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Questions and Answers
Qual dos seguintes documentos é considerado um meio de troca de informações dentro de uma organização?
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Qual é a relação entre a função administrativa e as outras funções em diferentes níveis hierárquicos?
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No que diz respeito à comunicação, qual dos seguintes termos se refere a um fator que pode distorcer a mensagem?
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Qual dos seguintes princípios não está relacionado à função administrativa?
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O que caracteriza a especialização de tarefas na função administrativa?
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Qual é o propósito final da representação física de informações?
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Em um ambiente corporativo, quais dos seguintes documentos pode ser classificado como um documento de requisição?
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O que significa o princípio de unidade de direção?
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Como se define o conceito de centralização dentro da função administrativa?
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Qual dos seguintes documentos não é tipicamente utilizado para a troca de informações entre instituições?
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Qual dos seguintes aspectos é considerado essencial para a disciplina nas funções administrativas?
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Qual é a implicação do princípio de subordinação nas organizações?
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Qual das seguintes funções não faz parte das funções básicas de uma organização?
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Qual é uma desvantagem da organização hierárquica/linear/vertical?
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Na estrutura funcional, qual é uma consequência negativa frequentemente observada?
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Qual é uma vantagem da estrutura matricial?
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Qual é uma desvantagem da organização divisional?
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Na estrutura em rede, qual é um dos principais benefícios?
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Qual é uma desvantagem tipicamente associada à estrutura horizontal/plana?
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Quais são algumas das atividades necessárias em uma organização?
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Na estrutura funcional, qual é uma vantagem frequentemente citada?
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Qual é o principal objetivo das organizações com fins lucrativos?
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O que caracteriza uma organização sem fins lucrativos?
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Quais entidades pertencem ao grupo de organizações do Estado?
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Qual é uma característica importante das estruturas organizacionais formais?
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O que significa uma estrutura organizacional centralizada?
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Qual fator é considerado crucial para o aumento da produtividade em uma organização?
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Qual das alternativas a seguir representa uma propriedade típica de uma empresa pública?
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O que caracteriza a estrutura de uma organização descentralizada?
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Quais são os principais objetivos das organizações com fins lucrativos?
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Como as organizações sem fins lucrativos se sustentam financeiramente?
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Identifique uma característica das organizações do Estado.
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Qual é a diferença entre estrutura organizacional centralizada e descentralizada?
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Por que é importante definir hierarquias em uma organização?
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Como uma estrutura organizacional eficaz pode promover a produtividade?
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Qual é uma desvantagem de uma organização hierárquica?
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Qual papel desempenham as empresas públicas em relação aos cidadãos?
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Como a função administrativa se distribui entre os diferentes níveis hierárquicos de uma organização?
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Qual é a importância do princípio de unidade de comando na função administrativa?
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O que significa a centralização no contexto das funções administrativas?
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Como a divisão do trabalho contribui para a eficiência em uma organização?
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Qual é o papel da disciplina nas funções administrativas?
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Quais são os impactos da subordinação nas organizações?
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Como a remuneração do pessoal está relacionada à satisfação organizacional?
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Por que a unidade de direção é crucial em um grupo de atividades?
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Quais são as principais desvantagens da estrutura organizacional hierárquica/linear/vertical?
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Como a estrutura funcional pode desmotivar colaboradores?
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Quais são as vantagens e desvantagens da estrutura matricial?
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De que forma a estrutura divisional afeta a colaboração entre as equipes?
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Quais são os principais benefícios da organização em rede?
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Quais desvantagens são comuns nas organizações horizontais/planas?
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Quais atividades são frequentemente desempenhadas por equipes administrativas em uma organização?
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Como a descentralização pode impactar a eficiência de uma organização?
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Como a representação física de informações contribui para a comunicação em uma organização?
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Quais são os principais tipos de documentos utilizados em uma empresa e suas funções?
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Qual é a importância do ruído na comunicação e como ele pode afetar o entendimento?
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Em que consiste a análise dos padrões na estrutura e conteúdo dos documentos coletados em uma empresa?
