsabilidade conferem o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência.
• A disciplina é fundamental, refletindo a obediência e respeito.
• A unidade de comando garante a autoridade única.
• A centralização concentra a autoridade no topo da hierarquia, enquanto a descentralização baseia-se na confiança.
• A remuneração do pessoal precisa garantir um equilíbrio entre a satisfação dos empregados e da organização.
• A subordinação é a ideia de que os interesses individuais se submetem aos interesses gerais.

Tipos de Organização segundo o Objetivo

• As organizações com fins lucrativos visam gerar lucro para os proprietários e acionistas.
• As organizações sem fins lucrativos prestam serviços à comunidade e se sustentam por meio de contribuições de membros e doações.
• As organizações do estado são órgãos públicos responsáveis pela gestão administrativa de uma nação.
• As empresas públicas são propriedade do estado, operam com fins lucrativos e fornecem serviços básicos para a sociedade.

Tipos de Organização segundo a Estrutura

• A estrutura define os papéis, deveres e responsabilidades dos colaboradores numa organização formal.
• A estrutura organiza a decisão, comunicação e distribuição de informação, podendo ser centralizada ou descentralizada.
• A estrutura ideal deve promover a eficiência e produtividade, clarificar as expectativas e responsabilidade de cada colaborador e garantir a clareza da hierarquia.
• A estrutura reflete a estrutura salarial e os critérios de progressão na empresa.

Tipos de Organização segundo a Estrutura

• A estrutura hierárquica/linear/vertical possui autoridade de cima para baixo.
• A estrutura funcional baseia-se na divisão por funções e especialidades.
• A estrutura matricial envolve interligações entre diferentes setores.
• A estrutura divisional pode basear-se no produto, mercado ou geografia.
• A estrutura em rede se baseia na subcontratação.
• A estrutura em equipa é uma escala menor de divisões junto com a funcional.
• A estrutura horizontal/plana é descentralizada.

Atividades Necessárias numa Organização

• As atividades essenciais incluem contabilidade, orçamentação, recursos humanos, finanças, organização, sistemas e métodos, serviços administrativos, engenharia do produto/serviço, engenharia de processos, manutenção, marketing e direção.

Documento

• O documento é uma representação física que contém informação, podendo assumir diversas formas e manifestações.
• O objetivo do documento é a comunicação e a comprovação
• Os documentos podem ser em papel, suportados por ferramentas de informática, ou outros formatos.

Comunicação

• A comunicação envolve a codificação e decodificação de mensagens, sendo suscetível a ruídos.
• A comunicação pode ser sincrônica ou assíncrona.

Tipos de Documentos

• Os documentos mais frequentes em empresas incluem: ofícios, e-mails, orçamentos, notas de requisição ou encomenda, atas, faturas e recibos.

Funções Básicas numa Organização

• As funções básicas numa organização são: técnica (área de produção), financeira, contabilística, informática, comercial, segurança e administrativa.
• A função administrativa envolve toda a organização e é subjacente às demais funções.

Funções Administrativas

• A função administrativa está presente em todos os níveis hierárquicos da organização e sua proporção varia de acordo com o nível.
• Quanto mais alto o nível hierárquico, maior é a proporção da função administrativa em relação às demais funções.

Conceitos básicos da Função Administrativa

• A divisão do trabalho permite a especialização das tarefas e pessoas, aumentando a eficiência.
• A unidade de direção garante que um único plano e objetivo norteiem cada grupo de atividades.
• A autoridade e responsabilidade dão o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência.
• A subordinação garante que os interesses individuais sejam subordinados aos interesses gerais.
• A disciplina é essencial para a obediência e respeito, criando um ambiente de trabalho harmonioso.
• A remuneração do pessoal garante o equilíbrio entre a satisfação dos empregados e a organização.
• A unidade de comando define a autoridade única para cada funcionário, evitando confusões.
• A centralização concentra a autoridade no topo da hierarquia, o que pode ser contrastado com a descentralização, que se baseia na confiança.

Tipos de Organização segundo o Objetivo

• Organizações com fins lucrativos: geram ganhos financeiros para os proprietários e acionistas. Seu objetivo é gerar lucro. Exemplos: corporações de capital privado, holdings, sociedades anónimas, cooperativas.
• Organizações sem fins lucrativos: prestam serviços à comunidade e são financiadas por contribuições dos membros e doações. Não distribuem lucros para os proprietários. Exemplos: ONGs, organizações civis, fundações.
• Organizações do Estado: órgãos públicos que implementam a gestão administrativa de uma nação. Exemplos: ministérios, secretarias, direções gerais.
• Empresas Públicas: de propriedade do Estado, operam com fins lucrativos para fornecer serviços básicos e melhorar a qualidade de vida dos cidadãos. Exemplos: empresas de transporte público, eletricidade, água potável, serviços postais.

Tipos de Organização segundo a Estrutura

• Define como são atribuídos os papéis, deveres e responsabilidades aos colaboradores.
• A estrutura pode ser centralizada ou descentralizada, impactando a decisão, comunicação e distribuição da informação.
• Uma boa estrutura promove a eficiência, produtividade e responsabilização em todos os níveis hierárquicos.

Tipos de Estrutura

• Hierárquica/Linear/Vertical: Autoridade de cima para baixo, centralizada. Vantagens: clareza nas tarefas, todos sabem o que fazer. Desvantagens: menor produtividade, lentidão, menor envolvimento dos colaboradores.
• Funcional: Divisão por funções e especialidades, centralizada. Vantagens: expectativas claras. Desvantagens: limitadoras de progressão, desmotivando colaboradores, pouca colaboração entre divisões.
• Matricial: Envolve interligações entre diferentes setores. Vantagens: maior colaboração. Desvantagens: complexidade, confusão, stress.
• Divisional: Baseada em produto, mercado ou geografia. Vantagens: autonomia, eficiência. Desvantagens: menor colaboração, duplicação.
• Em Rede: Baseada em subcontratação. Vantagens: menor dimensão. Desvantagens: menor controlo.
• Em Equipa: Pequena escala de divisões + funcional.
• Horizontal/Plana: Descentralizada. Vantagens: simples, rapidez, envolvimento dos colaboradores. Desvantagens: desorientação, conflitos.

Atividades Necessárias numa Organização

• Contabilidade e orçamentação
• Recursos humanos
• Finanças
• Organização, sistemas e métodos
• Informática
• Serviços administrativos
• Engenharia do produto/serviço
• Engenharia dos processos
• Manutenção
• Marketing
• Direção

Documentos

• Representação física que contém informação, podendo ser em papel, digital, etc.
• Usado para comunicação e comprovação de informações.

Comunicação

• Processo de codificação e descodificação de informações, sujeito a ruídos.
• Pode ser síncrona ou assíncrona.

Tipos de Documentos em Empresas

• Ofícios: troca de informações, orientações e concessões entre indivíduos e instituições.
• E-mails
• Orçamentos
• Notas de requisição ou encomenda
• Atas
• Faturas
• Recibos

Tarefa #3

• Recolher e analisar documentos frequentemente utilizados em empresas.
• Identificar padrões na estrutura e conteúdo dos documentos.
• Criar uma tabela em Excel com os padrões encontrados (Documentos x Dados).