Formation Facilitation de Réunions Invenio

• La formation vise à développer la posture de facilitateur et à acquérir une boîte à outils pour animer des réunions efficaces et créatives
• La formation est le jeudi 14 novembre de 9h30 à 17h30
• L'approche de Satori & Co considère l'humain comme source d'innovation
• Invenio est l'organisation pour laquelle est réalisée la formation

Programme de la formation

• Jour 1 : Développer la posture de facilitateur et co-construire le séminaire du 10 décembre « Bilan & perspectives d'Invenio »
• Jour 2 : Retour d'expérience, enrichir la boîte à outils et renforcer la posture (date à déterminer, en mars 2025)

Objectifs pédagogiques

• Développer la posture de facilitateur en réunion, en mettant l'accent sur l'écoute, la méthodologie (préparation, cadrage, déroulé) et la communication
• Acquérir une boîte à outils pour animer des réunions créatives et efficaces
• Expérimenter les techniques de facilitation

Programme détaillé

• Matinée : Introduction et définition du cadre, collecte des besoins, inclusion
• Matinée : Partage des représentations autour des éléments clés de la posture du facilitateur
• Matinée : Méthodologie pour animer une réunion efficace et dynamique de groupe
• Après-midi : Expérimentation et co-construction du séminaire du 10 décembre

Horaires

• 9h30-13h00 : Première partie de la matinée
• 13h00-14h00 : Pause déjeuner
• 14h00-17h30 : Après-midi

Règles du jeu

• Écoute active
• Confidentialité
• Bienveillance
• Confiance
• Coopération et interactivité

Les attentes

• Apprendre à dynamiser une réunion et la rendre vivante
• Animer un groupe
• Construire ce type de réunion en amont pour l'efficacité
• Faire adhérer un groupe aux outils
• Identifier les outils adaptés à l'objectif
• Découverte de nouveaux outils d'animation
• Respecter le timing des réunions
• Devenir un meilleur animateur
• Progresser dans les techniques d'animation de groupe en tant que référent produit, notamment dans l'animation d'un groupe de producteurs

Inclusion

• Se présenter et choisir une carte TOTEM qui représente son talent
• En binôme, partager comment utiliser ce talent dans la formation et l'animation des réunions

Questions pour le partage des représentations

• Quelle est la définition de la posture de facilitateur, en se basant sur l'expérience professionnelle ?
• Quels sont les facteurs clés de succès pour animer une réunion efficace ?
• Quels sont les freins ou points de blocage ?
• Le processus se déroule avec 7 minutes de réflexion individuelle, puis 2 fois 8 minutes en binôme, suivies d'un partage collectif de 25 minutes

Les recommandations

• Se concentrer sur l'essentiel
• Partager les réflexions
• Exprimer ce que l'on a dans la tête et dans le cœur
• Écouter pour comprendre, relier et connecter les idées

Livrable

• Identification des « Tops » et des « Flops » de la facilitation de réunion en mode mindmapping

Apport théorique du formateur

• L'apport théorique couvre divers aspects tels que l'animation, la créativité, la vision partagée, les accords, la prise de décision, l'intelligence collective, l'écoute, la reformulation, etc.
• Les thèmes abordés incluent également les types de leadership, la communication, la posture basse, la position méta, l'intention, la préparation, la gestion du temps et le rôle du garant du cadre

Performance des équipes sous pression (US Navy - Will Schutz)

• Les travaux de Will Schutz apportent des réponses sur les leviers que les leaders utilisent pour entrer dans la dynamique de la performance
• Il est essentiel de prendre en compte 3 dimensions à titre individuel pour nourrir le collectif

Les trois dimensions de l'élément humain

• Inclusion : Se sentir intégré dans l'équipe (important, impliqué).
• Contrôle : Se sentir compétent (règles claires, co-responsable).
• Ouverture : Oser partager peurs et besoins (apprécié, capable de dépasser les obstacles).

Solutions à mettre en œuvre dans l'animation de collectif

• Inclusion : Démarrer avec une météo pour exprimer son état d'esprit
• Contrôle : Distribuer les rôles pendant les réunions pour impliquer chacun
• Ouverture : Créer un espace d'accueil pour les succès et les difficultés

Les 3 outils de l'écoute active

• Le silence
• Le questionnement (questions fermées, semi-ouvertes, orientées, ouvertes)
• La reformulation

La puissance du questionnement

• Les questions d'investigation (Qui, Où, Quand, Combien, Pourquoi, Quoi ?) servent à recueillir des faits
• Les questions ouvertes (comment, qu'est-ce que, quels/quelles sont...)

La reformulation

• Elle ne consiste pas à tout répéter
• Elle consiste à reprendre le sens des faits, des opinions et des sentiments
• Reformulation miroir
• Clarification ou élucidation
• Restructuration, avec attention à l'interprétation et à la déformation
• Une reformulation correcte favorise le sentiment d'être écouté chez l'interlocuteur