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De que forma a comunicação síncrona e assíncrona impacta as relações dentro de uma organização?
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Study Notes
Funções Básicas numa Organização
- As funções básicas numa organização incluem: técnica, financeira, contabilística, comercial, de segurança e administrativa.
- A função administrativa é subjacente às outras funções.
- A função administrativa está presente em todos os níveis hierárquicos, com maior ênfase em níveis superiores.
Funções Administrativas - Conceitos Básicos
- A divisão do trabalho e a especialização de tarefas aumentam a eficiência.
- A unidade de direção garante um único plano e objetivos para grupos de atividades.
- A autoridade e responsabilidade conferem o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência.
- A disciplina é fundamental, refletindo a obediência e respeito.
- A unidade de comando garante a autoridade única.
- A centralização concentra a autoridade no topo da hierarquia, enquanto a descentralização baseia-se na confiança.
- A remuneração do pessoal precisa garantir um equilíbrio entre a satisfação dos empregados e da organização.
- A subordinação é a ideia de que os interesses individuais se submetem aos interesses gerais.
Tipos de Organização segundo o Objetivo
- As organizações com fins lucrativos visam gerar lucro para os proprietários e acionistas.
- As organizações sem fins lucrativos prestam serviços à comunidade e se sustentam por meio de contribuições de membros e doações.
- As organizações do estado são órgãos públicos responsáveis pela gestão administrativa de uma nação.
- As empresas públicas são propriedade do estado, operam com fins lucrativos e fornecem serviços básicos para a sociedade.
Tipos de Organização segundo a Estrutura
- A estrutura define os papéis, deveres e responsabilidades dos colaboradores numa organização formal.
- A estrutura organiza a decisão, comunicação e distribuição de informação, podendo ser centralizada ou descentralizada.
- A estrutura ideal deve promover a eficiência e produtividade, clarificar as expectativas e responsabilidade de cada colaborador e garantir a clareza da hierarquia.
- A estrutura reflete a estrutura salarial e os critérios de progressão na empresa.
Tipos de Organização segundo a Estrutura
- A estrutura hierárquica/linear/vertical possui autoridade de cima para baixo.
- A estrutura funcional baseia-se na divisão por funções e especialidades.
- A estrutura matricial envolve interligações entre diferentes setores.
- A estrutura divisional pode basear-se no produto, mercado ou geografia.
- A estrutura em rede se baseia na subcontratação.
- A estrutura em equipa é uma escala menor de divisões junto com a funcional.
- A estrutura horizontal/plana é descentralizada.
Atividades Necessárias numa Organização
- As atividades essenciais incluem contabilidade, orçamentação, recursos humanos, finanças, organização, sistemas e métodos, serviços administrativos, engenharia do produto/serviço, engenharia de processos, manutenção, marketing e direção.
Documento
- O documento é uma representação física que contém informação, podendo assumir diversas formas e manifestações.
- O objetivo do documento é a comunicação e a comprovação
- Os documentos podem ser em papel, suportados por ferramentas de informática, ou outros formatos.
Comunicação
- A comunicação envolve a codificação e decodificação de mensagens, sendo suscetível a ruídos.
- A comunicação pode ser sincrônica ou assíncrona.
Tipos de Documentos
- Os documentos mais frequentes em empresas incluem: ofícios, e-mails, orçamentos, notas de requisição ou encomenda, atas, faturas e recibos.
Funções Básicas numa Organização
- As funções básicas numa organização são: técnica (área de produção), financeira, contabilística, informática, comercial, segurança e administrativa.
- A função administrativa envolve toda a organização e é subjacente às demais funções.
Funções Administrativas
- A função administrativa está presente em todos os níveis hierárquicos da organização e sua proporção varia de acordo com o nível.
- Quanto mais alto o nível hierárquico, maior é a proporção da função administrativa em relação às demais funções.
Conceitos básicos da Função Administrativa
- A divisão do trabalho permite a especialização das tarefas e pessoas, aumentando a eficiência.
- A unidade de direção garante que um único plano e objetivo norteiem cada grupo de atividades.
- A autoridade e responsabilidade dão o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência.
- A subordinação garante que os interesses individuais sejam subordinados aos interesses gerais.
- A disciplina é essencial para a obediência e respeito, criando um ambiente de trabalho harmonioso.
- A remuneração do pessoal garante o equilíbrio entre a satisfação dos empregados e a organização.
- A unidade de comando define a autoridade única para cada funcionário, evitando confusões.
- A centralização concentra a autoridade no topo da hierarquia, o que pode ser contrastado com a descentralização, que se baseia na confiança.
Tipos de Organização segundo o Objetivo
- Organizações com fins lucrativos: geram ganhos financeiros para os proprietários e acionistas. Seu objetivo é gerar lucro. Exemplos: corporações de capital privado, holdings, sociedades anónimas, cooperativas.
- Organizações sem fins lucrativos: prestam serviços à comunidade e são financiadas por contribuições dos membros e doações. Não distribuem lucros para os proprietários. Exemplos: ONGs, organizações civis, fundações.
- Organizações do Estado: órgãos públicos que implementam a gestão administrativa de uma nação. Exemplos: ministérios, secretarias, direções gerais.
- Empresas Públicas: de propriedade do Estado, operam com fins lucrativos para fornecer serviços básicos e melhorar a qualidade de vida dos cidadãos. Exemplos: empresas de transporte público, eletricidade, água potável, serviços postais.
Tipos de Organização segundo a Estrutura
- Define como são atribuídos os papéis, deveres e responsabilidades aos colaboradores.
- A estrutura pode ser centralizada ou descentralizada, impactando a decisão, comunicação e distribuição da informação.
- Uma boa estrutura promove a eficiência, produtividade e responsabilização em todos os níveis hierárquicos.
Tipos de Estrutura
- Hierárquica/Linear/Vertical: Autoridade de cima para baixo, centralizada. Vantagens: clareza nas tarefas, todos sabem o que fazer. Desvantagens: menor produtividade, lentidão, menor envolvimento dos colaboradores.
- Funcional: Divisão por funções e especialidades, centralizada. Vantagens: expectativas claras. Desvantagens: limitadoras de progressão, desmotivando colaboradores, pouca colaboração entre divisões.
- Matricial: Envolve interligações entre diferentes setores. Vantagens: maior colaboração. Desvantagens: complexidade, confusão, stress.
- Divisional: Baseada em produto, mercado ou geografia. Vantagens: autonomia, eficiência. Desvantagens: menor colaboração, duplicação.
- Em Rede: Baseada em subcontratação. Vantagens: menor dimensão. Desvantagens: menor controlo.
- Em Equipa: Pequena escala de divisões + funcional.
- Horizontal/Plana: Descentralizada. Vantagens: simples, rapidez, envolvimento dos colaboradores. Desvantagens: desorientação, conflitos.
Atividades Necessárias numa Organização
- Contabilidade e orçamentação
- Recursos humanos
- Finanças
- Organização, sistemas e métodos
- Informática
- Serviços administrativos
- Engenharia do produto/serviço
- Engenharia dos processos
- Manutenção
- Marketing
- Direção
Documentos
- Representação física que contém informação, podendo ser em papel, digital, etc.
- Usado para comunicação e comprovação de informações.
Comunicação
- Processo de codificação e descodificação de informações, sujeito a ruídos.
- Pode ser síncrona ou assíncrona.
Tipos de Documentos em Empresas
- Ofícios: troca de informações, orientações e concessões entre indivíduos e instituições.
- E-mails
- Orçamentos
- Notas de requisição ou encomenda
- Atas
- Faturas
- Recibos
Tarefa #3
- Recolher e analisar documentos frequentemente utilizados em empresas.
- Identificar padrões na estrutura e conteúdo dos documentos.
- Criar uma tabela em Excel com os padrões encontrados (Documentos x Dados).
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Explore os principais conceitos relacionados às funções administrativas em uma organização. Neste quiz, abordaremos a divisão de trabalho, especialização, autoridade, disciplina e a importância da centralização e descentralização. Compreenda como esses elementos contribuem para a eficiência organizacional.